Umowa

RPT-Wzór nr 35 / RPT-Template No. 35

(ramowy wzór umowy)

Umowa

regulująca warunki elektronicznej wymiany danych do listu przewozowego

Nr ……………………

Contract

regulating the conditions of electronic data exchange to the consignment note No.……………………

zwana dalej „Umową” zawarta dnia……………………

w (wpisać

miejsce zawarcia właściwe dla strony PKP CARGO S.A.), pomiędzy:

(zapis dotyczący daty zawarcia umowy pomija się, jeżeli obie Strony Umowy będą podpisywać umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym; w pozostałych przypadkach datę zawarcia wpisuje strona, która jako druga podpisuje umowę; o dacie zawarcia umowy decyduje najpóźniejsza data złożenia oświadczenia woli o zawarciu umowy)

PKP CARGO S.A.

z siedzibą w Warszawie, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx,

Centrala – Biuro *)

wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000027702; NIP 000-00-00-000;

wysokość kapitału zakładowego: zł,

w całości wpłacony; REGON 277586360; Rejestr BDO 000000758;

PKP CARGO S.A Zakład Spółki *)

[adres zakładu]

(wersja do zastosowania, jeżeli strona nie będzie podpisywała umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym względnie zastosowany będzie kwalifikowany podpis elektroniczny i z góry wskazane są osoby podpisujące)

reprezentowaną przez:

1) (imię i nazwisko, xxxxxxx/ stanowisko służbowe),

2) (imię i nazwisko, xxxxxxx/ stanowisko służbowe),

na podstawie udzielonych pełnomocnictw*)

(wersja do zastosowania, jeżeli strona będzie podpisywała umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie są z góry wskazane osoby podpisujące)

reprezentowaną przez osobę / przez osoby*) należycie umocowane,*)

zwaną dalej PKP CARGO S.A.

………………………………….... [nazwa Klienta]

z siedzibą w……..………… [adres Klienta], wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez

………………………… pod numerem KRS ;

NIP / EuroNIP*)…………………………….; wysokość kapitału zakładowego …………………… zł, w całości wpłacony; REGON ……………………; Rejestr BDO

………………; *)

hereinafter the "Contract", concluded on …................

in ,

by and between:

PKP CARGO S.A.

with its registered office in Warsaw, xx. Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx,

Head Office – Office *)

entered in the Enterprise Register of the National Court Register maintained by the District Court for the capital city of Warsaw in Warsaw, the 12th Commercial Division – the National Court Register under number KRS 0000027702; NIP 954-23-81-

960; share capital: PLN fully paid;

REGON 277586360; BDO Register [WEEE public register]: 000000758;

PKP CARGO S.A Company's Facility*)

represented by:

1) (name, forename, function/ official position),

2)… (name, forename, function/ official position),

on the basis of granted powers of attorney,*)

represented by a person / by persons*) duly authorised,*)

Hereinafter called – PKP CARGO S.A.

And

…................................................................with its

registered office in (Client's address)

entered in the Enterprise Register of the National Court Register maintained by …………………….…..

under number KRS ………………….; NIP/EuroNIP*)

……………….; share capital fully paid;

REGON ………………..…; BDO Register ;*)

(Uwaga: dla Klienta mającego siedzibę za granicą podać odpowiedniki danych jak dla Klienta krajowego, w przypadku braku odpowiednich danych – pominąć)

(wersja do zastosowania, jeżeli strona nie będzie podpisywała umowy kwalifikowanym

podpisem elektronicznym względnie zastosowany będzie kwalifikowany podpis elektroniczny i z góry wskazane są osoby podpisujące)

reprezentowaną przez:

1) (imię i nazwisko, function/stanowisko służbowe),

2) (imię i nazwisko, function/stanowisko służbowe),

na podstawie udzielonych pełnomocnictw*)

(wersja do zastosowania, jeżeli strona będzie podpisywała umowę kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie są z góry wskazane osoby podpisujące)

reprezentowaną przez osobę / przez osoby*)

należycie umocowane,*)

zwaną dalej Klientem

PKP CARGO S.A. i Klient zwani są dalej również

Stronami Umowy.

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Umowa reguluje warunki przekazywania danych pomiędzy Stronami Umowy przy korzystaniu z elektronicznego listu przewozowego, zwanego dalej ELP.

2. Dla celów Umowy użyto następujących pojęć:

represented by:

1)… (name, forename, function/official position),

2)… (name, forename, function/official position),

on the basis of granted powers of attorney*)

represented by a person / by persons*) duly authorised,*)

hereinafter – the Client.

PKP CARGO S.A. and the Client shall also be hereinafter referred to as the Contractual Parties.

§ 1

Subject of Contract

1. The Contract regulates the conditions for the transfer of data between the Contracting Parties when using an electronic consignment note, hereinafter referred to as ELP.

2. For the purpose of the Contract, the following terms have been used:

list przewozowy

- papierowy lub elektroniczny dowód zawarcia umowy przewozu w rozumieniu art. 47 Prawo przewozowe, art. 6 CIM lub art. 14 SMGS

consignment note

- paper or electronic proof of conclusion of the contract of carriage within the meaning of art. 47 Transport law or art. 6 CIM or art. 14 SMGS

list wagonowy - papierowy lub elektroniczny

dowód przyjęcia do przewozu próżnego wagonu jako środka transportu w rozumieniu art. 14 Ogólnej umowy o użytkowaniu wagonów towarowych (AVV)

wagon note - paper or electronic proof of

acceptance for carriage of a wagon as a transport vehicle within the meaning of art. 14 General Contract of Use for Wagons (GCU)

papierowy list przewozowy

elektroniczny list przewozowy

wydruk elektronicznego listu przewozowego/w agonowego

- list przewozowy/wagonowy w formie papierowej

- dane z listu przewozowego/wagonowego przekazane drogą elektroniczną przez e-ELP

- wydrukowane na papierze elektroniczne dane z listu przewozowego/wagonowego

Consignment note in paper form

electronic consignment note

printout of an electronic consignment note / wagon note

- consignment note / wagon note in paper form

- data from the consignment note

/ wagons transmitted electronically by e-ELP

- electronic data from the consignment note / wagon note printed on paper

e-Serwis - portal internetowy umożliwiający korzystanie

z aplikacji: e-ELP, e-Przesyłka, e-Faktura oraz e-Reklamacja dostępny na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx

e-Serwis - Online portal enabling the use

of applications: e-ELP, e- Consignment, e-Complaint and e-Invoice available at xxx.xxxxxxxx.xxx

e-ELP - aplikacja internetowa umożliwiająca korzystanie z ELP dostępna na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx

w portalu e-Serwis

e-ELP - Online application enabling the

use of ELP available at xxx.xxxxxxxx.xxx in the e- Service portal

e-Przesyłka - aplikacja internetowa

umożliwiająca podmiotowi uprawnionemu rejestrację zamówień na wagony/zawiadomień o zamiarze nadania do przewozu wagonu dostarczonego przez klienta oraz dostęp do informacji o przesyłce i jej lokalizacji; aplikacja dostępna na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx w portalu e-Serwis

e- Consignment

- Online application enabling the authorized entity to register wagon orders/notifications of intention to send a wagon delivered by the customer for carriage and access information about the consignment and its location; the application is available at xxx.xxxxxxxx.xxx on the e-Service portal

plik wymiany danych

- zbiór danych o strukturze zgodnej z ustalonym przez PKP CARGO S.A. standardem i przygotowanych w odczytywalnym formacie pliku, które mogą być automatycznie i jednoznacznie przetwarzane

data exchange file

- a set of data having a structure consistent with the standard set out by PKP CARGO S.A. and prepared in a readable file format that can be automatically and unambiguously processed

komunikat - dane wprowadzone i

przekazywane za pomocą e- ELP mające postać elektronicznie odczytywalnego formatu, który umożliwia ich automatyczne przetwarzanie

message - data entered and transmitted by

e-ELP in form of an electronically-readable format that allows their automatic processing

status listu przewozowego

- informacja o aktualnym stanie przetwarzania listu przewozowego przez PKP CARGO S.A.

consignment note status

- information on the current processing status of the consignment note by PKP CARGO S.A.

