SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Sprawa nr ECFC 2600.1.2021 Toruń, dnia 29.01.2021 r.

Nazwa zamówienia:

Świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego CAMERIMAGE w Toruniu.

Wartość zamówienia nie przekracza progów unijnych określonych na podstawie art. 3 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.).

Zamawiający:

Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, zwane dalej „ECFC”, z siedzibą w Toruniu, xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx, xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

INFORMACJE O ZAMAWIAJĄCYM

Zamawiający:

Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, zwane dalej „ECFC”, z siedzibą w Toruniu, xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury Dziedzictwa Narodowego, pod numerem RIK 118/2020 oraz o numerze NIP 000 000 0000, REGON: 385314450

Reprezentowane przez:

Xxxxxxxxxx Xxxxxx – Dyrektora Instytucji Kultury ECFC Strona internetowa: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

Dokumentacja postępowania umieszczona na stronie internetowej: xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

DEFINICJE:

Ilekroć w dalszej części Specyfikacji Warunków Zamówienia jest mowa o:

• SWZ – należy przez to rozumieć niniejszą Specyfikację Warunków Zamówienia wraz z załącznikami,

• uPzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2019 r. , poz. 2019 z późniejszymi zmianami),

• zamówieniu – należy przez to rozumieć zamówienie, którego przedmiot został określony w rozdziale II SWZ,

• postępowaniu – należy przez to rozumieć postępowanie wszczynane przez przekazanie albo zamieszczenie ogłoszenia, przekazanie zaproszenia do negocjacji albo zaproszenia do składania ofert, prowadzone jako uporządkowany ciąg czynności, których podstawą są warunki zamówienia ustalone przez zamawiającego, prowadzące do wyboru najkorzystniejszej oferty lub wynegocjowania postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego, kończące się zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego albo jego unieważnieniem, z tym że zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu,

• pisemności – należy przez to rozumieć sposób wyrażenia informacji przy użyciu wyrazów, cyfr lub innych znaków pisarskich, które można odczytać i powielić, w tym przekazywanych przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

• podmiotowych środkach dowodowych – należy przez to rozumieć środki służące potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia, spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji, z wyjątkiem oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 uPzp,

• warunkach zamówienia – należy przez to rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego,

• cenie – należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178), nawet jeżeli jest płacona na rzecz osoby niebędącej przedsiębiorcą,

• dokumentach zamówienia – należy przez to rozumieć dokumenty sporządzone przez zamawiającego lub dokumenty, do których zamawiający odwołuje się, inne niż ogłoszenie,

służące do określenia lub opisania warunków zamówienia, w tym specyfikacja warunków zamówienia oraz opis potrzeb i wymagań,

• Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie Zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie Zamówienia,

• Zamawiającym – należy przez to rozumieć Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, zwane dalej „ECFC”, z siedzibą w Toruniu, xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00.

Spis treści:

Rozdział I – Informacje ogólne

1. Tryb udzielenia zamówienia

2. Wykonawcy/podwykonawcy/podmioty trzecie udostępniające wykonawcy swój potencjał

3. Komunikacja w postępowaniu

4. Wizja lokalna

5. Podział zamówienia na części

6. Oferty wariantowe

7. Katalogi elektroniczne

8. Umowa ramowa

9. Aukcja elektroniczna

10. Zamówienia, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy Pzp

11. Rozliczenia w walutach obcych

12. Zwrot kosztów udziału w postępowaniu

13. Zaliczki na poczet udzielenia zamówienia

14. Unieważnienie postępowania

15. Pouczenie o środkach ochrony prawnej

16. Ochrona danych osobowych zebranych przez zamawiającego w toku postępowania

Rozdział II – Wymagania stawiane wykonawcy

1. Przedmiot zamówienia

2. Rozwiązania równoważne

3. Wymagania w zakresie zatrudniania przez wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie stosunku pracy

4. Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp

5. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych

6. Termin wykonania zamówienia. Miejsce świadczenia usługi

7. Informacja o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia

8. Podstawy wykluczenia

9. Wykaz podmiotowych środków dowodowych

10. Wymagania dotyczące wadium

11. Sposób przygotowania ofert

12. Opis sposobu obliczenia ceny (przykład z formularzem cenowym)

Rozdział III – Informacje o przebiegu postępowania

1. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami

2. Sposób oraz termin składania ofert. Termin otwarcia ofert

3. Termin związania ofertą

4. Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

5. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego

6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

7. Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

Rozdział I – Informacje ogólne

1. Tryb udzielenia zamówienia

Tryb podstawowy z możliwością przeprowadzenia negocjacji treści ofert w celu ich ulepszenia,

o którym mowa w art. 275 pkt 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. poz. 2019 ze zm.) – dalej: ustawa Pzp.

Zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby wykonawców. Maksymalna liczba wykonawców, których zamawiający zaprosi do negocjacji ofert to 3.

Negocjacje dotyczyć będą wyłącznie tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o których mowa w rozdziale III pkt 5 niniejszej SWZ.

2. Wykonawcy/podwykonawcy/podmioty trzecie udostępniające wykonawcy swój potencjał

a) Wykonawcą jest osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych lub obiektu budowlanego, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

b) Zamawiający nie zastrzega możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 ustawy Pzp, tj. mających status zakładu pracy chronionej, spółdzielnie socjalne oraz innych wykonawców, których głównym celem lub głównym celem działalności ich wyodrębnionych organizacyjnie jednostek, które będą realizowały zamówienie, jest społeczna i zawodowa integracja osób społecznie marginalizowanych.

c) Zamówienie może zostać udzielone wykonawcy, który:

– spełnia warunki udziału w postępowaniu opisane w rozdziale II podrozdziale 7 SWZ,

– nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp,

–złożył ofertę niepodlegającą odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 ustawy Pzp.

d) Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia.

W takim przypadku:

• Wykonawcy występujący wspólnie są zobowiązani do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie przedmiotowego zamówienia publicznego.

• Wszelka korespondencja będzie prowadzona przez zamawiającego wyłącznie z pełnomocnikiem.

Potencjał podmiotu trzeciego

W celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wykonawca może polegać na potencjale podmiotu trzeciego na zasadach opisanych w art.118–123 ustawy Pzp. Podmiot trzeci, na potencjał którego wykonawca powołuje się w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie może podlegać wykluczeniu na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy Pzp.

e) Podwykonawstwo

Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań polegających na:

1) prowadzeniu ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Zamawiającego, w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu techniki komputerowej, zwanych dalej usługami finansowo-księgowymi,

2) prowadzeniu obsługi kadrowo-płacowej.

3. Komunikacja w postępowaniu

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem platformy zakupowej pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/ zwanej dalej Platformą. Szczegółowe informacje dotyczące przyjętego w postępowaniu sposobu komunikacji, znajdują się w rozdziale III podrozdziale 1 niniejszej SWZ.

Uwaga! Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej EPZ pod adresem:

xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/

Oznacza konieczność akceptacji regulaminu platformy i zapoznania się z instrukcjami korzystania z konta na platformie.

4. Wizja lokalna

Zamawiający nie przewiduje odbycia przez wykonawcę wizji lokalnej.

5. Podział zamówienia na części

Zamawiający nie dokonuje podziału zamówienia na części. Tym samym zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, o których mowa w art. 7 pkt 15 ustawy Pzp.

Powody niedokonania podziału:

Podział zamówienia z uwagi na jego charakter jest nieuzasadniony. Podział mógłby doprowadzić do braku koordynacji w działaniach księgowo-płacowo-kadrowych, co mogłoby doprowadzić do nienależytego wykonania zamówienia i ryzyka ponoszenia sankcji karno skarbowych przez Zamawiającego. Podział utrudniałby lub wręcz uniemożliwiałby egzekwowanie odpowiedzialności z tytułu gwarancji i rękojmi. Rozmiar zamówienia nie wymaga podziału na części. Zamówienie nie przekracza kwot określonych w art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W konsekwencji, mając na uwadze rynek tego typu usług, wykonawcy należący do sektora MŚP nie będą mieli trudności z jego całościowym wykonaniem. Wielkość zamówienia nie utrudnia konkurencji na rynku MŚP – zamówienie i nie jest zamówieniem niestandardowym.

6. Oferty wariantowe

Zamawiający:

nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej, o której mowa w art. 92 ustawy Pzp tzn. oferty przewidującej odmienny sposób wykonania zamówienia niż określony w niniejszej SWZ.

7. Katalogi elektroniczne(tylko w przypadku gdy komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej)

Zamawiający nie dopuszcza możliwości dołączenia katalogów elektronicznych do oferty.

8. Umowa ramowa

Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej, o której mowa w art. 311–315 ustawy Pzp.

9. Aukcja elektroniczna

Zamawiający nie przewiduje przeprowadzenia aukcji elektronicznej, o której mowa w art. 308 ust. 1 ustawy Pzp.

