Zarządzenie Nr 4/2007
Zarządzenie Nr 4/2007
Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie
z dnia 01 lutego 2007r.
w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie
Działając na podstawie §68 ust 1 statutu SGGW, zarządzam, co następuje:
§ 1
Ilekroć w zarządzeniu mowa jest o:
rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych na terenie kraju, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. z 2002r., Nr 236 poz. 1990 z późniejszymi zmianami),
rozporządzeniu ministra, w kontekście podróży służbowych poza granicami kraju, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. z 2002r., Nr 236 poz. 1991 z późniejszymi zmianami),
rozporządzeniu ministra, w kontekście użytkowania pojazdów nie będących własnością SGGW, rozumie się przez to rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r., Nr 27 poz. 271 z późniejszymi zmianami),
delegowanym, rozumie się przez to pracownika, studenta, doktoranta lub inną osobę wykonującą na rzecz Uczelni zadania wyznaczone przez Rektora lub kierowników jednostek organizacyjnych,
kierowniku jednostki organizacyjnej, rozumie się przez to: dziekanów, kierowników katedry, kierowników jednostek międzywydziałowych oraz Kanclerza,
Rektorze, rozumie się przez to także właściwych co do kompetencji prorektorów,
Kwestorze, rozumie się przez to także jego zastępców,
wniosku składanym do Rektora lub Kanclerza, rozumie się pismo zawierające prośbę o odstąpienie od obowiązujących zgodnie z tym zarządzeniem zasad, zawierające odpowiednie uzasadnienie.
§ 2
1. Niniejszym zarządzeniem wprowadzam szczegółowe zasady i procedury obowiązujące przy:
odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w SGGW podróży służbowych na obszarze kraju,
odbywaniu przez pracowników zatrudnionych w SGGW podróży służbowych poza granicami kraju,
używaniu do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością SGGW,
wykonywaniu na rzecz uczelni zadań przez studentów, doktorantów i osoby niezatrudnione w SGGW,
odbywaniu studenckich praktyk zawodowych,
zapraszaniu gości zagranicznych w ramach programów i umów zawartych przez SGGW.
2. W sprawach nie opisanych zarządzeniem zastosowanie mają przepisy obowiązujące jednostki sektora finansów publicznych wymienione w §1 niniejszego zarządzenia. Rozliczenie podróży służbowej następuje w oparciu o dokumentację, której wzory są załącznikami do zarządzenia.
Podróże służbowe pracowników SGGW
§ 3
1. Podróż służbowa to podróż odbywana przez pracownika do innej miejscowości niż miejscowość stałego wykonywania pracy, dokonywana na służbowe polecenie przełożonego (kierownika jednostki organizacyjnej SGGW) w celu realizacji zadania służbowego w miejscowości oznaczonej jako cel podróży.
2. Wydanie polecenia następuje w formie wystawienia dokumentu, zaewidencjonowanego w jednostce delegującej, będącego poleceniem wyjazdu (zał. nr 1 wyjazdy krajowe, zał. nr 2 wyjazdy zagraniczne). Osobami upoważnionymi do wystawienia polecenia wyjazdu są kierownicy jednostek organizacyjnych uczelni.
3. Kierownik jednostki określa w poleceniu wyjazdu:
imię i nazwisko osoby delegowanej,
miejsce wykonania polecenia służbowego (zadania),
czas trwania podróży (od dnia do dnia),
cel podróż (zadanie do wykonania),
środek lokomocji (ze wskazaniem rodzaju środka transportu, klasy, marki i pojemności silnika samochodu, numeru rejestracyjnego, stawki za 1 kilometr przebiegu itp.).
4. Kierownik jednostki weryfikuje także kwotę proponowanej przez delegowanego zaliczki.
§ 4
1. Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
diety,
zwrot kosztów podróży w obie strony, środkami komunikacji publicznej albo pojazdem pracownika, chyba że zapewniono pracownikowi transport,
zwrot kosztów noclegu albo ryczałt za nocleg, chyba że zapewniono pracownikowi nocleg,
zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji miejscowej, chyba że zapewniono pracownikowi transport na miejscu (np. samochód służbowy lub delegowanego),
zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (dotyczy podróży trwających co najmniej 10 dni),
zwrot innych uzasadnionych i udokumentowanych wydatków.
2. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (faktury, rachunki, noty, bilety) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
3. Na wniosek pracownika kierownik jednostki przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży. Rozliczenie kosztów podróży przez pracownika jest dokonywane w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.
§ 5
1. Wysokość diet oraz zasady ich naliczenia określają rozporządzenia wymienione w §1.
2. Diety krajowe są przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Diety nie przysługują za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego delegowanego lub gdy zapewniono mu bezpłatne całodzienne wyżywienie (np. w ramach opłaty konferencyjnej).
3. Diety zagraniczne są przeznaczone na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. W przypadku otrzymywania za granicą bezpłatnego całodobowego wyżywienia delegowanemu przysługuje 25% diety. Gdy zapewniono częściowe wyżywienie przysługuje odpowiednio: za śniadanie 15% diety, za obiad 30% diety, za kolację 30% diety, na inne wydatki 25% diety.
§ 6
1. Środek transportu właściwy dla odbycia podróży określa na „poleceniu wyjazdu” kierownik jednostki organizacyjnej SGGW. W przypadku podróży odbywanej prywatnym samochodem osoba delegowana zobowiązana jest do zawarcia umowy określonej w §10 zarządzenia.
2. Zwrot kosztów przejazdu następuje w wysokości ceny biletu określonego w poleceniu wyjazdu środka transportu, wraz z opłatami dodatkowymi, z uwzględnieniem ulg, jakie pracownikowi przysługują (niezależnie od tytułu przysługiwania ulgi). Do rozliczenia wyjazdu należy dołączyć bilety. Zwrot kosztów za przejazd samochodem prywatnym następuje w oparciu o umowę oraz rozliczenie wymienione w §10 zarządzenia.
3. W przypadku, gdy nie określono środka transportu przyjmuje się, iż przejazd ma nastąpić koleją, wagonem 2 klasy, a w przypadku braku połączenia kolejowego, najtańszym środkiem transportu (najniższej klasy lub kategorii) jakim można odbyć podróż.
4. W przypadku krajowej podróży służbowej trwającej co najmniej 10 dni pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na zasadach wymienionych w rozporządzeniu ministra.
5. W przypadku podróży odbywanych samolotem zakupu biletów lotniczych dokonuje Sekcja Współpracy Międzynarodowej działająca w ramach Biura Współpracy Międzynarodowej.
§ 7
Pracownikowi, który ponosi koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej przysługuje ryczałt w wysokości określonej rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje jeżeli pracownik odbywa podróż samochodem (prywatnym, służbowym) lub gdy zapewniono mu bezpłatny dojazd (organizator konferencji, strona zagraniczna itp.).
§ 8
1. Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości wynikającej z faktury (rachunku, noty). Przy wyjazdach zagranicznych zwrot kosztów następuje w granicach limitów określonych rozporządzeniem ministra.
2. W przypadku nie przedłożenia faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt określony rozporządzeniem ministra. Ryczałt nie przysługuje za czas przejazdu oraz gdy zapewniono pracownikowi nocleg (bezpłatny lub sfinansowany w ramach opłaty konferencyjnej). Kierownik jednostki organizacyjnej delegującej pracownika może wskazać standard miejsca zakwaterowania osoby delegowanej.
3. W przypadku delegowania pracownika do jednostki organizacyjnej SGGW posiadającej wolne miejsca noclegowe, pracownik zobowiązany jest do korzystania z nich. W przypadku nie przedłożenia noty za nocleg w takiej jednostce, pracownikowi nie przysługuje ryczałt za nocleg.
