Regulamin postępowania mediacyjnego

Regulamin postępowania mediacyjnego

w Wojewódzkim Centrum Arbitrażu i Mediacji w Łodzi

§1. Postanowienia wstępne

1. Regulamin określa zasady prowadzenia postępowania mediacyjnego w Wojewódzkim Centrum Arbitrażu i Mediacji w Łodzi („Centrum”).

2. Postępowanie mediacyjne ma na celu doprowadzenie do ugodowego załatwienia sprawy spornej między stronami i może być wszczęte:

(a) na wniosek jednej strony lub obu stron na podstawie wiążącej je umowy o mediację;

(b) w braku umowy o mediację na wniosek jednej ze stron, jeżeli pozostałe strony wyrażą zgodę na mediację;

(c) na skutek skierowania stron do mediacji w postępowaniu sądowym

3. Strony sporu i mediator mogą zgodnie określić odmienne reguły postępowania mediacyjnego niż zawarte w niniejszym Regulaminie.

§2. Wszczęcie postępowania mediacyjnego

1. Mediacja zostaje wszczęta:

(a) z chwilą doręczenia wybranemu w postępowaniu Mediatorowi wniosku o przeprowadzenie mediacji z dołączonym dowodem doręczenia jego odpisu drugiej stronie, z zastrzeżeniem art. 1836 § 2 i nast. KPC,

(b) z chwilą doręczenia wybranemu w postępowaniu Mediatorowi zgodnego wniosku o przeprowadzenie mediacji przez wszystkie strony sporu, z zastrzeżeniem art. 1836

§ 2 i nast. KPC

2. Złożenie wniosku o mediację do Centrum nie jest jednoznaczne z wszczęciem postępowania mediacyjnego w rozumieniu KPC. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem, zastosowanie mają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego.

3. W przypadku braku wniesienia pełnej opłaty mediacyjnej w terminie określonym przez wybranego w sprawie Mediatora, postępowaniu mediacyjnemu nie nadaje się biegu. W tym przypadku, Stronom na ich żądanie zwraca się złożone w Centrum pisma i dokumenty dotyczące sprawy spornej. Po upływie 3 miesięcy złożone dokumenty podlegają zniszczeniu.

4. W przypadku mediacji ze skierowania sądowego do wszczęcia mediacji stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu postępowania cywilnego i kodeksu cywilnego.

§3. Wniosek o przeprowadzenie mediacji

1. Wniosek o przeprowadzenie mediacji powinien zawierać:

(a) oznaczenie stron i ich pełnomocników, jeżeli zostali ustanowieni, wraz z ich adresami i innymi danymi kontaktowymi (telefon, faks, adres email…);

(b) krótki opis przedmiotu i okoliczności sporu;

(c) wskazanie mediatora, jeżeli został uzgodniony wcześniej przez strony.

2. Do wniosku należy załączyć kopię umowy o mediację – jeżeli strony zawarły taką umowę na piśmie.

3. Jeżeli wniosek o przeprowadzenie mediacji nie odpowiada wymaganiom określonym w ustępie 1, Dyrektor Centrum wzywa stronę do uzupełnienia braków w określonym terminie, nie krótszym niż 5 dni.

4. Przepisy RODO są stosowane przez Centrum odpowiednio.

§4. Wyznaczenie mediatora

1. Mediację prowadzi Mediator lub Mediatorzy wskazani przez strony. Po przyjęciu wniosku o mediację Centrum zawiadamia o tym strony mediacji i może wyznaczyć osobne spotkania proceduralne ze stronami w ciągu pięciu (5) dni w celu określenia przedmiotu mediacji, wyboru mediatora i dokonania wpłaty opłaty mediacyjnej określonej w par. 7.

2. W razie braku wskazania przez strony mediatora, Dyrektor przedstawia stronom listę mediatorów dla dokonania wspólnego wyboru. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia, co do wyboru, Centrum zażąda od każdej ze stron wskazania pięciu preferowanych nazwisk z listy mediatorów w kolejności preferencji, w ciągu pięciu (5) dni. Jeżeli pojawi

się wspólne nazwisko, oznaczać to będzie wybór Mediatora. Jeżeli powtórzą się więcej niż jedno nazwisko, wybór dokonany będzie według wskazanej preferencji.

