UMOWA nr / 2024

UMOWA nr / 2024

zawarta w dniu roku w Warszawie

pomiędzy:

Narodowym Instytutem Onkologii im. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx – Curie – Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie, adres: 00-000 Xxxxxxxx, xx. W.K. Xxxxxxxxx 0, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000144803, NIP 000-000-00-00, Regon 000288366, zwanym dalej „Zamawiającym”, w imieniu, którego działa:

……………………………………………………………………………………………………………………………

a

……………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………… zwanym dalej „Wykonawcą”, w imieniu którego działa:

wybranym w trybie przetargu nieograniczonego, na świadczenie usługi nadzoru autorskiego systemu informatycznego Simple.ERP na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2023 r., poz. 1605 ze zm.), Znak sprawy PN-230/23/EP.

w imieniu, którego działa/działają:

……………………..…………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………..

Zamawiający i Wykonawca łącznie dalej zwani są „ Stronami” lub z osobna „Stroną”, zwana dalej

„Umową”.

§ 1 DEFINICJE UMOWY

Na potrzeby realizacji niniejszej Umowy, Strony określają definicje następujących pojęć:

1. System – system informatyczny będący przedmiotem niniejszej umowy zawierający moduły Simple.ERP i eSimple wymienione w Załączniku nr 1 do umowy (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia).

2. Centrum Pomocy- zespół pracowników Wykonawcy, poprzez który nawiązywane są, w Normalnych Godzinach Pracy Wykonawcy, przez Zamawiającego wszelkie kontakty dotyczące współpracy w zakresie realizacji zobowiązań wynikających z Umowy, w szczególności pierwsze kontakty związane ze zgłoszeniem Problemu.

3. Czas Reakcji– czas liczony od momentu zgłoszenia Problemu przez upoważnionego pracownika Zamawiającego do Centrum Pomocy Wykonawcy, do momentu podjęcia działań przez Centrum Pomocy Wykonawcy.

4. Czas Naprawy - czas liczony od momentu zgłoszenia Usterki Systemu przez Zamawiającego i podjęcia działań przez Centrum Pomocy w celu wyeliminowania Usterki do momentu jej usunięcia. Do Czasu Naprawy zalicza się wyłącznie czas pracy Wykonawcy.

5. Dokumentacja - oznacza aktualny materiał objaśniający dostarczany Zamawiającemu, w skład którego wchodzi Specyfikacja.

6. Incydent bezpieczeństwa – pojedyncze zdarzenie lub seria niepożądanych lub niespodziewanych zdarzeń związanych z bezpieczeństwem informacji, które stwarzają znaczne prawdopodobieństwo zakłocenia działań i zagrażają bezpieczeństwu informacji

7. Internetowy system informatyczny – system służący do rejestracji i monitorowania zgłoszeń Problemów.

8. Kod Ważności- kod przypisany przez Zamawiającego każdemu zgłaszanemu Problemowi. Kod Ważności nadawany jest przez Zamawiającego i bez konsultacji z nim nie może być zmieniony.

9. Kod Ważności 1– Usterka uniemożliwiająca Zamawiającemu na korzystanie z niezbędnych elementów Systemu i uzyskanie oczekiwanych efektów nie jest możliwe w inny sposób. Usterka oznaczona Kodem Ważności 1, jest sklasyfikowana jako rodzaj zgłoszenia – blokujący lub krytyczny.

10. Kod Ważności 2– Usterka pozwalająca Zamawiającemu na korzystanie z Systemu ale w ograniczonym zakresie. Usterka oznaczona Kodem Ważności 2, jest sklasyfikowana jako rodzaj zgłoszenia – ważny, normalny, mało ważny.

11. Modyfikacja - zmiany istniejących funkcji i nowe funkcje wprowadzone w Oprogramowaniu przez Wykonawcę na wniosek Zamawiającego.

12. Normalne Godziny Pracy- godziny pracy Wykonawcy (8:00-17:00, w dni robocze, od poniedziałku do piątku), w których świadczone są usługi Opieki Serwisowej.

13. Obszar Funkcjonalny (Moduł)- niepodzielna funkcjonalna część Oprogramowania o określonej Specyfikacji.

14. Nadzór Autorski– zespół czynności serwisowych, usług konserwacyjno-serwisowych, związanych z utrzymaniem sprawności działania Systemu eksploatowanego przez Zamawiającego, do których Wykonawca zobowiązał się w Umowie.

15. Opiekun Systemu- wyznaczony pracownik Zamawiającego współpracujący z Wykonawcą, odpowiedzialny za prawidłowe działanie Produktu u Zamawiającego.

16. Oprogramowanie/System – oznacza oprogramowanie Simple.ERP (dawna nazwa handlowa SIMPLE-SYSTEM V), SIMPLE-SYSTEM, SIMPLE-BUSINESS lub jego część, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu, którego właścicielem jest SIMPLE - będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych.

17. Platforma Sprzętowo-Systemowa- sprzęt komputerowy i system operacyjny posiadany przez Zamawiającego, na którym zainstalowane jest System. Operacja przenoszenia Systemu na inny sprzęt komputerowy lub na inny system operacyjny powinna być wykonana pod nadzorem właściciela oprogramowania tj. SIMPLE.

18. Problem - działanie lub zachowanie się Systemu uznane przez pracowników Zamawiającego za niezgodne ze Specyfikacją i zgłoszone do Wykonawcy przez Zamawiającego .

19. Produkt – oznacza dostarczoną Zamawiającemu przez właściciela oprogramowania tj. SIMPLE kopię Oprogramowania tj. dysk lub inny nośnik danych zawierający wykonywalny maszynowo kod programu, wraz z kopią odpowiedniej Dokumentacji oraz formularzami licencji Klienta Końcowego.

20. Specyfikacja- wykaz funkcji Oprogramowania, sposób ich realizacji określony w Dokumentacji oraz w szczególności lista i postać raportów emitowanych przez Oprogramowanie.

21. Umowa – niniejsza umowa zawarta pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą regulująca warunki współpracy;

22. Update – pakiet zmian do danej wersji Oprogramowania, zawierający poprawki Usterek ujawnionych w danej wersji Oprogramowania i/lub modyfikacje wynikające ze zmiana przepisów prawa. Pakiet zmian dotyczący zmian przepisów prawa musi być udostępniony Zamawiającemu minimum 5 dni przed dniem, od którego zmiana prawna obowiązuje.

23. Usterka – niezdolność Systemu do realizacji funkcji zgodnie ze Specyfikacją, wynikająca z przyczyn tkwiących w Systemie, i zgłoszona do Wykonawcy przez Zamawiającego .

24. Upgrade - nowa wersja Oprogramowania, która w stosunku do poprzedniej wersji tego Oprogramowania ma zmienioną Specyfikację.

25. Użytkownik indywidualny - upoważniona przez Zamawiającego osoba wyznaczona do obsługi i pracy w Systemie.

26. u.o.d.o. – Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

27. Zamawiający – Narodowy Instytut Onkologii im. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx-Xxxxx– Państwowy Instytut Badawczy wraz ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi upoważniony do korzystania z Systemu.

28. Zlecenie serwisowe – pojedyncze zlecenie zidentyfikowanej Usterki, zawierające opis nieprawidowego działania lub oczekiwanych zmian, śledzone za pomocą statusów w systemie serwisowym (internetowy system zgłoszeń).

§ 2 PRZEDMIOT UMOWY, ZOBOWIĄZANIA WYKONAWCY

1. Przedmiotem Umowy jest sprawowanie przez Wykonawcę bieżącego Nadzoru Autorskiego Systemu na wypadek wystąpienia problemów w trakcje jego eksploatacji, a polegającej na zapewnieniu gotowości Wykonawcy do udostępniania nowych wersji oprogramowania i realizacji usług konserwacyjno-serwisowych Systemu oraz konsultacji telefonicznych związanych z prawidłowym jego funkcjonowaniem. W zakres przedmiotu umowy wchodzi pakiet godzin określonych w załaczniku nr 1 do umowy, które mogą być przeznaczone przez Zamawiającego na porady dotyczące funkcjonowania Oprogramowania Simple.ERP oraz jego modyfikację.

