Zapytanie ofertowe z dnia 2 lutego 2024 r.
Zapytanie ofertowe z dnia 2 lutego 2024 r.
na sprzedaż i dostawę koszulek typu T-shirt dla Polskiego Czerwonego Krzyża
I. ZAMAWIAJĄCY
1. Polski Czerwony Krzyż z siedzibą w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, działający na podstawie ustawy z dnia 16 listopada 1964 r. o Polskim Czerwonym Krzyżu (Dz. U. Nr 41, poz. 276 z późn. zm.) oraz Statutu PCK zatwierdzonego rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 20 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 217, poz. 1284), wpisany do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000225587 jako organizacja pożytku publicznego, NIP: PL5260250481, REGON: 007023731.
II. INFORMACJE OGÓLNE
1. Postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia prowadzone jest w związku z realizacją przez Polski Czerwony Krzyż działalności statutowej, w tym działań charytatywnych oraz pomocy humanitarnej.
2. Niniejsze Zapytanie ofertowe nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1843 ze zm.).
III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia są następujące produkty: koszulki typu T-shirt męskie/unisex (specyfikacja w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego) – zakup 5 500 szt.
2. Zamawiający informuje, że kryterium oceny i wyboru oferty stanowić będą w szczególności następujące czynniki:
a) zgodność oferty z kryteriami i warunkami przedstawionymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym (wraz z jego załącznikami);
b) charakterystyka oferowanych produktów (w tym w szczególności ich funkcjonalność i jakość wykonania);
c) sumaryczna cena usługi (cena produktów i kosztów dostawy);
d) termin i warunki realizacji dostawy.
3. Zamawiający informuje, iż preferowane będą oferty obejmujące wszystkie produkty, stanowiące przedmiot niniejszego Zapytania ofertowego, w pełnych wskazanych ilościach. Zamawiający dopuszcza jednak również składanie ofert obejmujących mniejszą ilość zamawianego produktu – nie mniejszą jednak niż 30% ilości określonej w sekcji III pkt 1 niniejszego Zapytania ofertowego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru zakresu zamówienia, którego udzieli wyłonionemu/-ym Wykonawcy/-om. Zamawiający potwierdzi ostatecznie zamawiane ilości w momencie udzielenia zamówienia wyłonionemu/-ym Wykonawcy/-om.
5. Zamawiający wymaga, by oferowane produkty spełniały minimalne parametry określone jako wymagane w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
6. Zamawiający wymaga, aby dostarczone produkty, stanowiące przedmiot zamówienia, były fabrycznie nowe, nieużywane, znajdowały się w stanie nieuszkodzonym, technicznie sprawnym, kompletnym i gotowym do użytkowania oraz spełniały wymagane polskim prawem normy i były wolne od wad prawnych oraz praw osób trzecich.
7. Zamawiający wyklucza dostawę produktów powystawowych.
8. Zamawiający wymaga, aby każdy, dostarczony przez wyłonionego Wykonawcę, produkt objęty był gwarancją przez okres nie krótszy niż 1 rok, licząc od dnia dostawy przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń. Ponadto:
− w okresie trwania gwarancji Wykonawca usunie wady bądź wymieni przedmiot zamówienia na nowy, pozbawiony wad, bezpłatnie, zgodnie z jej warunkami;
− w przypadku stwierdzenia wady ukrytej produktu, Wykonawca zobowiązany będzie do jego wymiany na nowy w terminie 14 dni od daty zgłoszenia tej wady przez Zamawiającego;
− Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane w wykonaniem obowiązków wynikających z gwarancji oraz z tytułu rękojmi;
− w przypadku niemożliwości wypełnienia świadczeń gwarancyjnych przez Wykonawcę, zobowiązany będzie on do zapewnienia zapewnienia kontynuacji ich świadczenia przez producenta lub autoryzowaną placówkę.
9. Niezależnie od gwarancji, Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu rękojmi za wady fizyczne oraz wady prawne przedmiotu zamówienia.