WOT - Wykaz odległości taryfowych PKP CARGO S.A., Część I spis stacji oraz zakres usług świadczonych na tych stacjach (WOT I)

tryb aktywny - profil dostępu umożliwiający

korzystanie z pełnego zakresu funkcjonalności dostępnych w e-ELP, tj.: dokonywania rejestracji, edycji i podglądu danych

WOT - List of tariff distances of PKP CARGO S.A., Part I list of stations and the range of services provided at these stations (WOT I)

active mode - access profile enabling to use

the full range of functionalities available in e-ELP, i.e.: to register, edit and preview data

tryb pasywny - profil dostępu umożliwiający

korzystanie

z ograniczonego zakresu funkcjonalności dostępnych w e-ELP, tj.: dokonywania podglądu danych.

rola Spedytor - rola w e-ELP umożliwiająca

Klientowi nadanie/odbiór przesyłek w imieniu nadawcy/odbiorcy lub podgląd przesyłek, w których ma zastosowanie jego umowa handlowa lub rozliczeniowa.

passive mode

Freight Forwarder role

- access profile enabling to use the limited scope of functionalities available in e- ELP, i.e.: to preview the data.

- a role in e-ELP that allows the Customer to send/receive shipments on behalf of the sender/recipient or to view shipments in which his commercial or settlement agreement applies.

rola Nadawca - rola w e-ELP umożliwiająca

Klientowi nadanie/odbiór przesyłek, których jest nadawcą/odbiorcą.

Sender role - a role in e-ELP enabling the

Customer to send/receive shipments of which he is the sender / recipient.

3. Na mocy Umowy Klient za pośrednictwem e-ELP korzysta z możliwości złożenia i odbioru listu przewozowego drogą elektroniczną.

§ 2 Zakres i warunki obowiązywania ELP

1. Korzystanie z ELP dotyczy przesyłek przewożonych na podstawie krajowego listu przewozowego, listu przewozowego CIM / listu wagonowego CUV, listu przewozowego SMGS lub listu przewozowego CIM/SMGS.

2. Strony Umowy ustalają dniowy okres

wdrożeniowy ELP, w czasie którego stosują równolegle papierowy i elektroniczny list przewozowy/wagonowy.

Okres wdrożeniowy rozpoczyna się w dniu pierwszej elektronicznej wymiany danych w e- ELP.

3. Okres wdrożeniowy, o którym mowa w ust. 2, może być przedłużony na pisemny wniosek każdej ze Stron Umowy.

4. Strony Umowy uznają, że dane przekazywane za pośrednictwem e-ELP mają taką samą moc wiążącą jak informacje w formie pisemnej.

5. Po zakończeniu okresu wdrożeniowego ELP Strony Umowy zobowiązują się do przekazywania danych wyłącznie za pomocą e- ELP z wyjątkiem przypadków związanych z ograniczeniami technicznymi lub prawnymi.

6. Za korzystanie z e-ELP PKP CARGO S.A. nie pobiera opłat.

7. Jeżeli Klient przekazuje dane niezbędne do zawarcia umowy przewozu na podstawie krajowego listu przewozowego z pominięciem e- ELP, pobiera się opłatę zawartą w Taryfie towarowej PKP CARGO S.A. z tytułu wprowadzenia przez PKP CARGO S.A. tych danych do e-ELP. Opłaty nie pobiera się, jeżeli przekazanie danych z pominięciem e-ELP nastąpiło z przyczyn, o których mowa w § 7 ust. 4 i 5 Umowy.

8. W ramach wniosku zgłoszenia Użytkownika do e- ELP, Użytkownik zobowiązany jest złożyć oświadczenie, że zapoznał się z dostępnym na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx „Regulaminem Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w PKP CARGO S.A. dla kontrahentów PKP CARGO S.A.” oraz zobowiązuje się przestrzegać zawartych w nim zasad.

Zmiany do Regulaminu będą wysyłane przez PKP CARGO S.A. na adres e-mail Użytkownika wskazany we Wniosku zgłoszenia Użytkownika

3. Under the Contract, via e-ELP, the Customer uses the option of electronically submitting and receiving the consignment note.

§ 2 The scope and conditions of ELP validity

1. The use of ELP applies to consignments transported on the basis of the domestic consignment note, CIM consignment note / CUV consignment note, SMGS consignment note or CIM/SMGS consignment note.

2. The Contracting Parties agree upon a ............

day implementation period of ELP, during which they use a paper and electronic consignment note / wagon note.

The implementation period starts on the day of the first electronic data exchange in e-ELP.

3. The implementation period referred to in paragraph 2, may be extended at the written request of each of the Contracting Parties.

4. The Contracting Parties recognize that data transmitted via e-ELP have the same binding force as the information in writing.

5. After the expiration of the implementation period of ELP, the Contracting Parties undertake to provide data only via e-ELP, except for cases related to technical or legal limitations.

6. PKP CARGO S.A. does not charge fees for using e-ELP.

7. If the Customer transmits data necessary to conclude a contract of carriage based on a domestic consignment note bypassing e-ELP, a fee contained in the Freight Tariff of PKP CARGO S.A. (TT PKP CARGO) shall be charged for PKP CARGO S.A. entering such data into e-ELP. The fee shall not be charged if the transfer of data bypassing e-ELP occurred for reasons referred to in § 7 paragraphs 4 and 5 of the Contract.

8. As part of the e-ELP application, the User is obliged to make a declaration that he/she is aware of the "Regulations of ICT Security in PKP CARGO S.A. for contractors of PKP CARGO S.A." available on xxx.xxxxxxxx.xxx. and undertakes to comply with the rules contained therein.

Changes to the Regulations shall be sent by PKP CARGO S.A. to the User's e-mail address indicated in his/her e-ELP Application, and the User will be obliged to submit a new declaration.

do e-ELP, a Użytkownik będzie zobowiązany do złożenia ponownego oświadczenia.

9. Aplikacja e-ELP jest dostępna po zalogowaniu się na stronie xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxx.

10. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania w zakresie warunków obowiązywania ELP)

§ 3 Warunki obsługi e-ELP

1. Klient może zgłosić lub odwołać osoby uprawnione (dalej „Użytkownik”) do korzystania z e-ELP przez złożenie do PKP CARGO S.A. wniosku zgodnie z Załącznikiem do Umowy.

2. Każdemu Użytkownikowi e-ELP wskazanemu przez Klienta, PKP CARGO S.A. przydzieli login i hasło.

W ramach przyznanego loginu i hasła Użytkownik może posiadać uprawnienia do działania w imieniu więcej niż jednej firmy/oddziału firmy.

3. Użytkownik w ramach posiadanych uprawnień ma możliwość korzystania z e-ELP w trybie aktywnym lub pasywnym.

4. Użytkownikowi w ramach posiadanych uprawnień lub pełnomocnictw przydzielana jest rola Nadawcy lub Spedytora.

5. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania w zakresie wdrożenia i obsługi ELP)

§ 4 Postępowanie po wdrożeniu ELP

1. Klient za pomocą e-ELP przekazuje PKP CARGO

X.X. xxxx dotyczące nadawanej przesyłki.

2. Zgłoszenie danych może być zrealizowane za pomocą:

2.1. ręcznego wypełnienia formatek;

2.2. wczytania wzorca lokalnego;

2.3. wczytania pliku wymiany danych;

2.4. B2B - przekazywanie przez system informatyczny Klienta.

3. PKP CARGO S.A. za pomocą e-ELP przekazuje Klientowi aktualny status listu przewozowego.

4. PKP CARGO S.A. za pomocą e-ELP udostępnia Klientowi, który nadał przesyłkę, wtórnik listu przewozowego jako dowód zawarcia umowy przewozu (4. część/arkusz listu przewozowego/wagonowego). Klient za pomocą e-ELP ma możliwość wydrukowania wtórnika listu przewozowego.

Jeżeli Klient wpisze w liście przewozowym nazwy załączonych dokumentów, jest on zobowiązany je zeskanować i dołączyć do listu przewozowego w e-ELP. Do listu przewozowego mogą być

9. Application e-ELP is available after logging in to xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxx.

10. Other *)

§ 3 Terms of service of the e-ELP

1. The Customer may submit or remove the persons authorized (hereinafter referred to as "User") to use e-ELP by submitting to PKP CARGO S.A. an application in accordance with Appendix to the Contract.

2. Each e-ELP user indicated by the Customer, PKP CARGO S.A. will assign a login and password.

As part of the login and password, the User may be authorized to act on behalf of more than one company / branch of the company.

3. The User, as part of his / her rights, has the option to use e-ELP in an active or passive mode.

4. Within the scope of their rights or powers of attorney, the User is assigned the role of Sender or Freight Forwarder.

5. Other *)

§ 4 Proceeding after the implementation of ELP

1. The Customer, via e-ELP, passes to PKP CARGO S.A. data relating to the shipment being sent.

2. The data submission can be done using:

2.1. manual filling of forms;

2.2. downloading the local template;

2.3. downloading a data exchange file;

2.4. B2B - transfer through the Customer's information system.

3. PKP CARGO S.A. using e-ELP informs the Customer on the current status of the consignment note.

4. With the help of e-ELP, PKP CARGO S.A. makes available to the Customer who dispatched the consignment, a duplicate consignment note as proof of conclusion of the contract of carriage (4th section / sheet of the consignment note / wagon note). The Customer has the possibility to print out the duplicate consignment note using e-ELP.

