POLITYKA PRYWATNOŚCI
POLITYKA PRYWATNOŚCI
Hotel Swing Spółka z o.o. z siedzibą w Krakowie zobowiązuje się do poszanowania Państwa prywatności poprzez dołożenie wszelkich starań w zakresie właściwej ochrony powierzonych nam danych osobowych.
INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Szanowni Państwo,
Zgodnie z zapisami Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (zwanego dalej „RODO”) przekazujemy Państwu informacje na temat przetwarzania danych osobowych gości i klientów Hotelu Swing:
1. Administrator danych osobowych:
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Hotel Swing Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie (zwana dalej „Hotelem”), adres: xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 000, 31- 416 Kraków, telefon: 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx .
W przypadku skorzystania przez Panią/Pana z rezerwacji usług Hotelu Swing za pośrednictwem innych Podmiotów, także te Podmioty będą przetwarzać Pani/Pana dane osobowe, jako Odrębni Administratorzy. Każdy z tych Podmiotów posiada własną politykę prywatności i dlatego zachęcamy do zapoznanie się nią w celu uzyskania informacji o stopniu bezpieczeństwa przetwarzania Pana/Pani danych osobowych.
2. Inspektor Ochrony Danych Osobowych:
3. Cele przetwarzania danych osobowych:
Hotel może przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w celu spełniania obowiązków i uprawnień
w ramach świadczenia swoich usług, na etapie ich rezerwacji oraz zawarcia, realizacji umów;
• na mocy art. 6 ust. 1 lit. b RODO, np. w celu:
- udostępnienia bazy noclegowej wraz z ustalonymi usługami powiązanymi,
Hotel dla tych usług przetwarza podstawowy zakres danych osobowych, min.: imię i nazwisko, adres zamieszkania, nr PESEL, a w przypadku gości zagranicznych nr dokumentu potwierdzającego tożsamość, w przypadku noclegów służbowych identyfikator służbowy – tj.: dane z legitymacji służbowej lub innego dokumentu wskazującego uprawnienia zawodowe, nazwa firmy, NIP (jeśli dotyczy), data i zakres usług.
- realizacji usług gastronomicznych,
- realizacji imprez okolicznościowych,
- udostępniania pomieszczeń konferencyjnych, szkoleniowych,
- realizacji innych usług.
• na mocy art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celu:
- zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia wykorzystuje się monitoring wizyjny we wszystkich strefach publicznych wewnątrz obiektu oraz w bezpośrednim jego otoczeniu;
- ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń niezbędne jest przetwarzanie danych: imię i nazwisko, adres zamieszkania oraz nr pesel, a w przypadku gości zagranicznych nr innego dokumentu potwierdzającego tożsamość;
• na mocy art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi wymogami z Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, w których to regulacjach wskazuje się obligatoryjne postępowanie w zakresie uprawnień do skorzystania z usług w Hotelu (np. okazania legitymacji służbowych, innych identyfikatorów, bądź oświadczeń);
• na mocy art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w celach:
- marketingowych, informacyjnych, czy doboru adekwatnego pakietu usług promocyjnych za Pana/Pani dobrowolną zgodą.
4. Podstawa prawna przetwarzania oraz obowiązek podania danych:
Hotel może przetwarzać Pani/ Pana dane:
• w związku z podejmowaniem przez Panią/Pana działań zmierzających do zawarcia umowy, w oparciu o zawartą umowę, o przepisy ustawy o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych, kodeksu cywilnego i innych obowiązujących aktów prawnych regulujących zasady świadczenia usług hotelowych, i innych usług będących przedmiotem umowy, a także na podstawie obowiązujących przepisów o rachunkowości i prowadzeniu dokumentacji podatkowej.
• na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i lit. c RODO.
• w związku z ewentualną koniecznością ustalenia i dochodzenia roszczeń, na potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia – monitoring wizyjny, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Podanie danych jest dobrowolne, ale niepodanie niezbędnych danych osobowych uniemożliwi
Pani/Panu skorzystanie z usług Hotelu.
