Umowa na dostawę, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego ERP

Załącznik nr 7 (wzór) do SIWZ BA.260.16.2019

Umowa na

dostawę, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego ERP

§ 1. DEFINICJE

1. Błąd – nieprawidłowe działanie Oprogramowania, niezależnie od przyczyny takiej nieprawidłowości. W szczególności Błędem jest działanie Oprogramowania niezgodnie z Dokumentacją. Błędom przypisane są kategorie:

1) Błąd Krytyczny – nieprawidłowe działanie Oprogramowania powodujące albo całkowity brak możliwości korzystania z Oprogramowania, albo takie ograniczenie możliwości korzystania z niego, że przestaje ono spełniać swoje podstawowe funkcje. Przykładem Błędu Krytycznego jest niemożność uruchomienia Oprogramowania, brak odczytu/zapisu z bazy danych, utrata danych lub ich spójności, brak możliwości zalogowania użytkownika, niedostępność krytycznych funkcji Oprogramowania.

2) Błąd Poważny – nieprawidłowe działanie Oprogramowania powodujące ograniczenie korzystania z Oprogramowania przy zachowaniu spełniania przez Oprogramowanie jego podstawowych funkcji. Przykładem Błędu Poważnego jest niedostępność niekrytycznych funkcji Oprogramowania, Dostępność Oprogramowania poniżej 80%.

3) Błąd Niskiej Kategorii – nieprawidłowe działanie Oprogramowania niepowodujące ograniczenia korzystania z Oprogramowania. Przykładem Błędu Niskiej Kategorii jest np. niedostępność systemu pomocy, błąd językowy w interfejsie.

2. Dokumentacja – wszelka dokumentacja dotycząca Oprogramowania lub jakichkolwiek innych prac Wykonawcy, która jest dostarczana lub powstanie w ramach realizacji Umowy. Na Dokumentację składać się będzie:

1) Dokumentacja analityczna (funkcjonalna) Oprogramowania, określająca zakres funkcjonalności oraz następstwa zdarzeń w zależności od wprowadzonych danych i obsługiwanego procesu biznesowego, w szczególności Analiza – dokumenty opracowane przez Wykonawcę, mające na celu sprecyzowanie sposobu realizacji wymagań Zamawiającego, zasad i metod realizacji Umowy oraz szczegółowe opisanie Produktów

2) Dokumentacja użytkownika oraz

3) Dokumentacja techniczna.

3. Dzień Roboczy – dzień od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

4. Etap – wyodrębniona część realizacyjna Umowy, obejmująca wykonanie określonych Produktów i innych prac Wykonawcy opisanych Umową. Etapy podlegają Odbiorom.

5. Harmonogram – terminy realizacji Umowy.

6. Infrastruktura Zamawiającego – infrastruktura informatyczna (w tym sprzęt i oprogramowanie) Zamawiającego opisana w Załączniku nr 2 [Infrastruktura zamawiającego].

7. Kierownik Projektu – osoba wyznaczona przez każdą ze Stron do bieżących kontaktów i nadzoru nad realizacją Umowy.

8. Odbiór – potwierdzenie przez Zamawiającego należytego wykonania Umowy w zakresie wykonania poszczególnych Produktów, Etapu lub całości Umowy. Dowodem dokonania Xxxxxxx jest odpowiedni Protokół Odbioru.

9. Odbiór Wdrożenia – Odbiór stanowiący potwierdzenie spełnienia przez Wykonawcę całości

zobowiązań określonych Umową składających się na Wdrożenie. Odbiór Wdrożenia obejmuje wszystkie części składowe Wdrożenia objęte danym Etapem, o których mowa w § 2 ust. 7 umowy.

10. Odbiór Końcowy – Odbiór stanowiący potwierdzenie spełnienia przez Wykonawcę całości zobowiązań określonych Umową, w tym w szczególności zakończenie świadczenia Usług Utrzymania.

11. Oprogramowanie – całość lub dowolny element oprogramowania dostarczanego lub wykonywanego w ramach realizacji Umowy.

12. Podwykonawca – podmiot, któremu Wykonawca powierzy wykonanie części swoich zobowiązań wynikających z Umowy, za wyjątkiem osób fizycznych zatrudnionych przez Wykonawcę w oparciu o umowy cywilnoprawne, w tym także prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

13. Procedura Wprowadzania Zmian – zasady dokonywania zmian w Umowie, w szczególności w zakresie przedmiotu Umowy, Wynagrodzenia lub Harmonogramu.

14. Produkt – określone świadczenie Wykonawcy opisane Umową lub Analizą jako Produkt, w tym licencje, usługi szkolenia, usługi wsparcia.

15. Protokół Odbioru – dokument stanowiący potwierdzenie dokonania Odbioru w zakresie poszczególnych Produktów, Etapu lub całości Umowy.

16. SLA – postanowienia Umowy określające zasady usuwania Błędów lub parametry dotyczące działania Oprogramowania określone w paragrafie 14.

1) Czas Reakcji – czas między zgłoszeniem Błędu a uzyskaniem potwierdzenia przystąpienia do jego usunięcia;

2) Czas Naprawy – czas między zgłoszeniem Błędu a dostarczeniem poprawki do Oprogramowania usuwającej Błąd. W przypadku dostarczenia poprawki, która nie usuwa Błędu, Czas Naprawy wznawia swój bieg;

3) Obejście – przywrócenie działania Oprogramowania do stanu sprzed wystąpienia Błędu, z możliwymi ograniczeniami sposobu korzystania z Oprogramowania, nieuniemożliwiającymi jednak realizacji funkcji obsługiwanych przez Oprogramowanie. Obejście nie stanowi usunięcia Błędu.

17. System – Oprogramowanie dostosowane do wymagań Umowy, w tym wymagań funkcjonalnych i pozafunkcjonalnych zdefiniowanych w Załączniku nr 3 [Opis przedmiotu zamówienia], zainstalowane na Infrastrukturze Zamawiającego. System stanowi dzieło w rozumieniu przepisów kodeksu cywilnego.

18. Usługi Utrzymania – opisane Umową usługi mające na celu zapewnienie poprawnego działania Systemu oraz wsparcie Zamawiającego w korzystaniu z Systemu.

19. Usługi Rozwoju – opisane Umową usługi mające na celu zapewnienie modyfikacji i rozbudowy Systemu.

20. Wdrożenie – opisane Umową świadczenia Wykonawcy mające na celu wykonanie Systemu.

21. Wynagrodzenie – łączne, należne Wykonawcy wynagrodzenie brutto (z uwzględnieniem podatku VAT) opisane Umową.

§ 2. PRZEDMIOT UMOWY

1. W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje do wykonania dostawę, wdrożenie i utrzymanie systemu informatycznego ERP wraz z usługami towarzyszącymi opisanymi w Umowie. Przedmiotem Umowy jest:

1) wykonanie przez Wykonawcę dzieła w postaci Systemu (wykonanie Wdrożenia),

2) przeprowadzenie przez Wykonawcę szkoleń,

3) świadczenie przez Wykonawcę Usług Utrzymania,

4) świadczenie przez Wykonawcę Usług Rozwoju.

2. Wdrożenie modułów objętych Etapem II ma charakter warunkowy (opcjonalny). Zamówienie opcjonalne nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do jego udzielenia, jak również nie stanowi podstawy do dochodzenia przez Wykonawcę roszczeń odszkodowawczych z tytułu niezrealizowania tego zamówienia. Decyzja o realizacji lub rezygnacji z zamówienia opcjonalnego jest wyłącznym uprawnieniem Zamawiającego .Realizacja zamówienia opcjonalnego odbędzie się na podstawie informacji, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy pisemnie nie później niż w terminie 12 miesięcy od Odbioru Wdrożenia Etapu I lecz nie później niż do dnia 31.12.2022.

3. W zakresie Usług Utrzymania i Rozwoju Zamawiający przewiduje udzielenie nie więcej, niż trzech opcjonalnych zamówień, których przedmiotem będzie świadczenie tych usług przez kolejne 5-letnie okresy. Warunkiem skorzystania z opcji jest dalsze istnienie interesu Zamawiającego w utrzymywaniu Systemu, dysponowanie niezbędnymi środkami finansowymi oraz należyte wykonywanie usług przez Wykonawcę. W przypadku skorzystania z opcji Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć te usługi na warunkach określonych umową, w szczególności z uwzględnieniem waloryzacji cen, o której mowa w § 10 ust. 11. W przypadku zrealizowania prawa opcji dotyczącego modułów Etapu II pierwszy podstawowy okres 5-lat dla Usług Utrzymania i Rozwoju dla Etapu II kończy się z upływem bieżącego 5-letniego okresu dla Etapu I.

4. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany zgodnie z:

1) Umową,

2) dokumentacją stanowiącą podstawę składania oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia poprzedzającym zawarcie Umowy, w szczególności Załącznikiem nr 3 [Opis przedmiotu zamówienia],

3) ofertą złożoną przez Wykonawcę w tym postępowaniu,

4) warunkami wynikającymi z właściwych przepisów prawa,

5) zasadami rzetelnej wiedzy technicznej i ustalonymi zwyczajami.

5. Zakres świadczeń Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu Umowy może zostać uszczegółowiony lub zmodyfikowany w Analizie zaakceptowanej na zasadach przewidzianych Umową.

6. Strony zgodnie potwierdzają, że podstawowym celem współpracy w ramach Umowy jest zapewnienie Zamawiającemu możliwości korzystania z Systemu realizującego wszystkie funkcje oraz parametry przewidziane Umową i Analizą.

7. W ramach Wdrożenia Wykonawca w szczególności:

1) wykona Analizę (zwaną także Analizą przedwdrożeniową);

2) dostarczy Oprogramowanie oraz dokona jego koniecznej parametryzacji, konfiguracji lub innych zmian w celu spełnienia wymagań Umowy i zapewnienia poprawnego działania Systemu;

3) zainstaluje Oprogramowanie na Infrastrukturze Zamawiającego;

4) przetestuje i uruchomi System;

5) przeprowadzi szkolenia i będzie świadczył Usługi Wsparcia, przy czym Strony dopuszczają, że te usługi mogą być świadczone również po zakończeniu Wdrożenia;

6) przeniesie na Zamawiającego licencje na korzystanie z Systemu;

7) udzieli gwarancji na System.

8. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że Wykonawca nie odpowiada za działanie i utrzymanie Infrastruktury Zamawiającego ani za Błąd Systemu spowodowany nieprawidłowym działaniem Infrastruktury Zamawiającego, chyba, że taki Błąd jest następstwem działania Wykonawcy powodującego nieprawidłowe działanie Infrastruktury Zamawiającego, w szczególności wadliwej konfiguracji.

9. W ramach Usług Utrzymania Wykonawca w szczególności:

1) będzie usuwał Błędy Oprogramowania na warunkach i w terminach określonych Umową;

2) zapewni dostępność Systemu oraz inne parametry zgodnie z § 14 Umowy;

3) zapewni aktualizację Oprogramowania, w tym bieżące jego dostosowywanie do zmian przepisów prawa.

10. W ramach świadczenia Usług Rozwoju Wykonawca w szczególności:

1) zapewni świadczenie usług konsultacyjnych;

2) dokona zmian w Oprogramowaniu, nie wynikających z nieprawidłowego działania Oprogramowania.

11. Usługi Rozwoju będą świadczone na żądanie Zamawiającego, zgodnie z procedurą opisaną Umową. Umowa nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zlecenia Usług Rozwoju.

§ 3. HARMONOGRAM

1. Realizacja Umowy nastąpi w terminach zgodnych z Harmonogramem. Wykonawca rozpocznie prace niezwłocznie po zawarciu Umowy i będzie je wykonywał z odpowiednim pośpiechem, aby dochować terminów Odbioru Etapów nawet w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności.

2. Strony uzgadniają następujący Harmonogram Ramowy:

1) Etap I obejmujący zakup licencji i wdrożenie następujących modułów:

a) Finansowo-księgowy zgodny z OPZ do 90 dni od daty podpisania umowy

b) Sprzedaż do 90 dni od daty podpisania umowy

c) Zakupy do 90 dni od daty podpisania umowy

d) Magazyn do 90 dni od daty podpisania umowy

e) Budżetowanie i controling do 90 dni od daty podpisania umowy

f) Kadrowo-płacowy zgodny z OPZ do 6 miesięcy od daty podpisania umowy.

