Wyciąg
Wyciąg
z Porozumienia w sprawie współadministracji podmiotów z Grupy ES-SYSTEM
z dnia 25 maja 2018 r. (zwanego dalej „Porozumieniem”)
zawarte w Krakowie, pomiędzy:
1. ES-SYSTEM Spółka Akcyjna z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, wpisaną przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy KRS do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000113760, o numerze XXX 0000000000, numerze REGON 351610904, o kapitale zakładowym w wysokości 14 145 000,21 zł w pełni opłaconym, reprezentowaną przez Xxxxxx Xxxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwaną dalej „ES- SYSTEM S.A.”;
2. ES-SYSTEM WILKASY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Wilkasach, xx. Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxx, wpisaną przez Sąd Rejonowy w Olsztynie VIII Wydział Gospodarczy KRS do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000015579, o numerze NIP 845 17 15 188, numerze REGON 510898680, o kapitale zakładowym w wysokości 63 741 500,00 zł w pełni opłaconym, reprezentowaną przez Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwaną dalej „ES-SYSTEM Wilkasy”;
3. ES-SYSTEM Projekty spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, wpisaną przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie XI Wydział Gospodarczy KRS do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000695931, o numerze XXX 0000000000, numerze REGON 368316761 o kapitale zakładowym w wysokości 500 000,00 zł w pełni opłaconym, reprezentowaną przez Xxxxxxxxx Xxxxxxx
– Prezesa Zarządu, zwaną dalej „ES-SYSTEM Projekty”;
4. ES-SYSTEM NT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, xx. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, wpisaną przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy KRS do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000333960, o numerze XXX 0000000000, numerze REGON 120957340, o kapitale zakładowym w wysokości 24 050 000,00 zł w pełni opłaconym, reprezentowana przez Xxxxxx Xxxxxxxxx – Prezesa Zarządu, zwana dalej „ES-SYSTEM NT”,
zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub „Współadministratorami”, o następującej treści:
Preambuła
Zważywszy, że:
1. ES-SYSTEM S.A., ES-SYSTEM Wilkasy, ES-SYSTEM Projekty, ES-SYSTEM NT, są spółkami powiązanymi relacjami kapitałowymi i osobowymi,
2. pod koniec lat 90-tych XX wieku nastąpiła konsolidacja istniejących spółek cywilnych grupy ES- SYSTEM w jeden silny podmiot gospodarczy, ES-SYSTEM S.A., którego założycielami byli:
Xxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxxx i Xxxxx Xxxxxxx – nadal główni akcjonariusze ES-SYSTEM S.A., zasiadający w Radzie Nadzorczej,
3. ES-SYSTEM S.A. jest wyłącznym udziałowcem spółek ES-SYSTEM Wilkasy, ES-SYSTEM Projekty, ES-SYSTEM NT, tak więc jest podmiotem dominującym w grupie kapitałowej ES-SYSTEM (dalej jako „Grupa ES-SYSTEM”), którą wymienione spółki tworzą,
4. fundamentem, na którym opiera się działalność całej Grupy ES-SYSTEM, są wartości leżące u podstaw wszystkich aspektów prowadzonej przez Strony działalności – ludzie, produkt, środowisko,
5. misją Grupy ES-SYSTEM jest dostarczanie kompleksowych rozwiązań oświetleniowych, dbanie
o oszczędność energii oraz komfort i zdrowie użytkowników,
6. Grupa ES-SYSTEM nie tylko projektuje, produkuje i sprzedaje profesjonalne systemy oświetleniowe, ale także pozostaje w kontakcie z inwestorami, generalnymi wykonawcami i architektami, tworzy koncepcje i wizualizacje oświetlenia obiektów,
7. wspólnym obowiązkiem każdej ze spółek należących do Grupy ES-SYSTEM jest prowadzenie działalności w sposób uczciwy i rzetelny, podejmowanie decyzji korzystnych dla tej grupy spółek jako całości,
8. we wszelkich decyzjach pracownicy Grupy ES-SYSTEM zobowiązani są kierować się interesem
i potrzebami wspólnymi dla całej Grupy ES-SYSTEM,
9. odzwierciedleniem wspólnych celów i wartości wszystkich podmiotów z Grupy ES-SYSTEM jest obowiązujący każdą ze Stron niniejszego Porozumienia Kodeks Etyki wprowadzony z dniem 00 xxxxxxx 0000 x. (xxxx z późniejszymi aktualizacjami, w szczególności z roku 2014),
