ZAPYTANIE OFERTOWE
XX-XXX.000.0.0000.XX Xxxxxxxx, 00 marca 2018 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
na świadczenie usług konserwacji węzła cieplnego.
1. Przedmiot zakupu: świadczenie usługi konserwacji węzła cieplnego usytuowanego w budynku Ministerstwa Edukacji Narodowej przy xx. Xxxxxx 00 w Warszawie, zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 1 (Opis przedmiotu zamówienia) i na zasadach określonych w załączniku nr 3 (Wzór umowy).
2. Zamówienie będzie realizowane w okresie 24 miesięcy, od dnia podpisania umowy.
3. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zastosowania aspektów społecznych przy realizacji zamówienia. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się, że osoby świadczące usługi konserwacyjne, niezależnie czy zaangażowane przez niego bezpośrednio czy też przez jego podwykonawcę, będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2016 r. poz. 1666 z późn. zm.).
W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę ww. wymogu. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do żądania odpowiednio zanonimizowanych, w celu ochrony danych osobowych, oświadczeń i dokumentów, w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny. W przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów Zamawiający jest uprawniony do żądania wyjaśnień.
Powyższy warunek nie obowiązuje, gdy osobą świadczącą usługi konserwacyjne będzie bezpośrednio sam Wykonawca.
4. Ofertę można złożyć w nieprzekraczalnym terminie do dnia 27 marca 2018 r., do godz. 11:00, w wersji elektronicznej na e-mail: xxxxxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx
Oferta otrzymana po wymaganym terminie nie będzie rozpatrywana.
5. Najkorzystniejsza oferta zostanie wybrana na podstawie wyłącznie kryterium cenowego, tj. cena brutto oferty za realizację całego przedmiotu zamówienia - 100 %.
6. Wykonawca w ramach oferty składa wypełniony Formularz ofertowy – załącznik nr 2.
7. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, nie jest aukcją ani przetargiem w rozumieniu art. 701 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych. Ministerstwo zastrzega sobie prawo do rezygnacji z zakupu bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert.
W załączeniu:
1. Opis przedmiotu zamówienia.
2. Formularz ofertowy.
3. Wzór umowy.
Załącznik nr 1
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi konserwacji węzła cieplnego usytuowanego w budynku Ministerstwa Edukacji Narodowej przy xx. Xxxxxx 00 w Warszawie. Termin świadczenia usługi – przez 24 miesiące od dnia podpisania umowy.
Wykaz prac i urządzeń podlegających konserwacji:
Węzeł cieplny
1. Regulatory ciepłej wody użytkowej:
- kontrola właściwych nastaw temperatur c.w.u.,
- eksploatacyjne zmiany nastaw temperatur po zgłoszeniu potrzeb przez użytkownika,
- kontrola sprawności i skuteczności działania zaworu automatyki, siłownika, regulatora, czujek temperatur.
2. Regulatory centralnego ogrzewania:
- kontrola właściwych nastaw temperatur grzania,
- eksploatacyjne zmiany nastaw temperatur po zgłoszeniu potrzeb przez użytkownika,
- kontrola sprawności i skuteczności działania zaworu automatyki, siłownika, regulatora.
3. Regulatory ciepła technologicznego:
- kontrola właściwych nastaw temperatur grzania,
- kontrola sprawności i skuteczności działania zaworu automatyki, siłownika, regulatora.
4. Czujki automatyki pogodowej:
- kontrola sprawności i skuteczności działania,
- kalibracja.
5. Pompy obiegowe instalacji: c.o., c.w.u., c.t.:
- kontrola sprawności działania,
- kontrola szczelności połączeń,
- okresowe przełączanie pomp.
6. Naczynia wzbiorcze (Reflex):
- kontrola ciśnienia w naczyniach.
7. Filtry, osadniki, magnetyzery, odmulacze, sita:
- okresowe czyszczenie,
- kontrola szczelności,
- płukanie.
8. Zawory:
- kontrola sprawność i skuteczność działania,
- usuwanie nieszczelności zaworów kołnierzowych i ich konserwacja,
9. Urządzenia pomiarowe: termometry, manometry:
- kontrola sprawności działania,
- sprawdzenie czytelności i jakości wskazań,
- kontrola szczelności połączeń.