2) Odbiór wdrożenia nastąpi po zakończeniu wdrożenia wszystkich elementów (modułów, obszarów) etapu I w terminie do 6 miesięcy. (tj. nie później niż w terminie 6 (sześciu) miesięcy od zgłoszenia gotowości do odbioru do Odbioru lecz nie wcześniej niż wykonanie Usług Wsparcia oraz szkoleń)

3) Etap II – opcjonalny – obejmujący wdrożenie pozostałych modułów wraz z licencjami. Wdrożenie Etapu II zgodnie z harmonogramem uzgodnionym pomiędzy stronami

4) Odbiór Końcowy po upływie 60 miesięcy od Odbioru Wdrożenia Etapu I oraz po upływie każdego opcjonalnego okresu Usług Utrzymania i Rozwoju.

3. Wykonawca w ramach Analizy opracuje Harmonogram Szczegółowy. Harmonogram Szczegółowy będzie określał okresy wdrożeń poszczególnych modułów.

4. W przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z opcji umowa będzie automatycznie przedłużała się o kolejne 5 lat, pod warunkiem, że Zamawiający przekaże Wykonawcy oświadczenie o korzystaniu z opcji na co najmniej 3 miesiące przed upływem aktualnego terminu realizacji umowy.

§ 4. OGÓLNE ZASADY REALIZACJI UMOWY

1. Strony deklarują współpracę w celu realizacji Umowy. W szczególności Strony zobowiązane są do wzajemnego powiadamiania o ważnych okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonanie Umowy, w tym na ewentualne opóźnienia. Powyższe nie wyłącza ani nie ogranicza charakteru Umowy w zakresie dotyczącym Wdrożenia jako umowy o dzieło, ani też nie wyłącza ani nie ogranicza ewentualnej odpowiedzialności Stron.

2. Językiem Umowy i językiem stosowanym podczas jej realizacji jest język polski. Dotyczy to także całej komunikacji między Stronami. Wszystkie Produkty oraz inne rezultaty prac – o ile Umowa nie stanowi inaczej – zostaną dostarczone w języku polskim.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo korzystania w trakcie wykonywania Umowy z usług osób trzecich celem kontroli jakości i sposobu prowadzenia całości lub poszczególnych prac objętych Umową, jak również do przeprowadzenia takiej kontroli samodzielnie. Osobom posiadającym pisemne upoważnienie ze strony Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie udzielić niezwłocznie wszelkich informacji, danych i wyjaśnień niezbędnych do oceny jakości i sposobu prowadzenia prac oraz udostępnić i zaprezentować rezultaty prowadzonych prac (w tym Produkty oraz inne rezultaty prac, także w postaci nieukończonej), jak również zapewnić możliwość ich kontroli. Zamawiający będzie przestrzegał zasad postępowania z Informacjami Poufnymi uzyskanymi w trakcie kontroli.

4. Prowadzenie prac na środowiskach Zamawiającego w oparciu o zdalny dostęp wymaga zgody Zamawiającego oraz spełnienia warunków opisanych w Załączniku nr 2 [Infrastruktura Zamawiającego], a także zachowania najwyższej staranności w celu ochrony Infrastruktury Zamawiającego przed możliwym naruszeniem jej bezpieczeństwa.

§ 5. OŚWIADCZENIA I ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY

1. Wykonawca jest zobowiązany realizować Umowę z dochowaniem należytej staranności, przy uwzględnieniu zawodowego charakteru tej działalności, przy wykorzystaniu całej posiadanej wiedzy i doświadczenia.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przekazywania na żądanie Zamawiającego informacji związanych z Umową, w szczególności informacji dotyczących postępów prac, przyczyn opóźnień lub przyczyn nienależytego wykonywania Umowy. Informacje będą przekazywane w formie pisemnej Kierownikowi Projektu Zamawiającego.

3. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zgodności Oprogramowania z przepisami prawa obowiązującymi w Polsce. Jeżeli zmiany przepisów prawa, które nastąpią po dniu złożenia Zamawiającemu oferty w postępowaniu poprzedzającym zawarcie Umowy będą wymagały dodatkowego nakładu pracy Wykonawcy, zostaną uznane za Usługi Rozwoju.

4. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z Infrastrukturą Zamawiającego i Infrastruktura ta jest odpowiednia do zapewnienia poprawnego działania Systemu zgodnie z Umową.

5. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Umowy w sposób niepowodujący zaprzestania lub zakłócenia pracy Infrastruktury Zamawiającego. Powyższe nie dotyczy elementów Infrastruktury Zamawiającego, których wyłączenie z eksploatacji lub ograniczenie eksploatacji Strony uzgodniły.

6. Wykonawca jest zobowiązany zapewnić wszelkie narzędzia, w tym oprogramowanie i inne zasoby potrzebne mu do realizacji Umowy. W szczególności wszelkie prace związane z konfiguracją lub opracowaniem Oprogramowania będą odbywać się na środowisku Wykonawcy. O ile Umowa nie stanowi inaczej, Zamawiający nie ma obowiązku udostępniać żadnej infrastruktury sprzętowej ani oprogramowania poza Infrastrukturą Zamawiającego. Powyższe nie wyłącza zobowiązania Zamawiającego do współdziałania opisanego Umową.

7. Wykonawca oświadcza, że podczas realizacji Umowy, a także podczas korzystania z Systemu w zakresie i na zasadach opisanych Umową, Zamawiający nie będzie zobowiązany do nabywania żadnych usług ani uprawnień innych niż wyraźnie zdefiniowane Umową. W szczególności zobowiązanie Wykonawcy oznacza, że nie jest konieczne nabycie przez Zamawiającego żadnych dodatkowych licencji ani uprawnień poza opisanymi Umową i objętymi

Wynagrodzeniem, a korzystanie z Systemu nie spowoduje konieczności nabycia takich licencji lub uprawnień.

§ 6. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO

1. Zamawiający jest zobowiązany do współdziałania z Wykonawcą w granicach określonych prawem oraz Umową.

2. W celu uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że jeżeli Strony nie zdefiniowały danego działania niezbędnego do prawidłowej realizacji Umowy jako obowiązku Zamawiającego, Stroną zobowiązaną do wykonania takiego działania jest Wykonawca.

§ 7. ZARZĄDZANIE PERSONELEM

1. Wykonawca oświadcza, że w ramach swojego personelu dysponuje osobami posiadającymi niezbędną wiedzę i umiejętności konieczne do właściwego wykonania Umowy, a w szczególności, że dysponuje personelem o wszystkich wymaganych profilach kompetencji zawodowych niezbędnych do realizacji przedmiotu Umowy.

2. Wykonawca potwierdza, że dysponuje w szczególności osobami wskazanymi w złożonej Zamawiającemu ofercie, posiadającymi niezbędne kwalifikacje do realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do oddelegowania dedykowanego zespołu osób do realizacji Umowy, w skład którego wchodzić będą x.xx. te osoby (Personel Kluczowy).

3. Wykonawca zobowiązuje się do niedokonywania zmian składu osobowego Personelu Kluczowego poza uzasadnionymi przypadkami. Za uzasadniony przypadek będzie rozumiana sytuacja, gdy odsunięcie od wykonywania przedmiotu Umowy następuje z przyczyn pozostających poza kontrolą Wykonawcy, takich jak choroba członka Personelu Kluczowego, ustanie stosunku pracy lub innego tytułu zatrudnienia danego członka Personelu lub z powodu innego zdarzenia losowego, uniemożliwiającego członkowi Personelu Kluczowego pełnienie swoich funkcji.

4. Zmiana członka Personelu Kluczowego może nastąpić na uzasadnione żądanie Zamawiającego. Żądanie Zamawiającego zmiany członka Personelu Kluczowego jest uzasadnione w przypadku, w którym taki członek Personelu Kluczowego narusza istotne zobowiązania wynikające z Umowy, takie jak zobowiązania do zachowania poufności i zasad bezpieczeństwa określone w Umowie lub inne istotne zobowiązania, a naruszenie to skutkuje opóźnieniem Odbioru Wdrożenia lub wykonaniem Produktu lub Etapu w sposób niezgodny z Umową.

5. Nie jest dopuszczalna zmiana członka Personelu Kluczowego, która miałaby lub mogłaby mieć wpływ na wynik postępowania o zamówienie publiczne poprzedzającego zawarcie Umowy.

6. W wykonywaniu przedmiotu Umowy mogą uczestniczyć również osoby inne niż Personel Kluczowy, przy czym Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich kompetencji oraz – w miarę możliwości – stałości składu osobowego zaangażowanego w realizację Umowy. Wszelkie konsekwencje zmian osób uczestniczących w realizacji Umowy po stronie Wykonawcy obciążają Wykonawcę.

7. Zamawiający wymaga, aby osoby uczestniczące w realizacji zamówienia i wykonujące Usługi Utrzymania były zatrudnione przez Wykonawcę (lub podwykonawcę, jeżeli Wykonawca powierza wykonanie części zamówienia podwykonawcy) na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1040). Wykonawca musi zatrudniać osoby wykonujące wyżej wymienione czynności na podstawie umowy o pracę przez cały okres realizacji umowy, a w przypadku rozwiązania umowy przez osobę zatrudnioną lub przez pracodawcę, Wykonawca zobowiązuje się do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na to miejsce innej osoby wykonującej ww. czynności. W celu

weryfikacji zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy Zamawiający może żądać od Wykonawcy stosownych dokumentów zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę oraz zakres obowiązków pracownika. Za niedopełnienie wymogu zatrudniania pracowników wykonujących czynności Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10.000 zł za każdą osobę, której dotyczy naruszenie,

§ 8. PODWYKONAWCY

1. Wykonawca jest uprawniony do powierzenia wykonania części przedmiotu Umowy Podwykonawcom, z zastrzeżeniem poniższych postanowień.

2. Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego w formie pisemnej o Podwykonawcy, któremu zamierza powierzyć prace w ramach realizacji Umowy. Informacja ta powinna zostać przekazana Zamawiającemu nie później niż na 2 dni przed planowanym powierzeniem mu realizacji prac.

3. Jeżeli Wykonawca dokonuje zmiany Podwykonawcy, na zasoby którego powoływał się w toku postępowania poprzedzającego zawarcie niniejszej Umowy, zobowiązany jest do wykazania Zamawiającemu, że nowy Podwykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu w stopniu nie mniejszym, niż Podwykonawca zastępowany.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za działanie Podwykonawców jak za własne działania, niezależnie od podjętych przez Zamawiającego działań sprawdzających wynikających z niniejszej Umowy lub przepisów prawa. Dotyczy to w szczególności ochrony danych osobowych.

5. Powierzając wykonywanie umowy Podwykonawcom Wykonawca ma obowiązek przestrzegać zasad ochrony przetwarzania danych osobowych wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów oraz Umowy o Powierzenie Przetwarzania Danych Osobowych.

§ 9. STRUKTURA ZARZĄDZANIA REALIZACJĄ UMOWY

1. Wykonawca zobowiązuje się do stosowania standardów zarządzania projektem opisanych Umową lub uzgodnionych przez Strony.

2. Podejmowanie decyzji oraz bieżące zarządzanie realizacją Umowy odbywać się będzie przez wzajemne uzgodnienia Kierowników Projektu. Osoby te mogą wskazać swoich zastępców, o czym druga Strona zostanie poinformowana na piśmie.

3. Kierownicy Projektu będą uprawnieni do:

1) nadzorowania realizacji prac;

2) prowadzenia bieżącej komunikacji, omawiania i rozwiązywania problemów pojawiających się w trakcie realizacji Umowy;

3) dokonywania zmian w Harmonogramie Szczegółowym, o ile pozostają one zgodne z Harmonogramem Ramowym;

4) przyjmowania pism i oświadczeń składanych przez drugą Stronę;

5) dokonywania uzgodnień w przedmiocie wyłączenia z eksploatacji lub ograniczenia eksploatacji elementów Infrastruktury Zamawiającego;

6) uczestnictwa w Odbiorach.

4. Strony w terminie 5 dni od zawarcia Umowy przekażą sobie dane Kierowników Projektu.

5. Każda ze Stron, z zastrzeżeniem § 7 ust. 5, może dokonać zmiany swojego Kierownika Projektu, zawiadamiając o tym drugą Stronę na piśmie. Zmiana jest skuteczna od chwili doręczenia Kierownikowi Projektu drugiej Strony informacji o zmianie i nie stanowi zmiany Umowy.

6. Strony powołują Komitet Sterujący. Przewodniczącym Komitetu Sterującego będzie każdorazowo przedstawiciel ze strony Zamawiającego. W posiedzeniach Komitetu Sterującego mogą również brać udział osoby trzecie, wskazane przez Zamawiającego.