10. W każdym przypadku Zamawiający wymaga, aby oferowane produkty były dopuszczone do obrotu zgodnie z prawem obowiązującym w Unii Europejskiej i Polsce i - jeśli ma to zastosowanie - nosiły oznaczenie CE i posiadały Deklarację Zgodności potwierdzającą spełnianie wymagań dyrektyw tzw. "Nowego Podejścia" Unii Europejskiej.
11. Nieprzekraczalny termin realizacji zamówienia wraz z dostawą, to 22 lutego 2024 r. – preferowane będą oferty z jak najkrótszymi terminami realizacji. Z uwagi na brak możliwości wydłużenia terminu realizacji dostawy ponad termin wskazany w niniejszym Zapytaniu ofertowym, Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia produktów, które dotrą do wyznaczonego punktu dostawy po wskazanym terminie.
12. Dokładny adres punktu dostawy oraz dane kontaktowe celem umożliwienia jej realizacji, przekazane zostaną przez Zamawiającego wyłonionemu Wykonawcy po udzieleniu zamówienia.
13. Zamawiający określa następujące, szczegółowe kryteria dostawy:
− dostawa do punktu dostawy wskazanego przez Zamawiającego (Lublin, Polska);
− dostawa produktów zapakowanych w sposób zapobiegający uszkodzeniu podczas transportu i umożliwiający dostarczenie do punktu dostawy w sposób bezpieczny, niezagrażający uszczerbkom w wartości przedmiotu zamówienia;
− zapewnienie w ramach dostawy rozładunku na poziom gruntu, bez dodatkowych kosztów dla Zamawiającego;
− realizacja dostawy w dni robocze od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni świątecznych i ustawowo wolnych od pracy), w godz. 9:00-15:00, po uprzedniej awizacji i potwierdzeniu gotowości przyjęcia dostawy przez przedstawicieli Zamawiającego.
14. Dostawa przedmiotu zamówienia, wraz z kosztami załadunku i rozładunku, stanowi część oferty i jej organizacja zapewniana jest przez wyłonionego Wykonawcę – w przypadku dostawy międzynarodowej, dokonywana jest ona na warunkach DDP (Delivered Duty Paid), Incoterms 2020.
15. Zamawiający może odmówić odbioru części lub całości dostarczonych produktów (odstępując tym samym od zamówienia częściowo bądź w całości) w przypadku stwierdzenia, że są one (jedno lub kilka z wymienionych):
− niezgodne z warunkami niniejszego Zapytania ofertowego,
− niekompletne,
− posiadają ślady użytkowania lub zewnętrznego uszkodzenia,
− nie posiadają całości bądź części dokumentacji lub akcesoriów stanowiących komplet sprzedażowy.
16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zamówienia częściowo bądź w całości w szczególności w przypadku nieterminowej realizacji przez wyłonionego Wykonawcę dostaw przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia w sposób niepełny bądź niezgodny z warunkami niniejszego Zapytania ofertowego.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYKAZ DOKUMENTÓW DOŁĄCZANYCH DO OFERTY
1. O udział w postępowaniu nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
2. Jeżeli podjęte przez Xxxxxxxx czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Oferenta.
3. W przypadku wskazania przez Xxxxxxxx w ofercie innych niż wskazane w niniejszym Zapytaniu ofertowym warunków i/lub terminów realizacji usługi, które nie zostały uprzednio uzgodnione z Zamawiającym, w dalszym postępowaniu za obowiązujące uznaje się warunki przedstawione w niniejszym Zapytaniu ofertowym.
