UMOWA FINANSOWA
UMOWA FINANSOWA
KONKURS 2018
UMOWA FINANSOWA
▪ MONO – dla pojedynczego Beneficjenta
▪ MULTI – dla wielu Beneficjentów (konsorcjum)
❖ Dane identyfikacyjne Umowy
❖ Warunki szczegółowe
❖ Warunki ogólne
❖ Załączniki
✓ przedmiot umowy (numer i tytuł projektu)
✓ okres realizacji projektu/obowiązywania umowy
✓ maksymalna kwota i forma przyznanego dofinansowania
✓ przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu (bez aneksu)
✓ sprawozdawczość i ustalenia dot. płatności (wysokość zaliczek, terminy raportów)
✓ polityka kursowa
✓ rachunek bankowy Beneficjenta
✓ dane kontaktowe Beneficjenta i FRSE
✓ zapisy dot. ochrony i bezpieczeństwa uczestników, narzędzi informatycznych, monitoringu i ewaluacji
✓ podpisy i pieczęcie stron umowy
✓ dodatkowe warunki wymagane przepisami obowiązującymi w POWER:
Artykuł I.16 (umowa Mono), Artykuł I.18 (umowa MULTI)
Ogólny cel akcji / projektu
Poprawa jakości pracy i funkcjonowania instytucji poprzez profesjonalny rozwój
kadry niezawodowej edukacji dorosłych uczestniczącej w mobilnościach zagranicznych.
Działania (typy mobilności) realizowane w ramach projektu:
✓ udział w kursach zorganizowanych (np. kursy specjalistyczne, językowe)
✓ prowadzenie zajęć dla osób dorosłych i prac w zagranicznej instytucji działającej w
obszarze niezawodowej edukacji dorosłych (teaching assignment)
✓ obserwacja pracy w organizacji zagranicznej (job shadowing)
Uczestnicy projektu
Uczestnikami projektu mogą być wyłącznie osoby związane z instytucjami niezawodowej edukacji dorosłych.
Realizacja projektu: minimum 12 miesięcy, maksimum 24 miesiące
Rozpoczęcie realizacji projektu: pomiędzy 1 czerwca 2018 r. a 31 grudnia 2018 r.
Czas trwania działania (mobilności): od 2 dni do 2 miesięcy (z wyłączeniem czasu podróży)
Kraje uprawnione: tylko kraje programu
Organizacje uczestniczące w projekcie:
✓ Organizacja wysyłająca (Beneficjent) – odpowiada za rekrutację uczestników projektu, wysłanie ich na zagraniczną mobilność oraz wdrożenie zdobytej wiedzy i kompetencji przez nich nabytych po powrocie
✓ Organizacja przyjmująca – odpowiada za goszczenie uczestników i zapewnienie programu
szkolenia
Podpisanie umowy i pierwsza płatność zaliczkowa
✓ umowa musi być podpisana najpóźniej do 30 września 2018 r.
włącznie przez obydwie strony
✓ pierwsza płatność zaliczkowa w wysokości 80% przyznanego dofinansowania zostanie wypłacona na konto beneficjenta wskazane w umowie finansowej w ciągu 30 dni od daty podpisania umowy przez ostatnią stronę (artykuł I.4.2)
Forma płatności: 80% zaliczka po podpisaniu umowy
20% płatność końcowa po złożeniu i zatwierdzeniu raportu końcowego
Instytucja nadzorująca instytucję Beneficjenta (np. Organ Prowadzący – jeśli występuje):
✓ bezzwłocznie po otrzymaniu środków finansowych powinien przekazać dofinansowanie na konto Beneficjenta
✓ powinien zabezpieczyć w swoim budżecie (stosowna uchwała) pozostałe 20% środków i przekazać je na konto Beneficjenta w trakcie realizacji projektu
✓ jeśli umowa została podpisana przez prawnego reprezentanta OP (np. prezes zarządu) – kopia
umowy powinna zostać przekazana niezwłocznie Beneficjentowi
Beneficjent:
✓ jeśli umowa została podpisana przez dyrektora instytucji na mocy pełnomocnictwa – kopia umowy powinna zostać przekazana Organowi Prowadzącemu celem zabezpieczenia przez OP środków finansowych (zaliczka 20%), które zostaną przekazane Beneficjentowi w trakcie realizacji projektu
Sprawozdawczość
✓ uczestnik każdej mobilności musi złożyć w systemie Mobility Tool raport indywidualny z udziału w mobilności (w ciągu 14 dni od daty ostatniego dnia zajęć merytorycznych)
✓ raport końcowy z realizacji projektu traktowany jako wniosek Beneficjenta o płatność końcową
✓ raport końcowy Beneficjent składa w systemie Mobility Tool w ciągu 60 dni od daty zakończenia realizacji projektu
