Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
I. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji i obsługi jednodniowej narady (dalej nazywanej spotkaniem) dot. podsumowania działań zrealizowanych w 2018 roku przez Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia oraz planów na rok 2019.
2. Przez kompleksową organizację i obsługę Zamawiający rozumie zapewnienie:
• sali z wyposażeniem,
• usług gastronomicznych,
• obsługi kelnerskiej,
• obsługi organizacyjnej i technicznej na potrzeby przeprowadzenia spotkania.
3. Termin spotkania: pomiędzy 13 a 20 grudnia 2018 r. Czas trwania spotkania do 10 godzin. Dokładny termin spotkania strony ustalą w kontaktach roboczych. Agenda spotkania zostanie przesłana Wykonawcy po ustaleniu terminu spotkania, jednak nie później niż na 3 dni robocze przed spotkaniem.
4. Wykonawca zapewni koordynatora spotkania, który na bieżąco będzie kontaktował się z Zamawiającym, nadzorował prace zespołu realizującego spotkanie oraz będzie obecny na miejscu przez cały czas trwania spotkania.
II. Ogólne warunki dot. przeprowadzenia spotkania
1. Lokalizacja wydarzenia – miejsce organizacji spotkania:
1.1. Obiekt typu centrum konferencyjne lub restauracja położona w Warszawie oddalona w linii prostej do 20 km od Pałacu Kultury i Nauki.
1.2. Zamawiający na etapie składania ofert otrzyma od Wykonawcy minimum dwie propozycje lokalizacji odpowiadające wymaganiom określonym w rozdziale II.1.1 oraz
III. 1 do wyboru. Zamawiający będzie mógł wybrać lub odrzucić lokalizację po uprzedniej wizji lokalnej, którą zorganizuje Wykonawca w terminie najpóźniej na 7 dni roboczych od zawarcia umowy. Podczas wizji lokalnej Zamawiający będzie miał możliwość obejrzenia Sali. Po dokonaniu wizji lokalnej Zamawiający dokona wyboru jednego miejsca organizacji spotkania.
1.3. Zamawiający dokona wyboru Xxxx i jej lokalizacji oraz ustali termin Spotkania po zakończeniu wizji lokalnych. Termin Spotkania zostanie ustalony w porozumieniu z koordynatorem Spotkania, o którym mowa w rozdziale I.4. Termin Spotkania zostanie ustalony najpóźniej na 3 Dni Robocze przed dniem Spotkania, lecz nie później niż do dnia 13 grudnia 2018 r.
1.4. Wykonawca zapewni minimum 5 bezpłatnych miejsc parkingowych w miejscu organizacji spotkania.
2. Liczba uczestników:
2.1. W spotkaniu uczestniczyć będzie 150 osób, z tym że Zamawiający zastrzega sobie prawo zwiększenia liczby uczestników Spotkania do 200. O ostatecznej liczbie uczestników Wykonawca zostanie poinformowany na 3 dni robocze przed spotkaniem, co będzie miało wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy
2.2. Uczestnikami spotkania będą osoby wskazane przez Zamawiającego.
III. Zadania Wykonawcy
1. Zapewnienie sali
1.1. Wykonawca zapewni salę na określoną liczbę uczestników, wskazaną w pkt. 2 ppkt. 2.1 Opisu Przedmiotu Zamówienia, wyłącznie do dyspozycji Zamawiającego.
1.2. Przez cały czas trwania spotkania Wykonawca zapewni uczestnikom szatnię wraz z obsługą.
1.3. Sala powinna spełniać wymogi bezpieczeństwa, oświetlenia, akustyki i klimatyzacji.
1.4. Wykonawca wykona oznaczenie tablic informacyjnych, oznaczenie szatni, toalet, sali itp. w liczbie zapewniającej właściwe oznakowanie spotkania w celu ułatwienia poruszania się.
1.5. Sala będzie całkowicie przygotowana na godzinę przed spotkaniem, tzn. zakończony montaż sprzętu niezbędnego do przeprowadzenia prezentacji, zakończone prace związane z ustawieniem miejsc siedzących.
1.6. Wyposażenie sali: nagłośnienie, projektor multimedialny, kompatybilny z projektorem laptop oraz pilot ze wskaźnikiem do prezentacji (tzw. prezenterem), nagłośnienie (mikrofony bezprzewodowe – 2 sztuki, głośniki ustawione po dwóch stronach sali), bezprzewodowy dostęp do sieci internet.
1.7. Wykonawca zapewni obsługę techniczną w trakcie spotkania.
1.8. Wykonawca zapewni obsługę szatni minimum na pół godziny przed rozpoczęciem spotkania do czasu zakończenia spotkania.
2. Catering podczas spotkania
Wykonawca odpowiedzialny będzie za zapewnienie cateringu i obsługę kelnerską. Menu cateringowe:
2.1. Przekąski zimne:
• przystawki w postaci 10 różnych dań zimnych (min. 180 g/osobę) i 5 różnych sałatek (min. 120 g/osobę),
• dodatki adekwatne do przystawek: x.xx. pieczywo, masło, chrzan, ćwikła.
2.2. Dania gorące:
• co najmniej 2 rodzaje zup do wyboru (min. 350 ml/osobę),
• 5 głównych dań ciepłych, w tym:
o 2 dania mięsne (min. 170 g/osobę), 1 danie rybne (min. 170g/osobę), 2 dania wegetariańskie (min. 250 g/osobę), ciepłe dodatki do dań (min. 3 rodzaje w łącznej ilości co najmniej 150 g/osobę),
o 3 różne rodzaje pieczywa, sosy/dodatki odpowiednie do serwowanych dań ciepłych
– w ilości odpowiadającej liczbie osób.
2.3. Desery:
• wybór ciast (3 rodzaje) i mini deserów (3 rodzaje) – minimum 3 szt./osobę,
• owoce przede wszystkim sezonowe, min. 4 rodzaje, podane w całości lub krojone, umieszczone w naczyniach dekoracyjnych, w łącznej ilości minimum 100 g na osobę.
2.4. Napoje zimne i ciepłe:
• świeżo parzona kawa z ekspresu wysokociśnieniowego bez ograniczeń,
• cukier, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbankach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki – wg potrzeb, adekwatnie do liczby uczestników spotkania (bez limitu),
• wrzątek, herbatę bez ograniczeń do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat (w tym czarna, owocowa, zielona, rooibos, mięta) w torebkach (o wadze 1,5 - 2 g),
• sok owocowy 100% – bez limitu min. 4 smaki (w równych ilościach), w tym co najmniej sok pomarańczowy, jabłkowy, grejpfrutowy oraz z czarnej porzeczki,
• wino półwytrawne lub wytrawne w ilości 2 lampki na osobę,
• woda mineralna 1 l na osobę, do wyboru spośród wody niegazowanej oraz gazowanej (Ilość wody niegazowanej powinna być dwukrotnie większa niż ilość wody gazowanej),
• napoje gazowane (typu cola, sprite, fanta lub równoważny), min. 0,5 l na osobę.
3. Dodatkowe wymagania dotyczące cateringu
• Wykonawca przedstawi Zamawiającemu dwie propozycje menu do ostatecznego wyboru przez Zamawiającego na co najmniej 3 dni robocze przed terminem spotkania.
• Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być świeże, muszą być przygotowane z wysokiej jakości składników oraz estetycznie podane; produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) muszą mieć ważny okres przydatności do spożycia.
• Wykonawca zapewni 10-12-osobowe stoły wraz z miejscami siedzącymi w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników spotkania. Stoły muszą być estetycznie nakryte (np. obrusy, serwety tekstylne). Na stołach mają być rozstawione napoje zimne oraz niezbędna zastawa.
• Wykonawca zapewni stoły bufetowe, na których będzie podane jedzenie w formie szwedzkiego stołu wraz z napojami. Stoły muszą być estetycznie nakryte (np. obrusy, serwety tekstylne). Na stołach ma być przygotowana niezbędna zastawa.
• Zastawa powinna być ceramiczna/szklana, sztućce metalowe. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona, wysterylizowana. Wszystkie naczynia do posiłków powinny być szklane lub ceramiczne. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych.
• Wykonawca zobowiązany jest do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowaniu posiłków.