4. Celem zgłoszenia oferty, Oferent zobowiązany jest wypełnić w szczególności Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego (Formularz ofertowy w formacie XLS/XLSX) i przedłożyć ten dokument wypełniony i podpisany – zgodnie z wybraną formą złożenia oferty (pisemną lub elektroniczną, jak wskazano w sekcji IV pkt. 7-11 niniejszego Zapytania ofertowego). Kompletna oferta zawiera:
− podpisaną Specyfikację przedmiotu zamówienia, stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego;
− wypełnione i podpisane Oświadczenie Wykonawcy, że nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym przez Zamawiającego, złożone zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego (musi ono zostać podpisane przez osobę/-y upoważnioną/-e do reprezentacji);
− wypełniony i podpisany Formularz ofertowy, zgodny ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego;
− dokumenty potwierdzające prawo do podpisania oferty, pełnomocnictwa (jeżeli dotyczy);
− zdjęcia prezentacyjne (bądź odpowiadające rzeczywistości wizualizacje) oferowanych produktów.
5. Oferta musi zawierać czytelne wskazanie oferowanych produktów oraz ich głównych parametrów i powinna uwzględniać zdjęcia prezentacyjne (bądź odpowiadające rzeczywistości wizualizacje) oferowanych produktów. Oferta może też zostać uzupełniona przez Oferenta o x.xx. dodatkowe materiały informacyjne nt. oferowanych produktów/usług, informacje handlowe, etc.
6. Oferent zobowiązany jest do podania w Formularzu ofertowym cen brutto, uwzględniających pełne koszty realizacji zamówienia, w tym koszty dostawy. Oferenci, którzy nie podlegają obowiązkowi podatkowemu w zakresie podatku VAT na terenie Rzeczypospolitej Polskiej zobowiązani są podać cenę netto (bez podatku VAT). W celu obliczenia ceny i oceny tak złożonych ofert, których wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego Zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający doliczy do przedstawionej w ofercie ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami.
7. Oferty można składać w formie pisemnej lub elektronicznej.
8. Oferta składana w formie pisemnej musi być dostarczona pocztą, kurierem lub osobiście na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx, w zamkniętej kopercie z niezbędnym dopiskiem: OFERTA – KOSZULKI (ZIMA) #1/2024. W przypadku oferty składanej w formie pisemnej, złożone dokumenty powinny być opatrzone podpisem osoby/-ób uprawnionej/-ych do reprezentacji Oferenta. Formularz/-e ofertowy/-e powinien/-ny zostać wydrukowany/-e i podpisany/-e, a ponadto zostać zapisany/-e w pliku w formacie XLS lub XLSX na płycie CD/DVD, dołączonej do dokumentacji.
9. Oferta składana w formie elektronicznej i załączniki do oferty winny być sporządzone w formatach .pdf i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Oferenta. Zamawiający dopuszcza również zeskanowanie oferty pierwotnie wytworzonej w postaci papierowej i złożenie jej w formie elektronicznej, tj. przekształcenie dokumentów uprzednio wydrukowanych w postać elektroniczną i złożenie ich w formie elektronicznej w postaci skanów. Formularz/-e ofertowy/-e powinien/-ny zostać przedłożony/-e w opatrzonym podpisem pliku PDF, a ponadto zostać przesłany/e w pliku w formacie XLS lub XLSX.
10. Oferta składana w formie elektronicznej winna być przesłana jako załącznik do wiadomości e-mail na adres: XXXXXX@XXX.XX – wyłącznie na ten adres, bez załączania jako odbiorców wiadomości jakichkolwiek innych adresów poczty elektronicznej. W temacie wiadomości należy wpisać: OFERTA – KOSZULKI (ZIMA) #1/2024. Wielkość plików stanowiących załącznik do wiadomości nie może przekraczać 20 MB. W przypadku gdy wielkość załączanych plików przekracza 20 MB należy pliki odpowiednio podzielić na grupy i przesłać w dwóch lub więcej wiadomościach, informując w treści wiadomości Zamawiającego w ilu częściach przesyłana jest oferta.