10. ponadto ES-SYSTEM S.A. jako podmiot notowany na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie (począwszy od 2007 roku), stosuje się do Dobrych praktyk spółek notowanych na GPW, jak również innych aktów regulujących funkcjonowanie spółek publicznych,
11. każdy z podmiotów należących do Grupy ES-SYSTEM S.A. wykonuje zadania
w interesie i na rzecz całej Grupy ES-SYSTEM, przy czym:
a) ES-SYSTEM S.A. jako podmiot dominujący Grupy ES-SYSTEM, scala działalność pozostałych spółek, prowadząc zewnętrzną działalność sprzedażową (posługując się przy tym również swoimi Oddziałami zlokalizowanymi w całej Polsce), marketingową, zakupową, ponadto koordynując i zapewniając pozostałym spółkom z Grupy ES-SYSTEM niezbędną obsługę kadrową, księgową, prawną oraz informatyczną;
b) ES-SYSTEM NT to podmiot zajmujący się wytwarzaniem układów elektronicznych oraz montażem opraw oświetleniowych niezbędnych do prawidłowego działania produktów oświetleniowych sprzedawanych przez Grupę ES-SYSTEM;
c) ES-SYSTEM Wilkasy to podmiot prowadzący działalność produkcyjną, zajmujący się obróbką mechaniczną metali, tworzyw sztucznych i montażem końcowym opraw oświetleniowych, jak również niezbędną w tych celach działalność zakupową,
d) ES-SYSTEM Projekty, zajmuje się współpracą z projektantami instalacji elektrycznych oraz architektami, jak również świadczeniem usług serwisowych (w tym również na rzecz klientów pozostałych spółek z Grupy ES-SYSTEM),
12. wszystkie Strony wspólnymi siłami w uzgodnieniu podejmują działania, celem realizacji powyższych celów przy poszanowaniu kluczowych dla nich zasad,
13. Strony przetwarzają dane osobowe x.xx. swoich pracowników, kandydatów do pracy, dostawców, producentów, współpracowników, kontrahentów, pośredników, architektów, projektantów, agentów oraz innych podmiotów, z którymi regularnie, bądź w sposób doraźny, nawiązują współpracę, realizując w ramach prowadzonej działalności gospodarczej swoje cele podstawowe, jak i cele całej Grupy ES-SYSTEM;
14. konieczność zapewnienia należytej ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, a które przetwarzane są przez Strony, wynika nie tylko z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ale również z zasad wewnętrznych obowiązujących w Grupie ES-SYSTEM,
15. z uwagi na zmieniający się stan prawny po dniu 25 maja 2018 r. i wejście w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych iw sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej „RODO”), którego art. 26 jest podstawą zawarcia niniejszego Porozumienia, jak również zmianami w aktach prawa krajowego,
w związku z przetwarzaniem we wspólnych celach przez Strony danych osobowych wskazanych x.xx. w pkt 13 powyżej oraz wspólną, w wielu aspektach, działalnością gospodarczą Stron, która obejmuje również wspólne określanie przez te podmioty celów i sposobów ich przetwarzania danych osobowych znajdujących się w ich posiadaniu, Strony zawarły Porozumienie o poniższej treści.
§ 1
Postanowienia wstępne
1. Celem przedmiotowego Porozumienia jest uregulowanie w sposób wyczerpujący i kompleksowy obowiązków Współadministratorów następująco:
a) w sferze wewnętrznej – względem siebie,
b) w stosunkach zewnętrznych – w relacji do osób, których dane są przetwarzane, jak również wobec
organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
[…]
§ 2
Podmioty
1. Porozumienie dotyczy wyłącznie podmiotów je zawierających, a wchodzących w skład Grupy ES-SYSTEM, tj.: ES-SYSTEM S.A., ES-SYSTEM Wilkasy, ES-SYSTEM NT, ES-SYSTEM Projekty. Możliwe jest rozszerzenie obowiązywania Porozumienia na inne podmioty, w drodze aneksu podpisanego przez wszystkie Strony z takimi podmiotami.
2. Strony zgodnie oświadczają, że dokonywany podział zadań i obowiązków między Współadministratorami nie prowadzi, ani też nie będzie prowadził do pozbawienia któregokolwiek ze Współadministratorów realnej kontroli nad przetwarzaniem danych osobowych, w których posiadaniu znajdują się poszczególni Współadministratorzy. Przedmiotowe Porozumienie nie może być rozumiane jako powierzenie przetwarzania całości, bądź nawet części danych objętych Porozumieniem, któremukolwiek z podmiotów wchodzących w skład Grupy ES-SYSTEM.