§ 9
Pracownikowi przysługuje zwrot innych udokumentowanych wydatków związanych z podróżą służbową miedzy innymi: koszty służbowych rozmów telefonicznych, biletów, kart wstępu na targi, wystawy, opłaty za uczestnictwo w konferencji lub sympozjum.
Używanie przez pracownika do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością SGGW
§ 10
1. Kierownik jednostki organizacyjnej może wyrazić zgodę na wykorzystanie do odbycia podróży służbowej prywatnych środków transportu.
2. Delegowany, który ma wykorzystać do odbycia podróży służbowej samochód, motocykl lub motorower nie będący własnością SGGW ma obowiązek zawarcia właściwej umowy podpisywanej w imieniu uczelni przez Xxxxxxxxx (zał. 4) oraz prowadzenia karty ewidencji przebiegu pojazdu (zał. nr 5). Umowę należy podpisać przed rozpoczęciem podróży służbowej. Oryginał umowy podpisanej przez pracownika, kierownika jednostki i Kanclerza delegowany przekazuje do Kwestury (pok. 110).
3. Zwrot kosztów użytkowania pojazdu następuje na podstawie wymienionej ewidencji, którą należy przedstawić do wglądu przy składaniu delegacji do rozliczenia w Kwesturze (pok. nr 110). Kartę ewidencji przebiegu pojazdu odrębnie dla każdego miesiąca sporządza użytkownik pojazdu. Kartę, po potwierdzeniu odbycia podróży służbowej przez kierownika jednostki organizacyjnej, delegowany przekazuje do Kwestury (pok. nr 110) w terminie do 5 dnia następnego miesiąca. W przypadku podróży zagranicznych zwrot kosztów następuje na podstawie oświadczenia (zał. nr 6) dołączonego do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej (zał. nr 9 ).
4. Zastosowane przy rozliczeniu stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu nie mogą być wyższe niż określone w rozporządzeniu ministra wymienionym w §1 punkt 3. Wysokość stawki określa w poleceniu wyjazdu kierownik jednostki. W przypadku nie sprecyzowania stawki uznaje się za należną stawkę wykazaną i zatwierdzoną w dokumencie rozliczającym podróż (zał. nr 5 i 6)
5. Delegowany odbywający podróż służbową samochodem prywatnym zobowiązany jest do przejazdu możliwie najkrótszą drogą.
6. Na wszystkich delegacjach i Kartach Ewidencji Przebiegu Pojazdu musi być wpisany numer i data zawartej umowy
§ 11
Pracownicy uczelni użytkujący samochody prywatne na potrzeby SGGW w przejazdach lokalnych mają obowiązek zawarcia z Uczelnią właściwej umowy (zał. nr 7). Podpisana przez obie strony umowa powinna być złożona w Kwesturze (pok. nr 110). Zwrot kosztów użytkowania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu rozliczonego zgodzie z przedłożonym przez pracownika oświadczeniem (zał. nr 8).
Zaliczki i rozliczenia
§ 12
1. Zaliczka na poczet kosztów podróży służbowej nie może przekroczyć kwoty przewidywanych należności.
2. Wypłata zaliczki na podróż krajową następuje w formie gotówkowej, w kasie uczelni lub przelewu bezpośrednio przed terminem wyjazdu.
3.Wypłata zaliczki na podróż zagraniczną następuje w walucie obcej, w kasie banku lub w formie przelewu, bezpośrednio przed terminem wyjazdu. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej w równowartości przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Wypłata dokonywana jest w formie gotówkowej w kasie uczelni lub w formie przelewu.
4. Rozliczenie zaliczki następuje w formie dopłaty lub zwrotu pobranych środków (zał. nr 1 podróże krajowe, zał. nr 9 podróże zagraniczne). W przypadku nie rozliczenia w terminie pobranej zaliczki może ona zostać potrącona z wynagrodzenia i innych należności pracownika.
5. Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej lub krajowej należy dokonać w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Rozliczenia złożone po wymienionych terminach, zwłaszcza gdy dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego mogą zostać zakwestionowane i nie przyjęte do realizacji.
6. Dla wymienionych zaliczek rejestry i rozliczenia prowadzi Dział Finansowy Kwestury (podróże krajowe) i Sekcja Współpracy Międzynarodowej Biura Współpracy Międzynarodowej (podróże zagraniczne).
Podróże osób niebędących pracownikami SGGW
§ 13
1. W celu realizacji zadań Uczelni kierownicy jednostek organizacyjnych mogą wystawiać polecenia wyjazdu służbowego także osobom innym niż pracownicy SGGW. Dla podróży na obszarze kraju stosuje się druk będący załącznikiem 1, a dla podróży zagranicznych załącznik nr 3 (doktoranci zał. nr 2) do zarządzenia. Osoby nie będące pracownikami uczelni w przypadku korzystania z samochodów prywatnych zobowiązane są dołączyć do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej oświadczenie według wzoru stanowiącego załącznik nr 6 do zarządzenia.
2. Przez osoby inne niż pracownicy rozumie się w szczególności osoby zatrudnione w SGGW na podstawie umów o dzieło i umów zlecenia, studentów, doktorantów lub pracowników innych uczelni i jednostek badawczych.
3. Do zadań Uczelni w szczególności zalicza się wykonywanie prac badawczych, usługowych, dydaktycznych, recenzowanie dorobku i prac zmierzających do uzyskania stopni naukowych, prezentowanie dorobku Uczelni lub reprezentowanie Uczelni.
§ 14
1. Rodzaj i wysokość należności przysługujących osobom niebędącym pracownikami uczelni określa Rektor lub kierownik jednostki na drukach polecenia wyjazdu (zał. nr 1) lub skierowania (zał. nr 2). Należności nie mogą przekraczać stawek ustalonych w rozporządzeniach ministra wymienionych w §1, chyba że należności określono w umowach i porozumieniach zawartych przez SGGW z innymi podmiotami lub w zasadach realizacji programów.
2. Osobom niebędącym pracownikami uczelni nie wypłaca zaliczek na poczet kosztów podróży krajowych.
Świadczenia dla uczestników praktyk zawodowych oraz obozów naukowych
§ 15
1. Studentom odbywającym praktyki zawodowe w kraju może zostać przyznany zwrot poniesionych kosztów przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia do wysokości diet oraz ryczałtu za nocleg przysługujących delegowanym. W uzasadnionych przypadkach, zamiast zwrotu kosztów może nastąpić wypłata diet (bez ryczałtu za nocleg).
2. Świadczenia nie przysługują, gdy praktyki odbywane są w miejscu zamieszkania lub pobierania nauki przez studenta, a także w przypadku gdy student nie ponosił wymienionych wydatków.
3. Wymienione świadczenia można przyznać studentom kierowanym na obozy naukowe i seminaria wyjazdowe.
4. Rozliczenia kosztów dokonuje student, a w przypadku grupy opiekun praktyk, koła lub agendy studenckiej. Odbycie podróży i zajęć potwierdza opiekun, dziekan lub pełnomocnik Rektora do spraw agend studenckich.
5. Rozliczenie kosztów praktyk zawodowych oraz udziału w obozach naukowych i seminariach wyjazdowych dokonywane jest na drukach stanowiących załączniki nr 10 i 11.
§ 16
1. Studentom kierowanym na praktyki zagraniczne nie przyznaje się świadczeń, chyba że należności określono w umowach i porozumieniach zawartych przez SGGW z innymi podmiotami lub w zasadach realizacji programów finansujących wyjazd.
