UMOWA nr A – 022 - /20
Załącznik nr 3
UMOWA nr A – 022 - /20
/wzór/ Zawarta w dniu 2020 r. w Limanowej, pomiędzy:
Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Limanowej 34-600 Limanowa ul. Xxxxxx Xxxxx 19, NIP 000-00-00-000 reprezentowanym przez:
………………………………………………………………………………………………
zwanym dalej Zamawiającym
a
……………………………………………………………………………………………………………………… reprezentowaną przez:
………………….
zwaną dalej Wykonawcą
Niniejszą umowę zawarto bez stosowania przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. 2019 r. poz. 1843 ze zmianami) na podst. art. 4 pkt. 8 cytowanej ustawy.
§1
1. Przedmiotem zamówienia jest: kompleksowa obsługa serwisowa drukarek, kserokopiarek i faksów eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Limanowej obejmująca: przeglądy, naprawy i konserwacje oraz dostawę materiałów eksploatacyjnych w tym tonerów i części zamiennych w zamian za opłatę obliczoną na podstawie liczby wykonanych wydruków.
2. Usługa dotyczy urządzeń eksploatowanych w lokalizacjach:
− Sąd Rejonowy w Limanowej, xx. Xxxxxx Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
− Zamiejscowy Wydział Ksiąg Wieczystych w Xxxxxxx Xxxxxx, xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx Xxxxx
3. Wykaz urządzeń eksploatowanych przez Sąd Rejonowy w Limanowej stanowi Załącznik nr 1 do umowy.
§2
1. Kompleksowa obsługa serwisowa obejmować będzie:
1) zapewnienie ciągłości pracy urządzeń drukujących
2) wykonywanie konserwacji i przeglądów technicznych z częstotliwością jeden raz w ciągu trwania umowy w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, a w szczególności:
− całkowity demontaż drukarki,
− dokonanie sprawdzenia drukarki pod względem uszkodzeń mechanicznych,
− ocenę (ekspertyzę) techniczną urządzeń,
− usunięcie zanieczyszczeń drukarki powstałych w wyniku eksploatacji (toner, pył, kurz),
− oczyszczenie układu skanowania i napędowego drukarki,
− oczyszczenie układu zagrzewania druku (wałek dociskowy oraz grzewczy),
− oczyszczenie toru prowadzenia papieru (rolki poboru papieru, rolki wyjścia),
− smarowanie elementów układu napędowego oraz innych elementów ruchomych,
− wymianę uszkodzonych i zużytych części,
− montaż oczyszczonych elementów,
− sprawdzenie prawidłowości poboru papieru oraz wszystkich podzespołów drukarki,
− oczyszczenie obudowy drukarki,
− wykonanie wydruków próbnych w celu sprawdzenia jakości wykonanej usługi,
− wystawienie karty serwisowej, będącej jednocześnie kartą gwarancyjną
3) naprawy polegające na usuwaniu zgłoszonych przez Zamawiającego awarii urządzeń, wynikłych w czasie ich eksploatacji, w tym dostawę i wymianę części zamiennych,
4) wykonanie regulacji urządzeń w celu wykonania kopii należytej (dobrej) jakości
5) dostawę tonerów i innych materiałów eksploatacyjnych,
6) nieodpłatnego użyczenia urządzeń drukujących na czas naprawy / awarii, itp.,
7) dojazd i transport do siedziby Zamawiającego.
2. Czas wykonania naprawy (przywrócenia pełnej możliwości wydruku) nie może być dłuższy niż 48 godzin od momentu telefonicznego bądź mailowego powiadomienia Wykonawcy.
3. W przypadku wystąpienia usterki niemożliwej do usunięcia w siedzibie Zamawiającego Wykonawca na czas naprawy dostarczy urządzenia zastępcze (minimum) tej samej klasy co urządzenie wymagające naprawy.
4. Wykonawca zapewni odbiór i utylizację zużytych części i materiałów eksploatacyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym zgodnie z Ustawą z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (tj. Dz.U. z 2019 roku, poz. 701 ze zm.) oraz rozporządzeniami wykonawczymi do tej ustawy.