7. W skład Komitetu Sterującego wejdą:

1) Przewodniczący Komitetu – Kierownik Zamawiającego,

2) Kierownik projektu ze strony Zamawiającego,

3) Kierownik projektu ze strony Wykonawcy,

8. W razie niemożności uczestnictwa danego członka Komitetu Sterującego może on udzielić pełnomocnictwa na piśmie, pod rygorem nieważności, do podejmowania decyzji w ramach Komitetu Sterującego innemu członkowi Komitetu Sterującego lub osobie trzeciej.

9. Posiedzenia Komitetu Sterującego odbywać się będą zgodnie z bieżącymi potrzebami, na wniosek każdego z Kierowników Projektu. Spotkania Komitetu Sterującego odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego.

10. Do kompetencji Komitetu Sterującego należą w szczególności decyzje w sprawach:

1) zagadnień, które zostały mu przekazane przez Kierowników Projektu;

2) dokonywania Odbiorów opisanych w Umowie (członkowie ze strony Zamawiającego);

3) dokonywania zmian:

a) zakresu lub obowiązywania Umowy;

b) Harmonogramu Ramowego;

c) wysokości, sposobu ustalania lub poszczególnych elementów Wynagrodzenia.

11. Komitet Sterujący uzgadnia decyzje przy obecności co najmniej jednego przedstawiciela każdej ze Stron, w tym przewodniczącego Komitetu Sterującego. Do decyzji potrzebna jest zgoda obu Stron.

12. Ustalenia Komitetu Sterującego będą dokumentowane w formie pisemnej.

13. Każda ze stron, z zastrzeżeniem § 7 ust. 5, ma prawo zmiany członków Komitetu Sterującego, przy czym zmiany wchodzą w życie od chwili poinformowania o nich w formie pisemnej Kierownika Projektu drugiej Strony. Strony zobowiązują się nie dokonywać zmian członków Personelu Kluczowego bez istotnych powodów.

14. Dla uniknięcia wątpliwości, zmiany w strukturze zarządzania realizacją Umowy, tj. zmiany Kierowników Projektu Stron lub zmiany członków Komitetu Sterującego nie wymagają podpisania aneksu do Umowy.

§ 10. ZMIANY UMOWY. PROCEDURA WPROWADZANIA ZMIAN DOPUSZCZALNE ZMIANY UMOWY

1. Zmiana Umowy dopuszczalna jest w zakresie i na warunkach przewidzianych przepisami Ustawy Pzp. Stosownie do art. 144 ust. 1 pkt 1 Ustawy Pzp, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Umowy zmian opisanych w ustępach poniżej:

1) w przypadku wprowadzenia przez producenta nowej wersji Oprogramowania lub innych Produktów, Zamawiający dopuszcza zmianę wersji Oprogramowania lub Produktu pod warunkiem, że nowa wersja spełnia wymagania określone w SIWZ;

2) w przypadku zakończenia wytwarzania Oprogramowania lub innego Produktu objętego Umową lub wycofania ich z produkcji lub z obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, Zamawiający dopuszcza zmianę polegającą na dostarczeniu produktu zastępczego o parametrach spełniających wymagania określone w SIWZ i nie gorszych niż pierwotnie zaoferowanych;

3) w przypadku zmiany przepisów prawa, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, Dzienniku Ustaw, Monitorze Polskim lub Dzienniku Urzędowym odpowiedniego ministra, Zamawiający dopuszcza zmiany sposobu realizacji Umowy Wykonawcy wymuszone takimi zmianami prawa;

4) w przypadku uzasadnionej przyczynami technicznymi, w szczególności ujawnionymi na etapie prac analitycznych i projektowych, konieczności zmiany:

• sposobu wykonania Umowy w obszarach: organizacyjnym, wykorzystywanych narzędzi, przyjętych metod i kanałów komunikacji,

• zakresu przedmiotu Umowy w obszarze wymagań funkcjonalnych lub niefunkcjonalnych, jeżeli rezygnacja z danego wymagania lub zastąpienie go innym, spowoduje zoptymalizowane dopasowanie przedmiotu Umowy do potrzeb Zamawiającego,

- Zamawiający dopuszcza wprowadzenie odpowiednich zmian uwzględniających stwierdzone przyczyny techniczne, polegających w szczególności na modyfikacji wymagań Zamawiającego lub zmianie sposobu ich realizacji;

5) w przypadku wystąpienia przyczyn niezależnych od Wykonawcy, związanych z równolegle prowadzonymi przez Zamawiającego projektami mającymi wpływ na realizację Umowy lub w związku ze zmianami okoliczności wynikającymi ze specyfiki działalności Zamawiającego albo w związku z podjęciem przez Zamawiającego decyzji o przeprowadzeniu przez osobę trzecią kontroli jakości i sposobu prowadzenia prac, Zamawiający dopuszcza zmiany terminu realizacji Umowy oraz przewiduje możliwość zwiększenia Wynagrodzenia pod warunkiem, że Wykonawca wykaże, że w celu uwzględnienia powyżej opisanych uwarunkowań leżących po stronie Zamawiającego musi ponieść koszty, których zawarcie w cenie oferty nie było możliwe w dniu jej składania. Zmiana wysokości Wynagrodzenia dopuszczalna jest w oparciu o niniejsze postanowienie wyłącznie do wysokości niezbędnej do pokrycia kosztów, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;

6) w przypadku ujawnienia się powszechnie występujących wad oferowanego Oprogramowania, w szczególności w przypadku opublikowania przez producenta informacji o takich wadach, Zamawiający dopuszcza zmianę w zakresie przedmiotu umowy polegającą na zastąpieniu danego produktu produktem zastępczym, spełniającym wszelkie wymagania przewidziane w SIWZ dla produktu zastępowanego, rekomendowanym przez producenta lub wykonawcę w związku z ujawnieniem wad. W przypadku bezpłatnego dostarczenia przez producenta produktu zastępczego wynagrodzenie Wykonawcy nie ulegnie zmianie.

2. W przypadkach, w których zgodnie z powyższymi postanowieniami lub przepisami prawa możliwe jest wprowadzenie zmiany do Umowy, Zamawiający przewiduje także wprowadzenie odpowiedniej zmiany Harmonogramu, jeżeli jest to konieczne dla uwzględnienia czasu niezbędnego w celu realizacji zmienionego zakresu prac lub produktów lub w celu uwzględnienia wprowadzonych zmian organizacyjnych.

3. Niezależnie od powyższego, Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia do Harmonogramu Szczegółowego zmian niewpływających na terminy określone Harmonogramem Ramowym, jeżeli wprowadzenie takich zmian jest uzasadnione ze względów technicznych lub organizacyjnych i nie powoduje konieczności poniesienia przez Zamawiającego dodatkowych kosztów.

PROCEDURA WPROWADZANIA ZMIAN

4. Wszelkie zmiany, zarówno istotne, które wraz z warunkami ich wprowadzenia zostały przewidziane niniejszą Umową lub których wprowadzenie możliwe jest zgodnie z przepisami prawa, jak i nieistotne będą dokonywane i dokumentowane w ramach Procedury Wprowadzania Zmian.

5. Procedura Wprowadzania Zmian zostaje rozpoczęta przez zgłoszenie przez Kierownika Projektu jednej ze Stron Kierownikowi Projektu drugiej Strony wniosku o dokonanie zmiany. Wniosek o dokonanie zmiany zostanie przygotowany w formie pisemnej i będzie zawierał uzasadnienie faktyczne oraz prawne.

6. W przypadku złożenia wniosku o dokonanie zmiany:

1) przez Zamawiającego – Wykonawca w terminie 7 dni od otrzymania wniosku przygotuje założenia projektowe dotyczące dokonania wnioskowanej zmiany;

2) przez Wykonawcę – wraz z takim wnioskiem Wykonawca przedłoży założenia projektowe dotyczące dokonania wnioskowanej zmiany.

7. Założenia projektowe dotyczące dokonania zmiany powinny prezentować wszelkie aspekty zmiany w odniesieniu do zakresu oraz trybu i warunków zmiany Umowy, a w szczególności opis prac dodatkowych wraz z proponowanymi kryteriami Odbioru, zmiany dotyczące zakresu funkcjonalnego lub pozafunkcjonalnego Oprogramowania, wstępną wycenę zmiany, o ile zmiana może mieć wpływ na wysokość Wynagrodzenia Wykonawcy, wpływ dokonania zmiany na Harmonogram, zakres koniecznego współdziałania Stron.

8. Niezwłocznie w odpowiedzi na wniosek o dokonanie zmiany składany przez Zamawiającego lub wraz z wnioskiem o dokonanie takiej zmiany składanym przez Wykonawcę, Wykonawca przedłoży Zamawiającemu informację na temat ewentualnej konieczności lub celowości wstrzymania prac nad określoną częścią Umowy, w szczególności danym Produktem, na czas dalszych prac nad proponowaną zmianą. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia prac zgodnie z Umową, w tym w szczególności z Harmonogramem, o ile Zamawiający nie poinformuje Wykonawcy o podjętej decyzji o wstrzymaniu prac. Decyzję o wstrzymaniu prac podejmie Kierownik Projektu ze strony Zamawiającego. Wstrzymanie, o którym mowa powyżej przesuwa terminy realizacji Umowy o okres, na jaki prace zostały wstrzymane. Wstrzymanie prac, o którym mowa powyżej nie może dla danego wniosku o zmianę przekroczyć 14 dni, a decyzja o wstrzymaniu prac nie może być zgłoszona Wykonawcy później niż 7 dni od dnia przekazania przez Wykonawcę odpowiedzi na wniosek o dokonanie zmiany, jeśli był on składany przez Zamawiającego, lub odpowiednio od dnia złożenia takiego wniosku o dokonanie zmiany, jeśli był on składany przez Wykonawcę. W przypadku, gdy Xxxxxx nie uzgodnią i nie zaakceptują danej zmiany Umowy w okresie, na jaki zostały wstrzymane prace, wówczas Wykonawca podejmie dalsze wykonanie świadczeń tak, jakby wniosek o zmianę nie został złożony (z zastrzeżeniem skuteczności przesunięcia terminów realizacji Umowy) i bez prawa do dalszego zawieszania wykonania przez Zamawiającego

ZMIANY PODATKU VAT ORAZ INNYCH WSKAŹNIKÓW

9. Strony postanawiają, że w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług – Wynagrodzenie przewidziane niniejszą Umową ulegnie zmianie odpowiedniej do zmiany wysokości podatku od towarów i usług (ulegnie korekcie o wysokość zmiany podatku VAT), przy czym powyższa zmiana będzie miała zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do części Wynagrodzenia objętego fakturami wystawionymi po dacie wejścia w życie zmiany przepisów prawa wprowadzających nowe stawki podatku od towarów i usług.

10. Strony postanawiają, że w przypadku zmian:

1) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej ustalonych na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 2177), lub

2) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu, lub

3) wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

Strony wprowadzą zmianę wysokości Wynagrodzenia odpowiednią do kwoty, o jaką wskutek tych zmian zmianie ulegnie koszt wykonania zamówienia przez Wykonawcę. W celu wykazania wpływu powyżej wskazanych zmian na koszty wykonania Umowy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu szczegółową kalkulację kosztów według stanu sprzed danej zmiany oraz szczegółową kalkulację kosztów według stanu po wprowadzeniu zmiany, oraz wskaże kwotę, o jaką Wynagrodzenie powinno ulec zmianie. Zamawiający niezwłocznie ustosunkuje się do przedstawionych kalkulacji, w szczególności poprzez zaakceptowanie wskazanej przez

Wykonawcę kwoty lub poprzez zgłoszenie zastrzeżeń i żądanie wyjaśnień co do poszczególnych elementów kalkulacji.

11. Wynagrodzenie Wykonawcy za usługi będzie waloryzowane w okresach rocznych licząc od dnia podpisania umowy w oparciu o następujące wskaźniki publikowane przez Główny Urząd Statystyczny:

1) Usługi Wdrożenia i Utrzymania – wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych;

2) Szkolenia, Usługi Wsparcia i Usługi Rozwoju - przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto w sektorze przedsiębiorstw.

12. Z żądaniem zmiany Wynagrodzenia może wystąpić także Zamawiający – w takim przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia wskazanych w tym postanowieniu szczegółowych kalkulacji niezwłocznie po otrzymaniu żądania Zamawiającego.

