DZIENNIK URZĘDOWY

DZIENNIK URZĘDOWY

WOJEWÓDZTWA ŁÓDZKIEGO

Łódź, dnia 30 maja 2016 r.

Poz. 2380

Elektronicznie podpisany przez:

Xxxx Xxxx xxx; dzki Urz d Wojew dzki w odzi Data: 2016-05-30 09:57:47

POROZUMIENIE

o utworzeniu Konsorcjum

W dniu 24.03.2016 r. w Moszczenicy pomiędzy:

1. Gminą Moszczenica z siedzibą w Moszczenicy, ul. Xxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxxx, NIP 000-00-00-000, REGON 590647948, reprezentowaną przez Pana Xxxxxxxxx Xxxxxxxx – Wójta Gminy Moszczenica, zwaną dalej Liderem

2. Gminą Będków z siedziba w Będkowie, ul. Xxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NUP 000-00-00-000, REGON 590647894, reprezentowaną przez Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxx – Wójta Gminy Będków, zwaną dalej Partnerem,

zwanymi dalej łącznie Partnerami,

na podstawie art. 10 ust. 1 oraz art. 74 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.: Dz. U. z 2015 r. poz. 1515, z późn. zm.), uchwały nr XXI/170/16 Rady Gminy Moszczenica z dnia 18 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin, uchwały nr XIV/89/16 Rady Gminy Będków z dnia 21.03.2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin zostało zawarte porozumienie o następującej treści:

Okres obowiązywania porozumienia

§ 1. 1. Konsorcjum zawiązane jest na czas oznaczony, tj. do dnia 31.12.2023 r.

2. Rozwiązanie porozumienia przed upływem terminu, o jakim mowa w ust. 1, będzie możliwe wyłącznie w razie nie uzyskania akceptacji dla wniosku na realizację Projektu.

Cel partnerstwa

§ 2. 1. Partnerzy niniejszego Porozumienia o utworzeniu Konsorcjum, zwanego dalej porozumieniem, za- wiązują Konsorcjum, nie posiadające osobowości prawnej, dla wspólnej realizacji celu określonego porozu- mieniem, tj. uzyskania dofinansowania oraz realizacji Projektu pn.: „Gmina Bliżej Mieszkańców” w ramach budowy innowacyjnej platformy e-usług publicznych dla mieszkańców gmin Będków i Moszczenica zwanego dalej „Projektem”, który jest przedmiotem wniosku o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, „Technologie informacyjno-komunikacyjne” działanie 1.2 osi priorytetowej VII Re- gionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

Celem Projektu jest:

1) budowa systemów teleinformatycznych wraz z niezbędną infrastrukturą dla potrzeb elektronicznego obiegu dokumentów wraz z obiegiem spraw i pracy (workflow), modelowania i optymalizacji procesów w admini- stracji publicznej;

2) budowa szeroko dostępnych dla obywateli regionalnych platform umożliwiających dostęp przez Internet do usług publicznych;

3) budowa teleinformatycznych systemów komunikacji (podpis elektroniczny, elektroniczna pieczątka oraz inne sposoby uwierzytelniania form elektronicznych);

4) tworzenie, rozwijanie publicznych rejestrów referencyjnych, w tym systemów informacji przestrzennej;

5) rozwój infrastruktury informatycznej zapewniającej skuteczne mechanizmy zarządzania prawami dostępu do informacji i monitorowanie tego dostępu;

6) upowszechnienie systemów teleinformatycznych, pozwalających na szybką i sprawną wymianę danych po- między różnymi podmiotami, umożliwiających poszerzenie zakresu spraw, które można zrealizować drogą elektroniczną;

7) budowa, przebudowa lub zakup systemów zapewniających bezpieczeństwo przechowywania danych cy- frowych.

2. Przedmiot wspólnego działania Partnerów dla realizacji celu, o jakim mowa w ust. 1, obejmuje w szcze- gólności następujące czynności:

1) realizację Projektu;

2) monitoring Projektu;

3) rozliczenie i sprawozdawczość Projektu;

4) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji projektowej oraz jej archiwizację do końca 2023 r.;

5) prowadzenie obsługi administracyjnej Projektu.

