UMOWA
Zawarta w Warszawie w dniu roku pomiędzy:
Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00- 000 Xxxxxxxx, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla x.xx.
Warszawy, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000047774, Regon: 013046030, z kapitałem zakładowym : 1 911 499 700,00 PLN PLN, NIP: 000-00-00-000, reprezentowaną przez osoby wskazane na ostatniej stronie,
zwaną dalej „Zamawiającym” lub „PHH”
a
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………….
zwana dalej „Wykonawcą” lub „Dostawcą”
reprezentowana przez ……………………………………………………………...
Zamawiający i Wykonawca będą łącznie powoływani w Umowie jako „Strony”, a indywidualnie jako „Strona”. Strony postanawiają, co następuje:
§1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem Umowy jest świadczenie przez Dostawcę usług fotograficznych obejmujących wyko- nanie zdjęć portretowych, kulinarnych, nieruchomości, wnętrz oraz fotorelacji z konferencji i gali w obiektach wskazanych przez PHH, jak również video o charakterze korporacyjnym lub wizerunko- wym z możliwością użycia drona.
2. Dostawca wykona fotografie cyfrowe o wysokiej rozdzielczości i jakości, 10 Mpix, profesjonalnym aparatem, obrobione w programach graficznych (x.xx. korekta kolorów, jasności, kontrastu, ostro- ści, retusz z wyłączeniem retuszu upiększającego twarze w przypadku zdjęć reporterskich, kadrowa- nie, usuwanie szumu, przygotowanie zdjęć do druku), opisanie.
3. Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia do siedziby PHH zdjęć/video wraz z ich opisem: pliki w formacie TIFF/JPG do celów Poligraficznych oraz skompresowanych, w celu publikacji na stronach internetowych nagranych na pendrive lub w formie linku do pobrania zdjęć z serwera Dostawcy w zależności od dyspozycji PHH.
4. PHH zastrzega sobie możliwość rozszerzenia umowy o inne hotele należące do Spółki.
5. Dostawca zobowiązuje się do zawarcia Umowy na tożsamych warunkach ze Spółkami należącymi do Grupy Kapitałowej PHH, w przypadku gdyby te Spółki wyraziły wolę jej zawarcia.
§2
Oświadczenia Dostawcy
1. Dostawca:
a) oświadcza, że posiada niezbędne umiejętności, wiedzę, środki oraz sprzęt konieczny do wykonania prac będących przedmiotem niniejszej Umowy;
b) oświadcza, że wszelkie powierzone mu prace wykona z należytą starannością wymaganą dla tego rodzaju prac, ocenianą z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności Dostawcy;
c) zobowiązuje się realizować zapisy niniejszej Umowy zgodnie z jej postanowieniami oraz powszech- nie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, zasadami i standardami obowiązującymi podmioty profesjonalnie zajmujące się wykonywaniem tego rodzaju czynności, przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanych przez Dostawcę czynności. Dostawca za działania i zanie- chania osób, za pomocą których niniejszą Umowę wykonuje lub którym wykonanie Umowy powie- rza, odpowiada jak za własne działania i zaniechania;
§3
Zakres usług
1. Szczegółowy przedmiot i zakres usług, o których mowa w §1 umowy, będzie ustalany każdorazowo pomiędzy Stronami na podstawie odrębnych zamówień składanych przez PHH.
2. Warunkiem przyjęcia zamówienia przez Xxxxxxxx jest akceptacja przez niego terminu wykonania usługi i zakresu usług zaproponowanych przez PHH w zamówieniu. Strony uzgadniają, że minimalne zamówienie obejmuje jedną godzinę roboczą.
3. Strony postanawiają, że zamówienia, o których mowa w ust. 1, a także szczegółowe ustalenia ich dotyczące będą się odbywały za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresów zgodnie z Załączni- kiem nr 2 na adres e-mail Dostawcy: ……………………………………………….
4. Z zastrzeżeniem postanowień niniejszej umowy, zasady składania i realizacji zamówień zostały okre- ślone w Ogólnych Warunkach Współpracy, stanowiących Załącznik nr 5 do niniejszej Umowy.
5. Usługi, które nie zostały ujęte w podstawowym zakresie usług i cenniku mogą być zlecone po każdorazowym przedstawieniu i zaakceptowaniu oferty przez Zleceniodawcę.
6. Przy zleceniach obejmujących prace dłuższe nic jeden dzień roboczy możliwe jest zakwaterowanie Dostawcy w jednym z hoteli należących do PHH, ale tylko i wyłącznie po uprzednim zaakceptowaniu z\takiego rozwiązania przez Zamawiającego oraz Dyrektora hotelu, w którym ma odbyć się nocleg.
