WZÓR -

Załącznik nr 6 – Minimalny zakres umowy o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu

- WZÓR -

Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu

«tytuł Projektu» *

Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji Projektu ……………………..…..… (tytuł Projektu) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, zwana dalej „umową”, zawarta na podstawie art. 33 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 w dniu

…………………….………….. pomiędzy:

....................................................................................................................................................

(nazwa Beneficjenta)

z siedzibą w

....................................................................................................................................................

(adres Beneficjenta)

reprezentowanym przez

....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Beneficjenta)

zwanym dalej Partnerem Wiodącym

a

....................................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w

....................................................................................................................................................

(adres Partnera)

reprezentowanym przez

....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Partnera)

zwanym dalej Partnerem nr 1

a

....................................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w

....................................................................................................................................................

(adres Partnera)

reprezentowanym przez

*Umowa może być rozszerzona o dodatkowe zapisy jednakże nie mogą być one sprzeczne z obowiązującym systemem realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Partnera)

zwanym dalej Partnerem nr 2

a

....................................................................................................................................................

(nazwa Partnera)

z siedzibą w

....................................................................................................................................................

(adres Partnera)

reprezentowanym przez

....................................................................................................................................................

(imię i nazwisko osoby/osób uprawnionej/ych do podejmowania wiążących decyzji w imieniu Partnera)

zwanym dalej Partnerem nr 31 zwanymi dalej Stronami.

§ 1.

Przedmiot umowy

1. Ustanawia się partnerstwo na rzecz realizacji Projektu ……………………..…..……………

(tytuł Projektu) realizowanego w ramach Osi Priorytetowej …………… (nr Osi) Działania

…………… (nr Działania) Poddziałania …………… (nr Poddziałania) Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, zwanego dalej

„Projektem”.

2. Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji Projektu nr 2, którego opis stanowi wniosek

o dofinansowanie, zwany dalej Wnioskiem.

3. Umowa określa zasady funkcjonowania partnerstwa, zasady współpracy Partnera Wiodącego i Partnerów oraz współpracy między Partnerami przy realizacji Projektu,

o którym mowa w ust. 1.

4. Okres realizacji Projektu jest zgodny z okresem wskazanym we Wniosku i dotyczy realizacji zadań w ramach Projektu.

§ 2.

Odpowiedzialność Partnerów

1. Strony umowy ponoszą odpowiedzialność za prawidłową realizację Projektu, w zakresie przypisanych im zadań, w tym za osiągnięcie zadeklarowanych w zatwierdzonym Wniosku wskaźników produktu oraz rezultatu.

2. Partner Wiodący ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłową realizację Umowy

o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego

1 Należy odpowiednio zmienić w zależności od ilości Partnerów.

2 Należy wypełnić w przypadku, gdy na etapie podpisywania umowy o partnerstwie znany jest numer Projektu nadany w Centralnym Systemie Teleinformatycznym SL2014.

przyjmowanych przez Instytucję Zarządzającą, w tym za poprawność rozliczeń finansowych, nawet w sytuacji, gdy przekazuje Partnerom odpowiednią część dofinansowania na pokrycie ich wydatków.

§ 3.

Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność Partnera Wiodącego

1. Strony stwierdzają zgodnie, że ………………………… (nazwa Beneficjenta) pełni funkcję Partnera Wiodącego zobowiązanego do:

1) realizacji Projektu zgodnie z zapisami zatwierdzonego Wniosku;

2) przestrzegania postanowień Umowy o dofinansowanie/Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego;

3) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach partnerstwa mających na celu realizację Projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1;

4) reprezentowania Partnerów przed Instytucją Zarządzającą RPO WŁ 2014-2020 w procesie ubiegania się o dofinansowanie Projektu, a po przyjęciu Umowy o dofinansowanie/Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego, reprezentowania Partnerów w trakcie realizacji Projektu;

5) zapewniania sprawnego systemu przepływu informacji i komunikacji pomiędzy Stronami oraz Instytucją Zarządzającą;

6) zapewniania udziału Partnerów w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych w niniejszej umowie;

7) wspierania Partnerów w realizacji powierzonych zadań;

8) informowania Partnerów/grupy zarządzającej partnerstwem3 o planowanych zmianach w zadaniach realizowanych w ramach Projektu;

9) informowania Instytucji Zarządzającej o problemach w realizacji Projektu, w tym o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników określonych w zatwierdzonym Wniosku;

10) koordynowania (w tym monitorowania i nadzorowania) prawidłowości działań Partnerów przy realizacji zadań, zawartych w Projekcie;

11) koordynowania działań partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o partnerstwie i jego celach;

12) gromadzenia informacji o uczestnikach projektu i przekazywania ich do Instytucji Zarządzającej;

13) zapewniania prawidłowości operacji finansowych, w szczególności poprzez wdrażanie systemu zarządzania i kontroli finansowej Projektu;

3 Gremium podejmujące decyzje w partnerstwie odpowiadające za wspólne zarządzanie Projektem, o którym mowa w § 6 ust.1 dotyczącym Organizacji wewnętrznej partnerstwa, jeśli takie zostanie zawiązane.

14) przedkładania wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej za pośrednictwem systemu teleinformatycznego SL2014 w celu rozliczenia wydatków w Projekcie oraz otrzymania środków na dofinansowanie zadań realizowanych w ramach Projektu;

15) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;

16) pozyskiwania, gromadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją zadań partnerstwa w terminach określonych w §11 ust. 1;

17) wypełniania obowiązków wynikających z udzielania pomocy publicznej lub pomocy de minimis związanych z potrzebą monitorowania i kontroli zgodności z zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis;

18) wykorzystania środków trwałych nabytych w ramach Projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazania ich nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku;

19) zawarcia z Partnerami odrębnych umów przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach Projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Partnerów na korzystanie z ww. utworów.

2. Partnerzy upoważniają Partnera Wiodącego do reprezentowania partnerstwa wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją Projektu, w tym do przyjęcia w ich imieniu i na ich rzecz Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego. Zakres upoważnienia został określony w Pełnomocnictwach dla Partnera Wiodącego do reprezentowania Partnerów stanowiących załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

3. Partner Wiodący nie może, bez uzyskania uprzedniej zgody Partnerów, akceptować lub przedstawiać propozycji zmian zakresu Projektu lub warunków jego realizacji.

§ 4.

Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność pozostałych Partnerów

1. Partnerzy zobowiązani są do:

1) realizacji Projektu zgodnie z zapisami zatwierdzonego Wniosku;

2) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach partnerstwa mających na celu realizację Projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1;

3) stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Stronami umowy;

4) informowania Partnera Wiodącego/grupy zarządzającej partnerstwem o planowanych zmianach w zadaniach realizowanych w ramach Projektu;

5) informowania Partnera Wiodącego/grupy zarządzającej partnerstwem o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań;

6) udzielania na wniosek Partnera Wiodącego/grupy zarządzającej partnerstwem informacji i wyjaśnień co do zadań realizowanych w ramach Projektu, w terminie i formie umożliwiającej Partnerowi Wiodącemu wywiązanie się z jego obowiązków informacyjnych względem Instytucji Zarządzającej;

7) gromadzenia informacji o uczestnikach projektu i przekazywania ich Partnerowi Wiodącemu;

8) informowania uczestników projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań powierzonych na mocy umowy;

9) oznaczania materiałów promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych i szkoleniowych związanych z realizacją zadań powierzonych na mocy umowy informacją o otrzymaniu wsparcia z Unii Europejskiej, w tym EFS oraz z Programu, zgodnie z zasadami określonymi w § 10;

10) wykorzystania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów przekazanych przez Partnera Wiodącego;

11) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej4 wydatków Projektu w sposób przejrzysty, tak aby możliwa była identyfikacja poszczególnych operacji związanych z Projektem5;

12) otwarcia wyodrębnionego6 rachunku płatniczego w przypadku otrzymywania środków w formie zaliczki w ramach Projektu oraz informowania o wszelkich zmianach numerów rachunków w trakcie realizacji zadań;

13) przedstawiania Partnerowi Wiodącemu informacji finansowych i sprawozdawczych w terminach i formie umożliwiającej przygotowanie wniosków o płatność wymaganych w Umowie o dofinansowanie/ Prawach i obowiązkach Beneficjenta pozakonkursowego (Partner Wiodący może opracować wzory sprawozdań, o których mowa powyżej);

14) wydatkowania środków zgodnie ze wskazanymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 przepisami dotyczącymi udzielania zamówień7;

15) stosowania aspektów społecznych przy udzielaniu zamówień z zastosowaniem ustawy Pzp albo zasady konkurencyjności, których przedmiotem są: 8.

Instytucja Zarządzająca, w przypadku stwierdzenia naruszenia ust. 15, uznaje wydatki poniesione w ramach przeprowadzonego zamówienia za nieprawidłowe i dokonuje korekt finansowych lub pomniejszenia wartości wydatków kwalifikowalnych, z uwzględnieniem zapisów rozporządzenia wydanego na podstawie art. 24 ust. 13 ustawy wdrożeniowej. Rozporządzenie ministra właściwego ds. rozwoju znajduje się na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej.

4 Poprzez to pojęcie rozumie się wyodrębnioną dla projektu ewidencję, której zasady zostały opisane w Polityce Rachunkowości lub dokumencie równoważnym regulującym zasady rachunkowości obowiązujące Partnerów.

5 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

6 Obowiązek otwarcia rachunku płatniczego dla celów realizacji Projektu nie dotyczy podmiotów realizujących Projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe.

7 Skreślić, jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

8 Skreślić, jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

16) wypełniania obowiązków wynikających z udzielania pomocy publicznej lub pomocy de minimis związanych z potrzebą monitorowania i kontroli zgodności z zasadami pomocy publicznej lub pomocy de minimis;

17) poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w Projekcie przeprowadzonej przez Partnera Wiodącego, Instytucję Zarządzającą oraz inne uprawnione do kontroli podmioty, w tym w szczególności:

a) do umożliwienia wglądu we wszystkie dokumenty związane, jak i niezwiązane z realizacją Projektu, o ile jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków w Projekcie, w tym w dokumenty elektroniczne przez cały okres ich przechowywania określony w § 11 ust. 1;

b) do umożliwienia dostępu do urządzeń, obiektów, terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest Projekt lub gromadzona jest dokumentacja;

c) do zapewnienia obecności upoważnionych osób, które udzielą wyjaśnień na temat realizacji Projektu;

d) współpracy z Partnerem wiodącym przy podejmowaniu działań naprawczych lub przy wskazaniu sposobu wykorzystania rekomendacji, wynikających z informacji pokontrolnej wydawanej przez Instytucję Zarządzającą lub inne uprawnione do kontroli podmioty;

e) do dostarczenia do Biura Projektu na czas prowadzenia czynności kontrolnych oryginałów dokumentów wymienionych w ppkt. a) na wniosek podmiotu uprawnionego do kontroli.

18) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udostępnianie każdorazowo na wniosek tego podmiotu lub Partnera Wiodącego dokumentów i informacji na temat realizacji Projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego;

19) pozyskiwania, gromadzenia i archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją zadań partnerstwa w terminach określonych w §11 ust. 1;

20) zachowania:

a) trwałości rezultatów9;

b) trwałości projektu w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 mających zastosowanie do wydatków w ramach cross-financingu określonych w niniejszych wytycznych10;

c) trwałości wynikającej z przepisów w zakresie udzielenia pomocy publicznej/pomocy de minimis11.

21) wykorzystania środków trwałych nabytych w ramach Projektu po zakończeniu jego realizacji na działalność statutową lub przekazania ich nieodpłatnie podmiotowi niedziałającemu dla zysku;

9 Należy wykreślić jeśli nie dotyczy. 10 Należy wykreślić jeśli nie dotyczy. 11 Należy wykreślić jeśli nie dotyczy.

22) w przypadku zlecania usług w ramach Projektu wykonawcy, obejmujących x.xx. opracowanie utworu, uwzględniania w umowie z wykonawcą klauzuli przenoszącej autorskie prawa majątkowe do ww. utworu na Partnera;

23) zawarcia z Partnerem Wiodącym, na jego wniosek, odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach Projektu w ramach środków finansowych przekazywanych Partnerom przez Partnera Xxxxxxxxx,

o których mowa w § 7 ust. 1;

24) zapewniania zachowania zasady równości szans i niedyskryminacji oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach partnerstwa zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020.

2. Partner ma prawo do otrzymania płatności od Partnera Wiodącego w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od otrzymania przez niego środków zgodnie z zapisami § 7 ust. 21.

§ 5.

Zakres zadań Stron

1. Strony ustalają następujący podział zadań:

1) ........................................................................................................................................

(nazwa Partnera Wiodącego)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań/poszczególnych czynności określonych w Projekcie

a) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

b) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

2) ........................................................................................................................................

(nazwa Partnera nr 1)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań/poszczególnych czynności określonych w Projekcie:

a) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

b) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

3) ........................................................................................................................................

(nazwa Partnera nr 2)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań/poszczególnych czynności określonych w Projekcie:

a) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

b) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

4) ........................................................................................................................................

(nazwa Partnera nr 3)

jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań/poszczególnych czynności określonych w Projekcie:

a) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności zgodnie z treścią Wniosku)

b) ...............................................................................................................................

(nazwa zadania/poszczególnych czynności12 zgodnie z treścią Wniosku).