2. Rozliczenie kosztów praktyk zagranicznych dokonywane jest na drukach stanowiących załącznik nr 9.
Świadczenia na rzecz gości zagranicznych
§ 17
1. Jednostki organizacyjne SGGW mogą zapraszać gości zagranicznych. Wniosek o zaproszenie gości stanowi załącznik nr 12 do zarządzenia. Finansowanie pobytu gości zagranicznych przybywających w ramach programów i umów odbywa się na następujących zasadach:
w przypadku gdy programy i zawarte umowy przewidują zakres i wysokość świadczeń dla gości, ich wypłata następuje zgodnie z tymi zasadami.
w pozostałych przypadkach świadczenia nie mogą być wyższe niż:
diety na wyżywienie i kieszonkowe gości: 80zł za każdy dzień pobytu wypłacane (na podstawie pokwitowania, druk stanowi załącznik nr 13) za maksimum 30 dni,
koszt zakwaterowania w obiektach uczelni a w przypadku braku miejsc w hotelu,
udział w jednej imprezie kulturalnej (cena biletu do 100zł),
udział w jednym uroczystym posiłku (wartość do 80zł na osobę),
zwrot poniesionych kosztów przejazdów lokalnych (na podstawie biletów, rachunków lub dowodów zapłaty).
3) w uzasadnionych przypadkach Rektor na wniosek (zał. nr 12) kierownika jednostki, zapraszającej gości zagranicznych może wyrazić zgodę na ustalenie świadczeń w innych wysokościach.
2. Osoba wyznaczona przez kierownika jednostki uczelni zapraszającej gości zagranicznych pobiera zaliczkę, z której ponosi wydatki związane ze świadczeniami wymienionymi w punkcie 1. Rozliczenia zaliczki należy dokonać w terminie do 7 dni po zakończeniu wizyty. Rozliczenie dokonywane jest w oparciu o faktury, noty, bilety i pokwitowanie diet.
§ 18
Złącznikami do zarządzenia są procedury:
Załącznik nr 14 - Krajowe podróże służbowe,
Załącznik nr 15 - Zagraniczne podróże służbowe,
Załącznik nr 16 - Użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych (jazdy lokalne),
Załącznik nr 17 – Przyjmowanie gości zagranicznych.
§ 19
Do wykonania niniejszego zarządzenia zobowiązuję osoby wymienione w załącznikach numer 14, 15, 16 i 17.
§ 20
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania
Rektor SGGW
/prof. xx xxx. Xxxxxx Xxxxxxx/
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Pieczątka firmowa jednostki
|
Potwierdzenie pobytu służbowego (pieczątka, podpis, data pobytu) nieobligatoryjnie |
Polecenie wyjazdu służbowego
nr ………...…. z dnia ………..………
|
|
Dla ………………………………………….
|
|
Do …………………………………………..
|
|
Na czas od ……………. do ……….………
|
|
Cel podróży………………………………..
……………………………………………..
……………………………………………..
|
|
Środek lokomocji ………………………….
……………………………………………....
|
|
…………………………………………….. data podpis zlecającego wyjazd
|
|
Proszę o wypłacenie zaliczki w kwocie ………………zł słownie:………………………… …………………………………………………………………………………………….… na pokrycie wydatków zgodnie z poleceniem wyjazdu służbowego nr ……….…..……….. Podpis delegowanego………….…………… . Zatwierdzono na kwotę zł…………… słownie ……………………………………………
Zatwierdzam dnia …………….. ……………………… ……………………….. Kierownik jednostki Kwestor
|
|
UWAGA: ten formularz może być zastąpiony typowym drukiem polecenia wyjazdu, pod warunkiem, że zawiera elementy wymienione w tym załączniku.
Rozliczenie kosztów podróży |
|||||||||
wyjazd |
przyjazd |
Środek lokomocji* |
Koszt zł |
uwagi |
|||||
miejscowość |
data |
godzina |
miejscowość |
data |
godzina |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Sprawdzono pod względem: (data i podpis) |
Ryczałt za dojazdy |
|
|
||||||
merytorycznym |
formalno -rachunkowym |
RAZEM PRZEJAZDY |
|
|
|||||
DIETY ilość…..…. stawka…..…… |
|
|
|||||||
NOCLEGI wg rachunków lub |
|
|
|||||||
Zatwierdzono do wypłaty z kosztów: ………..……………………………..
…………… …………… kwestor kierownik jednostki |
NOCLEGI ryczałt ilość………….. stawka……………… |
|
|
||||||
INNE WYDATKI wg załączników |
|
|
|||||||
RAZEM słownie …………………….. …………………………….…..………… …………………………………………zł |
|
|
|||||||
Niniejsze rozliczenie przedkładam: data …………… podpis delegowanego………………. |
|||||||||
Zaliczkę w kwocie zł:…………………………. Słownie zł…………………………………. …………………………………………………………………………………………………. Otrzymałem i zobowiązuję się rozliczyć ją w terminie 14 dni po zakończeniu podróży, upoważniam równocześnie SGGW do potrącenia kwoty nie rozliczonej zaliczki z najbliższej wypłaty wynagrodzenia i innych należności.
…………………………………….. …………………………………….. imię i nazwisko delegowanego data i podpis delegowanego |
|||||||||
*Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.
Załącznik Nr 2 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
__________________________ Warszawa. dnia_________________
Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________
Wydział
_____________________________________
Katedra
_____________________________________
Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail
_____________________________________ PROREKTOR ds. NAUKI
Adres zameldowania /z kodem/
_____________________________________ WNIOSEK / SKIEROWANIE
Data urodzenia
Uprzejmie proszę o skierowanie za granicę do __________________________________
_______________________________________________________________________________
miasto, instytucja
od ____________________________________ do _____________________________________
w celu *_________________________________________________________________________
w ramach /odpowiednie zaznaczyć/
- urlopu szkoleniowego w okresie _____________________________
- urlopu wypoczynkowego w okresie___________________________
- urlopu bezpłatnego w okresie _______________________________
W związku z powyższym proszę o:
1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________
odjazd z Warszawy ___________________________
powrót ____________________________________
2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą:
liczba diet _____________________
liczba noclegów ________________
dieta dojazdowa ________________
komunikacja miejska ____________
3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na pokrycie kosztów ______________________________________________ wg załączników.
_______________________________
1/ naukowym /prowadzenie badań naukowych, udział w konferencji, sympozjum, innym spotkaniu naukowym/;
2/ podjęcia działalności dydaktycznej;
3/ szkoleniowym np. studia doktoranckie, studia podyplomowe, staż habilitacyjny, staż naukowy, specjalizacja zawodowa, kurs językowy lub inny kurs podnoszący kwalifikacje zawodowe, praktykę zawodową/
4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________
Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego wypadku) _______________________________________________________
6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności)______________ ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Oświadczam, że stan mojego zdrowia umożliwia mi wyjazd zgodnie z wnioskiem. Po przedłużeniu z własnej woli pobytu za granicą poza terminem podanym w skierowaniu - koszty utrzymania i ubezpieczenia poniosę we własnym zakresie.
Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w ciągu 14 dni po powrocie do kraju oraz wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od Uczelni.
