OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Numer postępowania: ZP-45/FRSE/2014 Załącznik nr 1 do SIWZ

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zamówienia jest organizacja Regionalnych spotkań informacyjnych
i konsultacji indywidualnych podnoszących wiedzę nt. realizacji projektów w programie Erasmus+ Młodzież na lata 2014-2020 oraz pozyskiwania środków z tego programu
w podziale na części:

część 1 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie dolnośląskim,

część 2 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie lubuskim,

część 3 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie łódzkim,

część 4 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie opolskim,

część 5 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie podkarpackim,

część 6 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie podlaskim,

część 7 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie śląskim,

część 8 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie świętokrzyskim,

część 9 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie warmińsko - mazurskim,

część 10 – zorganizowanie punktu konsultacyjno – informacyjnego programu Erasmus+ sektor Młodzież w województwie zachodniopomorskim.

1. Cel i przedmiot zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usługi zorganizowania i przeprowadzenia 2 spotkań informacyjnych w miastach wojewódzkich na temat „Jakości realizowanych projektów w programie Erasmus+ w sektorze: Młodzież” oraz prowadzenie konsultacji indywidualnych z wnioskodawcami w ramach programu Erasmus+ Młodzież.

2. Każdy Wykonawca wybrany w jednym lub dwóch województwach Polski zorganizuje i przeprowadzi 2 spotkania informacyjne w okresie od 7 września 2014 do 1 marca 2015 roku.

3. Każdy Wykonawca wybrany w jednym lub dwóch województwach Polski przeprowadzi konsultacje z wnioskodawcami i beneficjentami w okresie od 7 września 2014 do 1 marca 2015 roku i będzie dyspozycyjny w wymiarze min. 80 godzin w okresie od 7 września 2014 do 1 marca 2015 roku.

1. Powyższe spotkania i konsultacje mają na celu przekazanie uczestnikom informacji o zasadach i możliwościach uzyskania dofinansowania na działania młodzieżowe w ramach Edukacji pozaformalnej w programie Erasmus+ Młodzież a także przybliżenie zasad realizacji projektów.

2. W wyniku wyboru konsultantów powstanie regionalna sieć konsultantów programu Erasmus+ Młodzież.

2. Wymagania wobec Wykonawcy

   1. Wykonawca zobowiązany jest do organizacji spotkań informacyjnych z konsultantami z dwóch pozostałych sektorów programu Erasmus+ (Edukacja Szkolna oraz Kształcenie i Szkolenia Zawodowe) w danym województwie.

   2. Organizuje spotkania informacyjne: w tym zapewnia salę szkoleniową na min. 50 osób, niezbędny sprzęt multimedialny oraz catering.

   3. Wykonawca terminowo przedstawi raport postępu oraz sprawozdanie końcowe w celu rozliczenia finansowego oraz zakresu merytorycznego zadania zleconego przez Zamawiającego.

   4. Wykonawca uczestniczy w pełnym zakresie czasowym w obowiązkowym szkoleniu organizowanym przez Zamawiającego.

   5. Wykonawca dysponuje indywidualnym miejscem przeznaczonym na pracę konsultanta w wyznaczonych dniach roboczych tygodnia i godzinach. Miejsce jest dostępne dla osób z zewnątrz.

   6. Wykonawca dysponuje osobą, która będzie pełnić rolę konsultanta i spełnia warunki wymienione w SIWZ.

   7. Konsultant zostanie zobowiązany do podpisania Deklaracji w sprawie zapobiegania konfliktu interesów.

   8. Obowiązki konsultanta

1. Konsultant jest dyspozycyjny i dostępny w zakresie terminów i godzin konsultacji indywidualnych ustalonych wraz z Zamawiającym.

2. Konsultant prowadzi spotkania informacyjne w porozumieniu z innymi konsultantami w swoim województwie.

3. Konsultant prowadzi indywidualne konsultacje merytoryczne i finansowe dotyczące programu Erasmus+ Młodzież w formie osobistej, mailowej i telefonicznej.