10. Zamówienia, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy Pzp

Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień na podstawie art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy Pzp/zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych, zamówienia na dodatkowe dostawy.

11. Rozliczenia w walutach obcych

Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych.

12. Zwrot kosztów udziału w postępowaniu

W przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie zamawiającego wykonawcom, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w tym postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty (art. 261 ustawy Pzp).

13. Zaliczki na poczet udzielenia zamówienia

Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczek na poczet wykonania zamówienia. Wynagrodzenie wypłacane będzie w częściach.

14. Unieważnienie postępowania (fakultatywnie)

Poza możliwością unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 255 ustawy Pzp, zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia postępowania, jeżeli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostaną mu przyznane.

15. Pouczenie o środkach ochrony prawnej

Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505– 590).

W szczególności zgodnie z art. 513 odwołanie przysługuje na:

1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie za- mówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, w tym na projektowane postanowienie umowy;

2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o zawarcie umowy ramowej, dynamicznym systemie zakupów, systemie kwalifikowania wykonawców lub konkursie, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy;

3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany.

Zgodnie z art. 515. 1. Odwołanie wnosi się:

1) w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne, w terminie:

a) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 15 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a;

2) w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne, w terminie:

a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,

b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a.

2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów za- mówienia na stronie internetowej, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2 wnosi się w terminie:

1) 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi unijne;

2) 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

16. Ochrona danych osobowych zebranych przez zamawiającego w toku postępowania

a) Zamawiający oświadcza, że spełnia wymogi określone w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 4 maja 2016 r.), dalej: RODO, tym samym dane osobowe podane przez wykonawcę będą przetwarzane zgodnie z RODO oraz zgodnie z przepisami krajowymi.

b) Dane osobowe wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. Świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego.

b) Odbiorcami przekazanych przez wykonawcę danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym zostanie udostępniona dokumentacja postępowania zgodnie z art. 8 oraz art. 96 ust. 3 ustawy Pzp, a także art. 6 ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

c) Dane osobowe wykonawcy zawarte w protokole postępowania będą przechowywane przez okres 4 lat, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.

d) Klauzula informacyjna, o której mowa w art. 13 ust. 1 i 2 RODO znajduje się w załączniku nr 7 do SWZ.

e) Zamawiający nie planuje przetwarzania danych osobowych wykonawcy w celu innym niż cel określony w lit. b powyżej. Jeżeli administrator będzie planował przetwarzać dane osobowe w celu innym niż cel, w którym dane osobowe zostały zebrane (tj. cel określony w lit. b powyżej), przed takim dalszym przetwarzaniem poinformuje on osobę, której dane dotyczą, o tym innym celu oraz udzieli jej wszelkich innych stosownych informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 RODO.

f) Wykonawca jest zobowiązany, w związku z udziałem w przedmiotowym postępowaniu, do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno-prawnych wymaganych przez RODO i związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia. Do obowiązków tych należą:

- obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO względem osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te wykonawca bezpośrednio pozyskał i przekazał zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego;

- obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane wykonawca pozyskał w sposób pośredni, a które to dane wykonawca przekazuje zamawiającemu w treści oferty lub dokumentów składanych na żądanie zamawiającego.

g) W celu zapewnienia, że wykonawca wypełnił ww. obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem w postępowaniu, wykonawca składa oświadczenia o wypełnieniu przez niego obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art. 14 RODO – treść oświadczenia została zawarta jest w formularzu ofertowym.

h) Xxxxxxxxxxx informuje, że:

- Zamawiający udostępnia dane osobowe, o których mowa w art. 10 RODO (dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych) w celu umożliwienia korzystania ze

środków ochrony prawnej, o których mowa w dziale IX ustawy Pzp, do upływu terminu na ich wniesienie.

- Udostępnianie protokołu i załączników do protokołu ma zastosowanie do wszystkich danych osobowych, z wyjątkiem tych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tj. danych osobowych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych oraz przetwarzania danych genetycznych, danych biometrycznych w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub danych dotyczących zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej tej osoby), zebranych w toku postępowania o udzielenie zamówienia.

- W przypadku korzystania przez osobę, której dane osobowe są przetwarzane przez zamawiającego, z uprawnienia, o którym mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO (związanych z prawem wykonawcy do uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jego dotyczące, prawem wykonawcy do bycia poinformowanym

o odpowiednich zabezpieczeniach, o których mowa w art. 46 RODO, związanych z przekazaniem jego danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej oraz prawem otrzymania przez wykonawcę od administratora kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu), zamawiający może żądać od osoby występującej z żądaniem wskazania dodatkowych informacji, mających na celu sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia.

- Skorzystanie przez osobę, której dane osobowe dotyczą, z uprawnienia, o którym mowa w art. 16 RODO (z uprawnienia do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych), nie może naruszać integralności protokołu postępowania oraz jego załączników.

- W postępowaniu o udzielenie zamówienia zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania,

o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania.

- W przypadku gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole postępowania lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania

o udzielenie zamówienia zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

Do spraw nieuregulowanych w SWZ mają zastosowanie przepisy ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019 ze zm.).

Rozdział II – Wymagania stawiane wykonawcy

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiot zamówienia stanowi:

79211000-6 Usługi księgowe

Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje:

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług prowadzenia pełnej księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej Europejskiego Centrum Filmowego CAMERIMAGE (tj. Zamawiającego).

2. W ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do:

1) prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Zamawiającego, w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu techniki komputerowej, zwanych dalej usługami finansowo- księgowymi, w szczególności:

a) ksiąg rachunkowych Zamawiającego zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Xx. X. x 0000 x. Xx 000, poz.1223 z późniejszymi zmianami), zwanej dalej Ustawą o rachunkowości;

b) odrębnych ewidencji dla celów podatku od towarów i usług;

c) ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych.

2) prowadzenia obsługi kadrowo-płacowej,

3. Przez księgi rachunkowe Zamawiającego rozumie się:

a) dziennik służący do zapisywania operacji gospodarczych w porządku chronologicznym;

b) ewidencję syntetyczną (konta księgi głównej) służącą do zapisywania operacji gospodarczych w porządku systematycznym;

c) ewidencję analityczną (konta ksiąg pomocniczych) służącą do uszczegóławiania i uzupełniania zapisów kont księgi głównej;

d) zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych.

4. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmującego prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej, Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:

1) zamykania i otwierania ksiąg rachunkowych w terminach wymaganych przez przepisy Ustawy o rachunkowości.

2) prowadzenie księgowości pełnej poprzez prowadzenie księgi głównej (kont syntetycznych) i ksiąg pomocniczych (kont analitycznych) zgodnie z ustawą o rachunkowości i ustawą o finansach publicznych, pozwalających na dokonywanie wydruków dokumentów potwierdzenia sald z kontrahentami,

3) bieżącego prowadzenia ewidencji syntetycznej i analitycznej w oparciu o własne dekrety sporządzone na dokumentach księgowych dostarczonych przez Xxxxxxxxxxxxx, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i zakładowy plan kont zatwierdzony przez Xxxxxxxxxxxxx, co oznacza x.xx.:

a) dekretację, tj. ocenę dokumentów księgowych pod względem ich zgodności z prawem podatkowym, podejmowanie decyzji o sposobie ich zakwalifikowania i zaksięgowania,

b) dokonywanie zapisów księgowych przy użyciu komputera, tzn. ewidencjonowanie w poszczególnych zdarzeń gospodarczych oraz sporządzenie miesięcznych wydruków zestawień obrotów i sald, dzienników, itp.;

c) generowanie i archiwizowanie wydruków zestawień obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych za okres miesięczny, kwartalny i roczny narastająco, generowanie i archiwizowanie zestawień należności i zobowiązań za okres miesięczny, kwartalny i roczny narastająco;

d) naliczanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Polityką Rachunkowości ECFC kosztów amortyzacji środków trwałych znajdujących się w ewidencji;

e) ustalenie i udokumentowanie wysokości zaliczek na podatek dochodowy Zamawiającego, zatrudnionych pracowników, wyliczeń podatku VAT i innych zobowiązań publiczno- prywatnych oraz sporządzenie stosownych deklaracji (w tym x.xx. bieżące prowadzenie rejestrów zakupu i sprzedaży dla potrzeb podatku VAT),

f) prowadzenie odrębnej ewidencji dla celów rozliczania podatku od towarów i usług oraz generowania pliku JPK VAT, oraz innych niezbędnych informacji podatkowych i deklaracji podatkowych.

4) terminowego przygotowywania i przekazywania przewidzianych przepisami prawa sprawozdań i deklaracji, w tym statystycznych i finansowych i budżetowych do właściwych organów oraz przechowywania potwierdzonych kopii tych sprawozdań, w tym:

a) sporządzania i składania na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego oraz doręczania do właściwego Urzędu Skarbowego miesięcznych deklaracji podatkowych dla podatku VAT, podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób fizycznych, a także zeznania rocznego sporządzonego na podstawie danych wynikających z wpisów do ksiąg oraz innych niezbędnych informacji dostarczonych przez Zamawiającego, w wymaganych prawem terminach;

b) sporządzania obowiązkowych sprawozdań GUS.