11. Zamawiający uwzględni w postępowaniu wyłącznie te oferty, które uznać można za zapieczętowane i podlegające komisyjnemu otwarciu. Warunkiem przyjęcia oferty złożonej w formie:
a) pisemnej: jest dostarczenie przez Oferenta dokumentacji ofertowej na adres Zamawiającego, wskazany w sekcji IV pkt 8 niniejszego Zapytania ofertowego, w zamkniętej kopercie opatrzonej czytelną informacją, którego procesu zakupu nadesłana oferta dotyczy – koperty z dokumentacją ofertową noszące ślady wcześniejszego otwarcia podlegają automatycznie wykluczeniu z dalszego procesowania;
b) elektronicznej: jest dostarczenie przez Oferenta dokumentacji ofertowej na specjalny adres poczty elektronicznej Zamawiającego, wskazany w sekcji IV pkt 10 niniejszego Zapytania ofertowego i opatrzenie jej w tytule wiadomości czytelną informacją, którego procesu zakupu nadesłana oferta dotyczy – oferty skierowane równolegle na inny adres poczty elektronicznej w domenie @xxx.xx nie mogą zostać uznane za zapieczętowane i podlegają automatycznie wykluczeniu z dalszego procesowania.
12. Przy ocenie zachowania terminu złożenia oferty, w przypadku oferty złożonej w formie pisemnej decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego (Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx), a w przypadku oferty złożonej w formie elektronicznej data i godzina zapisu wiadomości na serwerze poczty elektronicznej Zamawiającego.
13. Na ofertę składają się dane i dokumenty opisane w sekcji IV pkt. 4-6 niniejszego Zapytania ofertowego.
14. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny.
15. Termin składania ofert upływa 12 lutego 2024 r. o godz. 10:00 (rano czasu warszawskiego, CET).
16. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę.
17. Oferty złożone po terminie pozostaną bez rozpatrzenia.
18. Oferty złożone przed upływem terminu mogą zostać zmienione lub wycofane. Zmiany lub wycofania dokonuje się albo poprzez złożenie stosownego oświadczenia woli w formie pisemnej poprzez jego doręczenie na adres: Polski Czerwony Krzyż, ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx w zamkniętej kopercie z dopiskiem: OFERTA – KOSZULKI (ZIMA) #1/2024, albo w formie elektronicznej na adres: XXXXXX@XXX.XX – wiadomość z tytułem: OFERTA – KOSZULKI (ZIMA) #1/2024.
19. Zamawiający nie przewiduje publicznego otwarcia ofert.
20. Dzień, do którego Oferent będzie związany złożoną ofertą, określa się na 13 lutego 2024 r. włącznie.
21. Przekazanie Oferentowi przez Zamawiającego informacji zwrotnej w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, nastąpi do 13 lutego 2024 r. włącznie.
22. Zamawiający nie jest zobowiązany do wzywania do uzupełnienia braków, jeżeli Oferent nie złoży przedmiotowych załączników lub złożone załączniki są niekompletne.
23. Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści przedmiotowych załączników.
24. Proces wyboru Wykonawcy prowadzony jest w oparciu o dokumentację ofertową, przedłożoną przez Oferentów w terminie składania ofert. Zamawiający nie przewiduje późniejszych negocjacji warunków otrzymanych ofert.
25. Zamawiający przekazuje Oferentom informację zwrotną w zakresie udzielenia bądź nieudzielenia zamówienia, z ewentualnym, ogólnym wskazaniem przyczyn odrzucenia oferty. Od wyników postępowania wewnętrznego Zamawiającego, dotyczącego wyboru najkorzystniejszej oferty, Oferentom nie przysługuje odwołanie.
26. Zamawiający może, w każdej chwili i bez podania przyczyny, wycofać Zapytanie ofertowe i zaprzestać dalszego procedowania.
27. Zamawiający udziela informacji oraz odpowiedzi na pytania związane z procesem zakupu, skierowane na adres poczty elektronicznej: XXXXXX@XXX.XX – nie jest to adres do przesyłania ofert w odpowiedzi na niniejsze Zapytanie ofertowe.