2. Wykonawca będzie świadczył Nadzór Autorski dla Oprogramowanie Simple.ERP,do którego prawo do eksploatacji dla poszczególnych obszarów funkcjonalnych Zamawiający nabył na mocy Licencji Klienta Końcowego, z prawem korzystania przez 50 równoczesnych operatorów systemu Simpel.ERP.

3. Wykonawca wyznaczy dla każdego z serwisowanych Modułów oprogramowania dedykowanego konsultanta.

4. Szczegółowy zakres świadczonych usług jest określony w Załączniku nr 1 stanowiącym integralną część niniejszej Umowy.

5. Wykonawca oświadcza, że ma prawo do wykonywania usług obsługi Nadzoru Autorskiego Oprogramiwania będących przedmiotem niniejszej Umowy oraz zobowiązuje się realizować Umowę z zachowaniem należytej staranności, profesjonalnie, z wykorzystaniem wysoko wykwalifikowanego i doświadczonego zespołu specjalistów, posiadającego wymagane doświadczenie w wykonywaniu prac odpowiadających swoim zakresem zakresowi niniejszej Umowy. Wykonawca oświadcza również, że świadczenie przez niego usług objetych niniejszą Umową nie będzie naruszać praw osób trzecich, w tym w szczególności praw autorkich do oprogramowania osób trzecich.

6. Umowa zostaje zawarta z zastosowaniem prawa opcji zgodnie z art. 441 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zm.), którego zakres i wartość zostały opisane w niniejszej umowie.

7. W ramach zamówienia podstawowego Zamawiający zleca Wykonawcy świadczenie usług, o których mowa w ust. 1 paragrafu i pakietu godzin w wymiarze 13 roboczogodzin przez okres 6 miesięcy od daty zawarcia Umowy

8. W ramach zamówienia z tytułu prawa opcji Zamawiający przewiduje zlecić Wykonawcy świadczenie usług, o których mowa w ust. 1 powyżej oraz pakietu godzin w wymiarze 13 roboczogodzin przez okres 6 miesięcy liczony od dnia w którym zakończone zostało świadczenie usług, o których mowa w ust. 1 paragrafu w ramach zamówienia podstawowego. Usługi objęte prawem opcji Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć po uprzednim otrzymaniu zawiadomienia od Zamawiającego, że zamierza z prawa opcji skorzystać. Zawiadomienie takie będzie przekazane Wykonawcy nie później niż w terminie 30 dni liczonym od ostatniego dnia świadczenia usług w ramach zamówienia podstawowego na adres email:…………

9. Zasady dotyczące realizacji przedmiotu Umowy objętego prawem opcji będą takie same jak te, które obowiązują przy realizacji zamówienia podstawowego. Zamawiający zastrzega również, że ceny jednostkowe objęte opcją będą identyczne, jak w zamówieniu podstawowym oraz niezmienne w całym okresie realizacjiUmowy.

10. Zlecenie przez Zamawiającego realizacji przedmiotu Umowy w ramach prawa opcji, o którym mowa w ust. 8 niniejszego paragrafu, jest uprawnieniem Zamawiającego, z którego skorzystanie rodzi po stronie Wykonawcy obowiązek realizacji zamówienia opcjonalnego. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie finansowe w przypadku nie skorzystania przez Zamawiającego z prawa opcji.

11. Usługi objęte przedmiotem Umowy w ramach prawa opcji mogą być świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego wyłącznie w terminie wykonania przedmiotu Umowy, o którym mowa w ust. 12 poniżej.

12. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia i obowiązuje maksymalnie przez okres kolejnych 12 miesięcy z tym,że:

• w przypadku realizacji przedmiotu Umowy w ramach zamówienia podstawowego, Umowa obwiązuje od dnia zawarcia przez okres kolejnych 6 miesięcy;

• w przypadku realizacji przedmiotu Umowy w ramach prawa opcji, Umowa obowiązuje przez okres realizacji przedmiotu Umowy w ramach zamówienia podstawowego, o którym mowa w ust. 1 powyżej (6 miesięcy) oraz przez kolejne 6 miesięcy liczone od dnia w którym zakończone zostało świadczenie usług, o których mowa w ust. 1 powyżej w ramach zamówienia podstawowego.

§ 3 ZOBOWIĄZANIA ZAMAWIAJĄCEGO

1. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą w celu wykonania niniejszej Umowy.

2. Zamawiający zobowiązuje się dołożyć starań w celu zapewnienia Wykonawcy informacji, materiałów oraz danych koniecznych do wykonania niniejszej Umowy.

3. Zamawiający zobowiązuje się w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy umożliwić Wykonawcy zdalny lub bezpośredni dostęp do Systemu.

4. Zamawiający przyjmuje do wiadomości, że Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki prac wdrożeniowych i serwisowych wykonywanych przez osoby nieupoważnione przez Wykonawcę do ich prowadzenia, a które wykonują takie prace za wiedzą i zgoda Xxxxxxxxxxxxx.

§ 4 WARTOŚĆ UMOWY, ROZLICZENIA, PŁATNOŚĆ

1. Z tytułu świadczenia usług będących przedmiotem Umowy, Zamawiający zobowiązuje się płacić Wykonawcy miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości …..……... PLN brutto (słownie :

……. PLN brutto) .

2. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy w okresie obowiązywania umowy nie może przekroczyć kwoty: ……….. PLN brutto (słownie: ……………. PLN brutto), na którą składa się wartość netto

……………………………………….. oraz należny podatek VAT, z podziałem na zamówienie podstawowe (gwarantowane) ………………………..zł oraz zamówienie opcjonalne (prawo opcji) zł.

W przypadku zastosowania „prawa opcji” określonego w §2 ust. 8 wynagrodzenie jednostkowe należne Wykonawcy określa Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy.

3. Zapłata wynagrodzenia na rzecz Wykonawcy dokonywana będzie w terminie 60 dni licząc od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx kompletu dokumentów w postaci:

a) oryginału prawidłowo wystawionej faktury VAT;

b) kopii raportu bądź innego dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie usługi (w danym okresie rozliczeniowym) w zakresie prawidłowego funkcjonowania Systemu, podpisanego przez Zamawiającego, bez uwag;

4. Do potwierdzenia prawidłowości wykonania przez Wykonawcę zobowiązań Zamawiający upoważnia lub osobę przez niego wyznaczoną.

5. Wykonawca oświadcza, iż numer rachunku bankowego wskazany na fakturze VAT stanowi rachunek rozliczeniowy, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Prawo bankowe lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której Wykonawca jest członkiem, otwarty w związku z działalnością gospodarczą – wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym i potwierdzony przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego izby rozliczeniowej (STIR) w rozumieniu art. 119 zg pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.

6. Wykonawca zobowiązany jest wystawić i dostarczyć Zamawiającemu fakturę w jednej z wybranych niżej form:

1) fakturę w formie papierowej – fakturę należy dostarczyć do Kancelarii Zamawiającego (ul. W. K. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx) lub do Działu Księgowości Zamawiającego (ul. Xxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxxx)albo

2) fakturę elektroniczną – fakturę należy wystawić i przesłać w formacie PDF na adres poczty elektronicznej: efaktury@nio.gov.plalbo

3) ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną - fakturę należy przesłać Zamawiającemu za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF pod adresem:xxx.xxxxxxxx.xxx.xx) na zasadach określonych w ustawie z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno–prywatnym.

7. W przypadku przekazania Zamawiającemu faktury elektronicznej lub ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, o których mowa odpowiednio w ust. 6 pkt 2) i 3), kopię dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt b , Wykonawca składa w sposób określony w ust. 6 pkt 1), przy czym na kopii powyższego dokumentu należy nanieść odpowiednie adnotacje (numer faktury).

8. Zapłata wynagrodzenia będzie dokonywana przelewami bankowymi w złotych polskich na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze VAT.

9. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

10. W przypadku zwłoki w zapłacie wynagrodzenia przez Zamawiającego, Wykonawcy przysługuje prawo do dochodzenia od Zamawiającego odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

11. Wynagrodzenie ryczałtowe z tytułu Umowy, oprócz standardowych prac związanych z utrzymaniem Systemu obejmuje również pakiet konsultacji telefonicznych związanych z prawidłowym od strony technicznej funkcjonowaniem Systemu w wymiarze godzin określonym w załaczniku nr 1 do umowy w całym okresie obowiązywania Umowy. Wynagrodzenie za konsultacje jest uwzględnione w wynagrodzeniu miesięcznym niezależnie od liczby godzin w danym miesiącu.

§ 5 ZASADY WPROWADZANIA ZMIAN DO UMOWY

1. Strony postanawiają, iż dokonają w formie pisemnego aneksu zmiany wynagrodzenia w wypadku wystąpienia którejkolwiek ze zmian przepisów wskazanych w art. 436 pkt 4 lit. b) ustawy Pzp, tj. zmiany:

a) stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

b) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

c) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

d) zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych

- nie wcześniej niż po upływie 12 miesięcy od daty zawarcia Umowy pod warunkiem wykazania Zamawiającemu, że zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę oraz wykazania wysokości tych dodatkowych kosztów.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia obowiązywać będzie od dnia wejścia w życie zmian, o których mowa w ust. 1. zgodnie z załączoną uprzednio przez Wykonawcę kalkulacją kosztów oraz określoną niżej dokumentacją.

3. W wypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 lit. a) wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a określona w aneksie wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

4. W przypadku zmiany, o której mowa w ust 1. lit. b) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu wykonania przez Wykonawcę zamówienia wynikającą ze zwiększenia wynagrodzeń osób bezpośrednio wykonujących zamówienie do wysokości zmienionego minimalnego wynagrodzenia, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia (przy uwzględnieniu proporcji wynikającej z udziału tych osób w wykonaniu wszystkich zamówień realizowanych przez Wykonawcę).

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust 1. lit. c) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu wykonania przez Wykonawcę zamówienia, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie na rzecz Zamawiającego (przy uwzględnieniu proporcji wynikającej z udziału tych osób w wykonaniu wszystkich zamówień realizowanych przez Wykonawcę).

6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust 1. lit. d) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu całkowitego kosztu wykonania przez Wykonawcę zamówienia, jaką będzie on zobowiązany dodatkowo ponieść w celu uwzględnienia tej zmiany, przy zachowaniu dotychczasowej kwoty netto wynagrodzenia osób bezpośrednio wykonujących zamówienie na rzecz Zamawiającego (przy uwzględnieniu proporcji wynikającej z udziału tych osób w wykonaniu wszystkich zamówień realizowanych przez Wykonawcę).

7. Wprowadzenie zmian wysokości wynagrodzenia wymaga uprzedniego złożenia przez Wykonawcę oświadczenia o wysokości dodatkowych kosztów wynikających z wprowadzenia zmian, o których mowa w ust 1 lit. b.), c) lub d).

8. W przypadku ust. 1. lit. b) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wykaz pracowników, którzy bezpośrednio realizują umowę i dla których ma zastosowanie zmiana wraz z udokumentowaną kalkulacją kosztów oraz dokumentami rozliczeniowymi z tytułu wynagrodzeń dotyczącymi przedmiotowej zmiany. Wykaz powinien zawierać udokumentowane zestawienia ile roboczogodzin miesięcznie każdy z pracowników faktycznie realizuje umowę.

9. W przypadku ust. 1. lit. c) Wykonawca przedkłada Zamawiającemu wykaz personelu, który bezpośrednio realizuje umowę i dla którego ma zastosowanie zmiana wraz z udokumentowaną kalkulacją oraz dokumentami rozliczeniowymi z tytułu wynagrodzeń dotyczącymi przedmiotowej zmiany.

10. W przypadku ust. 1. lit. d) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu wykaz pracowników, którzy bezpośrednio realizują umowę i dla których ma zastosowanie zmiana wraz z udokumentowaną kalkulacją kosztów oraz dokumentami rozliczeniowymi z tytułu wynagrodzeń dotyczącymi przedmiotowej zmiany. Wykaz powinien zawierać udokumentowane zestawienia ile roboczogodzin miesięcznie każdy z pracowników faktycznie realizuje Umowę.

11. Wykonawca w każdym ze wskazanych przypadków jest zobowiązany także złożyć oświadczenie w przedmiocie procentowego udziału w wykonaniu zamówienia na podstawie umowy osób bezpośrednio wykonujących to zamówienie w stosunku do ich udziału w wykonaniu wszystkich zamówień realizowanych przez Wykonawcę (w okresie, na który zawarta jest umowa). Przedłożenie wskazanych dokumentów stanowi warunek rozpatrzenia wniosku Wykonawcy w przedmiocie zmiany umowy.

12. Wykonawca zamiar zmiany w zakresie wynagrodzenia wraz z kalkulacją oraz stosowną dokumentacją, o której mowa w ust. 3 i 8 powinien zgłosić Zamawiającemu na piśmie w terminie 1 miesiąca od zdarzenia uzasadniającego wprowadzenie zmiany pod rygorem pominięcia.

13. Zmiana umowy w zakresie wysokości wynagrodzenia nie zostanie dokonana w przypadku gdy z przedstawionej przez Wykonawcę dokumentacji jego uprawnienie w przedmiotowym zakresie (oraz jego treść) nie zostanie przez Wykonawcę w sposób jednoznaczny wykazane.

14. Na podstawie art. 439 ust. 1 ustawy Pzp każda ze Stron uprawniona jest do żądania zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, gdy średnia wskaźników cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem ogłoszonych w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (zwanych dalej „wskaźnikiem GUS”) za dwa ostatnie kwartały poprzedzające wniosek o waloryzację wzrośnie/spadnie o co najmniej 5% w stosunku do wskaźnika GUS:

a) ogłoszonego za kwartał, w którym zawarto Umowę, a jeżeli zawarcie Umowy nastąpiło po 180 dniach od upływu terminu składania ofert, w stosunku do wskaźnika GUS ogłoszonego za kwartał składania ofert – w przypadku pierwszej waloryzacji,

b) zastosowanego do ostatniej waloryzacji – w przypadku kolejnych waloryzacji.

15. Waloryzacja wynagrodzenia dopuszczalna jest nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Pierwsza waloryzacja może nastąpić nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od dnia zawarcia Umowy. Waloryzacja nie dotyczy przedmiotu zamówienia wykonanego przed datą złożenia wniosku.

16. Waloryzacja będzie polegała na wzroście/obniżeniu wynagrodzenia za przedmiot zamówienia wykonany po dniu złożenia wniosku, o wartość uwzględniającą różnicę między wskaźnikiem GUS ogłoszonym za kwartał kalendarzowy, w którym zawarto Umowę lub odpowiednio za kwartał kalendarzowy składania ofert lub za kwartał kalendarzowy, w którym dokonano ostatniej waloryzacji wynagrodzenia Wykonawcy a średnią wskaźników GUS za dwa ostatnie kwartały kalendarzowe poprzedzające wniosek o waloryzację, z zastrzeżeniem ust. 17.

17. W przypadku wniosku o wzrost wynagrodzenia wartość waloryzacji, obliczona na zasadach określonych w ust. 16, zostanie pomniejszona o wartość ostatniej zmiany wynagrodzenia Wykonawcy dokonanej na podstawie art. 436 pkt 4 lit. b tiret drugie, tiret trzecie, tiret czwarte ustawy Pzp.