2. Partner Wiodący i Partnerzy zgodnie postanawiają że:

1) nie jest dopuszczalne zlecanie usług merytorycznych pomiędzy podmiotami partnerstwa, w tym kierowanie zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów partnerstwa podczas udzielania zamówień w ramach Projektu, a także angażowanie jako personelu projektu pracowników partnerów przez Partnera Wiodącego i odwrotnie;

2) nie jest dopuszczalne wzajemne zlecanie (za wynagrodzeniem płaconym miedzy partnerami) usług, dostaw towarów i robót budowlanych lub realizacji zadań przez personel projektu;

3) zlecanie usług podmiotom nie będącym stroną umowy, zwanymi dalej wykonawcami, może dotyczyć jedynie części zadań powierzonych Partnerowi Wiodącemu lub Partnerom zgodnie z ust. 1, o ile przewiduje tak zatwierdzony Wniosek.

3. Partnerzy zapewniają, że wykonawcy będą przestrzegać postanowień umowy oraz odpowiadają przed Partnerem Wiodącym za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania.

4. Zmiany w zakresie i sposobie wykonywania powierzonych Partnerom zadań wymagają ich zgody, wyrażonej na piśmie. Zmiany w przydziale zadań do wykonania wymagają zmian we wniosku o dofinansowanie, zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą oraz zawarcia aneksu do umowy o partnerstwie.

§ 6.

Organizacja wewnętrzna partnerstwa

1. W celu prawidłowego zarządzania partnerstwem oraz zapewniania podejścia partnerskiego w realizacji wskazanego wyżej Projektu, Strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej partnerstwa:

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

.............................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………….

(W tym ustępie należy opisać przyjęte w ramach partnerstwa rozwiązania dotyczące organizacji wewnętrznej partnerstwa tj. informacje dotyczące struktury organizacyjnej w ramach Projektu, informacje na temat grupy zarządzającej partnerstwem, jeśli taka zostanie zawiązana (nazwa, skład, rola i zadania, częstotliwość spotkań), system komunikacji w partnerstwie, sposób podejmowania decyzji w ramach partnerstwa, sposób dokumentowania posiedzeń i podejmowanych decyzji oraz postanowienia dodatkowe, w przypadku partnerstw wprowadzających dodatkowe rozwiązania

12 Niepotrzebne skreślić.

w zakresie organizacji wewnętrznej partnerstwa, np. dodatkowe ciało doradcze lub rola i zadania Sekretariatu).

§ 7.

Zagadnienia finansowe13

1. Środki finansowe przekazywane Partnerom przez Partnera Wiodącego stanowią dofinansowanie wydatków ponoszonych przez Partnerów w związku z realizacją zadań określonych w niniejszej umowie, a nie świadczeniem usług na rzecz Partnera Wiodącego.

2. Partner Wiodący i Partnerzy nie mogą przeznaczać środków finansowych, o których mowa w ust. 1 na cele inne niż związane z Projektem, w szczególności na tymczasowe finansowanie swojej podstawowej, pozaprojektowej działalności.

3. Budżet Partnera Wiodącego i Partnerów w ramach Projektu, uwzględniający podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi Wiodącemu i poszczególnym Partnerom, stanowi załącznik nr 2 do umowy.

4. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację Projektu w ramach kwoty dofinansowania Projektu w łącznej kwocie nie większej niż ... PLN:

1) na realizację zadania/zadań Partnera Wiodącego w łącznej kwocie nie większej niż

..... PLN;

2) na realizację zadania/zadań Partnera nr 1 w łącznej kwocie nie większej niż PLN;

3) na realizację zadania/zadań Partnera nr 2 w łącznej kwocie nie większej niż PLN;

4) na realizację zadania/zadań Partnera nr 3 w łącznej kwocie nie większej niż PLN;

5) wartość kosztów pośrednich w związku z realizacją ww. zadań określają Partnerzy w szczególności w załączniku nr 2 do niniejszej umowy.

5. Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie z wysokością wskazaną w załączniku, o którym mowa w ust. 314.

6. W przypadku niewniesienia wkładu własnego w wysokości wskazanej w załączniku,

o którym mowa w ust. 3, kwota dofinansowania, o której mowa w ust. 4, może zostać proporcjonalnie obniżona15.

7. Partner Wiodący przekazuje Partnerom środki na finansowanie kosztów realizacji zadań,

o których mowa w § 5, w formie zaliczki16.

13 Należy skreślić w przypadku, gdy żaden z Partnerów realizujących zadania nie ponosi z tego tytułu wydatków i tym samym nie wystąpią przepływy finansowe w ramach Projektu.

14 Zapis dotyczy wyłącznie przypadku, gdy w ramach Projektu wnoszony jest wkład własny przez Partnera Wiodącego oraz Partnerów.

15 Wykreślić w przypadku projektów ryczałtowych.

16 W szczególnie uzasadnionych przypadkach dofinansowanie może być wypłacane w formie refundacji kosztów poniesionych przez Partnerów.

8. Środki przekazywane są Partnerowi w formie zaliczki na następujący wyodrębniony17

rachunek płatniczy 18.

9. Odsetki bankowe od środków, o których mowa w ust. 7 stanowią dochód budżetu państwa i podlegają zwrotowi w terminie …19, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej20.

10. Środki na finansowanie kosztów realizacji zadań przekazywane są zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy. Aktualizacja harmonogramu nie wymaga formy aneksu do niniejszej umowy.

11. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest Partnerom w wysokości określonej w harmonogramie płatności, o którym mowa w ust. 1021.

12. Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się wersję Wytycznych w zakresie kwalifikowalności w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 obowiązującą w dniu poniesienia wydatku.

13. Do oceny prawidłowości umów zawartych w ramach realizacji projektu w wyniku przeprowadzonych postępowań, stosuje się wersję Wytycznych w zakresie kwalifikowalności obowiązującą w dniu wszczęcia postępowania, które zakończyło się zawarciem danej umowy. Wszczęcie postępowania jest tożsame z publikacją ogłoszenia o wszczęciu postępowania lub zamiarze udzielenia zamówienia lub o prowadzonym naborze pracowników na podstawie stosunku pracy, pod warunkiem, że Beneficjent udokumentuje publikację ogłoszenia o wszczęciu postępowania.22

14. Strony ustalają, iż rozliczanie Projektu będzie procedowane z zastosowaniem formuły:

1) partnerskiej, tj. z zastosowaniem częściowych wniosków o płatność23,

2) uproszczonej, tj. bez zastosowania częściowych wniosków o płatność24.