5) sporządzania okresowych sprawozdań finansowych wymaganych obowiązującymi przepisami obejmujących x.xx. bilans, oraz informację dodatkową, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu dokonywania potwierdzeń obrotów i sald z kontrahentami, za okres kwartalny i roczny,

6) sporządzanie sprawozdań i zestawień na potrzeby organizatorów ECFC, tj.: Gminy Miasta Toruń oraz Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego obejmujących min. rozliczenia dotacji podmiotowej, celowej, a także wynikających z zawartych umów w zakresie realizacji zadań instytucji oraz sprawozdań lub zestawień dotyczących wykonania planu finansowego, a także wsparcie przy przygotowywaniu planów finansowych na kolejne lata zgodnie z obowiązującymi przepisami w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego,

7) sporządzania dla Zamawiającego wydruków zestawień obrotów i sald kont syntetycznych, wskazanych kont analitycznych oraz wydruków w innych przekrojach według potrzeb Zamawiającego,

8) prowadzenie ewidencji księgowej, rozliczeń finansowych projektów zgodnie z zawartymi umowami, zgodnie z obowiązującymi wytycznymi do danego projektu lub na potrzeby Zamawiającego oraz przygotowywania wniosków o dofinansowanie i o płatność w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania ze środków Funduszy Unii Europejskiej lub innych, w tym krajowych, źródeł bezzwrotnych,

9) prowadzenie ewidencji księgowej pozwalającej Zamawiającemu na sporządzenie rocznego sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych w oparciu o numer rejestrowy zamówienia,

10) współpraca z innymi podmiotami, organizacjami w celu prawidłowej realizacji projektów realizowanych przez Zamawiającego ze środków Funduszy Unii Europejskiej lub innych, w tym krajowych, źródeł bezzwrotnych,

11) rozliczanie i przygotowywania deklaracji na PFRON,

12) wystawianie faktur sprzedaży innych niż dot. sprzedaży biletów.

13) sporządzanie dokumentów sprzedaży, w tym faktur, rachunków, faktur korygujących i not korygujących,

14) prowadzenie zaawansowanych biznesowych analiz kosztowych, przychodowych, zarządzania projektem, zarządzania budżetem i innych niezbędnych dla Zamawiającego,

15) dokonywanie księgowań według cech pozwalających na tworzenie relacji kont księgowych do cech dokumentów i dokonywania analiz wydatków pod względem zarządczym.

5. W zakresie wykonania przedmiotu zamówienia obejmującego obsługę kadrowo-płacową, zwaną dalej usługami płacowo-kadrowymi Wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do:

1) prowadzenia pełnej dokumentacji kadrowej(kartotek personalnych pracowników zatrudnionych u zamawiającego na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie umowy cywilno-prawnej) oraz przygotowania dokumentacji związanej z nawiązaniem stosunku pracy oraz z rozwiązaniem stosunku pracy,

2) sporządzania i składania w imieniu Zamawiającego, na podstawie upoważnienia, zgłoszeń do ubezpieczenia społecznego pracowników i nie pracowników w terminach ustawowych, a także zgłoszeń zmiany danych i wyrejestrowania, w tym: zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia członków rodziny, zgłoszenia płatnika składek, a w przypadku zmiany danych, wymagających zgłoszenia, zgłoszenia tych zmian,

3) ewidencji czasu pracy, ewidencji absencji według jej rodzaju,

4) ewidencji zwolnień lekarskich,

5) obliczania wynagrodzeń za pracę, sporządzania list płac, co oznacza x.xx.:

a) sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników;

b) sporządzanie list płac i list dodatkowych (np. nagród, premii, dodatków, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop);

c) sporządzanie miesięcznych zestawień list płac;

d) prowadzenia ewidencji wynagrodzeń dla potrzeb wyliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych.

6) sporządzania raportów dla pracowników,

7) obliczania wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy,

8) przygotowania zaświadczeń, wniosków i druków ZUS w przypadku zasiłków opiekuńczych lub innych zasiłków przysługujących za czas niezdolności do pracy,

9) rozliczania umów cywilno-prawnych, w tym sprawdzania poprawności danych w rachunkach pod względem ich zgodności z przepisami podatkowymi i ubezpieczeniowymi,

10) wystawiania zaświadczeń dla pracowników oraz rozliczania delegacji,

11) sporządzania deklaracji podatkowych i ZUS (miesięcznych-DRA, imiennych RCA, RSA, RZA),

12) sporządzania rocznych informacji o uzyskanych dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od osób fizycznych,

13) sporządzania rocznego rozliczenia podatku dochodowego pracowników zatrudnionych przez Zamawiającego,

14) kontroli prawidłowości rozliczeń z ZUS oraz US,

15) sporządzanie na potrzeby Zamawiającego zestawień lub sprawozdań dotyczących rozliczeń z pracownikami oraz na potrzeby organizatora lub w ramach prowadzonych projektów.

16) generowanie wszelkich niezbędnych dla ZUS deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych, zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników i innych,

17) naliczanie i wypłata składek na PPK pracowników i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych na podstawie ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych ( Dz. U. z 2020 r. poz.1342)

6. Ponadto w ramach wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany:

1) badać odebrane dokumenty pod względem formalnym i informować Zamawiającego o brakach lub wadliwości w przekazanej dokumentacji niezwłocznie po stwierdzeniu uchybień,

lecz nie później niż w terminie 5 dni od dnia odbioru tych dokumentów,

2) brać udział w postępowaniach kontrolnych, dotyczących okresu wykonywania zamówienia i odnoszących się do powierzonych niniejszym zamówieniem czynności przez składanie ustnych i pisemnych wyjaśnień odpowiednim organom lub Zamawiającemu,

3) kontrolować prawidłowość rozliczeń Zamawiającego z tytułu zobowiązań publiczno- prywatnych, w szczególności z ZUS oraz US.

7. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje ponadto dostęp do aplikacji (ZUS, US) dla Wykonawcy.

8. Księgi rachunkowe Zamawiającego oraz wszystkie dokumenty będące podstawą wpisów dokonanych przez Wykonawcę w tych księgach oraz pozostałe dokumenty finansowe przechowywane będą u Wykonawcy zgodnie z przepisami Ustawy o rachunkowości.

9. Wykonawca zapewni przechowywanie dokumentów w sposób zabezpieczający je przed zniszczeniem, kradzieżą oraz wglądem i dostępem osób nieupoważnionych.

10.Wykonawca winien zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie Zamawiającego zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości.

11.W celu prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia, Wykonawca będzie zobowiązany do odbioru od Zamawiającego za pokwitowaniem dokumentów stanowiących podstawę wykonania przedmiotu umowy w terminach uzgodnionych z Zamawiającym, lecz nie rzadziej niż jeden raz w tygodniu.

12.Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje doradztwo podatkowe w ilości do 15-stu godzin; w tym przygotowanie wniosku o interpretacje podatkową lub inną o którą Zamawiający będzie musiał wystąpić.

13.Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje również ewentualne wsparcie Zamawiającego w zakresie dotyczącym okresów rozliczeniowych sprzed zawartej umowy.

14.System księgowy powinien być integralny z systemem bankowym stosowanym przez zamawiającego i umożliwić import danych niezbędnych do wykonania przelewów zapłaty zobowiązań, również w zakresie systemu podzielnej płatności (netto i podatek VAT) i automatycznego sprawdzania obecności kontrahenta na tzw. Białej Liście,

15.System winien pozwalać na prowadzenie ewidencji analitycznej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w układzie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wg GUS, sporządzania kart środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, naliczania amortyzacji zgodnie z zapisami Ustawy o Podatku Dochodowym od Osób Prawnych,

16.Zakres przedmiotu zamówienia nie obejmuje przeprowadzenia spisów z natury składników majątku Zamawiającego,

17.Wykonawca winien zapewnić stały dostęp do dokumentów księgowych, sprawozdań i innych dokumentów źródłowych: Zamawiającemu, organom kontroli oraz audytorom zewnętrznym, udostępniając ponadto wydzielone stanowisko biurowe i dostęp do środków teleinformatycznych, urządzeń wielofunkcyjnych,

18.Ponadto Zamawiający wymaga wdrożenia rozwiązań technicznych pozwalających rozliczać projekty w zakresie rzeczowym, organizacyjnym i finansowym w formule pracy zdalnej (ze względu na ograniczenia wynikające z stanu epidemii) opartej na dowodach księgowych, pozwalającej po pierwsze na prowadzenie, zarządzanie i rozliczanie tych projektów (np. za pomocą programów typu Monday, ForTask, Microsoft Project, Trello lub równoważnych) oraz jednocześnie dokonywać analiz zarządczych Instytucji zapewniających co najmniej interaktywne wizualizacje, podstawowe analizy biznesowej, możliwość tworzenia własnych raportów (np. za pomocą programów typu Power Bi, QLIK, TABLEAU lub równoważnych).