18. Strona zainteresowana waloryzacją składa drugiej Stronie w formie pisemnej wniosek o dokonanie waloryzacji wynagrodzenia/cen jednostkowych wraz z uzasadnieniem wskazującym wysokość wskaźników GUS za dwa ostatnie kwartały oraz przedmiot i wartość zamówienia podlegającego waloryzacji. Wykonawca zobowiązany jest do udokumentowania wniosku o wzrost wynagrodzenia, w szczególności przedstawienia szczegółowej kalkulacji wzrostu poszczególnych kosztów wykonania przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wyliczonej średniej wskaźników GUS, o którym mowa w ust. 14, oraz pisemnego uzasadnienia wpływu zmiany ceny materiałów lub kosztów na koszt wykonania przedmiotu zamówienia. Obowiązek wykazania wpływu ww. zmian cen materiałów lub kosztów na koszt wykonania przedmiotu zamówienia obciąża Wykonawcę, a okoliczności powoływane przez Wykonawcę muszą pozostawać w ścisłym związku z przedmiotem zamówienia W przypadku wniosku o obniżenie wynagrodzenia za przedmiot zamówienia zainteresowana strona zobowiązana jest do udokumentowania wniosku, w szczególności przedstawienia kalkulacji obniżenia wynagrodzenia z uwzględnieniem średniej wskaźników GUS, o których mowa w ust.14.

19. Maksymalna łączna wartość zmian wynagrodzenia Wykonawcy, na podstawie ust. 14, nie może przekroczyć 20% łącznej wartości pierwotnej Umowy.

20. Zmiana wysokości wynagrodzenia , wymaga zawarcia aneksu do Umowy.

21. Wykonawca, którego wynagrodzenie zostało zwiększone zgodnie z ust. 14-20 zobowiązany jest do zmiany wynagrodzenia przysługującego podwykonawcy, z którym zawarł umowę, w zakresie odpowiadającym zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

a) przedmiotem umowy są dostawy lub usługi,

b) okres obowiązywania umowy przekracza 6 miesięcy.

22. Ponadto, Strony przewidują możliwość dokonania zmiany zawartej Umowy w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy, tj. spowodowanych:

1) zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub wynikających z prawomocnych orzeczeń lub ostatecznych aktów administracyjnych właściwych organów - w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne w celu dostosowania postanowień Umowy do zaistniałego stanu prawnego lub faktycznego,

2) siłą wyższą - rozumianą jako wystąpienie zdarzenia nadzwyczajnego, zewnętrznego, niemożliwego do przewidzenia i zapobieżenia, którego nie dało się uniknąć nawet przy zachowaniu najwyższej staranności, a które uniemożliwia Wykonawcy wykonanie jego zobowiązania w całości lub części. W razie wystąpienia siły wyższej Strony Umowy zobowiązane są dołożyć wszelkich starań w celu ograniczenia do minimum opóźnienia w wykonywaniu swoich zobowiązań umownych, powstałego na skutek działania siły wyższej.

§ 6 KARY UMOWNE

1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w przypadku:

1) zwłoki w Czasie Reakcji dotyczącym Usterki o Kodzie Ważności 1, w wysokości 1 % miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki;

2) zwłoki w Czasie Reakcji dotyczącym Usterki o Kodzie Ważności 2, w wysokości 1 % miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki;

3) zwłoki w Czasie Naprawy Usterki o Kodzie Ważności 1, w wysokości 2 % miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki;

4) zwłoki w Czasie Naprawy Usterki o Kodzie Ważności 2, w wysokości 2 % miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 za każdą rozpoczętą godzinę zwłoki;

5) zwłoki w dostarczeniu pakietu zmian dotyczących przepisów prawa, karę umowną w wysokości 2 % miesięcznego ryczałtowego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień zwłoki.

6) niewykonywania lub nienależytego wykonywania przedmiotu Umowy Zamawiający może, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do wykonywania Umowy lub zaprzestania naruszeń przy braku reakcji z jego strony, w terminie 7 dni od dnia przekazania wezwania, rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym oraz naliczyć karę umowną w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 4 ust. 2.

7) odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 4 ust. 2.

8) z tytułu niespełnienia przez wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w § 8ust. 1 czynności Zamawiający przewiduje sankcję w postaci obowiązku zapłaty przez Wykonawcę kary umownej w wysokości 3.000,00 zł za każde zdarzenie.

9) Całkowita wysokość kar umownych, którą może naliczyć Zamawiający Wykonawcy nie przekroczy 30% wartości brutto łącznego wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 2 Umowy.

10) Niezależnie od zastrzeżonych kar umownych Zamawiający może dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych określonych.

11) Zamawiający może potrącać kary umowne naliczone zgodnie z niniejszą Umową z wynagrodzenia należnego Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę. O dokonanym potrąceniu Zamawiający poinformuje Wykonawcę.

§ 7 CZAS TRWANIA UMOWY

Umowa zostaje zawarta na okres 6 miesięcy od daty jej zawarcia przez Xxxxxx z opcją przedłużenia na 12 miesięcy.

§ 8 ZATRUDNIENIE NA PODSTAWIE UMOWY O PRACĘ

1. Zamawiający wymaga zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób koordynujących i nadzorujących pracę konsultantów realizujących prace serwisowe nad Oprogramowaniem SIMPLE.ERP.

2. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec Wykonawcy odnośnie spełniania przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osoby wskazanej w SWZ. Zamawiający uprawniony jest

w szczególności do:

a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny,

b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów,

c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania usługi.

3. W trakcie realizacji przedmiotu Umowy na każde wezwanie Zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie, Wykonawca przedłoży wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez Wykonawcę osób wykonujących wskazane w SWZ czynności w trakcie realizacji Umowy:

a) oświadczenie Wykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie Zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu Wykonawcy;

b) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kopię Umowy/Umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia Umowy/Umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez adresów, nr PESEL pracowników). Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji. Informacje takie jak: data zawarcia Umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania;

c) zaświadczenie właściwego oddziału ZUS, potwierdzające opłacanie przez Wykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie Umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy;

d) poświadczoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kopię dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Imię i nazwisko pracownika nie podlega anonimizacji.

4. Niezłożenie przez Wykonawcę w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie żądanych przez Zamawiającego dowodów w celu potwierdzenia spełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę traktowane będzie jako niespełnienie przez Wykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w ust. 1 czynności.

§ 9 SIŁA WYŻSZA

1. Przez „siłę wyższą” należy rozumieć wydarzenia i okoliczności nadzwyczajne, nieprzewidywalne i niezależne od Stron.

2. W przypadku, gdy którakolwiek ze Stron nie jest w stanie wywiązać się ze swych zobowiązań umownych w związku z okolicznościami „siły wyższej”, winna o tym poinformować drugą Stronę w formie pisemnej, w terminie 14 dni od daty powzięcia wiadomości o zaistnieniu okoliczności

„siły wyższej”.

3. Jeżeli okoliczności „siły wyższej” uniemożliwiają wykonanie jakichkolwiek zobowiązań umownych którejkolwiek ze Stron, określony termin wykonania tych zobowiązań będzie opóźniony na czas trwania okoliczności „siły wyższej” oraz odpowiednio o czas trwania jej skutków.

4. W przypadku, gdy okoliczności „siły wyższej” uniemożliwiają jednej ze Stron wywiązanie się z zobowiązań umownych przez okres dłuższy niż 1 miesiąc, Strony mogą rozwiązać Umowę w całości lub w części. W przypadku rozwiązania Umowy z tej przyczyny, Strony uzgodnią wykonanie i końcowe rozliczenie Umowy.

§ 10OSOBY DO WSPÓŁDZIAŁANIA, SPOSOBY KOMUNIKACJI

1. Strony wyznaczają do bieżącego i sprawnego współdziałania w celu realizacji przedmiotu Umowy następujące osoby:

Zamawiający:	Wykonawca:
……………………………………………………………... Tel.: ………………….. e-mail: ………………………….	…………………………………………………… Tel.:……………………., Fax.: ……………… e-mail: …………………………….

2. Strony umowy zgodnie oświadczają, iż pisemna korespondencja między nimi kierowana będzie na adresy podane w komparycji Umowy.