15. Strony ustalają, iż w przypadku zastosowania formuły określnej w ust. 14 pkt. 1, przekazanie kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 7, następuje w przypadku łącznego spełnienia poniższych warunków:

1) Złożenia Partnerowi Wiodącemu przez Partnerów częściowych wniosków o płatność w systemie teleinformatycznym SL2014 w zakresie realizowanych przez siebie zadań oraz złożenie do Partnera Wiodącego zestawienia zawierającego dane z faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, dotyczących wydatków objętych przekazanymi częściowymi wnioskami o płatność,25 w terminie do … dni roboczych26 od zakończenia poszczególnych okresów rozliczeniowych,

17 Obowiązek otwarcia rachunku płatniczego dla celów realizacji Projektu nie dotyczy podmiotów realizujących Projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe.

18 Należy odpowiednio zmienić w zależności od ilości Partnerów otrzymujących środki w formie zaliczki.

19 Należy uzupełnić.

20 Obowiązek zwrotu odsetek nie dotyczy Projektów rozliczanych w oparciu o kwoty ryczałtowe oraz podmiotów będących jednostkami samorządu terytorialnego, dla których odsetki bankowe narosłe na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki, zgodnie z zapisami ustawy z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.

21 Partner Wiodący, poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy o partnerstwie, może uzależnić wypłatę pierwszej transzy zaliczki od wniesienia przez danego Partnera zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w części, w jakiej odpowiada za realizację Projektu. Przedmiotowy zapis nie dotyczy Partnerów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

22 Nie dotyczy wydatków rozliczanych uproszczonymi metodami.

23 Xxxxxxxx, jeżeli nie dotyczy.

24 Skreślić, jeżeli nie dotyczy.

25 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

26 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi Wiodącemu wywiązanie się z zobowiązań względem Instytucji Zarządzającej.

na podstawie których Partner Wiodący składa wnioski o płatność do Instytucji Zarządzającej;

2) złożenia informacji o wszystkich uczestnikach zadania/zadań realizowanego/nych przez Partnerów;

3) zatwierdzenia częściowych wniosków o płatność, o których mowa w pkt 1, przez Partnera Wiodącego, po uprzedniej weryfikacji zasadności, racjonalności i zgodności z aktualnym budżetem Projektu wydatków przedłożonych do rozliczenia przez Partnerów;

4) dostępności środków na wyodrębnionym27 rachunku płatniczym Partnera Wiodącego.

16. Gdy z przyczyn technicznych, które nie leżą po stronie Partnerów, nie jest możliwe złożenie częściowych wniosków o płatność, o których mowa w ust. 15 pkt 1, Partnerzy składają do Partnera Wiodącego wersje papierowe częściowych wniosków o płatność, przy jednoczesnym zobowiązaniu się do złożenia wniosków częściowych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego SL2014 w terminie … dni roboczych28 od uzyskania informacji o usunięciu awarii systemu informatycznego SL2014.

17. Partner Wiodący wzywa Partnerów do złożenia w wyznaczonym terminie dokumentów, wskazanych w zestawieniu, o którym mowa w ust. 15 pkt 1, poświadczających kwalifikowalność wydatków ujętych w częściowym wniosku o płatność29. Oprócz dokumentów wskazanych w ust. 15, Partner Wiodący może także wezwać Partnerów do złożenia innych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków ujętych w częściowych wnioskach o płatność.

18. Na podstawie zatwierdzonych częściowych wniosków o płatność, Partner Wiodący tworzy zbiorczy wniosek o płatność i występuje do Instytucji Zarządzającej z wnioskiem

o płatność. W przypadku wątpliwości ze strony Instytucji Zarządzającej do dokumentów Partnerów, udzielają oni – za pośrednictwem Partnera Wiodącego – odpowiednich wyjaśnień.

19. Strony ustalają, iż w przypadku zastosowania formuły określnej w ust. 14 pkt. 2, przekazanie kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 7, następuje w przypadku łącznego spełnienia poniższych warunków:

1) złożenia przez Partnerów do Partnera Wiodącego zestawień zawierających dane z faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, dotyczących wydatków objętych wnioskiem o płatność oraz30 złożenie przez Partnerów do Partnera Wiodącego informacji sprawozdawczych wymaganych wzorem wniosku beneficjenta o płatność w terminie do … dni roboczych31 od zakończenia poszczególnych okresów rozliczeniowych, na podstawie których Partner Wiodący składa wnioski o płatność do Instytucji Zarządzającej;

27 Obowiązek otwarcia rachunku płatniczego dla celów realizacji Projektu nie dotyczy podmiotów realizujących Projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe.

28 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi Wiodącemu wywiązanie się z zobowiązań względem Instytucji Zarządzającej.

29 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

30 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

31 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi Wiodącemu wywiązanie się z zobowiązań względem Instytucji Zarządzającej.

2) złożenia informacji o wszystkich uczestnikach zadania/zadań realizowanego/nych przez Partnerów;

3) złożenia przez Partnerów do Partnera Wiodącego dokumentów potwierdzających wykonanie zadań rozliczanych metodami uproszczonymi32;

4) zatwierdzenia zestawień, o którym mowa w pkt 1, przez Partnera Wiodącego, po uprzedniej weryfikacji zasadności, racjonalności i zgodności z aktualnym budżetem Projektu wydatków przedłożonych do rozliczenia przez Partnerów;

5) dostępności środków na wyodrębnionym33 rachunku płatniczym Partnera Wiodącego.

20. Partner Wiodący wzywa Partnerów do złożenia w wyznaczonym terminie dokumentów, wskazanych w zestawieniach, o których mowa w ust. 19 pkt 1, poświadczających kwalifikowalność wydatków przedstawionych do rozliczenia we wniosku o płatność34. Oprócz dokumentów wskazanych w ust. 19, Partner Wiodący może także wezwać Partnerów do złożenia innych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków przedstawionych do rozliczenia we wniosku o płatność.

21. Na podstawie otrzymanych i zweryfikowanych dokumentów wskazanych w ust. 19, Partner Wiodący tworzy i występuje do Instytucji Zarządzającej z wnioskiem o płatność. We wniosku o płatność, w Zestawieniu dokumentów, Partner wiodący oznacza pozycje rozliczające wydatki Partnerów, poprzez odpowiedni opis (wskazanie danego Partnera) w polu Uwagi dla danej pozycji35. W przypadku wątpliwości ze strony Instytucji Zarządzającej do dokumentów Partnerów, udzielają oni – za pośrednictwem Partnera Wiodącego – odpowiednich wyjaśnień.

22. Partner Wiodący przekazuje płatności Partnerom w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od otrzymania na rachunek Projektu środków wynikających z informacji

o wynikach weryfikacji zbiorczego wniosku o płatność zatwierdzającej do wypłaty transzę dofinansowania, wystawionej przez Instytucję Zarządzającą na podstawie weryfikacji zbiorczego wniosku o płatność, o którym mowa w ust. 18 lub 2136.

23. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją Projektu pomiędzy Partnerem Wiodącym a Partnerami lub pomiędzy Partnerami, są dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych37 rachunków płatniczych38.