Równoważność rozwiązań oceniane będzie na podstawie kryterium funkcjonalności rozwiązań w zakresie:

- przejrzystego i intuicyjnego interfejsu użytkownika,

- zadaniowej pracy zespołu w układzie szeregowym,

- zadań opartych na szablonach,

- synchronizacji z urządzeniami mobilnymi, niezależnie od miejsca,

- automatyzacji operacji biznesowych,

- agregowanych danych dla co najmniej 50 projektów na pulpicie,

- integracji z aplikacjami do zarządzania pracą zespołu / workflow,

- uwierzytelniania dostępu użytkowników poprzez interfejs API,

- integracji historii pracy poprzez integrację z narzędziami do przechowywania danych,

- wsparcia technicznego.

19 Wykonawca zapewni innowacyjny elektroniczny obieg dokumentów zgodny z zapisami Polityki Rachunkowości ECFC przez zastosowanie podstawowych etapów:

- wprowadzanie dokumentów do obiegu elektronicznego przez skanowanie dokumentów w wersji papierowej i zaciągnięcie do systemu FK dokumentu elektronicznego,

- opisanie dokumentu w wersji elektronicznej,

- zatwierdzanie i dekretację dokumentów finansowo-księgowych przez uprawnione osoby z zastosowaniem algorytmów informatycznych,

- zapewni prowadzenie pełnej ewidencji wyświetleń dokumentu, odczytu informacji oraz zmian dokonanych przez upoważnione osoby,

- zapewni generowanie raportów dot. zatwierdzania merytoryczno-prawnego i formalno- rachunkowego dokumentów finansowych.

Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych powyżej stanowią wymagania minimalne, a ich spełnienie jest obligatoryjne. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.

Zmawiający na mocy art. 246 ust. 2 ustawy Pzp, w związku z realizacja usługi, stawia wymóg zapewnienia jej jakości na podstawie:

1. ustawy o rachunkowości art. 24 pkt.1 (Dz. U. 1994 Nr 121 poz. 591 tekst jednolity) tj. rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie, bieżąco. Rzetelność to znaczy, że księgi przedstawiają stan odpowiadający wymaganiom, zgodny z prawdą tj. stan rzeczywisty.

Bezbłędność jest zapewniona jeśli dane zawarte w księgach są ujęte w sposób poprawny, co w rozumieniu prawa bilansowego oznacza, iż wszystkie dokumenty przyporządkowane do danego okresu wprowadzono kompletnie i bez błędów.

Sprawdzalność ksiąg rachunkowych jest zagwarantowana, gdy istnieje możliwość stwierdzenia poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów sald, identyfikacji dowodów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych na wszystkich etapach przetwarzania danych.

Bieżąco co oznacza, że ujmują one zapisy w dniu dokonaniu operacji gotówkowych, czekowych, i wekslowych, bez opóźnień i w sposób niedopuszczający do powstania zaległości. Dostarczane z nich informacje pozwalają na sporządzanie innych wymaganych sprawozdań w określonym terminie. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych są sporządzane za poszczególne okresy.

2.Stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych określonych w ustawie z 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U.

z 2009r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.). Rozdział 2 ustawy o rachunkowości pt. Prowadzenie ksiąg rachunkowych, stanowi załącznik nr 9 do SWZ.

3. Krajowych Standardów Rachunkowości, stosownych odpowiednio do Instytucji Kultury, zamieszczonych na stronie xxxxx://xxx.xxx.xx/xxx/xxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx

2. Rozwiązania równoważne

1. Opis przedmiotu zamówienia został skonstruowany poprzez określenie wymagań dotyczących funkcjonalności, zgodnie z art. 101 ust. 6 ustawy Pzp, wykonawca może powołać się na zgodność oferowanych świadczeń ze stosownymi normami, jeżeli dotyczą one wymagań w zakresie funkcjonalności określonych przez zamawiającego.

3. Wymagania w zakresie zatrudniania przez wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie stosunku pracy

Zamawiający na podstawie art. 95 ustawy Pzp stawia wymóg w zakresie zatrudnienia przez wykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących niżej wskazane czynności w zakresie realizacji zamówienia.

Osoby dokonujące czynności księgowania oraz kadrowo-płacowych winny być zatrudnione na podstawie art. 22 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

1. Zamawiający wymaga na podstawie art. 95 ust.1 ustawy Pzp zatrudnienia na podstawie umowy

o pracę przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób bezpośrednio wykonujących czynności w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia dokonujące czynności księgowania oraz kadrowo- płacowych.

2. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do żądania:

1) oświadczenia zatrudnionego pracownika,

2) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy

o pracę,

3) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

4) innych dokumentów

− zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika.

3. W terminie do 10 dni roboczych od zawarcia umowy Wykonawca dostarczy Zamawiającemu wykaz stanowisk pracowników przeznaczonych do bezpośredniej realizacji zamówienia zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

4. Wykonawca na każde wezwanie Zamawiającego zobowiązuje się przedstawić bieżące dokumenty potwierdzające, że przedmiot umowy jest wykonywany przez osoby będące pracownikami Wykonawcy.

5. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, jednak nie krótszym niż 3 dni, Wykonawca przedłoży zamawiającemu

wskazane w pkt. 2 dokumenty celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia.:

6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób, przy pomocy których Wykonawca świadczyć będzie przedmiot umowy, na inne osoby posiadające co najmniej takie samo wykształcenie, doświadczenie i kwalifikacje, co osoby wskazane w pierwotnym wykazie pracowników, z zachowaniem wymogów dotyczących zatrudniania na podstawie umowy o pracę; o planowanej zmianie osób, przy pomocy których wykonawca wykonuje przedmiot umowy, wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Zamawiającego na piśmie przed dopuszczeniem tych osób do wykonywania prac.

7. Za niespełnienie wymogu zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę osób określonych w art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych – Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1000,00 zł. w każdym stwierdzonym przypadku.

8. Za niedostarczenie Zamawiającemu wykazu, o którym mowa w pkt. 3 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną określoną w pkt.7.

4.Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 ustawy Pzp

Zamawiający nie stawia wymogu w powyższym

5. Informacja o przedmiotowych środkach dowodowych

Nie dotyczy

6. Termin wykonania zamówienia. Miejsce świadczenia usługi

Zamawiający wymaga, aby zamówienie było wykonywane w terminie 48 miesięcy od dnia podpisania umowy/udzielenia zamówienia.

Ze względu na zakres przedmiotowy usług określony w pkt.1 niniejszego Rozdziału miejscem świadczenia obsługi jest miejsce właściwe dla siedziby Zamawiającego tj. miasto Toruń.

7.Informacja o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia

Na podstawie art. 112 ustawy Pzp, zamawiający określa warunek/warunki udziału w postępowaniu

dotyczące:

1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:

Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

2) uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów:

Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w powyższym zakresie jeżeli Wykonawca wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku lub

będące następstwem świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym za rażące niedbalstwo na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł.

4) zdolności technicznej lub zawodowej:

Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli:

A) Doświadczenie zawodowe.

Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał co najmniej przez okres jednego roku należycie:

1 usługę polegającą na prowadzeniu pełnej księgowości, 1 usługę kadrowo – płacową,

lub obydwie usługi łącznie,

na kwotę nie mniejszą niż 100 000,00 zł prowadzoną dla podmiotu zaliczonego do jednostek sektora publicznego np. Instytucja Kultury lub jednostka budżetowa

Wykaz usług stanowi wzór nr 5 do SWZ

B) Kadra.

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca na czas realizacji zamówienia będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia co najmniej 2 osobami o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia.

Zgodnie z art. 76a ust. 3 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) tj. osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych;

- nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe;

oraz posiadają co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w księgowości.

Wykaz osób stanowi wzór nr 6 do SWZ

Weryfikacja spełnienia ww. warunków nastąpi na podstawie oświadczeń Wykonawcy w formie wykazu usług i osób wraz z dokumentami tam wskazanymi.

W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia dołączają do oferty oświadczenie,

z którego wynika, które usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Wykonawca może w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu w stosownych sytuacjach oraz w odniesieniu do konkretnego zamówienia, lub jego części, polegać na zdolnościach technicznych lub zawodowych lub sytuacji finansowej lub ekonomicznej podmiotów udostępniających zasoby, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków prawnych.

W odniesieniu do warunków dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia wykonawcy mogą polegać na zdolnościach podmiotów udostępniających zasoby, jeśli podmioty te wykonają usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane.

Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji podmiotów udostępniających zasoby, składa wraz z ofertą, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji danego zamówienia lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdzający, że wykonawca realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów. Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

1) zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

2) sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

3) czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

8.Podstawy wykluczenia

Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 1 ustawy Pzp. tj:

1) będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:

a) udziału w zorganizowanej grupie przestępczej albo związku mającym na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, o którym mowa w art. 258 Kodeksu karnego,

b) handlu ludźmi, o którym mowa w art. 189a Kodeksu karnego,

c) o którym mowa w art. 228–230a, art. 250a Kodeksu karnego lub w art. 46 lub art. 48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie,

d) finansowania przestępstwa o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 165a Kodeksu karnego, lub przestępstwo udaremniania lub utrudniania stwierdzenia przestępnego pochodzenia pieniędzy lub ukrywania ich pochodzenia, o którym mowa w art. 299 Kodeksu karnego,

e) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 Kodeksu karnego, lub mające na celu popełnienie tego przestępstwa,

f) powierzenia wykonywania pracy małoletniemu cudzoziemcowi, o którym mowa w art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769),

g) przeciwko obrotowi gospodarczemu, o których mowa w art. 296–307 Kodeksu karnego, przestępstwo oszustwa, o którym mowa w art. 286 Kodeksu karnego, przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, o których mowa w art. 270–277d Kodeksu karnego, lub przestępstwo skarbowe,

h) o którym mowa w art. 9 ust. 1 i 3 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

– lub za odpowiedni czyn zabroniony określony w przepisach prawa obcego;

2) jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 1;

3) wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną

o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca odpowiednio przed upływem terminu do składania wniosków

o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

4) wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;

5) jeżeli zamawiający może stwierdzić, na podstawie wiarygodnych przesłanek, że wykonawca zawarł z innymi wykonawcami porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji, w szczególności jeżeli należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o do-puszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że przygotowali te oferty lub wnioski niezależnie od siebie;

6) jeżeli, w przypadkach, o których mowa w art. 85 ust. 1 ustawy Pzp, doszło do zakłócenia konkurencji wynikającego z wcześniejszego zaangażowania tego wykonawcy lub podmiotu, który należy z wykonawcą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007

r. o ochronie konkurencji i konsumentów, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. tj:

4) w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury;

1) DOKUMENTY SKŁADANE RAZEM Z OFERTĄ

9.Wykaz podmiotowych środków dowodowych Zgodnie z pkt. 2

1. Oferta składana jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W postępowaniach prowadzonych z zastosowaniem procedury krajowej, oferty oraz oświadczenia wykonawców o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu przez nich warunków udziału w postępowaniu będą składane pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym. Wynika to z art. 63 ust. 2 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 3 pkt 14a ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, podpis zaufany to podpis elektroniczny, którego autentycznośći integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę tj. imię (imiona), nazwisko, PESEL, ustalone na podstawie środka identyfikacji elektronicznej, identyfikator środka identyfikacji elektronicznej, przy użyciu którego został złożony, czas jego złożenia.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 9 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych podpis osobisty to zaawansowany podpis elektroniczny w rozumieniu art. 3 pkt 11 rozporządzenia Parlamentu

Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE, weryfikowany za pomocą certyfikatu podpisu osobistego.

2. Wykonawca dołącza do oferty oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu w zakresie wskazanym w rozdziale II podrozdziałach 7 i 8 SWZ. Oświadczenie to stanowi dowód potwierdzający brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu, na dzień składania ofert, tymczasowo zastępujący wymagane podmiotowe środki dowodowe, wskazane w rozdziale II podrozdziale 9 pkt 2 SWZ.

Oświadczenie stanowi załącznik nr 1 do SWZ

3. Oświadczenie składane jest pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.

4. Oświadczenie składają odrębnie:

- wykonawca/każdy spośród wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim każdy z wykonawców wykazuje spełnianie warunków udziału w postępowaniu;

- podmiot trzeci, na którego potencjał powołuje się wykonawca celem potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podmiotu oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu w zakresie, w jakim podmiot udostępnia swoje zasoby wykonawcy;

- podwykonawcy, na których zasobach wykonawca nie polega przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku oświadczenie potwierdza brak podstaw wykluczenia podwykonawcy (jeżeli zamawiający weryfikuje podstawy wykluczenia w odniesieniu do podwykonawcy).

5. Samooczyszczenie – w okolicznościach określonych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6 lub art. 109 ust. 1 pkt 2–10 ustawy Pzp, wykonawca nie podlega wykluczeniu jeżeli udowodni zamawiającemu, że spełnił łącznie następujące przesłanki:

1) naprawił lub zobowiązał się do naprawienia szkody wyrządzonej przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem, w tym poprzez zadośćuczynienie pieniężne;

2) wyczerpująco wyjaśnił fakty i okoliczności związane z przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem oraz spowodowanymi przez nie szkodami, aktywnie współpracując odpowiednio z właściwymi organami, w tym organami ścigania lub zamawiającym;

3) podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, odpowiednie dla zapobiegania dalszym przestępstwom, wykroczeniom lub nieprawidłowemu postępowaniu, w szczególności:

a) zerwał wszelkie powiązania z osobami lub podmiotami odpowiedzialnymi za nieprawidłowe postępowanie wykonawcy,

b) zreorganizował personel,

c) wdrożył system sprawozdawczości i kontroli,

e) utworzył struktury audytu wewnętrznego do monitorowania przestrzegania przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów,

f) wprowadził wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań za nieprzestrzeganie przepisów, wewnętrznych regulacji lub standardów.

Zamawiający ocenia, czy podjęte przez wykonawcę czynności są wystarczające do wykazania jego rzetelności, uwzględniając wagę i szczególne okoliczności czynu wykonawcy, a jeżeli uzna, że nie są wystarczające, wyklucza wykonawcę.

6. Do oferty wykonawca załącza również: (wybrać odpowiednie)

a) Pełnomocnictwo

• Gdy umocowanie osoby składającej ofertę nie wynika z dokumentów rejestrowych, wykonawca, który składa ofertę za pośrednictwem pełnomocnika, powinien dołączyć do oferty dokument pełnomocnictwa obejmujący swym zakresem umocowanie do złożenia oferty lub do złożenia oferty i podpisania umowy.

• W przypadku wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wykonawcy zobowiązani są do ustanowienia pełnomocnika. Dokument pełnomocnictwa, z treści którego będzie wynikało umocowanie do reprezentowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia tych wykonawców należy załączyć do oferty.

Pełnomocnictwo powinno być załączone do oferty i powinno zawierać w szczególności wskazanie:

- postępowania o zamówienie publiczne, którego dotyczy,

- wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia wymienionych z nazwy z określeniem adresu siedziby,

- ustanowionego pełnomocnika oraz zakresu jego umocowania.

Wymagana forma:

Pełnomocnictwo powinno zostać złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym.

Dopuszcza się również przedłożenie elektronicznej kopii dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza, tj. podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby posiadającej uprawnienia notariusza.

b) Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (jeśli wystąpi)

• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, spośród których tylko jeden spełnia warunek dotyczący uprawnień, są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

• Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia mogą polegać na zdolnościach tych z wykonawców, którzy wykonają roboty budowlane lub usługi, do realizacji których te zdolności są wymagane. W takiej sytuacji wykonawcy są zobowiązani dołączyć do oferty oświadczenie, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy.

Oświadczenie stanowi załącznik nr 2 do SWZ Wymagana forma:

Wykonawcy składają oświadczenia w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej

podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców

zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

c) Zobowiązanie podmiotu trzeciego (jeśli wystąpi)

• Zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby lub inny podmiotowy środek dowodowy potwierdza, że stosunek łączący wykonawcę z podmiotami udostępniającymi zasoby gwarantuje rzeczywisty dostęp do tych zasobów oraz określa w szczególności:

- zakres dostępnych wykonawcy zasobów podmiotu udostępniającego zasoby;

- sposób i okres udostępnienia wykonawcy i wykorzystania przez niego zasobów podmiotu udostępniającego te zasoby przy wykonywaniu zamówienia;

- czy i w jakim zakresie podmiot udostępniający zasoby, na zdolnościach którego wykonawca polega w odniesieniu do warunków udziału w postępowaniu dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia, zrealizuje roboty budowlane lub usługi, których wskazane zdolności dotyczą.

Wymagana forma:

Zobowiązanie musi być złożone w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

Oświadczenie /Zobowiązanie stanowi załącznik nr 3 do SWZ

d) Formularz ofertowy (załącznik nr 4 do SWZ) Wymagana forma:

Formularz musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

Musi zostać złożony z zachowaniem formy przewidzianej dla oferty.

e) Wykaz rozwiązań równoważnych –wykonawca, który powołuje się na rozwiązania równoważne, jest zobowiązany wykazać, że oferowane przez niego rozwiązanie spełnia wymagania określone przez zamawiającego. W takim przypadku wykonawca załącza do oferty wykaz rozwiązań równoważnych z jego opisem lub normami.