3. Bieżąca komunikacja Stron w trakcie realizacji Umowy może odbywać się telefonicznie, pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem faksu. W tym celu Strony wskazują następujące numery telefonów i adresy poczty elektronicznej:

Zamawiający:	Wykonawca:
…………………….. Tel.: ………………….. e-mail: ………………………….	…………………………………………………… Tel.:……………………., Fax.: ……………… e-mail: …………………………….

4. Dostęp do internetowego systemu rozwiązywania problemów

…………………………………………………(nazwa systemu rozwiązania problemów), za pomocą którego Zamawiający zgłasza i monitoruje problemy, tj. system zleceń serwisowych. Moment rejestracji zlecenia rozpoczyna czas w jakim Wykonawca zobowiązany jest do reakcji czy naprawy Usterek.

5. Każda ze Stron ma obowiązek niezwłocznie, powiadomić drugą Stronę o zmianie adresu korespondencyjnego lub danych kontaktowych, o jakich mowa w ust. 1 - 3, pod rygorem uznania korespondencji skierowanej na ostatni znany adres lub numer faksu Strony za doręczoną.

6. Korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu:

1) dokonania pierwszej adnotacji o odmowie podjęcia przesyłki (lub adnotacji równoważnej),

2) drugiego awizowania przesyłki w przypadku jej niepodjęcia w terminie,

3) w dniu wysłania wiadomości pocztą elektroniczną lub wysłania pisma za pośrednictwem faksu.

7. Każda ze Stron zobowiązuje się utrzymywać prawidłowo funkcjonującą infrastrukturę techniczną, niezbędną do komunikacji telefonicznej, faksowej oraz poprzez pocztę elektroniczną.

8. Opisane wyżej sposoby komunikacji nie dotyczą zgłaszania zapotrzebowania na usługi serwisowe, które następuje w trybie określonym w Umowie.

§ 10 KLAUZULA POUFNOŚCI

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich nieujawnionych do publicznej wiadomości informacji technicznych, technologicznych, organizacyjnych oraz innych informacji

posiadających wartość gospodarczą udostępnianych wzajemnie w związku z realizacją niniejszej Umowy, w tym w szczególności informacji zastrzeżonych jako tajemnica Stron w rozumieniu ustawy z dnia z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

1) podjęcia wszelkich niezbędnych kroków dla zapewnienia, że żadna z osób otrzymujących informacje nie ujawni tych informacji, w całości jak i w części, Stronom trzecim bez uzyskania uprzednio wyraźnego upoważnienia na piśmie od Strony, której informacja dotyczy. Strona, która przekazuje informacje drugiej Strony, odpowiada za osoby, którym te informacje zostają udostępnione/przekazane jak za własne działanie lub zaniechanie, w szczególności ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień ust. 1 pkt. 1) niniejszego paragrafu;

2) ujawniania informacji, o których mowa ust. 1 pkt. 1) niniejszego paragrafu jedynie tym pracownikom, którym będą one niezbędne do wykonywania powierzonych im czynności i tylko w zakresie, w jakim odbiorca informacji musi mieć do nich dostęp dla celów realizacji Umowy;

2. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji, które :

1) zostały podane do publicznej wiadomości w sposób niestanowiący naruszenia niniejszej Umowy i innych przepisów powszechnie obowiązującego prawa;

2) są znane Stronom z innych źródeł i nie naruszają postanowień niniejszej Umowy;

3) zostaną ujawnione przez jedną ze Stron za uprzednią pisemną zgodą drugiej Strony;

4) zostaną ujawnione przez jedną ze Stron ze względu na obowiązujące wymogi prawa lub zgodnie z prawomocnym orzeczeniem sądu lub prawomocną decyzją administracyjną z zastrzeżeniem, że podjęte zostały rozsądne i zgodne z prawem kroki zmierzające do zachowania poufności takich informacji.

3. Obowiązkiem zachowania poufności nie jest objęty fakt zawarcia Umowy ani jej treść w zakresie określonym obowiązującymi przepisami prawa.

4. Każda ze Stron może ujawnić informacje poufne z ograniczeniami wynikającymi z przepisów prawa, kancelariom prawnym, firmom audytorskim, pracownikom organów nadzoru, w takim zakresie, w jakim będzie to niezbędne do wypełnienia przez nią zobowiązań wynikających z innej umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się zapoznać osoby przy udziale, których wykonuje obowiązki umowne z postanowieniami umowy dotyczącymi ochrony poufnych informacji, oraz zobowiązać je do ich stosowania, a także do zachowania w tajemnicy.

6. Obowiązek zachowania poufności obowiązuje w czasie obowiązywania niniejszej Umowy, jak również w okresie 10 (dziesięciu) lat po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu.

§ 11PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH IOBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Wykonawca oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego lub jego realizacji.

Dodatkowa klauzula stosowana w przypadku,

gdy Wykonawca jest osobą fizyczną, w tym przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie

swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie – Państwowy Instytut Badawczy (dalej „NIO-PIB”) ul. W.K. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

2. Z Inspektorem Ochrony Danych w NIO-PIB można się skontaktować telefonicznie lub e-mailowo. Telefon 00 0000000, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

3. Podstawę prawną przetwarzania stanowi:

a) art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, gdy jest niezbędne podjęcie działań przed zawarciem Umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą;

b) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, w związku z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z:

• ustawą z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych,

• rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy,

• ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,

• ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,

• ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

c) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, ze względu na uzasadnione interesy Administratora, w zakresie: ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, tworzenia zestawień, analiz i statystyk na potrzeby wewnętrzne Administratora.

4. Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę Prawo zamówień publicznych oraz o dostępie do informacji publicznej. Odbiorcami danych osobowych mogą być również: podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa; podmioty kontrolne i nadzorcze; procesorzy w związku ze zleconymi przez Zamawiającego działaniami; osoby lub podmioty wykonywujące na rzecz NIO-PIB usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe oraz świadczące pomoc prawną.

5. W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dane Wykonawcy mogą być przekazywane do państw spoza EOG z zastrzeżeniem, że zapewnią one odpowiedni stopień ich ochrony.

6. Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku w którym wygasła Umowa. Okres przetwarzania może zostać każdorazowo przedłużony o czas przedawnienia roszczeń, jeżeli przetwarzanie danych osobowych będzie niezbędne dla dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany przepisami prawa, w szczególności przepisami o rachunkowości i prawa podatkowego, prawa zamówień publicznych oraz o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

7. Obowiązek podania przez Wykonawcę danych osobowych dotyczących bezpośrednio jego osoby jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Prawo zamówień publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Prawo zamówień publicznych.

8. W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, zgodnie z art. 22 RODO.

9. Wykonawca posiada:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

10. Wykonawcy nie przysługuje:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną dla tych działań stanowi art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

§ 13 ZAKAZ CESJI

1. Wykonawca nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z niniejszej umowy na osoby trzecie, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, w szczególności na podstawie umowy przelewu wierzytelności, umowy poręczenia, umowy zastawu ani żadnej innej podobnej umowy, wskutek której dochodzi do przeniesienia praw i obowiązków Wykonawcy na osobę trzecią, w tym do zarządzania i administrowania wierzytelnością Wykonawcy.

2. Czynność dokonana z naruszeniem ust. 1 jest nieważna.

§ 12 PODWYKONAWSTWO

1. Zamawiający dopuszcza wykonanie prac przez Wykonawcę przy współudziale podwykonawcy.

2. Wykonawca zapewnia, że podwykonawcy posiadają niezbędne kwalifikacje do wykonywania zleconej części prac.

3. Wykonawca zapewni, aby wszystkie umowy z podwykonawcami zostały sporządzone na piśmie i na wezwanie Zamawiającego przekaże mu kopie każdej z tych umów.

4. Wykonawca zobowiązany jest pisemnie poinformować podwykonawców o warunkach niniejszej umowy.

5. Umowa o podwykonawstwo nie może zawierać postanowień kształtujących prawa i obowiązki Podwykonawcy, w zakresie kar umownych oraz postanowień dotyczących warunków wypłaty wynagrodzenia, w sposób dla niego mniej korzystny niż prawa i obowiązki Wykonawcy, ukształtowane postanowieniami niniejszej umowy.