§4
Składanie zamówień
1. Dostawca świadczyć będzie usługi na rzecz Jednostek Zamawiających wskazanych w Załączniku nr 2.
2. Wykaz miejsc świadczenia usługi został określony w Załączniku nr 2 do niniejszej Umowy.
3. Jednocześnie PHH oświadcza, że podane w Załączniku nr 2 osoby są uprawnione do składania za- mówień odbioru zamówionej usługi. O zmianach osób uprawnionych, PHH niezwłocznie poinfor- muje mailem Dostawcę.
4. Jednostka Zamawiająca PHH będzie dokonywała zamówienia w formie mailowej na adres email:
na podstawie wysłanego skanu zamówienia i potwierdzenia przyjęcia przez Do- stawcę zamówienia do realizacji. Wzór zamówienia stanowi Załącznik nr 7 do Umowy.
5. W przypadku braku możliwości wykonania zamówionej usługi w ustalonym terminie, realizacja za- mówienia zostanie indywidualnie uzgodniona z Jednostką Zamawiającą.
6. PHH zobowiązuje się do współpracy z Dostawcą w celu wykonania przedmiotu niniejszej Umowy
7. Dostawca zobowiązuje się do wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia w sposób speł- niający wymagania techniczne i jakościowe oraz do dostarczenia PHH fotografii i filmów stanowią- cych przedmiot zamówienia
8. PHH przysługuje w terminie 3 dni robocze od dnia dostarczenia przedmiotu zamówienia prawo do zgłoszenia poprawek do przedmiotu zamówienia, które Dostawca zobowiązuje się uwzględnić, o ile nie przekraczają one zakresu zamówienia i specyfikacji technicznej.
9. Brak potwierdzenia przez PHH odbioru wykonanej usługi w terminie 3 dni roboczych od dostarcze- nia przedmiotu zamówienia w przypadku niezgłoszenia poprawek lub od dostarczenia zdjęć/filmów uwzględniających uwagi PHH zgłoszone w trybie określonym w ust. 3 powyżej, oznacza akceptację wykonanej usługi.
10. Obowiązki Dostawcy wynikające z niniejszej umowy będą wykonywane przez niego osobiście lub przez osobę trzecią przez niego wskazaną. Dostawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania i zaniechania osób, którym powierzył wykonanie na rzecz PHH poszczególnych czynności.
§5
Wynagrodzenie, płatności i fakturowanie
1. Za wykonanie przedmiotu umowy Dostawca otrzyma wynagrodzenie zgodnie z Załącznikiem nr 1.
2. Do tak wyliczonego wynagrodzenia doliczony zostanie podatek VAT w wysokości wynikającej z obo- wiązujących przepisów w tym zakresie.
3. Dostawca gwarantuje niezmienność cen przez okres trwania umowy.
4. Podstawą dokonania zapłaty za wykonane usługi będzie faktura wystawiona przez Xxxxxxxx wraz z dołączonym zaakceptowanym przez przedstawiciela Zamawiającego protokołem wykonania usługi.
5. Faktury przesyłane będą w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną, które stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy.
6. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 30 dni kalendarzowych, licząc od dnia dostarczenia Zama- wiającemu poprawnie wystawionej faktury przesłanej drogą elektroniczną w formie PDF po przyję- ciu usługi. Przyjęcie każdej usługi zostanie każdorazowo potwierdzone podpisem na protokole od- bioru usługi przedstawiciela PHH wraz z podaniem daty.
7. Za datę otrzymania przez PHH faktury w formie PDF drogą elektroniczną uznaje się datę dostarcze- nia wiadomości wygenerowaną przez serwer pocztowy obsługujący wskazany adres e-mail PHH.
8. Określenie „dni robocze” użyte w Umowie oznacza dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni
ustawowo wolnych od pracy.
9. Za termin zapłaty kwoty wynikającej z danej faktury Vat uważa się dzień obciążenia rachunku ban-
kowego PHH.
10. Zapłata wynagrodzenia, nastąpi przelewem na rachunek Dostawcy o numerze
…………………………….……………...
11. Zmiana wskazanego powyżej numeru rachunku bankowego Wykonawcy stanowi zmianę Umowy i
wymaga zawarcia przez Strony aneksu.