3. Jeżeli strony nie wskazały Mediatora zgodnie z ust. 1 lub 2 powyżej, Mediatora wyznacza Prezes Centrum z listy mediatorów Centrum. Mediatora może wskazać również Dyrektor Centrum działający na podstawie udzielonego przez Prezesa Centrum pełnomocnictwa.

4. Mediator niezwłocznie potwierdza Dyrektorowi Centrum w formie elektronicznej przyjęcie funkcji mediatora w określonej sprawie.

5. Mediator, za zgodą stron, lub na ich życzenie, może prowadzić mediację z innym mediatorem (ko-mediacja).

6. Mediator powinien być bezstronny i niezależny przez cały czas trwania postępowania mediacyjnego oraz bezzwłocznie ujawnić stronom wszelkie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności i niezależności.

7. W przypadku, gdy wskazany Mediator nie może prowadzić mediacji, odmówił prowadzenia mediacji lub został skreślony z listy mediatorów, Sekretarz Centrum wzywa strony do wskazania innego mediatora w terminie 5 dni, zgodnie z procedurą określoną w ust. 1 i 2 powyżej.

8. Strony mogą w trakcie mediacji zrezygnować z Mediatora bez zakończenia postępowania mediacyjnego. W takim przypadku stosuje się postanowienia ust. 1 i 2.

9. Strony mogą powołać więcej niż jednego Mediatora. W takim wypadku przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.

§5. Postępowanie mediacyjne

1. Mediator kontaktuje się ze stronami i ustala z nimi czas oraz miejsce prowadzenia postępowania mediacyjnego, informując niezwłocznie o poczynionych ustaleniach Dyrektora Centrum. Mediator, ze względu na specyfikę sprawy, może w uzgodnieniu ze stronami ustalić miejsce mediacji poza Centrum, przy czym strony pokrywają koszty wynajmu innych pomieszczeń.

2. Mediacja może być też prowadzona na odległość, z wykorzystaniem technologii telekonferencji.

3. Mediator potwierdza ze stronami zakres i przedmiot prowadzonej mediacji. W trakcie postępowania strony mogą, za zgodą każdej ze stron i mediatora, zmienić ustalony wcześniej zakres mediacji.

4. W razie mediacji prowadzonej ze skierowania sądowego o terminach mediacji decyduje sąd, na podstawie odpowiednich przepisów KPC.

5. Mediator prowadzi postępowanie mediacyjne w sposób, jaki uzna za właściwy, z poszanowaniem wszelkich reguł wynikających z przepisów prawa, etyki, niniejszego Regulaminu i umowy stron, kierując się w szczególności zasadami bezstronności, neutralności i dobrowolności mediacji.

6. Xxxxxx powinny w dobrej wierze współpracować z Mediatorem.

7. Mediator może komunikować się ze stronami wspólnie lub z każdą z nich z osobna, dokładając jednak starań o zachowanie symetrii w indywidualnych kontaktach ze stronami.

8. Mediator powinien dołożyć starań, aby strony porozumiały się podczas pierwszego posiedzenia wspólnego.

9. Postępowanie mediacyjne jest poufne. Strony i Mediator, a także, w przypadku, gdy postępowaniu mediacyjnym brały udział inne osoby, jak również organy i pracownicy Centrum są w szczególności obowiązani do nieujawniania osobom trzecim treści propozycji ugodowych lub innych oświadczeń składanych w postępowaniu mediacyjnym, a także do niepowoływania się na nie w postępowaniu arbitrażowym lub sądowym.

10. W wypadkach uzasadnionych okolicznościami sprawy i jedynie na podstawie wyraźnie wyrażonej woli stron, Mediator może przygotować projekt ugody, który po przedstawieniu stronom wymaga ich akceptacji i potwierdzenia, iż odpowiada on w całości treści porozumienia stron. Mediator nie ponosi odpowiedzialności za treść ostatecznie zawartej ugody.

11. Z przebiegu postępowania mediacyjnego Mediator sporządza zwięzły protokół, w którym oznacza:

1) miejsce i czas prowadzenia mediacji;

2) imiona i nazwiska (nazwy) stron oraz mediatora, oraz innych osób biorących udział w mediacji, a także ich dane adresowe;

3) wynik postępowania.