3. Strony ustalają, że każda ze Stron przedmiotowego Porozumienia, wskazana w ust. 1 powyżej, jest na równi uprawniona z pozostałymi do współdecydowania o celach i sposobach przetwarzania danych objętych Porozumieniem.
§ 3
Zakres przedmiotowy
1. Przedmiotem Porozumienia jest:
a) wspólne określenie celów i sposobów przetwarzania danych przez Współadministratorów,
b) podział zadań oraz określenie zasad odpowiedzialności poszczególnych Współadministratorów
w zakresie prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO,
c) określenie wzajemnych relacji poszczególnych Stron Porozumienia względem siebie, względem osób których dane są przetwarzane oraz względem organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
d) określenie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą,
e) określenie obowiązków Współadministratorów w zakresie udostępniania zasadniczej treści uzgodnień wynikających z Porozumienia osobom, których dane dotyczą,
f) stworzenie organizacyjnych, proceduralnych oraz technicznych rozwiązań dla wspólnego określania celów i sposobów przetwarzania danych przez Współadministratorów oraz wykonywania zadań, o których mowa w pkt b) – e).
2. Strony ustalają, że przedmiotowe Porozumienie dotyczy danych osobowych wszelkich kategorii osób, będących w posiadaniu i przetwarzanych przez Współadministratorów, bez względu na kategorię danych, które są przetwarzane. Porozumienie dotyczy również danych gromadzonych i przetwarzanych w przyszłości przez Współadministratorów.
3. Do danych osobowych objętych Porozumieniem należą wszystkie dane osobowe przetwarzane obecnie przez Współadministratorów i znajdujące się w ich posiadaniu, jak również dane zbierane i dalej przetwarzane w okresie obowiązywania Porozumienia przez którąkolwiek ze Stron, tj. w szczególności dane ich:
a) pracowników, współpracowników, kandydatów do pracy, członków organów,
b) dostawców, producentów, współpracowników, kontrahentów, pośredników, architektów, projektantów oraz agentów, jak również osób zatrudnionych i współpracujących z tymi podmiotami.
§ 4
Wspólne określenie celów przetwarzania danych osobowych
1. Strony zgodnie ustalają, że przetwarzanie danych osobowych jakie znajdują się, bądź mogą w przyszłości znaleźć się w ich posiadaniu, w zależności od kategorii tych danych oraz kategorii osób, których dane dotyczą, będzie następowało m. in. w celu:
a) wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań
na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
b) wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na danym Współadministratorze,
c) ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
d) wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności w celu promowania Stron oraz Grupy ES-SYSTEM, należących do niej marek, oraz pozyskiwania nowych kontrahentów (cele marketingowe i promocyjne),
e) realizacji, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, również innych celów wyznaczonych zgodnie przez Strony.
[…]
§ 5
Powierzenie funkcji Inspektora
1. Zgodnym zamiarem Stron przedmiotowego Porozumienia jest nie tylko wspólne określanie celów i sposobów przetwarzania danych osobowych, ale również wykonanie zadań spoczywających na Stronach jako Współadministratorach zgodnie z RODO.
2. Celem ustalenia jednolitych sposobów przetwarzania danych osobowych przez Współadministratorów dla wykonywania zadań wynikających z RODO, Strony zgodnie postanawiają, iż niniejszym:
a) uchwalają Regulamin Zespołu ODO, którego treść stanowi Załącznik nr 1 do Porozumienia.
b) wybierają wspólnie Inspektora i powierzają mu zadania, zgodnie z treścią oświadczenia zawartego w załączniku nr 2 do Regulaminu Zespołu ODO,
c) dla wsparcia działań Inspektora tworzą Zespół Ochrony Danych Osobowych, zlokalizowany
w ramach struktury organizacyjnej Grupy ES-SYSTEM (zwany dalej „Zespołem ODO”).
[…]
§ 8
Zadania i obowiązki Współadministratorów względem osób, których dane dotyczą
1. Każdy ze Współadministratorów jest zobowiązany do samodzielnego wypełniania obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 13 i 14 RODO w zakresie w jakim zbiera, bądź pozyskuje poszczególne kategorie danych osobowych, bez względu na cel oraz sposób ich dalszego przetwarzania oraz w takim zakresie jakim jest zobowiązany według powszechnych przepisów prawa (z uwzględnieniem ewentualnej różnej sytuacji prawnej Stron). Współadministratorzy zobowiązani są do stosowania klauzul informacyjnych według aktualnych wzorów takich klauzul opracowywanych przez Zespół ODO.