If the Customer enters the names of the attached documents in the consignment note, he is obliged to scan them and attach them to the

dołączone tylko dokumenty, które są niezbędne do wykonania umowy przewozu. Jeżeli wymagane będą oryginały załączników Klient zobowiązany jest przekazać je PKP CARGO S.A.

5. Jeżeli odbiorca przesyłki, która została nadana w e-ELP, nie stosuje elektronicznej wymiany danych z listu przewozowego, to PKP CARGO S.A.:

5.1. drukuje odpowiednie części/arkusze listu przewozowego/wagonowego;

5.2. dołącza do wydruku listu przewozowego, o którym mowa w pkt 5.1., wydruk zeskanowanych dokumentów lub doręczone przy nadaniu oryginały dokumentów, o których mowa w ust. 4;

5.3. przekazuje odbiorcy przesyłki oryginał listu przewozowego (1. część/arkusz) i dokumenty wymienione w pkt 5.2., a odbiorca przesyłki potwierdza odbiór przesyłki na wydruku odpowiedniej części/arkusza listu przewozowego.

6. Jeżeli odbiorca przesyłki, która została nadana w e-ELP, stosuje elektroniczną wymianę danych z listu przewozowego, PKP CARGO S.A. udostępnia odbiorcy za pomocą e-ELP oryginał listu przewozowego (1. część/arkusz) i załączone dokumenty, o których mowa w ust. 4.

Potwierdzenia odbioru przesyłki dokonuje się w e- ELP.

7. Wydruk zeskanowanych dokumentów lub oryginały załączników, o których mowa w ust. 4, PKP CARGO S.A. dołącza do wydruku listu przewozowego CIM / listu wagonowego CUV, listu przewozowego SMGS, listu przewozowego CIM/SMGS.

8. Wszelkie informacje dotyczące zmiany umowy przewozu i wskazówki dotyczące przeszkody w przewozie lub w wydaniu przesyłki Klient przekazuje PKP CARGO S.A. na zasadach określonych w Regulaminie przewozu przesyłek towarowych PKP CARGO S.A. (RPT).

9. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania w zakresie sposobu postępowania po wdrożeniu ELP)

§ 5 Postępowanie reklamacyjne

Wnosząc reklamację do PKP CARGO S.A. dołącza się wydruk dostępny w e-ELP.

consignment note in e-ELP. Only documents that are necessary for the performance of the contract of carriage may be attached to the consignment note. If the original attachments are required, the Customer is obliged to provide them to PKP CARGO S.A.

5. If the consignee of the consignment which has been sent in e-ELP, is not using electronic data exchange from the consignment note, PKP CARGO S.A .:

5.1. prints the relevant parts/sheets of the consignment note/ wagon note;

5.2. attaches to the printout of the consignment note, referred to in point 5.1, the printout of scanned documents or delivered, when sending the originals of documents referred to in paragraph 4;

5.3. Forwards the consignment note to the consignee (1st section/sheet) and the documents listed in point 5.2, the consignee of the consignment confirms receipt of the consignment on the printout of the relevant part/ sheet of the consignment note.

6. If the consignee of the consignment, which has been sent in the e-ELP, uses electronic data exchange from the consignment note, PKP CARGO S.A. makes available to the consignee via e-ELP the original consignment note (1.part/ sheet) and the attached documents referred to in paragraph 4.

Confirmation of receipt of the consignment shall be made in e-ELP.

7. The printout of scanned documents or the original attachments referred to in paragraph 4, PKP CARGO S.A. attached to the printout of the CIM consignment note / CUV consignment note, SMGS consignment note, CIM/SMGS consignment note.

8. All information regarding the change of the contract of carriage and information on the obstacle in transport or in the delivery of the consignment the Customer is provided by PKP CARGO S.A. with the rules set out in the Terms & Conditions of Freight Carriage (RPT) PKP CARGO S.A.

9. Other *)

§ 5 Complaint proceedings

Addressing a complaint to PKP CARGO S.A. a printout available in e-ELP must be attached.

§ 6 Bezpieczeństwo i poufność danych

1. Strony Umowy zobowiązują się wdrożyć i utrzymywać procedury oraz środki bezpieczeństwa w celu zagwarantowania ochrony przed zagrożeniem w postaci nieuprawnionego dostępu, modyfikacji, opóźnienia transmisji komunikatów, zniszczenia lub utraty danych.

2. Za środki bezpieczeństwa, o których mowa w ust. 1, Strony Umowy uważają w szczególności:

2.1. ochronę i nieudostępnianie haseł osobom nieuprawnionym;

2.2. niepodejmowanie prób używania aplikacji niezgodnie z przeznaczeniem;

2.3. niepodejmowanie prób znalezienia i wykorzystania błędów aplikacji;

2.4. niepodejmowanie prób skanowania aplikacji;

2.5. inne *);

2.6. zgłaszanie zauważonych błędów.

3. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania w zakresie bezpieczeństwa i poufności danych)

§ 7 Zakłócenia w procesie przesyłania danych i postępowanie w sytuacjach awaryjnych

1. Użytkownik jest zobowiązany do niezwłocznego informowania PKP CARGO S.A. o wszystkich stwierdzonych błędach w transmisji celem podjęcia przez PKP CARGO S.A. stosownych działań zmierzających do ich wyeliminowania. W przypadku awarii Strona Umowy, u której wystąpiła awaria, jest zobowiązana do poinformowania drugiej Strony Umowy o przewidywanym terminie jej usunięcia.

2. W przypadku planowanych wyłączeń lub konserwacji e-ELP, PKP CARGO S.A. zobowiązana jest do poinformowania Klienta nie później niż na 3 dni robocze przed planowaną operacją, w uzgodnionej przez Strony Umowy formie.

3. W przypadku planowanych wyłączeń lub konserwacji systemu informatycznego Klienta, które uniemożliwiają wygenerowanie danych z listu przewozowego w postaci pliku .xml, zobowiązany jest on do poinformowania PKP CARGO S.A. nie później niż na 3 dni robocze przed planowaną operacją, w uzgodnionej przez Strony Umowy formie.

4. W przypadku awarii, planowanego wyłączenia lub konserwacji e-ELP:

4.1. Użytkownik kieruje zgłoszenia na właściwy dla danej stacji nadania lub przeznaczenia adres e-mail wskazany w załączniku nr 5 do

§ 6 Security and confidentiality of data

1. The Contracting Parties undertake to implement and maintain procedures and security measures in order to guarantee protection against the threat of unauthorized access, modification, delay of transmission of messages, destruction or loss of data.

2. For the security measures referred to in paragraph 1, the Contracting Parties consider in particular:

2.1. protection and non-sharing of passwords to unauthorized persons;

2.2. not attempting to use the application not as intended;

2.3. not attempting to find and use application errors;

2.4. not attempting to scan the application;

2.5. other *);

2.6. reporting noticed errors. 3. Other *)

§ 7 Disturbances in the data transfer process and emergency procedures

1. The User is obliged to immediately inform PKP CARGO S.A. about all reported errors in transmission for PKP CARGO S.A. appropriate measures to eliminate them. In the event of a failure, the Party to the Contract in which the failure occurred is obliged to inform the other Contracting Party of the expected date of its removal.

2. In case of planned shutdowns or maintenance of e-ELP, PKP CARGO S.A. is obliged to inform the Customer no later than 3 working days before the planned operation, in form as agreed upon by the Contracting Parties.

3. In case of planned exclusions or maintenance of the Customer’s IT system, which prevent the generation of data from the consignment note in form of an .xml file, he is obliged to inform PKP CARGO S.A. no later than 3 working days before the planned operation, in form as agreed upon by the Contracting Parties.

4. In case of failure, planned shutdown or maintenance e-ELP:

4.1. The user directs the application to the e- mail address specified in Appendix No.

WOT oraz na adres e-mail: xxxx.xxx@xxxxxxxx.xxx;

4.2. Klient nadający przesyłkę przekazuje PKP CARGO S.A. dane dotyczące przesyłki:

4.2.1. składając wypełniony papierowy list przewozowy/wagonowy, na podstawie którego PKP CARGO

S.A. rejestruje nadanie przesyłki w systemie informatycznym lub

4.2.2. przesyłając, w zależności od miejsca nadania na adres e-mail wskazany w załączniku nr 5 do WOT, dane do listu przewozowego, na podstawie których PKP CARGO S.A. rejestruje nadanie przesyłki w systemie informatycznym

− a jako potwierdzenie nadania przesyłki PKP CARGO S.A. przekazuje Klientowi wydrukowany z systemu informatycznego list przewozowy/wagonowy lub przesyła plik w formacie „pdf”;

4.3. Klient odbierający przesyłkę otrzymuje od PKP CARGO S.A. wydrukowany z systemu informatycznego list przewozowy/wagonowy oraz potwierdza odbiór przesyłki na wydruku odpowiedniej części/arkusza listu przewozowego.