12. Dostawca oświadcza, że niniejszy rachunek bankowy jest rachunkiem bankowym związanym z pro- wadzoną przez Dostawcę działalnością gospodarczą i widnieje w wykazie podatników VAT, prowa- dzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
13. PHH oświadcza, że nie będzie realizował płatności na rachunek bankowy, który nie znajduje się w wykazie podatników VAT, prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) i oko- liczność taka nie będzie stanowiła naruszenia przez PHH obowiązku terminowej płatności na rzecz Dostawcy, w tym w szczególności nie będzie uprawniała Dostawcy do naliczenia odsetek ustawo- wych za opóźnienie, jak również rozwiązania lub wypowiedzenia niniejszej umowy.
14. PHH z siedzibą w Warszawie oświadcza, iż posiada status dużego przedsiębiorcy, w rozumieniu art. 4 pkt 6 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach
handlowych oraz załącznika I do Rozporządzenia Komisji (UE) Nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014
r. uznającego niektóre rodzaje pomocy za zgodne z rynkiem wewnętrznym w zastosowaniu art. 107
i 108 Traktatu.
15. PHH oświadcza, iż podjął decyzję o wdrożeniu mechanizmu podzielonej płatności w stosunku do 100% transakcji zakupowych dokonywanych z podmiotami zarejestrowanymi dla celów VAT na te- rytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
16. Płatności wynikające z niniejszej Umowy będą uiszczane z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, tj. część należności odpowiadająca kwocie netto wpływać będzie na rachunek rozlicze-
niowy Dostawcy, natomiast część płatności odpowiadająca kwocie podatku VAT będzie wpłacana na rachunek VAT Dostawcy. Dostawca wyraża zgodę na uiszczanie przez PHH płatności z zachowa- niem mechanizmu podzielonej płatności w powyższy sposób.
17. Dostawca nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z tytułu realizacji niniejszej Umowy bez zgody PHH wyrażonej w formie pisemnej.
1. W przypadku zmniejszenia wynagrodzenia Dostawcy, Dostawca zobowiązany jest do doręczenia do siedziby Pol- skiego Holdingu Hotelowego sp. z o. o. odpowiedniej i prawidłowo wystawionej faktury korygującej, co jest ostat- nim warunkiem obniżenia wynagrodzenia z tytułu wykonywania Umowy.
2. Faktury przesyłane będą w formie elektronicznej na podstawie oświadczenia o akceptacji faktur w PDF przesyłanych drogą elektroniczną. Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
3. Zleceniodawca oświadcza, że zezwala na przesyłanie drogą elektroniczną faktur wystawianych przez wystawcę zgodnie z obowiązującymi przepisami, w formacie PDF, oraz wszelkich innych pism i korespondencji związanych z realizacją umowy zawartej między stronami.
4. Wykonawca zobowiązuje się przesyłać faktury drogą elektroniczną oraz wszelkie inne pisma i korespondencje zwią- zane z realizacją u umowy zawartej między stronami, w formacie PDF.
5. W formacie PDF będą wystawiane i przesyłane drogą elektroniczną również faktury korygujące i duplikaty faktur. Wykonawca oświadcza, że faktury będą przesyłane z następującego adresu e- mail:
…………………………………………………………………………..
a) Zleceniodawca oświadcza, że adresem e-mail właściwym do przesyłania faktur jest:
……………………………………………………………………………………………
b) Strony zobowiązują się, co najmniej na trzy dni przed zmianą danych określonych w pkt d) i pkt e) poinformo-
wać o tym drugą stronę drogą elektroniczną.
c) Przesłanie faktur na inny adres niż powyżej nie stanowi w żadnym wypadku dostarczenia faktury w PDF drogą elektroniczną. Przesłanie faktur na adresy wskazane powyżej skutkuje doręczeniem faktury.
d) Nabywca i wystawca faktur zobowiązują się przechowywać egzemplarze faktur w formie papierowej lub elek- tronicznej do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych.
e) W razie cofnięcia przez nabywcę zezwolenia, o którym mowa w pkt a), wystawca traci prawo do wystawiania faktur w formie PDF i przesyłania ich drogą elektroniczną w terminie 15 dni od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał zawiadomienie od nabywcy o cofnięciu zezwolenia.
f) Cofnięcie zezwolenia może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej
§ 6
Kary umowne
1. Dostawca zapłaci PHH kary umowne:
a) za nieuzasadnione opóźnienie w realizacji przedmiotu umowy w wysokości 1 % wynagrodzenia
umownego
b) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn niezależnych od PHH w wysokości 10 % wynagrodzenia
umownego.
c) za nienależyte wykonania usługi zgodnie ze złożonym Zamówieniem w wysokości 10% wynagrodze- nia umownego za daną usługę
d) za naruszenia zasady poufności wskazanej § 9 Umowy w wysokości 20.000,00 zł (słownie: pięćdzie- siąt tysięcy złotych).
2. PHH zastrzega sobie prawo do odszkodowania uzupełniającego przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości poniesionej szkody.
3. PHH ma prawo do potrącania kar umownych od wynagrodzenia należnego Dostawcy za wykonanie usługi.
4. PHH może odstąpić od umowy z winy Dostawcy, jeżeli Xxxxxxxx nie realizuje przedmiotu umowy:
a) wykonuje prace bez przestrzegania przepisów bhp, ppoż., sanitarnych;
b) nie zachowuje należytego porządku i narusza zasady współżycia społecznego.
c) wykonuje usługę w sposób budzący wątpliwości,
d) wykonana usługa nie zostanie zaakceptowana na drodze protokołu odbioru usługi
5. PHH może odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym, jeżeli w przypadku zgłoszenia nieprawi- dłowości Dostawca nie zrealizuje przedmiotu umowy, a wezwany na drodze reklamacji do ponow- nego i prawidłowego wykonania usługi wykona ją ponownie w sposób niezgodny ze standardami i nienadający się do zaakceptowania.
§7
Prawa autorskie
1. Z chwilą zapłaty całości wynagrodzenia za zamówienie Dostawca przenosi, na rzecz PHH majątkowe
prawa autorskie do fotografii/filmów stanowiących przedmiot zamówienia.
2. Przeniesienie majątkowych praw autorskich na rzecz PHH następuje bez ograniczeń co do czasu i terytorium, na wszelkich polach eksploatacji, w szczególności:
a) w zakresie utrwalenia i zwielokrotnienia fotografii/filmów bez ograniczenia co do ilości i wielkości nakładu – wytwarzanie jakąkolwiek techniką ich egzemplarzy, w tym techniką zapisu magnetycz- nego, techniką cyfrową, drukarską, audiowizualną, na jakichkolwiek nośnikach,
b) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których fotografie/filmy utrwalono – wpro-
wadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy,
c) w zakresie rozpowszechniania fotografii/filmów w sposób inny niż określony powyżej – publiczne wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie za pomocą wizji przewodowej lub bez- przewodowej przez stacje naziemne i stacje kablowe, a także publiczne udostępnienie fotografii w
taki sposób, aby każdy mógł mieć dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności
w sieciach komputerowych, Internecie, TV, publikowanie na stronach internetowych i w materia-
łach reklamowych PHH,
d) wprowadzenie do pamięci komputera i do sieci multimedialnej,
e) wykorzystywanie na stronach internetowych oraz w utworach multimedialnych,
f) wykorzystywanie do celów promocyjnych i reklamy PHH.
3. Z chwilą przeniesienia majątkowych praw autorskich do fotografii/filmów Xxxxxxxx przenosi na PHH własność nośników CD/DVD, na których je utrwalono.
4. Dostawca zachowuje prawo do wykorzystywania, publikacji, udostępniania fotografii/filmów wska-
zanych w ust. 1 powyżej we własnych materiałach promocyjnych, reklamowych lub marketingo- wych, w tym także w sieci Internet (w szczególności na stronie internetowej Dostawcy), a także do
wykorzystywania fotografii w swoim portfolio lub na wystawach jednakże po uprzednim pisemnym
poinformowaniu PHH o zamierzonym wykorzystaniu i wyrażeniu przez PHH zgody.
5. Dostawca oświadcza, że:
a) w chwili przeniesienia na rzecz PHH autorskich praw majątkowych
do Utworu, prawa te będą przysługiwały Wykonawcy w całości, w pełnym zakresie i bez ograniczeń,
b) autorskie prawa majątkowe do Utworu, podlegające przeniesieniu na rzecz PHH nie będą w żaden sposób ograniczone ani obciążone, a w szczególności żadnej osobie trzeciej nie będą przysługiwać jakiekolwiek prawa do Utworu,
c) ani przeniesienie na PHH autorskich praw majątkowych, ani korzystanie z Utworu przez PHH lub osoby trzecie, którym PHH udzieli prawa do korzystania z Utworu, nie będzie w żaden sposób naru- szać jakichkolwiek praw osób trzecich.
6. Wynagrodzenie należne z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich i upoważnień zawar- tych w niniejszym paragrafie zostało uwzględnione w ramach wynagrodzenia należnego i płatnego Wykonawcy zgodnie § 5 Umowy.
7. W razie wystąpienia przez osoby trzecie przeciwko PHH z roszczeniami z powodu naruszenia praw własności intelektualnej, w tym w zakresie autorskich praw majątkowych, Xxxxxxxx podejmie wszelkie kroki niezbędne do obrony przed tymi roszczeniami, a w przypadku, gdy wskutek wystą- pienia z takimi roszczeniami PHH lub osoby trzecie, którym PHH udzieli prawa do korzystania z
Utworu, będą musiały zaniechać korzystania z Utworu w całości lub w części lub wydane zostanie orzeczenie zobowiązujące do zapłaty z jakiegokolwiek tytułu na rzecz osób trzecich, Dostawca na- prawi wszelkie szkody wynikające z roszczeń osób trzecich, w tym zwróci koszty i wydatki ponie- sione w związku z tymi roszczeniami.
8. Dostawca niezwłocznie zawiadomi PHH o wszelkich roszczeniach z powodu naruszenia praw wła- sności intelektualnej, w tym w zakresie autorskich praw majątkowych do Utworu, skierowanych przeciwko Dostawcy.
§ 8
Przepisy oraz prawo
1. Dostawca zobowiązuje się do wykonania usług kompleksowo z zachowaniem powszechnie obowią- zujących norm prawnych.
2. Za naruszenie przepisów PPOŻ i BHP Dostawca odpowiada w trybie i na zasadach określonych we właściwych przepisach.
3. Zatrudnieni przez Dostawcę pracownicy powinni zachowywać się kulturalnie w stosunku do osób przebywających w obiekcie.
§9
Klauzula poufności
1. Przez “Informacje Poufne” należy rozumieć wszelkie informacje dotyczące Strony, przekazane lub ujawnione drugiej Stronie przed lub po podpisaniu Umowy, niezależnie od formy ich utrwalenia lub sposobu przekazania, lecz w każdym przypadku w związku z działaniami Stron niniejszej Umowy,
przez Strony lub przez ich wspólników, doradców, pracowników, członków organów, kontrahentów, doradców prawnych, podmioty z nimi powiązane lub przez nie kontrolowane lub inne podmioty z
nimi związane, umową lub w jakikolwiek inny sposób, za wyjątkiem wyraźnie oznaczonych przez Stronę ujawniającą jako nie będące Informacjami Poufnymi. Informacje Poufne obejmują w szcze- gólności:
a) wszelkie informacje o charakterze technicznym, technologicznym, handlowym lub organizacyjnym;
b) odnoszące się do sposobu prowadzenia działalności przez Xxxxxx, w tym dane dotyczące ich strate- gii, personelu, kontrahentów, partnerów, spraw finansowych, przyszłych planów lub perspektyw;
c) dotyczące wszelkich posiadanych przez Strony informacji, wiedzy, know-how, koncepcji kreatyw-
nych, pomysłów, planów oraz założeń kampanii reklamowych
i promocyjnych, danych finansowych, handlowych, technicznych, operacyjnych,
a także badań, analiz, opracowań i planów dotyczących działalności Stron oraz ich klientów, kontra- hentów i partnerów.
2. Informacjami Poufnymi nie są takie informacje, które:
a) są powszechnie znane, w szczególności jeżeli zostały opublikowane lub powszechnie i publicznie udostępnione lub rozpowszechnione przez Stronę, której Informacje Poufne dotyczą, bez względu na to czy nastąpiło to przed czy
po momencie ich ujawnienia,
b) były znane Stronie przed ich udostępnieniem przez Stronę ujawniającą,
c) zostały udostępnione Stronie przez osoby trzecie, które uzyskały te informacje
w sposób zgodny z prawem, a nie w rezultacie naruszenia jakichkolwiek zobowiązań umownych lub
prawnych.
3. Strony zobowiązane są do zachowania w poufności wszelkich Informacji Poufnych udostępnionych w czasie wykonywania współpracy.
4. Strony zobowiązane są ograniczyć dostęp do Informacji Poufnych jedynie do tych swoich przedsta- wicieli, pracowników, współpracowników i konsultantów, którym jest to niezbędne dla wykonywa- nia obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
5. Na żądanie drugiej Strony, każda ze Stron w każdym czasie, bez nieuzasadnionej zwłoki, zwróci lub zniszczy wszelkie dokumenty i nośniki (w tym wszelkie dane
i informacje zapisane w pamięci komputera lub na innych nośnikach informacji) zawierające Infor- macje Poufne dotyczące drugiej Strony, w których posiadanie weszła w związku z zawarciem i wy- konaniem niniejszej umowy.
W celu uniknięcia wątpliwości interpretacyjnych Strony potwierdzają, że Strona będąca w posiada- niu Informacji Poufnych nie jest zobowiązana do zwrotu lub zniszczenia, gdy obowiązek ich zacho- wania wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
6. Informacje Poufne będą wykorzystywane przez Strony wyłącznie w zakresie bezpośrednio związa- nym z wykonywaniem obowiązków wynikających z umów zawartych pomiędzy Stronami.
7. Strony niniejszym ustalają, że zobowiązanie do zachowania w poufności Informacji Poufnych obej- muje między innymi:
a) zakaz rozpowszechniania, kopiowania lub dystrybucji Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nie-
upoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
b) zakaz ujawniania Informacji Poufnych lub udostępniania ich osobom trzecim oraz nieupoważnio- nym pracownikom lub współpracownikom Stron;
c) zakaz przekazywania Informacji Poufnych osobom trzecim oraz nieupoważnionym pracownikom lub współpracownikom Stron;
d) zakaz potwierdzania lub składania komentarzy dotyczących Informacji Poufnych wobec osób trze- cich lub nieupoważnionych pracowników lub współpracowników Stron;
e) zakaz wykorzystywania lub posługiwania się Informacjami Poufnymi w celu uzyskania korzyści przez
Strony lub osoby trzecie.
8. Obowiązek zachowania poufności nie obejmuje przypadku:
a) ujawnienia Informacji Poufnych na rzecz podmiotów wchodzących w skład grupy kapitałowej, do
której Strona należy w tym spółek powiązanych ze Stroną, oraz podmiotów świadczących usługi na rzecz Strony, w szczególności w zakresie świadczenia pomocy prawnej, audytu na podstawie zawar- tych umów;
b) ujawnienia informacji podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących prze- pisów, w tym na żądanie uprawnionych organów lub
w związku z prowadzonym postępowaniem sądowym, sądowo-administracyjnym lub administracyj- nym;
c) ujawnienia informacji po uzyskaniu uprzedniej zgody Strony Ujawniającej udzielonej na piśmie.
9. Z tytułu naruszenia postanowień Umowy poprzez ujawnienie Informacji Poufnych osobom trzecim wbrew postanowieniom Umowy, Strona, która dopuściła się naruszenia zobowiązana będzie do wy- równania szkody powstałej z tego tytułu.
10. Na podstawie Umowy nie dochodzi do przeniesienia praw do Informacji Poufnych przekazanych
przez druga Stronę lub od niej uzyskanych.
11. Umowa nie stanowi zobowiązania dla żadnej ze Stron do udostępniania Informacji Poufnych drugiej
Stronie.
12. Po rozwiązaniu Umowy Strony zobowiązane są do zachowania w tajemnicy Informacji Poufnych uzyskanych na podstawie jej postanowień i w trakcie jej obowiązywania.
13. Strony zobowiązane są do przestrzegania przepisów prawa i własnych regulacji wewnętrznych doty- czących ochrony danych osobowych. Strony zobowiązują się
do zachowania tajemnicy danych osobowych uzyskanych w wyniku zawarcia i wykonywania Umowy.
§10
Czas trwania umowy
1. Niniejsza Umowa zawarta jest na czas oznaczony 2 lat od dnia podpisania.
2. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania.
3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
4. Każda ze Stron jest uprawniona do rozwiązania Umowy z zachowaniem 30 dniowego okresu wypo- wiedzenia.
5. PHH może rozwiązać Umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naru- szenia przez Dostawcę istotnych postanowień niniejszej Umowy, zaprzestania przez Dostawcę pro- wadzenia działalności umożliwiającej kontynuowanie współpracy oraz jeżeli w stosunku do Do- stawcy rozpocznie się postępowanie likwidacyjne lub ogłoszona zostanie upadłość likwidacyjna
§11
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. W kwestiach nieuregulowanych w niniejszej Umowie mają zastosowanie przepisy kodeksu cywil-
nego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
3. Obie strony Umowy traktują wszystkie informacje związane z tą umową, w tym cenniki, jako tajem- nicę handlową i zobowiązują się do nie przekazywania jej osobom trzecim oraz zobowiązują się do zachowania danych osobowych.
4. Jeżeli strony Umowy zobowiązane zostaną zgodnie z obowiązującymi przepisami do ujawnienia tre- ści umowy wówczas strona umowy ma prawo udostępnić te dane uprawnionym do tego osobom, przy czym o ile będzie to możliwe i prawnie dozwolone winna ona w możliwe najkrótszym czasie poinformować o tym fakcie drugą stronę umowy.
5. Z takiego obowiązku wyłączone są informacje, które zostały wcześniej upublicznione lub stały się wiedzą powszechną nie naruszając przy tym ustaleń wynikających z tego porozumienia.
6. Ten obowiązek zachowania tajemnicy rozciąga się na wszystkich pracowników oraz pozostałe osoby pracujące u Stron. Strony umowy mogą swoim pracownikom udostępnić treść tego porozumienia jedynie w sytuacji, kiedy okaże się to niezbędne do wykonywania pracy lub świadczeń zgodnych z przedmiotową umową.
7. Dostawca akceptuje Ogólne Warunki Współpracy PHH zawarte w Załączniku nr 2 do niniejszej
Umowy. W przypadku niezgodności Umowy z OWW, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
8. Dostawca bez pisemnej zgody PHH nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z ty- tułu realizacji niniejszej Umowy bez zgody PHH wyrażonej w formie pisemnej.
9. Strony ustalają , że zmiana ilości jednostek organizacyjnych PHH, nie wymaga jej aneksowania.
10. Dostawca zobowiązuje się do świadczenia usług objętych niniejszą umową na warunkach i za wyna- grodzeniem określonym w Cenniku będącym Załącznikiem nr 1 do niniejszej umowy na rzecz podmiotów będących w grupie kapitałowej Polskiego Holdingu Hotelowego, jeżeli te podmioty wy- rażą wolę współpracy z Dostawcą.
11. W przypadku gdyby którekolwiek z zapisów niniejszej Umowy okazały się nieważne lub niesku-
teczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy, o ile nie będzie się to sprzeciwiać właściwości
niniejszej Umowy lub jej celowi.
12. Żadne prawa i/lub zobowiązania Dostawcy wynikające z niniejszej Umowy nie mogą być przenie- sione w całości, ani w części na osobę trzecią.
13. Dostawca akceptuje Ogólne Warunki Współpracy PHH zawarte w Załączniku nr 5 do niniejszej
Umowy. W przypadku niezgodności Umowy z OWW, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
14. PHH realizując obowiązki wynikające z art. 13 i 14 RODO, informuje Xxxxxxxx, że w przypadku wskazania osoby do kontaktu w ramach realizacji Umowy zawartej pomiędzy PHH a Dostawcą, dane osobowe w/w osób będą przetwarzane w celu wykonania niniejszej Umowy.
15. Dostawca potwierdza, że zapoznał się z informacjami podanymi w Załączniku nr 3 do Umowy oraz zobowiązuje się przekazać informacje wskazane w Załączniku nr 3,
nie później niż w terminie 1 miesiąca od zawarcia Umowy, osobom kontaktowym wskazanym do wykonania Umowy.
16. Wszelkie spory mogące wyniknąć w związku z realizacją niniejszej Umowy, Strony w pierwszej kolej- ności będą próbować rozwiązać polubownie. W przypadku kiedy Xxxxxx nie osiągną porozumienia, sprawę sporną poddadzą pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby PHH.
17. Załączniki 1,2,3,4,5,6,7 stanowią integralną część niniejszej Umowy
18. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
19. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego.
Dostawca: PHH:
…................................................. …..............................................
Załączniki:
Załącznik nr 1 Formularz cenowy
Załącznik nr 2 Wykaz Jednostek Zmawiających tj. miejsc oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do zamawiania usług
Załącznik nr 3 Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 / art. 14 RODO Załącznik nr 4 Polisa OC Dostawcy
Załącznik nr 5 Wzór Zamówienia
Załącznik nr 1 Formularz cenowy
Załącznik nr 2 Wykaz Jednostek Zmawiających tj. miejsc oraz danych kontaktowych osób upoważnionych do zamawiania usług
Załącznik nr 3 Spełnienie obowiązku informacyjnego z art. 13 / art. 14 RODO
Klauzula informacyjna do umów- dla przedstawicieli kontrahentów
Zgodnie z art. 13 oraz art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej „RODO”) w związku z otrzymaniem Pani/Pana danych osobowych jako reprezentanta naszych kontrahentów/partnerów lub ich pracownika, niniejszym informujemy, że:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. , ul. Koxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx (dalej jako „Administrator”)
1. Osoba kontaktowa we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz ko- rzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych osobowych u Administratora jest Inspektor Ochrony Danych, z którym można się skontaktować poprzez adres e-mail: xxx@xxx.xx
2. Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z zawarciem i realizacją umów zawartych
przez Administratora z [***] (dalej jako „Kontrahent”) i odbywa się na podstawie i w celu:
a) Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku praw- nego ciążącego na Administratorze, tj. zapewnienia zgodności Administratora z mającymi za- stosowanie przepisami finansowo-księgowo-podatkowymi; realizacji praw z RODO;
b) Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj. komunikowania się w spra- wie realizacji umów zawartych z Kontrahentem; do ustalenia, dochodzenia i/lub obrony ewentualnych roszczeń; utrzymywania dobrych relacji.
