Postanowienia ogólne
Załącznik nr 11 do Regulaminu udzielania wsparcia
Procedury dotyczące realizacji i rozliczania projektów pilotażowych oraz odzyskiwania środków
w przypadku ich wykorzystania
niezgodnie z celami projektu pilotażowego
§ 1
Postanowienia ogólne
Terminy użyte w niniejszej Procedurze oznaczają:
Beneficjent projektu pilotażowego – wnioskodawca, którego projekt pilotażowy złożony na konkurs ogłoszony przez LGD, otrzymał pozytywny wynik oceny i został wybrany do dofinansowania;
LGD – Stowarzyszenie Lokalna Grupa Działania „Dla Miasta Torunia”;
Projekt pilotażowy - należy przez to rozumieć przedsięwzięcie szczegółowo określone we wniosku o dofinansowanie projektu pilotażowego, na które Beneficjent projektu pilotażowego otrzymuje dofinansowanie (środki finansowe) od LGD, wyłonione w procedurze naboru zmierzające do osiągnięcia założonego celu projektu pilotażowego określonego wskaźnikami, z określonym początkiem i końcem realizacji;
Wnioskodawca – podmiot składający wniosek o dofinansowanie projektu pilotażowego;
Instytucja Zarządzającej RPO WK-P (IZ WK-P) – należy przez to rozumieć Województwo Kujawsko–Pomorskie, reprezentowane przez Zarząd Województwa Kujawsko–Pomorskiego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020;
Kwota uproszczona – należy przez to rozumieć kwotę uzgodnioną za wykonanie całego projektu pilotażowego objętego dofinansowaniem na etapie zatwierdzenia przez LGD wniosku o dofinansowanie projektu pilotażowego, do kwoty uproszczonej należy stosować zapisy Wytycznych w zakresie kwalifikowalności dot. kwot ryczałtowych, z uwzględnieniem przy rozliczaniu reguły proporcjonalności;
Siła wyższa – należy przez to rozumieć zdarzenie:
a) zewnętrzne – mające swe źródło poza podmiotem, z którego działaniem związana jest odpowiedzialność odszkodowawcza,
b) niemożliwe do przewidzenia, przy czym nie chodzi tu o absolutną niemożliwość przewidzenia jakiegoś zdarzenia, lecz o mały stopień prawdopodobieństwa jego pojawienia się w określonej sytuacji w świetle obiektywnej oceny wydarzeń,
c) niemożliwe do zapobieżenia – nie tyle samemu zjawisku, ale szkodliwym jego następstwom przy zastosowaniu współczesnej techniki,
d) które zasadniczo i istotnie utrudnia wykonywanie części lub całości zobowiązań wynikających z Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego, lub całkowicie uniemożliwia jej realizację;
Wniosek o dofinansowanie– należy przez to rozumieć wniosek o dofinansowanie projektu pilotażowego złożony w odpowiedzi na nabór 1/P/2022 wraz z ewentualnymi zatwierdzonymi przez LGD aktualizacjami;
Wniosek o płatność – wniosek wnioskujący o zaliczkę, wniosek sprawozdawczy, wniosek końcowy wraz z załącznikami niezbędnymi do rozliczenia kwoty ryczałtowej;
Wydatki kwalifikowalne – należy przez to rozumieć wydatki i koszty poniesione przez Beneficjenta projektu pilotażowego, uznane za kwalifikowalne i spełniające kryteria, zgodnie z rozporządzeniem ogólnym, rozporządzeniem EFS, jak również w rozumieniu ustawy wdrożeniowej i przepisów rozporządzeń wydanych do ustawy wdrożeniowej oraz zgodnie z krajowymi zasadami kwalifikowalności wydatków w okresie programowania 2014-2020 i z SzOOP, jak również z wytycznymi;
Zaliczka – należy przez to rozumieć określoną część kwoty dofinansowania przyznanego w Umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego, wypłaconą przez LGD na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego na pokrycie części wydatków, przed ich rozliczeniem;
Refundacja – należy przez to rozumieć zwrot Beneficjentowi projektu pilotażowego, faktycznie poniesionych i w całości zapłaconych wcześniej ze środków własnych Beneficjenta projektu pilotażowego, części wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu pilotażowego, dokonywany przez LGD po spełnieniu warunków określonych w Umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
Procedura jest dokumentem określającym zasady realizacji i rozliczenia projektu pilotażowego.