2. Współadministratorzy ustalają, że w związku ze stosowaniem przez Strony jednolitych zasad informowania osób, których dane dotyczą, o przysługujących im prawach, zobligowani są do umieszczenia na stronach internetowych Współadministratorów, w szczególności xxx.xxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxx.xxxxxxxx.xx, aktualnych informacji dotyczących zasad ochrony danych osobowych opracowanych przez Zespół ODO, a obowiązujących wszystkich Współadministratorów.
3. W ramach obowiązków informacyjnych wskazanych w ust. 1 niniejszego paragrafu, każdy
ze Współadministratorów zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane są zbierane,
o zawarciu pomiędzy Współadministratorami Porozumienia, jak również o zasadniczej treści uzgodnień z niego wynikających – na zasadach wskazanych w § 11 Porozumienia.
4. […]
5. W przypadku gdy naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, każdy ze Współadministratorów zobowiązany jest, bez zbędnej zwłoki, zawiadomić osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu, z jednoczesnym poinformowaniem jej o możliwości kierowania wszelkich zapytań dotyczących zaistniałej sytuacji do Zespołu ODO. Strony zobowiązane są ponadto do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Zespołu ODO, jak również do pełnej współpracy z Zespołem ODO i Inspektorem oraz stosowania się do jego dalszych instrukcji i zaleceń.
§ 9
Zadania i obowiązki Współadministratorów względem organów nadzoru
1. Strony postanawiają, że Inspektor działający w ramach Zespołu ODO, stanowił będzie punkt kontaktowy dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o którym mowa art. 39 ust. 1 lit. e) RODO we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem przez Współadministratorów danych osobowych, zgodnie z zawartym Porozumieniem.
2. W związku z powołaniem Inspektora, Strony zobowiązują się do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zgodnie z obowiązującą w tym względzie procedurą.
[…]
§ 10
Punkt kontaktowy
1. Strony wspólnie ustalają, że Inspektor działający w ramach Zespołu ODO, stanowił będzie punkt kontaktowy, o którym mowa art. 26 ust. 1 RODO dla osób, których dane są przetwarzane przez wszystkich Współadministratorów.
[…]
§ 11
Zasady udostępniania zasadniczej treści uzgodnień wynikających z Porozumienia
1. Współadministratorzy ustalają, że w ramach wypełniania obowiązku udostępniania zasadniczej treści uzgodnień zawartych w Porozumieniu osobom, których dane dotyczą (art. 26 ust. 2 in fine RODO), zobowiązani są do:
a) poinformowania, że administratorami pozyskiwanych danych osobowych są Współadministratorzy, tj.: ES-SYSTEM S.A., ES-SYSTEM Wilkasy, ES-SYSTEM NT, ES-SYSTEM Projekty,
b) poinformowania, że Strony powołały Inspektora, będącego punktem kontaktowym dla osób, których dane są przetwarzane i osoby te mogą kontaktować się z nim we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz wykonywaniem przysługujących im praw,
c) podania danych kontaktowych do Inspektora działającego przy Zespole ODO, tj. adresu korespondencyjnego, adresu poczty elektronicznej oraz niezwłocznego informowania o zmianie przedmiotowych,
d) udostępniania wyciągu z Porozumienia, a przypadku jego zmiany – zaktualizowanej wersji
wyciągu,
e) opublikowania informacji wskazanych w pkt a)-d) powyżej, na stronach internetowych Współadministratorów, w szczególności xxx.xxxxxxxx.xx oraz xxx.xxxxxxx.xxxxxxxx.xx,
f) stosowania wzorów klauzul informacyjnych opracowanych przez Inspektora wraz z Zespołem
ODO w związku z zawarciem Porozumienia.
2. Strony ustalają dodatkowo, że w związku z obowiązkami nałożonymi na nie w ust. 1 powyżej, każda ze Stron jest zobowiązana również do niezwłocznego poinformowania osób, których dane są przetwarzane, o:
a) zmianie treści Porozumienia, o ile zakres zmian ma wpływ na treść informacji przekazywanych przez Współadministratorów osobom, których dane dotyczą, zgodnie z ust. 1 powyżej,
b) wszelkich zmianach dotyczących podmiotów będących Stronami Porozumienia, tj. o zmianie firmy którejkolwiek ze Stron, jej podziale, przekształceniu, połączeniu z inną spółką, jak również o wykluczeniu którejkolwiek ze Stron z dalszej współadministracji w rozumieniu Porozumienia, a także o dołączeniu do Porozumienia nowych podmiotów.
§ 12
Okres trwania Porozumienia i jego rozwiązanie
1. Porozumienie obowiązuje począwszy od dnia 25 maja 2018 r. i zostaje zawarte na czas nieoznaczony. […]