Wymagana forma:

Wykaz musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

f) Zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa– w sytuacji, gdy oferta lub inne dokumenty składane w toku postępowania będą zawierały tajemnicę przedsiębiorstwa, wykonawca, wraz z przekazaniem takich informacji, zastrzega, że nie mogą być one udostępniane, oraz wykazuje, że zastrzeżone

informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Wymagana forma:

Dokument musi być złożony w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawców zgodnie z formą reprezentacji określoną w dokumencie rejestrowym właściwym dla formy organizacyjnej lub innym dokumencie.

2) DOKUMENTY SKŁADANE NA WEZWANIE

Wykaz podmiotowych środków dowodowych

Zgodnie z art. 274 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 5 dni, aktualnych na dzień złożenia, następujących podmiotowych środków dowodowych dot.:

4) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w powyższym zakresie jeżeli Wykonawca przedłoży dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia ze wskazaniem sumy gwarancyjnej tego ubezpieczenia (np. opłacona polisę lub wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej) za szkody powstałe w związku lub będące następstwem świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym za rażące niedbalstwo na kwotę nie niższą niż 100 000,00 zł

5) zdolności technicznej lub zawodowej:

Zamawiający uzna, że wykonawca spełnia warunek w zakresie zdolności technicznej i zawodowej, jeżeli:

A)Doświadczenie zawodowe .

1 usługę polegającą na prowadzeniu pełnej księgowości, 1 usługę kadrowo – płacową,

lub obydwie usługi łącznie,

na kwotę nie mniejszą niż 100 000 zł dla podmiotu zaliczonego do jednostek sektora publicznego np. Instytucja Kultury lub jednostka budżetowa

Weryfikacja spełnienia warunku na podstawie wykazu usług wykonanych, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane, oraz załączeniem dowodów określających, czy te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami,

o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego dostawy lub usługi zostały wykonane, a w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy; w przypadku świadczeń powtarzających się lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wystawione w okresie ostatnich 3 miesięcy;

Wzór wykazu stanowi załącznik nr 5 do SWZ

Weryfikacja spełnienia ww. warunków nastąpi na podstawie oświadczeń Wykonawcy w formie wykazu usług wraz z dokumentami tam wskazanymi.

B) Kadra

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca na czas realizacji zamówienia będzie dysponował w trakcie realizacji zamówienia co najmniej 2 osobami o odpowiednich

kwalifikacjach zawodowych niezbędnych do wykonania zamówienia.

Zgodnie z art. 76a ust. 3 pkt. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351) tj. osoby, które:

- mają pełną zdolność do czynności prawnych;

- posiadają co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe w księgowości.

Weryfikacja spełnienia warunku nastąpi na podstawie wykazu osób, skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, uprawnień, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami.

Wzór wykazu stanowi załącznik nr 6 do SWZ

Weryfikacja spełnienia ww. warunków nastąpi na podstawie oświadczeń Wykonawcy w formie wykazu i osób.

Zamawiający w celu weryfikacji wykonawców, wobec których zachodzą podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy Pzp. tj. w stosunku do którego otwarto likwidację, ogłoszono upadłość, którego aktywami zarządza likwidator lub sąd, zawarł układ z wierzycielami, którego działalność gospodarcza jest zawieszona albo znajduje się on w innej tego rodzaju sytuacji wynikającej z podobnej procedury przewidzianej w przepisach miejsca wszczęcia tej procedury

żąda: odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 ustawy, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

Wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.

Wykonawca składa podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień ich złożenia.

10.Wymagania dotyczące wadium

1) Wykonawca przystępujący do postępowania jest zobowiązany, przed upływem terminu składania ofert, wnieść wadium w kwocie: 7 000,00 zł (słownie: siedem tysięcy zł).

2) Wadium musi obejmować pełen okres związania ofertą tj. do dnia 10 marca Wadium może być wniesione w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.

3) Wadium może być wniesione w jednej lub kilku formach wskazanych w art. 97 ust. 7 ustawy Pzp.

4) Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na rachunek bankowy numer 04 1130 1075 0002 6190 0220 0006 Wadium musi wpłynąć na wskazany rachunek bankowy zamawiającego najpóźniej przed upływem terminu składania ofert (decyduje data wpływu na rachunek bankowy zamawiającego).

5) Wadium wnoszone w poręczeniach lub gwarancjach należy załączyć do oferty w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wystawcę dokumentu i powinno zawierać następujące elementy:

- nazwę dającego zlecenie (wykonawcy), beneficjenta gwarancji (zamawiającego), gwaranta/poręczyciela oraz wskazanie ich siedzib. Beneficjentem wskazanym w gwarancji lub poręczeniu musi być Europejskie Centrum Filmowe CAMERIMAGE, xx. Xxxxx Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx,

- określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją/poręczeniem,

- kwotę gwarancji/poręczenia,

- termin ważności gwarancji/poręczenia,

- zobowiązanie gwaranta do zapłacenia kwoty gwarancji/poręczenia bezwarunkowo, na pierwsze pisemne żądanie zamawiającego, w sytuacjach określonych w art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

6) W przypadku, gdy wykonawca nie wniósł wadium lub wniósł w sposób nieprawidłowy lub nie utrzymywał wadium nieprzerwanie do upływu terminu związania ofertą lub złożył wniosek

o zwrot wadium, w przypadku o którym mowa w art. 98 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający odrzuci ofertę na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 14 ustawy Pzp.

7) Zamawiający dokona zwrotu wadium na zasadach określonych w art. 98 ust. 1–5 ustawy Pzp.

8) Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami na podstawie art. 98 ust. 6 ustawy Pzp.

11. Sposób przygotowania ofert.

Zasady obowiązujące podczas przygotowywania ofert

1. Oferta wraz z załącznikami musi zostać sporządzona w języku polskim, złożona w postaci elektronicznej oraz podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym

lub podpisem zaufanym pod rygorem nieważności. Złożenie oferty wymaga od wykonawcy zarejestrowania się i zalogowania na Platformie zakupowej zamawiającego dostępnej pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx Ofertę należy złożyć za pośrednictwem Platformy EPZ xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/ nie później niż do dnia 10 lutego2021r. do godziny 10:00:00. Uwaga

Za datę i godzinę złożenia oferty rozumie się datę i godzinę jej wpływu na Platformę EPZ, tj.

datę i godzinę ujawnioną w poświadczeniu złożenia pliku, zgodnie z czasem serwera Platformy EPZ.

2. W przypadku otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx oferty po terminie podanym w ust. 1 niniejszego rozdziału SWZ, oferta zostanie odrzucona.

3. Wykonawca zamierzający złożyć ofertę zobowiązany jest założyć konto na platformie do komunikacji elektronicznej EPZ pod adresem xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/

Oznacza konieczność akceptacji regulaminu platformy i zapoznania się z instrukcjami.

Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Oferty wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostaną odrzucone.

a) Wykonawca składa ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami, wskazanymi w rozdziale II podrozdziale 9 pkt 1 SWZ.

b) Do upływu terminu składania ofert wykonawca może wycofać ofertę. Sposób postępowania w przypadku oferty w systemie został opisany w Instrukcji korzystania z Platformy

12.Opis sposobu obliczenia ceny.

Założenia dla wykonawcy w zakresie kalkulacji ceny oferty

Szacunkowy zakres ilościowy dokumentów księgowych objęty czynnościami.

1) dokumentacja księgowa dla Instytucji obejmować będzie ok. 2 mln zł. zakładanych wydatków tj. średniomiesięcznie około 200 dowodów księgowych w ciągu roku z uwzględnienie progresji wydatków do 2,5 mln zł na koniec okresu umownego tj. do marca 2025 r.

2) dokumentacja księgowa dotycząca organizowania Camerimage obejmie ok. 6 mln zł zakładanych wydatków. Działalność skupiona będzie w drugim półroczu, co spowoduje wzrost ilościowy dokumentacji od września do grudnia każdego roku. Szacunkowa ilość dokumentów księgowych to około 10 000,00 każdorocznie.

3) dokumentacja kadrowo-płacowa Obecnie 13 etatów dla 15 osób.

Szacowany wzrost zatrudnienia w 2021 do 3 etatów. Docelowo w 2025 r. 25 etatów.

W związku z planowaną inwestycją – zaprojektowanie i budowa Europejskiego Centrum Filmowego w latach 2021-2025 planuje się wydatkowanie środków w wysokości ok. 600 000 000,00 zł

1. Warunki wykonania i rozliczenia umowy:

• zgodnie z załączonym wzorem umowy stanowiącym załącznik nr 4,

• zgodnie z treścią SWZ,

1. W celu obliczenia ceny oferty, wykonawca wypełnia formularz ofertowym, stanowiący załącznik nr 4 do SWZ:

2. Wykonawca wskazuje formularzu cenowym:

a) cenę jednostkową BRUTTO za 12 miesięcy,

b) cenę BRUTTO za 48 miesięcy.

Rozumiana jako ryczałtowe wynagrodzenie miesięczne jednostkowe i pomnożone przez 12 miesięcy dla oceny oferty.

W ten sposób obliczona cena brutto podana w złotych jest uważana za cenę ofertową i będzie brana pod uwagę przy ocenie ofert.

3. Rozliczenia będą prowadzone w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. UWAGA! Jeden grosz jest najmniejszą jednostką monetarną w systemie pieniężnym RP i nie jest możliwe wyliczenie ceny końcowej, jeśli komponenty ceny (ceny jednostkowe) są określone za pomocą wielkości mniejszych niż 1 grosz.

Wartości kwotowe ujęte jako wielkości matematyczne znajdujące się na trzecim i kolejnym miejscu po przecinku, w odniesieniu do nieistniejącej wielkości w polskim systemie monetarnym powodują, że tak wyrażona cena usługi dla powszechnego obrotu gospodarczego jest niemożliwa do wypłacenia. Nie można kogoś realnie zobowiązać do zapłaty na jego rzecz kwoty niższej niż jeden grosz.

Tym samym, ceny jednostkowe, stanowiące podstawę do obliczenia ceny oferty, muszą być podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Jeżeli oferta będzie zawierała ceny jednostkowe wyrażone jako wielkości matematyczne znajdujące się na trzecim i kolejnym miejscu po przecinku, zostanie odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 4 i 5 ustawy Pzp.

4. Wykonawca zobowiązany jest zastosować stawkę VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

5. Cenę oferty należy obliczyć, uwzględniając całość wynagrodzenia wykonawcy za prawidłowe wykonanie umowy. Wykonawca jest zobowiązany skalkulować cenę na podstawie wszelkich wymogów związanych z realizacją zamówienia

6. Cena ofertowa musi obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, wszystkie inne koszty oraz ewentualne upusty i rabaty a także wszystkie potencjalne ryzyka ekonomiczne, jakie mogą wystąpić przy realizacji przedmiotu umowy, wynikające z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawierania umowy.

7. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

8. W formularzu oferty wypełnianym za pośrednictwem Platformy wykonawca poda wyłącznie cenę oferty, która uwzględnia całkowity koszt realizacji zamówienia w okresie obowiązywania umowy, obliczoną zgodnie z powyższymi dyspozycjami.

9. Zgodnie z art. 225 ustawy Pzp jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r.

o podatku od towarów i usług, dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. W takiej sytuacji wykonawca ma obowiązek:

1) poinformowania zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego;

2) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;

4) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

10. Informację w powyższym zakresie wykonawca składa w formularzu ofertowym stanowiącym załączniku nr 4 do SWZ. Brak złożenia ww. informacji będzie postrzegany jako brak powstania obowiązku podatkowego u zamawiającego.

11. Wynagrodzenie będzie płatne w latach:

c) W 2021 – 10 miesięcy,

d) W 2022 – 12 miesięcy,

e) W 2023 – 12 miesięcy,

f) W 2024 – 12 miesięcy,

g) W 2025 – 2 miesiące.

Płatne w miesiącu następującym po usłudze w danym miesiącu, z tym że faktura za grudzień będzie wystawiona i przekazana do zamawiającego najpóźniej do 20 grudnia każdego roku.

12. W związku ze strukturą wydatków Instytucji i nakładem pracy, wynagrodzenie płatne :

- w pierwszych 16 miesiącach obowiązywania umowy nie przekroczy 90% miesięcznego wynagrodzenia określonego w ofercie;

- w kolejnych 16 miesiącach obowiązywania umowy nie przekroczy 100% miesięcznego wynagrodzenia określonego w ofercie;

- w ostatnich 16 miesiącach obowiązywania umowy nie przekroczy 110% miesięcznego wynagrodzenia określonego w ofercie.

Rozdział III –Informacje o przebiegu postępowania

1. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami/wymagania techniczne

W niniejszym postępowaniu komunikacja zamawiającego z wykonawcami odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w tym wszelkie oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazywane są w formie elektronicznej za pośrednictwem Platformy xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/. Korzystanie z Platformy jest bezpłatne.

Informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej:

Aktualne wymagania techniczne związane z korzystaniem z Platformy EPZ – wskazane są na stronie internetowej logowania i rejestracji Platformy – pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/

1) Sposób przesyłania plików (oferty, oświadczeń, dokumentów, prac konkursowych) za pośrednictwem Platformy EPZ oraz potwierdzenia złożenia plików zostały opisane w Instrukcjach (filmach) użytkowników Platformy EPZ.

2) Osoby wskazane do porozumiewania się z wykonawcami przy użyciu elektronicznych środków komunikacji w zakresie:

dotyczącym postępowania/zamówienia:

x. Xxxxxxxxx Xxxxxx xxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx w zakresie dotyczącym zagadnień proceduralnych:

x. Xxxxx Xxxxxxxx xxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxx.xx

3) Oferty, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu

udostępniającego zasoby, o którym mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej „zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby”, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2020 r. poz. 346, 568, 695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych, z zastrzeżeniem rozdziału 11 pkt. 1 SWZ dotyczącego podpisu .

4) Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w pkt. 3 przekazywane w postępowaniu o udzielenie zamówienia, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, wskazanych przez Zamawiającego w niniejszej SWZ.

5) Zamawiający nie przewiduje obsługi innych formatów plików niż te wskazane w pkt. 3 i 4.

6) W przypadku gdy plik sporządzony w jednym z formatów opisanych w pkt 3 i 4 nie jest wskazany na liście plików obsługiwanych przez Platformę, wystarczy go zapisać w folderze archiwum zip.

7) W przypadku gdy dokumenty elektroniczne w postępowaniu o udzielenie zamówienia, przekazywane przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913), Wykonawca, w celu utrzymania w poufności tych informacji, przekazuje je w wydzielonym i odpowiednio oznaczonym pliku korzystając na Platformie EPZ z pola do przekazywania plików oznaczonego jako Tajemnica Przedsiębiorstwa. W przypadku gdy wykonawca nie wyodrębni i nie zabezpieczy w ten sposób poufności informacji, Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za ewentualne ujawnienie ich treści razem z informacjami jawnymi.

8) Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski.

9) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty, o którym mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania odpowiednio Wykonawcy, Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, podmiotu udostępniającego zasoby na zasadach określonych w art. 118 ustawy lub podwykonawcy niebędącego podmiotem udostępniającym zasoby na takich zasadach, zwane dalej „dokumentami potwierdzającymi umocowanie do reprezentowania”, zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, zwane dalej „upoważnionymi podmiotami”, jako dokument elektroniczny, przekazuje się ten dokument.

10) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, inne dokumenty, w tym dokumenty o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, lub dokumenty potwierdzające umocowanie do reprezentowania, zostały wystawione przez upoważnione podmioty jako dokument w postaci papierowej, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczające zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

11) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 10.1. niniejszego rozdziału SWZ, dokonuje w przypadku:

- podmiotowych środków dowodowych oraz dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania – odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych lub dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentowania, które każdego z nich dotyczą;

- przedmiotowych środków dowodowych – odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;

- innych dokumentów, w tym dokumentów, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy – odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.

12) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w SWZ może dokonać również notariusz.

13) Przez cyfrowe odwzorowanie, o którym mowa wyżej, należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.

14) Podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty, oraz pełnomocnictwo przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

15) W przypadku gdy podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, niewystawione przez upoważnione podmioty lub pełnomocnictwo, zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.

16) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w SWZ, dokonuje w przypadku:

- podmiotowych środków dowodowych – odpowiednio Wykonawca, Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia, podmiot udostępniający zasoby lub podwykonawca, w zakresie podmiotowych środków dowodowych, które każdego z nich dotyczą;

- przedmiotowego środka dowodowego, dokumentu, o którym mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, oświadczenia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, lub zobowiązania podmiotu udostępniającego zasoby – odpowiednio Wykonawca lub Wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia;

- pełnomocnictwa – mocodawca.

17) Poświadczenia zgodności cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej,

o którym mowa w ust. 11.1. niniejszego rozdziału SWZ, może dokonać również notariusz.

18) W przypadku przekazywania w postępowaniu dokumentu elektronicznego w formacie poddającym dane kompresji, opatrzenie pliku zawierającego skompresowane dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, jest równoznaczne z opatrzeniem wszystkich dokumentów zawartych w tym pliku odpowiednio kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

19) Zadawanie pytań przez Wykonawców odbywa się tylko w zakładce „Pytania do SWZ”. Odpowiedzi na pytania zamawiający zamieszcza na własnej stronie internetowej pod adresem xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx

20) Za datę wpływu ofert, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę wygenerowaną przez Platformę EPZ.

21) Terminem przekazania informacji do wykonawcy przez zamawiającego jest data wygenerowana przez Platformę EPZ.

22) Po terminie składnia ofert/ wniosków, wykonawca znajdzie kierowane do niego wezwania lub informacje w zakładce „Do Wykonawcy”.