4. Konsultant przedstawia do sprawozdań zestawienie przeprowadzonych konsultacji indywidualnych i spotkań informacyjnych zgodnie z harmonogramem pracy.

5. Konsultant przedstawia do sprawozdań podpisane listy uczestników spotkań informacyjnych oraz ewentualne ankiety ewaluacyjne.

3. Czas wykonywania zlecenia

1. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą na okres 1 września 2014 do 1 marca 2015.

2. Wykonawca zrealizuje 2 spotkania informacyjne ww. okresie, w tym 1 do 30 listopada 2014 roku.

3. Zamawiający zastrzega zrealizowanie 3 spotkań informacyjnych, wspólnie przez trzy sektory programu Erasmus+ (Młodzież, Edukacja Szkolna oraz Kształcenie i Szkolenia Zawodowe) w okresie 7 września – 30 listopada 2014.

4. Zamawiający zastrzega zrealizowanie jednego, indywidualnego spotkania informacyjnego przez sektor Młodzież programu Erasmus+ w okresie 1 stycznia – 1 marca 2015.

5. Wykonawca w celu udzielania konsultacji indywidualnych będzie dostępny minimum 50 godzin w okresie 7 września – 30 listopada 2014.

6. Wykonawca w celu udzielania konsultacji indywidualnych będzie dostępny minimum 30 godzin w okresie 1 stycznia – 01 marca 2015.

4. Zakres merytoryczny spotkań informacyjnych

1. Spotkania informacyjne będą oparte o wiedzę konsultantów na temat realizowania projektów, podnoszenia ich jakości i zasad rozliczania w programie Erasmus+ Młodzież.

2. Spotkania informacyjne będą oparte o stałą formę prezentacji (program) i konsultacji opartych o bazowe prezentacje multimedialne przygotowane przez pracowników FRSE.

3. Spotkania informacyjne będą miały formę wspólnego przedsięwzięcia dla trzech sektorów programu Erasmus+ (Młodzieży, Edukacji Szkolnej, Kształcenie i Szkolenia Zawodowe ) i będą prowadzone wspólnie przez 3 konsultantów (każdego z 3 ww. sektorów) w jednym województwie pod względem logistycznym i merytorycznym. Wykonawca zobowiązany będzie do uzgodnienia z Wykonawcami z pozostałych dwóch sektorów terminu i miejsca zorganizowania wspólnego spotkania informacyjnego

4. Zakres merytoryczny spotkań informacyjnych:

1. struktura Programu Erasmus+, podział na sektory i ich specyfika

2. cykl projektowy (zarządzanie i sprawozdawczość),

3. założenia jakościowe w poszczególnych sektorach i Akcjach Programów

4. priorytety programu Erasmus+

5. finanse, budżet, wytyczne do rozliczenia projektu

6. wniosek elektroniczny, procedura URF, PIC, Mobility Tool

7. poszukiwanie partnerów do realizacji projektów: eTwinning, Eurodesk, OTLAS

8. informacja na temat certyfikatów Youthpass i Europass i inne

5. Po spotkaniu konsultanci mogą prowadzić konsultacje indywidualne.

5. Organizacja spotkań

1. Spotkania informacyjne będą odbywały się w miastach wojewódzkich.

2. W każdym spotkaniu informacyjnym weźmie udział minimum 20 osób. W tym Zamawiający wymaga udział maksymalnie dwóch osób z jednej organizacji.

3. Potwierdzeniem zrealizowanego spotkania i liczby uczestniczących w nim osób będzie lista z podpisami uczestników z dnia spotkania.

4. Obowiązkiem Wykonawcy przeprowadzającego spotkanie informacyjne jest zamówienie usługi cateringowej i wynajem sali szkoleniowej wraz ze sprzętem.

5. Wykonawca zapewnia podczas spotkania informacyjnego catering. Minimalny zakres poczęstunku to: napoje (kawa, herbata, woda) oraz wyżywienie (ciastka, ciasta, kanapki, owoce).

6. Czas trwania jednodniowego spotkania to 8 godzin uwzględniając w tym przerwy.

6. Rekrutacja uczestników spotkań informacyjnych

1. Za rekrutację uczestników spotkań informacyjnych odpowiada Wykonawca.

2. Uczestnikami spotkań mogą być wyłącznie osoby spełniające warunki przystąpienia do uczestnictwa w programie Erasmus+.

3. W każdym spotkaniu informacyjnym weźmie udział minimum 20 osób. W tym Zamawiający dopuszcza udział maksymalnie dwóch osób z jednej organizacji.

4. Zamawiający nie wypłaci wynagrodzenia za zrealizowaną usługę przeprowadzenia spotkania informacyjnego, kosztów wynajęcia sali i usług cateringowych w przypadku braku minimalnej, wymaganej liczby uczestników spotkania.

5. Promocję spotkań informacyjnych i rekrutację należy przeprowadzać przez stronę internetową Wykonawcy.

6. Promocja i zaproszenie na spotkania zostaną umieszczone także na oficjalnej stronie programu Erasmus+ (xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx).

7. Zakres prac punktu konsultacyjnego

1. Wykonawca zapewnia usługi punktu konsultacyjnego w okresie 7 września 2014 do 1 marca 2015.

2. Wykonawca w celu udzielania konsultacji indywidualnych będzie dostępny minimum 50 godzin w okresie 7 września – 30 listopada 2014.

3. Wykonawca celu udzielania konsultacji indywidualnych będzie dostępny minimum 30 godzin w okresie 1 stycznia – 01 marca 2015.

4. Usługi konsultacyjne świadczone przez Wykonawcę muszą odbywać się w dni robocze, w określonym przez Wykonawcę zakresie godzin i dni.

5. Usługi konsultacyjne mogą być świadczone w formie: osobistej, telefonicznej, mailowej (konsultant wynagradzany jest za dyspozycyjność w wyznaczonych godzinach pracy).

6. Wykonawca musi zapewnić aby usługi konsultacyjne były dostępne minimum 3 godziny tygodniowo (przy czym konsultacje powinny się odbywać w dni robocze w zakresie godzin od 8:00 do 18:00), maksymalnie 80 godzin w wymienionym okresie (dotyczy paragrafu III.). Wykonawca zobowiązany jest do comiesięcznego informowania Zamawiającego (drogą mailową) o planowanych datach i godzinach konsultacji.

7. Dane teleadresowe konsultanta (adres mailowy, numer telefonu) oraz adres miejsca gdzie będzie realizowana usługa konsultacji indywidualnych zostanie zamieszczona na stronie internetowej programu Erasmus+ lub w podstronie danego sektora.

8. Narodowa Agencja programu Erasmus+ zastrzega sobie prawo weryfikacji rzetelności oraz terminowości pracy konsultanta, monitorując jakość wykonywanych zadań.

9. W przypadku stwierdzenia naruszenia jakości, terminowości oraz zasad pracy Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy z Wykonawcą.

8. Finanse

1. Wykonawca rozliczy się z Zamawiającym z poniesionych kosztów oraz realizacji umowy w podziale czasowym:

1. – sprawozdanie do 5 grudnia 2014

2. – sprawozdanie do 10 marca 2015

2. Każde sprawozdanie w celu oceny realizacji zleconych zadań i jako podstawa do wypłaty środków finansowych musi być poparte:

   1. listami obecności ze zrealizowanych spotkań,

   2. zestawieniem przeprowadzonych konsultacji i spotkań informacyjnych (harmonogram pracy konsultanta),

   3. sprawozdaniem – raportem merytorycznym z każdego ze spotkań

   4. 3 fakturami/rachunkami za: usługi konsultacyjno - informacyjne, wynajem sal, usługi cateringowe.

Uwaga! W przypadku gdy Wykonawca nie jest płatnikiem Vat wraz z rachunkiem za wykonaną usługę przedstawia faktury Vat od firm świadczących usługi wynajmu sal oraz usługi cateringowe.

3. Wykonawca na realizację umowy w okresie od 7 września do 30 listopada 2014 roku może otrzymać wynagrodzenie na realizacje działań konsultacyjno-informacyjnych w jednym województwie w maksymalnej kwocie 7975,00 pln brutto, w tym maksymalnie:

   1. kwotę 1200,00 pln brutto w zakresie kosztów osobowych (za zorganizowanie i przeprowadzenie jednego spotkania informacyjnego)

   2. kwotę 2500,00 pln brutto w zakresie kosztów osobowych (za usługi konsultacyjno – informacyjne (50 godzin))

   3. kwotę 3275 pln brutto - koszty cateringu,

   4. kwotę 1000 pln brutto – koszt wynajmu sali.

4. Wykonawca może otrzymać wynagrodzenie na realizacje działań konsultacyjno-informacyjnych w okresie od 1 stycznia do 1 marca 2015 roku w jednym województwie w maksymalnej kwocie 3900,00 pln brutto, w tym maksymalnie:

   1. kwotę 400,00 pln brutto w zakresie kosztów osobowych (za zorganizowanie i przeprowadzenie jednego spotkania informacyjnego)

   2. kwotę 1500,00 pln brutto w zakresie kosztów osobowych (za usługi konsultacyjno – informacyjne (30 godzin))

   3. kwotę 1000,00 pln brutto - koszty cateringu

   4. kwotę 1000,00 pln brutto – koszt wynajmu sali.

5. Łącznie wykonawca na zrealizowanie zadania w okresie 7 września 2014 do 1 marca 2015 może otrzymać maksymalnie: 11 875,00 pln.

6. Zamawiający zastrzega zrealizowanie 3 spotkań informacyjnych, wspólnie przez trzy sektory w okresie 7 września – 30 listopada 2014, co łączy się z obsługą logistyczną i finansową jednego z trzech, wspólnych spotkań przez Wykonawcę.

7. Wykonawca z każdego sektora opłaci jedno spotkanie z trzech w okresie 7 września – 30 listopada 2014

8. Wykonawca jest zobowiązany uczestniczyć we wszystkich 3 spotkaniach informacyjnych, realizowanych wspólnie przez trzy sektory w okresie 7 września – 30 listopada 2014

9. Wykonawca otrzyma środki zgodnie z umową po zrealizowaniu zleconego zadania w dwóch transzach za dwa okresy pracy wskazane w pkt. 1. niniejszego paragrafu.

9. Zobowiązania FRSE

1. Zamawiający będzie zamieszczał informację na temat spotkań informacyjnych (rekrutacji) oraz zakresu udzielania konsultacji na stronie xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx.

2. Zamawiający zaplanuje i przeprowadzi szkolenie konsultantów w okresie 2-6 września 2014.

3. Zamawiający na szkoleniu przedstawi jednolity program, obowiązujący na spotkaniach informacyjnych, które zrealizuje Wykonawca.

4. Zamawiający dostarczy bazowe prezentacje multimedialne nt. programu Erasmus+, Akcji Kluczowych w sektorze Młodzież, obowiązujących systemach on-line (URF, PIC, Mobility Tool itp.).

5. Zamawiający w ograniczonej ilości zabezpieczy i prześle Wykonawcy materiały na spotkania informacyjne w postaci długopisów, notesów, teczek oraz publikacje i ulotki promujące Program.

6. Zamawiający zapewnia możliwość ciągłej konsultacji w kwestiach merytoryczno – finansowych z pracownikami programu Erasmus+ Młodzież w formie telefonicznej i mailowej w celu doskonalenia wiedzy konsultantów.

10. Szkolenie konsultantów

1. Konsultant zobowiązany jest do uczestnictwa w 4 dniowym szkoleniu realizowanym przez Zamawiającego.

2. Szkolenie odbędzie się w Warszawie lub Konstancinie – Jeziornej w dniach 2-6 września 2014 roku.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy w przypadku braku obecności lub niepełnej obecności konsultanta na szkoleniu.

4. Koszty zakwaterowania, wyżywienia, materiałów szkoleniowych zostaną pokryte przez Zamawiającego.

5. Zamawiający nie zwraca kosztów podróży za udział w szkoleniu konsultantów.