ZAPYTANIE OFERTOWE

ZAKŁAD EMERYTALNO-RENTOWY MINISTERSTWA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI

ZAPYTANIE OFERTOWE

Sukcesywną dostawę papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA

Postępowanie prowadzone jest bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r.

Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.), z uwagi na art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy

Nr sprawy: ZER-ZAK-3/2021

Zatwierdził(a):

Warszawa, dnia ……................. 2021 r. .................................................................

(podpis i pieczęć)

1. INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM

1.1. Zamawiającym jest Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, zwany dalej „Zamawiającym”.

Siedziba: ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx;

Adres do korespondencji: ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx; NIP: 000-00-00-000; REGON: 011320130;

Strona internetowa: xxxx://xxx.xxx.xxxxx.xxx.xx; Adres e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xxx.xx.

1.2. Godziny pracy Zamawiającego: od poniedziałku do piątku: 08:15 – 16:15. 1.3. Telefony kontaktowe: 47/000-00-00, 47/000-00-00.

1.4. Zamawiający informuje, iż nie jest czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT).

2. SPOSÓB KONTAKTU NA ETAPIE PROWADZENIA POSTĘPOWANIA

Pytania w sprawach związanych z Zapytaniem ofertowym należy kierować na adres

e-mail: xxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xxx.xx .

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

3.1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa papieru (w tym papieru kserograficznego) dla

Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA.

3.2. Szczegółowy opis oraz sposób realizacji zamówienia zawiera Opis przedmiotu zamówienia (OPZ), stanowiący Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego.

3.3. Kody ze Wspólnego Słownika Zamówień CPV: 30197644-2 – papier kserograficzny, 30199310-6 – wytłaczany lub perforowany papier do drukowania, 30197620-8 – papier do pisania.

4. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

4.1. Umowa realizowana będzie od dnia jej zawarcia do dnia 10 grudnia 2021 r. lub do wyczerpania

kwoty brutto przeznaczonej na jej realizację.

4.2. Szczegółowe zagadnienia dotyczące terminu wykonania umowy uregulowane są we Wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

5. WARUNKI FINANSOWANIA I PŁATNOŚCI

Szczegółowe informacje dotyczące warunków finansowania i płatności zostały opisane

we Wzorze umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

6. SPOSÓB OBLICZENIA CENY

6.1. W Formularzu oferty, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, należy podać cenę

netto (bez podatku VAT), do której, na potrzeby oceny ofert, należy dodać kwotę podatku VAT obliczoną według właściwej stawki, których suma stanowić będzie cenę brutto (z podatkiem VAT) za realizację przedmiotu zamówienia.

6.2. Wykonawca podaje ceny jednostkowe za realizację przedmiotu zamówienia w Tabeli nr 1

Formularza oferty.

6.3. Ceny netto i brutto podane w ofercie, w tym ceny jednostkowe, nie będą podlegały zmianie w okresie realizacji przedmiotu zamówienia i obejmują wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym koszty dostawy do lokalizacji Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, koszty wniesienia i rozładunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, koszty opakowania, koszty rękojmi, koszty ubezpieczenia na czas transportu oraz wszelkie należne cła i podatki.

6.4. Ceny w ofercie powinny być wyrażone w złotych polskich (PLN). Wykonawca zobowiązany jest podać wszystkie ceny, w tym ceny w Tabeli nr 1 Formularza oferty, zgodnie z przepisami ustawy

z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178), z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wartości zaokrągla się do pełnego grosza w taki sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

6.5. Wysokość stawki podatku od towarów i usług (VAT) wynika z przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.).

7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy w stosunku, do których nie

otwarto likwidacji ani nie ogłoszono upadłości.

8. WADIUM

Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.

9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY ORAZ DOKUMENTÓW WYMAGANYCH PRZEZ ZAMAWIAJĄCEGO

9.1. Na ofertę składają się:

1) Formularz oferty – sporządzony zgodnie ze wzorem w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego;

2) aktualny odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, sporządzona nie wcześniej niż 3 miesiące przed złożeniem oferty, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

3) dokument stwierdzający prawo osoby/osób podpisującej(ych) ofertę do reprezentowania Wykonawcy w postępowaniu o uzyskanie przedmiotowego zamówienia publicznego, ale tylko wtedy, kiedy prawo do reprezentowania Wykonawcy nie wynika z treści odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji

o Działalności Gospodarczej – pełnomocnictwo, w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik.

9.2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert lub oferty zawierającej rozwiązania alternatywne lub oferty wariantowej, spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę. Za równoznaczne ze złożeniem więcej niż jednej oferty przez tego samego Wykonawcę zostanie uznana sytuacja, w której ten sam podmiot występuje w dwóch lub więcej ofertach składanych wspólnie lub jest samodzielnym Wykonawcą, a jednocześnie jest uczestnikiem wspólnej oferty.

10. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

10.1. Ofertę należy złożyć wyłącznie w postaci elektronicznej, na adres poczty elektronicznej e-mail:

xxxxxxxxxx@xxx.xxxxx.xxx.xx. Dokumenty w ofercie powinny być wypełnione, podpisane i wysłane w formie skanu lub podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym*, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, w formacie danych .pdf, pod rygorem nieważności, na adres e-mail podany powyżej.

* spełniającym wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1173 z późn. zm.).

10.2. Termin składania ofert upływa w dniu: 14.04.2021 r. o godzinie 10:00.

10.3. Dla ofert składanych przesłanych pocztą elektroniczną liczy się data i godzina dostarczenia oferty pod wskazany adres e-mail.

10.4. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. Ofertę (plik) należy oznaczyć określeniem „Zmiana” i przesłać na podany w pkt

10.1. Zapytania ofertowego adres poczty elektronicznej e-mail wraz ze stosownym

oświadczeniem o wycofaniu poprzedniej oferty, podpisanym przez osobę upoważnioną do reprezentacji Wykonawcy.

10.5. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

10.6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

11. KRYTERIUM ORAZ SPOSÓB OCENY OFERT

11.1. Ocenie będą podlegały oferty ważne, tj. oferty złożone w terminie, o którym mowa w pkt 10.2.

Zapytania ofertowego.

11.2. Oferty oceniane będą na podstawie następującego kryterium oceny ofert:

Nr	Nazwa kryterium	Znaczenie procentowe kryterium*
1.	Oferowana Cena (C)	100 %

* 1 % = 1 pkt

11.3. Każda z ważnych ofert będzie punktowana w następujący sposób:

a) w kryterium „Oferowana cena (C)” poprzez porównanie ceny brutto oferty badanej do ceny brutto najniższej ze wszystkich ważnych ofert. Oferta z najniższą ceną otrzymuje 100 pkt, pozostałe oferty są punktowane według wzoru:

Wartość punktowa ceny: C = (Cn : Cb) x 100

gdzie:

Cn – cena brutto najniższa spośród wszystkich ofert podlegających ocenie,

Cb – cena brutto oferty badanej,

b) przy uwzględnieniu powyższego kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie

100 pkt.

11.4. Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryterium oceny ofert określonego w pkt 11.2. Zapytania ofertowego. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów obliczoną na zasadach określonych w pkt 11.3. Zapytania ofertowego.

11.5. Punktacja przyznawana ofertom w kryterium oceny ofert będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wartości zaokrągla się do pełnego grosza w taki sposób, że końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza.

11.6. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

12. INFORMACJE O PODWYKONAWCACH

Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia Podwykonawcy lub

Podwykonawcom. Zamawiający wymaga, aby w przypadku powierzenia części zamówienia Podwykonawcy(om), Wykonawca wskazał w Formularzu oferty - oświadczeniu, stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć Podwykonawcy(om) oraz podał (o ile są mu wiadome na tym etapie) nazwy (firmy) Podwykonawcy(ów).

13. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

13.1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni, tj. do dnia: 13.05.2021

13.2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

14. UMOWA

14.1. Umowa zostanie zawarta według Wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

14.2. Wykonawca akceptuje treść Wzoru umowy, stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego na wykonanie przedmiotu zamówienia.

15. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY

Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

16. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

16.1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość do:

a) wyłącznej interpretacji zapisów Zapytania ofertowego, w tym jego załączników;

b) wyjaśnienia treści Zapytania ofertowego w odpowiedzi na pytania Wykonawców, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania ofertowego wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert;

c) zmiany treści Zapytania ofertowego przed upływem terminu składania ofert w formie pisemnej wraz z publikacją na stronie xxxx://xxx.xxx.xxxxx.xxx.xx, a po jego upływie wprowadzenia nieistotnych zmian do treści Zapytania ofertowego niemających wpływu na wynik postępowania, za zgodą Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Zmiany, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, będą dokonywane w formie pisemnej;

d) unieważnienia postępowania w całości w każdym czasie;

e) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty;

f) w przypadku, gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ważnych ofert;

g) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie postępowania;

h) nieudzielenia zamówienia Wykonawcy, którego oferta nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym;

i) odrzucenia oferty Wykonawcy, która nie spełnia wymagań określonych w Zapytaniu ofertowym;

j) poprawienia w treści oferty oczywistych omyłek pisarskich, rachunkowych oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z wymaganiami Zamawiającego, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona. W przypadku poprawienia innej omyłki polegającej na niezgodności z wymaganiami Zamawiającego, niepowodującej istotnych zmian w treści oferty, oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu, jeżeli Wykonawca nie wyrazi zgody na poprawienie oferty w terminie 2 dni roboczych od dnia przesłania zawiadomienia o poprawieniu;

k) wezwania Wykonawcy do złożenia, uzupełnienia lub poprawienia w terminie przez siebie wskazanym dokumentów, o których mowa w pkt 9 Zapytania ofertowego, jeżeli dokumenty te są niekompletne, zawierają błędy,

l) wezwania Wykonawców, w terminie określonym przez Zamawiającego, do złożenia ofert dodatkowych, w przypadku gdy zostały złożone oferty o takiej samej cenie.

16.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a) wyboru oferty i przekazania informacji o wyborze oferty, które nie stanowią przyjęcia oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie oznaczają zobowiązania do zawarcia umowy pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą;

b) niezwłocznego zawiadomienia wszystkich Wykonawców, którzy złożyli ofertę, o Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, o wyborze najkorzystniejszej oferty,

o zamknięciu postępowania bez wyboru żadnej ze złożonych ofert lub unieważnieniu postępowania w całości;

c) zawarcia umowy z wybranym Wykonawcą, zgodnie ze Wzorem umowy, stanowiącym

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.

17. KLAUZULA INFORMACYJNA

17.1. Zamawiający, jako administrator danych osobowych obowiązany jest do spełnienia obowiązku

informacyjnego z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnie rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.), dalej „RODO”, względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności:

− Wykonawcy będącego osobą fizyczną,

− Wykonawcy będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,

− pełnomocnika Podwykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),

− członka organu zarządzającego Podwykonawcy będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK),

− osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.

17.2. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO Zamawiający informuje, że:

− administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Dyrektor Zakładu Emerytalno- Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji;

− w Zakładzie Emerytalno-Rentowym MSWiA jest Inspektor Ochrony Danych, e-mail: xxx@xxx.xxxxx.xxx.xx;

− Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem nr ZER-ZAK-3/2021 na sukcesywną dostawę papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA;

− odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;

− Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

− obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z tej ustawy;

− w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

− posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

− nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

17.3. Zamawiający informuje, że:

− w przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO (związanych z prawem Wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem Wykonawcy do bycia poinformowanym o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez Wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, Zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a w przypadku udostępniania postępowania już zakończonego wskazania dodatkowych informacji mających w szczególności na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia;

− wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. l RODO (ograniczenia przetwarzania danych), nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

18. WYKAZ ZAŁĄCZNIKÓW:

Integralną część Zapytania ofertowego stanowią Załączniki:

1) Opis przedmiotu zamówienia – Załącznik nr 1,

2) Formularz oferty – Załącznik nr 2,

3) Wzór umowy z załącznikami – Załącznik nr 3.

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego (Załącznik nr 1 do Umowy nr ……../2021 z dnia 2021 r.)

Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

1. Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w ilościach zgodnie z Tabelą nr 1 na warunkach określonych w umowie.

Kody ze Wspólnego Słownika Zamówień CPV: nr 30197644-2 (papier kserograficzny), nr 30199310-6 (wytłaczany lub perforowany papier do drukowania), nr 30197620-8 (papier do pisania).

2. Asortyment, stanowiący przedmiot zamówienia, musi być fabrycznie nowy, wcześniej nieużytkowany, wyprodukowany nie wcześniej niż w okresie 12 miesięcy poprzedzających datę dostawy, nie może pochodzić z odzysku, nie może pochodzić z projektów realizowanych u innych klientów, nie może pochodzić z ekspozycji w punktach sprzedaży oraz musi być wolny od jakichkolwiek wad fizycznych i prawnych czy roszczeń osób trzecich, a także musi posiadać wszelkie wymagane prawem atesty i świadectwa dopuszczające go do obrotu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany ilości przedmiotu zamówienia wyszczególnionego co do rodzaju w Tabeli nr 1 i w Formularzu oferty, w granicach wynagrodzenia brutto Wykonawcy, a także możliwość niewykorzystania przedmiotu zamówienia w zakresie ilościowym i wartościowym. Zamawiający oświadcza, że niewykorzystanie przedmiotu Umowy w zakresie wartościowym nie przekroczy 10% wartości wynagrodzenia brutto Wykonawcy.

4. Tabela nr 1 przedstawia wykaz papieru (w tym papieru kserograficznego) wraz z opisem.

Tabela nr 1

Lp.

Nazwa asortymentu

Opis szczegółowy

J.m.

Szacunkowa ilość

PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM

o gramaturze 80g/m2, przeznaczony do dwustronnego kopiowania w urządzeniach wielofunkcyjnych oraz do drukowania w drukarkach laserowych i atramentowych, w czerni i kolorze, parametry papieru: grubość: 110±5 µm, białość: 166 CIE, klasa A, wilgotność: 3-5%, /1 ryza = 500 arkuszy/

ryza

6100

PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A3 – 297x420 MM

ryza

160

PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM KOLOROWY

o gramaturze 80g/m2, przeznaczony do dwustronnego kopiowania w urządzeniach wielofunkcyjnych oraz do drukowania w drukarkach laserowych i atramentowych, w czerni i kolorze, parametry papieru: grubość: 104±5 µm, klasa co najmniej B, wilgotność: 3-5%, /1 ryza = 500 arkuszy/, kolory

według zapotrzebowania

ryza

Lp.

Nazwa asortymentu

Opis szczegółowy

J.m.

Szacunkowa ilość

PAPIER OZDOBNY FORMATU A4 – 210x297 MM

żeberkowany, biały, gramatura według zapotrzebowania od 100 do 250 g/m², do druku korespondencji biznesowej, insertów do kart okolicznościowych, do drukarek laserowych, w opakowaniu min. 20, max. 60 arkuszy

op.

100

5. Warunki rękojmi za wady fizyczne i prawne:

1) na asortyment wskazany w Tabeli nr 1 obowiązuje 24-miesięczny okres rękojmi;

2) okres rękojmi będzie liczony od dnia podpisania przez Zamawiającego i Wykonawcę Protokołu odbioru danego Zamówienia bez zastrzeżeń;

3) Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wady fizyczne i prawne dostarczonego asortymentu,

4) w okresie rękojmi Wykonawca zobowiązany będzie do wymiany asortymentu na fabrycznie nowy, wolny od wad.

6. Warunki dostawy i odbioru asortymentu:

1) Wykonawca będzie dostarczał przedmiot zamówienia sukcesywnie, partiami – raz na 2-3 miesiące, z zastrzeżeniem, o którym mowa w ppkt 2, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego, w terminie do 3 dni roboczych od dnia przesłania przez Zamawiającego Zamówienia;

2) W przypadku uzasadnionej potrzeby Zamawiający zastrzega sobie prawo składania dodatkowego Zamówienia. Przed przesłaniem dodatkowego Zamówienia Zamawiający uzgodni z Wykonawcą termin realizacji dostawy, co zostanie potwierdzone przez Zamawiającego na piśmie lub w formie elektronicznej (e-mail);

3) Przed dniem dostawy danego Zamówienia, za zgodą Wykonawcy Zamawiający może złożyć korektę Zamówienia polegającą na uzupełnieniu zamawianego asortymentu. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim zostanie przesłana na piśmie lub w formie elektronicznej (e-mail) na formularzu Zamówienia, na którym wyraźnie zostanie wskazane „Korekta do Zamówienia Nr ……...… z dnia ”;

4) Zamówienie, o którym mowa w ppkt 1, Zamawiający będzie przesyłał na adres(y) e-mail Wykonawcy wskazany(e) w umowie;

5) Opakowany asortyment, dostarczany w ramach Zamówienia, będzie oznakowany numerem Zamówienia nadanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie dostarczał asortyment wskazany w Zamówieniu do lokalizacji Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie (02-106) przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, w terminie wskazanym w ppkt 1 i 2, z zastrzeżeniem ppkt 6;

6) Zamawiający wymaga dostaw w dni robocze w godzinach 9:00 – 14:00, z zastrzeżeniem ppkt 8. Dostawa obejmuje również wniesienie asortymentu do pomieszczeń, wskazanych przez przedstawiciela Zamawiającego w dniu dostawy;

7) Zamawiający nie dopuszcza dostaw częściowych dla realizacji poszczególnych Zamówień;

8) Terminy i godziny dostaw oraz warunki wjazdu na teren Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, Xxxxxxxxx uzgodni z Zamawiającym przed ich realizacją telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail);

9) Z każdorazowego odbioru zostanie sporządzony i podpisany Protokół odbioru Zamówienia przez minimum dwóch upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i minimum jednego

upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy. Wykonawca może upoważnić Zamawiającego do dokonania jednostronnego odbioru dostawy i podpisania Protokołu odbioru Zamówienia;

10) W przypadku stwierdzenia przy odbiorze braków ilościowych lub niezgodności jakościowych z OPZ dostarczonego asortymentu, podpisanie Protokołu odbioru Zamówienia, o którym mowa w ppkt 9, bez zastrzeżeń, nastąpi dopiero po odebranej bez zastrzeżeń całości Zamówienia;

11) W razie zaistnienia okoliczności, o których mowa w ppkt 10, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego uzupełnienia lub wymiany asortymentu zgodnie z Zamówieniem na własny koszt;

12) Umowa realizowana będzie od dnia jej zawarcia do dnia 10 grudnia 2021 r. lub do wyczerpania kwoty brutto przeznaczonej na jej realizację.

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego (Załącznik nr 2 do Umowy nr ……../2021 z dnia 2021 r.)

FORMULARZ OFERTY

Sukcesywną dostawę papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA

Nr sprawy: ZER-ZAK-3/2021

……………………………………………………… pieczęć Wykonawcy/Pełnomocnika Wykonawcy

Wykonawca*

Nazwa:	……………………………………………… ………………………………………………
Numer identyfikacji podatkowej VAT:	………………………………………………
Adres pocztowy:	………………………………………………
Osoba lub osoby wyznaczone do kontaktów: Telefon: Adres e-mail:	……………………………………………… ……………………………………………… ………………………………………………

*W przypadku oferty wspólnej należy podać nazwy i adresy wszystkich Wykonawców

OFERTA

dla Zakładu Emerytalno-Rentowego Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

1. W odpowiedzi na Zapytanie ofertowe składam(y) niniejszą ofertę oświadczając, że oferuję(emy) wykonanie zamówienia, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym za maksymalną:

cenę netto (bez podatku VAT): PLN

cenę brutto (z podatkiem VAT): PLN

słownie brutto: 00/100,

zgodnie z poniższym wyszczególnieniem w Tabeli nr 1:

Tabela nr 1.

Lp.	Nazwa asortymentu	J.m.	Szacunkowa ilość***	Cena jedn. netto (w zł)*	Wartość netto (w zł)*	Stawka podatku VAT w %**	Wartość VAT (w zł)*	Wartość brutto z VAT (w zł)*
1	2	3	4	5	6 = kol. 4x5	7	8 = kol. 6x7	9 = kol. 6+8
1.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM	ryza	6100
2.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A3 – 297x420 MM	ryza	160
3.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM KOLOROWY	ryza	60
4.	PAPIER OZDOBNY FORMATU A4 – 210x297 MM	op.	100
5.	CENA CAŁKOWITA OFERTY NETTO*:				…………
6.	CENA CAŁKOWITA OFERTY BRUTTO*:							…………

Uwaga!

* Ceny należy podać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zaokrąglając zgodnie z zasadami określonymi w pkt 6.4. Zapytania ofertowego,

** Wykonawca zobowiązany jest podać podstawę prawną zastosowania stawki podatku od towarów i usług (VAT) innej niż stawka podstawowa lub zwolnienia z ww. podatku,

*** Szacunkowa ilość asortymentu może ulec zmianie w trakcie realizacji umowy.

Zamawiający odrzuci oferty, w których Wykonawcy zaoferują ceny netto o wartości „0” (definicję ceny zawiera ustawa z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178).

Podstawa prawna zastosowania stawki podatku od towarów i usług (VAT) innej niż stawka podstawowa lub zwolnienia z podatku od towarów i usług (VAT)… ** (jeśli dotyczy)

2. Nr rachunku bankowego Wykonawcy do wykonywania płatności w ramach umowy:

………………………………………………………………………………………………………

3. Zamówienie zrealizuję(emy):

1 BEZ udziału Podwykonawców;

1 z udziałem niżej wskazanych Podwykonawców:

Lp.

Firma i adres Podwykonawcy

Część zamówienia, której wykonanie zostanie

powierzone Podwykonawcy

4. Ceny wskazane w pkt 1, w tym ceny jednostkowe, obejmują wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, w tym koszty dostawy do lokalizacji Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, koszty wniesienia i rozładunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, koszty opakowania, koszty rękojmi, koszty ubezpieczenia na czas transportu oraz wszelkie należne cła i podatki.

5. Zamówienie zrealizuję(emy) w terminie wymaganym przez Zamawiającego, na zasadach określonych we Wzorze umowy i w Opisie przedmiotu zamówienia.

6. Zapoznałem(liśmy) się ze Wzorem umowy, który jest integralną częścią Zapytania ofertowego i akceptuję(emy) go bez zastrzeżeń oraz zobowiązuję(emy) się w przypadku wyboru mojej/naszej oferty do zawarcia umowy na określonych przez Zamawiającego w Zapytaniu ofertowym warunkach, w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

7. Oferta jest dla Mnie/Nas wiążąca przez okres wskazany w pkt 13.1. Zapytania ofertowego.

8. Oświadczam(y), że wypełniłem(liśmy) obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO2 wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem(liśmy) w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.*

9. Oświadczam(y), że nie przekazuję(emy) danych osobowych innych niż bezpośrednio mnie/nas dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO.**

* należy skreślić w przypadku, gdy Wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art.13 ust. 4 lub art.14 ust. 5 RODO.

** należy skreślić w przypadku, gdy Wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

10. Oświadczam(y), że:

3 jestem(śmy) mikroprzedsiębiorstwem

3 jestem(śmy) małym przedsiębiorstwem 3 jestem(śmy) średnim przedsiębiorstwem 3 jestem(śmy) dużym przedsiębiorstwem

Informacje wymagane wyłącznie do celów statystycznych.

11. Do oferty załączam(y) następujące dokumenty:

1) ……………………………………………………………………………………………

2) ……………………………………………………………………………………………

3) ……………………………………………………………………………………………

……………………………………….

(miejscowość i data)

.…………..………….………………………..….

(podpis i imienna pieczątka uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)

2 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.).

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego

Wzór umowy

Umowa Nr …./2021

zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy:

Zakładem Emerytalno-Rentowym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z siedzibą w Warszawie (02-106), przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, xxxxxxxxxxxx numery NIP: 000-00-00-000, REGON: 011320130, zwanym w dalszej części Umowy „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

......................................................................................................................................................................,

zwaną(ym) w dalszej części Umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną(ym) przez:

......................................................................................................................................................................,

.................................................................................................................................................................... .

Zamawiający i Wykonawca dalej zwani są łącznie „Stronami” lub każdy z osobna „Stroną”.

Strony oświadczają, że na dzień zawarcia Umowy nie uległy zmianie dane, które miałyby wpływ na ważność Umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia.

W wyniku postępowania nr ZER-ZAK-3/2021 przeprowadzonego bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 z późn. zm.) z uwagi na art. 2 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, Strony zawierają Umowę o następującej treści:

§ 1

Podstawowe definicje

1. Definicje:

1) dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1920) oraz dni przyjętych przez Zamawiającego za dni wolne od pracy, o których Zamawiający powiadomi niezwłocznie Wykonawcę w formie pisemnej z odpowiednim wyprzedzeniem;

2) asortyment – papier (w tym papier kserograficzny), określony w każdym z wierszy w Tabeli nr 1 Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego Załącznik nr 1 do Umowy i w Tabeli nr 1 Formularza oferty, stanowiącego Załącznik nr 2 do Umowy, wskazywane w Zamówieniu wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Umowy;

3) Formularz oferty – Formularz oferty stanowiący Załącznik nr 2 do Umowy;

4) OPZ – Opis przedmiotu zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy;

5) Protokół odbioru Zamówienia – Protokół odbioru Zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy;

6) niewykonanie Umowy – sytuacja gdy świadczenie nie zostaje wykonane w całości lub w części;

7) nienależyte wykonanie Umowy – sytuacja gdy świadczenie zostało wykonane, ale interes Zamawiającego nie został zaspokojony w sposób odpowiadający treści Umowy;

8) siła wyższa – zdarzenie nadzwyczajne, zewnętrzne i niemożliwe do zapobieżenia i przewidzenia, np. wszelkie katastrofy i kataklizmy, blokady dróg;

9) Zamówienie – Zamówienie, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do Umowy.

2. Ilekroć w Umowie jest mowa o dniach bez sprecyzowania czy dotyczą dni roboczych, należy przez te dni rozumieć dni kalendarzowe.

§ 2

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest sukcesywna dostawa papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA, na warunkach określonych w OPZ oraz w cenach jednostkowych określonych w § 5 ust 2 Umowy, zgodnie z Formularzem oferty.

3. Wykonawca gwarantuje dostarczanie asortymentu w opakowaniach zabezpieczonych w sposób uniemożliwiający dekompletację oraz chroniących przed uszkodzeniami.

§ 3

Termin realizacji przedmiotu Umowy

1. Umowa realizowana będzie od dnia jej zawarcia do dnia 10 grudnia 2021 r. lub do wyczerpania kwoty brutto przeznaczonej na jej realizację, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy (w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej).

2. Po upływie okresu realizacji Umowy mimo niewyczerpania limitu kwoty brutto, o której mowa w § 5 ust. 1 Umowy, Umowa wygasa. Wykonawcy nie przysługują roszczenia o realizację całości przedmiotu Umowy, jeżeli potrzeby Zamawiającego w tym zakresie będą mniejsze.

§ 4

Warunki realizacji przedmiotu Umowy, prawa i obowiązki Stron

1. Wykonawca będzie dostarczał przedmiot Umowy sukcesywnie, partiami – raz na 2-3 miesiące, z zastrzeżeniem ust. 2, w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego, w terminie do 3 dni roboczych od dnia przesłania przez Zamawiającego Zamówienia.

2. W przypadku uzasadnionej potrzeby Zamawiający zastrzega sobie prawo składania dodatkowego Zamówienia. Przed przesłaniem dodatkowego Zamówienia Zamawiający uzgodni z Wykonawcą termin realizacji dostawy, co zostanie potwierdzone przez Zamawiającego na piśmie lub w formie elektronicznej (e-mail).

3. Przed dniem dostawy danego Zamówienia, za zgodą Wykonawcy Zamawiający może złożyć korektę Zamówienia polegającą na uzupełnieniu zamawianego asortymentu. Zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim zostanie przesłana na piśmie lub w formie elektronicznej (e-mail) na formularzu Zamówienia, na którym wyraźnie zostanie wskazane „Korekta do Zamówienia Nr ……...… z dnia ”.

4. Osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy i składanie Zamówień oraz upoważnionymi do podpisania Protokołu odbioru Zamówienia ze strony Zamawiającego są:

1) Pan(i) …………….….., tel. kontaktowy: …………………, email ,

2) Pan(i) …………………, tel. kontaktowy: …………….….., email ,

3) lub inna osoba wyznaczona przez Naczelnika lub Zastępcę Naczelnika Wydziału Zamówień Publicznych i Administracji.

5. Osobą(ami) odpowiedzialną(ymi) za realizację Umowy i przyjmowanie Zamówień oraz upoważnionymi do podpisania Protokołu odbioru Zamówienia ze strony Wykonawcy jest/są:

1) Pan(i) ……………….., tel. kontaktowy: …………………, email ,

2) Pan(i) ……………….., tel. kontaktowy: …………….….., email …………….… .

6. Zmiana osób, o których mowa w ust. 4 i 5, nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron Umowy może jednostronnie dokonać zmian w zakresie danych teleadresowych oraz osób,

o których mowa w ust. 4 i 5, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie lub w formie elektronicznej (e-mail) drugą Stronę Umowy.

7. Zamówienie, o którym mowa w ust. 1-3, Zamawiający będzie przesyłał na adres(y) e-mail Wykonawcy wskazany(e) w ust. 5.

8. Opakowany asortyment, dostarczany w ramach Zamówienia, będzie oznakowany numerem Zamówienia nadanym przez Zamawiającego. Wykonawca będzie dostarczał asortyment wskazany w Zamówieniu do lokalizacji Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie (02-106) przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, w terminie wskazanym w ust. 1 i 2, z zastrzeżeniem ust. 9.

9. Zamawiający wymaga dostaw w dni robocze w godzinach 9:00 – 14:00, z zastrzeżeniem ust. 11. Dostawa obejmuje również wniesienie asortymentu do pomieszczeń, wskazanych przez przedstawiciela Zamawiającego w dniu dostawy.

10. Zamawiający nie dopuszcza dostaw częściowych dla realizacji poszczególnych Zamówień.

11. Terminy i godziny dostaw oraz warunki wjazdu na teren Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, Xxxxxxxxx uzgodni z Zamawiającym przed ich realizacją telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail).

12. Z każdorazowego odbioru zostanie sporządzony i podpisany Protokół odbioru Zamówienia przez minimum dwie osoby, o których mowa w ust. 4 i minimum jedną osobę, o której mowa w ust. 5. Wykonawca może upoważnić Zamawiającego do dokonania jednostronnego odbioru dostawy i podpisania Protokołu odbioru Zamówienia.

13. W przypadku stwierdzenia przy odbiorze braków ilościowych lub niezgodności jakościowych z OPZ dostarczonego asortymentu, podpisanie Protokołu odbioru Zamówienia, o którym mowa w ust. 12, bez zastrzeżeń, nastąpi dopiero po odebranej bez zastrzeżeń całości Zamówienia.

14. W razie zaistnienia okoliczności, o których mowa w ust. 13, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego uzupełnienia lub wymiany asortymentu zgodnie z Zamówieniem na własny koszt.

15. Wykonawca zobowiązuje się do podpisania Protokołu odbioru Zamówienia, o którym mowa w ust. 12-13, niezwłocznie po jego przedłożeniu przez Zamawiającego, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

16. Zamawiający może odmówić przyjęcia dostawy, wykonanej w ramach Zamówienia w szczególności w przypadku:

a) stwierdzenia braków ilościowych lub niezgodności jakościowych z OPZ dostarczonego asortymentu,

b) uszkodzenia lub wady uniemożliwiającej użycie dostarczonego asortymentu,

c) braku uprzedniego uzgodnienia przez Wykonawcę terminu, warunków i godziny dostawy, o których mowa w ust. 11.

17. Odmowa przyjęcia dostawy przez Zamawiającego, o której mowa w ust. 16, nie będzie traktowana jako podstawa do rozpoczęcia biegu terminu rękojmi. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za poniesione przez Wykonawcę koszty związane z nieprzyjęciem danej dostawy z przyczyn wymienionych w ust. 16 i może naliczyć kary umowne za zwłokę w realizacji dostawy, o których mowa w § 7 ust. 2 Umowy.

18. Dzień odebrania przez Xxxxxxxxxxxxx dostarczonej partii asortymentu bez zastrzeżeń na podstawie Protokołu odbioru Zamówienia jest dniem przejścia prawa własności tego asortymentu na Zamawiającego.

19. Ostatni Protokół odbioru Zamówienia stanowić będzie protokół końcowy realizacji przedmiotu Umowy. Wykonawca oświadcza, że wynagrodzenie określone w § 5 ust. 1 Umowy w pełni

zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy dotyczące realizacji przedmiotu Umowy, w tym również dotyczące przejścia prawa własności asortymentu na Zamawiającego.

§ 5

Wartość wynagrodzenia i zasady rozliczeń

1. Maksymalna wysokość wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy za wykonanie przedmiotu Umowy wynosi ………….. zł netto (słownie: ……….. 00/100), tj. ………. zł brutto (słownie:

…………. 00/100), w tym wartość podatku VAT ……….. zł (słownie 00/100) zgodnie

z Formularzem oferty.

2. Rozliczenia będą następowały wg cen jednostkowych określonych w poniższej tabeli.

Lp.	Nazwa asortymentu	J.m.	Szacunkowa ilość	Cena jedn. netto (w zł)
1	2	3	4	5
1.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM	ryza	6100
2.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A3 – 297x420 MM	ryza	160
3.	PAPIER KSEROGRAFICZNY FORMATU A4 – 210x297 MM KOLOROWY	ryza	60
4.	PAPIER OZDOBNY FORMATU A4 – 210x297 MM	op.	100

3. Wartość wynagrodzenia, określona w ust. 1, w tym ceny jednostkowe, określone w ust. 2, obejmują wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu Umowy jakie ponosi Wykonawca, w tym koszty dostawy do lokalizacji Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA w Warszawie przy ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx, koszty wniesienia i rozładunku w miejscu wskazanym przez Zamawiającego, koszty opakowania, koszty rękojmi, koszty ubezpieczenia na czas transportu oraz wszelkie należne cła i podatki.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania zmiany ilości przedmiotu Umowy wyszczególnionego co do rodzaju w Tabeli nr 1 OPZ i w Formularzu oferty, w granicach wynagrodzenia brutto, o którym mowa w ust. 1, a także możliwość niewykorzystania przedmiotu Umowy w zakresie ilościowym i wartościowym.

5. Zamawiający oświadcza, że niewykorzystanie przedmiotu Umowy w zakresie wartościowym nie przekroczy 10% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 1.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 i 5, Wykonawcy nie będzie przysługiwać jakiekolwiek roszczenie z tytułu niewykorzystania przez Zamawiającego przedmiotu Umowy w pełnym zakresie ilościowym lub wartościowym.

7. Rozliczenia między Zamawiającym, a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich, bez zaliczek oraz bez stosowania jakichkolwiek przeliczników, w tym w stosunku do walut obcych.

8. Płatności będą realizowane odrębnie dla każdego z Zamówień.

9. Płatność nastąpi za dostarczony przedmiot Zamówienia przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy nr , w terminie do 21 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego od

Wykonawcy prawidłowo wystawionej faktury, po uprzednim podpisaniu przez Xxxxxx bez zastrzeżeń Protokołu odbioru Zamówienia.

10. Zamawiający zastrzega sobie prawo wstrzymania zapłaty faktur nieprawidłowo wystawionych, do czasu otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, faktury korygującej lub podpisania przez Wykonawcę noty korygującej.

11. Za dzień dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

12. Zamawiający ma prawo do pomniejszenia wartości wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu Umowy o wartość kar, naliczonych na zasadach określonych w § 7 ust. 8 Umowy, na co Wykonawca wyraża zgodę.

§ 6

Warunki rękojmi/reklamacje

1. Warunki rękojmi za wady fizyczne i prawne:

1) na asortyment wskazany w Tabeli nr 1 OPZ, obowiązuje 24-miesięczny okres rękojmi,

2) okres rękojmi będzie liczony od dnia podpisania przez Xxxxxx bez zastrzeżeń Protokołu odbioru Zamówienia,

3) Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wady fizyczne i prawne dostarczonego asortymentu,

4) w okresie rękojmi Wykonawca zobowiązany będzie do wymiany asortymentu na fabrycznie nowy, wolny od wad.

2. Zamawiający będzie zgłaszał reklamacje w dni robocze, w godzinach 8:15-16:15, zgodnie ze wzorem Protokołu reklamacji, który stanowi Załącznik nr 5 do Umowy, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adresy e-mail wskazane w § 4 ust. 5 Umowy.

3. W przypadku skorzystania z uprawnienia określonego w ust. 2, Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia do Zamawiającego na własny koszt fabrycznie nowego, wolnego od wad asortymentu, zgodnego z OPZ – w terminie do 2 dni roboczych od daty zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji.

4. Jeżeli Wykonawca opóźni się z wykonaniem reklamacji o co najmniej 5 dni Zamawiający jest uprawniony do zakupu reklamowanego asortymentu na koszt i ryzyko Wykonawcy.

§ 7

Kary umowne

1. Strony ustalają, że w razie niewykonania lub nienależytego wykonania postanowień Umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wartości maksymalnego wynagrodzenia brutto za wykonanie przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy, za każdy stwierdzony przypadek naruszenia, z zastrzeżeniem ust. 2-3.

2. W razie wystąpienia zwłoki w realizacji Zamówienia zgodnie z terminem, o którym mowa w § 4 ust. 1 i 2 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% wartości wynagrodzenia brutto za Zamówienie, za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki.

3. W razie niedotrzymania terminu wymiany asortymentu, o którym mowa w § 6 ust. 3 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości brutto asortymentu podlegającego wymianie, wskazanego w Protokole reklamacji, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do Umowy, za każdy rozpoczęty dzień roboczy zwłoki.

4. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, z przyczyn, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

5. Łączna wysokość kar umownych, o których mowa w ust. 1-3, ograniczona jest do wysokości 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

6. W przypadku, gdy wysokość poniesionej przez Zamawiającego szkody przewyższy wysokość kar umownych, o których mowa w ust. 1-3, Zamawiającemu przysługuje prawo do żądania odszkodowania uzupełniającego do wartości rzeczywiście poniesionej szkody, na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.

7. Wykonawca nie odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, jeżeli jest to spowodowane wystąpieniem siły wyższej lub jej następstw lub wyłączną winą Zamawiającego.

8. Każde naliczenie kary umownej zostanie udokumentowane wystawieniem i przesłaniem do Wykonawcy przez Zamawiającego noty obciążeniowej zawierającej w treści kalkulację kwoty naliczonej kary umownej. W przypadku niezapłacenia naliczonej kary umownej przez Wykonawcę w terminie do 7 dni od otrzymania noty obciążeniowej na konto Zamawiającego nr ,

Zamawiający ma prawo potrącenia kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy, bez uzyskiwania jego zgody. Brak wpłaty naliczonej kary umownej oraz brak możliwości potrącenia naliczonej kary umownej z faktury upoważnia Zamawiającego do wystawienia wezwania do zapłaty.

§ 8

Odstąpienie od Umowy

1. Niewykonanie dostawy Zamówienia w całości, z przyczyn za które wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca, w terminie określonym w § 4 ust. 1 Umowy, upoważnia Zamawiającego do odstąpienia od Umowy ze skutkiem natychmiastowym, z konsekwencjami określonymi w § 7 ust. 4 Umowy. Podstawą dla Zamawiającego do odstąpienia od Umowy jest brak Protokołu odbioru Zamówienia, potwierdzającego realizację Zamówienia bez zastrzeżeń.

2. Zamawiający może odstąpić od Umowy, z przyczyn za które wyłączną odpowiedzialność ponosi Wykonawca, w przypadku powtarzającego się co najmniej 3-krotnego wykonania dostawy Zamówienia niezgodnie z terminem, o którym mowa w § 4 ust. 1 i 2 Umowy.

3. Zamawiający może odstąpić od zawartej Umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, lub dalsze wykonywanie Umowy może zagrozić podstawowemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu.

4. Strony oświadczają, iż w przypadku wykonania prawa odstąpienia przez Zamawiającego, o którym mowa w ust. 2-3, Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo zwrotu naliczonych kar umownych, przy czym w przypadku kumulacji kar umownych z tytułu odstąpienia od Umowy z karami umownymi z tytułu nienależytego wykonania Umowy w postaci zwłoki w wykonaniu Umowy, Zamawiającemu przysługiwać będzie jedynie kara umowna z tytułu odstąpienia od Umowy, z zastrzeżeniem § 7 ust. 6 Umowy.

5. Strony oświadczają, iż w przypadku wykonania prawa odstąpienia przez Zamawiającego, o którym mowa w ust. 2-3, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy.

6. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i wymaga określenia przyczyny odstąpienia. Odstąpienie od Umowy może nastąpić w terminie do dnia 10 grudnia 2021 r.

§ 9

Współpraca między Wykonawcą, a Podwykonawcami

1. W przypadku realizacji części Umowy z udziałem Podwykonawcy(ów), Wykonawca zobowiązuje się do koordynowania prac realizowanych przez Podwykonawcę(ów) oraz do przestrzegania prawidłowej realizacji Umowy.

2. W każdym przypadku korzystania ze świadczeń Podwykonawcy(ów), Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wykonywanie zobowiązań przez Podwykonawcę(ów), jak za własne działania lub zaniechania.

3. Wykonawca dokonuje bezpośredniej zapłaty wymaganego wynagrodzenia przysługującego Podwykonawcy(om).

§ 10

Poufność informacji

1. Strony zgodnie oświadczają, że wszelkie informacje uzyskane w trakcie realizacji Umowy będą traktowane jako poufne, zaś ich ujawnianie wymaga uzyskania każdorazowej akceptacji przez Zamawiającego na piśmie. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zachowania poufności przez wszystkie osoby angażowane do realizacji Umowy, odnośnie wszelkich informacji udzielonych i udostępnionych przez Zamawiającego.

2. Zamawiający oświadcza, że Wykonawca będzie zwolniony z obowiązku zachowania w poufności uzyskanych informacji, jeżeli obowiązek ich ujawnienia wynikać będzie z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądowego lub polecenia urzędowego wydanego przez właściwy organ w zakresie posiadanych kompetencji. W każdy takim przypadku, przed ujawnieniem jakichkolwiek informacji poufnych Wykonawca będzie zobowiązany do natychmiastowego poinformowania Zamawiającego.

3. Strony zgodnie oświadczają, że zobowiązanie Wykonawcy do zachowania w poufności wszelkich informacji związanych z Umową obowiązuje od dnia jej podpisania jak również jak również po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy. W przypadku realizacji obowiązków wynikających z Umowy przez Podwykonawcę(ów), Wykonawca odpowiada za działania Podwykonawcy(ów) wwiązane ze zobowiązaniem do zachowania poufności jak za działania własne.

4. Za wszelkie szkody powstałe po stronie Zamawiającego na skutek niewywiązania się przez Wykonawcę z zobowiązań, o których mowa w ust. 1-3, za szkody wyrządzone osobom trzecim spowodowane działaniem lub zaniechaniem Wykonawcy, odpowiada w pełnej wysokości wyłącznie Wykonawca.

§ 11

Zmiana postanowień Umowy

1. Z zastrzeżeniem przypadków uregulowanych w Umowie odrębnie dopuszcza się za zgodą obu Stron wprowadzanie do Umowy zmian w przypadkach:

1) wystąpienia konieczności rezygnacji z realizacji części lub całości przedmiotu Umowy, podyktowanej zaistnieniem siły wyższej lub innym wydarzeniem nieprzewidywalnym, pozostającym poza kontrolą Stron, które pojawi się po podpisaniu Umowy i spowoduje niemożliwość wywiązania się z Umowy w jej obecnym brzmieniu,

2) zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Umowy,

3) zmiany terminu realizacji określonego § 3 ust. 1 Umowy lub terminu określonego w § 4 ust. 1 Umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego,

4) zmiany parametrów asortymentu w stosunku do wymagań określonych w OPZ, w wyniku zaprzestania produkcji materiałów lub wycofania z dystrybucji materiałów składających się na zaoferowany asortyment lub zmiany technologii produkcji asortymentu,

5) konieczności realizacji dodatkowych dostaw, nieobjętych Umową, z zastrzeżeniem, że wartość dodatkowych dostaw nie przekroczy 20% maksymalnego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, mogą być dokonane na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy, za zgodą Stron Umowy i wymagają zawarcia aneksu do Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, Wykonawca może zaproponować asortyment

o parametrach co najmniej takich jak oferowany lub lepszych, a Zamawiający musi wyrazić na to pisemną lub pocztą elektroniczną (adres e-mail) akceptację.