23) Odpowiedzi na żądania Zamawiającego są składane przez Wykonawcę w oknie Platformy EPZ przeznaczonym do składania plików do Zamawiającego w podziale na pliki jawne i te z zastrzeżoną tajemnicą przedsiębiorstwa.

24) Dopuszczalne formaty przesyłanych danych tj. plików o wielkości do 20 MB każdy w formatach: pdf, doc, docx, xls, xlsx, xades, xml, zip. Za pośrednictwem Platformy EPZ można przesłać wiele pojedynczych plików we wskazanym formacie lub plik archiwum (ZIP) zawierający wiele pojedynczych plików, w tym wypadku w dowolnym akceptowalnym przez Zamawiającego formacie.

25) Plik załączony przez Wykonawcę w Platformie EPZ, nie jest widoczny ani identyfikowalny dla zamawiającego do czasu upływu terminu składania ofert / wniosków.

26) Oferta / wniosek i oświadczenia wraz z nimi składane mogą być wycofane i złożone przez wykonawcę ponownie przed upływem wyznaczonego terminu składania ofert.

27) Po upływie terminu składania ofert nie będzie możliwe wycofanie lub zmiana złożonej oferty/ wniosku.

28) Wykonawca ma obowiązek śledzić komunikaty generowane przez Platformę EPZ. Podstawowym źródłem informacji jest platforma EPZ, wszelkie fakultatywne powiadomienia za pomocą poczty e- mail obciążone są ryzykiem błędów związanych z działaniem serwerów pocztowych na których działanie zamawiający nie ma wpływu.

29) Rekomendacje Zamawiającego:

a) Zaleca się sporządzenie oferty i oświadczenia w formacie PDF i podpisanie podpisem w formacie PAdES.

b) Nie należy składać JEDZ z systemu ESPD w formacie xml.

c) Wykonawca nie może samodzielnie szyfrować przekazywanych plików.

d) Nie zaleca się stosowania podpisu zewnętrznego XADES (2 pliki do przekazania)

30) Dokumenty elektroniczne w postępowaniu spełniają łącznie następujące wymagania:

- są utrwalone w sposób umożliwiający ich wielokrotne odczytanie, zapisanie i powielenie, a także przekazanie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych;

- umożliwiają prezentację treści w postaci elektronicznej, w szczególności przez wyświetlenie tej treści na monitorze ekranowym;

- umożliwiają prezentację treści w postaci papierowej, w szczególności za pomocą wydruku;

- zawierają dane w układzie niepozostawiającym wątpliwości co do treści i kontekstu zapisanych informacji.

2. Sposób oraz termin składania ofert. Termin otwarcia ofert

1) Ofertę należy złożyć w terminie do dnia 10 lutego 2021 r. do godz. 10:00.

2) Sposób składania ofert:

🡺 za pośrednictwem Platformy xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxx/xxx/

3) Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 lutego 2021 r. o godz.12:00 poprzez odszyfrowanie wczytanych na Platformie ofert.

4) Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępni na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

5) Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:

1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej bądź miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;

2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.

Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii. Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.

3. Termin związania ofertą

Wykonawca pozostaje związany ofertą do dnia 10 marca 2021 r.

Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

4. Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i odpowiadającymi im znaczeniami oraz w następujący sposób będzie oceniał spełnienie kryteriów:

Lp.	Opis kryterium oceny	Znaczenie (%)
1.	Cena (koszt)	100%
	Razem	100%

Oferty będą oceniane metodą punktową w skali 100-punktowej.

CENA – 100%

Cena będzie oceniana metodą punktową wg wzoru:

Cena najniższa ze wszystkich ofert x100pkt x Znaczenie kryterium 100% Cena oferty badanej

Oferta może otrzymać maksymalnie 100 pkt (1%=1pkt) w zakresie kryterium ceny.

5. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego

Projektowane postanowienia umowy stanowią załącznik nr 8. do SWZ.

Złożenie oferty jest jednoznaczne z akceptacją przez wykonawcę projektowanych postanowień umowy.

6. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

1) Od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, wymagane będzie wniesienie, przed zawarciem umowy, zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny całkowitej (brutto) podanej w ofercie za wykonanie całości przedmiotu zamówienia. Zabezpieczenie służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

2) Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub w kilku formach wskazanych w art. 450 ust. 1 ustawy Pzp tj.:

- pieniądzu;

- poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, z tym że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym;

- gwarancjach bankowych;

- gwarancjach ubezpieczeniowych;

- poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

3) Zamawiający wyraża zgodę/nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia w formach wskazanych w art. 450 ust. 2 ustawy Pzp.

4) Zamawiający wyraża zgodę/nie wyraża zgody na tworzenie zabezpieczenia przez potrącenia z należności za częściowo wykonane świadczenia. W takim przypadku, w dniu zawarcia umowy wykonawca jest zobowiązany wnieść co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia, a wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić później niż do połowy okresu, na który została zawarta umowa. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury (tylko gdy okres realizacji zamówienia jest dłuższy niż rok i przewidziano płatności częściowe).

5) Do zmiany formy zabezpieczenia w trakcie realizacji umowy stosuje się art. 451 ustawy Pzp.

6) Zamawiający zwróci zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane;

7) Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu powinno zostać wpłacone przelewem na rachunek bankowy zamawiającego w banku …………..numer rachunku …………………………….: tytuł przelewu

………………………………………………………………………….

8) Zabezpieczenie wnoszone w formie innej niż w pieniądzu powinno być dostarczone w formie oryginału, przez wykonawcę do siedziby zamawiającego, najpóźniej w dniu podpisania umowy – do chwili jej podpisania.

9) Treść oświadczenia zawartego w gwarancji lub w poręczeniu musi zostać zaakceptowana przez zamawiającego przed podpisaniem umowy.

10) W przypadku nieprzedłużenia lub niewniesienia nowego zabezpieczenia najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zabezpieczenia wniesionego w innej formie niż w pieniądzu zamawiający zmienia formę na zabezpieczenie w pieniądzu, poprzez wypłatę kwoty z dotychczasowego zabezpieczenia.

11) Wypłata, o której mowa w pkt 11, następuje nie później niż w ostatnim dniu ważności dotychczasowego zabezpieczenia.

12) Z treści gwarancji lub poręczenia musi jednocześnie wynikać:

a. nazwa zleceniodawcy (wykonawcy), beneficjenta gwarancji lub poręczenia (zamawiającego), gwaranta lub poręczyciela (podmiotu udzielającego gwarancji lub poręczenia) oraz adresy ich siedzib,

b. określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją lub poręczeniem,

c. kwota gwarancji lub poręczenia,

d. termin ważności gwarancji lub poręczenia, obejmujący cały okres wykonania zamówienia, począwszy co najmniej od dnia wyznaczonego na dzień zawarcia umowy, z zastrzeżeniem pkt 10 powyżej,

e. bezwarunkowe, nieodwołalne, płatne na pierwsze żądanie, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty zabezpieczenia lub do wypłat łącznie do pełnej kwoty zabezpieczenia w przypadku realizacji zamówienia w sposób niezgodny z umową,

f. bezwarunkowe, nieodwołalne, płatne na pierwsze żądanie, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty zabezpieczenia w przypadku, o którym mowa w pkt 10 i 11 tj. w przypadku nieprzedłużenia lub niewniesienia nowego zabezpieczenia najpóźniej na 30 dni przed upływem terminu ważności dotychczasowego zabezpieczenia wniesionego w innej formie niż w pieniądzu, jeżeli wykonawca skorzystał z możliwości wniesienia zabezpieczenia na okres nie krótszy niż 5 lat, a okres, na jaki miało zostać wniesione zabezpieczenie, jest dłuższy od tego okresu.

7. Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego

1) Zamawiający poinformuje wykonawcę, któremu zostanie udzielone zamówienie, o miejscu i terminie zawarcia umowy.

2) Wykonawca przed zawarciem umowy:

g. poda wszelkie informacje niezbędne do wypełnienia treści umowy na wezwanie zamawiającego,

h. wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy.

Jeżeli zostanie wybrana oferta wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, zamawiający będzie żądał przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego kopii umowy regulującej współpracę tych wykonawców, w której x.xx. zostanie określony pełnomocnik uprawniony do kontaktów z zamawiającym oraz do wystawiania dokumentów związanych z płatnościami, przy czym termin, na jaki została zawarta umowa, nie może być krótszy niż termin realizacji zamówienia.

Niedopełnienie powyższych formalności przez wybranego wykonawcę będzie potraktowane przez zamawiającego jako niemożność zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego z przyczyn leżących po stronie wykonawcy i zgodnie z art. 98 ust. 6 pkt 3 ustawy Pzp, będzie skutkowało zatrzymaniem przez zamawiającego wadium wraz z odsetkami.

Załączniki do SWZ:

załącznik nr 1 Oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu oraz spełnianiu warunków udziału załącznik nr 2 Oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia załącznik nr 3 Oświadczenie /Zobowiązanie podmiotu

Document Metadata

Table of Contents

SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Document Metadata