Wnioskujący ___________________________________________________________________
(data, podpis delegowanego)
Stanowisko Kierownika Katedry_____________________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
Stanowisko Dziekana Wydziału ______________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________
(data, podpis i pieczątka)
Decyzja Prorektora ds. Nauki ________________________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
Decyzja Rektora o udzieleniu urlopu przy wyjazdach dłuższych niż miesiąc___________________
________________________________________________________________________________
_________________________________
(data, podpis i pieczątka)
1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach
2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190, poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043)
Załącznik Nr 3 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
__________________________ Warszawa. dnia_________________
Imię i nazwisko osoby kierowanej
_________________________________
Telefon kontaktowy, e-mail
_____________________________________
Stałe miejsce zamieszkania /z kodem/
_____________________________________
Data urodzenia
_____________________________________ PROREKTOR ds. NAUKI
Katedra kierująca
____________________________________ WNIOSEK / SKIEROWANIE
Wydział kierujący
DOTYCZY OSÓB INNYCH NIŻ PRACOWNICY i DOKTORANCI SGGW
Proszę o wyrażenie zgody na sfinansowanie kosztów wyjazdu za granicę do:
_______________________________________________________________________________
Kraj miasto, instytucja
od ____________________________________ do _____________________________________
w celu _________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
W związku z powyższym proszę o:
1. Wykupienie biletów na trasie /podać środek lokomocji i daty/ ___________________________
odjazd z Warszawy ___________________________
powrót ____________________________________
2. Wykupienie środków dewizowych na pobyt za granicą:
liczba diet _____________________
liczba noclegów ________________
dieta dojazdowa ________________
komunikacja miejska ____________
inne__________________________
3. Wykupienie i przekazanie środków dewizowych w wysokości ____________________ na pokrycie kosztów _______________________________________________ wg załączników.
4. Pokrycie kosztów wizy do_________________________________________________________
Pokrycie kosztów ubezpieczenia (leczenia za granicą w razie nagłej choroby lub nieszczęśliwego wypadku) _______________________________________________________________________
6. Wydatki określone w pkt. 1 - 5 zostaną uregulowane z (podać źródło płatności) _____________ ________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Rozliczenie kosztów wyjazdu należy dokonać w ciągu 14 dni po powrocie do kraju osoby kierowanej.
Wnioskujący _____________________________________________________________________
(data, podpis i pieczątka kierownika projektu lub innego dysponenta środków)
Stanowisko Dziekana Wydziału kierującego____________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
Decyzja Prorektora ds. Nauki ________________________________________________________
(data, podpis i pieczątka)
1. Wniosek wypełnić w dwóch egzemplarzach
2. Do wniosku dołączyć zaproszenie lub uzasadnienie wyjazdu
Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 12.10.2005 r (Dz. U. Nr 190, poz. 1405); Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 oraz z 2006 r. Nr 46, poz. 328, Nr 104, poz. 708 i 7111 i Nr 144, poz. 1043)
Załącznik Nr 4 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
UMOWA NR* ......./20.../........
zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy SGGW
reprezentowaną przez ..............................................................................................................
a Panem/Panią ….....................................................................................................................
zam. .........................................................................................................................................
zatrudnionym w …………………………………………………………………..………....
§ 1.
Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki .....................................................
nr rej.................................... o pojemności silnika .............................................. do celów służbowych SGGW.
§ 2.
Delegowany używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie warunków ustalania i zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
§ 3.
Pojazd może być używany do jazd zamiejscowych pod warunkiem wpisania samochodu do polecenia wyjazdu służbowego, jako środka lokomocji.
§ 4.
Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.
§ 5.
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.
............................................ ........................................................................................
(Delegowany) (Kierownik Jednostki Organizacyjnej)
..........................................................
( Kanclerz)
* numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym zawarto umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni
Załącznik Nr 5 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Numer rejestracyjny pojazdu:……………………….. Pojemność silnika:…………………………………...
……………………………………….……………....
…………………………………………………….… Adres (zamieszkania) pracownika (właściciela)* |
Jednostka organizacyjna SGGW
|
Ewidencja przebiegu pojazdu
Zgodnie z umową numer ……… z dnia ………... na korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych.
Nr kolejny wpisu |
Data wyjazdu |
Opis trasy wyjazdu (skąd – dokąd) |
Cel wyjazdu |
Liczba faktycznie przejechanych kilometrów |
Stawka za 1 km przebiegu |
Wartość [5] x [6] |
Podpis pracodawcy |
Uwagi |
||
zł |
gr |
zł |
gr |
|||||||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Podsumowanie miesiąca: |
|
|
|
|
|
|
|
Niepotrzebne skreślić
Podpis pracownika ………………………………….. Podpis kierownika jednostki SGGW ……………………………..……………
Załącznik Nr 6 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Xxxxxxxx. dnia_______________
_________________________________
Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________
Wydział
__________________________________
Katedra
OŚWIADCZENIE
Oświadczam, iż odbyłem/am zagraniczną podróż służbową własnym samochodem (na podstawie umowy nr ........... z dnia ............................ ) :
marki __________________________, nr rejestracyjny___________________________
pojemność silnika __________________________________________________________
na trasie __________________________________________________________________
w okresie_________________________________________________________________
przebieg km_______________________________________________________________
Proszę o wypłacenie należnej kwoty gotówką w kasie* / przelewem na mój rachunek
rozliczeniowy nr* _________________________________________________________
w banku ________________________________________________________________
_________________________
Podpis
Zwrot kosztów za ww. podroż wynosi:
_______________________km x _______________zł/km = ______________________zł
słownie: _________________________________________________________________
_____________________________
Podpis sporządzającego rozliczenie
Załącznik Nr 7 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
UMOWA (limit) NR* ......./20.../........
zawarta dnia ....................................................................... w Warszawie pomiędzy:
1.SGGW reprezentowaną przez ............................................................................................
a …............................................................................................................................................
2. Panem/Panią..........................................................................................................................
zam. .........................................................................................................................................
zatrudnionym u w/w Pracodawcy, zwanym dalej Pracownikiem.
§ 1.
Umowa dotyczy używania samochodu osobowego marki .....................................................
nr rej. ......................................... o pojemności silnika .........................................do celów służbowych SGGW.
§ 2.
Pracownik używa samochodu do celów służbowych na warunkach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
§ 3.
Ustala się miesięczny limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne w wysokości do ............km.
§ 4.
Umowę zawiera się na czas nieokreślony z możliwością jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.
§ 5.
Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po 1 dla każdej ze stron.
............................................. ..............................................................................
(pracownik) (Kierownik Jednostki Organizacyjnej)
............................................................
( Kanclerz )
* numer umowy to: xx/rrrr/nnnnnn oznacza xx-kolejny numer w rejestrze jednostki, rrrr- rok w którym zawarto umowę, nnnnnn- numer jednostki organizacyjnej uczelni
Załącznik Nr 8 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
......................................................... Warszawa, dnia .............................
(Imię i nazwisko)
..........................................................
(jednostka organizacyjna)
...........................................................
(nr rejestracyjny samochodu)
Kwestura SGGW
w miejscu
OŚWIADCZENIE
Proszę o wypłacenie ryczałtu za m-ce .............................................................................
w wysokości ..................................................................... przyznanego na podstawie umowy nr ........... z dnia ........................ z tytułu korzystania z własnego samochodu do przejazdów służbowych na terenie x.xx. Warszawy.
Jednocześnie oświadczam, że w miesiącu ...........................................................................
1) korzystałem/am z urlopu wypoczynkowego w okresie .....................................................*
(dni robocze)
2) korzystałem/am ze zwolnienia lekarskiego ......................................................................*
(dni robocze
3) inne usprawiedliwione nieobecności w pracy ..................................................................*
(dni robocze)
4) korzystałem/am z delegacji służbowych w dniach ............................................................
Nie korzystałem/am z przejazdów samochodem służbowym bądź taksówką.
Proszę o wypłacenie należności z tytułu ryczałtu gotówką w kasie*
(przelewem na mój rachunek rozliczeniowy nr ....................................................................... *
w banku……………………………………………………..…………………………….. )*
.......................................................