13. Zmiana wysokości Wynagrodzenia nastąpi od momentu jej wprowadzenia przez Strony, przy czym, jeżeli zmiana kosztów Wykonawcy nastąpiła przed dokonaniem zmiany Umowy, zmiana wysokości Wynagrodzenia będzie uwzględniała także zmianę wysokości kosztów ponoszonych po dacie zmiany odpowiednich przepisów prawa, a przed datą dokonania zmiany Umowy.

§ 11. ANALIZA

1. Wykonanie Analizy stanowiącej element wdrożenia ma na celu uszczegółowienie przedmiotu Umowy i opisanie sposobu jej realizacji. W trakcie prac mających na celu stworzenie Analizy, Wykonawca, działając zgodnie z najlepszą wiedzą, powinien zweryfikować i przedstawić Zamawiającemu optymalne działania zmierzające do zapewnienia wykonania Umowy i osiągnięcia jej celów. W szczególności Wykonawca powinien zaproponować modyfikację wymagań Zamawiającego dotyczących Oprogramowania, które nie mają uzasadnienia ekonomicznego, funkcjonalnego lub informatycznego. Ostateczną decyzję w zakresie wymagań oraz funkcjonalności podejmie Zamawiający.

2. Opracowując Analizę, Wykonawca uwzględni wszystkie wymagania opisane w Umowie. Strony dopuszczają odstępstwa od wymagań opisanych w Umowie, jeżeli taka zmiana jest zgodna z przepisami prawa i jest korzystna dla Zamawiającego. Jakiekolwiek proponowane odstępstwo od wymagań Umowy wymaga wyraźnego i jednoznacznego wskazania tego faktu przez Wykonawcę oraz podlega akceptacji Zamawiającego stosownie do postanowień Procedury Wprowadzania Zmian.

3. Opracowując Analizę Wykonawca w możliwie szerokim zakresie uwzględni istniejące u Zamawiającego procesy. Wykonawca dokona optymalizacji istniejących procesów pod kątem preferencji Zamawiającego oraz z uwzględnieniem możliwości Oprogramowania. Zamawiający będzie dążył do uwzględnienia takich zmian, które poprawiają efektywność procesów i nie stoją w sprzeczności z przepisami regulującymi funkcjonowanie Zamawiającego oraz zakorzenioną w tradycji organizacją funkcjonowania Zamawiającego.

4. Wszelkie odstępstwa będą opisane w odrębnym od głównego tekstu Analizy dokumencie zatytułowanym „Odstępstwa od OPZ”, który będzie odbierany jako odrębny Produkt wchodzący w zakres Analizy.

5. Nieuwzględnienie wymagań Umowy w Analizie bez spełnienia powyższych przesłanek oznacza nienależyte wykonanie Umowy w tym zakresie i wadę Analizy, jak i innych świadczeń, których niespełnione wymaganie dotyczy. Zatwierdzenie przez Zamawiającego Analizy nie może być uznane za zgodę Zamawiającego na odejście od wymagań Umowy, jeżeli nie zostały spełnione przesłanki opisane w niniejszym artykule.

6. Powyższe postanowienia nie wyłączają prawa Zamawiającego do niewyrażenia zgody na odstępstwa od wymagań Zamawiającego.

§ 12. ODBIORY

1. O ile Umowa nie stanowi inaczej, Odbiorom podlegają rezultaty prac Wykonawcy w podziale na Produkty i Etapy, a Odbiorowi Końcowemu – całość prac w ramach Umowy. Wdrożenie jako część Umowy będzie objęte odrębnym Odbiorem Wdrożenia, potwierdzającym wykonanie całości prac w ramach Wdrożenia, niezależnie od Odbioru Produktów lub Etapów wchodzących w zakres Wdrożenia.

2. Strony potwierdzają, że w zakresie Wdrożenia przedmiotem Umowy jest wykonanie dzieła, a pełna weryfikacja dzieła – w tym jego ewentualna integracja z innym oprogramowaniem oraz wydajność – będzie możliwa wyłącznie po jego całkowitym wykonaniu i przedstawieniu do Odbioru Wdrożenia. Jakiekolwiek Odbiory poszczególnych Produktów lub Etapów nie wyłączają prawa Zamawiającego do weryfikacji całości Wdrożenia.

3. Odbiór prac wykonanych w trakcie realizacji Umowy polega na weryfikacji, czy przedmiot Odbioru spełnia wymagania określone w Umowie, z uwzględnieniem bardziej szczegółowych wymagań określonych w dokumencie Analizy lub uzgodnionych przez Strony w ramach Procedury Wprowadzania Zmian.

4. Odbiory Produktów oraz Etapów dokonywane są w imieniu Zamawiającego przez Xxxxxxxxxx Projektu. Odbiór Wdrożenia dokonywany jest przez Komitet Sterujący.

5. Za datę Xxxxxxx uważa się datę podpisania przez Zamawiającego Protokołu Xxxxxxx, chyba że inna data została wskazana w Protokole Odbioru. Protokół Odbioru sporządzony zostanie w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. O ile z Umowy lub przepisów prawa nie wynika inaczej, jedynie podpisany Protokół Odbioru jest podstawą do dokonania zapłaty odpowiedniej części Wynagrodzenia.

6. Zamawiający ma prawo do weryfikacji należytego wykonania Umowy dowolną metodą, w tym także z wykorzystaniem opinii zewnętrznego audytora. W szczególności uzgodnienie określonych scenariuszy testowych nie wyklucza prawa do weryfikacji prac innymi testami.

7. Odbiór jest czynnością jednostronną Zamawiającego. Jeżeli w Umowie mowa jest o podmiotach zarządzających realizacją Umowy dokonujących Odbioru (np. Komitet Sterujący) rozumie się przez to przedstawicieli Zamawiającego będących członkami takiego podmiotu.

8. Wykonawca dokona zgłoszenia gotowości danego świadczenia do Odbioru w terminie określonym Umową, a jeżeli terminu brak – bezzwłocznie po jego wykonaniu. Wykonawca jest zobowiązany przekazać świadczenia w terminie umożliwiającym Odbiór, pozostawiając Zamawiającemu co najmniej 5 dni roboczych na przeprowadzenie procedur odbiorczych, w szczególności testów oprogramowania.

9. W terminie określonym w ustępie poprzedzającym Zamawiający przeprowadzi weryfikację świadczeń, a następnie dokona Odbioru lub zgłosi uwagi. W przypadku zgłoszenia uwag Wykonawca usunie bezzwłocznie wszystkie zgłoszone Błędy lub inne nieprawidłowości i przedstawi świadczenie do ponownego Odbioru. Procedura Odbioru będzie powtarzana do czasu dokonania Odbioru lub odstąpienia od Umowy.

10. Odrębnym Odbiorom podlegają wyłącznie Produkty, co do których Umowa tak stanowi lub ich Odbiór zostanie uzgodniony w Analizie. Produktami podlegającymi Odbiorom są poszczególne licencje. Pozostałe Produkty i inne świadczenia Wykonawcy są odbierane w ramach Odbioru Etapu lub Odbioru Wdrożenia.

11. Umowa może przewidywać określone kryteria Odbioru danego Produktu (np. wymagania co do zakresu czy jakości Dokumentacji). Spełnienie takich kryteriów jest warunkiem koniecznym dokonania Odbioru. Kryteria mogą ulec zmianie w drodze zastosowania Procedury Wprowadzania Zmian.

12. Warunkiem Odbioru Oprogramowania jest brak Błędów oraz brak innych niezgodności z Umową.

13. Oprogramowanie podlega odrębnej procedurze Odbioru, w tym testom zdefiniowanym w Analizie.

14. Po dostarczeniu licencji i wdrożeniu Oprogramowania oraz przeprowadzeniu Usług Wdrożenia i Wsparcia Powdrożeniowego i Szkoleń wchodzących w skład danego Etapu Wykonawca przedstawi Etap do Odbioru.

15. Odbiór Etapu polega na weryfikacji, czy wszystkie Produkty oraz inne świadczenia wchodzące w skład Etapu zostały należycie zrealizowane.

16. Odbiór Wdrożenia ma na celu potwierdzenie spełnienia przez Wykonawcę całości zobowiązań określonych Umową w zakresie Wdrożenia, w szczególności wykonania Systemu.

17. Odbiór Wdrożenia polega przede wszystkim na weryfikacji współdziałania Produktów, Oprogramowania i innych usług będących przedmiotem wcześniejszych Odbiorów.

18. Po wykonaniu całości świadczeń opisanych Umową Zamawiający dokona Odbioru Końcowego.

19. Zamawiający może dokonać Odbioru Warunkowego mimo stwierdzenia drobnych Błędów lub niezgodności z Umową nie limitujących korzystania z Systemu lub jego części podlegającej odbiorowi. Wykonawca usunie Błędy i niezgodności zgłoszone przez Zamawiającego w terminie przyjętym w Warunkowym Protokole Odbioru, co zostanie potwierdzone odrębnym Protokołem Odbioru.

§ 13. GWARANCJA

1. Wykonawca oświadcza, że udziela Zamawiającemu gwarancji na System na zasadach opisanych poniżej.

2. Gwarancja udzielana jest w ramach Wynagrodzenia, a Wykonawcy nie jest należne jakiekolwiek dodatkowe wynagrodzenie z tytułu wykonania świadczeń gwarancyjnych.

3. Gwarancja udzielona jest na okres 24 miesięcy począwszy od Odbioru Wdrożenia.

4. Gwarancja udzielona zostaje bez ograniczeń terytorialnych. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone Błędy nawet pomimo zakończenia okresu gwarancyjnego, o ile zostały one zgłoszone przed zakończeniem terminu obowiązywania gwarancji.

5. W zakresie usuwania Błędów mają zastosowanie zasady (w tym procedura zgłaszania Błędu, analizy Błędu i Odbioru poprawionego Oprogramowania) i parametry (w tym Czas Reakcji, Czas Naprawy) opisane w paragrafie regulującym świadczenie Usług Utrzymania. W przypadku niedotrzymania takich parametrów, Zamawiający naliczy kary umowne za niedotrzymanie SLA zgodnie z paragrafem opisującym kary umowne.

6. Umowa stanowi dokument gwarancyjny bez konieczności składania dodatkowego dokumentu na okoliczność udzielenia gwarancji.

7. Zamawiający nie jest zobowiązany do wydania Systemu lub jego elementu w celu świadczenia usług gwarancyjnych, w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego o gwarancji.

8. W zakresie jakichkolwiek utworów dostarczonych przez Wykonawcę w ramach wykonywania gwarancji mają zastosowanie postanowienia paragrafów regulujących prawa własności intelektualnej. Zamawiający nabywa – odpowiednio – autorskie prawa majątkowe lub licencje do utworów dostarczonych w ramach gwarancji.

9. Gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień Zamawiającego wynikających z przepisów prawa o rękojmi za wady dzieła. Zamawiający uprawniony jest do wykonywania uprawnień z tytułu rękojmi za wady dzieła, niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji.

§ 14. USŁUGI UTRZYMANIA

1. Z dniem Odbioru Wdrożenia Etapu I Wykonawca rozpocznie świadczenie Usług Utrzymania na zasadach opisanych poniżej oraz w innych postanowieniach Umowy.

2. Celem Usług Utrzymania jest zapewnienie poprawnego i nieprzerwanego działania Systemu oraz zapewnienie świadczenia dodatkowych usług wspomagających korzystanie z Systemu przez Zamawiającego.

3. Usługi Utrzymania obejmują:

1) zapewnienie poprawnego i nieprzerwanego działania Systemu, w tym usuwanie Błędów;

2) zapewnienie aktualizacji Oprogramowania w zakresie prowadzonym przez jego producenta;

3) świadczenie usług Service Desk.

ZASADY ŚWIADCZENIA USŁUG UTRZYMANIA

4. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia Usług Utrzymania w miejscu lokalizacji Systemu.

5. Wykonawca może wykonywać Usługi Utrzymania przez zdalny dostęp do Systemu.

6. Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia Usług Utrzymania w sposób zapobiegający utracie danych Zamawiającego, w tym także tych, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania usług. W przypadku, gdy wykonanie danej czynności przez Wykonawcę lub przez Zamawiającego w oparciu o rekomendację Wykonawcy wiąże się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed przystąpieniem do wykonania takiej czynności lub z chwilą przekazania takiej rekomendacji Zamawiającemu.

7. Każdy miesiąc świadczenia Usług Utrzymania będzie potwierdzany odpowiednim raportem. Raport zostanie przygotowany przez Wykonawcę w terminie 7 dni po zakończeniu danego miesiąca i będzie określał co najmniej:

1) liczbę zgłoszonych Błędów wraz z opisem dotrzymania lub opóźnienia w SLA,

2) wysokość ewentualnych należnych Zamawiającemu kar umownych;

3) opis przekazanych uaktualnień, patchy, update’ów, etc;

4) na żądanie Kierownika Projektu ze strony Zamawiającego – inne informacje przez niego wskazane.

