Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w przetargu nieograniczonym na

Zamawiający

Narodowe Centrum Kultury ul. Płocka 13, 01–231 Warszawa

tel. 00 0 000 000, faks 00 0 000 000

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w przetargu nieograniczonym na

kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi

o wartości powyżej progu określonego w art. 11 ust. 8

ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.)

Sprawa numer DA.261.9.15

Warszawa, dnia 14.01.2015 r.

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia, dalej jako SIWZ, zwana również instrukcją dla Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.) zwanej dalej w skrócie upzp, na kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi o wartości powyżej progu określonego w art. 11 ust. 8 upzp.

§ 1. Opis sposobu przygotowywania oferty

1. Oferta musi być przygotowana zgodnie z formularzami, które stanowią dodatki do instrukcji dla Wykonawców i zgodnie z wymaganiami niniejszego SIWZ oraz ustawy prawo zamówień publicznych.

2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez tego Wykonawcę.

3. Dopuszcza się możliwość składania jednej oferty przez dwa lub więcej podmiotów (konsorcjum), pod warunkiem, że Wykonawcy spełnią następujące wymagania:

3.1. przynajmniej jeden z Wykonawców spełnia warunki udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego określone w § 2 ust. 1,

3.2. każdy z Wykonawców wchodzący w skład konsorcjum złoży dokumenty, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 2.2 oraz 2.3 niniejszej SIWZ,

3.3. pozostałe dokumenty w imieniu konsorcjum składa ten lub ci spośród Wykonawców wchodzących w skład konsorcjum, od których niniejsza SIWZ lub umowa regulująca zasady współpracy wymaga potwierdzenia spełniania warunku,

3.4. Wykonawcy występujący wspólnie (konsorcjum) ustanowią pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Wraz z ofertą należy przedstawić stosowne pełnomocnictwo przewidujące ich sposób współdziałania oraz zakres odpowiedzialności.

4. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.

6. Zamawiający przewiduje udzielanie zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 upzp do wysokości 30% zamówienia podstawowego.

7. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej.

8. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.

9. Zamawiający nie przeprowadził dialogu technicznego przed wszczęciem postępowania.

10. W postępowaniu będzie żądane wadium w kwocie 20 000,00 zł (słownie: dwadzieścia tysięcy zł).

11. W postępowaniu nie będzie żądane wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

12. Oferta oraz dokumenty określone w § 2 SIWZ winny być trwale ze sobą spięte.

13. Oferta oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do SIWZ, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami, co do ich treści.

14. Oferta winna być sporządzona na piśmie (ręcznie, na maszynie do pisania lub w postaci wydruku komputerowego), w języku polskim, w formie zapewniającej czytelność jej treści.

15. Wszystkie strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być zaparafowane przez Wykonawcę. Wszelkie zmiany w treści oferty (poprawki, przekreślenia, dopiski) powinny być zaparafowane przez Wykonawcę – w przeciwnym wypadku nie będą uwzględniane.

16. Strony oferty zawierające jakąkolwiek treść winny być kolejno ponumerowane (z zastrzeżeniem sytuacji opisanej w pkt 19). W treści oferty winna być umieszczona informacja o łącznej liczbie stron oferty wraz z liczbą i wykazem załączników do oferty.

17. Ofertę należy złożyć w formie oryginału. Pozostałe dokumenty z wyłączeniem pełnomocnictwa do złożenia oferty należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczenie za zgodność z oryginałem winno być

sporządzone w sposób umożliwiający identyfikację podpisu (np. wraz z imienną pieczątką osoby poświadczającej kopię dokumentu za zgodność z oryginałem).

18. O ile nie wynika to z innych dokumentów załączonych przez Wykonawcę, do oferty powinno być załączone pełnomocnictwo do jej podpisania w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do złożenia oferty upoważnia również do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii wszystkich dokumentów składanych wraz z ofertą, chyba że z treści pełnomocnictwa wynika co innego.

19. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86 ust. 4 upzp.

20. Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jego zawartości, bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy wraz z numerami telefonów kontaktowych oraz zaadresowane na następujący adres Zamawiającego:

oraz opisane:

Narodowe Centrum Kultury

ul. Płocka 13, 01–231 Warszawa

„Oferta na kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi.

Nie otwierać przed godz. 10:30 dnia 30.01.2015 r.”

21. Przed upływem terminu składania ofert Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty. Zmiany winny być doręczone Zamawiającemu na piśmie przed upływem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian winno być opakowane tak jak oferta, ale opakowanie winno zawierać dodatkowe oznaczenie wyrazem: ZMIANA.

22. Niespełnienie wymagań określonych w pkt 12, 15, 16, 19, 20 nie będzie skutkować odrzuceniem oferty, lecz wszelkie negatywne konsekwencje mogące wyniknąć z nie zachowania tych wymagań będą obciążały Wykonawcę.

23. Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania, z uwzględnieniem przepisu art. 93 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych.

24. Kompletna oferta powinna zawierać:

24.1. prawidłowo wypełniony formularz oferty (załącznik nr 1 do SIWZ),

24.2. pełnomocnictwo (o ile zostało udzielone),

24.3. oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu,

24.4. dowód wniesienia wadium.

§ 2. Warunki, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz wymagane dokumenty

1. Warunki wymagane od Wykonawców.

O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1.1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

1.2. posiadania wiedzy i doświadczenia, tj. wykonania – w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie – co najmniej 3 usług, w tym:

1.2.1. co najmniej jednej usługi polegającej na organizacji kongresu/konferencji na co najmniej 700 osób, na kwotę nie mniejszą niż 400 000,00 zł brutto w ramach których Wykonawca zobowiązany był w szczególności do:

1.2.1.1. zapewnienia noclegów dla co najmniej 400 uczestników,

1.2.1.2. zapewnienia kompleksowej obsługi uczestników polegającej x.xx. na ich rejestracji, prowadzeniu recepcji, udzielaniu niezbędnych informacji,

1.2.1.3. przygotowania materiałów promocyjnych (druk, produkcja gadżetów),

1.2.1.4. rejestracji oraz przesyłania strumieniowego on-line poprzez stronę www wydarzeń mających miejsce podczas kongresu/konferencji,

1.2.1.5. zapewnienia usług tłumaczenia symultanicznego z języka polskiego na język angielski wraz z zapewnieniem tłumaczy oraz niezbędnej infrastruktury technicznej (sprzęt do tłumaczeń) podczas kongresu/konferencji

1.2.2. co najmniej dwóch usług polegających na organizacji kongresu/konferencji na co najmniej 500 osób każda, na kwotę nie mniejszą niż 300 000,00 zł brutto każda, w ramach których Wykonawca zobowiązany był w szczególności do:

1.2.2.1. zapewnienia noclegów dla co najmniej 300 uczestników,

1.2.2.2. zapewnienia kompleksowej obsługi uczestników polegającej x.xx. na ich rejestracji, prowadzeniu recepcji, udzielaniu niezbędnych informacji,

1.2.2.3. przygotowania materiałów promocyjnych (druk, produkcja gadżetów),

1.2.2.4. rejestracji oraz przesyłania strumieniowego on-line poprzez stronę www wydarzeń mających miejsce podczas kongresu/konferencji,

1.2.2.5. zapewnienia usług tłumaczenia symultanicznego z języka polskiego na język angielski wraz z zapewnieniem tłumaczy oraz niezbędnej infrastruktury technicznej (sprzęt do tłumaczeń) podczas kongresu/konferencji,

Maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 10

1.3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. dysponuje zespołem składającym się co najmniej z:

1.3.1. jednego koordynatora organizacyjnego mającego doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu/koordynowaniu przebiegu co najmniej dwóch kongresów/konferencji na co najmniej 500 uczestników każdy oraz biegle posługującego się językiem angielskim,

1.3.2. dwóch koordynatorów ds. logistyki transportu mających doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu/koordynowaniu przewozu uczestników podczas co najmniej dwóch kongresów/konferencji,

1.3.3. jednego koordynatora technicznego mającego doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w nadzorowaniu/koordynowaniu prac/działań związanych z montażem oraz demontażem infrastruktury nagłośnieniowej, oświetleniowej oraz technicznej podczas co najmniej dwóch kongresów/konferencji,

1.3.4. dwóch koordynatorów ds. rekrutacji i rejestracji mających doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert przy nadzorowaniu/koordynowaniu prac/działań związanych z rekrutacją, zarejestrowaniem oraz wyrejestrowaniem uczestników co najmniej dwóch kongresów/konferencji oraz biegle posługujących się językiem angielskim,

1.3.5. jednego koordynatora ds. produkcji audio i audio-video on-line podczas całego wydarzenia, mającego doświadczenie w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w produkcji co najmniej 3 materiałów audio-video z co najmniej 3 wydarzeń oraz realizacji transmisji on-line co najmniej 3 wydarzeń,

1.3.6. dwóch tłumaczy do tłumaczeń symultanicznych z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski posiadających znajomość słownictwa związanego z muzealnictwem oraz:

1.3.6.1. co najmniej pięcioletnie doświadczenie w tłumaczeniu symultanicznym z języka polskiego na język angielski oraz

1.3.6.2. ukończone studia wyższe magisterskie na kierunku filologia angielska lub ukończone magisterskie studia wyższe na innym kierunku i studia

podyplomowe w zakresie tłumaczeń dla języka angielskiego lub certyfikat C2 (poziom biegły) tłumaczonego języka zgodnie z założeniami Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (Common European Framework of Reference for Languages),

1.3.7. jednego tłumacza do tłumaczenia pisemnego z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski posiadającego znajomość słownictwa związanego z muzealnictwem oraz:

1.3.7.1. co najmniej trzyletnie doświadczenie w tłumaczeniu pisemnym z języka polskiego na język angielski i z języka angielskiego na język polski oraz

1.3.7.2. ukończone studia wyższe magisterskie na kierunku filologia angielska lub ukończone magisterskie studia wyższe na innym kierunku i studia podyplomowe w zakresie tłumaczeń dla języka angielskiego lub certyfikat C2 (poziom biegły) tłumaczonego języka zgodnie z założeniami Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (Common European Framework of Reference for Languages).

1.4. sytuacji ekonomicznej i finansowej

1.4.1. posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności w zakresie Przedmiotu zamówienia z sumą gwarancyjną co najmniej 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy zł) dla jednego zdarzenia.

Wykonawca może polegać na wiedzy, doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych lub ekonomicznych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia.

2. Dokumenty wymagane dla potwierdzenia warunków, jakie muszą spełniać Wykonawcy oraz dokumenty potwierdzające spełnianie przez oferowane dostawy, usługi, roboty budowlane wymagań określonych przez Zamawiającego:

2.1. podpisane oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 1 upzp (załącznik nr 2 do SIWZ),

2.2. podpisane oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 upzp (załącznik nr 3 do SIWZ),

2.3. podpisane oświadczenie Wykonawcy o przynależności do grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dn. 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, ze zm.) (załącznik nr 4 do SIWZ),

2.4. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert),

2.5. wykaz wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie – usług, o których mowa w

§ 2 pkt 1.2.1 z załączeniem dowodów, czy usługa ta została wykonana należycie (załącznik nr 6 SIWZ).

2.6. wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie wraz z informacjami o posiadanym doświadczeniu (Załącznik nr 7 do SIWZ).

2.7. opłacona polisa a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z Przedmiotem zamówienia, zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 1.4 ppkt 1.4.2 niniejszej SIWZ.

3. Inne dokumenty wymagane przez Zamawiającego: formularz cenowy służący dokonaniu rozliczenia (załącznik nr 8 do SIWZ). Dokument ten będzie miał charakter wyłącznie informacyjny i nie będzie podlegał ocenie.

4. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2.4 powyżej składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości (wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert).

5. Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski.

6. Wymagane dokumenty powinny być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy z wyjątkiem oświadczeń, o których mowa w ust. 2 pkt. 2.1, 2.2 oraz 2.3 powyżej, które powinny być przedstawione w oryginale. W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub przez te podmioty

7. Jeżeli Wykonawcy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Stosowne pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie należy dołączyć do oferty.

8. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie.

9. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na podstawie dokumentów i oświadczeń złożonych przez Wykonawcę stanowiących załączniki oferty. Ocena będzie dokonana metodą: spełnia – nie spełnia.

§ 3. Określenie przedmiotu zamówienia łącznie z wyszczególnieniem wszelkich dodatkowych usług, które mają być wykonane w ramach umowy

I. Szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Łodzi w Hotelu DoubleTree by Xxxxxx przy ul. Łąkowej 29 i w Wytwórni przy ul. Łąkowej 29 w dniach 23-24-25 kwietnia 2015 r. (czwartek-piątek-sobota) trzydniowego I Kongresu Muzealników Polskich dla nie więcej niż 1200 uczestników każdego dnia.

Szczegółowy zakres Przedmiotu zamówienia został opisany w załączniku numer 9 do niniejszej SIWZ.