(podpis pracownika)
* - niepotrzebne skreślić
Poz. 1 – 3 potwierdza Dział Spraw Osobowych
Załącznik Nr 9 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY ZAGRANICZNEJ
___________________________________ _______________________________________
(nazwisko i imię, stopień służbowy delegowanego) (nazwa jednostki delegującej)
Delegacja służbowa do _________________________________
(wymienić kraj)
Pobyt za granicą trwał od __________ godz. _______do __________ godz. ________ ogółem _____________
w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________
w tym: w __________ od __________ godz._______ do __________ godz. _______ ogółem _____________
(podać czas pobytu w poszczególnych krajach)
A. OTRZYMAŁEM ZALICZKĘ: |
|
EUR |
|
|
1 |
Na podstawie zlecenia płatniczego |
|
|
|
2 |
Na podstawie przelewu lub czeku bankierskiego |
|
|
|
3 |
Z innych źródeł (podać jakie) |
|
|
|
4 |
Ogółem dysponowałem kwotą |
|
|
|
Źródło finansowania: ________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(podać kod kosztów tematu /projektu , numer rachunku bankowego projektu oraz walutę w jakim jest prowadzony)
B. WYDATKOWAŁEM: |
|
EUR |
|
|
1 |
Diety (ilość x stawka) |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Noclegi (koszty hotelu) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
Koszty podróży (wg cen biletu za przejazd*): |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Ryczałt za dojazd (dieta dojazdowa): |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
Dojazd środkami komunikacji miejskiej: |
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
Inne wydatki: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
Ogółem wydatkowałem: |
|
|
|
* w przypadku przejazdu samochodem prywatnym załączyć druk rozliczenia (zał. nr 6 do zarządzenia)
DO ZWROTU ______________________________________________________________
DO WYPŁATY ______________________________________________________________
Data ___________________ podpis__________________________________
(Podpis delegowanego)
ZESTAWIENIE:
|
|
EUR |
|
|
w złotych |
1 |
Pobrana zaliczka (poz A.4) |
|
|
|
|
2 |
Wydatkowano |
|
|
|
|
3 |
Do zwrotu dla SGGW |
|
|
|
|
4 |
Do wypłaty |
|
|
|
|
5 |
Różnice kursowe |
|
|||
6 |
Adnotacje: Kurs z dn……….................. tab……………. zł …….…………. ………………………………………………………….……….. ……………………………………………………….………….. ……………………………………………………………………
|
||||
Zatwierdzono merytorycznie
|
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym
|
Dnia ___________ podpis _________________ |
Dnia ___________ podpis _________________ |
Biuro Współpracy Międzynarodowej |
Kwestura, Dział Finansowy |
Zatwierdzono dnia _________________ na kwotę ______________________zł z tego: _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ _______________zł w koszty: ________________________________ (podać kod kosztów tematu /projektu)
|
|
______________________ |
_____________________ |
Kwestor |
Kanclerz |
Załącznik Nr 10 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Wydział ……………………………………. Warszawa, dnia ………………….…..
Rok studiów ……….….. grupa…………….
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY
Rozliczenie kosztów podróży studentów do miejscowości …………………………………….
związanej z ……………………………………………………….……………………………..
(podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.)
WYJAZD |
PRZYJAZD |
środek lokomocji |
||||
miejscowość |
data |
godzina |
miejscowość |
data |
godzina |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
lp |
Imię i nazwisko |
Xxxxx przejazdu |
Koszt noclegów |
Diety ilość dni x dieta |
Razem zł |
Pokwitowanie odbioru |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Razem wypłacono |
|
|
||||
Do odbioru należności upoważniono pana/panią ….…………………………………………….
Słownie do wypłaty zł ……………………………………………………………………………
Potwierdzam odbycie podróży:
……………..………………….
xxxx, imię i nazwisko opiekuna, podpis
Załącznik Nr 11 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Wydział ……………………………………. Warszawa, dnia ………………….…..
Imię i nazwisko …………………………….
Rok studiów ……….….. grupa…………….
ROZLICZENIE KOSZTÓW PODRÓŻY
Rozliczenie kosztów podróży do miejscowości ………………….…………………………….
związanej z ……………………………………………………….……………………………..
(podać cel np.: studenckie praktyki zawodowe, seminarium wyjazdowe, zajęcia terenowe, zajęcia koła naukowego itp.)
WYJAZD |
PRZYJAZD |
środek lokomocji |
koszt przejazdu |
||||
miejscowość |
data |
godzina |
miejscowość |
data |
godzina |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Razem koszt przejazdu |
|
||||||
Diety: …………zł x ………… dni = …………………………….. _________________
Noclegi: ……………………………………………..…………….. _________________
RAZEM _______________ zł
Słownie zł …………………………………………………………………………………………
Potwierdzam odbycie podróży: Podpis osoby wyjeżdżającej:
……………………………………. …………………………………….
xxxx, imię i nazwisko opiekuna, podpis
Załącznik Nr 12 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
__________________________ Warszawa. dnia_________________
Tytuł, imię i nazwisko, stanowisko
_________________________________
Wydział
_____________________________________
Katedra
_____________________________________
Telefon praca, telefon kontaktowy, e-mail
PROREKTOR ds. NAUKI
WNIOSEK/ZAPROSZENIE
Proszę o wyrażenie zgody na zaproszenie do SGGW gościa z zagranicy:
Tytuł , imię i nazwisko
Instytucja, miasto, kraj
Charakter przyjazdu:
staż szkoleniowy i badawczy
na podstawie umów i porozumień _______________________________________________
w ramach kontaktów indywidualnych ____________________________________________
w ramach programów Unii Europejskiej __________________________________________
udział w imprezach __________________________________________________________
przyjazdy o charakterze organizacyjnym/przeprowadzanie rozmów n.t. współpracy,
podpisania umów (z kim)_________________________________________ dot. współpracy w zakresie ____________________________________________________________________
inne przyjazdy, jakie ____________________________________________________________
przyjazd na koszt strony: polskiej / zagranicznej
Przewidywany termin wizyty od _________________________ do _________________________
Opiekun gościa __________________________________________________________________
Zakwaterowanie gościa Uczelni w hotelu SGGW nazwa _________________________________
od ___________ do ___________ lub w innym hotelu w przypadku braku miejsca w obiektach SGGW
Wypłacenie zaliczki w wysokości ____________________________ złotych.
Na pokrycie kosztów wyżywienia, zakwaterowania poza uczelnią i innych
__________________________________________________________________________________
Zakup biletu lotniczego _____________________________________________________________
Wydatki związane z zaproszeniem gościa zostaną uregulowane ze środków:
Rodzaj środków i nr konta kosztów _____________________________________________________
nr rachunku bankowego projektu _______________________________________________________
Zobowiązuję się dokonać rozliczenia kosztów przyjazdu gościa w ciągu 1 tygodnia po zakończeniu wizyty oraz wyrażam zgodę na potrącenie nierozliczonej zaliczki z wynagrodzenia i innych należności od Uczelni.
Wnioskujący _____________________________________________________________________
data i odpis składającego wniosek
Stanowisko Kierownika Katedry______________________________________________________
data, podpis i pieczątka
Stanowisko Dziekana Wydziału ______________________________________________________
data, podpis i pieczątka
Decyzja Prorektora ds. Nauki ________________________________________________________
data, podpis i pieczątka
Załącznik Nr 13 do zarządzenia Xxxxxxx Xx 0/0000
Name ………………………..………
Country………………………..…….
