Załącznik nr 5 do Ogłoszenia o zamówieniu ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Adm-316-2/17

Załącznik nr 5 do
Ogłoszenia o zamówieniu

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

1. Umowa zostanie zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 750 000 euro (bez podatku od towarów i usług) na podstawie art. 138 o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2015 r., poz. 1264 z późn. zm.).

2. Przedmiotem umowy jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym
   i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek wraz
   z odbiorem korespondencji od Zmawiającego oraz zwrot przesyłek rejestrowanych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy,
   z podziałem na:

1. przesyłki listowe nierejestrowane krajowe i zagraniczne,

2. przesyłki listowe rejestrowane wraz z usługami komplementarnymi i specjalnymi,

3. paczki pocztowe wraz z usługami komplementarnymi i specjalnymi

w kategoriach przesyłek priorytetowych i ekonomicznych oraz usługa polegająca na odbiorze przesyłek z siedziby Zamawiającego.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 4 do Ogłoszenia o zamówieniu, który będzie stanowić również załącznik do umowy.

3. Zasady korzystania z usług pocztowych oraz odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania tych usług, uprawnienia Zamawiającego
   i adresata, jak też procedury reklamacyjne, a także zasady, tryb i sposób doręczania korespondencji określają akty prawne, w szczególności:

1. ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1113 ze zm.);

2. rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U.2013.1468);

3. rozporządzenia Ministra Administracji Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz.U. z 2013 r. poz. 545);

4. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. z 2016 r., poz. 718 ze zm.);

5. ustawy z dnia 17 listopada1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz.U.2016. poz. 1822 j.t.);

6. rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 października 2010 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu doręczania pism sądowych w postępowaniu cywilnym (Dz.U.2015 poz. 1222 j.t.);

7. ustawy z dnia 14 czerwca1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Xx. X. x 0000 r., poz. 23);

8. Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa wraz z Protokołem końcowym, Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Dausze dnia 11 października 2012 r. (Dz. U. 2015, poz 1522);

9. Regulamin dotyczący Paczek pocztowych sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. – Światowy Związek Pocztowy, (Dz.U. z 2007 r., Nr 108, poz. 745);

10. Regulamin Poczty Listowej sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. - Światowy Związek Pocztowy, (Dz.U. z 2007 r., Nr 108, poz. 744);

11. Regulamin świadczenia usług Wykonawcy.

4. Wartość przedmiotu umowy wynosi brutto ................ PLN (słownie: ………….….).

5. Zamawiający zobowiązuje się do kontroli wydatkowanej kwoty, a Wykonawca nie będzie wnosił roszczeń z tytułu nieosiągnięcia w czasie obowiązywania umowy maksymalnej wartości określonej w pkt 4. Zmniejszenie lub zwiększenie ilości przesyłek nie stanowi zmiany umowy. Zamawiający zapłaci Wykonawcy tylko i wyłącznie za usługi faktycznie wykonane.

6. Wykonawca zobowiązany będzie:

1. odbierać przesyłki do doręczenia z budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego
   w Szczecinie przy ul. Staromłyńskiej 10, z Biura Podawczego mieszczącego się na parterze w pok. nr 07, o godz. 15.00 każdego dnia roboczego;

2. zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe oraz potwierdzenia odbioru, do budynku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie przy ul. Staromłyńskiej 10,
   do Biura Podawczego mieszczącego się na parterze w pok. nr 07, nie później niż
   do godziny 10.00, każdego dnia roboczego;

3. do dostarczania przesyłek pocztowych do adresatów na warunkach i w terminach określonych w postanowieniach niniejszej umowy i załącznikach do umowy.

7. Przesyłki będą nadane przez Wykonawcę w dniu ich odbioru od Zamawiającego.

8. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je
   z pracownikami Biura Podawczego telefonicznie pod numerem 91 4849 257. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia w ww. sposób lub usunięcia nieprawidłowości w dniu ich odbioru, nadanie odebranych przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym, po wyjaśnieniu oraz usunięciu nieprawidłowości.

9. Za każdy dzień opóźnienia w odbiorze przesyłek pocztowych Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% ceny jednostkowej brutto liczonej od miesięcznej wartości usługi odbioru korespondencji, określonej w złożonym przez Wykonawcę „Formularzu cenowym” – załącznik nr 1 do Ogłoszenia o Zamówieniu, który będzie jednocześnie załącznikiem nr 1 do umowy.

10. Wykonawca niezależnie od obowiązków określonych w innych postanowieniach, w ramach wynagrodzenia umownego będzie:

1. odpowiedzialny za prawidłową realizację umowy, w tym za przebieg oraz terminowe wykonanie zamówienia w okresie wykonywania umowy. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zamówienia. Sposób realizacji usługi w tym usytuowanie, wyposażenie i zabezpieczenie placówek pocztowych Wykonawcy powinny uwzględniać charakter zadań wykonywanych przez Sąd i wynikające z tego znaczenie doręczanych przesyłek. Ustalenia i decyzje dotyczące wykonywania zamówienia uzgadniane będą wyłącznie przez ustanowionych przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy;

2. zobowiązany do:

1. wykonywania przedmiotu umowy ze szczególną starannością właściwą podmiotom profesjonalnym i przez osoby posiadające niezbędną wiedzę
   i doświadczenie zawodowe;

2. zobowiązania osób realizujących umowę w jego imieniu do poddawania się każdorazowo przy wchodzeniu/wjeżdżaniu/wychodzeniu/ wyjeżdżaniu
   do/z obiektów Zamawiającego procedurom dostępu obowiązującym
   u Zamawiającego;

3. niezwłocznego poinformowania Zamawiającego o każdym przypadku zagrożenia wystąpienia opóźnienia dostarczenia Przesyłek oraz o jego przyczynach, jak również o ustaniu takiego zagrożenia.

Ponadto Wykonawca oświadcza, że:

1. posiada uprawnienia i doświadczenie potrzebne do wykonywania przedmiotu umowy;

2. ponosi całkowitą odpowiedzialność za prawidłowość wykonania umowy, w tym za osoby realizujące niniejszą umowę w jego imieniu i za działania lub zaniechania tych osób ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

11. Usługi będą opłacane w formie opłaty z dołu, przez co należy rozumieć opłatę w całości wniesioną przez Zamawiającego bezgotówkowo, poprzez polecenie przelewu w terminie późniejszym niż zrealizowane usługi, z zastrzeżeniem brzmienia pkt 12.

12. Zamawiający będzie umieszczać na przesyłkach oznaczenia potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci nadruku lub odcisku pieczęci o treści: „Opłata pobrana…” wg wzoru wskazanego przez Wykonawcę.

13. Ceny usług wynikające z „Formularza cenowego“ stanowiącego załącznik nr 1 do umowy, będą stałe w całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem sytuacji opisanych
    w pkt 25 oraz z zastrzeżeniem, iż w przypadku zwrotu przesyłek poleconych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości doręczenia lub wydania, opłata za zwrot nie będzie pobierana przez Wykonawcę, a w przypadku niezrealizowania usługi potwierdzenia odbioru, wniesiona przy nadaniu opłata będzie zwracana Zamawiającemu. W zakresie cen usług nie ujętych w „Formularzu cenowym“ zastosowanie będzie miał cennik usług pocztowych Wykonawcy.

14. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane
    i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych oraz miesięczna opłata za odbiór korespondencji.

15. Zamawiający będzie sporządzał w dwóch egzemplarzach wykazy przesyłek - zestawienia ilościowe o treści uzgodnionej z Wykonawcą – dla przesyłek rejestrowanych, wpisując każdą przesyłkę kolejno w oddzielną pozycję oraz zestawienia ilościowe przesyłek listowych nierejestrowanych. Wykonawca natomiast będzie sporządzał w dwóch egzemplarzach pocztowe dokumenty oddawcze przesyłek zwracanych z powodu braku możliwości ich doręczenia – po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. Wykonawca zobowiązuje się nanosić na wykazy przesyłek rejestrowanych, zwracanych Zamawiającemu, numery nadawcze każdej przesyłki w sposób czytelny, umożliwiający odczytanie numeru w przypadku konieczności przeprowadzenia procedury reklamacyjnej. Ilość ekspediowanych paczek będzie stwierdzana na zestawieniu ilościowym korespondencji o treści uzgodnionej z Wykonawcą odbieranej przez Wykonawcę każdego dnia urzędowania Zamawiającego.

16. Okresem rozliczeniowym jest jeden miesiąc kalendarzowy.

17. Do dnia dziesiątego następnego miesiąca po miesiącu rozliczeniowym Wykonawca wystawi faktury VAT zawierające specyfikacje ilościowo-wartościowe poszczególnych przesyłek pocztowych w każdej fakturze. Faktury będą płatne w terminie do 21 dni od otrzymania prawidłowo wystawionej faktury.

18. Faktury z zaznaczeniem Nadawcy, będą wystawiane na:

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Szczecinie

xx. Xxxxxxxxxxxx 00

00-000 Xxxxxxxx

XXX 0000000000,

19. W treści wystawianych faktur VAT będzie widniała specyfikacja ilościowo – wartościowa faktycznie wykonanych usług.

20. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez jedną ze Stron, drugiej Stronie przysługiwać będzie po dokonaniu pisemnego uprzedzenia z wyznaczonym terminem do zmiany sposobu wykonywania umowy na prawidłowy, prawo jej rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy będzie wymagało formy pisemnej pod rygorem nieważności.

W przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy 00/100).

21. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania reklamacji usług od Zamawiającego na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U.2016 poz. 1113 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji
    z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz.U.2013.1468), a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.2016.poz. 380 j.t. z późn. zm.). Zamawiający ma prawo do odszkodowania od Wykonawcy za nienależyte wykonanie umowy na zasadach określonych w niniejszych aktach prawnych.

22. Strony zobowiązane są do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się, przesyłką poleconą priorytetową za potwierdzeniem odbioru, o zmianach adresów i nazw określonych w umowie, bez konieczności sporządzania aneksu do umowy.

23. Umowa zostanie zawarta na czas określony z okresem obowiązywania od dnia
    3 kwietnia 2017 r. do dnia 31.03.2018 r.

24. Zamawiający będzie dopuszczał możliwość dołączenia do umowy Regulaminu świadczenia usług pocztowych, który będzie wiązał Strony w zakresie, w jakim nie jest sprzeczny z umową, Ogłoszeniem o niniejszym zamówieniu wraz z załącznikami, ustawą Prawo zamówień publicznych, a także w przypadku gdy warunki i terminy dostarczania przesyłek pocztowych w nim zawarte będą korzystniejsze. W dalszej części umowy określenie „Regulamin świadczenia usług pocztowych" oznaczać będzie odpowiednio - właściwy regulamin świadczenia usług pocztowych albo łącznie regulaminy świadczenia usług pocztowych, których postanowienia będą miały zastosowanie do świadczenia Usług lub określać będą niektóre warunki ich świadczenia. Obowiązujący na dzień zawarcia umowy Regulamin świadczenia usług pocztowych Wykonawcy będzie stanowić załącznik do niniejszej umowy. W przypadku wprowadzenia zmian do Regulaminu świadczenia usług pocztowych, Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie powiadomić o nich Zamawiającego, poprzez dostarczenie zmienionego Regulaminu, pod rygorem skutków prawnych dla Wykonawcy, wynikających z faktu niepowiadomienia.

25. Zamawiający przewiduje zgodnie z art.144 ust. 1 ustawy Pzp., w trakcie realizacji zamówienia możliwość wprowadzenia następujących istotnych zmian postanowień umowy:

1. zmiany warunków i terminów płatności,

2. zmiany sposobu realizacji zamówienia, jeśli rozwiązania zaproponowane przez Zamawiającego lub Wykonawcę przyczynią się do uzyskania wyższej jakości końcowej zamówienia, przy czym zmiana ta nie będzie miała wpływu na wysokość wynagrodzenia Wykonawcy.

26. Zmiany, o których mowa w pkt 25 ppkt 1) i 2) mogą nastąpić w przypadku:

1. zmiany przepisów krajowych lub unijnych dotyczących obrotu pocztowego;

2. gdy zmiany te są korzystne dla Zamawiającego,

3. gdy zmiany te spowodowane są zmianami organizacyjnymi Zamawiającego (między innymi zmiany związane z wprowadzeniem nowego programu elektronicznego obiegu dokumentów, zmiany organizacji pracy Zamawiającego) .

27. Ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę nie będą podlegały zmianom przez okres realizacji umowy, z dwoma wyjątkami:

a) w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku,

b) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu.

28. Wykonawca wnioskujący o zmianę umowy, przedłoży Zamawiającemu pisemne uzasadnienie konieczności wprowadzenia zmian do umowy.

29. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy PZP Zamawiający wymaga zatrudnienia przez Wykonawcę na podstawie umowy o pracę w rozumieniu ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. 2016 r. poz. 1666 t.j. z późn. zm.) lub odpowiadających jej form zatrudnienia określonych w przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego osób wykonujących działalność operacyjną realizujących przedmiotowe zamówienie. Ponadto Wykonawca złoży oświadczenie o ilości osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę wykonujących działalność operacyjną.

Przez działalność operacyjną osób realizujących przedmiotowe zamówienie Zamawiający rozumie działalność osób zatrudnionych u Wykonawcy związaną z realizacją usług objętych niniejszym postępowaniem w zakresie odbierania i dostarczania korespondencji, obsługi korespondencji w placówkach pocztowych, spedycji i transportu oraz przy czynnościach ekspedycyjno-rozdzielczych.

Jednocześnie Wykonawca oświadcza, iż w trakcie obowiązywania umowy wielkość zatrudnienia wynikająca z jego oświadczenia nie może się zmniejszyć o więcej niż 15 %, a w przypadku zaistnienia takiej sytuacji, Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Zamawiającego.

30. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących działalność operacyjną. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do:

1. żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogu i dokonywania ich oceny;

2. żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogu.

30. Z tytułu niespełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących działalność operacyjną, Zamawiający przewiduje sankcję
    w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 5.000,00 zł (słownie: pięć tysięcy 00/100) za naruszenie ww. obowiązku. Jednocześnie Zamawiający zastrzega sobie prawo wypowiedzenia umowy, jeśli ww. zatrudnienie w zakresie działalności operacyjnej po zawarciu umowy zmniejszy się o więcej niż 15 %.

31. Wykonawca będzie odpowiedzialny za wszelkie szkody wynikłe z działania lub zaniechania własnego, jak również osób, za pomocą, których wykonuje niniejszą umowę, w tym za szkody powstałe w wyniku niedołożenia należytej staranności lub innego rodzaju nienależytego wykonania umowy, a także za szkody wynikłe z działań niezgodnych
    z obowiązującymi przepisami.

32. Wykonawca zwolni Zamawiającego od wszelkiej odpowiedzialności w przypadku jakichkolwiek roszczeń osób trzecich, w przypadku, gdy roszczenia takie powstaną
    w związku z wykonywaniem przedmiotu umowy.

33. Wykonawca zobowiąże się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o organizacji zarządzania i parametrach techniczno-ekonomicznych oraz innych niepodanych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, handlowych i organizacyjnych oraz danych osobowych, w których posiadanie wszedł w związku z wykonywaniem umowy, niezależnie od formy tych informacji i danych lub sposobu wejścia w ich posiadanie, w tym w związku z treścią materiałów przekazanych Wykonawcy w celu wykonania przedmiotu umowy.

34. W przypadku przekazania przez Zamawiającego w celu realizacji umowy materiałów zawierających dane osobowe, Wykonawca zobowiąże się chronić je zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) i jej przepisów wykonawczych. Wykonawca zapewni przestrzeganie powyższych przepisów przez wszystkie osoby, którymi posługuje się przy świadczeniu przedmiotu umowy.

35. Wykonawca zobowiąże się do niewykorzystywania powyższych informacji i danych
    w jakimkolwiek innym celu niż prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy. Powyższe zobowiązanie Wykonawcy będzie go wiązać bezterminowo, także po wykonaniu umowy. Wykonawca niezwłocznie usunie wszelkie posiadane powyższe informacje i dane.

36. Wykonawca oraz jego przedstawiciele są zobowiązani do zachowania poufności
    w odniesieniu do wszystkich informacji i danych uzyskanych od Zamawiającego oraz jego pracowników, niezależnie od formy ich przedstawienia lub zakomunikowania oraz nieudostępniania ich osobom trzecim w żaden sposób, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, pod rygorem zapłaty kary umownej w wysokości 5.000,00 zł (słownie: pięć tysięcy 00/100).

37. Niezależnie od kar określonych w innych postanowieniach umowy, Wykonawca za każdy stwierdzony przypadek nieprawidłowo lub nieczytelnie wypełnionego ZPO przy awizacji, uniemożliwiającego stwierdzenie doręczenia według wymogów ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn. z 2016 r., poz. 718 ze zm.) lub pozostawienia przesyłki pocztowej wraz z ZPO u adresata, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 40,00 zł (słownie: czterdzieści 00/100).

38. Niezależnie od kar umownych, Zamawiający zastrzeże sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.

39. Zamawiający będzie miał prawo potrącania kwot kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy.

40. W sprawach nieuregulowanych w umowie będą miały zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz.U. z 2016 r. poz. 1113 ze zm.), ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2015 poz. 2164 t.j. z późn. zm.), ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.2016.poz. 380 j.t. z późn. zm.).

41. Ewentualne spory mogące wyniknąć ze stosowania niniejszej umowy rozstrzygane będą polubownie przez zainteresowane Strony. W przypadku znacznych rozbieżności stanowisk spory między stronami rozstrzygane będą na drodze sądowej przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.

Strona 6 z 6