Trzebinia, dnia.......................... miejscowość i data Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej
Załącznik nr___ do umowy nr___________
Trzebinia,
dnia..........................
miejscowość
i data
Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej
Odbiorca:
ORLEN Południe Spółka Akcyjna z siedzibą w Trzebini, ul. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxx wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa – Śródmieścia w Krakowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000125856, NIP 000-00-00-000, BDO 000007910, kapitał zakładowy i kapitał wpłacony: 209 123 180,00 zł,
reprezentowaną przez
Xxxxx Xxxxxxxxx – Dyrektor ds. Finansowych – Główny Księgowy
Wystawca:
………………………………………………
reprezentowaną przez:
……………………………..……………………………..
1.
Działając na podstawie Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od
towarów i usług (tj. Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.)
Odbiorca akceptuje przesyłanie mu przez Wystawcę faktur w formie
elektronicznej
z chwilą podpisania Porozumienia przez ORLEN
Południe S.A.
2. E-faktury, e-faktury korekta, duplikaty e-faktur, e-noty księgowe będą przesyłane pocztą elektroniczną w postaci plików PDF z poniższego/ych adresu/adresów mailowych Wystawcy:
zgodnie z warunkami zawartymi w Instrukcji przesyłania faktur w formie elektronicznej do ORLEN Południe S.A., będącej załącznikiem do niniejszego Porozumienia.
3. Adresem właściwym do przesyłania Odbiorcy dokumentów wymienionych w pkt. 2 niniejszego Porozumienia będzie:
Adresem właściwym dla potwierdzenia Wystawcy odbioru dokumentów wymienionych w pkt. 2 niniejszego Porozumienia będzie:
Brak wskazania przez Wystawcę adresu do wysyłania potwierdzeń odbioru dokumentu oznacza rezygnację z potwierdzania odbioru.
Potwierdzenie odbioru e-faktury zostanie wysłane przez system pocztowy Odbiorcy w momencie wprowadzenia dokumentu do systemu księgowego, przy czym datą otrzymania będzie data wpływu e-faktury na skrzynkę pocztową Odbiorcy.
4. W przypadku zmiany adresu/adresów e-mail, wskazanych w punkcie 2 i 3 powyżej, strony zobowiązują się do poinformowania się o dokonanych zmianach w formie pisemnej lub mailowej.
5. W przypadku, gdyby przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiły wystawienie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej, wówczas faktury zostaną przesłane w formie papierowej.
6. Niniejsza akceptacja może zostać cofnięta przez Odbiorcę w każdym czasie. Wówczas Wystawca faktur traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej od następnego dnia od daty otrzymania informacji o cofnięciu akceptacji.
7. Akceptując niniejsze Porozumienie Wystawca oświadcza, że zapoznał się z dołączoną do niego Instrukcją przesyłania faktur do Odbiorcy i będzie stosował się do zawartych w niej wytycznych.
8. Osobami właściwymi do kontaktu w sprawach dotyczących Porozumienia są:
Ze strony Odbiorcy – Xxxxxxx Xxxxxxxx – xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xx; Marta Urbańczyk - xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx;
Ze strony Wystawcy: ……………………………………..
9. Podpisane przez Wystawcę Porozumienie należy odesłać na adres Odbiorcy z dopiskiem „Porozumienie e-faktura zakupu”.
Odbiorca Wystawca
………………………………... …..…….……………………….
podpis osoby uprawnionej podpis osoby uprawnionej
Instrukcja
przesyłania faktur w formie elektronicznej do ORLEN Południe S.A.
Definicje
e-faktura
–
faktura, faktura korygująca, duplikat faktury, nota księgowa w
formie dokumentu elektronicznego, który spełnia wymogi określone w
przepisach prawa dotyczących sposobu przesyłania
i zasad
przechowywania faktur w formie elektronicznej;
Odbiorca – ORLEN Południe S.A.;
Wystawca
–
podmiot, u którego ORLEN Południe S.A. dokonuje zakupu i który
wystawia dokumenty sprzedaży
w formie elektronicznej;
Porozumienie – dokument wyrażający akceptację Odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur;
§ 1 - Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Instrukcja określa zasady przesyłania e-faktur przez Wystawcę do Odbiorcy.
2. Warunkiem korzystania przez Wystawcę z możliwości wysyłania e-faktur do Odbiorcy jest łączne spełnienie wymogów opisanych poniżej:
a. otrzymanie zaakceptowanego przez Odbiorcę Porozumienia z Wystawcą na przesyłanie e-faktur,
b. zastosowanie się do wymogów opisanych w § 2 niniejszej Instrukcji.