5. Informacje o kategoriach odbiorców danych osobowych:
Pani/Pana dane osobowe mogą zostać udostępnione:
• pracownikom i współpracownikom Hotelu posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w związku z koniecznością wykonywania obowiązków służbowych,
• podmiotom pośredniczącym w komunikacji, rezerwacji usług Hotelu na podstawie Pani/Pana dyspozycji;
• podmiotom działającym na zlecenie Hotelu lub współpracującym z Hotelem w obszarze oferowania Państwu usług świadczonych wg dokonanych przez Państwa wyborów:
x.xx.: Swing Sp. z o. o. z siedzibą w Krakowie w zakresie usług SPA; Park Wodny w Krakowie
• dostawcom usług technicznych i organizacyjnych dla Hotelu w zakresie niezbędnym do ich realizacji, ale wyłącznie w ramach upoważnień lub powierzeń (w szczególności dostawcom i podmiotom wyspecjalizowanym w zapewnianiu obsługi technicznej systemów teleinformatycznych, systemu monitorowania);
• dostawcom usług płatniczych współpracujących z ADO i w związku z wyborem przez Państwa elektronicznej formy płatności (w zakresie danych niezbędnych do realizacji tych usług i zakresie ściśle określonym przepisami prawa);
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej:
Hotel nie zamierza przekazywać Pani/Pana danych osobowych do odbiorców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Liechtenstein). W przypadku korzystania przez Panią/Pana z usług Hotelu z pomocą Podmiotów pośredniczących oraz kontaktowania się z Hotelem za pośrednictwem kanałów komunikacyjnych (np.: Live chat, Facebook) Pani/Pana dane osobowe mogą być przetwarzane w krajach trzecich. Niniejszym Administrator proponuje każdorazowe zweryfikowanie procedur i polityk prywatności usługodawców w niniejszym zakresie.
7. Okres, przez który dane osobowe będą przechowywane:
Hotel będzie przetwarzać Pani/Pana dane osobowe w czasie niezbędnym do zrealizowania wybranych przez Panią/Pana usług zgodnie z umową oraz będzie przechowywać Pani/Pana dane osobowe przez okres wymagany przepisami prawa na cele archiwizacji i ewentualne rozstrzyganie wzajemnych roszczeń. Dane przetwarzane w ramach monitoringu są automatycznie nadpisywane i przechowywane w okresie do 7 dni, po czym następuje ich usunięcie, z zastrzeżeniem sytuacji wymagających prowadzenia postepowań wyjaśniających, z uwagi na zdarzenia naruszenia bezpieczeństwa osób i mienia. Dla takich wyjątkowych sytuacji przetwarzanie danych z monitoringu odbywać się będzie adekwatnie do zaistniałych okoliczności i wymogów prawa.
8. Minimalizacja zakresu danych osobowych:
Administrator podejmuje wszelkie adekwatne środki i działania, aby upewnić się, że zakres danych osobowych, które przetwarza jest bezpieczny i adekwatny do celów realizowanych, a wskazanych w niniejszej Polityce.
9. Prawa przysługujące osobie, której dane są przetwarzane:
Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo sprostowania danych nieprawidłowych, uzupełniania danych niekompletnych, usunięcia danych - po upływie wymaganego przepisami prawa okresu przechowywania, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych dostarczonych Hotelowi.
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora z art. 6 ust.1 lit f) – przysługuje Pani/Panu prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych.
Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (UODO).
10. Informacja o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji:
W Hotelu nie będzie Pani/Pan podlegać decyzjom podejmowanym w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka) oraz Pani /Pana dane osobowe nie będą również wykorzystywane do profilowania bez wcześniej wyrażonej na to zgody, np. dotyczącego ustalenia adekwatnego pakietu usług. Zakres profilowania może być realizowany w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych przez
Podmioty pośredniczące oraz oferujące kanały komunikacyjne na podstawie Pani/Pana wyboru i decyzji
- co do skorzystania z nich.
11. Strona internetowa pod adresem xxx.xxxxxxxxxx.xx korzysta z tzw. „cookies”.
Dla tego zakresu oraz komunikacji przez stroną internetową określona jest odrębna treść polityki –
polityka strony internetowej i cookies – xxx.xxxxxxxxxx.xx .
12. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celu kierowania ofert marketingowych, promocyjnych.
Po dobrowolnym zapisaniu się do newslettera na stronie xxx.xxxxxxxxxx.xx i wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych, okresowo będzie Pani/ Pan otrzymywać na podany adres e-mail wiadomość z ofertami oraz informacjami o aktualnych wydarzeniach i promocjach. Cofnięcie zgody będzie możliwe w każdej chwili. Wniosek o cofnięcie zgody można wysłać na adres xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx.
13. Przetwarzanie danych osobowych w okresie epidemii dot. COVID -19.
W związku z wytycznymi dot. przyjęcia protokołu postępowania na wypadek ustalenia podejrzenia zakażenia koronawirusem, w obrębie działalności Hotelu, niezbędnym może być ustalenie listy osób (pracowników, obsługi zewnętrznej, gości, innych osób trzecich), które przebywały w przestrzeni objętej ryzykiem zakażenia oraz przekazanie tej listy służbom sanitarnym prowadzącym dochodzenie epidemiologiczne. Na taką ewentualność Pani/Pana dane osobowe w zakresie: imię i nazwisko, dane kontaktowe lub opis stanu zdrowia (opis objawów świadczących o podejrzeniu zakażenia koronawirusem) mogą być pozyskane przez Hotel (jako ADO) w celu przekazania do służb sanitarnych – dane zwykłe na podstawie art. 6 ust 1 lit c )RODO – w związku z przepisami prawa obowiązującego, a także art. 6 ust 1 lit e) RODO - do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym, natomiast dane o stanie zdrowia na podstawie art. 9 ust 2 lit i ) RODO – w interesie publicznym w dziedzinie zdrowia publicznego.
14. Przetwarzanie danych osobowych w zakresie szczepień przeciwko COVID-19 - na dobrowolny wniosek Klienta w odniesieniu do obligatoryjnych limitów w świadczeniu usług przez Hotel Swing Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie.
Klient dobrowolnie może udzielić informacji o fakcie zaszczepienia się przeciw Covid-19 w celu możliwości skorzystania z usług ponad obligatoryjny limit (dopuszczalny w obsłudze klientów, a określony dla Przedsiębiorców rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii).
Brak podania informacji o zaszczepieniu się przeciw Covid-19 i brak potwierdzenia tego adekwatnym dowodem przez Klienta (np. certyfikacja, dane udostępnione za pomocą dedykowanej do tego aplikacji) może uniemożliwić mu skorzystanie z usług Hotelu Swing w przypadku wyczerpania limitów dopuszczalnych w obsłudze Klientów w danym czasie.
W przypadku podjęcia decyzji przez Klienta o udzieleniu informacji o zaszczepieniu w.w. może dochodzić
do przetwarzania danych osobowych przez Hotel Swing Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie w zakresie:
- imienia i nazwiska;
- udostępnionego do wglądu QR kodu lub innego identyfikatora, potwierdzającego fakt zaszczepienia się
przeciw COVID-19;
- daty i rodzaju usługi realizowanej.
Dane te będą przetwarzane przez Hotel Swing Sp. z o.o. na podstawie art. 9 ust 2 lit f RODO – tj.: jako dane niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na wypadek ewentualnych kontroli w zakresie przestrzegania zasad z w.w. rozporządzenia.
15. Przetwarzanie danych osobowych w procesie realizacji usług opłacanych Bonami Turystycznymi - na mocy ustawy z dnia 15.07.2020 r. o Polskim Bonie Turystycznym (z późniejszymi zmianami).
W związku z możliwością dokonywania przez Klientów płatności w formie bonów turystycznych za usługi świadczone w Hotelu Swing, jako podmiocie uprawnionym w tym zakresie i będącym ADO, przetwarzaniu podlegać będą w tym celu dane osobowe Klienta, będącego opiekunem prawnym dziecka (x.xx.: imię i nazwisko, xxxxx, dane o zakresie wybranych usług) oraz dane osobowe dziecka (min.: imię i nazwisko, nr bonu, kod autoryzacji bonu, zakres rozliczenia, wykorzystania z bonu) – w zakresie szczegółowo opisanym w karcie rejestracyjnej, udostępnionej do wypełnienia w Recepcji Hotelu.
Dane niniejsze przetwarzane będą przez Hotel (jako ADO) na podstawie – art. 6 ust 1 lit b RODO z uwagi na świadczenie usług na mocy umowy z Klientem oraz na podstawie – art.6 ust 1 lit c RODO – z tytułu wymogów z ustawy o Polskim Bonie Turystycznym, a także na podstawie - art. 6 ust 1 lit f RODO – w prawnie uzasadnionym interesie ADO, w związku z koniecznością wykazania staranności i rzetelności postępowania w opisywanym procesie, a także z ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem, obroną roszczeń.
Czas przetwarzania danych osobowych w tym procesie będzie zdeterminowany wymogami prawa określonymi dla tej specyfiki w celu rozliczania zakresu z ADO przez instytucje uprawnione, monitorowania, przeprowadzenia u ADO ewentualnych kontroli, zarchiwizowania dokumentacji.
16. Przetwarzanie danych osobowych w procesie realizacji Programu #xxxxxxxxXxxxxx.
W przypadku uczestniczenia przez Klientów w Programie#xxxxxxxxXxxxxx i skorzystaniu w jego ramach z usług Hotelu Swing, jako podmiocie będącym ADO, przetwarzaniu podlegać będą dane osobowe Klienta zgodnie z regulaminem tego programu, dostępnym na stronach: xxx.xxxxxx.xxxxxx i xxx.xxxxxx.xx. Zakres danych osobowych tu przetwarzanych jest analogiczny jak to określono przy realizacji usług w Hotelu, ale ponadto także dane osobowe z dokumentów, pozwalające na rzetelne zweryfikowanie przez Hotel uprawnienia do uzyskania rabatu. Dane niniejsze przetwarzane będą przez Hotel (jako ADO) na podstawie – art. 6 ust 1 lit b RODO z uwagi na świadczenie usług na rzecz Klienta (z obustronną akceptacją praw i obowiązków wynikających z Programu#xxxxxxxxXxxxxx), a także na podstawie - art. 6 ust 1 lit f RODO – w prawnie uzasadnionym interesie ADO - w związku z koniecznością wykazania staranność i rzetelności postępowania w opisywanym procesie, a także z ewentualnym ustaleniem, dochodzeniem, obroną roszczeń. Czas przetwarzania danych osobowych w tym procesie będzie zdeterminowany wymogami prawa w zakresie ustawy o rachunkowości, ordynacji podatkowej, a także czasem ewentualnego ustalania, dochodzenia, czy obrony roszczeń (jak przy każdej usłudze Hotelu) oraz z uwzględnieniem specyfiki weryfikacji uprawnienia do rabatu oraz w celu rozliczania uczestnictwa w programie.
17. Przetwarzanie danych osobowych gości Hotelu Swing Sp. z o.o. w ramach usług Stacji Parkowej (w strefie zewnętrznej Parku Wodnego w Krakowie S.A.)
Dla klientów Hotelu Swing Sp. z o.o. którzy zakupili w Hotelu wejście do strefy Stacji Parkowej Parku
Wodnego w Krakowie S.A. administratorem Danych Osobowych jest Hotel Swing Sp. z o.o.
z zastrzeżeniem, iż obszar strefy Stacji Parkowej podlega monitorowaniu wizyjnemu i w tym zakresie występuje współadministrowanie danymi. Współadministratorami Danych Osobowych w tym zakresie (zwanymi dalej.: WDO) są:
• Park Wodny w Krakowie S.A., xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxx, t: 12 616 31 02, xxxxx@xxxxxxxxx.xx;
• Hotel Swing Sp. z o.o., xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 000, 00-000, t: 12 311 11 11, xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx. Monitoring wizyjny zastosowano dla celów zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, w oparciu o art. 6 ust 1 lit f) RODO (tj.: w prawnie uzasadnionym interesie WDO). Obraz z monitoringu jest rejestrowany
przez WDO w ramach porozumienia oraz ściśle określonym podziale ról i obowiązków pomiędzy dwoma w.w. podmiotami i usuwany jest poprzez nadpisywanie go po upływie 7 dni. Dane kontaktowe do IOD: xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx lub xxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx w zakresie wszelkich wyjaśnień i informacji dot. ochrony danych osobowych w ramach współadministrowania.