3. Administrator przetwarza następujące kategorie Pani/Pana danych osobowych: imię, nazwisko, nu-
mer telefonu, adres e-mail, stanowisko służbowe oraz miejsce pracy.
4. Posiada Pani/Pan prawo do:
a. dostępu do treści swoich danych, w tym żądania kopii danych,
b. sprostowania nieprawidłowych danych oraz żądania uzupełnienia niekompletnych danych,
c. usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeśli zachodzi jedna z następujących okoliczności:
i. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
ii. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw na mocy art. 21 ust. 2 wobec przetwarzania (w związku z przetwarzaniem danych na potrzeby marketingu bezpośredniego);
iii. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
iv. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub prawie państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
d. ograniczenia przetwarzania, w następujących przypadkach:
i. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych;
ii. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania;
iii. Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
iv. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 (w związku z przetwarzaniem danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora albo uzasadnionym interesie Administratora lub osoby trzeciej) wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie Administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą.
Realizacji uprawnień można dokonać m. in. wysyłając żądanie pod adres Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej , a także w drodze korespondencji pisemnej, lub osobiście w siedzibie Administratora.
5. W przypadku zajścia szczególnej Pani/Pana sytuacji przysługuje Pani/Panu prawo do złożenia sprze- ciwu w zakresie przetwarzania danych osobowych, gdy podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora, przy czym prawo sprzeciwu nie będzie mogło być wykonane w przypadku istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Pani/Pana Interesów, praw i wolności, w szczególności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Realizacji prawa do sprzeciwu możną dokonać x.xx. wysyłając żądanie pod ad- res Inspektora Ochrony Danych (podany w pkt. 2 powyżej) lub pod adres: Polski Holding Hotelowy Sp. z o.o. , ul. Koxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx, a także składając je osobiście w siedzibie Administratora.
6. Przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy prawa.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
a) osobom upoważnionym przez Administratora, pracownikom i współpracownikom, członkom organów Administratora, którzy muszą mieć dostęp do danych osobowych w celu wykony- wania swoich obowiązków,
b) dostawcom usług, w tym zaopatrującym Administratora w rozwiązania techniczne oraz orga- nizacyjne umożliwiające zarządzanie organizacja Administratora (w szczególności dostawcom usług teleinformatycznych, pocztowych, spedycyjnych, prawnych, księgowych, audytowych, bezpieczeństwa i przechowywania danych podatkowo – księgowych) - na podstawie stosow- nych umów o powierzenie przetwarzania danych,
c) podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
8. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:
a. dla celów wykonania umów, o których mowa w pkt. 3 powyżej – do czasu realizacji umów zawartych z Kontrahentem
b. dla celów ewentualnego ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń - przez okres wskazany w
przepisach prawa dla przedawnienia się poszczególnego rodzaju roszczeń ;
c. dla celów związanych z wykonaniem obowiązków prawnych - przez czas wymagany przez ob- owiązujące przepisy prawa lub do czasu wykonania tych obowiązków, nie dłużej niż przez czas w jakim Administrator może ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku,
9. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, lecz jest niezbędne do realizacji za- wartej z Kontrahentem umowy, a ich niepodanie danych uniemożliwi nam kontakt z Kontrahentem.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich (poza obszar EOG) ani organiza- cji międzynarodowej.
11. Informujemy ponadto, że w przypadku, gdy Administrator nie otrzymuje Pani/Pana danych osobo- wych bezpośrednio od Pani/Pana, dane osobowe zostały pozyskane od Kontrahenta, z publicznych rejestrów lub informacji zawartej na stronie internetowej Kontrahenta.
12. Pani/Pana dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilo- waniu.
Ponadto uprzejmie informujemy, iż osoby, których dane są przetwarzane, mają prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w razie przetwarzania danych w uzasadnionym interesie Administratora – w przypadku zajścia szczególnej sytuacji zgodnie z art. 21 RODO.