V. DZIAŁANIA PO WYBORZE OFERTY I WYŁONIENIU WYKONAWCY
1. Rozliczenia z wybranym/-i Wykonawcą/-ami dokonywane są w walucie polskiej (PLN).
2. Wyłonionemu/-ym w wyniku postępowania Wykonawcy/-om przekazany zostanie drogą elektroniczną, na wskazany w dokumentacji Oferty adres poczty elektronicznej Wykonawcy, komunikat Zamawiającego potwierdzający udzielenie zamówienia. Zakres zamówienia i warunki jego realizacji, potwierdzone w powyższy sposób, uznaje się za wiążące, z zastrzeżeniem postanowień sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego.
3. W związku z udzieleniem zamówienia, Zamawiający dopuszcza możliwość zawarcia z Wykonawcą/-ami dodatkowo Umowy z Wykonawcą. W niniejszym przypadku, wraz z udzieleniem zamówienia bądź bezpośrednio po nim, Zamawiający skieruje do Wykonawcy/-ów zaproszenie do zawarcia umowy.
4. Podpisanie umowy, o której mowa w sekcji V pkt 3 niniejszego Zapytania ofertowego następuje w sposób ustalony indywidualnie z Wykonawcą/-ami. Zamieszczone w Zapytaniu ofertowym warunki realizacji zostaną uwzględnione w przyszłej umowie/-ach zawartej/-ymi z Wykonawcą/-ami.
5. W razie niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
− 1,5% wartości wynagrodzenia brutto, w przypadku niedostarczenia przedmiotu zamówienia w terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki – w sumie nie więcej jednak niż 15% wartości wynagrodzenia brutto,
− 0,5% wartości wynagrodzenia brutto, w przypadku nieusunięcia wady gwarancyjnej naprawianego produktu w terminie 14 dni, za każdy rozpoczęty dzień zwłoki – w sumie nie więcej jednak niż 15% wartości wynagrodzenia brutto,
− 10% wartości wynagrodzenia brutto, w razie odstąpienia przez Zamawiającego od umowy w całości lub części z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
6. Całkowita maksymalna odpowiedzialność Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu niewykonania bądź nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia (umowy) jest ograniczona do 30% wynagrodzenia brutto, z zastrzeżeniem zapisów sekcji V pkt 9 niniejszego Zapytania ofertowego.
7. Zapłata kwot określonych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku realizacji przedmiotu zamówienia (umowy) lub wykonania naprawy gwarancyjnej.
8. Zamawiający może potrącać zastrzeżone kary umowne przy opłacaniu faktury wystawionej przez Wykonawcę.
9. Niezależnie od kar wymienionych w sekcji V pkt 5 niniejszego Zapytania ofertowego, Zamawiającemu przysługuje prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych prawa cywilnego, jeżeli poniesiona szkoda przekroczy wysokość zastrzeżonych kwot.
10. Wszelkie płatności dokonywane są przez Zamawiającego na podstawie i po otrzymaniu prawidłowo wystawionych przez Wykonawcę faktur.
11. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 7 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury, dotyczącej zakresu dostawy przedmiotu zamówienia zrealizowanej i przyjętej przez Zamawiającego bez zastrzeżeń.
12. Za dzień zapłaty każdej z faktur uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego kwotą wynikającą z danej faktury.
VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Zamawiający informuje, iż dane osobowe przekazane przez Oferentów przetwarzał będzie zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Poprzez złożenie oferty Oferent potwierdza, iż zapoznał się uprzednio z Załącznikiem nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego i akceptuje przedstawione w nim zasady przetwarzania danych osobowych.
VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia bądź unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie i bez wyboru Wykonawcy oraz bez podawania przyczyny .
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od dalszego procedowania w przypadku braku dojścia z wyłonionym Wykonawcą do porozumienia w zakresie treści i warunków Umowy z Wykonawcą (w przypadku wystosowania zaproszenia do jej zawarcia).
3. O udzielenie zamówienia i zostanie Wykonawcą nie może ubiegać się Oferent, który podlega wykluczeniu, tj. w stosunku, do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury.
4. Jeżeli podjęte przez Wykonawcę czynności nie są wystarczające do wykazania jego rzetelności, Zamawiający może wykluczyć Wykonawcę.