Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w Krakowie w dniu 2019 r. pomiędzy:

SPZOZ Szpitalem Uniwersyteckim w Krakowie xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000024155, NIP 000-00-00-000, REGON: 000288685, reprezentowanym przez:

…………………………………………. zwanym dalej „Administratorem Danych”, a

…………………………………………………………………………………………………

… …………………………….., zwanym dalej Wykonawcą, reprezentowanym przez:

……………………………………………………… zwanym dalej „Podmiotem Przetwarzającym”, zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

Mając na uwadze, że Xxxxxx łączy umowa/umowy w związku z realizacją których przetwarzane są

dane osobowe, a także w związku z faktem, iż od dnia 25 maja 2018 r. Strony zobowiązane są do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Strony postanawiają zawrzeć umowę o następującej treści:

§ 1

Przedmiot Umowy Powierzenia

1. Niniejsza umowa ramowa powierzenia przetwarzania danych osobowych („Umowa Powierzenia”) ma zastosowanie do wszystkich umów zawartych pomiędzy Stronami („Umowy Główne”), których zakres przedmiotowy jest zgodny z zakresem określonym w pkt. 1 „Charakter przetwarzania” ust 1 Załącznika nr 2 do niniejszej Umowy Powierzenia oraz na podstawie których Podmiot Przetwarzający w celu realizacji przedmiotu Umowy Głównej przetwarza dane osobowe, których administratorem jest Szpital Uniwersytecki, na warunkach określonych w § 2 oraz w Załączniku nr 2 do niniejszej Umowy Powierzenia.

2. Wykaz Umów Głównych obowiązujących pomiędzy Stronami, do których ma zastosowanie niniejsza Umowa Powierzenia, zawarty jest w załączniku nr 1 do niniejszej Umowy Powierzenia. Niniejsza Umowa Powierzenia reguluje wzajemne prawa i obowiązki Stron w zakresie przetwarzania danych osobowych wynikających z Umów Głównych i zastępuje w tym zakresie postanowienia Umowy Głównej.

3. Strony zgodnie postanawiają, że niniejsza Umowa Powierzenia będzie mieć również zastosowanie do wszelkich umów, które zostaną zawarte w przyszłości pomiędzy Stronami, a ich zakres przedmiotowy będzie zgodny z zakresem określonym w pkt.1 „Charakter przetwarzania” ust 1 Załącznika nr 2 do niniejszej Umowy Powierzenia oraz na podstawie których Podmiot Przetwarzający będzie wykonywał czynności wymagające przetwarzania danych osobowych, których administratorem jest Szpital Uniwersytecki, na warunkach określonych w § 2 oraz

Załączniku nr 2 do niniejszej Umowy Powierzenia, chyba że co innego będzie wynikać z tych umów.

§ 2

Warunki przetwarzania

1. Szpital Uniwersytecki w Krakowie oświadcza, że jest administratorem danych osobowych powierzonych do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia.

2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową Powierzenia, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (zwanym dalej

„RODO”), oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych, a także innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane będą przetwarzane (w tym, w odniesieniu do danych osobowych pacjentów, w szczególności ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, zwaną dalej „UPP”, ustawą z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia).

3. Administrator Danych, na podstawie art. 28 RODO oraz art. 24 ust. 4 UPP (w odniesieniu do danych osobowych pacjentów) powierza Podmiotowi Przetwarzającemu do przetwarzania, a Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu Umowy Głównej oraz przez okres obowiązywania Umowy Głównej.

4. Szczegóły dotyczące danych powierzonych do przetwarzania, a w szczególności charakter przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, zostały określone w załączniku nr 2, który stanowi integralną część Umowy Powierzenia.

§ 3

Obowiązek zachowania tajemnicy

1. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się, że do przetwarzania danych osobowych zostaną dopuszczone wyłącznie osoby upoważnione przez niego do przetwarzania powierzonych danych osobowych, zgodnie z art. 29 RODO oraz przeszkolone z zakresu przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

2. Podmiot Przetwarzający zobowiąże osoby, o których mowa w ust. 1 do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia w trakcie ich zatrudnienia jak również po jego ustaniu.