Passport no………………………..…
R E C E I P T
for the amount of ……..… zloty, say: ………………………………………………… zloty, which I have received from the Warsaw University of Life Sciences as allowance for living expenses for the period from ……….….…. to……...….….... (the amount of ……zl per day).
Accomodation costs will be paid by the University.
Received
………………………………..
(signature of foreign guest)
POKWITOWANIE
na kwotę zł………… słownie: ……………………….zł otrzymaną od SGGW w Warszawie na pokrycie kosztów utrzymania od dnia…………. do dnia …………….(kwota………zł dziennie). Koszty zakwaterowania pokryje Uczelnia.
Załącznik Nr 14 do zarządzenia Rektora Nr …../2007
Nazwa procedury: |
Krajowe podróże służbowe |
||||||||
Cel wprowadzania procedury |
Rozliczenie kosztów podróży służbowych odbywanych na terenie kraju |
||||||||
Zakres przedmiotowy procedury |
Należności z tytułu podróży służbowych odbywanych na terenie kraju |
||||||||
Zakres podmiotowy procedury |
Wszystkie jednostki uczelni |
||||||||
Właściciel procedury, czyli kto odpowiada za monitoring i zmiany oraz ryzyko |
Kwestura, Dział Finansowy |
||||||||
Podstawa prawna |
Rozporządzenie Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju. (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r., Nr 236 poz.1990 z późniejszymi zmianami). |
||||||||
Zasady wewnętrzne SGGW |
Zarządzenie Rektora nr 4/2007 z dnia 01 lutego 2007r w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań SGGW *zasady wewnętrzne SGGW w sprawie wydatkowania dotacji oraz środków własnych Uczelni |
||||||||
L |
Czynność wykonywana |
Dokument źródłowy |
Osoba sporządzająca /odpowiedzialna za wykonanie |
Forma dokumentowania procedury |
Dokument wtórny |
Forma odzwierciedlania weryfikacji Osoba weryfikująca/ zatwierdzająca |
Dział/osoba której należy przekazać zweryfikowany dokument |
Termin graniczny |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Wypełnienie druku „Polecenia wyjazdu służbowego” |
Zaproszenie innej jednostki, zgłoszenie udziału w konferencji itp |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania (odbycia podróży) |
Rejestr wydanych poleceń. Zapisy na poleceniu wyjazdu służbowego (zał nr1 do zarz Rektora) |
Polecenie wyjazdu służbowego (zał nr 1 do zarz Rektora) |
Weryfikuje i zatwierdza kierownik jednostki organizacyjnej - podpis |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania |
zależny od terminu wykonania zadania |
|
2 |
Przekazanie do Kwestury druku „Polecenia wyjazdu służbowego” w przypadku gdy przyznano zaliczkę. |
Polecenie wyjazdu służbowego (zał nr 1 do zarządzenia Rektora) |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania (odbycia podróży) |
Prośba delegowanego i zatwierdzenie na Poleceniu wyjazdu służbowego |
Polecenie wypłaty środków z kasy lub przelew |
Decyzję o wypłacie podejmuje Kwestor zatwierdzając kwotę zaliczki |
Kwestura, Dział Finansowy |
2 dni przed wypłatą |
|
3 |
Wypłata zaliczki |
Polecenie wyjazdu służbowego z decyzją Kwestora |
Kwestura, Dział Finansowy |
Dokumentuje kasa lub bank, zaliczkę rejestruje Kwestura Dział Finansowy oraz adnotacja na Poleceniu wyjazdu |
Wyciąg bankowy , raport kasowy |
Osoby upoważnione do wydatkowania środków z rachunku bankowego |
Kwestura, Dział Finansowy |
Od 3 do ostatniego dnia przed terminem wyjazdu |
|
L |
czynność wykonywana |
dokument źródłowy |
sporządza |
dokumentowanie procedury |
dokument wtórny |
weryfikacja i zatwierdzenie |
dokument przekazać do |
termin graniczny |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
4 |
Zakup biletów lotniczych lub na inne środki transportu w ramach umowy SGGW i pośrednika |
Zamówienie na zakup biletów |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania (odbycia podróży) |
x |
Bilet |
Weryfikuje kierownik jednostki organizacyjnej |
Osoba skierowana na wyjazd |
Od dnia zakupu do ostatniego dnia przed terminem wyjazdu |
5 |
Przekazanie do Kanclerza druku „Polecenia wyjazdu służbowego” w przypadku gdy wydano zgodę na odbycie podróż prywatnym samochodem osobowym |
Polecenie wyjazdu służbowego (zał nr 1 do zarządzenia Rektora) |
Xxxxx wyznaczona do wykonania zadania (odbycia podróży) |
x |
Umowa na używanie samochodu do celów służbowych (zał nr 4 do zarz Rektora) |
Decyzja: Kanclerz |
Kanclerz |
Do dnia wyjazdu |
6 |
Zawarcie umowy dotyczącej użytkowania samochodu prywatnego do odbywania podróży służbowych (jeżeli nie została wcześniej zawarta) |
Umowa na używanie samochodu do celów służbowych (zał nr 4 do zarz Rektora) |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania (odbycia podróży) |
Umowa. Wpis do rejestru umów jednostki uczelni. |
x |
Weryfikuje kierownik jednostki, Podpisuje Xxxxxxxx i osoba delegowana |
Kwestura – Dział Finansowy |
Do dnia wyjazdu |
7 |
Złożenie rozliczenia kosztów podróży służbowej w tym: -rozliczenie kosztów przejazdu samochodem prywatnym |
Ewidencja przebiegu pojazdu (zał nr 5 do zarz Rektora) |
Xxxxx która odbyła podróż służbową |
-wg zasad SGGW* -adnotacja na druku Polecenia wyjazdu służbowego |
x |
Weryfikuje Kwestura Dział Finansowy. Zatwierdza Kierownik jednostki lub Kanclerz. |
Kwestura – Dział Finansowy |
5 dzień miesiąca (oraz okazać przy rozliczeniu pozostałych kosztów) |
-pozostałe koszty |
Polecenie wyjazdu służbowego (zał nr 1, 10 i 11 do zarz Rektora) |
Xxxxx która odbyła podróż służbową |
-adnotacja na druku Polecenia wyjazdu służbowego -zał 10 i 11 wg zasad SGGW*
|
x |
Weryfikuje: merytorycznie kierownik jednostki organizacyjnej |
Kwestura - Dział Finansowy |
14 dni po zakończeniu podróży |
L |
czynność wykonywana |
dokument źródłowy |
sporządza |
dokumentowanie procedury |
dokument wtórny |
weryfikacja i zatwierdzenie |
dokument przekazać do |
termin graniczny |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
8 |
Wystawienie noty za koszty przejazdu samochodem służbowym podczas podróży służbowej |
Ewidencja przejazdów DOOiZ |
Pracownik Działu Obsługi Ogólnej i Zaopatrzenia |
Rejestr not wystawionych w DOOiZ |
Nota księgowa |
Kanclerz |
Jednostka organizacyjna. Kwestura |
7 dni po zakończeniu podróży |
9 |
Sprawdzenie rozliczenia należności za czas podróży pod względem formalnym i rachunkowym |
Ewidencja przebiegu pojazdu i Polecenie wyjazdu służbowego (zał nr 1 i 5 do zarz Rektora) |