8. Usługi Utrzymania, niezależnie od innych postanowień Umowy, będą świadczone zgodnie z następującymi zasadami: aktualizacje i poprawki dostarczane Zamawiającemu w ramach Usług Utrzymania (w tym w ramach usuwania Błędów) zawierać będą odpowiednią dokumentację obejmującą w szczególności instrukcje instalacyjne oraz – w odniesieniu do oprogramowania, co do którego Wykonawca zobowiązał się do przekazania kodów źródłowych

– także kody źródłowe takich aktualizacji i poprawek;

ZAPEWNIENIE POPRAWNEGO I NIEPRZERWANEGO DZIAŁANIA OPROGRAMOWANIA

9. Wykonawca odpowiada na zasadzie ryzyka za działanie Systemu, w szczególności zobowiązany jest do usuwania Błędów w Czasie Naprawy.

10. Dla uniknięcia wątpliwości przyjmuje się, że Wykonawca usunie wszystkie zgłoszone Błędy, nawet pomimo zakończenia okresu świadczenia Usług Utrzymania, o ile zostały one zgłoszone przed upływem tego okresu.

11. Strony uzgadniają następujące zasady usuwania Błędów:

1) Wykonawca zobowiązuje się dotrzymać następujących parametrów:

	Czas Reakcji	Czas Naprawy
Błąd Krytyczny	2 godziny	1 dzień roboczy
Błąd Poważny	1 dzień roboczy	3 dni robocze

Błąd Niskiej Kategorii 3 dni robocze 10 dni roboczych

2) Wykonawca zapewni przyjmowanie zgłoszeń przez w Godzinach Roboczych, przez które rozumie się godziny od 8 do 16 w Dni Robocze.

3) Czasy wskazane w tabeli powyżej liczone są od chwili dokonania zgłoszenia w Godzinach Roboczych.

4) W przypadku wykrycia przez Zamawiającego Błędu, Zamawiający dokona jego zgłoszenia oraz nada mu kategorię. Wykonawca zobowiązuje się rejestrować zgłaszane Błędy, wykorzystując rozwiązania umożliwiające raportowanie zgłoszeń wraz z danymi pozwalającymi x.xx. na śledzenie czasu ich usunięcia, a w szczególności Czasu Reakcji oraz Czasu Naprawy. Wykonawca będzie przyjmował zgłoszenia przekazywane w następujący sposób:

a) za pomocą aplikacji serwisowej (systemu zgłoszeniowego) udostępnionej przez Wykonawcę lub

b) przez przesłanie zgłoszenia pocztą elektroniczną na adres:    , lub

c) przez zgłoszenie drogą telefoniczną na numer:    .

5) Zgłoszenie zawierać będzie wszelkie posiadane przez Zamawiającego informacje nt. nieprawidłowego działania Oprogramowania. System zgłoszeniowy udostępniony przez Wykonawcę nie może uzależniać rozpoczęcia obsługi zgłoszenia od przekazania innych informacji niż opis Błędu i znane Zamawiającemu okoliczności jego wystąpienia ani nie może wymagać określonego stopnia szczegółowości tych opisów. Zamawiający może dokonać zgłoszenia za pomocą innych kanałów komunikacji wskazanych w niniejszym paragrafie i zgłoszenie dokonane za pomocą każdego z nich jest uznawane za dokonane skutecznie z chwilą, gdy zgłoszenie dotarło do Wykonawcy lub zostało wprowadzone do środka komunikacji elektronicznej w taki sposób, że Wykonawca mógł zapoznać się z jego treścią.

6) W razie otrzymania przez Wykonawcę zgłoszenia lub w razie uzyskania przez Wykonawcę wiedzy o wystąpieniu Błędu z innego źródła niż zgłoszenie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do podjęcia działań zmierzających do usunięcia Błędu. Wykonawca jest zobowiązany do poinformowania Zamawiającego o podjęciu działań w Czasie Reakcji.

7) Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia odpowiednim wpisem w aplikacji serwisowej (dotyczy to również zgłoszeń składanych pocztą elektroniczną lub telefonicznie). Chwila potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia nie ma wpływu na Czas Reakcji lub Czas Naprawy.

8) Czas Naprawy uważa się za dochowany z chwilą zgłoszenia dokonania naprawy, jeżeli Błąd został faktycznie usunięty. Jeżeli okaże się podczas weryfikacji usunięcia Błędu, że Błąd nie został usunięty, Czas Naprawy jest dochowany dopiero z chwilą zgłoszenia poprawki faktycznie usuwającej Błąd.

9) Jeżeli Wykonawca w Czasie Naprawy dostarczy Obejście, Czas Naprawy wydłuża się dwukrotnie.

10) Jeżeli Wykonawca stwierdzi, iż przyczyna Błędu leży poza Oprogramowaniem, w szczególności w Infrastrukturze Zamawiającego, Wykonawca nie jest zobowiązany do usunięcia Błędu w Czasie Naprawy, lecz jest zobowiązany:

a) wskazać przyczynę nieprawidłowego działania Systemu poprzez wskazanie elementu, który ją powoduje, a jeżeli to możliwe także podmiotu odpowiedzialnego za usunięcie takiej nieprawidłowości działania Systemu;

b) w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego – do wsparcia osoby trzeciej usuwającej przyczyny zgłoszenia, w tym udzielenia takiej osobie wszelkich informacji o Oprogramowaniu, potrzebnych do przywrócenia jego pełnej funkcjonalności.

11) Powyższe nie ma zastosowania w przypadku, gdy przyczyna Błędu leży poza Oprogramowaniem, ale Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jej wystąpienie, w

szczególności w przypadku, gdy przyczyna Błędu leży w Infrastrukturze Zamawiającego, ale jest skutkiem nieprawidłowej konfiguracji lub parametryzacji Infrastruktury Zamawiającego przez Wykonawcę. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest do dotrzymania Czasu Naprawy i innych zobowiązań wynikających z SLA.

DOSTĘPNOŚĆ

12. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia Dostępności Oprogramowania na poziomie 98%. W przypadku spadku Dostępności Wykonawca zapłaci kary, o których § 19 ust. 2.

AKTUALIZACJA OPROGRAMOWANIA

13. W przypadku, jeżeli producent Oprogramowania udostępni jakiekolwiek aktualizacje, nowe wersje, patche, zmiany itp. (dalej łącznie zwane aktualizacjami), Wykonawca w ramach Usług Utrzymania zapewni Zamawiającemu takie aktualizacje niezwłocznie po ich udostępnieniu.

14. Decyzja o wykonaniu aktualizacji Oprogramowania należy wyłącznie do Zamawiającego, a Wykonawca nie jest uprawniony do zgłaszania wobec Zamawiającego żądania instalacji danej aktualizacji. Wykonawca może uprzedzić Zamawiającego o konsekwencjach niedokonania aktualizacji.

15. W ramach Usług Utrzymania Wykonawca zapewni usługi wsparcia przy instalacji aktualizacji, obejmujące 2 godziny konsultacji.

ZAKOŃCZENIE USŁUG UTRZYMANIA

16. W zakresie Usług Utrzymania Umowa została zawarta na okres 20 lat z zastrzeżeniem opcjonalności opisanej w § 2 ust. 3 Umowy.

17. Strona może wypowiedzieć niniejszą Umowę tylko z ważnych powodów, w szczególności, gdy druga Strona przestaje realizować swoje zobowiązania należycie lub kontynuacja Umowy groziłaby Stronie rażącą stratą.

18. Za ważne powody uzasadniające wypowiedzenie Umowy przez Zamawiającego uznawane będą w szczególności następujące sytuacje:

1) łączna suma kar umownych naliczonych przez Zamawiającego przekroczyła 20% wynagrodzenia Wykonawcy należnego za usługi świadczone w ciągu ostatnich 12 miesięcy;

2) niedochowany został w danym miesiącu kalendarzowym Czas Naprawy Błędu Krytycznego więcej niż trzy razy;

3) Dostępność Oprogramowania w okresie miesiąca spadnie poniżej 80%;

4) Wykonawca dopuścił się istotnego naruszenia postanowień Umowy, w szczególności w zakresie zasad przetwarzania danych osobowych, zasad zachowania poufności, dostarczenia Zamawiającemu rezultatów obarczonych wadami prawnymi;

5) zaszły zmiany organizacyjne Zamawiającego skutkujące tym, że dalsze świadczenie Usług Utrzymania będzie nieuzasadnione gospodarczo.

19. Okres wypowiedzenia wynosi 6 miesięcy.

20. Wypowiedzenie Umowy w zakresie Usług Utrzymania dotyczyć będzie:

12) w przypadku wypowiedzenia przez Zamawiającego – całości Usług Utrzymania lub określonej przez Zamawiającego części;

13) w przypadku wypowiedzenia przez Wykonawcę – zawsze całości Usług Utrzymania.

21. Na żądanie Zamawiającego, zgłoszone po złożeniu przez którąkolwiek ze Stron oświadczenia o wypowiedzeniu, Wykonawca – w ramach Wynagrodzenia za Usługi Utrzymania i na żądanie Zamawiającego – zobowiązany będzie:

1) przekazać Zamawiającemu lub osobie trzeciej wskazanej przez Zamawiającego, w terminie 7 dni od przekazania takiego żądania, całości informacji umożliwiających korzystanie

z Systemu (loginy, hasła, itp.);

2) przeprowadzić transfer wiedzy do Zamawiającego lub osoby trzeciej wskazanej przez Zamawiającego w zakresie, który umożliwi im samodzielną kontynuację działań związanych z utrzymaniem Systemu po wygaśnięciu Umowy;

22. Niezależnie od dalej idących postanowień Umowy, w tym paragrafów regulujących prawa własności intelektualnej, Zamawiający jest uprawniony do samodzielnego wykorzystania lub do przekazania osobie trzeciej, w celu zapewnienia przejęcia Usług Utrzymania, wszelkich Produktów, dokumentów, prezentacji, rezultatów prac Wykonawcy otrzymanych w ramach realizacji Umowy oraz dokumentacji realizacyjnej (np. ustaleń Kierowników Projektu, notatek Komitetu Sterującego etc.).

23. W zakresie jakichkolwiek utworów dostarczonych przez Wykonawcę w ramach Usług Utrzymania mają zastosowanie postanowienia paragrafów regulujących prawa własności intelektualnej. Zamawiający nabywa – odpowiednio – prawa majątkowe lub licencje do utworów dostarczonych w ramach Usług Utrzymania.

§ 15. USŁUGI ROZWOJU

1. Usługi Rozwoju mogą być zlecane przez Zamawiającego w celu:

1) dokonania zmiany Systemu, jego funkcjonalności, szybkości, łatwości korzystania

2) rozwoju Systemu, dodatkowych funkcjonalności

2. Łączny wymiar usług związanych z realizacją Usług Rozwoju nie przekroczy 1000 (jeden tysiąc) godzin. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o świadczenie Usług Rozwoju w większym rozmiarze na podstawie odrębnej umowy.

3. Usługi Rozwoju będą zlecane przez Zamawiającego zgodnie z następującą procedurą:

1) Zamawiający przekaże Wykonawcy zlecenie Usług Rozwoju, w którym określi:

a) przedmiot Usług Rozwoju;

b) oczekiwany termin wykonania Usług Rozwoju.

2) Wykonawca w terminie 7 dni od otrzymania zlecenia Zamawiającego wystosuje do Zamawiającego odpowiedź obejmującą:

a) wskazanie liczby roboczogodzin koniecznych do wykonania zleconych Usług Rozwoju;

b) potwierdzenie terminu realizacji zleconych Usług Rozwoju lub propozycję nowego terminu.

3) Zamawiający po otrzymaniu odpowiedzi Wykonawcy może:

a) potwierdzić zlecenie Usług Rozwoju zgodnie z treścią zlecenia i odpowiedzi Wykonawcy, albo

b) złożyć oświadczenie o rezygnacji z realizacji danych Usług Rozwoju objętych zleceniem, albo

c) zaprosić Wykonawcę do negocjacji celem ustalenia zakresu, pracochłonności i terminu realizacji Usług Rozwoju.

4) Wszelkie oświadczenia składane w toku powyższej procedury przez Zamawiającego i Wykonawcę powinny być dokonane w formie pisemnej.