32 Skreślić jeżeli Projekt nie jest rozliczany metodami uproszczonymi.

33 Obowiązek otwarcia rachunku płatniczego dla celów realizacji Projektu nie dotyczy podmiotów realizujących Projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe.

34 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

35 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

36 W przypadku, gdy Partner Wiodący, będący państwową jednostką budżetową, dokonuje płatności w ramach Projektu za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego, na podstawie przepisów o finansach publicznych, termin 10 dni roboczych dotyczy wystawienia zlecenia płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego od dnia zatwierdzenia częściowego wniosku o płatność, o którym mowa w ust. 13 pkt 1 umowy przez Partnera Wiodącego. W zakresie dotacji celowej termin dotyczy 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia ww. częściowego wniosku o płatność przez Partnera Wiodącego.

37 Obowiązek otwarcia rachunku płatniczego dla celów realizacji Projektu nie dotyczy podmiotów realizujących Projekty rozliczane w oparciu o kwoty ryczałtowe.

38 Postanowienie dotyczy sytuacji, gdy przepisy odrębne wymagają przepływu środków przez rachunek dochodów podmiotu tworzącego partnerstwo. W sytuacji gdy przepisy odrębne nie nakładają takiego wymogu, płatności dokonywane są za pośrednictwem wyodrębnionych dla Projektu rachunków płatniczych.

24. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest Partnerom w wysokości i terminie …39.

25. Partner Wiodący może wstrzymać przekazywanie płatności na rzecz Partnerów, gdy kwoty ujęte w częściowych wnioskach o płatność są nienależne lub Partnerzy nie przedłożą we wskazanym terminie dokumentów potwierdzających kwalifikowalność wydatków, a także w przypadku realizowania zadań niezgodnie z umową lub braku postępów w realizacji zadań oraz gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie powstania rażących nieprawidłowości w zakresie realizowanych zadań lub na wniosek instytucji kontrolnych.

26. Strony zobowiązane są do ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją Projektu40.

27. Partnerzy zobowiązują się do rozliczenia całości otrzymanego od Partnera Wiodącego dofinansowania, zgodnie z ust. 14. W przypadku nierozliczenia całości otrzymanego dofinansowania, podlega ono zwrotowi na rachunek płatniczy Partnera Wiodącego w terminie … dni roboczych41 od dnia zakończenia Projektu.

28. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wydatkowania środków przez Partnerów Projektu, środki wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych liczonymi od dnia przekazania środków, podlegają zwrotowi na konto Partnera Wiodącego.

29. W przypadku, gdy Instytucja Zarządzająca zażąda zwrotu części lub całości otrzymanego dofinansowania zgodnie z Umową o dofinansowanie/ Prawami i obowiązkami Beneficjenta pozakonkursowego w części dotyczącej działań realizowanych przez Partnerów, Partner Wiodący zobowiązany jest bezzwłocznie powiadomić Partnerów o zaistniałej sytuacji poprzez przekazanie im kopii pisma zawierającego żądanie zwrotu środków. Ponadto, Partner Wiodący powinien pisemnie poinformować Partnerów o wysokości i terminie zwrotu środków, które powinni przekazać na konto Partnera Wiodącego w związku z żądaniem zwrotu, o którym mowa w zdaniu pierwszym.

30. Partnerzy zobowiązani są zwrócić na konto Partnera Wiodącego kwoty określone przez niego w piśmie, w terminie umożliwiającym zwrot środków przez Partnera Wiodącego do Instytucji Zarządzającej.

§7a.

Projekt rozliczany jest na etapie końcowego wniosku o płatność pod względem finansowym proporcjonalnie do stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych ujętych we wniosku

o dofinansowanie projektu, co jest określane jako „reguła proporcjonalności”. W przypadku, gdy założenia Projektu nie zostały osiągnięte z winy Partnerów ustala się, co następuje42:

...................................................................................................................................................

§ 8.

39 Partner Wiodący, poprzez wprowadzenie odpowiednich zapisów do umowy o partnerstwie, może uzależnić wypłatę pierwszej transzy zaliczki od wniesienia przez danego Partnera zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w części, w jakiej odpowiada za realizację Projektu. Przedmiotowy zapis nie dotyczy Partnerów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

40 Skreślić jeżeli Projekt jest rozliczany w oparciu o kwoty ryczałtowe.

41 Wskazany termin musi umożliwiać Partnerowi Wiodącemu terminowe rozliczenie całości otrzymanego dofinansowania z Instytucją Zarządzającą.

42 Należy wskazać sposób egzekwowania przez Partnera Wiodącego od Partnerów Projektu skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń Projektu z winy Partnerów.

Ochrona danych osobowych

1. Partner Wiodący powierza Partnerom przetwarzanie danych osobowych w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej na warunkach opisanych w niniejszym paragrafie.

2. Przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne:

1) w odniesieniu do zbioru danych osobowych i kategorii osób, których dane dotyczą przetwarzanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 na podstawie:

a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. ustanawiające wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego, Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Morskiego i Rybackiego oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006, zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1303/2013”;

b) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1304/2013 z dnia 17 grudnia 2013 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie Rady (WE) nr 1081/2006, zwanego dalej „rozporządzeniem nr 1304/2013”;

c) ustawy wdrożeniowej;

2) w odniesieniu do zbioru „Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych” na podstawie43:

a) rozporządzenia nr 1303/2013;

b) rozporządzenia nr 1304/2013;

c) ustawy wdrożeniowej;

d) rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1011/2014 z dnia 22 września 2014 r. ustanawiającego szczegółowe przepisy wykonawcze do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1303/2013 w odniesieniu do wzorów służących do przekazywania Komisji określonych informacji oraz szczegółowe przepisy dotyczące wymiany informacji między beneficjentami a instytucjami zarządzającymi, certyfikującymi, audytowymi i pośredniczącymi;

e) porozumienia w sprawie powierzenia przetwarzania danych osobowych w ramach Centralnego systemu teleinformatycznego wspierającego realizację programów operacyjnych w związku z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 nr RPLD/11/2015 z dnia 9 września 2015 r. z późniejszymi zmianami.

3. Partnerzy zobowiązani są do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art13 i art. 14 Rozporządzenia Parlamentu

43 Dotyczy projektów rozliczanych w formule partnerskiej.

Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych ) - RODO.

4. Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem i spełnia warunki, o których mowa w art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. g RODO.

5. Partnerzy zobowiązują się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

6. Partnerzy zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.

7. Partner ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Partnera Xxxxxxxxx, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z umową.

8. Partner Wiodący umocowuje Partnerów do wydawania i odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 2 pkt. 1. Partnerzy ograniczają dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób posiadających upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

9. Upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zbiorze, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, wydaje wyłącznie Powierzający.