6. Wykonawca odpowiada za działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia każdego podwykonawcy tak, jakby to były działania, zaniechania, zaniedbania i uchybienia jego własnych pracowników lub przedstawicieli.

7. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z Podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 PZP, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca jest obowiązany wykazać Zamawiającemu, że proponowany inny Podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż Podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia. Przepis art. 122 PZP stosuje się odpowiednio.

8. Nie zastosowanie się Wykonawcy do wymogów wynikających z postanowień umowy zawartych w ust. 1-7 upoważnia Zamawiającego do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od powzięcia wiedzy o zaistnieniu powyższych okoliczności.

§ 14 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie zastosowanie znajdują bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa, w szczególności ustawy Prawo Zamówień Publicznych, Kodeksu Cywilnego.

2. W przypadku wystąpienia osób trzecich przeciwko Zamawiającemuz roszczeniami z tytułu prawa własności, praw patentowych lub autorskich do przedmiotu umowy, odpowiedzialność z tego tytułu ponosi Wykonawca.

3. Za dni robocze strony przyjmują dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy.

4. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Wszelkie spory wynikłe z niniejszej Umowy podlegać będą rozstrzygnięciu sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

6. Na podstawie art. 4c ustawy z dnia 9 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych Zamawiający oświadcza, że posiada status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu art. 4 pkt 6 powyższej ustawy.

7. Umowę sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy.

8. Integralną częśc Umowy stanowią następujące załaczniki:

1. Załącznik nr 1 do Umowy - Opis przedmiotu zamówienia

2. Załącznik nr 2 do Umowy - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

3. Załącznik nr 3 do Umowy - Oferta Wykonawcy

4. Załącznik nr 4 do Umowy - Klauzula RODO

Wykonawca Zamawiający

Załącznik nr 2 do Umowy nr …….…/………..

UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

zawarta w dniu roku w Warszawie pomiędzy:

Narodowym Instytutem Onkologii im. Xxxxx Xxxxxxxxxxxx – Curie - Państwowym Instytutem Badawczym z siedzibą w Warszawie, adres: 00-000 Xxxxxxxx, xx. W. K. Xxxxxxxxx 0, wpisanym do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla x.xx. Warszawy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000144803, NIP 000-000-00-00, Regon 000288366, zwanym dalej „Administratorem” lub „Powierzającym”,

w imieniu którego działa, należycie umocowany:

……………………………………………………………………………………………………………… a

………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………

zwaną dalej „ Przetwarzającym”, w imieniu którego działa należycie umocowany:

.............................................................................................................

Mając na uwadze, że:

• Strony zawarły umowę nr………………………………(„Umowa Podstawowa”)na świadczenie usługi nadzoru autorskiego systemów Simple ERP(dalej „System”),będącego przedmiotem Umowy Podstawowej.

• Celem niniejszej umowy (dalej „Umowa”) jest ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania Danych Osobowych w imieniu i na zlecenie Administratora;

• Strony zawierają Umowę dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania Danych Osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

W niniejszej Umowie poniższe wyrażenia otrzymują następujące znaczenia:

Powierzający – Administrator danych osobowych.

Przetwarzający – podmiot, któremu Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych na mocy niniejszej umowy.

Podprzetwarzający – podmiot któremu Przetwarzający powierza dalsze przetwarzanie danych osobowych powierzonych do przetwarzania przez Administratora.

Xxxx Xxxxxxx – dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia dotyczące pacjentów i pracowników, przekazywane przez Zamawiającego Wykonawcy do przetwarzania.

Przetwarzanie danych osobowych– jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, porządkowanie, adoptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,

wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Rozporządzenie (RODO) - rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r.

Ustawa - ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).

Xxxxxx postanowiły zawrzeć niniejszą umowę, o następującej treści:

1. Przedmiot Umowy

1.1 Na podstawie Umowy, Powierzający powierza Przetwarzającemu przetwarzanie dalej opisanych Danych Osobowych na warunkach określonych Umową i Umową Podstawową. Umowa stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO.

1.2 Celem powierzenia jest:

(1) Świadczenie usług nadzoru autorskiego Oprogramowania Simple.ERP

(2) kontakt z wyznaczonymi pracownikami Zamawiającego jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Podstawowej.

1.3 W ramach Umowy przetwarzane będą Dane Osobowe, dotyczące w szczególności następujących kategorii osób:

(1) Pracownicy Powierzającego.

1.4 W ramach Umowy przetwarzane będą dane osobowe (dalej „Dane Osobowe”), co obejmuje w szczególności następujące rodzaje danych:

(1) imiona i nazwisko (nazwiska),

(2) nazwisko xxxxxx,

(3) imiona rodziców; XXXXX, xxxx z dowodu osobistego,

(4) data urodzenia, miejsce urodzenia,

(5) obywatelstwo,

(6) xxxx xxxxxxx, płeć. NIP, dane z paszportu,

(7) dane teleadresowe,

(8) adres e-mail,

(9) dane związane z wykształceniem,

(10) przebieg dotychczasowego zatrudnienia,

(11) dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania; kursy, szkolenia,

(12) stosunek do powszechnego obowiązku obrony,

(13) imię i nazwisko, adres, telefon osoby którą należy powiadomić w razie wypadku,

(14) dane członków rodziny oraz innych osób niezbędne w celu realizacji zgłoszenia do ubezpieczeń zdrowotnych,

(15) wszystkie dane związane z realizacją stosunku pracy oraz umów cywilnoprawnych,

(16) wszystkie dane związane z koniecznością realizacji zgłoszenia do ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych,

(17) wszystkie dane związane z koniecznością realizacji sprawozdawczości na zewnątrz,

(18) wszystkie dane dotyczące realizacji rozliczania się zamawiającego z instytucjami zewnętrznymi,

(19) wynagrodzenie wraz z odprowadzanymi składkami,

(20) dane zawarte w zwolnieniu lekarskim z tytułu niezdolności do pracy,

(21) potrącenia na rzecz innych jednostek

Zakres danych osobowych wymienionych powyżej jest maksymalnym katalogiem danych, które mogą być przetwarzane w związku z realizacją Umowy. W rzeczywistości dane mogą być przekazywane przez Administratora w mniejszym zakresie bez uszczerbku dla postanowień niniejszej umowy. Zakres danych może ulec zmianie w przypadku zmiany aktualnie obowiązujących przepisów prawa.

2. Okres obowiązywania Umowy

2.1 Z zastrzeżeniem pkt 10.3, Xxxxx zostaje zawarta na czas określony tj. od dnia zawarcia Umowy do:

a) dnia zawarcia przez Powierzającego kolejnej umowy dotyczącej wsparcia serwisowego Systemów, następującej po Umowie Podstawowej albo

b) do upływu trzech miesięcy po ustaniu Umowy Podstawowej

w zależności od tego, które ze zdarzeń wymienionych w pkt a)-b) powyżej nastąpi najpierw.

2.2 Administrator może wypowiedzieć niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym w szczególności w przypadku udostępniania przez Przetwarzającego Danych Osobowych osobom nieuprawnionym, a także w przypadku, gdy:

a) organy administracji państwowej odpowiedzialne za nadzór nad przestrzeganiem zasad przetwarzania danych osobowych stwierdzą, że Przetwarzający nie przestrzega tych zasad;

b) Administrator, w wyniku przeprowadzenia kontroli stwierdzi, że Przetwarzający w rażący sposób nie przestrzega zasad przetwarzania Danych Osobowych lub przepisów Rozporządzenia;

c) Przetwarzający utrudnia lub uniemożliwia przeprowadzenie kontroli o której mowa w niniejszej umowie,

d) Przetwarzający dopuścił się naruszenia, które podlega zgłoszeniu do organu nadzorczego zgodnie z art. 33 RODO.