§ 4. Pożądany lub wymagany termin wykonania umowy

Zamówienie powinno być wykonane w terminie 23-24-25.04.2015 r.

§ 5. Opis kryterium, którym zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty

Oznaczenie kryterium	Kryterium	Liczba pkt
C	Cena za kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi	80
D	Doświadczenie Wykonawcy	20
RAZEM		100

1. Kryterium (C): Cena za kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi.

1.1. Wykonawca oblicza cenę oferty na realizację Przedmiotu zamówienia biorąc pod uwagę wartość netto. Następnie oblicza wysokość podatku VAT i ustala cenę. Cena ta będzie brana pod uwagę przez Komisję w trakcie wyboru najkorzystniejszej oferty.

1.2. Podczas oceny ofert w/w kryterium oceny stosowany będzie następujący sposób obliczenia: oferta z najniższą ceną ofertową uzyska maksymalną liczbę punktów przewidzianą dla tego kryterium, tj. Cmin = 80 pkt. Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: C = (Cmin : Cb) × 80 pkt., gdzie: Cmin - cena oferty minimalnej, Cb - cena oferty badanej.

1.3. Cena musi obejmować wszystkie elementy związane z realizacją zamówienia.

2. Kryterium (D): Doświadczenie Wykonawcy

2.1. podczas oceny ofert w/w kryterium stosowany będzie następujący sposób obliczenia: oferta z najwyższą liczbą wykonanych usług spełniających warunek, o którym mowa w § 2 ust. 1.2 niniejszej SIWZ uzyska maksymalną liczbę punktów, tj. Dmax = 20 pkt. Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: D = (Db : Dmax) × 20 pkt., gdzie: Dmax - oferta z najwyższą liczbą wykonanych usług, Db – liczba usług w ofercie badanej.

2.2. maksymalna liczba usług, która będzie stanowiła podstawę oceny ofert to 10.

3. Ostateczna ocena oferty stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w obu kryteriach: O = C + D.

§ 6. Wskazanie miejsca i terminu składania ofert

1. Oferty należy złożyć w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, xx. Xxxxxx 00, na recepcji do godziny 10:00 w dniu 30.01.2015 r. pod rygorem nie rozpatrzenia oferty wniesionej po tym terminie bez względu na przyczyny opóźnienia.

2. Zamawiający może przed terminem składania ofert przedłużyć termin ich składania z inicjatywy własnej lub przychylając się do wniosku podmiotu, który z przyczyn od siebie niezależnych nie jest w stanie złożyć oferty w terminie.

§ 7. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą

1. Wykonawca będzie związany ofertą przez 60 dni od upływu terminu składania ofert.

2. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, o którym mowa w pkt. 1, z zastrzeżeniem że Zamawiający może tylko raz, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

3. Wniesienie odwołania po upływie terminu do składania ofert zawiesza bieg terminu związania ofertą do czasu ogłoszenia orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą.

§ 8. Wskazanie miejsca i terminu otwarcia ofert

Oferty zostaną otwarte w Narodowym Centrum Kultury, Warszawa, xx. Xxxxxx 00, o godzinie 10:30 w dniu 30.01.2015 r.

§ 9. Informacje dotyczące wadium

1. Warunkiem udziału w niniejszym postępowaniu jest wniesienie wadium w wysokości 20 000,00 PLN (słownie: dwadzieścia tysięcy PLN).

2. Wadium musi być wniesione przed upływem terminu składania ofert.

3. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na wskazane konto Zamawiającego: 29 1060 0076 0000 3210 0014 9141.

4. Xxxxxx za wniesione uznaje się z chwilą jego wpłynięcia na wskazane konto Zamawiającego.

5. Wadium może być wnoszone w formach określonych w art. 45 upzp.

6. Wadium wnoszone w formach określonych w art. 45 ust. 2-5 upzp, musi zawierać zobowiązanie gwaranta lub poręczyciela z tytułu wystąpienia zdarzeń, o których mowa w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy czym:

6.1. dokumenty te będą zawierały klauzule zapłaty sumy wadialnej na rzecz zamawiającego bezwarunkowo i na pierwsze żądanie,

6.2. dokumenty te zostaną złożone w oryginale.

7. Zamawiający zwraca wadium w przypadkach określonych w art. 46 upzp.

8. W przypadku wniesienia wadium w formie innej niż w pieniądzu, Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty dokument stwierdzający ustanowienie poręczenia lub gwarancji w oryginale.

§ 10. Informacje o trybie otwarcia i oceny ofert

1. Wykonawcy mogą być obecni przy otwieraniu ofert i zgłaszać na piśmie oświadczenia do protokołu.

2. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

3. Podczas otwarcia zostaną ogłoszone nazwy i adresy Wykonawców oraz ceny ofert.

4. Oferty zostaną sprawdzone czy zostały sporządzone zgodnie z przepisami ustawowymi i zaproszeniem do składania ofert, a następnie ocenione zgodnie z kryteriami i warunkami zawartymi w instrukcji dla Wykonawców przez Komisję podczas niejawnego posiedzenia.

5. Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub, którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo ich uzupełnienia konieczne będzie unieważnienie postępowania.

6. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

7. W toku dokonywania badania i oceny ofert Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

8. Zamawiający poprawi w ofercie:

8.1. oczywiste omyłki pisarskie,

8.2. oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek,

8.3. inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SIWZ, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

9. Zamawiający wezwie Wykonawcę do złożenia w wyznaczonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia.

10. Zamawiający powiadomi na piśmie o wyniku postępowania wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty. Powiadomienie to zawierać będzie informacje o:

10.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania, wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego,

10.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone wraz z podaniem uzasadnienia faktycznego i prawnego,

10.3. wyborze najkorzystniejszej oferty, wraz z podaniem nazwy i adresu wykonawcy, którego ofertę wybrano i uzasadnienia jej wyboru, a także informacje na temat innych złożonych ofert oraz punktację przyznaną tym ofertom w trakcie ich oceny

10.4. terminie, po upływie którego umowa w sprawie zamówienia publicznego może być zawarta.

Informacja ta zamieszczona będzie jednocześnie na stronie internetowej Zamawiającego oraz w miejscu publicznie dostępnym na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego

11. Komisja Przetargowa Zamawiającego wybiera ofertę najkorzystniejszą, przez co należy rozumieć ofertę z najwyższą liczbą punktów.

§ 11. Nazwiska, stanowiska służbowe oraz sposób porozumiewania się z pracownikami Zamawiającego, uprawnionymi do bezpośredniego kontaktowania się z dostawcami i wykonawcami oraz opis sposobu udzielania wyjaśnień dotyczących treści niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz oświadczenie w przedmiocie czy Zamawiający zamierza zwołać zebranie Wykonawców.

1. Zamawiający upoważnia do bezpośredniego kontaktowania się i do udzielania wyjaśnień: Panią Xxxxxxx Xxxxx, tel. 00 0 000 000, faks 00 0 000 000, xxxxxx@xxx.xx, godz. 09:00 – 15:00, Panią Jagodę Lenarcińską tel. 00 0 000 000, faks 00 0 000 000, xxxxxxxxxxxx@xxx.xx, godz. 09:00

– 15:00; w sprawach formalnych Panią Xxxxxx Xxxxxxx, tel. 00 0 000 000, faks: 22 2 100 101,

xxxxxxxx@xxx.xx, godz. 09:00 – 15:00.

2. Zamawiający określa sposób porozumiewania się z zachowaniem zasad określonych w art. 27 upzp – pisemnie, faksem lub pocztą elektroniczną.

3. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekażą oświadczenia, wnioski, zawiadomienia drogą inną niż pisemna, każda ze stron na żądanie drugiej strony ma obowiązek niezwłocznie potwierdzić fakt ich otrzymania.

4. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający odpowie na zadane pytania, przesyłając treść pytań i odpowiedzi wszystkim uczestnikom postępowania, pod warunkiem, że pytanie wpłynie do Zamawiającego, w terminie określonym w art. 38 ust.1 i 1a upzp.

5. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, bez ujawniania źródła zapytania, Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia.

6. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę SIWZ Zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, a jeżeli SIWZ jest udostępniany na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.

7. Wyjaśnienia treści SIWZ, o których mowa w punkcie 5 dodatkowo zostaną zamieszczone na stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ – xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx.xxxx

8. W sytuacji opisanej w punkcie 6 powyżej Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli niezbędny będzie dodatkowy czas na wprowadzenie w ofertach zmian wynikających ze zmiany treści SIWZ. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców, którym przekazał SIWZ. Ponadto informacja ta zostanie zamieszczona na stronie internetowej, na której jest udostępniony SIWZ.

9. Wprowadzone przez Zamawiającego zmiany treści SIWZ, a także pisemne odpowiedzi na zadane pytania stają się integralną częścią SIWZ. UWAGA: żadne wyjaśnienia treści SIWZ nie będą udzielane telefonicznie.

10. Pytania należy kierować do Pana Xxxxxxxxxx Xxxxx – Dyrektora Narodowego Centrum Kultury lub Pana Xxxxxxx Xxxxxxxx – Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury lub Pana Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Zastępcy Dyrektora Narodowego Centrum Kultury.

11. Zamawiający nie zamierza zwoływać zebrania przedofertowego.

§ 12. Unieważnienie postępowania

1. Zamawiający unieważni postępowanie w przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 upzp.

2. O unieważnieniu postępowania Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia – w przypadku unieważnienia przed upływem terminu składania ofert oraz Wykonawców, którzy złożyli oferty – w przypadku unieważnienia po upływie terminu składania ofert, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

3. W przypadku unieważnienia postępowania po upływie terminu składania ofert zawiadomienie

o unieważnieniu postępowania dodatkowo będzie zawierać informacje o:

3.1. Wykonawcach wykluczonych z postępowania,

3.2. Wykonawcach, których oferty zostały odrzucone.

§ 13. Udzielenie Zamówienia

1. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w upzp, SIWZ oraz została uznana za najkorzystniejszą.

2. Zamawiający ogłosi wyniki postępowania na tablicy ogłoszeń w swojej siedzibie oraz na swojej stronie internetowej, a o wynikach niezwłocznie powiadomi wszystkich Wykonawców.

3. Istotne postanowienia umowy, która będzie zawarta w wyniku wyboru oferty najkorzystniejszej stanowią załącznik numer 5 do SIWZ

4. Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana Zamawiający wskaże miejsce i termin podpisania umowy. Umowę z tym Wykonawcą Zamawiający podpisze w terminie określonym w art. 94 upzp), nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą.

5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Zamawiający będzie mógł wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ponownej ich oceny, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

6. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, pod warunkiem przedstawienia przed jej podpisaniem umowy regulującej współpracę Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, jeżeli oferta została złożona przez Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia.

§ 14. Zmiana umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w następujących okolicznościach:

1. nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia, w szczególności w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT;

2. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawcą stroną;

3. konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych albo zaleceń wydanych

Zamawiającemu przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

4. zmniejszenia zakresu zadań Wykonawcy – w zakresie opisanym w OPZ pkt , jeżeli podyktowane to będzie mniejszą niż zakładana liczbą uczestników. Zmiany polegać będą na dostosowaniu zakresu świadczenia Wykonawcy do faktycznego zakresu świadczeń koniecznych do zrealizowania umowy lub rezygnacji z nich, jeżeli w danych okolicznościach realizacja okaże się bezcelowa. W takim przypadku proporcjonalnemu obniżeniu ulegnie także wynagrodzenie Wykonawcy. Obniżenie wynagrodzenia będzie dokonane w oparciu o formularz cenowy złożony wraz z ofertą.

§ 15. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących podczas postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wykonawcom, których interes prawny w uzyskaniu zamówienia doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w Dziale VI ustawy Prawo zamówień publicznych.

Xxxxxx Xxxxxxx

Zastępca Dyrektora Narodowego Centrum Kultury

Załącznik nr 1 do SIWZ

NAZWA (imię i nazwisko) WYKONAWCY: _

ADRES (siedziba lub miejsce zamieszkania) WYKONAWCY:

NAZWA I ADRES FIRMY (zakładu) PROWADZONEJ PRZEZ WYKONAWCĘ:

TELEFON:

FAKS: ADRES E-MAIL:

NUMER NIP: NUMER REGON:

OFERTA

Nawiązując do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem zawartym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w następującej cenie:

Wartość netto	Podatek VAT		Cena
	Stawka	Kwota

Cena słownie:

Części zamówienia, której wykonanie Wykonawca powierzy podwykonawcom:

1. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

2. Zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy w tym zakresie zastrzeżeń.

3. Oświadczamy, że zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia istotne postanowienia umowy (załącznik nr 5 do SIWZ) zostały przez nas zaakceptowane i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy w oparciu o te postanowienia w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego

4. Ofertę niniejszą składamy na 1 kolejno zaparafowanych i ponumerowanych stronach.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznikami do niniejszej oferty są:2

1. 2.

3. 4.

5. 6.

7. 8.

1 Należy wpisać łączną ilość stron tj. formularz oferty wraz z wszystkimi załącznikami i dokumentami wymaganymi SIWZ

2 Należy wymienić wszystkie dokumenty załączone do oferty

Załącznik nr 2 do SIWZ

O Ś W I A D C Z E N I E

(zgodnie z art. 22 ust. 1 upzp)

(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

2. posiadania wiedzy i doświadczenia,

3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,

Oświadczamy, że wszystkie złożone przez Wykonawcę/Wykonawców informacje i oświadczenia mające lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia są prawdziwe w dacie ich przekazywania do Zamawiającego.

Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 297 § 1kk.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 3 do SIWZ

O Ś W I A D C Z E N I E

(zgodnie z art. 24 ust. 1 upzp)

(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)

Składając ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na kompleksową obsługę I Kongresu Muzealników w Łodzi oświadczamy, że brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 907 ze zm.)

Oświadczamy, że wszystkie złożone przez nas informacje i oświadczenia mające lub mogące mieć wpływ na wynik niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są prawdziwe w dacie ich przekazywania do Zamawiającego.

Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 297 § 1kk.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 4 do SIWZ

O Ś W I A D C Z E N I E

(zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 5 upzp)

(pieczęć Wykonawcy/Wykonawców)

1. nie należymy do żadnej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. z 2007 r. nr 50, poz. 331, z późn. zm.)*

2. należymy do grupy kapitałowej:*

2.1. nazwa:

2.2. adres:

2.3. nr tel.:

2.4. e-mail/strona www:

Jednocześnie informujemy, że do wyżej wymienionej grupy kapitałowej należą następujące podmioty:

Lp.	Nazwa	Adres	Nr tel.	e-mail/strona www
1.
2.
3.
…

Prawdziwość powyższych danych potwierdzam własnoręcznym podpisem świadom odpowiedzialności karnej z art. 297 § 1kk.

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

*odpowiednie podkreślić

Załącznik nr 5 do SIWZ

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

w wyniku rozstrzygnięcia przez Xxxxxxxxxxxxx procedury udzielenia zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego określonego w art. 39-46 w związku z art. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 rok, poz. 907 ze zm.), dalej zwaną w skrócie upzp, zawarta została umowa o następującej treści:

Art. 1 Przedmiot Umowy

1.1. Zamawiający zleca, zaś Wykonawca zobowiązuje się do świadczeni usługi , której przedmiotem jest organizacja I Kongresu Muzealników, który odbędzie się w Łodzi w dniach 23-24-25 kwietnia 2015 r. dla nie więcej niż 1 200 uczestników, dalej „Kongres” lub „Wydarzenie”.

1.2. Szczegółowy zakres czynności i usług, które zostaną wykonane przez Wykonawcę w ramach organizacji Wydarzenia oraz szczegółowe obowiązki i uprawnienia Wykonawcy i Zamawiającego określa niniejsza Umowa wraz z załącznikami do niej, stanowiącymi jej integralną część, w szczególności Załącznikiem nr 1 Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz Załącznikiem nr 2 Ofertą Wykonawcy.

1.3. Mając na względzie charakter Wydarzenia Strony nie uznają, iż będzie ono uznawane za imprezę masową w rozumieniu ustawy z dnia 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U.2009.62.504 z późn. zm.).

Art. 2 Obowiązki Wykonawcy

2.1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy zgodnie ze szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do Umowy oraz Ofertą Wykonawcy.

2.2. Wykonawca zapewni właściwą liczbę osób celem należytej realizacji Wydarzenia, w tym co najmniej 19 osobowy zespół obsługi Kongresu odpowiedzialny za prawidłowy przebieg całości Kongresu.

2.3. Wykonawca zobowiązany jest podczas realizacji Umowy przestrzegać określonych reguł informowania o Wydarzeniu i oznaczania Wydarzenia zgodnie z zasadami opisanymi w SIWZ.

2.4. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania danych osobowych uczestników Wydarzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa powszechnego, w szczególności w zgodzie z obecnie obowiązującą ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr

101, poz. 926 ze zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024). Na zasadach i dla potrzeb realizacji celu niniejszej Umowy i innych wydarzeń realizowanych przez Zamawiającego, Zamawiający powierza, z prawem do powierzania innym podmiotom, przetwarzanie danych osobowych uczestników Wydarzenia Wykonawcy. Zdanie poprzednie nie ma zastosowania, jeżeli dane osobowe będę przetwarzane w warunkach, o których mowa w art. 2 ust. 3 ustawy.

2.5. Wykonawca zobowiązany jest do wydania swoim pracownikom (rozumie się przez to także osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy lub na podstawie cywilnoprawnej) imiennych upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Wykonawca ograniczy dostęp do danych osobowych wyłącznie do pracowników posiadających imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Każdorazowa zmiana osoby, której Wykonawca powierzył przetwarzanie danych osobowych wymaga wydania nowego upoważnienia.

2.6. W terminie 2 dni od dnia podpisania umowy, Zamawiający przekaże Wykonawcy zakodowane hasłem zestawienie pt. Bazy I Kongres Muzealników Polskich 2015. Zamawiający uprawniony jest do uaktualniania przekazanej bazy teleadresowej podmiotów. Wykonawca jest zobowiązany do wysyłki kolejnych zaproszeń w innych terminach do wyczerpania puli wskazanej przez Xxxxxxxxxxxxx. Wykonawca będzie na bieżąco aż do dnia Kongresu uzupełniał bazy o dodatkowych uczestników.

2.7. Zamawiający oświadcza, iż przekazana Wykonawcy baza teleadresowa podmiotów, do których będą kierowane zaproszenia, nie jest bazą zawierającą dane osobowe w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.).

2.8. Wykonawca niezwłocznie poinformuje Zamawiającego o:

2.8.1. wszelkich przypadkach naruszenia zasad ochrony danych osobowych lub o ich niewłaściwym przetwarzaniu;

2.8.2. wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Generalnym Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem, dotyczących Umowy.

2.9. Wykonawca uprawniony jest do podzlecenia realizacji poszczególnych elementów Wydarzenia lub świadczenia jakichkolwiek usług podmiotom współpracującym, przy czym Wykonawca za działania lub zaniechania tych podmiotów odpowiada jak za działania własne.

Art. 3

Obowiązki i Uprawnienia Zamawiającego

3.1. Zamawiający zobowiązany jest do zapłaty wynagrodzenia na zasadach określonych w Art. 4 niniejszej Umowy.

3.2. Zamawiający zobowiązany jest do współdziałania z Wykonawcą w najszerszym zakresie przy wykonywaniu przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy, w tym przede wszystkim do udostępnienia Wykonawcy wszelkich materiałów, dokumentów, produktów i pozostałych danych niezbędnych w wykonaniu przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy. Za brak należytej współpracy lub niedostarczenie wymaganych materiałów dokumentów, produktów i pozostałych danych niezbędnych w wykonaniu przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy, odpowiada tylko i wyłącznie Zamawiający i nie może to stanowić braku podstaw do wypłacenia wynagrodzenia;

3.3. W przypadku zmian systemu identyfikacji wizualnej Zamawiającego, będzie on na bieżąco przesyłał Wykonawcy stosowne dokumenty i informacje. Wykonawca zobowiązuje się do ich niezwłocznego stosowania, przy czym nie może to powodować powstania dodatkowych kosztów po stronie Wykonawcy, jak również Wykonawca nie będzie ponosił odpowiedzialności za konsekwencje opóźnienia w realizacji Wydarzenia lub jego poszczególnych elementów.

3.4. Zamawiający uprawniony jest do rezygnacji z poszczególnych zadań lub produktów zamówienia, w zakresie o którym mowa w Opisie Przedmiotu Zamówienia. Skorzystanie z uprawnienia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, powoduje odpowiednio obniżenie wynagrodzenia w wysokości przyjętej w Ofercie dla danego zadania lub produktu zamówienia. Rezygnacja z danego zadania lub produktu zamówienia nie uprawnia Wykonawcy do żądania odszkodowania z tytułu obniżenia wynagrodzenia, jak również nie stanowi zmiany Umowy.

3.5. W przypadku nie wykonania zadań określonych w OPZ bądź niedostawania się do poleceń ZAMWIAJACEGO dotyczących sposobu realizacji zamówienia, Zamawiający uprawniony jest do powierzenia zadań osobom trzecim na wyłączny koszt i ryzyko Wykonawcy po uprzednim pisemnym wezwaniu Wykonawcy do zmiany sposobu wykonywania zamówienia i nie dostosowania się Wykonawcy do wezwania w terminie w nim wskazanym, bez potrzeby występowania o zastępczą zgodę Sądu, na co Wykonawca wyraża zgodę.

Art. 4 Wynagrodzenie

4.1 Z tytułu niniejszej Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości nie

większej niż , zł brutto (słownie: zł brutto), zgodnie z Ofertą Wykonawcy,

stanowiącą Załącznik nr do Umowy.

4.2 Kwota wynagrodzenia, o którym mowa w pkt 4.1. powyżej, obejmuje wszelkie koszty, opłaty i wydatki związane z realizacją przedmiotu umowy.

4.3 Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego na podstawie doręczonej przez Wykonawcę prawidłowo wystawionej faktury VAT, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę na fakturze VAT, w terminie 14 dni od dnia dostarczenia do siedziby Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury jest protokół odbioru podpisany przez odpowiednio umocowanych przedstawicieli Stron.

4.4 Za dzień zapłaty uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego, pod warunkiem przyjęcia zlecenia przez bank Zamawiającego oraz posiadania na rachunku środków wystarczających na realizację zlecenia.

4.5 Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia Wykonawcy kary umownej:

4.5.1. w wysokości 30% Wynagrodzenia, o którym mowa w art. 4.1 Umowy w przypadku nie zorganizowania przez Wykonawcę, z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Wykonawcy, Wydarzenia lub w przypadku rozwiązania przez Zamawiającego Umowy zgodnie z postanowieniami art. 7 Umowy,

4.5.2. w wysokości 5% Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy w przypadku dwukrotnego nie uwzględnienia uwag Zamawiającego dotyczących zadań realizowanych przez Wykonawcę, a wymagających akceptacji Zamawiającego,

4.5.3. 0,5% wysokości Wynagrodzenia, o którym mowa w art.4.1 Umowy za każdorazowy przypadek nie wykonania któregokolwiek obowiązku, o którym mowa w OPZ,

4.6 Zamawiający może dochodzić od Wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych.

4.7 Zamawiający uprawniony jest do potrącenia wymagalnych kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy bez odrębnego go wzywania do zapłaty.

4.8 Kara umowna staje się wymagalna z chwilą złożenia Wykonawcy oświadczenia o jej naliczeniu.

Art. 5 Prawa autorskie

5.1. Wykonawca przenosi na rzecz Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do utworów (dalej Utworów): wszelkich projektów graficznych, materiałów informacyjnych, rejestracji audio i audio-wideo kongresu, relacji fotograficznej Wydarzenia, filmu z Wydarzenia, oraz do bazy danych uczestników Wydarzenia (wytworzonej na podstawie bazy klientów przekazanej przez Zamawiającego stosownie do zapisów Art. 2.14 powyżej), o ile są utworami w rozumieniu ustawy

z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.).

5.2. Przejście autorskich praw majątkowych do Utworu, następuje z chwilą wydania jego materialnych nośników Zamawiającemu lub z chwilą wysłania (przekazania) Utworu Zamawiającemu za pośrednictwem teleinformatycznych środków przekazu.

5.3. Przeniesienie autorskich praw majątkowych do Utworu obejmuje następujące pola eksploatacji:

5.3.1. wytwarzanie nieograniczonej ilości egzemplarzy Utworu z zastosowaniem technik: poligraficznych, reprograficznych, informatycznych, fotograficznych, cyfrowych, na nośnikach optoelektronicznych, fonograficznych, zapisu magnetycznego, audiowizualnych lub multimedialnych;

5.3.2. wprowadzanie do obrotu oryginału albo egzemplarzy, najem lub użyczenie oryginału albo egzemplarzy, na których Utwór utrwalono - bez ograniczeń przedmiotowych, terytorialnych i czasowych, bez względu na przeznaczenie;

5.3.3. wprowadzenie do pamięci komputera i systemów operacyjnych;

5.3.4. rozpowszechnianie w sieciach informatycznych, w tym w Internecie, w ten sposób aby osoby miały dostęp do Utworu w wybranym przez siebie miejscu i czasie;

5.3.5. publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie, nadawanie, remitowanie, w tym za pośrednictwem sieci kablowych i satelitarnych;

5.3.6. wydawanie całości lub fragmentów Utworu w publikacjach zbiorowych w postaci książkowej (albumy, katalogi, leksykony), wydawnictwach multimedialnych, samodzielnie lub w wydaniach z utworami innych podmiotów;

5.3.7. rozpowszechniania po dokonaniu opracowania redakcyjnego, polegającego x.xx. na wprowadzaniu śródtytułów, podtytułów, opisów;

5.3.8. wykorzystywanie w celach informacyjnych, promocji i reklamy;

5.3.9. nieodpłatne lub odpłatne wypożyczenie lub udostępnienie zwielokrotnionych egzemplarzy;

5.3.10. opracowanie w szczególności polegające na przeróbce, zmianie, wykorzystaniu części, przemontowaniu Utworu.

5.4. Wykonawca zobowiązuje się, że realizując przedmiot Umowy nie naruszy praw majątkowych osób trzecich i przekaże Utwór w stanie wolnym od obciążeń prawami tych osób. Wykonawca jest zobowiązany do uzyskania pisemnej zgody na wykorzystanie wizerunku uczestników Wydarzenia, w szczególności zgód prelegentów i moderatorów na wykorzystanie ich wizerunku i wypowiedzi na potrzeby filmu dokumentującego Wydarzenie i zgód prelegentów i moderatorów na wykorzystanie ich wizerunku na potrzeby relacji fotograficznej z Wydarzenia.

5.5. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne Utworu, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631, z późn. zm.) w związku z realizacją Umowy.

5.6. Wykonawca powierza Zamawiającemu prawo dokonywania w jego imieniu nadzoru autorskiego nad wykonanym utworem.

5.7. Wykonawca zapewnia, że żaden z twórców ani współtwórców Utworu nie będzie wykonywał osobistych praw majątkowych wynikających z autorstwa Xxxxxx.

5.8. Zamawiający uprawniony jest do anonimowego rozpowszechniania Utworu, ale nie jest zobowiązany do jego rozpowszechniania.

5.9. Przeniesienie praw majątkowych nie jest ograniczone pod względem celu rozpowszechniania Utworu, ani też pod względem czasowym i terytorialnym, a prawa te mogą być przenoszone na inne podmioty bez żadnych ograniczeń.

5.10. Zamawiającemu przysługuje wyłączne prawo zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego lub praw z Utworu.

5.11. Zamawiający oświadcza, iż w zakresie praw na dobrach niematerialnych udziela Wykonawcy licencji na wykorzystanie materiałów niezbędnych dla prawidłowego świadczenia usług objętych niniejszą Umową. Udzielona licencja obejmuje w szczególności prawa do dóbr niematerialnych, które są wskazane w dokumentach wymienionych w ust. 2.5 powyżej.

5.12. Wykonawca w ramach wynagrodzenia, o którym mowa w pkt. 4.1. Umowy, z chwilą, o której mowa w pkt. 5.2 Umowy, przenosi na Zamawiającego prawo własności nośników, na których utrwalono Utwory oraz prawo własności tych części Utworów, które nie podlegają ochronie przewidzianej przepisami w/w ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

5.13. Na podstawie art. 21 ust. 2[1] prawa autorskiego Wykonawca zrzeka się pośrednictwa organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi w zakresie korzystania z utworu polegającego na publicznym udostępnianiu utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.

5.14. Wykonawca uzyska dla Zamawiającego licencję na prezentacje prelegentów, umożliwiającą korzystanie z tychże prezentacji w zakresie niezbędnym do publikacji na stronach internetowych i wydawnictwach Zamawiającego.

Art. 6 Bazy danych

6.1. Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność wytworzonego w ramach realizacji Umowy, na podstawie bazy uczestników Kongresu przekazanej przez Zamawiającego stosownie do zapisów Art. 2.14 powyżej, zbioru danych (dalej również zbiór danych). Wykonawca przekaże Zamawiającemu zakodowane hasłem zestawienia: 1) Baza zaproszonych uczestników na kongres, 2) Baza uczestników kongresu.

6.2. Wykonawca od chwili przeniesienia na Zamawiającego zbioru danych, nie posiada uprawnień do posługiwania się jakąkolwiek kopią zbioru danych, z tym zastrzeżeniem, iż może się nim posługiwać i aktualizować go w zakresie wynikającym z potrzeb związanych z realizacją umowy.

6.3. Wykonawca oświadcza, że przed przeniesieniem na Zamawiającego własności zbioru danych nie dokona jego sprzedaży, ani nie rozporządzi nim w inny sposób wobec osób trzecich. Zamawiający uprawniony jest do opracowywania zbioru danych przy wykorzystaniu podwykonawców.

6.4. Przeniesie własności zbioru danych na Zamawiającego następuje z chwilą jego wydania, w tym przesłania go za pośrednictwem teleinformatycznych środków przekazu.

6.5. W zakresie w jakim zbiór danych obejmuje dane osobowe, przejście praw do zbioru danych będzie dokonane zgodnie oraz z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 z późn. zm.). W szczególności Strony ustalają, iż przejście danych osobowych będzie możliwe wyłącznie w przypadku, gdy osoby których dane dotyczą wyrażą na to zgodę. Dane osobowe będą zbierane zgodnie z formularzem rejestracyjnym, o którym mowa w OPZ zaś osoba której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie dla potrzeb organizacji Wydarzenia oraz na potrzeby innych podobnych wydarzeń organizowanych przez Zamawiającego. W przypadku, gdy dana osoba nie wyrazi zgody na przetwarzanie danych osobowych, rejestracja uczestnika Wydarzenia nie zostanie dokonana i osoba nie będzie mogła uczestniczyć w Wydarzeniu w charakterze jego uczestnika.

Art. 7

Rozwiązanie Umowy

7.1 Rozwiązanie niniejszej Umowy może nastąpić jedynie na warunkach określonych poniżej.

7.2 Zamawiający może odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym bez obowiązku zapłaty odszkodowania tylko w przypadku zaistnienia ważnych powodów, za które Strony uznają następujące zdarzenia leżące po stronie Wykonawcy:

7.2.1. zaprzestanie przez Wykonawcę realizacji Umowy, chyba że zaprzestanie to nastąpiło z powodu siły wyższej, przez co Strony rozumieją w szczególności: zmianę prawa uniemożliwiającą w bezpośredni sposób przeprowadzenie Wydarzenia, zamieszki, rozruchy, stan wojenny, stan wyjątkowy, wojnę, strajki uniemożliwiające w bezpośredni sposób przeprowadzenie Wydarzenia, ogłoszenie żałoby narodowej uniemożliwiającej przeprowadzenie części artystycznej Wydarzenia, kataklizm, klęskę żywiołową taką jak pożar, powódź, huragan, lub ze szczególnie ważnych powodów niezależnych od Wykonawcy, które nie były znane Stronom w dniu podpisywania niniejszej Umowy.

7.2.2. gdy przebieg realizacji Umowy wskazuje, iż nie jest prawdopodobnym wykonanie Umowy w terminie, chyba że okoliczność ta powstała z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego;

7.2.3. realizacja przez Wykonawcę Umowy w sposób sprzeczny z jej postanowieniami, uniemożliwiający realizację Wydarzenia i nie dokonanie zmiany sposobu realizacji, mimo pisemnego wezwania do tego przez Wykonawcy przez Zamawiającego w terminie określonym w wezwaniu, nie krótszym niż 7 dni.

7.3 Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku całkowitej rezygnacji przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z organizacji Kongresu. W takim przypadku Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie jedynie za zrealizowaną część zamówienia.

7.4 Oświadczenie o odstąpieniu od Umowy winno być złożone w formie pisemnej, pod rygorem nieważności w terminie 3 dni.

Art. 8 Zmiana umowy

Zamawiający dopuszcza możliwość zmian treści zawartej umowy w następujących okolicznościach:

1) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu Zamówienia, w szczególności w zakresie wysokości stawki podatku od towarów i usług VAT;

2) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawcą stroną;

3) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych albo zaleceń wydanych

Zamawiającemu przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego;

4) zmniejszenia zakresu zadań Wykonawcy – w zakresie opisanym w OPZ pkt , jeżeli podyktowane to będzie mniejszą niż zakładana liczbą uczestników. Zmiany polegać będą na dostosowaniu zakresu świadczenia Wykonawcy do faktycznego zakresu świadczeń koniecznych do

zrealizowania umowy lub rezygnacji z nich, jeżeli w danych okolicznościach realizacja okaże się bezcelowa. W takim przypadku proporcjonalnemu obniżeniu ulegnie także wynagrodzenie Wykonawcy. Obniżenie wynagrodzenia będzie dokonane w oparciu o formularz cenowy złożony wraz z ofertą.

Art. 9

Postanowienia końcowe

9.1 Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

9.2 Wszelkie oświadczenia (w tym protokoły) Strony składają sobie na piśmie lub za pośrednictwem teleinformatycznych środków przekazu (faks, poczta e-mail). Strony postanawiają, że ze strony Zamawiającego osobą upoważnioną do kontaktów z Wykonawcą będzie: (koordynator organizacyjny od strony Zamawiającego), a ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym będzie: (koordynator organizacyjny od strony Wykonawcy), tel.: _ , e-mail: @ .

Zmiana osoby upoważnionej do kontaktu nie stanowi zmiany Umowy i wymaga wyłącznie pisemnego poinformowania drugiej strony Umowy.

9.3 Nagłówki używane w niniejszej Umowie służą jedynie do celów technicznych i nie mogą być przedmiotem odrębnej interpretacji w oderwaniu od właściwego tekstu. W celu uniknięcia wątpliwości, Strony ustalają, iż jeżeli którakolwiek część niniejszej Umowy zostanie uznana za nieważną lub w inny sposób nieskuteczną w świetle postanowień prawa, pozostałe części Umowy pozostają w mocy. W zakresie postanowień nieważnych lub nieskutecznych Strony podejmą negocjacje w dobrej wierze w celu opracowania nowych postanowień, które będą ważne i wykonalne i które będą odzwierciedlały intencje Stron zawarte w nieważnych lub nieskutecznych postanowieniach. W przypadku niedojścia do porozumienia w powyższym zakresie, w miejsce nieważnych lub nieskutecznych postanowień stosuje się odpowiedni przepis prawa powszechnego.

9.4 Strony ustalają następujące adresy do korespondencji:

a. Wykonawca:

b. Zamawiający:

Narodowe Centrum Kultury

xx. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx

9.5 Strony zobowiązują się informować wzajemnie na piśmie o wszelkich pojawiających się zmianach danych wskazanych w pkt 9.4, a korespondencja przesyłana zgodnie z zadeklarowanymi danymi, jest uważana za doręczoną właściwie.

9.6 W przypadku niepodjęcia przez Stronę korespondencji wysłanej na adres wskazany w pkt 9.4. lub zmieniony stosownie do pkt 9.5., korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu powtórnej awizacji.

9.7 Załączniki dołączone do niniejszej Umowy stanowią jej integralną część. W razie rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszej Umowy a postanowieniami zawartymi w Załącznikach, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.

9.8 Niniejsza Umowa podlega prawu polskiemu i zgodnie z nim powinna być interpretowana. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy prawo zamówień publicznych.

9.9 Wszelkie spory, które wynikną między Stronami w związku z niniejszą Umową podlegają jurysdykcji sądów polskich i mają być wnoszone przed właściwy miejscowo dla dzielnicy Wola x.xx. Warszawy.

9.10 Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.

WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY

Spis załączników:

1. Załącznik nr 1 – Opis Przedmiotu Zamówienia.

2. Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy

3. Załącznik nr 3 – zapis elektroniczny logo I Kongresu Muzealników Polskich 2015 zamieszczony na płycie CD.

Załącznik nr 6 do SIWZ

Wykaz zrealizowanych usług o których mowa w § 2 pkt 1.2 SIWZ z załączeniem dowodów, czy usługi te zostały wykonane należycie

Lp.	Nazwa usług organizacji kongresów/konferencji z podaniem liczby uczestników oraz liczby miejsc hotelowych	Termin wykonania	Zamawiający (nazwa oraz adres)	Wartość
1.
2.
3.
…

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 7 do SIWZ

Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie

L.p.	Imię i nazwisko	Nazwa kongresu/konferencji/targów	Xxxxxx pełnionej funkcji w zespole	Znajomość języka angielskiego	Doświadczenie w latach (wpisać liczbę lat)*	Wykształcenie*	Rodzaj posiadanego certyfikatu*
1.
2.
3.
4.
5.

6.
7.
8.
9.
10.
…

* Wpisać odpowiednio

(miejscowość, data) (czytelny podpis Wykonawcy)

Załącznik nr 8 do SIWZ

FORMULARZ CENOWY

Dokument ten będzie miał charakter wyłącznie informacyjny i nie będzie podlegał ocenie

	Cena jednostkowa za transport
	Autobus	Bus
Pierwszego dnia
Drugiego dnia
Trzeciego dnia

	Xxxx za jeden nocleg
	W pokoju jednoosobowym	W pokoju dwuosobowym
W hotelu czterogwiazdkowym*
W hotelu trzygwiazdkowym*
W innym miejscu noclegowym o standardzie odpowiadającym co najmniej standardowi hotelu trzygwiazdkowego*

* Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sportu i Turystyki z dnia 16 listopada 2011 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. 2011 nr 259 poz. 1553).

Document Metadata

Table of Contents

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia w przetargu nieograniczonym na

Document Metadata