✓ oba typy raportów składane są wyłącznie elektronicznie w systemie Mobility Tool
Płatność końcowa
✓ płatność końcowa w wysokości 20% przyznanego dofinansowania płatna na konto wskazane w umowie finansowej po rozliczeniu merytorycznym i finansowym przez FRSE
✓ w przypadku niewykorzystania pierwszej płatności zaliczkowej przez Beneficjenta, FRSE wezwie Beneficjenta do zwrotu niewykorzystanych środków finansowych
Załączniki dołączone do umowy lub dostępne na stronie
internetowej FRSE
xxxx://xxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK I
Warunki ogólne (1)
Część A: Postanowienia prawne i administracyjne
✓ odpowiedzialność związana z realizacją projektu
✓ konflikt interesów
✓ przetwarzanie danych osobowych
✓ ekspozycja informacji o finansowaniu umowy z funduszy UE
✓ prawo własności Beneficjenta do rezultatów
✓ zawieranie umów z podwykonawcami i udzielanie zamówień publicznych
✓ zmiany umowy (wniosek o aneks najpóźniej 1 miesiąc przed datą zakończenia projektu)
✓ zawieszenie realizacji projektu
✓ wypowiedzenie umowy
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK I
Warunki ogólne (1)
Część B: Postanowienia finansowe
✓ koszty kwalifikowalne
✓ zawieszenie płatności
✓ obliczanie ostatecznej kwoty dofinansowania
✓ procedura zwrotu środków finansowych
✓ kontrole i audyty prowadzone przez NA, KE lub inne upoważnione instytucje zewnętrzne
✓ obowiązek przechowywania oryginalnej dokumentacji
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK II
Opis projektu oraz szacunkowy budżet
Budżet zatwierdzony – podsumowanie
Szczegóły budżetu
⮚ podróż
⮚ wsparcie indywidualne
⮚ opłata za udział w kursie
Szczegółowy opis działań
⮚ wyszczególnienie zaakceptowanych do realizacji działań
⮚ dane na temat typów mobilności, liczby uczestników oraz dni mobilności
Organizacje uczestniczące
⮚ organizacja wysyłająca
⮚ organizacje przyjmujące (dotyczy job shadowing i teaching assigment)
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK III
Zasady finansowe i umowne
I. Zasady mające zastosowanie do kategorii budżetu na podstawie udziału ryczałtowego
II. Zasady mające zastosowanie do kategorii budżetu opierających się
na refundacji rzeczywiście poniesionych kosztów
III. Warunki kwalifikowalności działań projektowych
IV. Zasady i warunki obniżenia dotacji z powodu niskiej jakości, częściowej lub nieterminowej realizacji projektu
V. Zmiany dofinansowania
VI. Kontrole dotacji beneficjentów i dostarczenie dokumentów potwierdzających
1. PODRÓŻ
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK IV
Stawki mające zastosowanie w umowie
Dystans podróży określa odległość pomiędzy miejscem wyjazdu a przyjazdu
docelowego.
2. WSPARCIE INDYWIDUALNE
- do 14. dnia działania kwota na dzień przypadająca na uczestnika wg tabeli
- pomiędzy 15. a 60. dniem działania: 70% kwoty na dzień wg tabeli
3. WSPARCIE ORGANIZACYJNE
- do 100 uczestników: 350 EUR na uczestnika
- powyżej 100 uczestników: 200 EUR na dodatkowego uczestnika
4. OPŁATA ZA UDZIAŁ W KURSIE
70 EURO na dzień na uczestnika, maksymalnie 700 EURO na uczestnika projektu
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK V
Wzory umów mających zastosowanie pomiędzy Beneficjentem a
uczestnikami projektu
❖ Umowa pomiędzy organizacją wysyłającą a uczestnikiem
❖ Porozumienie o programie mobilności i karta jakości mobilności
❖ Oświadczenie uczestnika projektu
Wzór dokumentu opublikowany na stronie internetowej
xxxx://xxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx
UMOWA FINANSOWA
ZAŁĄCZNIK VI
Minimalny zakres danych koniecznych do przekazania do FRSE
Dokument SL dostępny w systemie dokumentów online
ZAŁĄCZNIK VII / VIII
Formularz zgłoszeniowy
Wzór dokumentu dostępny na stronie internetowej
xxxx://xxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx
Wzór upoważnienia i odwołania do przetwarzania danych – min.