1) odbiór zużytych materiałów eksploatacyjnych odbywać się będzie w dniu realizacji nowego zamówienia (dostarczenia nowych materiałów eksploatacyjnych) lub w czasie wskazanym przez Zamawiającego,
2) każdorazowo po odbiorze zużytych materiałów eksploatacyjnych Zamawiający wystawi kartę przekazania odpadów w systemie BDO, którą sprawdzi i zatwierdzi odbierający odpady.
3) odpady mogą być dostarczane przez Zamawiającego przesyłką na koszt Wykonawcy,
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości oraz asortymentu drukarek (poprzez zmniejszenie lub zwiększenie), a także zmianę lokalizacji w przypadku zmian organizacyjnych. Zmiana taka nie będzie miała znaczenia dla sposobu obliczania wynagrodzenia.
6. Zamawiający wymaga, aby dostarczone przez Wykonawcę części zamienne i materiały eksploatacyjne były zgodne z zaleceniami producenta urządzenia, były dobrej jakości i wolne od wad (ich użycie nie może powodować utraty gwarancji producenta ani uszkodzeń i awarii eksploatowanego sprzętu). Wykonawca bierze na siebie pełną odpowiedzialność za uszkodzenia sprzętu spowodowane używaniem zaoferowanych materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych.
7. Na dostarczone części i materiały eksploatacyjne oraz wykonane usługi Wykonawca udzieli Zamawiającemu 12 miesięcznej gwarancji.
8. Wykonawca ponosił będzie pełną odpowiedzialność za utratę lub uszkodzenie drukarki, powstałe z jego winy w czasie wykonywania naprawy i innych czynności serwisowych oraz za dostarczone i wymienione części i materiały eksploatacyjne niezbędne do sprawnego działania urządzenia.
9. Czynności serwisowe realizowane będą w siedzibie Zamawiającego, w dni robocze i w godzinach urzędowania w terminie uzgodnionym z pracownikiem Zamawiającego.
10. W razie konieczności wykonania naprawy poza siedzibą Zamawiającego Wykonawca odbierze urządzenie za protokołem zdawczo - odbiorczym. W tym przypadku Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia urządzenia zastępczego (minimum) tej samej klasy, w momencie odbierania urządzenia od Zamawiającego.
11. W przypadku niemożności dokonania naprawy urządzenia z powodu braku dostępności części zamiennych, nadmiernego wyeksploatowania itp. Wykonawca przedstawi opinię (ekspertyzę) techniczną dotyczącą stanu technicznego danego urządzenia celem jego wycofania z użytku.
§3
1. Prowadzenie miesięcznej ewidencji ilości wykonanych wydruków w poszczególnych formatach dokonywane będzie poprzez comiesięczny odczyt liczników z każdej drukarki dokonywany przez Wykonawcę (odczyt ręczny).
2. Wykonawca jest zobowiązany do przekazywania comiesięcznych raportów z odczytów stanów liczników do akceptacji Zamawiającemu z wyszczególnieniem numeru inwentarzowego, modelu i pomieszczenia, w którym znajduje się urządzenie. Niniejsze zestawienie będzie podstawą wystawienia faktury.
§4
1. Umowa niniejsza zostaje zawarta na czas określony: od dnia 01 listopada 2020 r. do dnia 31 października 2021 r.
2. Z zastrzeżeniem postanowień ust. 3, umowę uważa się za rozwiązaną w momencie wykorzystania maksymalnej wartości umowy określonej w §5 ust. 1 lub z upływem terminu jej obowiązywania. W takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia odszkodowawcze jak i kary umowne. Odpowiedzialnym za monitorowanie wykorzystania środków w ramach maksymalnej wartości umowy Strony czynią Zamawiającego.
3. W przypadku niewyczerpania w całości zawartej umowy na podstawie oświadczenia Zamawiającego termin obowiązywania umowy może zostać przedłużeniu na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy za jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia. W takim przypadku Wykonawcy nie będą przysługiwały jakiekolwiek roszczenia dotyczące kwoty stanowiącej różnicę pomiędzy maksymalną ceną brutto określoną w § 5 ust. 1 umowy a kwotą wykorzystaną w okresie obowiązywania umowy, a także roszczenia odszkodowawcze jak i kary umowne.