10.Rurociągi, izolacje termiczne:
- kontrola stanu technicznego,
- uzupełnianie wody w instalacjach c.o., c.w.,
- sprawdzenie stopnia zużycia, drożności, szczelności połączeń,
- uzupełnianie i naprawa izolacji termicznej rurociągów i wymienników.
11.Instalacja c.o.:
- sprawdzanie pracy urządzeń instalacji w węźle cieplnym i podwęzłach,
- przedsezonowe odpowietrzenie instalacji oraz grzejników,
- awaryjne spuszczanie wody z całości lub części instalacji,
- poawaryjne napełnienie woda instalacji i odpowietrzenie,
- usuwanie przecieków zaworów grzejnikowych,
- usuwanie przecieków z zaworów na pionach,
- usuwanie przecieków na połączeniach kołnierzowych zaworów z wymiana uszczelek,
- usuwanie przecieków z zaworów na odgałęzieniach instalacji,
- usuwanie przecieków na śrubunkach,
- likwidacja przecieków na złączach grzejnikowych,
- likwidacja przecieków automatycznych odpowietrzników miejscowych. 12.Utrzymywanie czystości w węzłach.
13.Uzupełnianie opisów i oznakowani rurociągów i urządzeń.
Nagrzewnice ciepła technologicznego
1. Nagrzewnice c.t.:
- kontrola stanu technicznego,
- kontrola szczelności połączeń,
- kontrola pracy silników wentylatorów nagrzewnic,
- kontrola stanu pasów napędowych.
2. Automatyka sterowania nagrzewnicami:
- kontrola skuteczności działania,
- kontrola zabezpieczeń.
3. Filtry powietrza w nagrzewnicach:
- kontrola stanu filtrów powietrza w nagrzewnicach.
4. Zawory:
- kontrola sprawności i skuteczności działania.
W cenie ryczałtowej za usługi konserwacyjne Wykonawca zobowiązany jest ująć wszystkie niezbędne materiały konserwacyjne, a w szczególności:
1. Taśmy izolacyjne.
2. Kołki montażowe.
3. Nakrętki i podkładki.
4. Śruby.
5. Wazelina techniczna.
6. Farby antykorozyjne.
7. Uszczelki klingieritowe, gumowe (do połączeń kołnierzowych).
8. Konopie lniane.
Wizyty konserwacyjne będą odbywać się w dniach roboczych w godz. 9.00 – 15.00,
4 razy w miesiącu, w dniach uprzednio ustalonych z przedstawicielem Zamawiającego.
Załącznik nr 2
Formularz ofertowy
Nazwa i adres Wykonawcy: …….....................................................................................
...................................................................................................................................................
NIP .................................................... REGON .........................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
...................................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym: ..........................................................
Numer telefonu: (**) ...................................; Numer faksu: (**) .............................................
e-mail: ......................................................................................................................................
Nazwa i siedziba Zamawiającego:
Ministerstwo Edukacji Narodowej, xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx
Odpowiadając na zapytanie ofertowe na „Świadczenie usług konserwacji węzła cieplnego”, numer XX-XXX.000.0.0000.XX, oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z zapytaniem ofertowym oraz wzorem umowy, za cenę:
CENA BRUTTO za 1 miesiąc realizacji umowy | Liczba miesięcy | CENA CAŁKOWITA BRUTTO (całkowita wartość zamówienia, za całość realizacji umowy w okresie 24 miesięcy) (1X2) |
1 | 2 | 3 |
………….. złotych | 24 | ………….……………………… złotych (słownie ) |
Uwaga, cena podana w tabeli, jako cena całkowita brutto, stanowi całkowite ryczałtowe wynagrodzenie wykonawcy za realizację przedmiotu zamówienia w ciągu 24 miesięcy. Wynagrodzenie to będzie płatne w miesięcznych ratach w wysokości ceny brutto za 1 miesiąc realizacji umowy, zgodnie z zasadami przyjętymi we wzorze umowy.
Oświadczam, że jestem upoważniony/a do złożenia niniejszej oferty w imieniu Wykonawcy.
……………………………… ………………..………………………
(miejscowość i data) ( imię, nazwisko i podpis upoważnionego przedstawiciela
Wykonawcy)
UMOWA Nr MEN/2018/BA/
Załącznik nr 3
Zawarta w Warszawie w dniu 2018 roku pomiędzy:
Skarbem Państwa – Ministerstwem Edukacji Narodowej z siedzibą przy xx. X. Xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, NIP: 000-000-00-00, REGON: 000177939,
zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”, w imieniu którego działa: Xxx Xxxx Xxxxxxxxxx - Dyrektor Biura Administracyjnego,
a
……………………….. , zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”.
Zamawiający oraz Wykonawca zwani są dalej łącznie „Stronami” lub każdy z osobna „Stroną”.
Umowa zostaje zawarta na podstawie postępowania o dokonanie zakupu nr DE- XXX.000.0.0000.XX na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, z późn. zm.).
§ 1
Wykonawca zobowiązuje się do świadczenia usługi konserwacji węzła cieplnego usytuowanego w budynku Ministerstwa Edukacji Narodowej przy al. X.Xx. Szucha 25 w Warszawie.
§ 2
1. Umowa zostaje zawarta na okres 24 miesięcy od dnia jej podpisania.
2. Wykaz prac i urządzeń podlegających konserwacji zawarty został w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Wykonanie usługi konserwacyjnej nastąpi w całości z materiałów i przy użyciu narzędzi Wykonawcy, takich jak w szczególności: taśmy izolacyjne, kołki montażowe, nakrętki i podkładki, śruby, wazelina techniczna, farby antykorozyjne, uszczelki klingieritowe, gumowe (do połączeń kołnierzowych), konopie lniane.
4. Wizyty konserwacyjne (przeglądy) będą odbywać się z dniach roboczych w godz. 9:00 – 15:00, 4 razy w miesiącu, w dniach uprzednio ustalonych z przedstawicielem Zamawiającego.
5. Każda wizyta konserwacyjna zostanie potwierdzona przez obie Strony protokolarnie (wzór protokołu z przeglądu stanowi załącznik nr 2 do niniejszej umowy). Protokoły z przeglądu stanowią podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę.
6. Osobami wyznaczonymi do koordynacji i uzgodnień dotyczących przedmiotu umowy oraz do podpisywania protokołów są:
- ze strony Zamawiającego: ………………….., mail: ……………., tel ,
- ze strony Wykonawcy: ………………………., mail: ……………., tel. …………..
7. Zamawiający dopuszcza zmianę osób wyznaczonych do uzgodnień i koordynacji przedmiotu niniejszej umowy, o których mowa w ust. 6 powyżej, poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony.
§ 3
1. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy za prawidłową realizację przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty ……… zł brutto (słownie: …).
2. Miesięczne ryczałtowe wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu należytego wykonywania przedmiotu umowy stanowić będzie kwotę …… zł brutto (słownie brutto: …).
§ 4
1. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne z dołu, po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, przelewem na rachunek bankowy wskazany w rachunku/fakturze wystawionej przez Wykonawcę, w terminie 14 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowego i kompletnego dokumentu księgowego (rachunku/faktury).
2. Podstawą do wystawienia faktur VAT będzie potwierdzenie prawidłowego wykonania usługi przez upoważnionego pracownika Zamawiającego wskazanego w § 2 ust. 6.
3. Za dzień zapłaty ustala się dzień obciążenia przez bank rachunku bankowego Zamawiającego.
§ 5
1. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zastosowania aspektów społecznych przy realizacji zamówienia. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się, że osoby świadczące usługi konserwacyjne, niezależnie czy zaangażowane przez niego bezpośrednio czy też przez jego podwykonawcę, będą zatrudnione na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 108, z późn. zm.).
2. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu określonego w ust. 1. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do żądania odpowiednio zanonimizowanych, w celu ochrony danych osobowych, oświadczeń i dokumentów, w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny. W przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów Zamawiający jest uprawniony do żądania wyjaśnień.
3. Warunek opisany w ust. 1 nie obowiązuje, gdy osobą świadczącą usługi konserwacyjne będzie bezpośrednio sam Wykonawca.
§ 6
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1, gdy Zamawiający rozwiąże umowę z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.
2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% miesięcznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 2, za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu przeglądu w stosunku do terminu ustalonego przez Strony na podstawie § 2 ust. 4.
3. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% miesięcznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 2, każdorazowo w przypadku niedopełnienia warunku, o którym mowa w § 5 ust. 1.
4. Zapłata kary umownej, o której mowa w ust. 2 powyżej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku dalszego prawidłowego wykonywania umowy.
5. Kary umowne potrącane będą z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, a w przypadku niemożności potrącenia, płatne będą w terminie do 14 dni od daty otrzymania przez Wykonawcę wezwania do zapłaty. Wykonawca wyraża jednocześnie zgodę na potrącenie kwot kar umownych z należnego mu wynagrodzenia.
6. Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może być większa niż 40% kwoty maksymalnego wynagrodzenia Wykonawcy brutto określonego w § 3 ust. 1.
7. Jeżeli na skutek niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu umowy powstanie szkoda przewyższająca zastrzeżoną karę umowną bądź szkoda powstanie z innych przyczyn niż te, dla których zastrzeżono kary umowne, Zamawiającemu przysługuje prawo do dochodzenia odszkodowań uzupełniających, jeżeli kara nie rekompensowałaby strat spowodowanych z winy Wykonawcy.
§ 7
Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania niniejszej umowy ze skutkiem natychmiastowym w następujących okolicznościach:
a) wystąpienia opóźnienia w wykonaniu przeglądu, o którym mowa w § 2 ust. 4, przekraczającego 4 dni,
b) innego rodzaju nienależytego wykonania lub nie wykonania niniejszej umowy, czyniącego dalsze jej realizowanie bezprzedmiotowym.
§ 8
1. Dla ważności jakichkolwiek zmian lub uzupełnień w niniejszej umowie i jej załącznikach, niezbędne jest zachowanie formy pisemnej.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w tym w szczególności odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego (Dz. U z 2017 r. poz. 459, z późn. zm.).
3. Strony będą dążyły do polubownego rozstrzygania wszystkich sporów powstałych w związku z wykonywaniem niniejszej umowy. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.
4. Na potrzeby niniejszej umowy Strony ustalają, że określenie „dzień roboczy” lub
„dni robocze” będzie oznaczać dzień (dni) od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. W przypadku zaś posługiwania się w niniejszej umowie określeniem „dzień” lub „dni” bez przymiotnika roboczy, dotyczyć to będzie dni kalendarzowych.
5. Umowa sporządzona została w trzech jednobrzmiących egzemplarzach – dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
Załącznik nr 2 do Umowy
........................................
Miejscowość, data
PROTOKÓŁ Z PRZEGLĄDU nr…………
Data dokonania odbioru: | Data odbioru wynikająca z umowy | ||
Przedstawiciel ze strony Wykonawcy (imię i nazwisko) | Nazwa i adres Wykonawcy | ||
Przedstawiciel ze strony Zamawiającego (imię i nazwisko) | Nazwa i adres Zamawiającego | ||
Ministerstwo Edukacji Narodowej xx. X. Xx. Xxxxxx 00, Xxxxxxxx | |||
Zgodnie z Umową nr MEN/2018/BA/……. na świadczenie usług konserwacji węzła cieplnego Strony potwierdzają wykonanie wizyty konserwacyjnej (przeglądu) w dniu podpisania niniejszego protokołu.
Potwierdzenie zgodności z Umową czynności Wykonawcy:
• Tak*
• Nie* – zastrzeżenia
……………………………………………………………………………..
Końcowy wynik wizyty:
• Pozytywny*
• Negatywny* – zastrzeżenia
…………………………………………………………………… Podpisy:
……………………………………………..…….…..
(Pieczęć MEN i podpis Przedstawiciela/i Zamawiającego)
….………………………………….………… (Pieczęć firmowa i podpis Przedstawiciela/i Wykonawcy)
Protokół sporządzono w 2 egz. z przeznaczeniem po 1 egzemplarzu dla Wykonawcy i Zamawiającego.