10. Dane osobowe są powierzane do przetwarzania Partnerom przez Partnera Wiodącego wyłącznie w celu realizacji Projektu, tj. do potwierdzania kwalifikowalności wydatków, udzielania wsparcia uczestnikom projektów, ewaluacji, monitoringu, kontroli, audytu, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego 2014-2020.

11. Partner prowadzi rejestr czynności przetwarzania, o którym jest mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

12. Partnerzy zobowiązani są zawrzeć z podmiotami wykonującymi zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją Projektu, którym powierzą przetwarzanie danych osobowych, umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

13. Partner wiodący zobowiązuje Partnera by podmioty świadczące usługi na jego rzecz, którym powierzył przetwarzanie danych osobowych w drodze umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w ust. 12 prowadziły rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

14. Zakres danych osobowych powierzanych przez Partnerów podmiotom, o których mowa w ust. 13 powinien być adekwatny do celu powierzenia oraz każdorazowo indywidualnie dostosowany przez Partnera.

15. Partnerzy zapewniają środki techniczne i organizacyjne umożliwiające należyte zabezpieczanie danych osobowych, wymagane przepisami prawa, w tym w szczególności ustawy, oraz rozporządzenia, o których mowa w ust.21. Partnerzy w szczególności:

1) prowadzą dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz zapewniają środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w tym w szczególności politykę bezpieczeństwa;

2) przechowują dokumenty w przeznaczonych do tego szafach zamykanych na zamek lub w zamykanych na zamek pomieszczeniach, niedostępnych dla osób nieupoważnionych do przetwarzania danych osobowych oraz zapewniających ochronę dokumentów przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem, a także przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, o której mowa w ust.21;

3) prowadzą ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.

16. Partnerzy zobowiązują osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do przestrzegania następujących zasad postępowania z dokumentami:

1) pracy jedynie z dokumentami niezbędnymi do wykonania obowiązków wynikających z warunków przetwarzania danych osobowych określonych w niniejszym paragrafie;

2) przechowywania dokumentów w czasie nie dłuższym niż czas niezbędny do zrealizowania zadań, do których wykonania dokumenty są przeznaczone;

3) nietworzenia kopii dokumentów innych, niż niezbędne do realizacji niniejszych warunków;

4) zachowania w poufności danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczania, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z Partnerami;

5) zabezpieczania dokumentów przed: dostępem osób nieupoważnionych; zabraniem przez osoby nieuprawnione; przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, o której mowa w ust. 21; nieautoryzowaną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

17. Partnerzy stale nadzorują osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, w zakresie zabezpieczania przetwarzanych danych osobowych.

18. Partnerzy wymagają od osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych przestrzegania należytej staranności, w zakresie zachowania w poufności danych osobowych oraz ich zabezpieczania.

19. Partnerzy zobowiązują się do:

1) zachowania w poufności wszystkich danych osobowych powierzonych im w trakcie realizacji Projektu lub dokumentów uzyskanych w związku z wykonywaniem czynności objętych niniejszą umową, a także zachowania w poufności informacji o stosowanych sposobach zabezpieczania danych osobowych, również po zakończeniu realizacji Projektu;

2) zabezpieczania korespondencji i wszelkich dokumentów przed dostępem osób nieupoważnionych do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych, a w szczególności przed kradzieżą, uszkodzeniem i zaginięciem;

3) niewykorzystywania zebranych na podstawie niniejszych warunków danych osobowych dla celów innych niż określone w ust. 14;

4) usunięcia z elektronicznych nośników informacji wielokrotnego zapisu w sposób trwały i nieodwracalny oraz zniszczenia nośników papierowych i elektronicznych nośników

informacji jednokrotnego zapisu, na których utrwalone zostały powierzone do przetwarzania dane osobowe, po zakończeniu obowiązywania okresu archiwizowania danych.

20. Partner Wiodący przekazuje Partnerom zakresy danych osobowych powierzonych do przetwarzania.

21. Przy przetwarzaniu danych osobowych Partnerzy przestrzegają zasad wskazanych w niniejszym paragrafie, w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Ustawie z dnia 10 maja 208 r. o ochronie danych osobowych oraz innych przepisach prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych

22. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby, posiadające imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

23. Partnerzy niezwłocznie informują Partnera Wiodącego o:

1) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;

2) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem;

3) wynikach kontroli prowadzonych przez podmioty uprawnione w zakresie przetwarzania danych osobowych wraz z informacją na temat zastosowania się do wydanych zaleceń, o których mowa w ust. 28.

24. Partnerzy zobowiązują się do udzielania Partnerowi Xxxxxxxxx, na każde jego żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych, a w szczególności niezwłocznego przekazywania informacji o każdym przypadku naruszenia obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych przez Partnerów i osoby przez nich upoważnione.

25. Partnerzy umożliwią Partnerowi Xxxxxxxxx, Ministrowi właściwemu ds. Rozwoju, Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nich upoważnionych, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności z ustawą oraz rozporządzeniem, o których mowa w ust. 21, oraz z niniejszą umową. Zawiadomienie

o zamiarze przeprowadzenia kontroli powinno być przekazane podmiotowi kontrolowanemu co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

26. W przypadku powzięcia przez Partnera Wiodącego lub Instytucję Zarządzającą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Partnerów zobowiązań wynikających z ustawy, oraz rozporządzenia, o których mowa w ust. 21 lub niniejszej umowy, Partnerzy umożliwiają Instytucji Zarządzającej dokonanie niezapowiedzianej kontroli w celu,

o którym mowa w ust. 25.

27. Kontrolerzy Partnera Wiodącego, Instytucji Zarządzającej lub podmiotów przez nich upoważnionych mają w szczególności prawo do:

1) wstępu w godzinach pracy Partnera, za okazaniem imiennego upoważnienia, do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane

osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą, oraz rozporządzeniem, o których mowa w ust. 21 oraz niniejszą umową;

2) żądania złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;

3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli oraz sporządzania ich kopii;

4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.

28. Partnerzy są zobowiązani do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczania danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku kontroli przeprowadzonych przez Partnera Wiodącego, Instytucję Zarządzającą lub przez podmioty przez nich upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.

§ 9.

Wykorzystywanie Centralnego Systemu Teleinformatycznego SL2014 przez Partnerów

1. W przypadku gdy rozliczanie Projektu będzie procedowane z zastosowaniem formuły partnerskiej, opisanej w § 7 ust. 14 pkt. 1, Partnerzy zobowiązują się do wykorzystywania systemu teleinformatycznego SL2014 w ramach realizowanych zadań określonych w Projekcie. W tym celu Partnerzy wyznaczają osoby uprawnione do wykonywania w ich imieniu czynności związanych z realizacją Projektu i zgłaszają je Partnerowi Xxxxxxxxx, który przekazuje te informacje Instytucji Zarządzającej. Lista osób uprawnionych do reprezentowania Partnerów w zakresie obsługi systemu teleinformatycznego SL2014 stanowić będzie załącznik do Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego. Wykorzystywanie systemu teleinformatycznego SL2014 przez Partnerów, dokonywane będzie w zakresie określonym we wniosku, na podstawie którego następuje zgłoszenie do Instytucji Zarządzającej ww. osób.