W przypadku zmiany przepisów prawa lub wytycznych, istotnych dla uregulowań zawartych w Procedurze, LGD zastrzega sobie możliwość wprowadzania w niej niezbędnych dostosowań.
Procedura została sporządzona w oparciu o:
Regionalny Program Operacyjny Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 RPO WK-P);
Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020;
ustawę z dnia 20 lutego 2015 r. o rozwoju lokalnym z udziałem lokalnej społeczności (Dz. U. z 2022 poz. 943);
ustawę z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 poz. 818).
Beneficjentów RPO WK-P obowiązują następujące wytyczne:
Wytyczne Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowości wydatków oraz raportowania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014- 2020;
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępność dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020;
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020;
Wytyczne Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020;
Wytyczne w zakresie warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2014-2020.
LGD jako beneficjent środków RPO WK-P, jest zobowiązany do stosowania wszelkich zasad związanych z planowaniem, realizowaniem i rozliczaniem projektów, zgodnie z zasadami określonymi w wyżej wymienionych wytycznych.
Do oceny kwalifikowalności poniesionych wydatków stosuje się obowiązującą w dniu poniesienia wydatku wersję Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków. W przypadku, gdy ogłoszona w trakcie realizacji projektu pilotażowego (po podpisaniu Umowy) wersja ww. wytycznych wprowadza rozwiązania korzystniejsze dla Beneficjenta projektu pilotażowego, będą one miały zastosowanie w odniesieniu do wydatków poniesionych przed dniem stosowania ww. wersji wytycznych, z zastrzeżeniem uregulowań zawartych w kryteriach wyboru operacji oraz ogłoszeniu o naborze wniosków.
Podczas realizacji projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązany jest śledzić zmiany wytycznych i stosować wytyczne aktualne na moment dokonywania czynności, której dotyczą dane wytyczne.
§ 2
Wypłacenie środków na realizację projektu pilotażowego
Dofinansowanie, o którym mowa w § 2 ust. 2 Umowy o dofinasowanie na realizację projektu pilotażowego jest przekazywane przelewem przez LGD, na rachunek bankowy Beneficjenta projektu pilotażowego w wysokości określonej we wniosku o płatność oraz harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do Umowy o dofinasowanie na realizację projektu pilotażowego.
Dofinansowanie będzie przekazane Beneficjentowi projektu pilotażowego w formie zaliczki lub w formie refundacji.
Zaliczka jest udzielana Beneficjentowi projektu pilotażowego w wysokości nie większej i na okres nie dłuższy niż jest to niezbędne dla prawidłowej realizacji projektu pilotażowego. Maksymalna kwota udzielonych zaliczek nie może przekroczyć 90 % wartości dofinansowania. Pozostała kwota dofinansowania wypłacana jest w formie refundacji po zatwierdzeniu przez LGD ostatniego wniosku o płatność.
Dofinansowanie w formie zaliczki może być przekazane w transzach przed zakończeniem realizacji projektu pilotażowego. Wypłata transz następować będzie zgodnie z harmonogramem płatności stanowiącym załącznik do Umowy o dofinasowanie na realizację projektu pilotażowego.
Pierwsza oraz kolejne transze są przekazywane w wysokości określonej w zatwierdzonym harmonogramie płatności w terminie 14 dni roboczych, po przeprowadzeniu i pozytywnym zakończeniu weryfikacji wniosku o płatność pod względem spełniania warunków określonych w Umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
Pierwsza transza dofinansowania jest przekazywana po wniesieniu przez Beneficjenta projektu pilotażowego prawidłowo ustanowionego zabezpieczenia, o którym mowa w § 9 Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego i złożenia wniosku o płatność.
Kwota wnioskowanej transzy musi być uzasadniona faktycznie planowanymi działaniami projektu pilotażowego.
LGD przekazuje Beneficjentowi projektu pilotażowego część dofinansowania w formie refundacji. Minimalna planowana kwota dofinansowania w formie refundacji nie może być niższa niż 10 % całości dofinansowania.
W przypadku niemożliwości dokonania wypłaty transzy dofinansowania spowodowanej okresowym brakiem środków, o których mowa w § 2 ust. 2 Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego ma prawo renegocjować harmonogram realizacji projektu pilotażowego wskazany we wniosku o dofinansowanie i harmonogram płatności.
Umowa o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego określa warunki wstrzymania płatności lub uznania przez LGD całości lub odpowiedniej części rozliczonej kwoty uproszczonej w ramach projektu pilotażowego za niekwalifikowalną.
§ 3
Zabezpieczenie projektu pilotażowego
Beneficjent projektu pilotażowego wnosi do LGD poprawnie ustanowione zabezpieczenie prawidłowej realizacji Umowy nie później niż w terminie do 15 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy, jednak nie później niż w dniu złożenia pierwszego wniosku o płatność.
Beneficjent projektu pilotażowego składa zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową na wypadek realizacji projektu pilotażowego niezgodnie z zapisami zawartymi w umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego i nieosiągnięcia zakładanych efektów projektu pilotażowego, co równoznaczne jest z nieosiągnięciem założonych wskaźników.
W przypadku prawidłowego wypełnienia przez Beneficjenta projektu pilotażowego wszelkich zobowiązań określonych w Umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego, LGD zwróci Beneficjentowi projektu pilotażowego ustanowione zabezpieczenie lub dokona jego komisyjnego zniszczenia, z zastrzeżeniem, że w przypadku wszczęcia postępowania windykacyjnego, zwrot zabezpieczenia może nastąpić po zakończeniu postępowania.
Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązany będzie do zwrotu środków na konto LGD w wyznaczonym terminie w sytuacjach określonych w Umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego. W przypadku niewywiązania się Beneficjenta projektu pilotażowego z tego obowiązku, LGD dołoży wszelkich starań natury prawnej, aby odzyskać powierzone środki od Beneficjenta projektu pilotażowego, poczynając jednak od szukania dróg na porozumienie, na przykład poprzez płatności ratalne, płatności odroczone, a dopiero na samym końcu sięgając po narzędzia windykacji komorniczej.
§ 4
Rozliczenie projektu pilotażowego
Beneficjent projektu pilotażowego sporządza i przekazuje do LGD propozycję harmonogramu płatności, który po akceptacji LGD stanowi załącznik do Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego. Beneficjent jest zobowiązany do składania zaktualizowanego harmonogramu płatności, w przypadku jego zmiany w stosunku do obowiązującego wraz z wnioskiem o płatność. W przypadku, gdy po weryfikacji wniosku o płatność złożony harmonogram płatności będzie wymagał korekty, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do jej dokonania w terminie wskazanym przez LGD.
Beneficjent projektu pilotażowego składa wnioski o płatność, w ramach których wnioskuje o wypłatę środków dofinansowania w formie zaliczki lub rozlicza kwotę uproszczoną i/lub sprawozdaje informację o postępie w realizacji projektu pilotażowego oraz przekazuje dokumenty niezbędne do rozliczenia projektu pilotażowego określone w § 5 ust. 4 pkt 1 Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
Beneficjent projektu pilotażowego składa pierwszy wniosek o płatność, będący podstawą do wypłaty pierwszej transzy dofinansowania niezwłocznie po podpisaniu Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego. Beneficjent projektu pilotażowego składa drugi i kolejne wnioski o płatność za okresy sprawozdawcze zgodnie z harmonogramem płatności.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność do LGD w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia okresu sprawozdawczego (nie dotyczy wniosku końcowego) wskazanego w Harmonogramie płatności stanowiącym załącznik do Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego. Beneficjent projektu pilotażowego składa końcowy wniosek o płatność do LGD, w terminie do 20 dni kalendarzowych od dnia zakończenia realizacji projektu pilotażowego.
Wniosek o płatność wypełniony na formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do Regulaminu udzielania wsparcia, w ramach którego Beneficjent projektu pilotażowego wnioskuje o przekazanie dofinansowania oraz przekazuje informację o postępie realizacji projektu pilotażowego są składane przez Beneficjenta projektu pilotażowego w wersji papierowej i elektronicznej .
LGD dokonuje weryfikacji pierwszej wersji wniosku o płatność w terminie 20 dni roboczych od dnia jego otrzymania w wersji papierowej, a kolejnych jego wersji w terminie 10 dni roboczych od dnia ich otrzymania.
LGD zastrzega, że w przypadku gdy:
w ramach projektu pilotażowego prowadzona jest kontrola na miejscu i złożony został wniosek końcowy;
w związku z weryfikacją wniosku o płatność podjęta zostanie kontrola doraźna na miejscu;
bieg terminów weryfikacji, o których mowa w ust. 6 ulega zawieszeniu do dnia przekazania przez Beneficjenta projektu pilotażowego informacji o wykonaniu lub zaniechaniu wykonania zaleceń pokontrolnych, chyba że wyniki kontroli nie wskazują na wystąpienie wydatków niekwalifikowalnych w projekcie pilotażowym lub nie mają wpływu na rozliczenie końcowe projektu pilotażowego.
Warunkiem zatwierdzenia wniosku o płatność i przekazania Beneficjentowi projektu pilotażowego kolejnej transzy dofinansowania jest:
1) złożenie przez Beneficjenta projektu pilotażowego do LGD prawidłowego, kompletnego i spełniającego wymogi formalne i merytoryczne wniosku o płatność;
2) złożenie poprawnych informacji o wszystkich uczestnikach projektu pilotażowego, zgodnie z zakresem określonym w załączniku do Umowy i na warunkach określonych w Wytycznych w zakresie monitorowania;
3) złożenie poprawnych dokumentów, o których mowa w § 5 ust. 4 Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego, potwierdzających wykonanie wskaźników i odnoszących się do wniosku o płatność;
4) dostępność środków na rachunku bankowym LGD.
LGD nie będzie sprawdzał dokumentów księgowych stanowiących dowód poniesienia wydatków przez Beneficjenta projektu pilotażowego w ramach realizacji projektu pilotażowego (rozliczenie kwotą uproszczoną).
Beneficjent projektu pilotażowego zobowiąże się do przestrzegania terminów składania dokumentów pod rygorem utraty prawa do realizacji projektu pilotażowego oraz rozwiązania umowy.
W przypadku niezrealizowania wskaźników Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do zwrotu środków na konto wskazane przez LGD zgodnie z regułą proporcjonalności wskazaną w umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
W przypadku niezrealizowania wskaźników Beneficjent projektu pilotażowego ma prawo zwrócić się do LGD z wnioskiem o proporcjonalne rozliczenie projektu pilotażowego do poziomu osiągniętych wskaźników.
We wniosku Beneficjent projektu pilotażowego powinien przedstawić przyczyny nieosiągnięcia w pełni założonych wskaźników oraz wykazać swoje starania zmierzające do osiągnięcia tych założeń lub wykazać wystąpienie tzw. siły wyższej.
Decyzję o zastosowaniu proporcjonalnego rozliczenia projektu pilotażowego w stosunku do osiągniętych wskaźników podejmuje LGD. LGD w takiej sytuacji może podjąć decyzję o uznaniu części wydatków poniesionych przez Beneficjenta projektu pilotażowego za niekwalifikowalne i żądać ich zwrotu. Wszystkie szczegóły dotyczące zwrotu nienależnie lub nadmiernie wypłaconych środków zostaną określone w umowie o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
§ 5
Monitoring i sprawozdawczość
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do pomiaru wartości wskaźników osiągniętych dzięki realizacji projektu pilotażowego, zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, w okresie realizacji projektu pilotażowego.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do złożenia do LGD wniosku o płatność zawierającego informacje o postępie rzeczowym projektu pilotażowego.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu pilotażowego oraz niezwłocznego, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia uzyskania informacji o wystąpieniu nieprawidłowości lub podjęcia decyzji o zaprzestaniu realizacji projektu pilotażowego, informowania LGD o zaistniałych nieprawidłowościach lub o zamiarze zaprzestania realizacji projektu pilotażowego, w tym o zagrożeniu niewykonania wskaźników.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do systematycznego monitorowania przebiegu realizacji projektu pilotażowego i składania, nie rzadziej niż raz na kwartał, wniosku sprawozdawczego.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do przekazywania LGD wszelkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu pilotażowego, na wniosek i w terminie wskazanym przez LGD.