12. Sekretarz Centrum może w szczególnie uzasadnionych przypadkach przygotować na wniosek Mediatora wstępny zarys protokołu do dalszego uzupełnienia przez mediatora

13. Jeżeli strony zawarły ugodę przed Mediatorem, jej treść podpisaną przez strony dołącza się do protokołu. Protokół z mediacji podpisuje mediator.

14. Przez podpisanie ugody strony wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie, o czym mediator informuje strony. Mediator, na zgodny wniosek stron, może złożyć w ich imieniu wniosek o zatwierdzenie ugody.

15. Odpisy protokołu doręcza się stronom.

16. W mediacji prowadzonej ze skierowania sądu Mediator niezwłocznie przesyła protokół z mediacji wraz z ugodą (jeśli została zawarta) do sądu prowadzącego sprawę. Na zgodny wniosek stron w mediacji pozasądowej Mediator wysyła zawartą ugodę do zatwierdzenia przez właściwy sąd.

§6. Zakończenie postępowania mediacyjnego

1. Postępowanie mediacyjne kończy się w przypadku:

(a) zawarcia przez strony ugody przed Mediatorem;

(b) zawiadomienia strony lub Mediatora przez drugą stronę, że rezygnuje z mediacji;

(c) wysłania przez Dyrektora Centrum lub przez Mediatora do strony pisma związanego z mediacją wymagającego odpowiedzi i braku udzielenia tej odpowiedzi w wyznaczonym terminie;

(d) z upływem okresu prowadzenia mediacji, na który strony wspólnie się umówiły;

(e) złożenia przez Mediatora oświadczenia na piśmie o bezcelowości lub niemożności dalszego prowadzenia postępowania mediacyjnego;

(f) zakończenia mediacji stosownie do postanowień umowy.

§7. Cennik

1. W związku ze skierowaniem wniosku o przeprowadzenie mediacji a następnie prowadzoną mediacją, Mediator pobiera następujące opłaty:

(a) opłatę mediacyjną;

(b) zaliczkę na wydatki, tj. koszty biegłych, tłumaczy, koszt dojazdu Mediatora do miejsca prowadzenia mediacji innego niż Centrum.

2. Opłatę mediacyjną pobiera Mediator w terminie 7 dni od wszczęcia mediacji. Jeśli do mediacji nie dojdzie z winy jednej ze stron, Mediator zwraca uiszczoną część opłaty tylko tej stronie, która nie ponosi winy. Pozostała część opłaty, uiszczona przez stronę, z której winy nie doszło do mediacji, nie podlega zwrotowi. Jeśli strony zrezygnują z mediacji co najmniej 7 dni przed wyznaczonym posiedzeniem mediacyjnym, mediator zwraca stronom uiszczoną opłatę mediacyjną, pomniejszoną odpowiednio o kwotę 200 zł netto z tytułu poniesionych kosztów administracyjnych

3. Opłata mediacyjna wynosi 1.000 zł + VAT. Jeśli mediację prowadzi dwóch Mediatorów (mediator i ko-mediator), opłata ulega podwojeniu. Centrum może ustalić wraz ze stronami inne zasady wynagrodzenia dla ko-mediatora, jeśli ten bierze udział w mediacji celem podwyższenia swych kwalifikacji, a jego udział nie jest uzasadniony szczególnymi potrzebami stron postępowania.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, ze względu np. na stopień skomplikowania sprawy, wartość przedmiotu sporu, czy możliwości finansowe stron, opłata mediacyjna może zostać odpowiednio podwyższona lub obniżona. Wysokość opłaty ustala Prezes Centrum w porozumieniu z Mediatorem wyznaczonym do prowadzenia sprawy.

5. Co do zasady, strony pokrywają koszty mediacji po połowie, chyba, że umówią się inaczej.

6. W przypadku mediacji prowadzonej ze skierowania sądowego niniejszy paragraf stosuje się tylko, jeżeli strony wyraziły zgodę na pokrycie kosztów mediacji bez pośrednictwa sądu. Jeżeli strony nie wyraziły takiej zgody, stosuje się zasady określone w art. 93 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, oraz odpowiednich przepisów wykonawczych dotyczących wynagrodzenia Mediatora.