5. W przypadku awarii, planowanego wyłączenia lub konserwacji systemu informatycznego Klienta, który dokonuje zgłoszenia danych za pomocą pliku .xml postępuje on zgodnie z ust. 4 pkt 4.2. lub rejestruje przesyłkę bezpośrednio w e-ELP.

Po usunięciu awarii / ponownym włączeniu po zakończeniu prac konserwacyjnych w e-ELP dostępne są dane dotyczące przesyłek zgłoszonych w trybie ust. 4 pkt 4.2.

6. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania

w zakresie zakłóceń w procesie przesyłania danych i postępowania w sytuacjach awaryjnych)

5 of WOT and to the e-mail address: xxxx.xxx@xxxxxxxx.xxx.;

4.2. The Customer sending the shipment submits PKP CARGO S.A. data on the consignment:

4.2.1. by submitting a completed paper consignment note / wagon note on the basis of which PKP CARGO S.A. registers the shipment in the IT system or

4.2.2. by sending, depending on the place of dispatching, to the e- mail address indicated in Appendix No. 5 of WOT, data to the consignment note, on the basis of which PKP CARGO S.A. records the dispatching of a consignment at the IT system

- and as a confirmation of the consignment, PKP CARGO S.A. provides the Customer with a consignment note / wagon note printed out from the IT system or sends a file in "pdf" format.

4.3. The Customer receiving the shipment receives from PKP CARGO S.A. the consignment note/ wagon note printed from the IT system and confirms the receipt of the consignment on the printout of the relevant part/ sheet of the consignment note.

5. In the event of a failure, planned shutdown or maintenance of the Customer's IT system who submits data by means of an .xml file, he proceeds in accordance with paragraph 4, point

4.2 or registers the consignment directly in e- ELP.

Once the malfunction is corrected / re-enabled after maintenance work, data on consignments reported under paragraph 4.4.2 are available in e-ELP.

6. Other *)

§ 8 Utrzymanie sprzętu, oprogramowania, transmisja plików wymiany danych

1. Wybór odpowiedniego sprzętu i oprogramowania leży w gestii Stron Umowy.

2. Strony Umowy zobowiązują się do zapewnienia odpowiedniego serwisu w odniesieniu do własnego sprzętu i oprogramowania, jak również do zapewnienia wszelkich usług koniecznych dla efektywnej i niezawodnej eksploatacji elektronicznej wymiany danych. Każda ze Stron

§ 8 Maintenance of hardware, software, transmission of data exchange files

1. The selection of appropriate equipment and software is at the discretion of the Contracting Parties.

2. The Contracting Parties undertake to provide adequate service in respect of their own equipment and software, as well as to provide all services necessary for the effective and reliable operation of electronic data exchange.

Umowy będzie wykonywać powyższe zadania na swój koszt.

3. Inne ……………………. *) (z uwzględnieniem ustaleń z Klientem można określić dodatkowe szczegółowe uregulowania

w zakresie utrzymania sprzętu, oprogramowania i transmisji plików wymiany danych)

Each of the Contracting Parties will perform the above tasks at their own expense.

3. Other *)

§ 9 Klauzula informacyjna w rozumieniu RODO

1. Każda ze Stron Umowy oświadcza, iż jest Administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, w odniesieniu do danych osobowych osób reprezentujących każdą ze Stron oraz osób fizycznych wskazanych w Umowie jako osoby do kontaktu (tzw. dane kontaktowe). Przekazywane na potrzeby realizacji Umowy dane osobowe są danymi zwykłymi i obejmują w szczególności imię, nazwisko, zajmowane stanowisko i miejsce pracy, adres prowadzonej działalności gospodarczej (o ile adres ten jest jednocześnie adresem zamieszkania), numer służbowego telefonu, służbowy adres email.

2. Strony Umowy oświadczają, iż każda ze Stron we własnym zakresie, powołała inspektora ochrony danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO.

2.1. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych PKP CARGO S.A.: xxx@xxxxxxxx.xxx;

§ 9 GDPR information clause

1. Each of the Contracting Parties declares to be the controller of personal data within the meaning of Regulation of the European Parliament and the Council (EU) 2016/679 of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation), hereinafter referred to as GDPR, with reference to personal data of persons representing each Party and natural persons indicated in the Contract as contact person (so-called contact details). The personal data provided for the purposes of the Contract 's performance are ordinary data and include, in particular, the name, surname, occupied position and place of work, address of the conducted business (provided that it is the residence address as well) the business telephone number, business email address.

2. The Contracting Parties declare that each of the Parties on its own, has appointed a Data Protection Officer, referred to in art. 00-00 XXXX.

2.1. Contact details of the Data Protection Officer PKP CARGO S.A.: xxx@xxxxxxxx.xxx,

2.2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (wpisać nazwę Klienta i email). *)

(zapis stosować, jeżeli obie Strony Umowy powołały we własnym zakresie Inspektora Ochrony Danych)

PKP CARGO S.A. oświadcza, iż powołała Inspektora Ochrony Danych, o którym mowa w art. 37-39 RODO. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych PKP CARGO S.A.: xxx@xxxxxxxx.xxx*).

(zapis stosować, jeżeli Inspektora Ochrony Danych nie powołał Klient)

3. Strony Umowy zobowiązują się do ochrony danych osobowych udostępnionych wzajemnie w związku z wykonywaniem Umowy, w tym do wdrożenia oraz stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, a w szczególności z ustawą z dnia 10.05.2018 r.

2.2. Contact details of the Data Protection Officer *)

PKP CARGO S.A. declares that it has appointed the Data Protection Officer referred to in art. 00-00 XXXX. Contact details of the Data Protection Officer PKP CARGO S.A.:

xxx@xxxxxxxx.xxx.*)

3. The Contracting Parties undertake to protect personal data shared with each other in connection with the performance of the Contract, including the implementation and application of technical and organizational measures ensuring an adequate level of security of personal data in accordance with the law, in particular the Law of 10/05/2018 on

o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U. z dnia 19.09.2019 r. – poz. 1781 z późniejszymi zmianami) oraz przepisami RODO. Strony Umowy zobowiązują się do stosowania wytycznych lub interpretacji, wydanych przez polski organ nadzoru lub unijny organ doradczy zajmujący się ochroną danych osobowych dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych.

4. Dane osobowe osób, o których mowa w ust. 1, będą przetwarzane przez Strony Umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratorów danych) jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania zadań związanych z realizacją zawartej Umowy.

5. Dane osobowe osób, o których mowa w ust.1, mogą być przekazywane do państwa trzeciego oraz organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO, jeśli będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji Umowy.

6. Dane osobowe osób, o których mowa w ust.1, nie będą przekazywane podmiotom trzecim, o ile nie będzie się to wiązało z koniecznością wynikającą z realizacji Umowy.

7. W oparciu o dane osobowe osób, o których mowa w ust.1, Strony Umowy nie będą podejmowały zautomatyzowanych decyzji, w tym decyzji będących wynikiem profilowania w rozumieniu RODO.

8. Dane osobowe osób, o których mowa w ust.1, będą przetwarzane przez okres 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym Umowa została wykonana, chyba że niezbędny będzie dłuższy okres przetwarzania, np.: z uwagi na obowiązki archiwizacyjne, dochodzenie roszczeń.

9. Osobom, o których mowa w ust.1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych, przysługuje prawo do żądania od Administratora danych dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Wniesienie przez osobę fizyczną, o której mowa w ust. 1 żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych skutkuje obowiązkiem, związanej z tą osobą Strony Umowy, wskazania innej osoby w jej miejsce.

10. Osobom, o których mowa w ust.1, w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, właściwego ze względu na miejsce

protection of personal data [consolidated text Dz. U. of 19/09/2019 - item 1781 as amended] and GDPR regulations. The Contracting Parties undertake to apply guidelines or interpretations issued by the Polish supervisory authority or an EU advisory body responsible for the protection of personal data regarding the processing and protection of personal data.

4. Personal data of persons referred to in paragraph 1 shall be processed by the Contracting Parties pursuant to art. 6 par. 1 lit.

f) GDPR (i.e. processing is necessary for purposes arising from legally justified interests performed by data controllers) only for the purpose and scope necessary to perform the tasks related to the implementation of the concluded Contract.

5. Personal data of persons referred to in paragraph 1 may be transferred to a third country and an international organization within the meaning of GDPR, if it will be associated with the necessity resulting from the performance of the Contract.

6. Personal data of persons referred to in paragraph 1 will not be transferred to third parties, unless it is associated with the necessity resulting from the performance of the Contract.

7. Based on the personal data of persons referred to in paragraph 1, the Contracting Parties will not make automated decisions, including decisions resulting from profiling within the meaning of GDPR.

8. The personal data of persons referred to in paragraph 1 will be processed for a period of 6 years beginning with the end of the calendar year in which the Contract was performed, unless a longer processing period is necessary,

e.g. due to archiving obligations, assertion of claims.

9. In connection with the processing of their personal data, the persons referred to in paragraph 1 have the right to request from the data controller access to their personal data, their rectification, deletion or limitation of processing or objecting to data transfer and the right to lodge a complaint before the supervisory body. Submission by a natural person referred to in paragraph 1, of the request to remove or limit the processing of personal data results in an obligation of the Contractual Parties associated with that person to indicate another person in its place.

10. In connection with the processing of their personal data, the persons referred to in paragraph 1 have the right to lodge a complaint to the supervisory body competent for the place

pobytu lub naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

11. Strony Umowy zobowiązują się poinformować osoby fizyczne niepodpisujące niniejszej Umowy, o których mowa w ust.1, o treści niniejszych zasad ochrony danych osobowych.

§ 10 Klauzule antykorupcyjne

1. Klient zobowiązuje się do stosowania obowiązujących w PKP CARGO S.A. regulacji wewnętrznych dotyczących standardów etycznego postępowania, przeciwdziałania korupcji oraz wręczania Prezentów. Regulacje wewnętrzne PKP CARGO S.A. dostępne są pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xx/xxx- jestesmy/compliance/.

2. Klient zobowiązany jest do unikania przypadków konfliktu interesów, które mogą podważać lub budzić wątpliwości co do jego uczciwości i wiarygodności.

3. Klient oraz wszystkie osoby reprezentujące Klienta (pracownicy, współpracownicy) nie mogą:

3.1. udzielać korzyści majątkowej lub osobistej:

a) jakiejkolwiek osobie pełniącej funkcję publiczną, w związku z pełnieniem przez nią tej funkcji, jak również nie mogą podejmować działań, których celem jest nakłonienie osoby pełniącej funkcję publiczną do naruszenia przepisów prawa lub udzielać, albo obiecywać udzielenia takiej osobie korzyści majątkowej lub osobistej za naruszenie przepisów prawa,

b) żadnej partii politycznej, członkowi partii politycznej, ani kandydatowi na urząd państwowy,

c) żadnemu agentowi ani pośrednikowi w zamian za opłacenie kogokolwiek z wyżej wymienionych,

d) pracownikom i współpracownikom PKP CARGO S.A.;

3.2. powoływać się na wpływy i pozycję w spółkach w Grupie PKP lub w Grupie PKP CARGO albo wywołując przekonanie innej osoby lub utwierdzając ją w przekonaniu o istnieniu takich wpływów, podejmować się pośrednictwa w załatwieniu sprawy w zamian za korzyść majątkową lub osobistą, albo jej obietnicę;

3.3. w celu osiągnięcia korzyści majątkowej udaremniać lub utrudniać postępowanie o udzielenie zamówienia albo wchodzić w porozumienie z inną osobą, działając na szkodę podmiotu organizującego postępowanie lub podmiotu, na którego rzecz postępowanie jest organizowane;

3.4. udzielać korzyści majątkowej lub osobistej żadnej innej osobie lub podmiotowi w celu

of residence or the violation of provisions on the protection of personal data.

11. The Contractual Parties undertake to inform natural persons not signing this Contractual, referred to in paragraph 1, about the content of these principles of personal data protection.

§ 10 Anti-corruption Clauses

1. The Customer undertakes to apply the internal regulations binding in PKP CARGO S.A. concerning the standards of ethical conduct, anti-corruption and giving Gifts. PKP CARGO

S.A. internal regulations are available at: xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xx/xxx- jestesmy/compliance/.

2. The Customer is obliged to avoid any conflict of interest that may undermine or raise doubts about its honesty and reliability.

3. The Customer and all persons representing the Client (employees, associates) shall not:

3.1. provide financial or personal benefit to:

a) any person holding a public function, in connection with the performance of that function, nor shall they take any action intended to induce a person holding a public function to violate the law or give or promise to give such a person a financial or personal benefit for violating the law,

b) to any political party, member of a political party, or candidate for public office,

c) to any agent or intermediary in return for the payment of any of the above,

d) PKP CARGO S.A. employees and associates;

3.2. to invoke influence and position in companies of the PKP Group or PKP CARGO Group or by inducing another person to believe or confirm him/her in belief of the existence of such influence, to undertake intermediation in settling a matter in exchange for a financial or personal benefit or its promise;

3.3. to hinder or obstruct a procurement procedure for the purpose of achieving a financial benefit or to enter into an agreement with another person, to the detriment of the entity organizing the procedure or the entity on whose behalf the procedure is organized;

3.4. provide a pecuniary or personal benefit to any other person or entity in order to

uzyskania ich decyzji, wpływu lub działań, mogących skutkować jakimkolwiek niezgodnym z prawem uprzywilejowaniem lub też w dowolnym innym niewłaściwym celu, jeżeli działanie takie narusza lub naruszałoby przepisy prawa w zakresie przeciwdziałania korupcji wydane przez uprawnione organy w Polsce i na terenie Unii Europejskiej.

4. Każdy przypadek korupcji, podejrzenia innego rodzaju nadużyć oraz naruszenia zasad należy zgłosić za pośrednictwem dedykowanych kanałów komunikacji:

a) platformy internetowej: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx,

b) adresu e-mail: xxxxx@xxxxxxxxxx.xx,

c) pod numerem telefonu: (x00) 00 000 00 00.

§ 11 Postanowienia końcowe

1. Umowa wchodzi w życie z dniem ……… roku i zostaje zawarta na czas …… / do *) (wpisać

zgodnie z ustaleniami Stron Umowy).

2. Stronom Umowy przysługuje prawo do wypowiedzenia Umowy z zachowaniem

……………… (wpisać zgodnie z ustaleniami Stron Umowy)

terminu wypowiedzenia.

3. Umowa może być rozwiązana w trybie natychmiastowym, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że dalsza jej realizacja może doprowadzić do nieuprawnionego dostępu do danych przez osoby trzecie.

3a. W odniesieniu do listów przewozowych

/wagonowych wystawionych w e-ELP przed dniem rozwiązania Umowy, do zakończenia danej umowy przewozu stosuje się odpowiednio postanowienia Umowy.

4. Wszelkie oświadczenia Stron Umowy związane z Umową oraz wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem przypadków, gdy w treści Umowy postanowiono inaczej.

5. [wersja 1 – w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej nie będącymi

stroną Karty Grupy PKP]

obtain their decision, influence or action that may result in any unlawful preference or for any other improper purpose, if such action violates or would violate anti-corruption laws issued by authorized bodies in Poland and within the European Union.

4. Any case of corruption, suspicion of other types of abuse and violation of the rules must be reported through dedicated communication channels:

a) internet platform: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xxx,

b) e-mail address: xxxxx@xxxxxxxxxx.xx,

c) phone number: (x00) 00 000 00 00.

§ 11 Final Provisions

1. The Contract shall enter into force the .........

and shall be concluded for the time ...

................./ to… *)

2. The Contracting Parties shall have the right to terminate the Contract with a term of notice of

…. ……………………………

3. The Contract may be terminated immediately, if there is reasonable suspicion that its further implementation may lead to unauthorized access to data by third parties.

3a. With respect to consignment notes/wagon notes issued in e-ELP prior to the date of termination of the Contract, the provisions of the Contract shall apply mutatis mutandis to the termination of the respective contract of carriage.

4. All representations of the Contracting Parties related to the Contract and any amendments and additions to the Contract shall be made in writing under the pain of nullity, except in cases where otherwise stated in the content of the Contract.

