Regulamin korzystania z e-Faktury w HEMPIS Sp. z o.o.

Regulamin korzystania z e-Faktury w HEMPIS Sp. z o.o.

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin określa zasady korzystania z e-faktury w HEMPIS Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Łódzkiej 30a,b 97-300 Piotrków Tryb.,

wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym pod numerem KRS 0000161433 , XX Wydział Gospodarczy KRS w Sądzie Rejonowym dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi, kapitał zakładowy 50000,00zł, NIP 000-00-00-000, zwanej dalej „HEMPIS”.

2. Celem wdrożenia procesów elektronicznego wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur VAT jest obniżenie kosztów administracyjnych HEMPIS i Odbiorców, związanych z obrotem fakturami papierowymi oraz wzrost konkurencyjności i innowacyjności

3. Przyjęcie niniejszej procedury przez HEMPIS nie wyłącza ani w żadnym stopniu nie narusza możliwości HEMPIS do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur, duplikatów faktur i faktur korygujących w postaci dokumentów papierowych.

4. Każdy Odbiorca korzystający z możliwości otrzymywania e-faktur zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem przed złożeniem oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej oraz do przestrzegania jego postanowień.

§ 2. Definicje

Użyte w niniejszy regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:

1. e-faktura – faktura wystawiona przez HEMPIS i przesłana Klientowi w formie elektronicznej w formacie PDF. Faktura elektroniczna jest równoznaczna z fakturą w formie papierowej i stanowi dokument księgowy, zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, stan prawny na 1 stycznia 2014 r. (ostatnia zmiana: Dz.U. z 2014 r., poz. 312), art. 2. pkt. 31 – 32.

2. Odbiorca – osoba fizyczna, osoba prawna, jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej, która prowadzi współpracę handlową z HEMPIS.

3. e-mail – adres poczty elektronicznej dla wysyłania e-faktur, wskazany przez Klienta w porozumieniu w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej.

§ 3. Warunki wystawiania e-Faktur

1. Warunkiem skorzystania przez Klienta z możliwości otrzymywania e-faktur jest:

1.1. podpisanie Porozumienia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej,

1.2. wskazanie w ww. oświadczeniu adresu poczty elektronicznej, na który będą przesyłane wiadomości zawierające e-fakturę ( w formacie PDF; darmowe oprogramowanie Adobe Acrobat Reader do odczytu plików PDF można pobrać ze strony xxx.xxxxx.xxx/xx/ ),

2. HEMPIS rozpoczyna wystawianie faktur elektronicznych nie wcześniej, niż w następnym dniu roboczym po złożeniu przez Odbiorcę oświadczenia o akceptacji faktur elektronicznych.

2.1. Treść składanego oświadczenia o akceptacji faktur elektronicznych musi być zgodna z wzorem „Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej” przekazanym Odbiorcy

3. Z tytułu sprzedaży towarów lub usług HEMPIS wystawia e-faktury w systemie finansowo-księgowym.

3.1. e-faktury są tworzone w postaci pliku elektronicznego w formacie PDF.

3.2. e-faktury są przesyłane do klienta za pośrednictwem poczty elektronicznej, jako załącznik wiadomości, na adres e-mail wskazany przez Odbiorcę, w ciągu 1 dnia od momentu ich wystawienia.

3.3. Moment wysłania wiadomości z załączoną e-fakturą uznaje się za termin doręczenia e-faktury do Odbiorcy.

3.4. Wysyłka e-faktur przez HEMPIS prowadzona jest z adresów …..................................... lub xxxxxxxxx@xxxxxx.xx .

3.5. Autentyczność pochodzenia faktury wystawianej i przesyłanej elektronicznie będzie wynikać z faktu wystawienia (utworzenia) e-faktury w systemie finansowo-księgowym HEMPIS oraz zapisania e-faktury w postaci pliku elektronicznego wysłanego elektronicznie.

4. W okresie korzystania z e-faktur Odbiorca ponosi odpowiedzialność za aktualizację adresu e-mail do wysyłki e-faktur.

4.1. W celu zmiany adresu e-mail Odbiorca składa oświadczenie, zawierające właściwy adres e-mail, o treści zgodnej z wzorem „Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej”

4.2. W przypadku braku powiadomienia HEMPIS przez Odbiorcę o zmianie adresu e-mail, e-faktury wysłane na ostatni podany przez Odbiorcę adres e-mail uważa się za skutecznie doręczone.

4.3. W sytuacji, gdy wskazany przez Xxxxxxxx adres e-mail jest niepoprawny, odpowiedzialność za dostarczenie e-faktury osobie trzeciej ponosi Odbiorca.

5. Odbiorca może w każdej chwili zrezygnować z możliwości otrzymywania e-faktur, składając oświadczenie o wycofaniu akceptacji faktur elektronicznych.

6.1. Od dnia następującego po otrzymaniu takiego oświadczenia przez HEMPIS, HEMPIS wznawia wystawianie i wysyłanie do klienta faktur w postaci papierowej.

7. Oświadczenia, o których mowa w § 3. ust. 2., § 3. ust. 4 pkt. 4.1. i § 3 ust. 5, mogą być składane w wersji elektronicznej lub w wersji pisemnej.

7.1. Oświadczenia w wersji elektronicznej należy wysyłać na adres xxxxxx@xxxxxx.xx

7.2. Oświadczenia w wersji pisemnej należy wysyłać na adres korespondencyjny: HEMPIS Sp. z o.o., xx. Xxxxxx 00x,x 00-000 Xxxxxxxx Xxxx. z dopiskiem „Porozumienie e-faktura”.

§ 4. Postanowienia końcowe

1. Niniejszy Regulamin oraz wzory treści wymienionego w nim Porozumienia w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, są udostępnione Odbiorcy za pośrednictwem strony internetowej HEMPIS w formie, która umożliwia pobranie, utrwalenie i wydrukowanie ww. dokumentów.

2. HEMPIS zastrzega sobie prawo zmiany niniejszego regulaminu.

3. Regulamin oraz wszelkie jego zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania ich na stronie internetowej HEMPIS.