7. W zakresie prowadzonych mediacji ze skierowania sądowego w pomieszczeniach Centrum, mediatorzy wystawiają faktury za swoje czynności bezpośrednio do sądu, chyba, że umówiły się inaczej ze stronami mediacji. Faktury te obejmują nie tylko wynagrodzenie mediatora określone w Rozporządzeniu z dnia 28 czerwca 2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków Mediatora w postępowaniu cywilnym, ale także określają wszelkie koszty administracyjne jak: wynajem pomieszczeń, koszty korespondencji czy koszty poniesione przez Mediatora w przypadku nieprzystąpienia stron do mediacji, w zakresie i wysokości określonych treścią powołanego rozporządzenia.

8. Wszystkie opłaty uiszcza się na rachunek bankowy wskazany przez Mediatora.

9. Opłata mediacyjna obejmuje przygotowanie się Mediatora do postępowania, prowadzenie spotkań mediacyjnych oraz zakończenie postępowania. Czas podróży na mediację poza siedzibę Centrum określa się wraz ze stronami ryczałtowo, a zwrot kosztów podróży na mediację poza siedzibą Centrum następuje po przedstawieniu odpowiednich dokumentów. Koszty te pokrywane są po połowie przez Strony, chyba, że Strony umówią się inaczej.

10. Strony mogą się umówić również w ten sposób, że jedna ze stron poniesie koszty całości postępowania mediacyjnego, co jednak nie ma wpływu na zasadę neutralności i bezstronności mediatora.

11. Pobiera się zaliczki na wydatki związane z kosztami posiedzeń i sesji poza Łodzią oraz wynagrodzenia tłumaczy. Wysokość zaliczki określa Mediator, a strony wnoszą je po połowie, chyba, że umówią się inaczej.

12. W szczególnych przypadkach, w tym, gdy Mediator bierze udział w postępowaniu na zasadach pro bono, może on nie pobrać od stron opłaty mediacyjnej oraz pozostałego wynagrodzenia.

§8. Postępowanie arbitrażowe

1. Wynikiem postępowania mediacyjnego może być zapis na sąd polubowny, na skutek czego może nastąpić przekazanie sprawy do dalszego prowadzenia tutejszemu Sądowi Arbitrażowemu Polski Centralnej.

2. W zapisie na sąd arbitrażowy strony mogą dokonać wyboru arbitra, przy czym za zgodą stron i Mediatora, może nim być Mediator prowadzący postępowanie mediacyjne, o ile spełnia wymogi przewidziane w Statucie i Regulaminie SAPC.

3. Sąd arbitrażowy może ponownie skierować sprawę do mediacji.

4. Strony ponoszą koszty postępowania arbitrażowego zgodnie z obowiązującym Regulaminem Sądu Arbitrażowego Polski Centralnej, przy czym decyzją Prezesa Sądu w uzgodnieniu z Prezesem Centrum mogą zostać pomniejszone o opłatę za prowadzenie mediacji lub jej część.

5. Dalsze postępowanie toczy się według Regulaminu SAPC.

§9. Postanowienia Końcowe

1. Postępowanie mediacyjne jest całkowicie poufne dla wszystkich stron i Mediatora, i żadne okoliczności i stwierdzenia poczynione w mediacji nie mogą być ujawnione przez uczestników bez zgody obu stron, chyba, że wymagają tego przepisy prawa.

2. Zasady Etyki Mediatora stanowią integralną część tego Regulaminu.

3. Wszystkie przepisy niniejszego Regulaminu, gdy będzie to wymagane, podlegają wyłącznej interpretacji przez Prezesa Centrum.

4. Dyrektor Centrum, jako pełniący funkcję Administratora Danych Osobowych, czuwa nad przestrzeganiem w toku postępowania mediacyjnego przepisów o ochronie danych osobowych.

5. Mediator i Centrum nie ponoszą odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników mediacji w związku z działaniami lub zaniechaniami w żadnej mediacji, podjętej, rozpoczętej w całości lub części na podstawie niniejszego Regulaminu, chyba, że z winy umyślnej.

6. Niniejszy Regulamin może być zmieniamy według zmieniających się potrzeb Centrum, na wniosek Prezesa Centrum.

7. Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 2 lipca 2018 roku.