Projekt umowy Umowa zawarta w dniu …… r. w Warszawie w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego dzp.262.64.2024 zwana dalej „Umową”, pomiędzy
Projekt umowy
Umowa
zawarta w dniu …… r. w Warszawie
w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego dzp.262.64.2024
zwana dalej „Umową”,
pomiędzy
Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie (02-305), przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 000X, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000024777, posiadającą NIP 000-00-00-000,
reprezentowaną zgodnie ze swoją reprezentacją przez osobę wskazaną przy podpisie,
zwaną dalej „Zamawiającym” lub „Stroną”,
a
…,
reprezentowaną przez: …,
zwaną dalej „Wykonawcą” lub „Stroną”,
§ 1. Przedmiot Umowy
Przedmiotem Umowy jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w tym wynajmu sal konferencyjnych w celu organizacji seminarium eTwinning w Arłamowie.
Usługa świadczona w oparciu o Umowę powinna odpowiadać wymaganiom określonym przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy oraz w formularzu oferty Wykonawcy z dnia …., stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy.
Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi będące przedmiotem Umowy
w ……………..Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania przedmiotu zamówienia w wysokości do 20% usług wynikających z oferty, z zastrzeżeniem wymogu pisemnego zgłoszenia tego faktu Wykonawcy nie później niż na 21 dni przed terminem wykonania usługi. Wykonawca oświadcza, że nie będzie z tego tytułu wnosił żadnych roszczeń.
Ilości zamówionych usług będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego uzgodnionego z Wykonawcą zgodnie z § 3 ust. 2, z zastrzeżeniem ust. 3 powyżej.
Usługa będzie świadczona w dniach 15 -17 października 2024 r. (zwana dalej również: „Imprezą”).
§ 2. Wynagrodzenia i płatności
Zgodnie z formularzem oferty Wykonawcy, stanowiącą Załącznik nr 2 do Umowy, za należyte wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy maksymalne wynagrodzenie brutto w wysokości …………… zł (słownie złotych: …………….. złotych 00/100).
Strony Umowy uzgadniają, że w czasie realizacji Umowy stosowane będą jednostkowe ceny brutto wyszczególnione w formularzu oferty Wykonawcy.
Ostateczne wynagrodzenie Wykonawcy zostanie wyliczone według cen jednostkowych, zgodnie z faktycznym zapotrzebowaniem, zgłoszonym na 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia usługi.
Wynagrodzenie z tytułu Umowy płatne będzie zgodnie w terminach i kwotach określonych poniżej,:
50% wartości Umowy, o której mowa w ust. 1 , tj…………… złotych (słownie złotych: ………….. złotych 00/100) zostanie zapłacona tytułem zaliczki w terminie do 14 dni przed rozpoczęciem usługi;
b) pozostała kwota wynagrodzenia stanowiąca różnicę wynikającą z wyliczenia na podstawie ust. 3 a kwotą zaliczki w terminie 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury. Zapłata wynagrodzenia, zgodnie z ust. 4, następować będzie przelewem bankowym na podstawie poprawnie wystawionej przez Wykonawcę na konto Wykonawcy wskazane na fakturze.
Wykonawca wystawi fakturę VAT i prześle ją na adres mailowy Zamawiającego: xxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.
Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
W przypadku przekroczenia terminu płatności Wykonawca ma prawo naliczenia odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych.
§ 3. Sposób realizacji Umowy – obowiązki stron
Zamówienie usługi nastąpi według poniższych zasad:
Zamawiający potwierdzi mailowo termin spotkania i liczbę pokoi.
Ostateczna liczba Gości powinna zostać potwierdzona Wykonawcy na co najmniej 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Imprezy (poniedziałek-piątek).
Zamawiający powinien dokonać ostatecznego wyboru menu na co najmniej 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Imprezy. W przypadku, gdy Wykonawca nie otrzyma wybranego menu w tym terminie, Wykonawca zastrzega sobie prawo do skomponowania menu najbardziej odpowiadającego charakterowi i ustalonemu budżetowi Imprezy według Wykonawcy.
Wykonawca potwierdzi realizację zamówienia wysyłając maila do pracownika Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze od dnia przekazania informacji przez Zamawiającego
Doba hotelowa rozpoczyna się o godzinie 16:00 i kończy się o godzinie 11:00.
Późne wymeldowanie / wczesny przyjazd:
Wymeldowanie po godzinie 11.00 w dniu wyjazdu zależy od dostępności i wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości najlepszej dostępnej ceny dnia wymeldowania.
Zameldowanie przed godziną 16.00 w dniu przyjazdu zależy od dostępności i wiąże się z dodatkową opłatą w wysokości najlepszej dostępnej ceny dnia.
Wszelkie zmiany dotyczące daty wyjazdu muszą być potwierdzone najpóźniej 24 godziny przed planowaną datą wyjazdu bezpośrednio w recepcji.
Zamawiający zobowiązuje się informować o faktycznym zapotrzebowaniu dodatkowym, tj. ponad usługi zawarte w formularzu ofertowym najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia realizacji usługi.
Zamawiający zobowiązuje się informować o specjalistycznych dietach uczestników nie później niż w terminie 5 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia realizacji usług.
Osoba uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych z wykonaniem Umowy jest Xxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxx@xxxx.xxx.xx.
Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za kontakt z Zamawiającym i realizację Umowy jest: ………., e-mail: …….
Zamawiający jest zobowiązany do poinformowania i uczestników o zasadach odpłatności za usługi nie objęte umową.
Reklamacje Zamawiającego dotyczące usług świadczonych przez Wykonawcę będą rozpatrywane jedynie w przypadku zgłoszenia ich w trakcie Imprezy, nie później niż do końca ostatniego dnia wykonywania usługi ustnie lub na piśmie lub w formie mailowej.
Wykonawca jest zobowiązany do odpowiedzi na reklamację Zamawiającego niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia złożenia reklamacji przez Zamawiającego.
Strony ustalają, że nie uznanie reklamacji przez Wykonawcę nie zwalnia z obowiązku dokonania pełnej zapłaty zgodnie z postanowieniami Umowy.
§ 4. Warunki anulacji
Strony zgodnie postanawiają, iż Zamawiający po podpisaniu Umowy może dokonać anulacji usługi na następujących warunkach:
od dnia podpisania umowy do 14 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia usługi - Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Wykonawcy 90% wartości usługi (tzw. opłata anulacyjna) zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Umowy,
13-0 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia usługi - Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty na rzecz Hotelu 100% wartości usługi (tzw. opłata anulacyjna).
Strony zgodnie postanawiają, że Wykonawca po podpisaniu Umowy nie może dokonać anulacji lub przełożenia terminu usługi, chyba że: za zgodą Organizatora lub z powodu siły wyższej.
Za siłę wyższą, o której mowa w ust. 2, Strony uważają wymienione poniżej zdarzenia zewnętrzne, na które żadna Strona nie miała wpływu i którego dotknięta nim Strona, działając z należytą starannością nie mogła przeciwdziałać, a to: wprowadzenie na terytorium RP na mocy Rozporządzenia właściwego organu państwowego stanu zagrożenia epidemią lub stanu epidemii koronawirusa SARS-CoV-2 (dotyczy też jego mutacji – nie dotyczy to stanów już obowiązujących w dniu podpisania umowy) i które wprowadzają bezwzględny zakaz organizacji konferencji/spotkań (prawna niemożliwość organizacji Imprez/Spotkań); wprowadzony na mocy Rozporządzenia właściwego organu państwowego zakaz prowadzenia działalności statutowej Wykonawcy (łączne wyłączenie stref: gastronomii, usług hotelarskich, strefy SPA); objęcie Wykonawcy kwarantanną. W przypadku konieczności objęcia kwarantanną uczestników Imprezy/konferencji/Spotkania każdy z uczestników ponosi własne koszty pobytu w hotelu; wprowadzenie na terytorium RP na mocy Rozporządzenia właściwego organu państwowego: stanu wojennego, stanu wyjątkowego, stanu klęski żywiołowej i które wprowadzą bezwzględny zakaz (zawieszenie) prowadzenia działalności statutowej Wykonawcy i organizacji Imprez/Spotkań; prowadzenie na terytorium RP: działań wojennych, występowanie aktów terroru. Siły wyższej nie stanowią: strajki pracowników Stron, problemy logistyczne i transportowe.
W przypadku zaistnienia jednego ze zdarzeń określonych w ust. 3, Xxxxxx jest zobowiązana do powiadomienia drugiej Strony na piśmie niezwłocznie, lecz nie później niż w ciągu 12 godzin od zaistnienia zdarzenia oraz przedłożenia dokumentu potwierdzającego wystąpienie siły wyższej wydanego przez uprawniony organ państwowy w terminie do 2 (dwóch) dni od czasu jej wystąpienia. Niepowiadomienie lub niepowiadomienie we wskazanym terminie o wystąpieniu siły wyższej lub nieprzedstawienie odpowiednich dokumentów potwierdzających wystąpienie siły wyższej, pozbawia Stronę prawa powoływania się na nią i zobowiązuje do zapłaty opłaty anulacyjnej w wysokości określonej w ust. 1 lit. b powyżej w przypadku wystąpienia przesłanek wskazanych w ust. 1 powyżej.
§ 5 Kary umowne i odsetki
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości Umowy, o której mowa w § 2 ust. 1 Umowy.