zakres wymagany przez FRSE
Wzory dokumentów dostępne na stronie internetowej
xxxx://xxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx
Wzór potwierdzenia otrzymanych środków finansowych
✓ potwierdzenie salda składane raz w roku
✓ dotyczy tylko projektów nierozliczonych na koniec roku (status umowy nierozliczony)
✓ należy wymienić otrzymaną kwotę w danym roku
✓ dokument podpisuje osoba upoważniona zgodnie z podpisem
umowy finansowej
✓ zmiany nie mogą wpływać na pogorszenie jakości projektu
✓ o zaistniałych zmianach Beneficjent powinien powiadomić opiekuna projektu ze strony FRSE pisemnie: emailem lub listownie i otrzymać akceptację FRSE
✓ w przypadku zmian wymagających aneksowania umowy należy przesłać do FRSE wniosek o zmianę z odpowiednim wyprzedzeniem
Sytuacje wymagające podpisania aneksu do umowy finansowej:
✓ zmiana formy prawnej i nazwy beneficjenta
✓ zmiana organu prowadzącego
✓ zmiana składu grupy partnerskiej
✓ zmiana rachunku bankowego
✓ zmiana okresu realizacji projektu
✓ zmiana harmonogramu sprawozdawczości
✓ zmiany w budżecie (zwiększenie/zmniejszenie liczby mobilności, przekroczenie dopuszczalnych przesunięć między kategoriami budżetu)
Sytuacje niewymagające podpisania aneksu do umowy finansowej:
✓ przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu wskazane w art. I.3.3 WS
✓ zmiana uczestnika mobilności
✓ zmiana terminu wyjazdu
✓ zmiana osoby kontaktowej
Sytuacje wymagające pisemnej zgody FRSE:
✓ ZMIANA KRAJU DOCELOWEGO MOBILNOŚCI: zmianie może ulec kwota ryczałtowa na podróż oraz wysokość dofinansowania w kategorii Wsparcie indywidualne
✓ ZMIANA TYPU MOBILNOŚCI: zmiana nie może wpłynąć na cele i rezultaty projektu
✓ SKRÓCENIE / WYDŁUŻENIE CZASU TRWANIA MOBILNOŚCI: pod warunkiem, że nie skutkuje to zmianą celów i rezultatów projekt oraz nie powoduje zmiany w budżecie
✓ ZWIĘKSZENIE LICZBY MOBILNOŚCI W RAMACH PRZYZNANEGO DOFINANSOWANIA: wyłącznie jeśli są uzasadnione merytorycznie w odniesieniu do celów i rezultatów projektu oraz w ramach przyznanego dofinansowania
Obniżenie dofinansowania w oparciu o niską jakość, częściową lub nieterminową realizację, będzie miało zastosowanie przy ustaleniu ostatecznej kwoty dofinansowania w kategorii budżetu „Wsparcie organizacyjne" i będzie wynosić:
o 25% jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 40-49 punktów
o 50% jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 25-39 punktów
o 75% jeśli raport końcowy zostanie oceniony w przedziale 0-24 punktów
Brak realizacji niektórych działań – kwota zostanie obniżona zgodnie z ryczałtowymi stawkami jednostkowymi dotyczącymi danego działania dofinansowanego w formie udziału ryczałtowego lub na podstawie rzeczywiście poniesionych kosztów dotyczących działań dofinansowanych w formie refundacji kosztów rzeczywistych.
Wypowiedzenie umowy - II.17 WO (1)
⮚ Przez Beneficjenta
w uzasadnionych przypadkach, przedstawiając precyzyjne dowody, za pomocą pisemnego powiadomienia z określeniem terminu wypowiedzenia
Wypowiedzenie umowy - II.15 WO (2)
⮚ Przez FRSE
▪ zmiana sytuacji prawnej, finansowej, technicznej, organizacyjnej lub własnościowej Beneficjenta, która znacząco wpływa na realizację umowy
▪ jeśli Beneficjent nie realizuje projektu zgodnie z założeniami
▪ siła wyższa (II.15 WO)
▪ ogłoszenie upadłości Beneficjenta lub wszczęcie wobec niego postępowania
likwidacyjnego lub postępowania o podobnym charakterze
Zespół projektu POWER AE
„Ponadnarodowa mobilność kadry niezawodowej edukacji dorosłych”
Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx 000 X
00-000 Xxxxxxxx
tel. 00 00 00 000
adres e-mail: xxxxxxx@xxxx.xxx.xx
xxx.xxxxx.xxxx.xxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxx