REGULAMIN GRUP ZAKUPOWYCH
REGULAMIN GRUP ZAKUPOWYCH
w ramach Grupy Zakupowej DCM Dolmed S.A.
§ 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Niniejszy Regulamin określa ogólne warunki współpracy oraz uczestnictwa w projekcie
„Grupa Zakupowa Podmiotów Leczniczych Dolnego Śląska” realizowanym przy współpracy z Samorządem Województwa Dolnośląskiego na podstawie Porozumienia z dnia 9 listopada 2020 r.
§ 2.
DEFINICJE
Regulamin Grup Zakupowych – niniejszy dokument
Grupa Zakupowa – zrzeszenie podmiotów, które dobrowolnie wyraziły wolę przystąpienia do realizacji zakupów wspólnych w ramach projektu „Grupa Zakupowa Podmiotów Leczniczych Dolnego Śląska” oraz zaakceptowały warunki niniejszego Regulaminu.
Członek Grupy Zakupowej (Zamawiający) – podmiot, który wyraził wolę przystąpienia do wybranego Postepowania wspólnego w celu współuczestniczenia w zakupie wspólnym.
Operator/Pełnomocnik/DOLMED – Dolnośląskie Centrum Medyczne „DOLMED” S.A.
Postępowanie wspólne – postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone przez Członków Grupy Zakupowej celem dokonania zakupów wspólnych.
§ 3.
ZASADY UCZESTNICTWA
1. Uczestnikami Grupy Zakupowej mogą być Podmioty, które dobrowolnie wyrażą wolę przystąpienia do realizacji zakupów wspólnych w ramach projektu „Grupa Zakupowa Podmiotów Leczniczych Dolnego Śląska” oraz zaakceptują warunki niniejszego Regulaminu.
2. Do Grupy Zakupowej można przystąpić w dowolnym momencie.
3. Podmiot zgłasza wolę przystąpienia do Grupy Zakupowej poprzez przesłanie wniosku na adres mailowy: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx.
4. DOLMED po otrzymaniu wniosku przesyła wnioskodawcy projekt porozumienia w zakresie wspólnego przeprowadzania postępowań i udzielania zamówień publicznych w formie elektronicznej.
6. Po przesłaniu prawidłowo wypełnionych i podpisanych dokumentów Podmiot wyrażający zainteresowanie przystąpieniem do Grupy Zakupowej staje się członkiem Grupy Zakupowej.
7. Przystąpienie do Postępowania wspólnego następuje poprzez spełnienie wymogów formalno-prawnych dla danego postępowania oraz udzielenie pełnomocnictwa, którego treść zostanie przekazana wraz z informacją o zamiarze przeprowadzenia przez DOLMED wspólnego zakupu o skonkretyzowanym zakresie merytorycznym.
8. O zamiarze przeprowadzenia Postępowania wspólnego informuje DOLMED, który może powołać Grupę Zakupową zarówno z własnej inicjatywy, jak i na wniosek Członków Grupy. Powstanie nowej Grupy Zakupowej zostanie ogłoszone poprzez:
a. wysłanie informacji do wszystkich Członków Grupy Zakupowej;
b. zamieszczenie informacji na stronie internetowej: xxx.xxxxxx.xx.
9. Warunkiem przeprowadzenia Postępowania wspólnego jest przystąpienie do niego minimum dwóch Członków Grupy Zakupowej. Nie określa się maksymalnej ilości zamawiających uczestniczących w zakupie wspólnym.
§ 4.
ZASADY FUNKCJONOWANIA GRUP ZAKUPOWYCH
1. Grupy Zakupowe są tworzone w celu uzyskiwania przez Członków Grup Zakupowych optymalnych warunków zakupu konkretnych produktów i usług poprzez tworzenie wspólnych zapytań ofertowych lub prowadzenie postępowań o zamówienie publiczne.
2. DOLMED występuje w charakterze pełnomocnika w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zasadach określonych w Porozumieniu i w ramach czynności wskazanych w pełnomocnictwie.
3. Każdy Członek Grupy Zakupowej jest zobowiązany do wskazania do współpracy w zespole merytorycznego pracownika, który będzie na bieżąco udzielał odpowiedzi na pytania ze strony DOLMED, a także Wykonawców biorących udział w postępowaniu.
4. Za przeprowadzenie procedury zakupowej odpowiedzialny jest DOLMED.
5. Umowa będąca wynikiem przeprowadzonego postępowania zawierana jest przez Członka Grupy Zakupowej.
6. Informację o zawarciu umowy dostawy/usługi wynikającej z przeprowadzonego postępowania zakupowego, Członek Grupy przekaże DOLMED w ciągu 3 dni roboczych od daty podpisania.
§ 5.
POUFNOŚĆ i OCHRONA DANYCH
1. Członkowie Grup Zakupowych zobowiązani są do zachowania poufności wszystkich informacji handlowych, danych i koncepcji zamieszczonych w ramach Grupy Zakupowej, a także do ochrony interesów i nieprzekazywania ich podmiotom trzecim.