4. Usługi Rozwoju będą odbierana na zasadach odbioru Produktu i będą raportowane na zasadach Usług Utrzymania.

5. W przypadku braku uzgodnienia zakresu, pracochłonności i terminu realizacji Usług Rozwoju w trybie negocjacji trwających minimum 14 dni Zamawiający ma prawo zlecić usługi odpowiadające Usługom rozwoju innemu podmiotowi.

§ 16. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

1. Wykonawca oświadcza, że na podstawie Umowy udzieli Zamawiającemu licencji opisanych Umową lub w inny sposób upoważni go do korzystania ze wszystkich utworów wykonanych lub dostarczonych w ramach Umowy. Celem jest zapewnienie Zamawiającemu możliwości korzystania z Systemu w sposób i w celu opisanym w Umowie. Wszystkie oświadczenia Wykonawcy i zapisy Umowy należy interpretować zgodnie z powyższym celem Umowy.

2. Wykonawca jest świadomy, że – po upływie okresu realizacji Usług Utrzymania i Wsparcia, a zwłaszcza w przypadku wcześniejszego odstąpienia od Umowy – celem Zamawiającego jest możliwość samodzielnego lub za pomocą osób trzecich utrzymania i rozwoju Oprogramowania. Wykonawca oświadcza, że warunki, na których Oprogramowanie jest udostępniane Zamawiającemu, nie zawierają ograniczeń, które uniemożliwiałyby dokonanie takich czynności.

3. Wykonawca oświadcza, że przekazane w ramach Umowy prawa własności intelektualnej nie będą posiadały żadnych wad prawnych ani nie będą ograniczać Zamawiającego w korzystaniu z tych utworów w inny sposób niż wyraźnie opisany Umową. Wykonawca pokryje wszelkie opłaty, koszty, odszkodowania lub zadośćuczynienia, które będzie musiał zapłacić Zamawiający, jeżeli powyższe zapewnienia nie okażą się prawdziwe.

4. W celu uniknięcia wątpliwości Strony zgodnie postanawiają, że w przypadku, w którym możliwa jest modyfikacja sposobu działania Oprogramowania za pomocą wbudowanych lub dostarczonych narzędzi, w tym parametryzacja i konfiguracja Oprogramowania, tworzenie raportów itp. Zamawiający uprawniony jest do dokonania takich czynności bez konieczności zawierania odrębnych umów lub ponoszenia dodatkowych opłat, chyba że obowiązek zawarcia dodatkowej umowy lub dodatkowych opłat wyraźnie wynika z treści Umowy.

5. W zakresie, w jakim z brzmienia Umowy lub właściwości Oprogramowania wynika, że Oprogramowanie lub jego komponenty (np. aplikacja użytkownika końcowego, skrypty, applety, inne elementy stron internetowych lub ekrany interfejsu użytkownika) przeznaczone są do udostępnienia osobom trzecim, udzielone lub zapewniane przez Wykonawcę upoważnienie (licencja) na korzystanie z Oprogramowania obejmuje również obrót takim Oprogramowaniem lub jego komponentami, w tym ich wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem, a także inne rozpowszechnienie, w tym publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. W zakresie, w jakim jest to niezbędne dla zapewnienia zgodnego z prawem korzystania z komponentów Oprogramowania przez osoby trzecie, Zamawiający jest uprawniony do udzielania takim osobom sublicencji.

6. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że warunki korzystania z Oprogramowania są zgodne z wymaganiami opisanymi w Umowie, w tym co do okresu korzystania, ograniczeń ilościowych (lub ich braku), takich jak liczba stanowisk komputerowych, użytkowników lub serwerów. Jeżeli z Umowy nie wynika wyraźnie co innego, ilekroć Umowa przewiduje udzielenie licencji lub zapewnienie licencji na Oprogramowanie, licencja taka udzielana jest na czas nieoznaczony i nie jest terytorialnie ograniczona, w szczególności uprawnia do korzystania z Oprogramowania na terytorium Polski i całego świata, a Zamawiający jest uprawniony do korzystania z Oprogramowania bez ograniczeń ilościowych, w tym bez ograniczeń co do liczby użytkowników oraz urządzeń komputerowych, na których instalowane lub uruchamiane będzie Oprogramowanie.

7. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że warunki korzystania z Oprogramowania nie wymagają ponoszenia dodatkowych opłat na rzecz Wykonawcy lub producentów takiego Oprogramowania. Wynagrodzenie obejmuje całość wynagrodzenia za korzystanie z Oprogramowania.

8. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że jeżeli w ramach opłat należnych producentowi Oprogramowania mieści się opłata za jakiekolwiek dodatkowe świadczenia, w szczególności dostarczanie aktualizacji lub poprawek błędów lub inne usługi serwisowe, nieprzedłużenie korzystania z tych świadczeń przez Zamawiającego nie może powodować ustania licencji na korzystanie z Oprogramowania lub uprawniać do wypowiedzenia umowy licencyjnej.

9. Wykonawca dostarczy Oprogramowanie na informatycznych nośnikach danych lub w innej postaci umożliwiającej prawidłową instalację tego Oprogramowania oraz certyfikaty autentyczności, klucze instalacyjne oraz inne dokumenty i zabezpieczenia najpóźniej w dacie Odbioru tego Oprogramowania, chyba że z Umowy wynika inna data przekazania.

10. Informatyczne nośniki danych, kopie, certyfikaty autentyczności, klucze instalacyjne oraz inne dokumenty i zabezpieczenia, o których mowa w poprzednim ustępie, powinny być zgodne z wymaganiami określonymi przez producenta Oprogramowania. Zamawiający jest uprawniony do weryfikacji, czy certyfikaty autentyczności, klucze instalacyjne oraz inne dokumenty i zabezpieczenia są wystarczające i zgodne z wymogami określonymi przez producenta. W tym celu Zamawiający może zwracać się do osób trzecich, w tym producenta Oprogramowania.

11. W przypadku, w którym w wyniku świadczenia przez Wykonawcę gwarancji, Usług Utrzymania lub Usług Rozwoju dojdzie do zmiany Oprogramowania, Dokumentacji lub innych utworów, postanowienia umowne dotyczące udzielenia licencji na Oprogramowanie, Dokumentację lub inne utwory poddane zmianom stosuje się odpowiednio do takich zmian. Przeniesienie praw lub udzielenie licencji następuje z chwilą odbioru takich zmian.

12. Wykonawca zobowiązuje się i gwarantuje, że osoby uprawnione z tytułu autorskich praw osobistych do utworów objętych postanowieniami Umowy nie będą wykonywać tych praw w stosunku do Zamawiającego lub osób trzecich działających na zlecenie Zamawiającego.

13. Jakiekolwiek postanowienie Umowy, w tym załączników do niej, nie ogranicza uprawnień Zamawiającego wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w tym z art. 75 ust. 1 do 3 Ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

14. Ilekroć Umowa przewiduje udzielenie upoważnienia (licencji lub sublicencji) przez Wykonawcę, intencją Stron jest zbliżenie takiego upoważnienia na korzystanie z Oprogramowania do umowy o charakterze jednorazowej transakcji podobnej do sprzedaży – w związku z tym w zamian za uiszczoną opłatę licencyjną (stanowiącą w przypadku Umowy element Wynagrodzenia) Zamawiający otrzymuje ciągłe, stałe i niewypowiadalne prawo do korzystania z takiego Oprogramowania w zakresie określonym w Umowie.

15. W przypadku, gdyby postanowienie o niewypowiadalności licencji na Oprogramowanie przewidziane w poprzednim ustępie okazało się nieskuteczne lub nieważne, a Wykonawca byłby uprawniony do wypowiedzenia licencji, Strony uzgadniają dla Wykonawcy 10-letni (słownie: dziesięcioletni) termin jej wypowiedzenia ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego, z zastrzeżeniem ustępu następnego.

16. Wykonawca zobowiązuje się nie korzystać z uprawnienia do wypowiedzenia licencji z wyjątkiem przypadków, w których Zamawiający przekroczy warunki udzielonej licencji i naruszy autorskie prawa majątkowe przysługujące Wykonawcy oraz nie zaniecha naruszenia mimo wezwania Wykonawcy i wyznaczenia mu w tym celu odpowiedniego terminu, nie krótszego niż 30 dni. Wezwanie musi być wystosowane w formie pisemnej pod rygorem braku skutków i musi zawierać wyraźne zastrzeżenie, że Wykonawca będzie uprawniony do wypowiedzenia licencji w przypadku niezaprzestania dopuszczania się przez Zamawiającego wyraźnie i precyzyjnie wymienionych naruszeń. W przypadku wypowiedzenia licencji z tej przyczyny termin wypowiedzenia licencji wynosi 1 (słownie: jeden) rok, ze skutkiem na koniec roku kalendarzowego.

17. Całkowite wynagrodzenie z tytułu udzielenia odpowiednio licencji lub przeniesienia autorskich praw majątkowych na wszystkich polach eksploatacji objętych Umową, w tym – jeżeli znajduje to zastosowanie – w zakresie prawa zezwalania na korzystanie i rozporządzanie opracowaniami, a także wynagrodzenie za przeniesienie własności nośników, na których utwory utrwalono, zawiera się w Wynagrodzeniu.

§ 17. WYNAGRODZENIE

1. Łączne maksymalne Wynagrodzenie brutto za realizację przedmiotu Umowy wynosi    zł (słownie:    ), w tym podatek VAT:    zł (słownie:        ), w tym:

1) za realizację Umowy w zakresie Wdrożenia -    zł brutto (słownie:         ), w tym podatek VAT:     zł (słownie:        );

2) za realizację Umowy w zakresie szkoleń -    zł brutto (słownie:       );

3) za realizację Umowy w zakresie Usług Utrzymania - nie więcej, niż   zł brutto (słownie:        ), w tym podatek VAT:    zł (słownie:        );

4) za realizację Umowy w zakresie Usług Rozwoju - nie więcej, niż    zł brutto (słownie:

     ), w tym podatek VAT:    zł (słownie:        );

2. Wynagrodzenie za realizację Umowy będzie płatne zgodnie z cennikiem zawartym w Załączniku nr 5 [Oferta Wykonawcy].

3. Wynagrodzenie za Wdrożenie obejmuje w również wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych, udzielenie licencji oraz udzielenie Zamawiającemu innych uprawnień wskazanych w paragrafach regulujących prawa własności intelektualnej.

4. Jeżeli rozpoczęcie lub zakończenie świadczenia usług w zakresie Usług Utrzymania nastąpi w trakcie danego miesiąca, Wynagrodzenie miesięczne za Usługi Utrzymania zostanie ustalone proporcjonalnie do liczby dni świadczenia Usług Utrzymania.

5. Wykonawcy nie przysługuje w stosunku do Zamawiającego żadne inne, niż wyraźnie wymienione w Umowie, roszczenie o zwrot kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę, w szczególności zwrot kosztów podróży oraz zakwaterowania członków Personelu Wykonawcy czy też zwrot jakichkolwiek innych, dodatkowych kosztów ponoszonych przez Wykonawcę związanych z wykonywaniem Umowy.

6. W przypadku usług rozlicznych według stawek czasowych (np. godzinowych) wynagrodzenia przysługuje jedynie za rzeczywisty czas ich świadczenia bez uwzględniania czasu dojazdu i przygotowania do świadczenia.

ZAPŁATA WYNAGRODZENIA

7. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem w terminie 21 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej faktury VAT wraz z załączoną kopią Protokołu Odbioru /raportu ze świadczenia Usług Utrzymania. Wynagrodzenie będzie płatne na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.

8. Podstawą wystawienia faktury jest odpowiedni Protokół Odbioru / raport ze świadczenia Usług Utrzymania.

9. Za datę zapłaty Strony ustalają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

§ 18. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

1. Wykonawca ustanowił zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 3% wynagrodzenia, o którym mowa w § 17 ust. 1 pkt 1). Zabezpieczenie wniesione zostało w formie         .

2. Zamawiający dokona zwrotu 70% kwoty zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia Odbioru Wdrożenia. Pozostałe 30% kwoty zabezpieczenia Zamawiający zwróci w terminie 15 dni od dnia upływu okresu rękojmi za wady.