§ 12

Postanowienia końcowe

1. Żadna ze Stron nie może przenieść praw i obowiązków, w tym wierzytelności wynikających z zawartej Umowy, na rzecz osób trzecich.

2. Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące:

1) Zamawiający: ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, 2) Wykonawca: ………………………………….……. .

3. Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się niezwłocznie informować o każdej zmianie adresów do korespondencji z tym skutkiem, że wszelka korespondencja dotycząca Umowy wysłana na ostatni znany Stronie adres do korespondencji, będzie uważana za skutecznie doręczoną.

4. Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy wymagają zgody Stron oraz zachowania formy pisemnej w formie aneksu do Umowy pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem odmiennych postanowień Umowy.

5. W razie ewentualnych sporów, mogących wyniknąć z Umowy, Strony Umowy będą dążyć do ich polubownego rozstrzygnięcia. W przypadku braku porozumienia w ciągu 30 dni od zaistnienia sporu, każda ze Stron Umowy może wystąpić z powództwem do sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

6. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności:

1) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1740 z późn. zm.),

2) ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1920),

3) ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781),

4) ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.),

5) Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L z 2016 r. nr 119/1 z późn. zm.).

7. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

§ 13

Wykaz załączników

Integralną część Umowy stanowią następujące załączniki:

Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 2 – Formularz oferty,

Załącznik nr 3 – Wzór Zamówienia,

Załącznik nr 4 – Wzór Protokołu odbioru Zamówienia, Załącznik nr 5 – Wzór Protokołu reklamacji,

Załącznik nr 6 – Kopia upoważnienia nr ………. udzielonego dnia r.,

Załącznik nr 7 – Kopia upoważnienia nr ………. udzielonego dnia r.,

Załącznik nr 8 – Kopia pełnomocnictwa nr ………. udzielonego dnia r.,

Załącznik nr 9 – Aktualny odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

………………………………… …………………………………

Umowa będzie finansowana ze środków:

rozdział 75301, § 4210, poz. 421001 – kwota brutto ……….. zł; rozdział 75495, § 4210, poz. 421001 – kwota brutto zł

Załącznik nr 3 do Umowy nr …/2021 z dnia 2021 r.

Wzór Zamówienia

ZAMÓWIENIE

Warszawa, r.

Xxxx Xxxxxxxxxxxxx:

Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji

ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx XIP: 000-00-00-000

REGON: 011320130

Dane Wykonawcy (nazwa, adres, NIP i REGON):

……………………………………………

ZAMÓWIENIE NR ……….

do Umowy nr …./2021 z dnia 2021 r.

Lp.	Nazwa asortymentu	J.m.	Ilość	Cena jedn. netto	Wartość netto	Kwota podatku VAT	Wartość brutto


CAŁKOWITA WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA:							…………
CAŁKOWITA WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA SŁOWNIE: ……………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………..

Termin realizacji Zamówienia: do dnia r.

(podpis osoby upoważnionej ze strony Zamawiającego)

Załącznik nr 4 do Umowy nr …/2021 z dnia 2021 r.

Wzór Protokołu odbioru Zamówienia

PROTOKÓŁ ODBIORU ZAMÓWIENIA nr…………… z dnia r.

wystawionego w ramach realizacji Umowy nr …./2021 z dnia 2021 r.

na sukcesywną dostawę papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA

1. Miejsce dostawy:

Zakład Emerytalno-Rentowy Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Xxxxxxxxxxx 00/00, 00-000 Xxxxxxxx.

2. Termin dostawy r.

3. Przedmiot dostawy zgodny z wysłanym Zamówieniem z dnia ……………... r. o wartości brutto

………………. zł, którego kopia stanowi Załącznik do Protokołu odbioru Zamówienia odebrano dnia

………………………………... r.

4. Przyjęto z zastrzeżeniami w dniu: r.

a) Stwierdzono następujące braki ilościowe: ………………………………………………………... .

b) Stwierdzono niezgodności jakościowe asortymentu z OPZ w następujących pozycjach:

………………………………………………………... .

Pieczęć Zamawiającego	Pieczęć Wykonawcy
Podpis osoby upoważnionej do odbioru	Podpis Wykonawcy
Podpis osoby upoważnionej do odbioru	Podpis Wykonawcy

5. Przyjęto bez zastrzeżeń w dniu: r.

Pieczęć Zamawiającego	Pieczęć Wykonawcy
Podpis osoby upoważnionej do odbioru	Podpis Wykonawcy
Podpis osoby upoważnionej do odbioru	Podpis Wykonawcy

UWAGA: Powyższy protokół podpisany w pkt 5 (przyjęcie bez zastrzeżeń) stanowi podstawę do wystawienia faktury VAT.

Załącznik nr 5 do Umowy nr …/2021 z dnia 2021 r.

Wzór Protokołu reklamacji

PROTOKÓŁ REKLAMACJI nr …………….

asortymentu zakupionego na podstawie Zamówienia nr …………… z dnia r.

I. Reklamacja z dnia… r.

Zgodnie z postanowieniami § 6 Umowy nr …../2021 z dnia ………….. 2021 r. na sukcesywną dostawę papieru (w tym papieru kserograficznego) dla Zakładu Emerytalno-Rentowego MSWiA Zamawiający stwierdza, że:

…………………………………………………………………………………………………………………

W związku z powyższym Wykonawca rozpatrzy reklamację i po jej uwzględnieniu dostarczy asortyment fabrycznie nowy, wolny od wad do siedziby Zamawiającego w terminie do ….. dni roboczych od dnia zgłoszenia niniejszej reklamacji.

Pieczęć Zamawiającego	Pieczęć Wykonawcy
Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy	Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy
Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy	Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy

II. Sposób i termin rozpatrzenia reklamacji:

🞏 Wymiana asortymentu

🞏 Reklamacja nie została uwzględniona z powodu:

…………………………………………………………………………………………………………………

Pieczęć Zamawiającego	Pieczęć Wykonawcy
Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy	Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy
Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy	Podpis osoby odpowiedzialnej za realizację Umowy

………………………………………………………………………………………………………………… Termin rozpatrzenia reklamacji: …………………………………………… r.

Document Metadata

Table of Contents

ZAPYTANIE OFERTOWE

Document Metadata