2. Każdy z Członków Grup Zakupowych zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich danych, materiałów, dokumentów oraz informacji, w szczególności technicznych, technologicznych, handlowych i organizacyjnych, otrzymanych lub uzyskanych w sposób
zamierzony lub przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej (zwanych dalej łącznie „Informacjami”) w związku z realizacją działań na rzecz zakupów wspólnych.
3. Obowiązek określony w ust. 2 niniejszego paragrafu obejmuje w szczególności Informacje, które Członkowie Grup Zakupowych otrzymali bezpośrednio od siebie, a także za pośrednictwem osób działających w imieniu DOLMED lub na podstawie udzielonego przez DOLMED upoważnienia, za wyjątkiem Informacji przekazanych do publicznej wiadomości w sposób umożliwiający zapoznanie się z nimi przez nieoznaczony krąg osób.
4. Obowiązek Członków Grup Zakupowych zachowania w tajemnicy Informacji obejmuje w szczególności zakaz ich udostępniania osobom trzecim z wyjątkiem osób zaangażowanych w realizację postanowień niniejszego Regulaminu oraz członków władz, ich doradców prawnych i ekonomicznych, z zachowaniem poufności wymaganej od samych Członków Grupy Zakupowej.
5. Jeżeli nie będą wymagać tego przepisy obowiązującego prawa ani nie będzie to konieczne dla potrzeb wykonania postanowień niniejszego Regulaminu, Członkom Grupy nie wolno bez uprzedniego wyraźnego pisemnego zezwolenia DOLMED w sposób bezpośredni ani pośredni ujawniać, przekazywać, udostępniać ani też wykorzystywać we własnym lub cudzym interesie Informacji dotyczących innych Członków Grupy.
6. Członkowie Grup Zakupowych zobowiązują się do zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń technicznych, gwarantujących zachowanie w poufności przetwarzanych danych w ramach Regulaminu oraz ich integralności i dostępności, a w szczególności zastosowane środki powinny zabezpieczać je przed dostępem osób nieupoważnionych.
7. Członkowie Grup Zakupowych oświadczają, że dysponują stosownymi procedurami oraz zabezpieczeniami umożliwiającymi zagwarantowanie poufności przekazywanych sobie nawzajem Informacji.
8. Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia od dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) „RODO” informujemy osoby, których dane osobowe udostępnione zostały DOLMED w wyniku stosowania niniejszego Regulaminu, że:
a) Administratorem Państwa danych osobowych jest Dolnośląskie Centrum Medyczne
,,DOLMED” S.A. z siedzibą we Wrocławiu, przy xx. Xxxxxxxxxx 00, e- mail: xxxxxx@xxxxxx.xx, numer telefonu 71 77 11 711;
b) W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych przez Administratora można kontaktować się z wykorzystaniem powyższych danych adresowych lub z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych na adres e-mail: xxxxxxxxx@xxxxxx.xx;
c) Państwa Dane przetwarzane będą w celu realizacji Regulaminu oraz przedmiotu zawartego porozumienia, w związku z przystąpieniem do Grupy Zakupowej, w tym zleceń i zawartych umów, prowadzenia korespondencji służbowej (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w przypadku wystawienia faktury na podstawie przepisów podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Administrator może przetwarzać dane także w celu dochodzenia ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
d) Jeżeli dane osobowe nie zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio, a otrzymał je od partnera, w imieniu którego działa osoba, dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do zrealizowania postanowień Regulaminu i porozumienia.
e) Odbiorcami danych osobowych mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto dane mogą być udostępnione kurierom oraz operatorom pocztowym.
f) Dane osobowe przechowywane będą przez okres trwania porozumienia, następnie przez okres wskazany przez przepisy podatkowe i rachunkowe, jeżeli będą miały zastosowanie. W związku z dochodzeniem roszczeń dane mogą być przechowywane do czasu ich przedawnienia.
g) Osoba, której dane są przetwarzane posiada prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje jej także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
h) Osoba, której dane są przetwarzane ma prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie danych do Prezesa UODO (xxx.xxxx.xxx.xx).
i) Podanie przez danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w przypadku ich niepodania nie będzie możliwa realizacja celów przetwarzania, w szczególności zrealizowania przedmiotu porozumienia
§ 6.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Regulamin jest opublikowany na Stronie xxx.xxxxxx.xx.
2. DOLMED przekaże wszelkie zmiany niniejszego Regulaminu wszystkim Członkom Grup Zakupowych drogą elektroniczną z 14-dniowym wyprzedzeniem oraz opublikuje je na stronie, o której mowa w ust. 1.
3. W przypadku dokonania zmian w Regulaminie, DOLMED poinformuje o tym niezwłocznie Członków Grup Zakupowych poprzez publikację jednolitego tekstu Regulaminu na Stronie.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem publikacji.
ZAŁĄCZNIKI
1. Wzór porozumienia w zakresie wspólnego przeprowadzenia postępowania i udzielania zamówienia publicznego
2. Wzory Pełnomocnictw