Zadania, obowiązki, podział odpowiedzialności partnerów w związku z realizacją Projektu

§ 3. 1. Partnerzy odpowiadają za zobowiązania Konsorcjum proporcjonalnie do wysokości wkładu własne- go związanego z realizacją Projektu zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji Projektu stanowiącym załącznik do niniejszego porozumienia. W przypadku szkody wyrządzonej umyślnie Partner od- powiada do pełnej wysokości wyrządzonej szkody.

2. Partnerzy oświadczają, że zobowiązują się w pierwszej kolejności do zabezpieczenia zobowiązań wyni- kających z realizacji Projektu, przez przyjęcie zobowiązań wynikających ze złożenia wniosku o udzielenie dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, a w razie jego akceptacji z umo- wy dofinansowania zawartej z Urzędem Marszałkowskim, na realizację Projektu, dla osiągnięcia zamierzonego celu, o jakim mowa w § 2.

3. Partnerzy oświadczają, że przyjmują bez zastrzeżeń warunki określone w umowie dofinansowania na re- alizację Projektu oraz oświadczają, że są w stanie wykonać wspólnie Projekt w całości.

4. Partnerzy ponoszą odpowiedzialność wobec Lidera za przyjęte przez siebie zobowiązania.

5. Partnerzy zgodnie postanawiają, że Xxxxxxxxxx reprezentował będzie tylko jeden Partner, zwany w dal- szej części porozumienia Liderem, który uprawniony będzie do składania oświadczeń woli oraz zaciągania zobowiązań.

6. Oświadczenie woli złożone przez Lidera wobec osób trzecich, w zakresie wspólnego działania w ramach Konsorcjum wiąże Partnerów, którzy ponoszą odpowiedzialność proporcjonalnie, w proporcjach określonych w § 4 ust. 3.

7. Lider Konsorcjum upoważniony jest do dokonywania w szczególności następujących czynności:

1) podpisania i złożenia w imieniu Konsorcjum formularza aplikacyjnego do Urzędu Marszałkowskiego w Ło- dzi;

2) podpisania umowy z Województwem Łódzkim;

3) wszelkiego kontaktu z uczestniczącymi we wdrażaniu Projektu instytucjami;

4) prowadzenia kompleksowej obsługi Projektu, w tym zwłaszcza obsługi finansowo–księgowej, w tym otwar- cia rachunku bankowego;

5) prowadzenia sprawozdawczości oraz monitoringu, opracowywania i przekazywania raportów kwartalnych, rocznych i końcowych Urzędowi Marszałkowskiemu;

6) dysponowania środkami finansowymi dla zapewnienia płynności finansowej przedsięwzięcia;

7) kontroli wydatkowania środków finansowych.

9. Lider udostępnia Partnerowi wszelkie informacje dotyczące realizacji Projektu.

10. Każdy z Partnerów, który zostanie właścicielem infrastruktury, powstałej w wyniku realizacji Projektu, będzie zobowiązany przez okres, co najmniej pięciu lat od daty zakończenia realizacji Projektu, do zarządzania i utrzymania infrastruktury. W okresie tym nie może oddawać tej infrastruktury innym podmiotom do zarzą- dzania albo używania, chyba, że taka możliwość została zastrzeżona w umowie dofinansowania.

11. Partnerzy są zobowiązani do dołożenia maksymalnej staranności dla osiągnięcia zamierzonego celu, w tym do zgodnego współdziałania oraz wzajemnej konsultacji podejmowanych przez siebie działań, w ramach zadań wyznaczonych dla poszczególnych Partnerów przez Konsorcjum.

12. Podstawą wdrożenia Projektu będą postanowienia umowy dofinansowania wraz z wszystkimi załączni- kami oraz wszelkie inne dokumenty będące obowiązującymi w związku z zawarciem przez Lidera przedmio- towej umowy dofinansowania, oraz zapisy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 dla Działania VII.1.2.

13. Lider udostępnia Partnerowi obowiązujące logotypy do oznaczania Projektu.

14. Partnerzy zobowiązują się do umieszczania obowiązujących logotypów na dokumentach dotyczących Projektu, w tym: materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących za- dań realizowanych w ramach Projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach Projektu zgodnie z obowiązują- cymi wytycznymi.

15. Partnerzy zobowiązują się podczas realizacji działań w ramach Projektu przestrzegać reguł informowa- nia o Projekcie i oznaczenia Projektu, tj.:

1) oznaczenia pomieszczeń, w których prowadzone są zadania w ramach Projektu;

2) informowania uczestników Projektu o współfinansowaniu Projektu ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;

3) informowania instytucji współpracujących i społeczeństwa o fakcie współfinansowania Projektu z Europej- skiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i osiągniętych rezultatach Projektu.

Plan finansowy w podziale na partnerów oraz zasady zarządzania finansami

§ 4. 1. Partnerzy zobowiązani są do przekazywania udziału własnego na rachunek bankowy utworzony przez Lidera na pokrycie wydatków poniesionych na potrzeby realizacji Projektu, obejmującym zakres udziału danego Partnera, na podstawie noty księgowej z załączoną kserokopią rachunku (faktury, listy płac, itp.), po- świadczoną za zgodność z oryginałem przez Lidera.

2. Partnerzy zobowiązani są do pokrycia wkładu własnego w łącznej kwocie nie większej niż 237 000 PLN i stanowiącej 15% wydatków kwalifikowalnych Projektu na realizację działań, oraz 100% wydatków niekwali- fikowalnych, w tym podatku VAT. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację Projektu w ramach wkładu:

1) Gminę Będków w łącznej kwocie 55 000,00 PLN (30%);

2) Gminę Moszczenica w łącznej kwocie 138 000,00 PLN (70%);

3) Wspólny wkład niepieniężny wynoszący 44 000,00 PLN.

3. Partnerzy ponoszą wszelkie koszty związane z Projektem (w szczególności koszty uznane za niekwalifi- kowalne, …....) proporcjonalnie, na podstawie not księgowych wystawionych przez Xxxxxx, w następujących proporcjach:

1) Gmina Będków 30%;

2) Gmina Moszczenica 70%.

4. Łączna kwota wnioskowanego dofinansowania wynosi 447 114,40 PLN brutto. Całkowita wartość Pro- jektu wynosi 683 138,80 zł.

Zasady komunikacji i przepływu informacji w partnerstwie

§ 5. Partnerzy przyjmują następujący system przepływu informacji i komunikacji w ramach Partnerstwa:

1) komunikacja i przepływ informacji w Projekcie oparte będą na systemie informacyjnym, w ramach którego informacje o procesach przebiegających wewnątrz Projektu będą gromadzone, przechowywane, analizowa- ne oraz dystrybuowane;

2) przepływ informacji będzie uwzględniał relacje pomiędzy Liderem a Partnerami oraz strukturę organiza- cyjną Projektu. Na niższe szczeble struktury będą przekazywane informacje o zadaniach do zrealizowania, a na szczeble wyższe — raportowanie i zgłaszanie problemów w realizacji zadań;

3) dopuszczalnymi środkami komunikacji w Projekcie są dostępne urządzenia i rozwiązania techniczne, w tym telefon, faks i Internet oraz forma papierowa dokumentów przesyłana osobiście, kurierem lub pocztą;

4) w przypadku komunikacji za pomocą poczty elektronicznej wymagane jest przesyłanie informacji na skrzynki poczty elektronicznej w ramach systemu informatycznego Partnera i Lidera.

Zasady wspólnego zarządzania Projektem, w tym w szczególności podejmowania decyzji w partnerstwie

§ 6. 1. W celu prawidłowego zarządzania Partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji wskazanego wyżej Projektu, strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej Partnerstwa. W skład struktury organizacyjnej Projektu wchodzą dwie instytucje: Grupa Sterująca oraz Zespół Projektowy:

1) W skład Grupy Sterującej wchodzą 2 osoby: po 1 przedstawicielu każdego z sygnatariuszy niniejszego po- rozumienia oraz konsultant do spraw technicznych z ramienia lidera konsorcjum.

2) Grupa Sterująca posiada charakter konsultacyjno-doradczy w stosunku do prac Zespołu Projektowego. Do jej zadań należy zatwierdzanie kwartalnych raportów podsumowujących realizację projektu. W ramach jej obowiązków jest także akceptacja wszystkich poważnych zmian wprowadzonych przez Zespół Projektowy w toku realizacji projektu. Decyzje podejmowane będą poprzez głosowanie. Do podjęcia decyzji wymaga- na jest większość głosów.

3) Spotkania Grupy Sterującej odbywać się będą raz na kwartał. W szczególnych wypadkach spotkania mogą się odbywać częściej.

4) Lider powoła Zespół projektowy w formie zarządzenia.

5) Zespół Projektowy odpowiada za realizację wszystkich zadań wskazanych we wniosku o dofinansowanie Projektu, za koordynację oraz bieżące zarządzanie Projektem.

2. W celu usprawnienia zarządzania Partnerstwem, strony ustalają następujące sposoby odnośnie rozwią- zywania kwestii dotyczących podejmowania decyzji:

1) W przypadku pojawienia się ryzyka skutkującego niebezpieczeństwem braku realizacji celów oraz rezulta- tów określonych we wniosku o dofinansowanie Projektu Zespół projektowy przygotowuje stosowną notat- kę służbową, przedstawiając w niej opis problemu wraz z propozycjami rozwiązań. Jeśli proponowane mo- dyfikacje nie powodują poważnych zmian w Projekcie decyzję o ich wprowadzeniu podejmuje Lider. Jeśli zmiany są poważne muszą one uzyskać akceptację Grupy Sterującej.

2) Partnerzy zobowiązani są do polubownego rozwiązywania konfliktów w ramach partnerstwa.

Sposób monitorowania oraz kontroli Projektu

§ 7. 1. Partnerzy zobowiązują się do zapewnienia bezpieczeństwa prawidłowego wykorzystania środków UE. W tym celu realizację Projektu podzielili na okresy rozliczeniowe, które pozwolą na bieżące monitorowanie postę- pów realizacji Projektu.

2. Stałą kontrolę wydatków i ich monitoring zapewni kontrola wewnętrzna lidera konsorcjum posiadająca odpowiednie doświadczenie w prowadzeniu kontroli różnych procedur w urzędzie gminy.

3. Partnerzy przyjmują następujący sposób oceny realizacji Projektu:

1) Ocena realizacji Projektu zostanie przeprowadzona przez Lidera;

2) Zadania do realizacji w ramach oceny Projektu obejmują:

a) monitoring realizacji celów Projektu,

b) monitoring osiągania rezultatów Projektu,

c) monitoring bieżącej realizacji Projektu.

4. Strony przyjmują następujący system wewnętrznej kontroli finansowej w ramach Partnerstwa - za bieżą- cą kontrolę wydatków w ramach Projektu odpowiedzialny jest Skarbnik Gminy Moszczenica jako Lidera Kon- sorcjum.

Obowiązki w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentów

§ 8. 1. Xxxxx oraz Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Pro- jektu do dnia 31 grudnia 2023 r. w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, oraz do in- formowania Urzędu Marszałkowskiego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Pro- jektem.

2. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Beneficjenta działalności przed terminem, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent zobowiązuje się pisem- nie poinformować Instytucję Wdrażającą (Instytucję Pośredniczącą) o miejscu archiwizacji dokumentów zwią- zanych z realizowanym Projektem.

Zmiany porozumienia

§ 9. Wszelkie zmiany porozumienia, mogą nastąpić wyłącznie na piśmie, podpisane przez wszystkich Part- nerów, pod rygorem nieważności.

Postanowienia końcowe

§ 10. 1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym porozumieniem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego.

2. Umowa zostaje sporządzona w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla każdego z Partnerów.

3. Porozumienie podlega publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego.

Załączniki:*

1) uchwała nr XXI/170/16 Rady Gminy Moszczenica z dnia 18 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gmi- ny Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin;

2) uchwała nr XIV/89/16 Rady Gminy Będków z dnia 21 marca 2016 r. w sprawie współdziałania Gminy Moszczenica z Gminami Będków i Czarnocin;

3) dokumenty potwierdzające uprawnienia do reprezentacji dla osób reprezentujących Partnerów.

Wójt Gminy Moszczenica Xxxxxxx Xxxxxxxx

Wójt Gminy Będków Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx

*Załączniki nie podlegają publikacji (przyp. redakcji).