3. Zobowiązanie, o którym mowa w ust. 2 niniejszego paragrafu ma zastosowanie również po śmierci pacjenta w zakresie jakim obowiązek zachowania w tajemnicy danych osobowych wywodzi się z realizacji świadczeń zdrowotnych.

§ 4

Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego

1. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora Danych. Za udokumentowane polecenie uznaje się usługi zlecone przez Administratora Danych do wykonywania Podmiotowi Przetwarzającemu na podstawie Umowy Głównej.

2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych,

do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzykom związanym z przetwarzaniem powierzonych danych osobowych, zgodnie z art. 32 RODO.

3. Podmiot Przetwarzający, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, zobowiązuje się pomagać w miarę możliwości Administratorowi Danych poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO.

4. Podmiot Przetwarzający, uwzględniając charakter przetwarzania oraz dostępne mu informacje, zobowiązuje się pomagać Administratorowi Danych wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

5. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się bez zbędnej zwłoki zawiadomić Administratora Danych o wszelkich przypadkach naruszenia ochrony danych osobowych powierzonych do przetwarzania na podstawie niniejszej Umowy Powierzenia, zgodnie z art. 33 RODO. Zawiadomienie, o którym mowa w zdaniu poprzednim Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest zgłosić drogą mailową pod adres: xxxx.xxxxxxx@xx.xxxxxx.xx

6. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

7. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia Administratorowi Danych wszelkiej niezbędnej pomocy podczas kontroli organu właściwego w sprawie ochrony danych osobowych. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się w szczególności do udostępnienia dokumentów i zapisów, umożliwienia wglądu w informacje przechowywane na nośnikach danych i w systemach informatycznych oraz udzielania Administratorowi Danych stosownych do przedmiotu kontroli wyjaśnień.

8. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do wykonania czynności, o których mowa w ust. 8 niniejszego paragrafu bez zbędnej zwłoki jednak nie później niż w terminie wskazanym przez Administratora Danych

§ 5

Prawo kontroli

1. Administrator Danych, zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) RODO, ma prawo kontroli, czy Podmiot Przetwarzający przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu powierzonych danych osobowych spełnia wymagania RODO i niniejszej Umowy Powierzenia, w tym:

a. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Administratorowi Danych wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na Podmiocie Przetwarzającym.

b. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się umożliwić Administratorowi Danych lub audytorowi upoważnionemu przez Administratora Danych przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy podejmowanych działaniach. Administrator Danych zawiadomi Podmiot Przetwarzający o zamiarze przeprowadzenia audytu co najmniej 5 dni przed rozpoczęciem czynności kontrolnych.

2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do zastosowania ewentualnych zaleceń pokontrolnych Administratora Danych dotyczących ochrony powierzonych danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania, o ile zalecenia te są zgodne z niniejszą Umową Powierzenia i obowiązującymi przepisami prawa.

3. W przypadku stwierdzenia w wyniku czynności kontrolnych naruszeń postanowień niniejszej Umowy lub przepisów o ochronie danych osobowych Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest

do ich usunięcia w terminie wskazanym przez Administratora Danych w wezwaniu do usunięcia stwierdzonych uchybień.

§ 6

Korzystanie z usług innego podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot Przetwarzający może powierzyć dane osobowe do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania Umowy Głównej i po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora Danych.

2. Administrator danych udziela odpowiedzi na wniosek o wyrażenie zgody na powierzenie danych osobowych do przetwarzania innemu podmiotowi w terminie 14 dni od odebrania wniosku. Termin ten może być zawieszony do momentu, gdy Administrator Danych otrzyma wszystkie dodatkowe informacje, niezbędne dla wykazania spełniania przez ten inny podmiot wymogów spoczywających na podmiotach przetwarzających.

3. Przekazanie powierzonych danych osobowych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na podstawie uprzedniej zgody Administratora Danych udzielonej w formie pisemnej pod rygorem nieważności chyba, że obowiązek taki nakładają na Podmiot Przetwarzający przepisy prawa. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot Przetwarzający informuje Administratora Danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

4. Dalsze powierzenie przetwarzania danych podwykonawcy wymaga zawarcia umowy w formie pisemnej przez Podmiot Przetwarzający z podwykonawcą. Zawarta umowa powinna precyzować: przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania danych oraz rodzaj danych i kategorie osób, których dane dotyczą, oraz zobowiązywać podwykonawcę, do spełniania tych samych obowiązków , jakie zostały nałożone na Podmiot Przetwarzający w art. 28 RODO oraz niniejszej Umowie Przetwarzania, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom RODO.

5. Podmiot Przetwarzający ponosi wobec Administratora Danych pełną odpowiedzialność w razie niewywiązywania się podwykonawcy ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych.

§ 7

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody poniesione przez osobę, której dane dotyczą lub Administratora Danych z tytułu działań niezgodnych z zapisami niniejszej Umowy Powierzenia, RODO oraz krajowymi przepisami o ochronie danych osobowych, a także innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, chroniącymi prawa osób, których dane będą przetwarzane, w tym w szczególności za niezgodne z treścią Umowy Powierzenia udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych.

2. Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora Danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot Przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie Powierzenia, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu Przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie Przetwarzającym tych danych osobowych.

§8

Usunięcie danych

Podmiot Przetwarzający po zakończeniu realizacji przedmiotu niniejszej Umowy Powierzenia, jest zobowiązany, w zależności od pisemnej decyzji Administratora Danych, do usunięcia lub zwrócenia Administratorowi Danych wszelkich powierzonych danych osobowych oraz usunięcia wszelkich ich istniejących kopii, chyba że obowiązujące przepisy prawa zobowiązują Podmiot Przetwarzający do przechowywania danych osobowych.

§ 9

Obowiązywanie Umowy Powierzenia

1. Niniejsza Umowa Powierzenia zostaje zawarta na czas obowiązywania odpowiednio każdej Umowy Głównej.

2. Administrator Danych jest uprawniony do rozwiązania niniejszej Umowy Powierzenia w trybie natychmiastowym, w przypadku niespełniania przez Podmiot Przetwarzający wymagań wynikających z art. 28 RODO lub rażącego naruszenia postanowień niniejszej Umowy Powierzenia, w szczególności, gdy Podmiot Przetwarzający:

a) nie usunął uchybień pokontrolnych w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 3;

b) wykorzystał powierzone dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą Umową Powierzenia;

c) powierzył przetwarzanie przekazanych danych osobowych innemu podmiotowi bez uzyskania zgody Administratora Danych;

d) uchybi obowiązkowi wskazanemu w § 4 ust. 5 niniejszej Umowy Powierzenia w szczególności, gdy uchybienie takie będzie rodziło negatywne konsekwencje po stronie Administratora Danych.

§ 10

Wynagrodzenie

Niniejsza umowa zostanie zrealizowana przez Podmiot Przetwarzający w ramach wynagrodzenia przysługującego z tytułu wykonania Umowy Głównej.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy Powierzenia powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Umową Powierzenia zastosowanie mają właściwe przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu cywilnego oraz RODO.

3. Niniejszą Umowę powierzenia sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

4. Strony zobowiązują się do polubownego i w dobrej wierze rozwiązywania wszelkich sporów mogących powstać na tle realizacji niniejszej umowy.

5. W przypadku braku porozumienia wszelkie spory wynikające w związku z realizacją niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd powszechny właściwy miejscowo dla Administratora Danych.

6. Żadna ze Stron nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z niniejszej Umowy na osoby trzecie bez pisemnej zgody drugiej Strony.

Administrator Danych Podmiot Przetwarzający

Załącznik nr1:

Wykaz Umów Głównych obowiązujących pomiędzy Stronami na dzień

………………………………., do których ma zastosowanie niniejsza Umowa Powierzenia

Numer umowy	Tytuł umowy
SU DOP …………….	…………………….

Załącznik nr 2 do Umowy Powierzenia

1. Charakter przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzać powierzone dane osobowe w sposób regularny w ramach wykonywania czynności przetwarzania wynikających z Umowy Głównej, tj. wykonywanie usług polegających na przewożeniu pacjentów Szpitala Uniwersyteckiego w Krakowie.

2. Powierzone do przetwarzania dane mogą być przetwarzane w postaci tradycyjnej (papierowej).

3. Powierzone do przetwarzania dane osobowe mogą podlegać następującym operacjom lub zestawom operacji przetwarzania: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie - w celu i zakresie adekwatnych dla prawidłowej realizacji Umowy Głównej.

2. Kategorie osób, których dane dotyczą

Osoby, których dotyczą powierzone do przetwarzania dane osobowe, należą do następujących kategorii:

a. Pacjenci – osoby zwracające się o udzielenie świadczeń zdrowotnych lub korzystające ze świadczeń zdrowotnych udzielanych przez Administratora Danych – dla których lub na rzecz których wykonywane są usługi transportu;

b. Osoby upoważnione przez pacjenta do uzyskiwania informacji o jego stanie zdrowia i udzielonych świadczeniach zdrowotnych lub do uzyskiwania jego dokumentacji medycznej, przedstawiciele ustawowi oraz opiekunowie faktyczni pacjenta.

c. Personel medyczny Administratora Danych – osoby wykonujące zawód medyczny, które udzielają świadczeń opieki zdrowotnej lub świadczą usługi farmaceutyczne w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z Administratorem Danych, w szczególności zlecające transport, potwierdzające przekazanie lub przejęcie pacjenta.

d. Personel medyczny zewnętrzny – osoby wykonujące zawód medyczny, które udzielają świadczeń opieki zdrowotnej lub świadczą usługi farmaceutyczne w ramach stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej z innym podmiotem leczniczym lub w formie praktyk zawodowych poza Szpitalem.

3. Rodzaj danych osobowych

Powierzone do przetwarzania dane osobowe obejmują dane zawarte w dokumentacji wykonywanych usług transportu medycznego oraz w przewożonej dokumentacji medycznej zgodnie z postanowieniami Umowy Głównej i należą do następujących kategorii danych:

x. xxxx osobowe pacjentów:

− dane zwykłe: oznaczenie pacjenta pozwalające na ustalenie jego tożsamości: nazwisko i imię (imiona), data urodzenia, oznaczenie płci, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, jeżeli został nadany, w przypadku noworodka - numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, oraz inne dane osobowe, zgodnie z art. 25 ust. 1 UPP,

− szczególne kategorie danych: dane dotyczące zdrowia, tj. opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych, zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 3 UPP oraz § 10 ust. 1 pkt. 3 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, w

szczególności dane dotyczące przewozu: data, trasa realizacji, zalecenia dotyczące sposobu przewozu, forma odpłatności.

b. dane zwykłe osób upoważnionych przez pacjenta, przedstawicieli ustawowych lub opiekunów faktycznych pacjenta: dane identyfikujące (imię i nazwisko).

c. dane zwykłe personelu medycznego Administratora Danych i personelu medycznego zewnętrznego, tj.:

− oznaczenie osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych oraz osoby kierującej na badanie diagnostyczne, konsultacje lub leczenie, nazwisko i imię, tytuł zawodowy, uzyskane specjalizacje, numer prawa wykonywania zawodu oraz inne dane osobowe, zgodnie z § 10 ust. 1 pkt. 5 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

− oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych (w przypadku zewnętrznej praktyki zawodowej): nazwa podmiotu, kod resortowy, adres miejsca udzielania świadczeń zdrowotnych.