Kwestura, Dział Finansowy |
Adnotacje na dokumentach źródłowych |
Polecenie wypłaty lub zwrotu środków do Kasy SGGW |
Weryfikuje pracownik Działu Finansowego, zatwierdza Kwestor |
Kwestura, Dział Finansowy (Kasa SGGW) |
7 dni po weryfikacji rozliczenia |
10 |
Zwrot nadmiernie pobranej zaliczki lub wypłata różnicy |
Dowód wpłaty do banku lub kasy, przelew lub polecenie kasa wypłaci. |
Bank, Kasa SGGW |
Rejestruje: Kwestura Dział Finansowy |
Raport kasowy, wyciąg bankowy |
Osoby upoważnione do wydatkowania środków z rachunku bankowego (gotówkowe Kwestor) |
Kwestura Dział Finansowy / Kasa SGGW |
3 dni po zatwierdzeniu rozliczenia |
Załącznik Nr 15 do zarządzenia Rektora Nr …../2007
Nazwa procedury: |
Zagraniczne podróże służbowe |
Cel wprowadzania procedury |
Rozliczenie kosztów podróży służbowych poza granicami kraju |
Zakres przedmiotowy procedury |
Należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju |
Zakres podmiotowy procedury |
Wszystkie jednostki uczelni |
Właściciel procedury, czyli kto odpowiada za monitoring i zmiany oraz ryzyko |
Biuro Współpracy Międzynarodowej – Sekcja Współpracy Międzynarodowej (BWM-SWM) |
Podstawa prawna |
Rozporządzenie Ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. (Dz. U. z dnia 30 grudnia 2002 r., Nr 236 poz.1991 z późniejszymi zmianami) |
Zasady wewnętrzne SGGW |
Zarządzenie Rektora nr 4/2007 z dnia 01 lutego 2007r w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań SGGW *zasady wewnętrzne SGGW w sprawie wydatkowania dotacji oraz środków własnych Uczelni |
l. |
Czynność wykonywana |
Dokument źródłowy |
Osoba sporządzająca /odpowiedzialna za wykonanie |
Forma dokumentowania procedury |
Dokument wtórny |
Forma odzwierciedlania weryfikacji Osoba weryfikująca/ zatwierdzająca |
Dział/osoba której należy przekazać zweryfikowany dokument |
Termin graniczny |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
1 |
Wypełnienie wniosku o skierowanie za granicę w celu wykonania zadań na rzecz SGGW |
Zaproszenie, zgłoszenie na konferencję itp |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania poza granicą kraju |
Wypełnienie wniosku /skierowania |
Wniosek /skierowanie (zał nr 2 lub 3 do zarządzenia Xxxxxxx, 0 egzemplarze) |
Weryfikuje kierownik Katedry i Dziekan lub Kierownik innej jednostki
|
BWM-SWM |
zależny od terminu wykonania zadania |
2 |
Weryfikacja pod względem formalnym i rachunkowym |
Wniosek /skierowanie (zał nr 2 lub 3 do zarządzenia Rektora) |
Pracownik BWM-SWM |
adnotacje na Wniosku /skierowaniu |
Polecenie wypłaty środków walutowych wg wzorów Banku BPH |
Weryfikuje BWM-SWM Zatwierdza Prorektor ds. Nauki (i Rektor*) |
1.BWM-SWM 2.Dział Spraw Osobowych* |
7 dni po złożeniu wniosku |
*W przypadku wyjazdów dłuższych niż miesiąc wymagających udzielenia urlopu przez Rektora.
L |
czynność wykonywana |
dokument źródłowy |
sporządza |
dokumentowanie procedury |
dokument wtórny |
weryfikacja i zatwierdzenie |
dokument przekazać do |
termin graniczny |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
3 |
Wypłata zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej |
Polecenie wypłaty środków walutowych wg wzorów Banku BPH |
Pracownik BWM-SWM |
Dokumentuje bank, pobraną zaliczkę rejestruje BWM-SWM oraz Kwestura Dział Finansowy |
Dowód wypłaty środków z rachunku Uczelni |
Osoby upoważnione do wydatkowania środków z rachunku bankowego |
Bank (za pośrednictwem Kwestury) |
Od 3 do ostatniego dnia przed terminem wyjazdu |
|
4 |
Zamówienie biletów lotniczych lub na inne środki transportu |
Wniosek /skierowanie (zał nr 2 lub 3 do zarządzenia Rektora) |
Pracownik BWM-SWM |
Rejestr prowadzi BWM-SWM |
Zamówienie na zakup biletów (elektronicznie lub telefonicznie) |
x |
Firma sprzedająca bilety |
Zależnie od terminu wyjazdu przed terminem wydania biletu |
|
5 |
Zakup biletów lotniczych lub na inne środki transportu |
Zamówienie na zakup biletów |
Pracownik BWM-SWM |
Faktura - wg zasad SGGW* Rejestr BWM-SWM |
bilet |
wg zasad SGGW* |
Osoba delegowana |
Od dnia zakupu do dnia przed terminem wyjazdu |
|
6 |
Zawarcie umowy dotyczącej użytkowania samochodu prywatnego do odbywania podróży służbowych |
Umowa na używanie samochodu do celów służbowych (zał nr 4 do zarz Rektora) |
Osoba wyznaczona do wykonania zadania poza granicą kraju |
Umowa. Wpis do rejestru umów jednostki uczelni. |
x |
Weryfikuje kierownik jednostki, Podpisuje Kanclerz i osoba delegowana |
Kwestura – Dział Finansowy.
Delegowany. |
Do dnia wyjazdu |
|
7 |
Złożenie rozliczenia kosztów podróży służbowej w tym: -rozliczenie kosztów przejazdu samochodem prywatnym |
Ewidencja przebiegu pojazdu (zał nr 5 do zarz Rektora) |
Xxxxx która odbyła podróż służbową |
wg zasad SGGW* |
Oświadczenie (zał. nr 6 do zarz. Rektora) |
x |
BWM-SWM |
14 dni po zakończeniu podróży |
|
-pozostałe koszty |
Rozliczenie zaliczki ze środków zagranicznych (zał nr 9 do zarz Rektora) |
Xxxxx która odbyła podróż służbową |
Rejestr rozliczeń prowadzi BWM-SWM |
x |
x |
BWM-SWM |
14 dni po zakończeniu podróży |
||
L |
czynność wykonywana |
dokument źródłowy |
sporządza |
dokumentowanie procedury |
dokument wtórny |
weryfikacja i zatwierdzenie |
dokument przekazać do |
termin graniczny |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
8 |
Weryfikacja rozliczenia kosztów pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym |
Polecenie wyjazdu służbowego i Ewidencja przebiegu pojazdu (zał nr 1 i 5 do zarz Rektora) |
BWM-SWM |
Adnotacje na dokumentach źródłowych i rejestr rozliczeń BWM-SWM |
polecenie do banku lub kasy o przyjęcie zwrotu lub dopłatę środków |
Weryfikuje: -formalnie i rachunkowo Kwestura Dz Finansowy Zatwierdza Kanclerz |
Kwestura – Dział Finansowy |
7 dni po weryfikacji rozliczenia |
9 |
Wystawienie noty za koszty przejazdu samochodem służbowym podczas podróży służbowej |
Ewidencja przejazdów DOOiZ |
Pracownik Działu Obsługi Ogólnej i Zaopatrzenia |
Rejestr not wystawionych w DOOiZ |
Nota księgowa |
Kanclerz |
Kwestura |
7 dni po zakończeniu podróży |
10 |
Zwrot nadmiernie pobranej zaliczki lub wypłata różnicy |
dokument wypłaty lub zwrotu środków do Banku |
Kwestura – Dział Finansowy |
x |
wyciąg bankowy |