The Contracting Parties declare that the Contract constitutes their trade secret and undertake not to disclose (in any form, using any information carriers) the information contained in the Contract to any third party, regardless of the legal form of action of such third party. The obligation to keep trade secret information confidential shall bind the Parties during the term of this Contract, as well as for a period of 5 years after its termination - expiration or cancellation or nullification of its

uchyleniu bądź zniweczeniu skutków prawnych. Z zastrzeżeniem zachowania tajemnicy handlowej Umowa może zostać udostępniona pracownikom Stron Umowy w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania Umowy. Ponadto każda ze Stron Umowy uprawniona jest do ujawnienia treści Umowy na żądanie organu wymiaru sprawiedliwości, organu administracji publicznej lub innego uprawnionego podmiotu w zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami obowiązującego prawa.

W przypadku ujawnienia treści Umowy, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Strona Umowy, która takiego ujawnienia dokonała, niezwłocznie poinformuje o tym fakcie drugą Stronę Umowy wskazując podmiot, któremu ujawniono treść Umowy oraz zakres i przyczyny ujawnienia treści Umowy.

Niezależnie od powyższego PKP CARGO S.A. jest uprawniona do ujawnienia treści Umowy, jak również poinformowania o jej zawarciu, zmianie, rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wykonaniu, w związku z:

1) wykonywaniem przez PKP CARGO S.A. obowiązków informacyjnych spółki publicznej w zakresie, w jakim jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje, oraz

2) obowiązkami PKP CARGO S.A. wynikającymi z zawartej przez PKP CARGO S.A. umowy korporacyjnej pn. Karta Grupy PKP z dnia 17 sierpnia 2022

r. w zakresie wymaganym przez tę umowę. *)

(uwaga: jeżeli Klient, z którym będzie zawierana Umowa, jako spółka publiczna ma również nałożone określone obowiązki informacyjne, wówczas na wniosek Klienta należy odpowiednio zmodyfikować zapis określony w tym

zakresie; przykładowe alternatywne lub dodatkowe zapisy poniżej)

Niezależnie od powyższego Strony Umowy są uprawnione do ujawnienia treści Umowy, jak również poinformowania o jej zawarciu, zmianie, rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wykonaniu, w związku z wykonywaniem przez Strony Umowy obowiązków informacyjnych spółki publicznej w zakresie, w jakim jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje.

PKP CARGO S.A. jest jednocześnie uprawniona do ujawnienia treści Umowy, jak również poinformowania o jej zawarciu, zmianie, rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wykonaniu, w związku z wykonywaniem przez PKP CARGO

S.A. obowiązków wynikających z zawartej przez PKP CARGO S.A. umowy korporacyjnej pn. Karta Grupy PKP z dnia 17 sierpnia 2022 r., w zakresie wymaganym przez tę umowę. *)

PKP CARGO S.A. oświadcza, iż w związku z posiadaniem przez Spółkę Dominującą wobec

legal effects. Subject to commercial confidentiality, the Contract may be made available to employees of the Contracting Parties to the extent necessary for the performance of the Contract.

In addition, each of the Contracting Parties shall be entitled to disclose the contents of the Contract at the request of a judicial authority, public administration authority or other authorized entity, to the extent required by applicable law.

In the event of any disclosure of the contents of the Contract referred to in the preceding sentence, the Contracting Party that made such disclosure shall promptly notify the other Contracting Party specifying the entity to whom the contents of the Contract were disclosed to, as well as the scope and reasons for the disclosure of the contents of the Contract.

Notwithstanding the foregoing, PKP CARGO

S.A. shall be entitled to disclose the contents of the Contract, as well as information on its conclusion, amendment, termination or performance, in connection with

1) the execution by PKP CARGO S.A. of its disclosure obligations as a public company to the extent required by applicable laws and regulations; and

2) PKP CARGO S.A.'s obligations under PKP CARGO S.A.'s corporate agreement entitled "PKP Group Charter" dated August 17, 2022, to the extent required by this agreement.*)

Notwithstanding the foregoing, the Contracting Parties shall be entitled to disclose the content of the Contract, as well as information about its conclusion, amendment, termination or performance, in connection with the performance by the Contracting Parties of their public company disclosure obligations, to the extent required by applicable laws and regulations.

At the same time, PKP CARGO S.A. shall have the right to disclose the content of the Agreement, as well as information about its conclusion, amendment, termination, cancellation, or performance, in connection with the execution by PKP CARGO S.A. of its obligations under the corporate agreement entitled "PKP Group Charter" dated August 17, 2022, to the extent required by this agreement.*)

Klienta, tj. Spółkę ……, statusu spółki publicznej, wyraża zgodę na podawanie do publicznej wiadomości informacji dotyczących Umowy w związku z wypełnieniem przez Spółkę Dominującą obowiązków informacyjnych spółki publicznej.*)

[wersja 2 – w przypadku umów zawieranych z osobami fizycznymi i prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej będącymi, tak jak PKP CARGO S.A., stroną Karty Grupy PKP]

Strony Umowy oświadczają, że Umowa jest ich tajemnicą handlową i zobowiązują się nie ujawniać (w jakiejkolwiek postaci, przy wykorzystaniu jakichkolwiek nośników informacji) informacji zawartych w Umowie jakiejkolwiek osobie trzeciej, bez względu na formę prawną działania takiej strony trzeciej. Zobowiązanie do zachowania w poufności informacji objętych tajemnicą handlową wiąże Strony w czasie obowiązywania niniejszej Umowy, jak również w okresie 5 lat po jej rozwiązaniu – wygaśnięciu lub uchyleniu bądź zniweczeniu skutków prawnych. Zzastrzeżeniem zachowania tajemnicy handlowej Umowa może zostać udostępniona pracownikom Stron Umowy w zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonania Umowy. Ponadto każda ze Stron Umowy uprawniona jest do ujawnienia treści Umowy na żądanie organu wymiaru sprawiedliwości, organu administracji publicznej lub innego uprawnionego podmiotu w zakresie, w jakim jest to wymagane przepisami obowiązującego prawa.

Niezależnie od powyższego PKP CARGO S.A. jest uprawniona do ujawnienia treści Umowy, jak również poinformowania o jej zawarciu, zmianie, rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wykonaniu, w związku z wykonywaniem przez PKP CARGO

S.A. obowiązków informacyjnych spółki publicznej w zakresie, w jakim jest to wymagane przez obowiązujące przepisy prawa i regulacje. Strony Umowy są jednocześnie uprawnione do ujawnienia treści Umowy, jak również poinformowania o jej zawarciu, zmianie, rozwiązaniu, wypowiedzeniu lub wykonaniu, w związku z wykonywaniem przez każdą ze Stron Umowy obowiązków wynikających z umowy korporacyjnej pn. Karta Grupy PKP z dnia 17 sierpnia 2022 r., której sygnatariuszami

PKP CARGO S.A. declares that in connection with the status of the Parent Company as a public company in relation to the Customer, i.e. the Company ............, it agrees to publish information on the Contract in connection with the Parent Company's fulfillment of its information obligations as a public company.*)

The obligation to keep trade secret information confidential shall bind the Parties during the term of this Contract, as well as for a period of

5 years after its termination - expiration or cancellation or nullification of its legal effects. Subject to commercial confidentiality, the Contract may be made available to employees of the Contracting Parties to the extent necessary for the performance of the Contract. In addition, each of the Contracting Parties shall be entitled to disclose the contents of the Contract at the request of a judicial authority, public administration authority or other authorized entity to the extent required by applicable law.

In the event of any disclosure of the contents of the Contract referred to in the preceding sentence, the Contracting Party that made such disclosure shall promptly notify the other Contracting Party, specifying the entity to whom the contents of the Contract were disclosed to, as well as the scope and reasons for the disclosure of the contents of the Contract.

Notwithstanding the foregoing, PKP CARGO

S.A. shall be entitled to disclose the content of the Contract, as well as information on its conclusion, amendment, termination or performance, in connection with the execution of information obligations of PKP CARGO S.A. as a public company, to the extent required by applicable laws and regulations.

At the same time, the Contracting Parties are entitled to disclose the content of the Contract, as well as information about its conclusion, amendment, termination or performance, in connection with the execution by each of the Contracting Parties of their obligations under the corporate agreement entitled PKP Group Charter of August 17, 2022, to which the

są Strony Umowy, w zakresie wymaganym przez tę umowę. *)

6. Klient lub osoba trzecia mogą przenosić prawa i obowiązki wynikające z Umowy na inne osoby trzecie, wyłącznie za pisemną zgodą PKP CARGO S.A. pod rygorem nieważności. Wszelkie modyfikacje i odwołania czynności, o których mowa w zdaniu poprzednim również wymagają pisemnej zgody PKP CARGO S.A. pod rygorem nieważności.*)

Strony Umowy lub osoba trzecia mogą przenosić prawa i obowiązki wynikające z Umowy na inne osoby trzecie wyłącznie za pisemną zgodą drugiej Strony Umowy pod rygorem nieważności. Wszelkie modyfikacje i odwołania czynności, o których mowa w zdaniu poprzednim również wymagają pisemnej zgody drugiej Strony Umowy pod rygorem nieważności.*) (zapis można stosować na

Contracting Parties are signatories, to the extent required by this agreement. *)

6. The Client or the third party may transfer rights and obligations arising from this Contract to other third parties, exclusively with the written consent of PKP CARGO S.A., or else null and void. Any changes and cancellation of rules, referred to in the previous sentence also require the written consent of PKP CARGO S.A., or else null and void.*)

The Contractual Parties or the third party may transfer rights and obligations arising from this Contract to other third parties, exclusively with the written consent of the other Party or else null and void. Any changes and cancellation of rules, referred to in the previous sentence also require the written consent of the other Contractual Party, or else null and void.*)

wniosek Klienta)

7. Strony Umowy uznają, że stosowanie ELP nie zwalnia żadnej ze Stron Umowy z przestrzegania obowiązujących ustaw i innych aktów prawnych oraz przepisów mających związek z odprawą i przewozem przesyłek towarowych, a zwłaszcza: ustawy Prawo przewozowe – ustawa z dnia 15 listopada 1984 r. Prawo przewozowe (z późniejszymi zmianami), Regulaminu przewozu przesyłek towarowych (RPT) PKP CARGO S.A., Regulaminu przewozu przesyłek wojskowych (RPW) PKP CARGO S.A.*), Przepisów ujednoliconych o umowie międzynarodowego przewozu towarów kolejami (CIM – Załącznik B do Konwencji o międzynarodowym przewozie kolejami – COTIF), Regulaminu międzynarodowego przewozu kolejami towarów niebezpiecznych (RID – Załącznik C do Konwencji o międzynarodowym przewozie kolejami – COTIF), Przepisów ujednoliconych o umowach użytkowania wagonów w międzynarodowej komunikacji kolejowej (CUV – Załącznik D do Konwencji o międzynarodowym przewozie kolejami – COTIF), Umowy o międzynarodowej kolejowej komunikacji towarowej (SMGS), Instrukcji do listu przewozowego CIM (GLV-CIM), Instrukcji do listu wagonowego (GLW-CUV), Instrukcji do listu przewozowego CIM/SMGS (GLV-CIM/SMGS, będącej jednocześnie zał. 6 do SMGS) …. (wpisać

7. The Contracting Parties recognize that the use of ELP does not exempt any of the Contracting Parties in compliance with applicable laws and other legal acts and regulations related to clearance and transport of cargo shipments, in particular: the Transport Law - Act of November 15, 1984. Law transport (with later changes), Terms & Conditions of Freight Carriage (RPT) of PKP CARGO S.A., General Conditions of Military Carriage (RPW) PKP CARGO S.A. *), Uniform Rules concerning the Contract of International Carriage of Goods by Rail (CIM - Appendix B to the Convention concerning International Carriage by Rail - COTIF), Regulations concerning the International Carriage of Dangerous Goods by Rail (RID - Appendix C to the Convention concerning International Carriage by Rail - COTIF), Uniform Rules concerning Contracts of Use of Vehicles in International Rail Traffic (CUV - Appendix D to the Convention concerning International Carriage by Rail - COTIF), Agreement on International Traffic by Rail (SMGS), Instructions for the CIM consignment note (GLV-CIM), Instructions to the wagon note (GLW-CUV), CIM/SMGS Consignment Note Manual (GLV-CIM/SMGS, constituting also Annex 6 to SMGS) *).

inne, jeżeli mają zastosowanie).

8. [wersja 1 – dotyczy umów zawieranych w Biurach Handlowych Centrali PKP CARGO S.A.]

Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy, Strony Umowy będą starały się rozwiązać w sposób polubowny. W przypadku braku uzyskania przez Strony Umowy porozumienia każda ze Stron może (według swojego wyboru) wytoczyć powództwo

Any disputes that may arise in connection with the performance of this Contract, the Parties to the Contract shall endeavor to resolve amicably. If the Parties to the Contract fail to reach an agreement, each Party may (at its option) bring an action before the Common

przed Sądem powszechnym właściwym ze względu na siedzibę powoda lub przed Sąd właściwy miejscowo dla miasta Katowice albo miasta Krakowa albo miasta Gdańsk.

Prawem właściwym przy rozstrzyganiu sporów

jest prawo polskie.*) [zapis ma zastosowanie, jeżeli umowa zawierana jest z Klientem mającym siedzibę za granicą]

[wersja 2 – dotyczy umów zawieranych w zakładach Spółki;

wskazać pełną nazwę Zakładu, jego siedzibę oraz pełny adres, właściwego dla obsługującego danego Klienta].

Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy, Strony Umowy będą starały się rozwiązać w sposób polubowny. W przypadku braku uzyskania przez Strony Umowy porozumienia, wszelkie spory wynikłe na tle wykonywania Umowy rozpatrywane będą przez Sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby PKP CARGO S.A. … Zakładu Spółki w

…; … .*)

Prawem właściwym przy rozstrzyganiu sporów

jest prawo polskie.*) [zapis ma zastosowanie, jeżeli umowa zawierana jest z Klientem mającym siedzibę za granicą]

[za zgodą Dyrektora albo Zastępcy Dyrektora CCR

dopuszcza się ustalenie innej właściwości sądu]

9. Inne…. *)

10. Do bieżących kontaktów związanych z realizacją Umowy, Strony Umowy ustanawiają następujące osoby:

10.1. Ze strony PKP CARGO S.A.: w zakresie *)

..............................................*)

tel.: +48 *)

e-mail: *)

w zakresie *)

.............................................. *)

tel.: +48 *)

e-mail: *)

Court having jurisdiction over the plaintiff's seat or before the Common Court having jurisdiction over the city of Katowice or the city of Cracow or the city of Gdańsk.

The disputes shall be resolved in accordance with the Polish law.*)

Any disputes that may arise in connection with the execution of this Contract, the Parties to the Contract shall attempt to resolve amicably. If the Parties to the Contract fail to reach an amicable settlement, any disputes arising out of the performance of the Contract shall be considered by the Common Court having jurisdiction over the seat of PKP CARGO S.A.

... Company's Division in ...; *)

The disputes shall be resolved in accordance with the Polish law.*)

9. Other *)

10. For current contacts related to the implementation of the Contract, the Contracting Parties shall establish the following persons:

10.1. On behalf of PKP CARGO S.A.:

Within the scope *)

…………………………….……..*) Phone: +48 …………………..…*)

Phone: +48 *)

E-mail *)

Within the scope *)

……………………………………*)

Phone: +48 *)

E-mail *)

10.2. Ze strony Klienta:

w zakresie *)

.............................................. *)

tel.: +48 *)

e-mail: *)

w zakresie *)

.............................................. *)

tel.: +48 *)

e-mail: *)

10.2. On behalf of the Client:

Within the scope *)

.........................………………. *)

Phone: +48 *)

E-mail *)

Within the scope *)

………………..………….….….*) Phone: +48 …………….………*)

Phone: +48 *)

E-mail *)

Zmiany w powyższym zakresie nie wymagają sporządzania aneksu do Umowy, a dla swej skuteczności wymagają powiadomienia drugiej

The changes in the above scope does not require the preparation of an annex to the Contract, and for its effectiveness it requires

Strony Umowy o zmianie wraz ze wskazaniem danych nowej osoby. Zmiana jest skuteczna od dnia powiadomienia drugiej Strony Umowy. (liczba

osób wskazanych przez każdą Stronę Umowy dostosować w zależności od potrzeb i ustaleń poczynionych z Klientem. W przypadku konieczności wskazania więcej niż jednej osoby w pkt 10.1. lub pkt 10.2. należy dla każdej osoby określić zakres działania, w jakim Strony Umowy ustanowiły ją do

bieżących kontaktów)

11. (zapis do zastosowania jeżeli obie lub jedna ze stron umowy nie będzie podpisywać umowy kwalifikowanym podpisem

elektronicznym)

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Klienta i jeden egzemplarz dla PKP CARGO S.A. wraz z Załącznikiem wymienionym w treści Umowy, stanowiącym jej integralną część.*)

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, w języku polskim oraz …, jeden egzemplarz dla Klienta i jeden egzemplarz dla PKP CARGO S.A. wraz z Załącznikiem wymienionym w treści Umowy, stanowiącym jej integralną część. W przypadku wątpliwości lub sporów wiążący jest tekst w języku polskim.*)

11. (zapis do zastosowania, jeżeli umowa jest dwujęzyczna i podpisywana będzie przez obie strony umowy kwalifikowanym

podpisem elektronicznym)

Umowę sporządzono w języku polskim oraz … . W przypadku wątpliwości lub sporów wiążący jest tekst w języku polskim.*)

Spis załączników – Wniosek zgłoszenia/odwołania *) Użytkownika do e-ELP, e-Przesyłka oraz e- Reklamacja*) PKP CARGO S.A.