§ 19. KARY UMOWNE

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

1) za opóźnienie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w realizacji Produktu, Etapu lub Wdrożenia - w wysokości 0,2 % wynagrodzenia Wykonawcy netto za wykonanie Wdrożenia za każdy dzień;

2) za opóźnienie z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w usunięciu wad stwierdzonych przy Odbiorze Produktu, Etapu lub Wdrożenia, licząc od dnia wyznaczonego na usunięcie wad - w wysokości 0,2 % wynagrodzenia Wykonawcy netto za wykonanie Wdrożenia za każdy dzień;

3) za odstąpienie od realizacji umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy - w wysokości 10 % wynagrodzenia Wykonawcy netto określonej w § 7 ust. 1 pkt. 1

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne za niedochowanie warunków SLA:

1) przekroczenie czasu naprawy w odniesieniu do Błędu Krytycznego – 150 PLN za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

2) przekroczenie czasu naprawy w odniesieniu do Błędu Poważnego – 500 PLN za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy;

3) przekroczenie czasu naprawy w odniesieniu do Błędu Niskiej Kategorii – 300 PLN za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.

4) w przypadku Dostępności poniżej 98% zgodnie z SLA – 100 PLN za każdy rozpoczęty punkt procentowy obniżenia Dostępności;

5) w przypadku Dostępności poniżej 90% zgodnie z SLA – 300 PLN za każdy rozpoczęty punkt procentowy obniżenia Dostępności,

3. Zamawiający zapłaci Wykonawcy odsetki i kary umowne:

1) za opóźnienie z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego w zapłacie wynagrodzenia należnego Wykonawcy - w wysokości odsetek ustawowych;

2) za odstąpienie od realizacji umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego - w wysokości 10% wynagrodzenia Wykonawcy netto należnego z tytułu nie zrealizowanej części Umowy, za wyjątkiem okoliczności określonych w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych.

4. Strona zobowiązana do zapłaty kary umownej, dokona jej zapłaty w terminie 30 dni od daty otrzymania wezwania do zapłaty.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącania kar umownych z należnego wymagalnego wynagrodzenia Wykonawcy, a Wykonawca wyraża na to zgodę.

6. Maksymalna wysokość kar umownych należnych Zamawiającemu z tytułu ust. 1 wynosi 20 % wynagrodzenia Wykonawcy netto za wykonania Wdrożenia.

7. Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych, tytułem szkody poniesionej na skutek nie wykonania lub nienależytego wykonania umowy.

8. Całkowita łączna odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu szkód wyrządzonych Zamawiającemu w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Wdrożenia jest ograniczona do kwoty równej 100 % Wynagrodzenia netto z tytułu wykonania Wdrożenia.

9. Powyższe ograniczenia kar umownych oraz odpowiedzialności nie mają zastosowania w odniesieniu do przypadków, w których ograniczenie odpowiedzialności jest niemożliwe ze względu na bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa oraz w przypadku szkód wyrządzonych z winy umyślnej.

§ 20. POUFNOŚĆ

1. Informacje Poufne – niezależnie od formy ich utrwalenia lub przekazania – to informacje Zamawiającego, które nie zostały podane do publicznej wiadomości, a zostały przekazane Wykonawcy w związku z realizacją Umowy, które Zamawiający oznaczył jako poufne lub w inny sposób poinformował Wykonawcę, że traktuje je jako poufne. Informacjami poufnymi są także informacje przekazane Wykonawcy w toku postępowania poprzedzającego zawarcie Umowy, oznaczone jako poufne.

2. Dla uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że za Informacje Poufne nie są uważane informacje, które Zamawiający jest zobowiązany ujawnić na mocy obowiązujących przepisów, w tym Prawa zamówień publicznych.

3. Wykonawca zobowiązuje się:

1) nie ujawniać Informacji Poufnych innym podmiotom bez zgody Zamawiającego, udzielonej na piśmie pod rygorem nieważności;

2) wykorzystywać Informacje Poufne jedynie do potrzeb realizacji Umowy;

3) nie powielać Informacji Poufnych w zakresie szerszym, niż jest to potrzebne dla realizacji Umowy;

4) zabezpieczać otrzymane Informacje Poufne przed dostępem osób nieuprawnionych w stopniu niezbędnym do zachowania ich poufnego charakteru, ale przynajmniej w takim samym stopniu, jak postępuje wobec własnej tajemnicy przedsiębiorstwa.

4. Wykonawca może, jeżeli jest to potrzebne do realizacji Umowy, udostępnić Informacje Poufne personelowi Wykonawcy oraz doradcom prawnym, przy czym korzystanie z Informacji Poufnych przez takie podmioty nie może wykroczyć poza zakres, w jakim Wykonawca może z nich korzystać. Wykonawca zobowiąże te osoby do przestrzegania poufności. Wykonawca jest odpowiedzialny za naruszenia spowodowane przez takie osoby i podmioty.

5. W przypadku rozwiązania Umowy (niezależnie od powodu rozwiązania) lub jej wygaśnięcia Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego zwrotu w terminie 7 (słownie: siedmiu) dni materiałów zawierających Informacje Poufne, a Informacje Poufne przechowywane w wersji elektronicznej usunie ze swoich zasobów i nośników elektronicznych. Ten sam obowiązek będzie ciążył na osobach i podmiotach, o których mowa w poprzednim ustępie.

6. Wykonawca na pisemne żądanie Zamawiającego zobowiązuje się do niezwłocznego zniszczenia materiałów zawierających Informacje Poufne.

§ 21. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Umowa zawarta jest pod prawem polskim. Wszelkie spory będą poddane pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego.

2. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie, w celu i na zasadach określonych w Załączniku nr 6 [UMOWA O POWIERZENIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH].

3. Dla każdej osoby realizującej zadania wynikające z niniejszej Umowy z którymi może łączyć się dostęp do danych osobowych Wykonawca jest zobowiązany do wystawienia wniosku skierowanego do Zamawiającego o upoważnienie do przetwarzania danych osobowych zawartych w systemie ERP zgodnie z wzorem funkcjonującym u Zamawiającego.

4. Wykonawca nie ma prawa dokonywać cesji, przeniesienia bądź obciążenia swoich praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, udzielonej na piśmie pod rygorem nieważności.

5. Wszelkie zmiany Umowy będą dokonywane za zgodą obu Stron, w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zmiany będą dokonywane w postaci aneksów do Umowy, chyba że w Umowie wskazano inaczej.

6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

7. Integralną część Umowy stanowią Załączniki:

1) Aktualny dokument potwierdzający status prawny Wykonawcy i umocowanie osób go reprezentujących (np. informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców KRS oraz pełnomocnictwo jeśli umocowanie nie wynika z KRS)

2) Infrastruktura Zamawiającego

3) Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ)

4) Personel Kluczowy

5) Oferta Wykonawcy

6) Umowa o Powierzenie Przetwarzania Danych Osobowych

Załącznik nr 2 do umowy …../KSAP/2019 INFRASTRUKTURA ZAMAWIAJĄCEGO

1. Sprzęt serwerowy

Na potrzeby wdrożenia systemu ERP zamawiający dostarcza główną maszynę wirtualną działającą w środowisku VMware 6 o następujących parametrach:

• 4 procesory wirtualne z maksymalnym taktowaniem 2,2GHz (z możliwością zwiększenia do 20 procesorów wirtualnych)

• 6 GB pamięci RAM (z możliwością zwiększenia do 70 GB)

• Zainstalowany system Windows Server 2019 Standard PL 64-bitowy

• system zainstalowany na dysku talerzowym 50 GB (z możliwością zwiększenia przestrzeni przeznaczonej na system do 300 GB)

• dodatkowa przestrzeń dyskowa na dysku SSD, przeznaczona do wdrożenia systemu ERP oraz bazy danych z maksymalną pojemnością 900 GB

Zamawiający nie dostarcza licencji ani oprogramowania bazy danych. Na potrzeby wdrożenia licencję na bazę danych działającą w trybie replikacji wraz z wdrożeniem dostarcza wykonawca.

Na potrzeby wdrożenia replikacji bazy danych systemu ERP zamawiający dostarcza dodatkową maszynę wirtualną działającą w środowisku Vmware 6 o następujących parametrach:

• 4 procesory wirtualne z maksymalnym taktowaniem 2,2GHz

• 6 GB pamięci RAM

• system Windows Server 2019 Standard PL 64-bitowy

• system zainstalowany na dysku talerzowym 50 GB (z możliwością zwiększenia do 100 GB) Replikacja bazy danych ma odbywać się między serwerem głównym ERP posiadającą bazę produkcyjną (baza na której prowadzone są wszystkie operacje) a serwerem dodatkowym posiadającą bazę z kopią danych. Synchronizacja danych między bazami ma odbywać się jednokierunkowo.

2. Oprogramowanie

Zamawiający użytkuje następujące aplikacje, z których ma zostać wykonana migracja danych do systemu ERP lub ma być wykonywany import – export między aplikacjami:

Producent, nazwa aplikacji	Baza danych	Uwagi
TIK-SOFT Finka FK 12.3.h	Firebird	Nie posiadamy dostępu do danych w bazie
Assecco / Macrologic Xpertis 12.51	Baza autorska producenta	Nie posiadamy dostępu do danych w bazie
Lupine Inwentaryzacja 1.16	SQL Server 2005
Autorski program magazynowy	Access 97
Unicard UniRCP 1.13	SQL Server 2014
PEAKO BIZNES 24 KOMFORT		Systemem bankowości elektronicznej - integracja z modułem FK

3. Zgłaszanie błędów działania systemu ERP

Wykonawca dostarcza aplikację do zgłaszania błędów i monitorowania stanu naprawy błędów. Dostarczona przez wykonawcę aplikacja do zgłaszania błędów powinna posiadać następujące funkcjonalności:

• zgłaszanie błędu działania systemu ERP z wyborem typu błędu z listy: (Błąd Krytyczny, Błąd Poważny, Błąd Niskiej Kategorii)

• śledzenie stanu wykonania zgłoszonego błędu

• otrzymywanie potwierdzenia na e-mail o wstawieniu zgłoszenia błędu oraz zrealizowaniu / naprawieniu zgłoszonego błędu

• pobranie raportu do Excela zawierającego listę zgłaszanych błędów wraz z opisem i stanem wykonania

4. Kopia zapasowa systemu ERP

Zamawiający do wykonywania kopii zapasowych używa rozwiązania Veritas Backup Exec w wersji

20.4 . Dostarczony przez wykonawcę system ERP oraz baza danych ma pozwalać na automatyczne wykonywanie kopii zapasowej oraz odtwarzania systemu ERP i danych z bazy danych za pomocą rozwiązania Veritas Backup Exec.

5. Zasady pracy zdalnej

Do realizacji usług utrzymania i usług rozwoju zamawiający dopuszcza możliwość pracy zdalnej przy zachowaniu następujących zasad pracy zdalnej:

• zawarte imienne upoważnienie dla pracownika wykonawcy do pracy zdalnej

• dostęp zdalny realizowany przez aplikację w transmisji szyfrowanej z wymogiem podania kodu dostępu do nawiązania połączenia

• przed nawiązaniem połączenia pracownik wykonawcy kontaktuje się z KSAP, prosi o włączenie aplikacji zdalnego dostępu i podanie kodu dostępu do nawiązania połączenia

• aplikacja każdorazowo generuje inny, unikalny kod dostępu

• praca zdalna odbywa się w godzinach roboczych KSAP

Załącznik nr 6 do umowy. /KSAP/2019

UMOWA

POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH („Umowa”)

zawarta w…………dnia r. pomiędzy:

DANE PODMIOTU KTÓREMU POWIERZAMY, reprezentowany przez:

Wpisać dane reprezentanta

zwany dalej „Podmiot Przetwarzający” a

Dane właściwego ADO reprezentowanego przez Imię, Nazwisko - funkcja zwany dalej „ADO”

zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

Strony, mając na względzie zawarcie umowy z dnia ………..…. (zwana dalej Umową Główną), na mocy której Podmiot Przetwarzający będzie świadczyć na rzecz ADO usługi:

OKREŚLIĆ PRZEDMIOT i ZAKRES USŁUGI,

w związku z czym przekazywane są Podmiotowi Przetwarzającemu dane osobowe, postanawiają co następuje:

§ 1

1. ADO oświadcza, iż jest administratorem zbioru danych osobowych: NAZWA ZBIORU w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1) dalej „Rozporządzenie”, obejmującego dane przetwarzane przez XXX. Podmiot Przetwarzający staje się na mocy niniejszej Umowy podmiotem przetwarzającymi dane osobowe z wyżej wymienionego zbioru na zlecenie i w imieniu XXX w rozumieniu art. 31 Ustawy oraz art. 4 Rozporządzenia.