2. Przekazywanie przez Partnerów dokumentów drogą elektroniczną nie zwalnia Partnerów z obowiązku przechowywania oryginałów dokumentów i ich udostępniania podczas kontroli.

3. Partnerzy zapewniają, że osoby, o których mowa w ust. 1, wykorzystują profil zaufany ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w ramach uwierzytelniania czynności dokonywanych w ramach SL201444.

4. Partnerzy zobowiązują się do przestrzegania postanowień aktualnej wersji Podręcznika Beneficjenta oraz Regulaminu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w SL2014.

§ 10.

44 Dotyczy przypadku, gdy Partnerem jest podmiot zarejestrowany na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Obowiązki informacyjne

1. Partner Wiodący udostępnia Partnerom obowiązujące logotypy Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 do oznaczania Projektu.

2. Partner Wiodący i Partnerzy zobowiązują się do umieszczania obowiązujących logotypów na dokumentach dotyczących Projektu, w tym na: materiałach promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych dotyczących zadań realizowanych w ramach Projektu oraz sprzęcie finansowanym w ramach Projektu zgodnie z dokumentami, o których mowa w ust. 5.

3. Partnerzy zobowiązują się do wykorzystywania materiałów informacyjnych i wzorów dokumentów udostępnianych przez Partnera Wiodącego zgodnie z dokumentami,

o których mowa w ust. 5.

4. Na potrzeby informacji i promocji Programu i Europejskiego Funduszu Społecznego Partnerzy udostępniają Partnerowi Wiodącemu wszystkie utwory informacyjno- promocyjne powstałe w trakcie realizacji Projektu, w postaci x.xx.: materiałów zdjęciowych, materiałów audiowizualnych i prezentacji dotyczących Projektu oraz udzielają nieodpłatnie licencji niewyłącznej, obejmującej prawo do korzystania z nich bezterminowo na terytorium Unii Europejskiej w zakresie następujących pól eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu – wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

2) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono – wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

3) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 – publiczne wykonanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

5. Partner Wiodący i Partnerzy oświadczają, że zapoznali się z treścią Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, który dotyczy obowiązków informacyjnych i promocyjnych beneficjentów oraz Księgą identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 stanowiącą załącznik do Strategii komunikacji polityki spójności na lata 2014-2020, które są zamieszczone na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej oraz zobowiązuje się podczas realizacji Projektu przestrzegać określonych w nich reguł dotyczących informowania o Projekcie i oznaczenia Projektu.

§ 11.

Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji

1. Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizowaną przez nich częścią Projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo, z zastrzeżeniem ust. 2, oraz do informowania Partnera Wiodącego

o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Wszystkie dokumenty dotyczące Projektu powinny być przechowywane przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia roku następującego po złożeniu do Komisji Europejskiej zestawienia wydatków, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonego Projektu. Partner Wiodący informuje Partnerów o dacie rozpoczęcia okresu, o którym mowa powyżej. Przedmiotowy okres, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Partnerzy są informowani pisemnie.

2. Dokumenty dotyczące pomocy publicznej Partnerzy zobowiązują się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo, lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust. 1.

3. Dokumentacja związana z realizacją Projektu będzie archiwizowana w:

1) Partner nr 1 - …………………………………………………………………………………

(dokładny adres miejsca, w którym będzie przechowywana dokumentacja)

2) Partner nr 2 - …………………………………………………………………………………

(dokładny adres miejsca, w którym będzie przechowywana dokumentacja)

3) Partner nr 3 - …………………………………………………………………………………

(dokładny adres miejsca, w którym będzie przechowywana dokumentacja)

4. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnerów działalności przed upływem terminów, o których mowa w ust. 1-2, Partnerzy zobowiązują się niezwłocznie, na piśmie poinformować Partnera Wiodącego o miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym Projektem. Przedmiotowa zmiana nie wymaga formy aneksu do umowy.

5. W przypadku zlecania wykonawcy zadań lub ich części w ramach Projektu, Partnerzy zobowiązują się zapewnić wszelkie dokumenty umożliwiające weryfikację kwalifikowalności wydatków.

§ 1245.

Odpowiedzialność cywilna Stron

1. Strony umowy ustalają zgodnie, że nie będą rościć sobie prawa do odszkodowania za szkody poniesione przez Strony lub ich personel powstałe na skutek czynności związanych z realizacją umowy, z wyjątkiem szkód powstałych w wyniku winy umyślnej.

2. Strony umowy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z realizacją powierzonego/ych im zadania/zadań wobec osób trzecich, w tym odpowiedzialność za straty przez nie poniesione w związku z realizacją zadania/zadań lub w związku z odstąpieniem Stron od umowy.

§ 13.

45 Zapisy §12 stanowią propozycję ze strony IOK, jednakże ustalenie zakresu odpowiedzialności cywilnej należy do wyłącznej kompetencji stron umowy o partnerstwie.

Zmiany w umowie

1. Strony umowy mogą zgłaszać propozycje zmian umowy z zastrzeżeniem ust. 2-4.

2. Zmiany w umowie, w tym załączników do umowy, mogą nastąpić wyłącznie po ich uprzednim zaakceptowaniu przez wszystkich Partnerów/grupę zarządzającą partnerstwem.

3. Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w Umowie o dofinansowanie/Prawach i obowiązkach Beneficjenta pozakonkursowego, w tym załączników do Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Partnerowi Wiodącemu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w Umowie o dofinansowanie/ Prawach i obowiązkach Beneficjenta pozakonkursowego i wymagają zaakceptowania przez wszystkich Partnerów/grupę zarządzającą partnerstwem.

4. Zmiany, o których mowa w ust. 3, nie mogą być niezgodne z postanowieniami Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego.

§ 14.

Okres obowiązywania umowy

1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania, pod warunkiem przyjęcia Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego i obowiązuje w okresie wskazanym w Umowie o dofinansowanie/ Prawach i obowiązkach Beneficjenta pozakonkursowego.

2. W przypadku rozwiązania Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego przez Instytucję Zarządzającą zapisy niniejszej umowy uznaje się za bezprzedmiotowe, za wyjątkiem § 3 ust.1 pkt. 17, 19; § 4 ust. 1 pkt. 17, 18, 20, 21, 24; § 7 ust. 9, 25-29; § 8; § 9; § 10 oraz § 11.

§ 15.