Za niewykonanie bądź nienależyte wykonanie Umowy będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego braków lub wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, z tym zastrzeżeniem, że uprzednio braki lub wady te zostaną zgłoszone osobie wskazanej w par. 3 ust. 8, i nie zostaną usunięte takich jak:
niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a w szczególności: standardu i wyposażenia obiektu, w tym standardu i wyposażenia pokoi;
niespełnianie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, w szczególności braków w zakresie składników ustalonego menu lub zastrzeżeń dotyczących świeżości serwowanych produktów.
W przypadku, gdy z winy Wykonawcy planowane spotkanie nie może się odbyć
w zaplanowanym terminie i miejscu, Zamawiający sam zapewni miejsce spotkania i wyżywienia. Jeżeli koszt organizacji spotkania będzie wyższy niż u Wykonawcy, Wykonawca dopłaci różnicę.W każdym przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonania usługi, o której mowa w ust.2 lit. a, ze zgłoszenia zostanie sporządzony protokół z udziałem przedstawicieli obu stron. W przypadku nieprawidłowości, o których mowa w ust. 2 lit. b, wystarczające jest powiadomienie osoby wskazanej przez Wykonawcę.
§ 6. Odstąpienie i wypowiedzenie Umowy
Zamawiający może odstąpić od Umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy. W takim przypadku odstąpienie od Umowy powinno nastąpić w terminie 2 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach wraz z przedstawieniem wskazanych okoliczności. W takim przypadku opłata anulacyjna nie jest naliczana. W przypadku niepowiadomienia w ww. terminie, jak i nie podanie okoliczności odstąpienia odpowiednie zastosowanie będzie miał § 4 ust. 1 lit. b.
Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, lecz nie wcześniej niż po bezskutecznym wezwaniu Wykonawcy i wyznaczeniu mu terminu 24 godzin od chwili wezwania na usunięcie naruszeń lub do zaprzestania naruszeń - w razie niedopełnienia przez Wykonawcę istotnych postanowień umownych, w szczególności:
niespełnienie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a w szczególności: standardu i wyposażenia obiektu, w tym standardu i wyposażenia pokoi;
niespełnianie przewidzianych w opisie przedmiotu zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, a w szczególności: braków w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów,
jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu Umowy bez uzasadnionych przyczyn lub nie kontynuuje działań,
jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy w sposób niezgodny
z postanowieniami Umowy lub naruszający interes Zamawiającego,jeżeli Wykonawca znajdzie się w stanie upadłości, prowadzone będzie wobec niego postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne, jego aktywami będzie zarządzał likwidator lub sąd, zawrze układ z wierzycielami, jego działalność gospodarcza zostanie zawieszona lub znajdzie się w analogicznej przewidzianej prawem krajowym.
W razie rozwiązania stosunku umownego przed upływem okresu na jaki została zawarta Umowa, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie z tytułu wykonania części Umowy.
Odstąpienie od Umowy albo jej wypowiedzenie nie pozbawia Zamawiającego prawa do naliczenia kar umownych, o których mowa w § 4.
§ 7. Postanowienia końcowe
Zamawiający oświadcza, że nie ponosi odpowiedzialności co do roszczeń wynikających z tytułu indywidualnych zamówień uczestników spotkania, za które to wydatki goście Zamawiającego płacą indywidualnie gotówką lub kartą kredytową przy wymeldowaniu z obiektu. Wykonawca ma prawo do uzyskania od gości gwarancji finansowej na poczet rachunków za usługi dodatkowe. Przez gwarancję rozumie się depozyt gotówkowy lub podanie rodzaju, numeru i daty ważności karty kredytowej. Gwarancja realizowana jest w dniu przyjazdu gości.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe z winy uczestników spotkania; koszty ewentualnych strat materialnych ponoszą oni osobiście, a ich egzekucja należy do Wykonawcy.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy mogą wystąpić wyłącznie w granicach przepisów kodeksu cywilnego, za zgodą obu stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej. W razie nadania pisma przesyłką pocztową poleconą za pośrednictwem operatora publicznego, przesyłkę taką uznaje się za doręczoną z chwilą faktycznego odbioru, a w razie awizowania z upływem 7 dni od dnia nadania przesyłki w placówce operatora.
Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia niezbędnych czynności mających na celu zachowanie poufności otrzymanych informacji.
W sprawach nieuregulowanych w Umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej Umowy strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia, właściwym do rozstrzygnięcia sporu będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby powoda.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego
i Wykonawcy.Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.
WYKONAWCA |
ZAMAWIAJĄCY |
……………………………… ………………………………
Załączniki:
Opis przedmiotu zamówienia;
Formularz oferty.