3. Obowiązki Przetwarzającego

3.1 Oprócz zgodności z regułami podanymi w Umowie, Przetwarzający zapewni zgodność z wymaganiami, o których jest mowa w Artykułach od 28 do 33 RODO (w zakresie dotyczącym podmiotu Przetwarzającego). Przetwarzający w szczególności oświadcza, że wdrożył środki techniczne oraz organizacyjne, które są niezbędne do wykonania Umowy zgodnie z art. 32 RODO. Środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w zdaniu poprzedzającym będą w szczególności zgodne z Artykułem 28 ust. 3 lit. c) oraz z art. 32 RODO w związku z Artykułem 5 ust. 1-2 RODO. Środki te związane są z bezpieczeństwem danych oraz i gwarantują poziom ochrony odpowiedni do ryzyka w zakresie poufności, integralności, dostępności oraz odporności Systemów, z uwzględnieniem poziomu techniki, kosztów wdrażania, charakteru, zakresu oraz celów przetwarzania a także prawdopodobieństwa wystąpienia oraz skali ryzyka dla praw oraz swobód osób fizycznych w rozumieniu Artykułu 32 Paragraf 1 RODO. Środki techniczne oraz organizacyjne są przedmiotem postępu technicznego oraz dalszego rozwoju, wobec czego Przetwarzający może wdrażać adekwatne środki alternatywne. Jednakże w takim wypadku nie może mieć miejsca obniżenie poziomu bezpieczeństwa określonych środków.

3.2 Przetwarzający informuje, iż powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się : tel. ..............................., e-mail:……………………………………….

Aktualne dane Inspektora Ochrony Danych są dostępne na stronie internetowej Przetwarzającego.

3.3 Przetwarzający będzie prowadzić okresowe monitorowanie procesów wewnętrznych i środków technicznych oraz organizacyjnych w celu zapewnienia, aby przetwarzanie danych w jego obszarze odpowiedzialności było zgodne z wymagania obowiązującego prawa w zakresie ochrony danych oraz ochrony praw Podmiotu Danych (osoby, której dotyczą dane).

3.4 Przetwarzający w ramach Umowy przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na podstawie udokumentowanych poleceń lub instrukcji Powierzającego. Udokumentowanym poleceniem jest w szczególności zapotrzebowanie na wykonanie usług zgłaszane w ramach Umowy Podstawowej, co dotyczy w szczególności zgłoszeń w udostępnianych przez Przetwarzającego systemach obsługi zgłoszeń oraz zgłoszeń dokonywanych telefonicznie, a także zgłoszeń przesyłanych przez automatyczne systemy monitorujące.

3.5 Przetwarzanie Danych Osobowych w ramach Umowy zostanie powierzone przez Przetwarzającego tylko takim jego pracownikom, którzy zostaną zobowiązani do zachowania poufności oraz którzy uprzednio zostali zapoznani z postanowieniami w zakresie ochrony danych związanych z ich pracą. Przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia Przetwarzającego, która będzie posiadać dostęp do Danych Osobowych nie będzie przetwarzać tych Danych bez polecenia Powierzającego, chyba że wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

3.6 Przetwarzanie Danych Osobowych nie będzie realizowane poza terenem Unii Europejskiej (UE) lub Europejskim Obszarem Gospodarczym.

3.7 Zamawiający dopuszcza możliwość dostępu zdalnego do zasobów Zamawiającego. Uzgodnienia dotyczące sposobu zdalnego połączenia oraz zakresu udostępnianych danych będą dokonywane na etapie realizacji umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości wybrania przez Wykonawcę dowolnych wnioskowanych zasobów, technik zdalnego dostępu oraz miejsc przeznaczonych do realizacji zdalnego dostępu. W ramach realizacji Umowy, w przypadku konieczności uzyskania zdalnego dostępu do systemów Administratora, Przetwarzający będzie korzystał wyłącznie z bezpiecznego, wydzielonego łącza VPN.

3.8 Przetwarzający oświadcza, że realizacja zdalnego dostępu do systemów Administratora odbywać się będzie wyłącznie z lokalizacji stanowiącej obszar przetwarzania danych Przetwarzającego, stanowiących pomieszczenia będące w posiadaniu Przetwarzającego. Zabroniona jest realizacja zdalnego dostępu z miejsc nie pozostających pod nadzorem fizycznym Przetwarzającego w szczególności z miejsc publicznie dostępnych.

3.9 W trakcie wykonywania Umowy Przetwarzający będzie współpracować z organem nadzoru na wniosek tego organu. Przetwarzający będzie informował Powierzającego (o ile nie będzie to sprzeczne z przepisami prawa) o wszelkich kontrolach oraz środkach podejmowanych przez organ nadzoru jeżeli mają one związek z Umową.

3.10 Jeżeli Powierzający jest przedmiotem kontroli prowadzonej przez organ nadzoru, postępowania administracyjnego lub karnego z powodu przestępstwa lub wykroczenia, roszczenia wniesionego przez osobę, której dotyczą Dane Osobowe lub przez stronę trzecią w związku z przetwarzaniem Danych Osobowych przez Powierzającego, Przetwarzający dołoży wszelkich starań w celu wsparcia Powierzającego.

4. Poufność

4.1. Przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora w związku z realizacją Umowy Podstawowej i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w

jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

4.2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

5. Korekta, ograniczanie oraz usuwanie danych

5.1 Przetwarzający może usuwać lub ograniczać przetwarzanie Danych Osobowych jedynie na podstawie udokumentowanych poleceń od Powierzającego.

5.2 Jeżeli Podmiot Danych (osoba, której dotyczą dane) skontaktuje się bezpośrednio z Przetwarzającym w związku z korektą, usunięciem lub ograniczeniem przetwarzania, Przetwarzający natychmiast przekaże Powierzającemu wniosek tego Podmiotu Danych.

6. Dalsze powierzenie przetwarzania Danych Osobowych

6.1 Przetwarzający może powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych innym podmiotom przetwarzającym, co w szczególności dotyczy podwykonawców Przetwarzającego, angażowanych przez niego przy realizacji Umowy Podstawowej.

6.2 Przetwarzający może powierzyć przetwarzanie Danych Osobowych innym podmiotom pod warunkiem uzyskania zgody Powierzającego.

6.3 Przystąpienie do przetwarzania danych przez podmioty, o których mowa w ust. 6.1-6.3 może nastąpić po zapewnieniu przez te podmioty zgodności z wszystkimi wymaganiami Umowy, odnoszącymi się do Przetwarzającego.

6.4 Powierzenie przetwarzania Danych Osobowych innym podmiotom nie zmniejsza zakresu odpowiedzialności Przetwarzającego wynikającego w Umowy.

6.5 Przetwarzający zobowiązuje się do natychmiastowego rozwiązania umowy z podmiotem Podprzetwarzającym gdy ten nie przestrzega zasad przetwarzania danych osobowych wynikających z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w sytuacjach opisanych w pkt.

2.2 (analogicznie do odpowiedzialności Przetwarzającego).

7. Uprawnienia Powierzającego w zakresie nadzoru

7.1 Przetwarzający zapewni Powierzającemu możliwość weryfikacji zgodności ze zobowiązaniami Przetwarzającego wynikających z art. 28 RODO.

7.2 Przetwarzający zapewni Powierzającemu możliwość okresowej weryfikacji wypełnienia wymogów określonych w niniejszej Umowie oraz przepisów regulujących przetwarzanie danych osobowych. Weryfikacja może być przeprowadzana w imieniu Powierzającego przez (zewnętrznego) niezależnego audytora, chyba że audytor jest bezpośrednią spółką konkurencyjną Przetwarzającego. Okresowa weryfikacja będzie ograniczona do udzielania przez Przetwarzającego odpowiedzi na pytania zadane przez Powierzającego (maksymalnie dwa razy w roku, a także każdorazowo w razie naruszenia lub wysokiego prawdopodobieństwa naruszenia, uzasadnionego okolicznościami RODO lub niniejszej Umowy) dotyczące działania Przetwarzającego zgodnie ze stosownymi przepisami Prawa ochrony danych osobowych oraz w razie konieczności, zezwolenia Powierzającemu na przeprowadzenie rozmowy z pracownikiem lub pracownikami działu IT Przetwarzającego w siedzibie Przetwarzającego lub przy użyciu środków technicznych służących do bezpośrednich kontaktów.