Rozwiązanie umowy

1. Umowa może zostać rozwiązana na podstawie porozumienia stron, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy.

2. Strony umowy mogą, na uzasadniony wniosek Partnerów (w tym Partnera Wiodącego)/ grupy zarządzającej partnerstwem, wypowiedzieć umowę jednemu lub większej liczbie Partnerów w przypadku rażącego naruszenia obowiązków Partnera wynikających z Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego. Strony umowy zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji Projektu, w tym kontynuacji zadań powierzonych Partnerowi, z którym Xxxxxx rozwiązały umowę. (w tym ustępie istnieje możliwość wskazania katalogu konkretnych przypadków skutkujących rozwiązaniem umowy)

3. Partnerzy działając jednomyślnie mogą wypowiedzieć umowę Partnerowi Wiodącemu w przypadku rażącego naruszenia przez Partnera Wiodącego obowiązków wynikających

z Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego (w tym ustępie istnieje możliwość wskazania katalogu konkretnych przypadków skutkujących rozwiązaniem umowy z Partnerem Wiodącym).

4. Partner Wiodący może wypowiedzieć niniejszą umowę w przypadku:

1) rażącego naruszenia przez Partnerów obowiązków wynikających z Umowy o dofinansowanie/Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego, w szczególności nieprawidłowego wydatkowania przez nich środków, na cele inne niż określone w Projekcie lub niezgodnie z umową;

2) składania lub posługiwania się przez Partnerów fałszywymi oświadczeniami lub stwierdzającymi nieprawdę dokumentami w celu uzyskania dofinansowania.

§ 16.

Postępowanie w sprawach spornych

1. Spory mogące wyniknąć w związku z realizacją umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie za pośrednictwem grupy zarządzającej partnerstwem.

2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, Strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie:

..............................................................................................................................................

..............................................................................................................................................

(Należy określić przyjęty przez partnerstwo tryb rozwiązania sporu, np. sąd powszechny lub sąd polubowny (art. 695-715 kodeksu postępowania cywilnego). W tym punkcie należy uwzględnić rozwiązania obowiązujące Partnerów w poszczególnych partnerstwach.)

§ 17.

Postanowienia dodatkowe

(Dotyczy partnerstw, które przyjmują rozwiązania wykraczające poza wspólne wymagane minimum zakresu przedmiotowego umowy o partnerstwie np. sposób postępowania w przypadku naruszenia lub niewywiązywania się przez któregokolwiek z Partnerów z postanowień umowy.)

§ 18.

1. Prawa i obowiązki Stron wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez zgody Stron umowy i zgody Instytucji Zarządzającej.

2. Wszelkie zmiany w partnerstwie dotyczące zakresu zadań/poszczególnych czynności Partnerów, wymagają zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej i uzyskania jej pisemnej akceptacji.

§19.

1. Partner Wiodący i Partnerzy zgodnie oświadczają, że nie podlegają wykluczeniu na podstawie przepisów powszechnie obowiązujących z ubiegania się o środki

przeznaczone na realizację Projektu, w tym wykluczeniu na podstawie art. 207 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.46

2. Partner Wiodący i Partnerzy zgodnie oświadczają, że nie został wobec nich orzeczony zakaz, o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy z 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub zakaz, o którym mowa w art. 9 ust. 1 pkt 2a ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.47

§ 20.

Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową

W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego i unijnego, Wytyczne i dokumenty programowe oraz postanowienia Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego.

§ 21.

Postanowienia końcowe

1. Umowę sporządzono w … jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

2. Integralną część niniejszej umowy stanowią następujące załączniki:

1) Załącznik nr 1 do umowy o partnerstwie - Pełnomocnictwo dla Partnera Wiodącego do reprezentowania Partnera;

2) Załącznik nr 2 do umowy o partnerstwie - Budżet Projektu z podziałem na Partnera Wiodącego i Partnerów;

3) Załącznik nr 3 do umowy o partnerstwie - Harmonogram płatności.

Podpisy:

W imieniu Partnera Wiodącego: ……………………

W imieniu Partnera nr 1: ……………………

46 Nie dotyczy podmiotów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

47 Nie dotyczy podmiotów będących jednostkami sektora finansów publicznych.

W imieniu Partnera nr 2: ……………………

W imieniu Partnera nr 3: ……………………

Załącznik nr 1 do umowy o partnerstwie - Pełnomocnictwo dla Partnera Wiodącego do reprezentowania Partnera

………………………………. …………………….

nazwa i adres Partnera miejsce i data

PEŁNOMOCNICTWO

Będąc upoważnionym do składania oświadczeń woli w imieniu ……………. (nazwa i adres Partnera) ……………. udzielam ……………. (nazwa i adres Partnera Wiodącego) …………….

pełnomocnictwa do dokonywania w imieniu i na rzecz Partnera wszelkich czynności związanych z realizacją Projektu pod tytułem …………………….…………… nr Projektu

………….……………………..48 realizowanego w ramach Osi Priorytetowej ……… (nr Osi) Działania ……… (nr Działania) Poddziałania ……… (nr Poddziałania) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020, a w szczególności do przyjęcia Umowy o dofinansowanie/ Praw i obowiązków Beneficjenta pozakonkursowego oraz rozliczenia Projektu.

………………….………………………

podpis osoby/osób upoważnionych

do podejmowania decyzji w imieniu Partnera

48 Należy wypełnić w przypadku, gdy na etapie podpisywania umowy o partnerstwie znany jest numer Projektu nadany w Centralnym Systemie Teleinformatycznym SL2014.

Załącznik nr 2 do umowy o partnerstwie - Budżet Projektu z podziałem na Partnera Wiodącego i Partnerów

Podmiot	Koszty bezpośrednie		Koszty pośrednie			Razem
	Dofinansowanie	Wkład własny	Dofinansowanie	Wkład własny	% kosztów pośrednich
Partner Wiodący
Partner nr 1
Partner nr 2
Partner nr 3
Łącznie:

Załącznik nr 3 do umowy o partnerstwie - Harmonogram płatności49

………………………………………………………………………

(nazwa i adres Partnera)

Rok	Kwartał	Miesiąc	Wydatki kwalifikowalne50	Dofinansowanie51
				Z52	R53	O54
Suma kwartał X
	-
Razem dla rok XXXX
Ogółem

49 Harmonogram płatności powinien zostać sporządzony w ujęciu maksymalnie kwartalnym. Istnieje możliwość rozbicia harmonogramu na miesiące kalendarzowe.

50 Należy podać kwotę wydatków kwalifikowalnych, które Partner planuje rozliczyć w częściowych wnioskach o płatność składanych w danym okresie.

51 Należy podać kwotę transzy dofinansowania, o którą wnioskować będzie Partner w przedkładanych w danym okresie wnioskach o płatność. W przypadku pierwszej transzy należy podać pierwszy miesiąc kalendarzowy realizacji Projektu.

52 Kwota zaliczki.

53 Kwota refundacji.

54 Kwota ogółem.