W zakresie prawidłowości realizacji projektu pilotażowego, Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany poddać się kontroli, wizytom monitoringowym dokonywanym przez LGD, Instytucję Zarządzającą RPO WK-P oraz inne podmioty uprawnione do ich przeprowadzenia.
Zasady monitoringu i kontroli określa Procedura monitorowania i kontroli projektów pilotażowych.
§ 6
Odzyskiwanie środków w przypadku ich wykorzystania niezgodnie z celami projektu pilotażowego
Jeżeli na podstawie wniosku o płatność lub czynności kontrolnych przeprowadzonych przez uprawnione organy zostanie stwierdzone, że Beneficjent projektu pilotażowego:
a) wykorzystał dofinansowanie niezgodnie z przeznaczeniem;
b) wykorzystał dofinansowanie z naruszeniem procedur, o których mowa w art. 184 ustawy o finansach publicznych;
c) pobrał całość lub część dofinansowania w sposób nienależny, lub w nadmiernej wysokości;
wówczas Beneficjent projektu pilotażowego zobowiązuje się do zwrotu tych środków wraz z odsetkami, w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania o zwrocie środków i na rachunek bankowy wskazany przez LGD.
W sytuacji, o której mowa w ust. 1, LGD wzywa Beneficjenta projektu pilotażowego do dokonania zwrotu lub pomniejsza o odpowiednią kwotę kolejnej transzy dofinansowania dla Beneficjenta projektu pilotażowego.
Odsetki, w wysokości jak dla zaległości podatkowych od środków dofinansowania, o których mowa w ust. 1 są naliczane od dnia przekazania dofinansowania na rachunek bankowy wskazany przez Beneficjenta projektu pilotażowego, do dnia zwrotu środków.
Beneficjent projektu pilotażowego jest zobowiązany do zapłaty odsetek, którymi może zostać ewentualnie obciążona LGD w następstwie konieczności zwrotu środków przez Beneficjenta projektu pilotażowego, o którym mowa w ust. 1.
W przypadku, gdy kwota do odzyskania jest wyższa niż kwota pozostająca do przekazania w ramach kolejnej transzy dofinansowania lub nie jest możliwe dokonanie pomniejszenia, a Beneficjent projektu pilotażowego nie dokonał zwrotu w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, o którym mowa w ust. 2, LGD podejmuje czynności zmierzające do odzyskania należnych środków z wykorzystaniem dostępnych środków prawnych, w szczególności zabezpieczenia, o którym mowa w § 9 Umowy oraz na zasadach określonych w przepisach o postępowaniu windykacyjnym. Koszty czynności zmierzających do odzyskania środków, o których mowa w ust. 1, w całości obciążają Beneficjenta projektu pilotażowego.
Beneficjent projektu pilotażowego zwraca na rachunek bankowy wskazany przez LGD kwoty korekt wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego oraz inne środki dofinansowania zgodnie z § 12 ust. 8 oraz § 18 ust. 4 Umowy o dofinansowanie na realizację projektu pilotażowego.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w projekcie pilotażowym, wartość wydatków kwalifikowalnych projektu pilotażowego, o której mowa w § 2 ust. 2 Umowy, może zostać pomniejszona o kwotę nieprawidłowości zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych w zakresie sposobu korygowania i odzyskiwania nieprawidłowych wydatków oraz zgłaszania nieprawidłowości w ramach programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020.
9