Osoby upoważnione do wydatkowania środków z rachunku bankowego |
Bank/kasa |
3 dni po zatwierdzeniu rozliczenia |
Załącznik Nr 16 do zarządzenia Rektora Nr …../2007
Nazwa procedury: |
Użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych (jazdy lokalne) |
||||||||
Cel wprowadzania procedury |
Rozliczenie kosztów użytkowania samochodów niebędących własnością SGGW do celów służbowych (jazdy lokalne) |
||||||||
Zakres przedmiotowy procedury |
Należności z tytułu zwrotu kosztów użytkowania samochodów prywatnych do celów służbowych |
||||||||
Zakres podmiotowy procedury |
Wszystkie jednostki uczelni |
||||||||
Właściciel procedury, czyli kto odpowiada za monitoring i zmiany oraz ryzyko |
Kwestura, Dział Finansowy |
||||||||
Podstawa prawna |
Rozporządzenie Ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z dnia 26 marca 2002 r., Nr 27 poz. 271 ze zmianami) |
||||||||
Zasady wewnętrzne SGGW |
Zarządzenie Rektora nr 4/2007 z dnia 01 lutego 2007r w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań SGGW *zasady wewnętrzne SGGW w sprawie wydatkowania dotacji oraz środków własnych Uczelni |
||||||||
l. |
Czynność wykonywana |
Dokument źródłowy |
Osoba sporządzająca /odpowiedzialna za wykonanie |
Forma dokumentowania procedury |
Dokument wtórny |
Forma odzwierciedlania weryfikacji Osoba weryfikująca/ zatwierdzająca |
Dział/osoba której należy przekazać zweryfikowany dokument |
Termin graniczny |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Wnioskowanie o przyznanie limitu na jazdy lokalne samochodem prywatnym do celów służbowych |
x |
Kierownik jednostki organizacyjnej zatrudniającej pracownika |
x |
Pismo |
Kierownik jednostki organizacyjnej |
Kanclerz |
x |
|
2 |
Zawarcie umowy na użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych |
Umowa na używanie samochodu do celów służbowych (zał nr 7 do zarz Rektora) |
Osoba użytkująca samochód |
Umowa. Wpis do rejestru umów sekretariatu Kanclerza. |
x |
Weryfikuje kierownik jednostki, Podpisuje Kanclerz i osoba użytkująca samochód |
Kwestura – Dział Finansowy: rejestr umów. Użytkownik. |
Przed rozpoczęciem obowiązywania umowy |
|
3 |
Rozliczenie kosztów przejazdu samochodem prywatnym w jazdach lokalnych |
oświadczenie (zał nr 8 do zarz Rektora) |
Osoba użytkująca samochód |
x |
Lista płac |
Weryfikuje Dział Spraw Osobowych i Kwestura Dział Finansowy, zatwierdza kierownik jednostki |
Kwestura – Dział Płac i Stypendiów |
15 dzień miesiąca |
|
4 |
Wypłata należności z tytułu użytkowania samochodu prywatnego |
Lista płac |
Kwestura – Dział Płac i Stypendiów |
x |
Raport kasowy, wyciąg bankowy |
Weryfikuje kierownik Działu Płac i Kwestor zatwierdza Kanclerz |
x |
W terminie wypłaty poborów |
|
Załącznik Nr 17 do zarządzenia Rektora Nr …../2007
Nazwa procedury: |
Przyjmowanie gości zagranicznych |
||||||||
Cel wprowadzania procedury |
Rozliczenie kosztów pobytu gości zagranicznych |
||||||||
Zakres przedmiotowy procedury |
Koszty związane z pobytem gości zagranicznych |
||||||||
Zakres podmiotowy procedury |
Wszystkie jednostki uczelni |
||||||||
Właściciel procedury, czyli kto odpowiada za monitoring i zmiany oraz ryzyko |
Biuro Współpracy Międzynarodowej – Sekcja Współpracy Międzynarodowej (BWM-SWM) |
||||||||
Podstawa prawna |
Umowy, porozumienia o współpracy zawarte przez uczelnię. |
||||||||
Zasady wewnętrzne SGGW |
Zarządzenie Rektora nr 4/2007 z dnia 01 lutego 2007r w sprawie diet i innych należności za czas podróży odbywanych w celu realizacji zadań SGGW *zasady wewnętrzne SGGW w sprawie wydatkowania dotacji oraz środków własnych Uczelni |
||||||||
l. |
Czynność wykonywana |
Dokument źródłowy |
Osoba sporządzająca /odpowiedzialna za wykonanie |
Forma dokumentowania procedury |
Dokument wtórny |
Forma odzwierciedlania weryfikacji Osoba weryfikująca/ zatwierdzająca |
Dział/osoba której należy przekazać zweryfikowany dokument |
Termin graniczny |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
|
1 |
Wnioskowanie o zaproszenie gości zagranicznych |
Pismo, umowa, porozumienie o współpracy, inne |
Wnioskujący np. kierownik tematu lub jednostki organizacyjnej zapraszającej gościa |
x |
Wniosek/ zaproszenie (zał nr 12 do zarz Rektora) |
Weryfikuje kierownik Katedry i Dziekan lub kierownik jednostki. Zatwierdza Prorektor ds. Nauki |
wnioskujący |
Zależnie od terminu wizyty |
|
2 |
sporządzenie wniosku o wypłatę zaliczki na pokrycie kosztów pobytu gości zagranicznych |
Wniosek o wypłatę zaliczki (zał nr 3 do zarz rektora nr 26/2002) |
Osoba wyznaczona do pobrania zaliczki |
Kwestura – Dział Finansowy: rejestr zaliczek |
Polecenie wypłaty kasa/bank |
Wniosek formalnie i rachunkowo weryfikuje BWM-SWM. Zatwierdza Kwestor. |
Kwestura – Dział Finansowy |
Przed poniesieniem wydatków |
|
3 |
Wypłata zaliczki do rozliczenia |
Wniosek o zaliczkę |
Pracownik BWM-SWM |
Pokwitowanie odbioru |
Raport kasowy |
Kierownik BWM |
Kwestura – Dział Finansowy |
Przed poniesieniem wydatków |
|
4 |
Wypłata diet dla gości zagranicznych |
Pokwitowanie (zał. nr 13 do zarz. Rektora) |
Gość |
|
Rozliczenie kosztów |
x |
Osoba która pobrała zaliczkę |
pierwszy dzień pobytu |
|
5 |
Rozliczenie kosztów pobytu gości |
Rozliczenie zaliczki – druk własny SGGW |
Osoba która pobrała zaliczkę |
wg zasad SGGW* |
Raport kasowy |
Osoby upoważnione do wydatkowania środków |
Kwestura – Dział Finansowy |
7 dni po wyjeździe gości |
|
L |
czynność wykonywana |
dokument źródłowy |
sporządza |
dokumentowanie procedury |
dokument wtórny |
weryfikacja i zatwierdzenie |
dokument przekazać do |
termin graniczny |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
6 |
Weryfikacja rozliczenia kosztów pobytu gości pod względem formalnym i rachunkowym |
Rozliczenie zaliczki – druk |
Xxxxx która odbyła podróż służbową |
Adnotacje na dokumentach źródłowych |
Polecenie wypłaty lub zwrotu środków |
Weryfikuje pracownik BWM-SWM. Zatwierdzają osoby upoważnione do dysponowania środkami. |
Kwestura |
3 dni po przekazania rozliczenia
|
7 |
Zwrot nadmiernie pobranej zaliczki lub wypłata |
Kasa wypłaci, kasa przyjmie |
Kwestura - Dział Finansowy |
Pokwitowanie odbioru kwoty |
Raport kasowy |
Kwestor |
Kwestura |
3 dni po weryfikacji rozliczenia |
niepotrzebne skreślić
wymienić jakie