§ 2 - Warunki przesyłania faktur elektronicznych
1. E-faktury powinny być wysyłane wyłącznie w postaci plików w formacie PDF. Faktury w innych formatach nie zostaną przyjęte przez Odbiorcę.
2. E-faktury
powinny być wysyłane z adresu lub adresów zadeklarowanych przez
Wystawcę
w Porozumieniu. E-faktury wysłane z innych adresów
bez wcześniejszego poinformowania o tym Odbiorcy, nie zostaną
przyjęte przez Odbiorcę.
3. E-faktury powinny być wysyłane na adres xxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xx
4. E-faktury powinny być przesyłane w stosunku 1:1, przez co rozumie się jeden załącznik z fakturą dołączony do jednej wiadomości e-mail.
5. Wszystkie załączniki (protokoły wykonania usług, wydania w-z, specyfikacje techniczne itp.) powinny stanowić kolejne strony pliku z fakturą nie przekraczającego 10 MB.
6. Niedopuszczalne jest dołączanie do wiadomości e-mail, zwłaszcza w stopce, innych plików graficznych (np. JPEG, TIF, BMP). Wiadomość zawierająca oprócz pliku PDF inny plik w w/w formacie nie zostanie przyjęte przez Odbiorcę. Pliki nie powinny być skompresowane, np. w formacie .ZIP, ani być zamieszczane pośrednio w wiadomości będącej załącznikiem innej wiadomości.
7. Wiadomości e-mail powinny zawierać w temacie odpowiednie zapisy umożliwiające identyfikację nr dokumentu.
8. Na adres zadeklarowany przez Wystawcę w Porozumieniu Odbiorca może wysłać e-mail potwierdzający odbiór faktury. W przypadku zadeklarowania przez wystawcę kilku adresów, z których będą wpływały e-faktury, Wystawca powinien wskazać w Porozumieniu jeden adres, na który będą wysyłane potwierdzenia przez Odbiorcę.
9. Każdorazowa zmiana adresu lub adresów, o którym mowa w pkt. 2 i 3 Porozumienia, wymaga poinformowania Odbiorcy o tym fakcie mailem przesłanym na adres wskazany w pkt. 8 porozumienia.
10. Odbiorca nie przyjmuje e-faktur wystawianych za pośrednictwem portali internetowych i nie przesyłanych automatycznie w postaci plików PDF na adres xxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xx. W przypadku stosowania powyższego rozwiązania Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia automatycznego przesyłania e-faktur, bądź przesłania e-faktur po uprzednim ich pobraniu z portalu.
11. Wystawca jest zobowiązany do archiwizowania kopii e-faktur, w postaci wysłanych plików PDF stanowiących dla Odbiorcy podstawę do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego. W razie niedopełnienia powyższego wymogu, lub w razie gdyby archiwizowana przez Wystawcę kopia e-faktury była nieprawidłowa ze względów formalnych, prawnych lub rzeczowych, Wystawca zobowiązany jest do wyrównania Odbiorcy szkody powstałej w wyniku wymierzenia Odbiorcy przez organ podatkowy zobowiązania podatkowego, wraz z sankcjami i odsetkami w kwotach wynikających z decyzji tego organu.
12. Wystawca zobowiązuje się do archiwizowania kopii e-faktur, o których mowa w pkt 11 powyżej zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa podatkowego w tym zakresie.
§ 3 - Postanowienia końcowe
1. Przesyłanie e-faktur przez Wystawcę może nastąpić już w kolejnym dniu roboczym po otrzymaniu od Odbiorcy zaakceptowanego Porozumienia.
2. Akceptacja elektronicznej formy przesyłania faktur może zostać wycofana przez Odbiorcę w każdym momencie, w szczególności w przypadku nie stosowania przez Wystawcę postanowień niniejszej Instrukcji. Cofnięcie akceptacji nastąpi poprzez wysłanie przez Odbiorcę pisma na adres e-mail Wystawcy zadeklarowany w punkcie 3 lub 2 Porozumienia.
3. Wystawca może zrezygnować z przesyłania e-faktur, informując o tym Odbiorcę mailem przesłanym na adres wskazany w pkt 8 Porozumienia.
4. Pytania i wątpliwości proszę kierować na adres u Odbiorcy wskazany w punkcie 8 Porozumienia.
3