2. Strony są świadome faktu, że zgodnie z art. 31 ust. 4 Ustawy, w okresie obowiązywania tej ustawy, w przypadku powierzenia przetwarzania danych odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów Ustawy spoczywa na administratorze danych (ADO), co nie wyłącza odpowiedzialności Podmiotu Przetwarzającego za przetwarzanie danych niezgodnie z tą Umową i przepisami prawa.

3. Strony są świadome faktu, że zgodnie z art. 82 ust. 4 Rozporządzenia w przypadku gdy w tym samym przetwarzaniu uczestniczy zarówno administrator jak i podmiot przetwarzający i zgodnie z art. 82 ust. 2 i 3 Rozporządzenia odpowiadają za szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ponoszą oni odpowiedzialność solidarną za całą szkodę, tak by zapewnić osobie, której dane dotyczą, rzeczywiste uzyskanie odszkodowania. Dodatkowo – zgodnie z art. 28 ust. 10 Rozporządzenia, jeżeli Podmiot Przetwarzający naruszy Rozporządzenie przy określaniu celów i sposobów przetwarzania, uznaje się go za administratora w odniesieniu do tego przetwarzania.

4. ADO oświadcza, że przetwarza dane osobowe zbioru, o którym mowa w ust.1. na podstawie przesłanek uprawniających do takiego przetwarzania – zgodnie z wymaganiami art. 6 Rozporządzenia.

5. Strony oświadczają, iż ich urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych są zgodne z wymaganiami Rozporządzenia i tzw. dobrej praktyki bezpiecznego przetwarzania danych osobowych.

§ 2

1. Na zasadach określonych w Umowie ADO powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych („Dane”) obejmujących: tu podać dane konkretnie lub rodzajowo w zakresie niezbędnym do wykonania Umowy oraz w zakresie wykonywania przez Podmiot Przetwarzający usług na podstawie Umowy Głównej. Podmiot Przetwarzający ma prawo do przetwarzania Danych wyłącznie w celu realizacji usług na podstawie umowy, biorąc pod uwagę charakter i cel przetwarzania określony w Umowie Głównej oraz niniejszej umowie, tj.: ………………………. Przetwarzanie danych osobowych powierzonych na podstawie niniejszej umowy odbywać się będzie od momentu przekazania tych danych, do momentu wskazanego w § 4 ust. 1 lub ust. 2 niniejszej umowy.

2. Podmiot Przetwarzający nie staje się administratorem danych osobowych (z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w par. 1 ust. 3, ostatnie zdanie) i nie ma prawa udostępniania ani powierzania przetwarzania Danych podmiotom trzecim bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody ADO, z zastrzeżeniem osób wymienionych w treści § 3 ust. 1 pkt 2) lit. b). W przypadku ogólnej pisemnej zgody Podmiot Przetwarzający informuje ADO

o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających, dając tym samym ADO możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.

3. Jeżeli do wykonania w imieniu ADO konkretnych czynności przetwarzania Podmiot Przetwarzający korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do nałożenia na ten inny podmiot przetwarzający na mocy umowy zawartej w formie pisemnej tych samych obowiązków ochrony danych jak w niniejszej Umowie, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom prawnym. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec ADO za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Podmiocie Przetwarzającym.

4. Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest do zabezpieczenia Danych przed dostępem do nich osób nieuprawnionych, w szczególności do zachowania Danych w poufności i nieutrwalania ich w jakikolwiek sposób umożliwiający dostęp do Danych przez osoby nieuprawnione.

5. Podmiot Przetwarzający, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania Danych, w miarę możliwości pomaga ADO poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której Dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia.

6. Podmiot Przetwarzający, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania Danych oraz dostępne Podmiotowi Przetwarzającemu informacje, pomaga ADO wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32–36 Rozporządzenia. W szczególności Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego informowania ADO o wszelkich zauważonych przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych, które nastąpią w związku z przetwarzaniem tych danych przez Podmiot Przetwarzający.

7. Podmiot Przetwarzający udostępnia ADO wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 Rozporządzenia oraz umożliwia ADO lub audytorowi upoważnionemu przez ADO przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przyczynia się do nich oraz bierze w nich udział.

8. W sytuacjach nadzwyczajnych, nie przewidzianych w Umowie, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych mając na uwadze ochronę danych oraz interes ADO.

9. Podmiot Przetwarzający niezwłocznie informuje XXX, jeżeli jego zdaniem, wydane mu polecenie stanowi naruszenie Rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub prawa krajowego.

§ 3

1. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do:

1) zapewnienia przetwarzania Danych wyłącznie w zakresie i celu wskazanym w § 2 ust. 1 Umowy,

2) zastosowania przed rozpoczęciem przetwarzania danych środków zabezpieczających, o których mowa w art. 36-39a Ustawy oraz w art. 32 Rozporządzenia, w szczególności do:

a) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinna zabezpieczyć Dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem tych Danych,

b) dopuszczenia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład, służących do przetwarzania Danych wyłącznie pracowników Podmiotu Przetwarzającego lub osób pozostających z Podmiotem Przetwarzającym w stosunku zlecenia lub stosunku prawnym o podobnym charakterze w związku z koniecznością realizacji umowy pomiędzy stronami, posiadających ważne upoważnienia do przetwarzania danych,

c) prowadzenia ewidencji osób zatrudnionych przez Podmiot Przetwarzający przy przetwarzaniu Danych,

d) nieudostępniania Danych osobom trzecim,

e) kontroli przebiegu procesu przetwarzania Danych.

2. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że zgodnie z Ustawą powołał Administratora Bezpieczeństwa Informacji lub Inspektora Ochrony Danych, sprawującego nadzór i kontrolę nad przestrzeganiem powyższych zasad ochrony danych osobowych.

3. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania Danych wyłącznie na udokumentowane polecenie ADO – co dotyczy też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej – chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot Przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania podmiot przetwarzający informuje XXX o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

4. Podmiot Przetwarzający zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

§ 4

1. Podmiot Przetwarzający zakończy przetwarzanie Danych na podstawie niniejszej Umowy w przypadku wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy Głównej. W takim przypadku, zależnie od udokumentowanej decyzji ADO, Podmiot Przetwarzający zwróci bądź usunie wszelkie powierzone dane osobowe w terminie ……… dni od daty uzyskania takiej decyzji ADO oraz przekaże protokół z wykonania tej czynności. Podmiot Przetwarzający nie musi spełniać obowiązku określonego w zdaniu poprzedzającym wyłącznie w sytuacji gdy na podstawie prawa Unii lub przepisów prawa krajowego jest zobowiązany do dłuższego przechowywania Danych. W takiej sytuacji Podmiot Przetwarzający wypełnia wobec ADO obowiązki wynikające z niniejszego ustępu na drodze analogii wraz z końcem okresu przechowywania danych nakazanego przez przepisy Unii lub prawa krajowego.

2. Podmiot Przetwarzający nie będzie przetwarzał Danych w przypadku zgłoszenia przez osobę, której dane dotyczą, sprzeciwu wobec przetwarzania swoich Danych jeśli przetwarzanie takich danych wynika wyłącznie z dobrowolnej zgody na ich przetwarzanie. W przypadku wniesienia takiego sprzeciwu do Podmiotu Przetwarzającego, Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie poinformować ADO o tym fakcie.

§ 5

1. W przypadku naruszenia zapisów Rozporządzenia lub Umowy przez Podmiot Przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający (o którym mowa w par. 2 ust 3 Umowy), w następstwie czego ADO jako administrator danych osobowych zostanie zobowiązana do wypłaty odszkodowania lub zostanie ukarana jakąkolwiek karą finansową, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do zapłaty na rzecz ADO kwot odpowiadających zapłaconym przez ADO

odszkodowaniom lub karom, powiększonym o niezbędne koszty, jakie ADO poniesie do obrony własnych praw, w tym w szczególności kosztów sądowych, administracyjnych, a także kosztów zastępstwa procesowego, wynikających z odrębnych przepisów.

2. W przypadku zgłoszenia do ADO przypadku choćby nieumyślnego naruszenia przez Podmiot Przetwarzający przepisów z zakresu ochrony danych osobowych, skutkującego ujawnieniem roszczenia ze strony podmiotu tych danych (dalej „Podmiot Zgłaszający”), które to roszczenie będzie mogło zostać zaspokojone w drodze ugody, ADO i Podmiot Przetwarzający zobowiązują się do zachowania następującej procedury:

a) ADO zawiadomi Podmiot Przetwarzający o roszczeniu Podmiotu Zgłaszającego w terminie dni od daty uzyskania wiedzy o takim roszczeniu;

b) Podmiot Przetwarzający wyrazi swoją opinię w zakresie uprawnienia do otrzymania zadośćuczynienia/odszkodowania przez Podmiot Zgłaszający w terminie ……… dni od daty otrzymania zawiadomienia od ADO, ze szczególnym uwzględnieniem informacji, opisujących podstawę zgłoszonego roszczenia (dokładny opis stanu faktycznego);

c) w przypadku braku uznania roszczenia przez Podmiot Przetwarzający, dalsza procedura roszczeniowa będzie prowadzona wyłącznie przez ADO z tym zastrzeżeniem, iż w przypadku, jeśli wskutek orzeczenia sądu powszechnego lub innego organu, powołanego do rozwiązywania sporów (w tym sądu polubownego lub innej instytucji, powołanej w celu polubownego rozwiązywania sporów) roszczenie Podmiotu Zgłaszającego zostanie uznane, Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do wyrównania ADO szkody, jaką poniosła wskutek zaspokojenia roszczeniu Podmiotowi Zgłaszającemu w terminie ……… dni od daty zawiadomienia Podmiotu Przetwarzającego przez ADO

o prawomocnym rozstrzygnięciu. Jednocześnie ADO i Podmiot Przetwarzający oświadczają, że dołożą najwyższej staranności w celu zminimalizowania negatywnych konsekwencji, jakie mogą nastąpić w przypadku naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, które skutkować mogą nałożeniem kary, o której mowa w art. 83 Rozporządzenia.

3. W przypadku zdarzenia (zwane dalej „Zdarzeniem”) polegającego na przetwarzaniu lub wykorzystaniu przez Podmiot Przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający (o którym mowa w par. 2 ust 3 Umowy) przekazanych przez ADO Danych lub przekazaniu przez Podmiot Przetwarzający lub dalszy podmiot przetwarzający do przetwarzania lub wykorzystania jakiemukolwiek podmiotowi, poza zakresem, celem lub okresem przewidzianym w niniejszej umowie lub okresem niezbędnym do świadczenia usług, a w szczególności po przekazaniu protokołu o trwałym usunięciu/zniszczeniu danych przez Podmiot Przetwarzający, Podmiot Przetwarzający będzie zobowiązany zapłacić na rzecz ADO karę umowną w wysokości 150 PLN (sto pięćdziesiąt złotych) za każdy komplet Danych dotyczący jednej osoby fizycznej przekazany Podmiotowi Przetwarzającemu w ramach realizacji umowy i objęty Zdarzeniem – tj. w przypadku objęcia Zdarzeniem 1 tys. kompletów kara będzie wynosiła 150 000 PLN (sto pięćdziesiąt tysięcy złotych). Kara związana z jednym Zdarzeniem, niezależnie od ilości objętych Zdarzeniem kompletów dotyczących jednej osoby fizycznej nie może być mniejsza niż dziesięciokrotność kwoty kary za każdy komplet wskazanej w zdaniu poprzedzającym. W przypadku wystąpienia Zdarzenia Strony ustalają także, że w przypadku wystąpienia w związku ze Zdarzeniem szkody spowodowanej przetwarzaniem danych poza zakresem, celem lub okresem przewidzianym w umowie lub okresem niezbędnym do świadczenia usług, oprócz kary umownej ADO będzie posiadała prawo dochodzenia swoich pozostałych roszczeń odszkodowawczych w zakresie pełnej szkody przekraczającej wysokość kary umownej.

§ 6

Umowa wchodzi w życie z dniem ……………….. i zawarta jest na czas obowiązywania umowy zawartej pomiędzy Stronami w dniu……….

§ 7

1. W sprawach nieuregulowanych w Umowie zastosowanie mają odpowiednie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

2. Wszelkie spory wynikające z Umowy Strony zobowiązują się rozwiązywać w drodze negocjacji. W razie niemożności rozwiązania sporów w drodze negocjacji Strony poddają ich rozstrzygnięcie sądowi powszechnemu właściwemu miejscowo dla siedziby ADO.

3. Zmiany oraz uzupełnienia postanowień Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

………………………………………………………………………………………………..	…………………………………………………………………………………
Podmiot Przetwarzający	ADO