11.

notification of the other Contracting Party on the change along with an indication of the new person's details. The change is effective from the date of notification of the other Contracting Party

This Contract was drafted in two identical counterparts, one for the Client and one for PKP CARGO S.A. with the Appendix listed in the Contract, constituting an integral part hereof.*) This Contract was drafted in two identical counterparts in Polish and ..., one for the Client and one for PKP CARGO S.A. with the Appendix listed in the Contract, constituting an integral part hereof. In case of doubts or conflicts the Polish version shall prevail.*)

The Contract was drafted in Polish and ... language. In case of doubts or disputes, the Polish text is binding. *)

List of Appendices - Request for submission / cancellation*) of the User to e- ELP, e- Consignment and e-Complaint*) of PKP CARGO S.A.

ZA PKP CARGO S.A.:

(podpisy)

ZA KLIENTA:

(podpisy)

For the

PKP CARGO S.A.:

(signatures)

For the Client:

(signatures)

*) zastosować odpowiednią wersję lub niepotrzebne skreślić

UWAGA: ramowy wzór Umowy podlega indywidualnemu zredagowaniu i powinien zawierać szczegółowe warunki współpracy i uwzględniać inne ustalenia dokonane z Klientem w ramach negocjowania Umowy.

*) select proper option or delete as appropriate

RPT-Wzór nr 35 / RPT-Template No. 35 Załącznik do Umowy regulującej warunki elektronicznej wymiany danych do listu przewozowego / Appendix to the Contract regulating the conditions of electronic data exchange to the consignment note

…………………….…………………………..

miejscowość, data / place, date

Wniosek zgłoszenia/odwołania *) Użytkownika do e-ELP, e-Przesyłka oraz e-Reklamacja*)

PKP CARGO S.A.

Request for submission / cancellation *) of the User to e- ELP, e-Consignment and e-Complaint*) of PKP CARGO S.A.

Wypełnia Klient / To be completed by the Customer

Użytkownik / User:

1. Imię i nazwisko / Name and surname: ……….……………………………..……………………………

2. Firma / Company:……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

3. Adres siedziby / Business address:……………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………... 4. REGON / REGON: ………………………………………………………………………..……………..…

5. NIP / Tax ID: ………………………………………………………………………………………………...

6. Kontakt (telefon, fax) / Contact details (phone, fax): …………………………………………………...

7. Kontakt / Contact details:

- e-mail1 (indywidualny) / e-mail1 (individual) …………………………………………………………..

- e-mail2 (firmowy/grupowy) / e-mail2 (company / group) ……………………………………………..

8. Czas dostępu1) / Access time1): od (data) / from (date) do (data) until (date)

…………………………..

9. Rola użytkownika / Role of the User:

a) e-ELP – Nadawca/Spedytor*)5) Zapis/Odczyt2)- 4) Odczyt3)- 4)

Electronic consignment note Register / Readout2) Readout3)

- Consignor /Forwarder*)5)

e-ELP B2B - Nadawca/Spedytor *)5 6)

Electronic consignment note B2B

- Consignor /Forwarder*)5)

b) e-Przesyłka Odczyt/Zamawianie wagonów - 4) Odczyt- 4)

e-Consignment Readout/Ordering the wagons Readout

c) e-Reklamacja Klient PKP CARGO S.A. - 4)

e-Complaint Customer PKP CARGO S.A.

10. Przedłużenie uprawnień do (data) / Extension of entitlements until (date) …………………………

11. Odebranie uprawnień od (data) / Revocation of entitlements from (date) ………………………….

12. Numer Umowy na ELP zawartej z PKP CARGO S.A. **) ……………………………………………..

Contract number for ELP concluded with PKP CARGO S.A. **)………………………………………

1) Gdy brak daty „do” konto wygaśnie po 3 (trzech) miesiącach /

1) If there is no "until" date, the account will expire after 3 (three) months

2) Aktywny – użytkownik z możliwością wprowadzania danych w Elektronicznym Liście Przewozowym /

2) Active - user with the possibility of entering data in the Electronic Consignment note

3) Pasywny – użytkownik ma możliwość tylko do odczytu danych w Elektronicznym Liście Przewozowym /

3) Passive - the user can only read data in the Electronic Consignment note

4) Wpisać- X /

4) Enter X

5) dla roli Spedytor w przypadku wyboru uprawnień „Zapis/Odczyt”, przy nadawaniu/odbiorze przesyłek w imieniu nadawcy/odbiorcy, należy dołączyć pełnomocnictwo wg Wzoru nr 9 do RPT/

5) for the Forwarder role in the case of selecting „Register / Readout” permissions, when sending/receiving shipments on behalf of the sender/recipient, a power of attorney in accordance with Template No. 9 should be attached to the RPT

6) Wpisać - X – dodatkowa rola do roli e-ELP Nadawca/Spedytor umożliwiająca skorzystanie z kanału komunikacji B2B - nie występuje samodzielnie

6) Insert - X - an additional role to the e-ELP Consignor/Forwarder role that enables the use of the B2B communication channel

- does not stand alone

*) zastosować odpowiednią wersję lub niepotrzebne skreślić /

*) use the proper version or delete, as appropriate

**) wskazać w przypadku wnioskowania o uprawnienia do ELP

**) indicate when requesting ELP entitlements

Bezpieczeństwo teleinformatyczne

Użytkownik oświadcza, że zapoznał się z dostępnym na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx „Regulaminem Bezpieczeństwa Teleinformatycznego w PKP CARGO S.A. dla kontrahentów PKP CARGO S.A.” oraz zobowiązuje się przestrzegać zawartych w nim zasad.

Zmiany do Regulaminu będą wysyłane przez PKP CARGO S.A. na adres e-mail Użytkownika wskazany we Wniosku zgłoszenia Użytkownika do e-ELP, a Użytkownik będzie zobowiązany do złożenia ponownego oświadczenia.

ICT security

The User declares that he/she is aware of the "Regulations of ICT Security in PKP CARGO S.A. for contractors of PKP CARGO S.A." available on xxx.xxxxxxxx.xxx. and undertakes to comply with the rules contained therein.

Changes to the Regulations shall be sent by PKP CARGO S.A. to the User's e-mail address indicated in his/her Application, and the User will be obliged to submit a new declaration.

……………………………………………………………… (data, imię nazwisko i podpis wnioskującego)

(date, name, surname and signature of the Applicant)

……………………………………

data i podpis użytkownika)/ (date and signature of the User )

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawarte są w § 60 RPT. / Information about the processing of personal data is contained in § 60 RPT.

Wypełnia PKP CARGO S.A. / To be completed by PKP CARGO S.A.

Opiekun Użytkownika / Assistant of the User:

1. Imię i nazwisko / Full name: ……………………………………………………………………………….

2. Jednostka i komórka organizacyjna / Department and organizational unit: ………………………….

………………………………………………………………………………………………………………...

3. Kontakt (telefon, e-mail) / Contact details (phone, e-mail): ………. …………………………………..

Uwagi: (np. nr filii) / Comments: (e.g. branch No.)

…………………………………………………………… (data, podpis zwierzchnika komórki organizacyjnej) / (Date and signature of the department head)

Wypełnia PKP CARGO S.A. / To be completed by PKP CARGO S.A.

Decyzja Dyrektora lub Zastępcy Dyrektora

(Biura lub Jednostki Organizacyjnej) / Decision of the Director or Deputy Director (Of the office or organizational unit)

Wyrażam zgodę / I hereby give consent / Nie wyrażam zgody* I do not give consent* na dostęp dla wyżej wymienionego Użytkownika / for access for the User stipulated above

*niepotrzebne skreślić

* delete as appropriate

………………………………… .. …… (data i podpis Dyrektora lub Z-cy Dyrektora)/ (date and signature of the Director or Deputy Director)

Realizacja dostępu / Implementation of the access:

1. Nazwa logowania / Login name ……..……………………………………………………………….......

2. Czas dostępu / Access time:

od (data) / from (date) ……………………..…… do (data) / to (date) ………………………………….

3. Data realizacji / Date of implementation: …………………………………………………………………

4. Osoba realizująca / Person implementing the access: ………………………………………………….

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych zawarte są w § 60 RPT. /

Information about the processing of personal data is contained in § 60 RPT.

Document Metadata

Table of Contents

Umowa

Document Metadata