§5
1. Łączna wysokość wynagrodzenia Wykonawcy z tytułu wykonania całości przedmiotu umowy nie może być wyższa niż …………………netto, tj. …………………………………… zł brutto (słownie zł )
w tym należny podatek VAT - …… %
2. Cena jednej strony wydruku czarno-białego wynosi zł brutto
3. Cena jednej strony wydruku kolorowego wynosi zł brutto
4. Wynagrodzenie miesięczne za wydruk czarno-biały i kolorowy, będzie obliczane jako iloczyn faktycznie wykonanych w danym miesiącu wydruków i ceny za sztukę. Liczba faktycznie wydrukowanych stron będzie ustalana na podstawie comiesięcznego odczytu liczników z każdej drukarki.
5. W przypadku drukarek, które nie posiadają liczników stron (Canon iX6550, HP OfficeJet 7110, wynagrodzenie miesięczne będzie ustalane, jako iloczyn faktycznie dostarczonych w danym okresie tuszy i kwoty ….. zł (słownie: ……………….) netto i należny podatek VAT (stawka
…%). Liczba faktycznie dostarczonych sztuk ustalona będzie na podstawie protokołu przekazania potwierdzonego przez Zamawiającego.
a) W przypadku drukarki Panasonic KX-MB 2061, która nie posiada licznika stron wynagrodzenie będzie ustalane na podstawie faktycznie dostarczonych materiałów eksploatacyjnych w danym okresie tuszy, przy zastosowaniu następujących cen:
Toner KXFAT411 zł netto i należny podatek VAT (stawka …%)
Bęben KXFAD412 zł netto i należny podatek VAT (stawka …%)
Liczba faktycznie dostarczonych sztuk ustalona będzie na podstawie protokołu przekazania potwierdzonego przez Zamawiającego.
6. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy.
7. Wykonawca będzie wystawiał faktury na koniec każdego miesiąca, w oparciu o potwierdzone przez Zamawiającego zestawienie liczby wykonanych wydruków i dostarczonych tuszy w danym miesiącu, stanowiące załącznik do faktury.
8. Wynagrodzenie zostanie wypłacone przelewem w terminie do 21 dni od dnia wystawienia faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
9. Za dzień zapłaty strony przyjmują dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
10. Xxxx, o której mowa w pkt. 2 i 3 nie będzie podlegać zmianie i waloryzacji w okresie realizacji umowy.
11. Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 09 lipca 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym zamawiający wyłącza stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych w niniejszym postępowaniu.
§6
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu 12 miesięcznej gwarancji na wymienione części i materiały eksploatacyjne oraz robociznę, liczone dla każdego urządzenia oddzielnie od dnia wykonania lub usunięcia awarii/konserwacji/dostawy.
2. Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia „karty serwisowej" lub oznaczenia urządzenia naklejką gwarancyjną typu „sticker”, będącej jednocześnie kartą gwarancyjną na wykonane czynności wymienione w pkt.1.
§7
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kar umownych z następujących tytułów i w wysokościach:
1) w razie opóźnienia rozpoczęcia świadczenia usługi w terminie wskazanym w §1 pkt. 4 – w wysokości 2% wartości umowy brutto, określonej w §5 pkt. 1 za każdą rozpoczętą dobę opóźnienia,
2) za wystąpienie przerw w dostępności materiałów eksploatacyjnych w magazynie Zamawiającego, skutkującym brakiem ciągłości pracy urządzeń - w wysokości 0,2% wartości umowy brutto, określonej w §5 pkt. 1 za każdą rozpoczętą dobę braku ciągłości pracy danego urządzenia drukującego,
3) w razie przekroczenia terminu naprawy urządzenia drukującego określonego w §2 pkt 2 – w wysokości 200 zł za każdą rozpoczętą dobę przekroczenia terminu naprawy urządzenia zgłoszonego do naprawy,
4) w przypadku braku nieodpłatnego użyczenia urządzeń drukujących na czas awarii/ naprawy itp. Sytuacji o której mowa w §2 pkt. 6 - w wysokości 0,2% wartości umowy brutto, określonej w §5 pkt. 1 za każdą rozpoczętą dobę braku nieodpłatnego użyczenia urządzenia drukującego.
2. W przypadku odstąpienia od niniejszej umowy przez którąkolwiek ze Stron, z przyczyn za które odpowiedzialność ponosi druga strona, ta ostatnia zapłaci karę umowną w wysokości 10% wartości umowy brutto, określonej w §5 pkt. 1 ,
3. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy Zamawiający może odstąpić od Umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. Skutki opisane w pkt. 2 nie mają w tym wypadku zastosowania, a Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu zrealizowanej części umowy.
4. Strony dopuszczają możliwość dochodzenia roszczeń z tytułu szkód przewyższających kary umowne, wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy na zasadach ogólnych Kodeks Cywilnego.
5. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenia przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z przysługującej Wykonawcy należności.
6. W przypadku gdy Zamawiający zalega z zapłatą, Wykonawca może naliczyć odsetki ustawowe za zwłokę.
7. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od Umowy w przypadku:
1) trzykrotnego naliczenia kar umownych określonych w pkt 1
2) gdy zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy,
3) jeżeli zostanie ogłoszona upadłość lub przeprowadzona likwidacja Wykonawcy,
4) przedmiot Umowy jest realizowany w sposób sprzeczny z przepisami prawa lub uprzednio
wskazanymi przez Zamawiającego wytycznymi.
8. Strony zgodnie ustalają, że odstąpienie od Umowy przez jedną ze Stron, na podstawie któregokolwiek z postanowień Umowy, wywiera skutek w postaci rozwiązania Umowy na przyszłość, w dniu wskazanym przez Stronę odstępującą od Umowy, jednakże nie wcześniej niż w dniu otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od Umowy przez drugą Stronę, nie naruszając stosunku prawnego łączącego Strony na podstawie Umowy w zakresie już wykonanego przedmiotu Umowy (odstąpienie od części Umowy).
9. Odstąpienie od umowy nie powoduje utraty prawa dochodzenia przez Zamawiającego kary umownej.
10. Umowa może zostać rozwiązana w każdym czasie za zgodnym porozumieniem Stron, bez zachowania okresów wypowiedzenia i naliczania kar umownych.
§8
1. Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
2. Wykonawca zobowiązuje się skierować do realizacji zamówienia osoby nie karane, posiadające odpowiednie doświadczenie i umiejętności.
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez osoby, którym powierzył realizację zamówienia w razie nie wykonania lub nienależytego wykonania tych obowiązków przez Wykonawcę.
4. Przed rozpoczęciem realizacji umowy Wykonawca przedłoży Zamawiającemu listę osób (zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy) wyznaczonych do wykonywania umowy. W przypadku zmiany osób wyznaczonych przez Wykonawcę do wykonywania umowy Wykonawca każdorazowo jest zobowiązany do aktualizacji listy osób (zgodnie z załącznikiem nr 3 do umowy) i przedłożenia jej Zamawiającemu.
5. Wykonawca zobowiązany jest poinformować na piśmie pracowników, których dane zostaną udostępnione Zamawiającemu w celu realizacji umowy, o udostępnieniu danych oraz o treści klauzuli informacyjnej (załącznik nr …….). Potwierdzeniem wykonania w/w obowiązku jest Oświadczenie, stanowiące załącznik nr 5 do umowy
6. Osobami zobowiązanymi do kontaktu i stałego nadzoru nad realizacją niniejszej umowy są:
1) ze strony Zamawiającego:
− Xxxxxx Xxxxxxx, tel.: 000 000 000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx
− Xxxxxx Xxxxx, tel. 000 00 00 000, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx
2) ze strony Wykonawcy: …………….. tel……email:………
7. Zmiana osób, o której mowa w ust. 3 nie wymaga zmiany umowy, a jedynie pisemnego zawiadomienia.
§ 9
1. Wszelkie informacje o Zamawiającym i o jego działalności, za wyjątkiem informacji dostępnych publicznie, będą traktowane jako informacje poufne.
2. Wykonawca zobowiązany jest do ochrony danych osobowych, a w szczególności stosowania ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. poz. 1000) oraz przepisów RODO.
3. Wykonawca zobowiązuje się nie pozyskiwać w jakikolwiek sposób informacji poufnych poza niezbędnymi do wykonania przedmiotu niniejszej umowy, o którym mowa w §1.
4. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania informacji poufnych w tajemnicy.
5. Informacje poufne będą wykorzystywane przez Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji niniejszej umowy.
6. Wykonawca może udostępnić informacje poufne wyłącznie w celu realizacji umowy:
1) Osobom bezpośrednio zatrudnionym przez Wykonawcę i dopuszczonym do realizacji umowy przez Zamawiającego.
2) Podmiotom pisemnie upoważnionym przez Zamawiającego.
7. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy Wykonawca złożył Oświadczenie o zachowaniu tajemnicy w zakresie ochrony danych osobowych, według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Umowy
8. Wykonawca zobowiązany jest do nie ujawniania warunków, okoliczności i innych faktów związanych z niniejszą umową.
9. Zobowiązania podjęte przez Xxxxxx z niniejszym paragrafem pozostają w mocy w czasie trwania jak i po zakończeniu trwania umowy.
§10
1. Zmiany postanowień zawartej umowy lub odstąpienia od Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Spory wynikłe ze stosowania niniejszej umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
3. Klauzula wskazana w ust. 2 ma zastosowanie również do sporów powstałych po odstąpieniu od umowy w zakresie roszczeń z niej wynikających.
4. Wykonawca bez pisemnej zgody Zamawiającego nie może przenosić na osoby trzecie żadnych praw ani obowiązków wynikających z niniejszej umowy pod rygorem odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
5. Wykonawca zobowiązuje się powiadomić Zamawiającego o każdej zmianie danych i stanu faktycznego mających wpływ na realizacje umowy.
6. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego
7. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.
………………………… …………………………
Zamawiający Wykonawca
Załącznik nr 1 do umowy nr …
Zestawienie drukarek, kserokopiarek i faksów eksploatowanych w Sądzie Rejonowym w Limanowej
Załącznik nr 2 do umowy nr …
ZGŁOSZENIE AWARII / KONSERWACJI / DOSTAWY / ODBIORU URZĄDZENIA* NR……… | |
Dane zgłaszającego: Sąd Rejonowy w Limanowej xx. Xxxxxx Xxxxx 00 00-000 Xxxxxxxx Tel 00-000-00-00 | Dane firmy realizującej usługę: |
Oznaczenie Wydziału w którym nastąpiła awaria (lokalizacja urządzenia) | Data i godzina zgłoszenia |
Dane użytkownika urządzenia (pok., telefon) | Dane zgłaszającego awarię, e-mail, telefon |
OPIS USZKODZENIA | |
Nazwa urządzenia, nr seryjny i nr inwentarzowy | Przebieg |
Objawy | |
Uwagi |
W razie konieczności wykonania naprawy urządzenia w siedzibie Wykonawcy: Data odbioru Data zwrotu |
W razie dostarczenia urządzenia zastępczego na czas naprawy: data dostarczenia typ urządzenia (nazwa) nr seryjny |
* niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3 do umowy nr ...
Lista osób wyznaczonych do wykonywania umowy nr: ………
Lp. | Imię i nazwisko |
1. | |
.. |
..........................................
(data, pieczęć imienna i podpis)
Załącznik nr 4 do umowy nr ...
OŚIADCZENIE O ZACHOWANIU TAJEMNICY W ZAKRESIE OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Niżej podpisani/y, ..................................................................................…………………………
działając w imieniu i na rzecz …………………………………………………………….………….
………………………………………………………………………………………………………
Oświadczam, że wszyscy pracownicy Wykonawcy biorący udział w procesie realizacji umowy są przeszkoleni w zakresie ochrony danych osobowych oraz są zobowiązani do zachowania w tajemnicy wszystkich danych, do których posiedli dostęp w ramach wykonywanej usługi.
...................................................................
(data i podpis)
Załącznik nr 5 do umowy nr ...
Oświadczenie wykonawcy w zakresie wypełnienia obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO
Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO1) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
...................................................................
(data i podpis)