Z uwzględnieniem obowiązku zachowania poufności przez Przetwarzającego wobec innych klientów, Powierzający przyjmuje i uznaje, że Przetwarzający nie zezwoli Powierzającemu ani

audytorowi upoważnionemu przez Powierzającego na uzyskanie dostępu do swoich systemów IT i/ lub infrastruktury IT.

7.3 Powierzający będzie realizował prawo kontroli w dni robocze, w godzinach pracy Przetwarzającego z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Za dni robocze Xxxxxx uważać będą dni od poniedziałku do piątku, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

7.4 Przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, w terminie wskazanym przez Powierzającego, który nie może jednak być krótszy niż 5 dni.

8. Komunikacja w przypadku naruszeń zasad przetwarzania Danych Osobowych

8.1 Przetwarzający powinien wspierać Powierzającego w zachowaniu zgodności ze zobowiązaniami w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych, wymaganiami odnośnie zgłaszania naruszeń danych, oceny skutków dla ochrony danych poprzez podjęcie określonych działań:

a) zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony przez zastosowanie środków technicznych oraz organizacyjnych z uwzględnieniem okoliczności oraz celów przetwarzania, a także projektowanego prawdopodobieństwa oraz skali ewentualnego naruszenia;

b) powiadomienie Administratora o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony Danych osobowych nie później niż w 24 godziny od pierwszego zgłoszenia, umożliwienie Administratorowi uczestnictwa w czynnościach wyjaśniających i poinformowanie go o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia;

c) przesłanie powiadomienia o stwierdzeniu naruszenia wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, umożliwiając tym samym Administratorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzoru.

d) wsparcie Powierzającego w odniesieniu do obowiązków związanych z informowaniem zainteresowanego Podmiotu Danych (osoby, której dotyczą dane) oraz dostarczanie Powierzającemu wszystkich posiadanych informacji na ten temat;

e) wspieranie Powierzającego w zakresie oceny skutków dla ochrony jego danych.

8.2 Powiadomienie o naruszeniu zasad przetwarzania danych może nastąpić drogą elektroniczną lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość.

8.3 Powiadomienie, o którym mowa w pkt 8.2 może nastąpić poprzez następujące narzędzia: tel. 00 0000000, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx

9. Prawo Powierzającego do wydawania poleceń

9.1 Polecenia wydane ustnie zostaną natychmiast potwierdzone przez Powierzającego minimum w formie wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną.

9.2 Przetwarzający niezwłocznie będzie informował Powierzającego w przypadku stwierdzenia, że dane polecenie narusza przepisy prawa w zakresie ochrony danych. W takim wypadku Przetwarzający ma prawo zawiesić wykonanie odnośnych poleceń do czasu ich potwierdzenia albo zmiany przez Powierzającego.

10. Kasowanie oraz zwrot danych osobowych

10.1 Przetwarzający nie będzie tworzył kopii Danych Osobowych bez wiedzy Powierzającego za wyjątkiem kopii zapasowych w zakresie koniecznym do zapewnienia właściwego przetwarzania danych.

10.2 Po wygaśnięciu Umowy Przetwarzający przekaże Powierzającemu albo – za uprzednią zgodą Powierzającego – zniszczy wszystkie dokumenty, wyniki przetwarzania oraz wykorzystania oraz zbiory danych związane z Umową, które znalazły się w jego posiadaniu, w sposób zgodny z

ochroną danych. Protokół zniszczenia lub usunięcia należy dostarczyć na żądanie Powierzającego.

10.3 Przetwarzający po wygaśnięciu Umowy może zachować kopię Danych Osobowych przetwarzanych w systemach Przetwarzającego (w szczególności w systemie obsługi zgłoszeń serwisowych) i dotyczących realizacji Umowy Podstawowej w celu wypełnienia obowiązków ustawowych związanych z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Kopia Danych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym może być przechowywana do upływu okresu przedawnienia roszczeń i zobowiązań wynikających z Umowy Podstawowej, co dotyczy także zobowiązań podatkowych.

10.4 Uprawnienie, o którym mowa w ust. 10.3 nie obejmuje prawa do tworzenia kopii baz danych Powierzającego.

11. Odpowiedzialność

11.1 Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.

11.2 Jeżeli Podprzetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora i osób trzecich za wypełnienie obowiązków przez Podprzetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.

12. Postanowienia końcowe

12.1 Zmiany Umowy muszą być dokonywane piśmie pod rygorem nieważności.

12.2 Jeżeli poszczególne postanowienia Umowy staną się nieskuteczne albo niewykonalne po jej podpisaniu, nie będzie to miało wpływu na ważność pozostałych postanowień Umowy.

12.3 Postanowienie nieskuteczne albo niewykonalne należy zastąpić postanowieniem skutecznym oraz wykonalnym, najbardziej zbliżonym do celu ekonomicznego, do którego dążyły strony Umowy w ramach postanowienia nieważnego lub niewykonalnego.

12.4 Umowa wchodzi w życie z dniem zawarcia i zastępuje wszystkie istniejące porozumienia Stron w zakresie powierzenia i zasad przetwarzania Danych Osobowych.

12.5 Niniejsza umowa podlega prawu polskiemu.

12.6 Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z Umowy będzie sąd właściwy Powierzającego.

12.7 Wynagrodzenie określone w Umowie podstawowej obejmuje także wynagrodzenie za wykonywanie niniejszej Umowy. Przetwarzający oświadcza, że wynagrodzenie wskazane w zdaniu poprzednim wyczerpuje jego roszczenia wobec Administratora wynikające z niniejszej Umowy.

12.8 Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach: dwa egzemplarze dla Powierzającego, jeden egzemplarz dla Przetwarzającego.

(Podpis / pieczątka Powierzającego) (Podpis / pieczątka Przetwarzającego)

Załącznik nr 4 do Umowy nr…………../………….

Klauzula w przypadku, gdy w umowie wpisano dane osób do kontaktu lub do nadzoru nad realizacją umowy po stronie Wykonawcy.

Zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie

o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Narodowy Instytut Onkologii im. Marii Skłodowskiej-Curie – Państwowy Instytut Badawczy (dalej „NIO-PIB”) ul. W.K. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.

2. Z Inspektorem Ochrony Danych w NIO-PIB można się skontaktować telefonicznie lub e-mailowo. Telefon 00 0000000, e-mail xxx@xxx.xxx.xx .

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w ramach zawartej umowy pomiędzy NIO-PIB a Pani/Pana pracodawcą.

4. NIO-PIB będzie przetwarzał Xxxx/Pana: imię, nazwisko, stanowisko/ pełnioną funkcję, numer telefonu, adres e-mail – w zależności od danych zawartych w umowie.

5. Pani/Pana dane osobowe NIO-PIB uzyskał od Pani/Pana pracodawcy.

6. NIO-PIB będzie przetwarzał Pani/Pana dane osobowe na podstawie:

a) art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w związku z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;

b) art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w zakresie realizacji zawartej umowy oraz ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń.

7. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania zakupowego na podstawie przepisów prawa, w tym ustawy Prawo zamówień publicznych (jeżeli dotyczy) oraz o dostępie do informacji publicznej, podmioty kontrolne i nadzorcze, procesorzy w związku ze zleconymi przez nas działaniami, osoby lub podmioty wykonywujące na rzecz NIO-PIB usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe oraz świadczące pomoc prawną.

8. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 10 lat od końca roku w którym zakończono postępowanie o udzielenie zamówienia. Po tym okresie dane będą przetwarzane jedynie w zakresie i przez czas wymagany ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

9. W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, zgodnie z art. 22 RODO.

10. Posiada Pani/Pan:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

11. Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO