ZAPYTANIE OFERTOWE
Znak sprawy: 98/R/2022/ML
Przedmiot zamówienia:
przeprowadzenie usług noclegowych i cateringowych oraz najem sal
konferencyjnych niezbędnych do zorganizowania FORUM POT-ROT-LOT, odbywającego się w dniach 24-26 października 2022 r. w Łodzi
Warszawa, 22.09.2022 r.
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
tel. x00 (00) 000 00 00, fax. x00 00 000 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxx.xx
Zagraniczne Ośrodki Polskiej Organizacji Turystycznej:
Amsterdam, Berlin, Bruksela, Kijów, Londyn, Madryt, Moskwa, Nowy Jork, Paryż, Pekin, Rzym, Sztokholm, Tokio, Wiedeń.
portale: xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxx.xxxxxx; xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxx.xxx.xxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx; xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
1. Nazwa (firma) oraz adres Zamawiającego
Polska Organizacja Turystyczna
– jednostka organizacyjna przeprowadzająca postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego i udzielająca zamówienia:
1) Adres Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00–613 Warszawa
2) Strona internetowa: xxx.xxx.xxx.xx
4) Kontakt z Zamawiającym:
Xxxxxxx Xxxxxxx – e-mail: Xxxxxxx.Xxxxxxx@xxx.xxx.xx, tel.: 00 000 00 00 .
2. Tryb udzielenia zamówienia
1) Postępowanie jest prowadzone na podstawie regulaminu wewnętrznego Polskiej Organizacji Turystycznej dotyczącego udzielania zamówień publicznych.
2) Zamawiający informuje Wykonawców, że postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego, tj. każdy z Wykonawców może złożyć ofertę. Ponadto:
a. do postępowania nie ma zastosowania ustawa z dnia 11 września 2019r. Prawo
zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1710 z późn. zm.);
b. zawiadomienie o wyborze oferty nie stanowi przyjęcia oferty;
c. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
• odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym
czasie,
• zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
• zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu ofertowym,
• żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym
etapie postepowania;
d. w przypadku skorzystania przez Xxxxxxxxxxxxx z któregokolwiek uprawnienia wskazanego w pkt c. Wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu udziału w postępowaniu.
3. Przedmiot zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie usług noclegowych i cateringowych oraz najem sal konferencyjnych niezbędnych do zorganizowania FORUM POT-ROT-LOT, odbywającego się w dniach 24-26 października 2022 r. w Łodzi. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
4. Termin realizacji zamówienia
23-26 października 2022 r.
5. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą uczestniczyć podmioty, które spełniają warunki dotyczące:
1) zdolności do występowania w obrocie gospodarczym:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.
2) posiadania uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej
lub zawodowej:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.
3) sytuacji ekonomicznej lub finansowej:
Zamawiający nie stawia szczegółowych warunków w tym zakresie.
4) zdolności technicznej lub zawodowej:
Wykonawca musi wykazać, że będzie dysponował obiektem hotelowym o standardzie nie mniejszym niż 3 gwiazdki, zlokalizowanym w odległości nie większej niż 2500 metrów w linii prostej od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna.
Wykonawca w formularzu ofertowym zobowiązany będzie podać adres proponowanego obiektu, natomiast zamawiający za pomocą aplikacji/strony internetowej Google Maps zmierzy odległość pomiędzy obiektami, a następnie obliczy ilość przyznanych punktów w kryterium „Odległość od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna”.
UWAGA! Najdalsza zaproponowana odległość nie może przekroczyć 2 500 metrów w linii prostej od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna. Jeżeli Wykonawca zaproponuje odległość większą niż 2 500 metrów w linii prostej, jego oferta zostanie odrzucona, jako niespełniająca warunków udziału w postępowaniu.
3. Przesłanki wykluczenia z postępowania
Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawcę, w stosunku do którego zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
4. Termin składania ofert
1) Ofertę należy przesłać za pomocą poczty elektronicznej na adres
e-mail xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx, najpóźniej w terminie do dnia
28.09.2022 r. (do końca dnia). Oferty, które dotrą do Zamawiającego po tym terminie nie będą uwzględnione.
2) Ofertę należy złożyć w języku polskim.
3) Na ofertę Wykonawcy składa się:
a) wypełniony Formularz ofertowy (Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego);
b) szczegółowa kalkulacja z rozbiciem pozycji w zależności od stawki podatku VAT.
4) Zamawiający, na każdym etapie postępowania, może żądać oświadczeń i dokumentów potwierdzających, że dokumenty załączone do oferty są zgodne ze stanem faktycznym oraz zwrócić się o złożenie wyjaśnień lub uzupełnienie treści oferty. Oferta Wykonawcy, który nie odpowie na takie wezwanie, lub odpowie w sposób niewystarczający, zostanie odrzucona.
5. Kryteria wyboru oferty
Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, w oparciu o przedstawione poniżej
kryteria:
Lp. | Kryterium | Waga kryterium |
1. | Cena brutto oferty | 70% |
2. | Odległość od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna | 30% |
1) Kryterium „Cena brutto oferty” (C) - waga 70%. Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:
C = (Cmin/Co) x 70 pkt
gdzie:
C – liczba punktów przyznanych za kryterium „Cena brutto oferty”
Cmin – najniższa cena oferty spośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu;
Co – cena oferty badanej.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 70 pkt.
2) Kryterium „Odległość od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna” (O) – waga 30%. Punkty w tym kryterium zostaną obliczone w następujący sposób:
O = (Omin/Oo) x 30 pkt
gdzie:
O - liczba punktów przyznanych za kryterium „Odległość od dworca kolejowego PKP
Łódź Fabryczna”;
Omin – najmniejsza odległość zaproponowanego obiektu od dworca kolejowego PKP
Łódź Fabryczna spośród ofert ważnych i nie podlegających odrzuceniu;
Oo – odległość zaproponowanego obiektu od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna
badanej oferty.
UWAGA! Najdalsza zaproponowana odległość nie może przekroczyć 2500 metrów w linii prostej od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna. Jeżeli Wykonawca zaproponuje odległość większą niż 2500 metrów w linii prostej, jego oferta zostanie odrzucona, jako niespełniająca warunków udziału w postępowaniu.
W tym kryterium Wykonawca może otrzymać maksymalnie 30 pkt.
6. Opis sposobu przygotowania ofert.
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. W przypadku złożenia przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty, oferty zostaną odrzucone.
2) Wykonawca pozostanie związany ofertą przez okres 30 dni.
3) Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
7. Klauzula informacyjna
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), (dalej:
„RODO”) Zamawiający informuje, że:
1) Administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Polska Organizacja
Turystyczna (dalej: „POT”).
2) We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Wykonawcy przez POT można kontaktować się z wyznaczonym inspektorem ochrony danych:
1. mailowo: xxx@xxx.xxx.xx lub
2. listownie na adres korespondencyjny administratora: Polska Organizacja
Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, XXX xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx.
3) Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia pn. Przeprowadzenie usług noclegowych i cateringowych oraz najem sal konferencyjnych niezbędnych do zorganizowania FORUM POT-ROT-LOT, odbywającego się w dniach 24-26 października 2022 r. w Łodzi (symbol postępowania 98/R/2022/ML).
4) Odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby odpowiadające za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
5) Dane osobowe Wykonawcy będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia
zakończenia postępowania;
6) Obowiązek podania danych osobowych bezpośrednio dotyczących Wykonawcę jest wymogiem związanym z udziałem w zapytaniu ofertowym;
7) W odniesieniu do danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) Wykonawca posiada:
a. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych dotyczących
Wykonawcy;
b. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania własnych danych
osobowych;
c. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ;
d. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Wykonawcy narusza przepisy RODO.
9) Nie przysługuje Wykonawcy:
a. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych
osobowych;
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
8. Załączniki:
Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 – Formularz oferty
Załącznik nr 3 – Wzór umowy
Załącznik nr 1
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Zapewnienie usług hotelarskich, cateringowych oraz sal konferencyjnych dla Polskiej Organizacji Turystycznej na potrzeby zorganizowania X Forum POT-ROT-LOT-ZOPOT z udziałem Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej (ZOPOT), Regionalnych Organizacji Turystycznych (ROT) oraz Lokalnych Organizacji Turystycznych (LOT) w obiekcie hotelarskim o standardzie nie mniejszym niż 3 gwiazdki.
Termin realizacji:
X Forum POT-ROT-LOT-ZOPOT odbędzie się 24 – 26 października 2022 roku, przy czym świadczenie części usług rozpocznie się 23 października 2022 r. od godz. 14.00, a zakończy się 26 października do godz. 14.00, zgodnie z informacją zamieszczoną poniżej.
Lokalizacja:
Łódź, województwo łódzkie, centrum miasta dogodne miejsce umożliwiające wykorzystanie środków komunikacji publicznej oraz w bliskiej odległości dworców PKP.
I. Wymagania dotyczące obiektu hotelarskiego:
• Obiekt renomowany, o standardzie minimum 3 gwiazdek (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie), w którym będą znajdować się sale konferencyjne, pokoje hotelowe oraz zaplecze gastronomiczne i cateringowe.
Wymagania dotyczące noclegu
• Pokoje hotelowe (jednoosobowe, lub do pojedynczego wykorzystania) powinny mieścić się w
jednym budynku – wszyscy uczestnicy wydarzenia muszą być zakwaterowani w tym samym budynku, w którym mieszczą się sale konferencyjne,
• Noclegi:
1. w pokoju jednoosobowym dla około 20 osób w dn. 23-24.X.2022 r. –
zakwaterowanie od godz. 14.00;
2. w pokoju jednoosobowym dla ok. 100 osób w dn. 24-25.X.2022 r., zakwaterowanie od godz. 13.00;
3. w pokoju jednoosobowym dla ok. 85 osób w dn. 25-26.X.2022 r. UWAGA-wykwaterowanie do godziny 14:00.
Liczba pokoi zależy ostatecznie od liczby potwierdzonych osób korzystających z noclegów; Zamawiający najpóźniej na 5 dni przed datą rozpoczęcia X Forum POT-ROT-LOT przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników (liczbę pokoi hotelowych) oraz imiona i nazwiska osób korzystających z noclegów – Zamawiający może dokonać zmniejszenia lub zwiększenia o maksymalnie 20 % w stosunku do liczby osób podanej w SOPZ dla poszczególnych rodzajów usług, a w konsekwencji obliczenia i wypłacenia całkowitego wynagrodzenia za usługi hotelarskie w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z noclegów. Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia z tytułu zmniejszenia liczby osób korzystających z noclegów. Wykonawca zapewni każdej osobie wskazanej przez Zamawiającego, korzystającej z noclegu, śniadanie.
II. Wymagania dotyczące wynajmowanych sal konferencyjnych
o Wynajem następującej liczby sal konferencyjnych: 24 października 2022 r. – 2 sale (dla 30
osób, oraz 100 osób), 25 października – 2 sale, (obydwie sale dla min. 50 osób), 26 października 2022r. – 2 sale, (obydwie sale dla ok. 50 osób). Szczegółowe wymogi dotyczące aranżacji sal konferencyjnych opisano poniżej;
o Sale konferencyjne powinny mieścić się w budynku, w którym będą się mieścić pokoje, w których będą zakwaterowane osoby korzystające z noclegów,
o Sale konferencyjne muszą być klimatyzowane;
o Dostęp do bezpłatnego Internetu bezprzewodowego;
o Wyposażenie techniczne sal zapewniające sprawne przeprowadzenie prezentacji:
profesjonalne nagłośnienie, oświetlenie oraz sprzęt projekcyjny (rzutnik, ekran, min. 3
bezprzewodowe mikrofony),
o Mównica z pulpitem,
o Obsługa techniczna podczas trwania wydarzenia – min.1 os.,
o Udostępnienie przestrzeni na organizację stoiska promocyjnego o pow. 2x3 m². Stoisko na ekspozycję wizerunkowo-promocyjną w przestrzeni hotelowej, z dostępem do mediów na emisję materiału audio-video lub dystrybucję materiałów promocyjnych.
Aranżacja sal konferencyjnych:
Niedziela (bez sali) 23 października
Dzień pierwszy (dwie sale) – poniedziałek 24 października
• 09.00 – 13.00 – organizacja sali konferencyjnej dla 30 osób
• 14:30– 19.00 - organizacja sali konferencyjnej dla 100 osób w układzie teatralnym z wykorzystaniem mównicy wraz z nagłośnieniem i pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia prezentacji. Obrady plenarne Forum.
Dzień drugi (dwie sale) – wtorek 25 października
• 15.00 – 18.30 - organizacja 1 sali konferencyjnej dla ok. 50 osób umożliwiającej prowadzenie rozmów bilateralnych (15 oddzielnych stolików z 4 krzesłami, odległości pomiędzy stolikami min. 5 m) wraz z pełnym wyposażeniem do przeprowadzenia prezentacji,
• 15.00 – 18.30 - organizacja drugiej sali konferencyjnej dla ok. 50 osób wraz z pełnym wyposażeniem do sprawnego przeprowadzenia narady i prezentacji - ustawienie stolików w kształcie litery U.
Dzień trzeci (dwie sale) – środa 26 października
• 9.15 – 12.30 - organizacja sali konferencyjnej dla ok. 50 osób umożliwiającej prowadzenie rozmów bilateralnych (15 oddzielnych stolików z 4 krzesłami, odległości pomiędzy stolikami min. 5 m) wraz z pełnym wyposażeniem do przeprowadzenia prezentacji,
• 9.15 – 12.30 - organizacja sali konferencyjnej dla 40 osób wraz z pełnym wyposażeniem do
sprawnego przeprowadzenia narady i prezentacji - ustawienie stolików w kształcie litery U.
III. Wymagania dotyczące cateringu:
23 października-niedziela (przybycie obsługi koordynującej wydarzenia oraz pierwszych
uczestników- dyrektorzy ZOPOT)
Bez usługi catringowej
Pierwszy dzień – 24 października (poniedziałek) ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla ok. 20 osób, w formie bufetu szwedzkiego
OBIAD
13:30 – 14:30 organizacja obiadu dla ok.100 osób – bufet szwedzki PRZERWA KAWOWA (ciągła)
14:30 – 19:00 (dla ok. 100 osób)
Drugi dzień – 25 października (wtorek) ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla 100 osób w formie bufetu szwedzkiego
PRZERWA KAWOWA (ciągła)
15:00 – 18:30 (odpowiednio pod obydwoma salami- 2x50 osób)
OBIAD
13:15-14:50 bufet szwedzki dla ok.95 os. KOLACJA
19:00- dla 85 osób
Trzeci dzień – 26 października (środa) ŚNIADANIE
7:00 – 9:00 dla ok. 85 osób, w formie bufetu szwedzkiego. PRZERWA KAWOWA (ciągła)
09:15 – 12:30 (odpowiednio pod każdą z 2 sal - razem ok. 80 osób)
OBIAD
12:30 – 13:30 organizacja obiadu, bufet szwedzki dla 80 osób
PRZERWA KAWOWA
przerwa kawowa ciągła serwowana w salach konferencyjnych, lub w bezpośrednim ich sąsiedztwie– ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach- minimum 3 rodzaje w tym torebka na osobę, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik; co najmniej 3 rodzaje deserowych ciastek kruchych oraz co najmniej 2 rodzaje ciast tradycyjnych (typu szarlotka, sernik) co najmniej 150 g na osobę. woda gazowana i niegazowana butelkowana w ilości: 1 butelka wody gazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień, 1 butelka wody niegazowanej o pojemności co najmniej 0,5 l/osoba/dzień, uzupełniana po każdej przerwie – zgodnie z zapotrzebowaniem).
OBIAD
Min. 750 gram na osobę. Posiłek dla całej grupy, podany w tym samym czasie, w jednym pomieszczeniu, podany jako bufet szwedzki, składający się minimum z: • gorącego dania (minimum 3: mięsne, rybne, wegetariańskie); • sałatek (minimum 2, w tym 1 wegetariańska);
• zupy (minimum 2 rodzaje do wyboru); • deseru (ciasta i owoce); • soków 100 % (minimum 3 smaki); woda gazowana i niegazowana butelkowana • napojów gorących- ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik).
KOLACJA
bufet szwedzki – menu bufetowe, składające się minimum z: • xxxxx xxxxxxx (minimum: 3:
mięsne, rybne, wegetariańskie), • dania gorącego (minimum 3: mięsne, rybne, wegetariańskie);
• sałatek (minimum 2, w tym 1 wegetariańska); • zupy (minimum 1); • deseru (ciasta i owoce);
• soków 100% (minimum 3 różne smaki); woda gazowana i niegazowana butelkowana • napojów gorących; ciśnieniowy ekspres do kawy, uzupełniana na bieżąco gorąca woda w termosach, herbata w torebkach – minimum 3 rodzaje, mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier, słodzik).
Na 7 dni kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia X Forum POT-ROT-LOT-ZOPOT Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego minimum dwie propozycje menu poszczególnych posiłków. Zamawiający zaakceptuje propozycje lub przedstawi uwagi lub swoje propozycje w ciągu
2 dni roboczych. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uwag lub propozycji Zamawiającego i ponownego przedłożenia menu w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania uwag lub propozycji.
Inne wymagania:
• Zapewnienie min. 5 bezpłatnych miejsc parkingowych dla organizatorów w dniach 23-26 października 2022 r.,
• Zapewnienie min. 30 miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w dniach 24-26 26
października 2022 r.,
Obiekt hotelowy musi spełniać wszystkie wymogi bezpieczeństwa zgodnie z wytycznymi Ministra Zdrowia oraz GIS. W przypadku zagrożenia pandemicznego obiekt zapewni organizację bezpieczeństwa epidemiologicznego (pod kątem COVID-19). Obiekt musi zapewnić płyny dezynfekujące, odpowiednie odległości i inne wytyczne, które będą obowiązywały w terminie organizowanego wydarzenia.
Ramowy program wydarzeń:
Niedziela 23 października
Po południu przyjazd przedstawicieli POT oraz Dyrektorów ZOPOT (zakwaterowanie możliwe od
godz. 14)
Nocleg (20 osób)
Dzień 1- poniedziałek 24 października
07:00 – 9:00 śniadanie (20 osób)
13:30 – 14:30 obiad (100 osób)
14:30 – 19:00 obrady plenarne FORUM (100 osób)
nocleg nocleg (100 osób)
Dzień 2- wtorek 25 października
07:00 – 09:00 śniadanie (100 osób)
13:15-14:50 obiad (95 osób)
15:00– 18:30 warsztaty, rozmowy stolikowe, szkolenie (90 osób)
19:00- kolacja (85 osób)
nocleg nocleg (85 osób)
Dzień 3. środa 26 października
07:00 – 09:00 śniadanie (85 osób)
09:30– 12:30 warsztaty, rozmowy stolikowe, szkolenie (90 osób)
12:30 – 13:30 obiad (ok.80 osób)
Załącznik nr 2
Zamawiający:
Polska Organizacja Turystyczna
xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0
00 – 613 Warszawa
OFERTA
Nazwa i adres podmiotu składającego ofertę:
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
NIP ......................................... REGON .................................................................
Xxxxx, na który Zamawiający powinien przesyłać ewentualną korespondencję:
....................................................................................................................................
Osoba wyznaczona do kontaktów z Zamawiającym:
....................................................................................................................................
Numer telefonu: ...............................................................................................
e-mail .....................................................................................................................
1. Odpowiadając na Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie usług noclegowych i
cateringowych oraz najem sal konferencyjnych niezbędnych do zorganizowania FORUM POT-ROT-LOT, odbywającego się w dniach 24-26 października 2022 r. w Łodzi, symbol postępowania 98/R/2022/ML, oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia za:
Cena ofertowa netto PLN
(Słownie: )
Cena ofertowa brutto PLN
(Słownie: )
2. Informuję(-my), że na potrzeby realizacji zamówienia dysponujemy następującym
obiektem hotelowym o standardzie nie mniejszym niż 3 gwiazdki:
L.p. | Nazwa obiektu | Adres (ulica, nr budynku) | Adres (kod pocztowy, miasto) |
1. | ………………… | ………………… | ………………… |
UWAGA! Najdalsza zaproponowana odległość nie może przekroczyć 2 500 metrów w linii prostej od dworca kolejowego PKP Łódź Fabryczna. Jeżeli Wykonawca zaproponuje odległość większą niż 2 500 metrów w linii prostej, jego oferta zostanie odrzucona, jako niespełniająca warunków udziału w postępowaniu.
3. Oświadczam(-y), że:
1) Zapoznaliśmy się z warunkami podanymi przez Xxxxxxxxxxxxx
w Zapytaniu ofertowym i nie wnosimy do nich żadnych zastrzeżeń.
2) Uzyskaliśmy wszelkie niezbędne informacje do przygotowania oferty i wykonania zamówienia, a także akceptujemy istotne postanowienia umowy oraz termin realizacji przedmiotu zamówienia podany przez Zamawiającego.
3) Posiadam(-y) kompetencje lub uprawnienia do prowadzenia określonej działalności zawodowej objętej przedmiotem zamówienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
4) Znajduję(-emy) się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia.
5) Wypełniłem(-liśmy) obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.
6) W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
.........................., dn. ........................ ………….....................................
(podpis uprawnionego przedstawiciela Wykonawcy)
Załącznik nr 3
Projektowane Postanowienia Umowy
z dnia , zawarta w Warszawie, zwana dalej „Umową”, pomiędzy:
Polską Organizacją Turystyczną z siedzibą w Warszawie (00-613), przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 8, działającą na podstawie ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o Polskiej Organizacji Turystycznej (Dz.U.2022.1015 t.j.), posiadającą numer NIP: 000-00-00-000, REGON: 016213775,
reprezentowaną przez:
Xxxxxxxxx Xxxxx - dyrektora Departamentu Marketingu Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx - Główną Księgową
zwaną w dalszej części umowy „Zamawiającym”
a
……………………. z siedzibą w Łodzi (……….), ul. ………., , wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy pod nr KRS
………………, , posiadającą NIP ………….., REGON: ………., (wydruk z KRS stanowi załącznik nr do Umowy),
reprezentowaną przez:
…………………… – …………….. ………………,
zwaną w dalszej części „Wykonawcą”.
Zamawiający i Wykonawca zwani są łącznie w dalszej części Umowy „Stronami”, a każdy z nich z osobna zwany jest dalej „Stroną”.
PREAMBUŁA
Forum POT-ROT-LOT to coroczne spotkanie branży turystycznej z udziałem Zagranicznych Ośrodków Polskiej Organizacji Turystycznej (ZOPOT), Regionalnych Organizacji Turystycznych (ROT) oraz Lokalnych Organizacji Turystycznych (LOT), którego celem jest wymiana doświadczeń, podsumowanie roku oraz zaplanowanie wspólnych działań na przyszły rok.
Strony oświadczają, że Umowa została zawarta z wyłączeniem stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710), na podstawie dyspozycji art. 2 ust.1 pkt. 1 a contrario w/w tej ustawy.
§ 1
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem Umowy jest realizacja przez Wykonawcę w obiekcie hotelarskim
…………………………………. w Łodzi, usług hotelarskich, cateringowych oraz udostępnienia sal konferencyjnych na potrzeby organizacji przez Zamawiającego X Forum POT-ROT-LOT z udziałem ZOPOT, ROT oraz LOT (dalej także jako: „Forum”), które odbędzie się w dniach 24-26 października 2022 r., przy czym początek świadczenia usług przewidziany jest na 23 października 2022 r. na godzinę 14:00, a koniec – na 26 października 2022 r. na godzinę 14:00.
2. Szczegółowy opis usług wymienionych w ust. 1 oraz szczegółowe terminy ich świadczenia są zawarte w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy, zwanym dalej „SOPZ” oraz w ofercie Wykonawcy z dnia ,
stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy, zwanej dalej „Ofertą”. W razie sprzeczności między treścią SOPZ a treścią Oferty pierwszeństwo mają zapisy SOPZ.
§ 2
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca oświadcza, że jest podmiotem zawodowo świadczącym usługi, o których mowa w § 1, posiada fachową wiedzę oraz doświadczoną zawodowo kadrę, jak również przygotowanie techniczne i zaplecze organizacyjne umożliwiające prawidłowe wykonanie Przedmiotu Umowy, w szczególności w terminach określonych w Umowie.
2. Wykonawca podejmuje się świadczenia usług, o których mowa w § 1 Umowy na najwyższym, profesjonalnym poziomie, zgodnie z wszystkimi obowiązującymi przepisami prawa i zgodnie z interesami Zamawiającego oraz dołoży wszelkich starań do efektywnego i należytego zrealizowania Przedmiotu Umowy.
3. Wykonawca przy wykonywaniu Umowy będzie działać z należytą starannością w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, mając na uwadze przede wszystkim zabezpieczenie interesów Zamawiającego.
4. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za należyte wykonanie Przedmiotu Umowy.
5. Wykonawca jest zobowiązany do posiadania przez cały okres realizacji Umowy ważnej polisy ubezpieczeniowej OC z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej związanej z wykonywaniem Przedmiotem Umowy na kwotę minimum 100 000 zł brutto. Kopia polisy ubezpieczeniowej powinna być przedłożona Zamawiającemu najpóźniej w dniu zawarcia Umowy.
§ 3
Procedura płatności
1. Z tytułu należytego wykonania Umowy w całości, Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w kwocie brutto …………….. złotych (słownie złotych: ………………………. złote), z zastrzeżeniem możliwości zmiany wynagrodzenia zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 Umowy.
2. Wynagrodzenie zapłacone zostanie Wykonawcy po należytym wykonaniu całości Przedmiotu Umowy, na podstawie prawidłowo wystawionej i doręczonej Zamawiającemu faktury VAT.
Podstawą do wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy, podpisany bez zastrzeżeń przez wyznaczonego przedstawiciela Zamawiającego, potwierdzający należyte wykonanie przez Wykonawcę Przedmiotu Umowy. Zapłata wynagrodzenia nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze w terminie 14 dni od daty przyjęcia faktury przez Zamawiającego.
3. Należne Wykonawcy wynagrodzenie zostanie obliczone jako iloczyn określonej w Ofercie ceny jednostkowej za usługę danego rodzaju, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy oraz łącznej liczby osób korzystających z tych usług.
4. Datą zapłaty wynagrodzenia będzie dzień obciążenia rachunku Zamawiającego kwotą należną Wykonawcy.
5. Wykonawca oświadcza, że rachunek bankowy wskazany na fakturze jest rachunkiem znajdującym się w elektronicznym wykazie podmiotów prowadzonym od 1 września 2019 r. przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, zgodnie z art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: „Wykaz”); niniejsze postanowienie stosuje się do innych wykazów, które zastąpią Wykaz, a będą obejmować rachunki bankowe podatników podatku od towarów i usług.
6. W przypadku wskazania przez Wykonawcę na fakturze rachunku bankowego nieujawnionego w Wykazie, Zamawiający uprawniony będzie do wstrzymania się z zapłatą do czasu wskazania przez Wykonawcę, dla potrzeb płatności, rachunku bankowego ujawnionego w Wykazie. W takim przypadku, opóźnienie w dokonaniu płatności w terminie określonym w Umowie, powstałe wskutek braku możliwości realizacji przez Zamawiającego płatności na rachunek ujęty w Wykazie, nie stanowi dla Wykonawcy podstawy do żądania od Zamawiającego jakichkolwiek odsetek, jak również innych rekompensat/odszkodowań/roszczeń z tytułu dokonania nieterminowej płatności.
§ 4
Kary umowne
1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty na rzecz Zamawiającego następujących kar umownych:
a) za zwłokę w wykonaniu Przedmiotu Umowy, wobec terminów określonych w § 1 ust. 1 oraz w SOPZ, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% całości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy, za każdy dzień zwłoki.
b) za każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków, o których mowa w § 1 Umowy – w wysokości 10% kwoty Wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy;
c) za odstąpienie od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wskazanych w § 5 ust.1 lit. a) lub b) Umowy – kwotę w wysokości 40 % kwoty Wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust.1 Umowy.
2. Naliczenie oraz zapłata kar umownych nie zwalniają Wykonawcy z wykonania zobowiązań określonych Umową.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącanie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z wszelkich należności przysługujących mu od Zamawiającego.
4. W przypadku powstania szkody przewyższającej wysokość kar umownych określonych w Umowie, Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia naprawienia szkody na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym.
5. Kary umowne mogą się kumulować. Łączna maksymalna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 40% wynagrodzenia całkowitego wskazanego w § 3 ust. 1 Umowy.
§ 5
Odstąpienie od Umowy
1. Prawo odstąpienia od Umowy przysługuje Zamawiającemu w przypadkach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego, a także gdy:
a) Wykonawca opóźnia się z rozpoczęciem świadczenia usług, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy tak dalece, że nie jest prawdopodobne, żeby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, w szczególności przekracza terminy wskazane w § 1 ust. 1 Umowy lub w SOPZ;
b) Wykonawca wykonuje Umowę w sposób wadliwy albo wykonuje swoje zobowiązania w sposób sprzeczny z Umową, a w szczególności z warunkami opisanymi w SOPZ, pomimo wezwania Zamawiającego do zmiany sposobu wykonania i wyznaczenia mu w tym celu odpowiedniego terminu;
c) wystąpi istotna zmiana okoliczności, powodująca, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy.
2. Zamawiający złoży Wykonawcy oświadczenie o odstąpieniu od Umowy w formie pisemnej, w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o zaistnieniu jednej z okoliczności opisanych w ust.1, uprawniających Zamawiającego do wykonania prawa odstąpienia.
§ 6
Zmiana i wypowiedzenie Umowy
1. Xxxxxx zgodnie postanawiają, że Zamawiający ma prawo:
1) dokonać zmiany terminu Forum wskazanego w § 1 ust. 1 Umowy - nie później niż na siedem dni przed dniem rozpoczęcia Forum – w takim przypadku Strony ustalą wspólnie nowy termin Forum;
2) dokonać zmiany sposobu realizacji poszczególnych świadczeń objętych Przedmiotem Umowy z powodu zmiany przepisów powszechnie obowiązujących mających wpływ na sposób realizacji poszczególnych usług;
3) dokonać zmniejszenia – nie później niż na pięć dni przed dniem rozpoczęcia Forum - liczby osób korzystających z usług, o których mowa w § 1 ust. 1 Umowy o maksymalnie 10% w stosunku do liczby osób podanej w SOPZ dla poszczególnych rodzajów usług, a w konsekwencji obliczenia i wypłacenia wynagrodzenia należnego Wykonawcy w oparciu o rzeczywistą liczbę osób korzystających z usług, przy czym Zamawiający gwarantuje iż liczba wskazana w SOPZ nie zostanie pomniejszona o więcej niż 10%.
2. Z zastrzeżeniem § 7 ust. 2 Umowy, zmiana Umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. Niezależnie od ust. 1 Strony mogą dokonać zmian w Umowie na mocy porozumienia.
3. Zamawiający ma prawo wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, składając oświadczenie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w przypadku:
1) w którym z uwagi na istniejące ograniczenia w podróżowaniu w Forum nie będzie mogło uczestniczyć co najmniej 50% dyrektorów ZOPOT – Zamawiający może skorzystać z tego prawa nie później niż na 7 dni przed dniem rozpoczęcia Forum,
2) zmiany przepisów, które skutkują istotną zmianą sposobu realizacji Umowy lub uniemożliwiają jej realizację w terminie lub w sposób określony w § 1 ust. 1 Umowy.
§ 7
Przedstawiciele Stron
1. Strony wyznaczają następujące osoby odpowiedzialne za koordynację prac będących Przedmiotem Umowy, uprawnione do kontaktów w tym zakresie oraz do odbioru zrealizowanego Przedmiotu Umowy:
1) ze strony Zamawiającego: Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx, adres e-mail: xxxxxxx.xxxxxxx@xxx.xxx.xx , tel.: x00 00 000 00 00 oraz Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx- Xxxxxxxx, adres e-mail: xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xxx.xx , tel.; 000 00 00.
2) ze strony Wykonawcy: Pani/Pan ……………., adres e-mail: , tel.: +48
……………
2. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 powyżej może nastąpić po poinformowaniu drugiej Strony e-mailem i nie wymaga sporządzenia aneksu do Umowy.
§ 8
Informacje Poufne
1. Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje dotyczące postanowień Umowy oraz związane z jej zawarciem lub wykonaniem (dalej zwane „Informacjami Poufnymi”) winny być traktowane przez Wykonawcę jako poufne i nie udostępniane osobom trzecim bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej, z zastrzeżeniem postanowień ust. 2, oraz że mogą być wykorzystywane w całości bądź w części jedynie dla celów związanych z wykonywaniem Umowy.
2. Zamawiający wskazuje, że Informacje Poufne oraz zobowiązanie do zachowania ich w tajemnicy nie obejmuje:
1. informacji, które są powszechnie znane lub które w uzasadniony okolicznościami sposób mogą być uważane za powszechnie znane;
2. informacji, które znane były Wykonawcy przed ich ujawnieniem przez Zamawiającego;
3. informacji, uzyskanych od osób trzecich, które miały prawo ich ujawnienia;
4. przypadków, w których Wykonawca zobowiązany jest do ich ujawnienia na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
3. Wykonawca może ujawnić Informacje Poufne bez zgody drugiej Xxxxxx swoim pracownikom, członkom organów i doradcom, w zakresie w jakim jest to konieczne dla wykonania Umowy.
4. Ujawniając Informacje Poufne podmiotom wymienionym w ust. 3 powyżej, Wykonawca powinien zobowiązać te podmioty do zachowania ich w tajemnicy na warunkach określonych w Umowie.
§ 9
Przetwarzanie danych osobowych
Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:
1) dane osobowe osób wskazanych do kontaktu przy realizacji Umowy (np. kontaktów bieżących), o których mowa w § 7 Umowy, są przetwarzane przez Polską Organizację Turystyczną z siedzibą w Warszawie, przy ul. Xxxxxxxxxxxxxx 8 (00-613), która pełni funkcję administratora danych,
2) w Polskiej Organizacji Turystycznej został powołany inspektor ochrony danych, z którym kontaktować się można pod adresem: xxx@xxx.xxx.xx oraz listownie na adres korespondencyjny administratora: Polska Organizacja Turystyczna, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 0, XXX xxxxxx, 00-000 Xxxxxxxx we wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
3) dane osobowe osób, o których mowa w pkt 1, są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit.
b) i c) RODO w celu związanym z wykonaniem niniejszej Umowy tj: organizacją Forum POT-ROT-LOT,
4) dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom niż wynika to z przepisów prawa,
5) dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
6) dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane,
7) dane osobowe, o których mowa w pkt 1, będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Umowy, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa,
8) obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa w zakresie przetwarzania w celach, o których mowa w pkt 3), podanie danych wynika ze stosunku umownego i jest niezbędne w celu realizacji umowy,
9) osoby, o których mowa w pkt 1) mają prawo do:
a. dostępu do danych osobowych Pana/i dotyczących, na podstawie art. 15 RODO,
b. sprostowania danych osobowych, na podstawie art. 16 RODO,
c. żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych, na podstawie art. 18 RODO, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
10) osobom, o których mowa w pkt 1) nie przysługuje:
a. prawo do usunięcia danych osobowych, w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO,
b. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,
c. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 21 RODO, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pana/i danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit c) RODO.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może przenieść całości lub części praw, ani też całości lub części obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, w szczególności Wykonawca nie ma prawa dokonać przelewu wierzytelności pieniężnych wynikających z Umowy.
2. Jeżeli Wykonawca zamierza posługiwać się osobami trzecimi przy wykonywaniu niniejszej Umowy, musi uzyskać na to pisemną zgodę Zamawiającego pod rygorem uznania takiego działania Wykonawcy za rażące naruszenie postanowień Umowy.
3. Wykonawca nie ma prawa dokonać przelewu wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy.
4. W kwestiach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnie obowiązującego, w tym odpowiednie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 2021 r. poz.1509).
5. Spory wynikłe w czasie realizacji Umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego.
6. Integralną część Umowy stanowią następujące Załączniki:
a) Załącznik nr 1: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia,
b) Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy,
c) Załącznik nr 3: Wzór protokołu odbioru.
d) Załącznik nr 4 KRS Wykonawcy,
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:
Załącznik nr 3.
Protokół odbioru
Polska Organizacja Turystyczna potwierdza, że zgodnie z Umową nr /DM/RJ/2022
wykonano przedmiot Umowy tj. zrealizowano usługi noclegowe i cateringu oraz udostępniono sale konferencyjne podczas IX FORUM POR-ROT-LOT organizowanym w hotelu… w
Łodzi w dniach 23-26.X.2022 r.
Potwierdzenie kompletności usługi:
Tak * Nie *
– zastrzeżenia .........................................................................................
Potwierdzenie zgodności jakości przyjmowanej usługi z wymogami Umowy:
Zgodne * Niezgodne *
– zastrzeżenia ...............................................................................
Końcowy wynik odbioru: Pozytywny * Negatywny*
– zastrzeżenia.........................................................................................
Łódź, 26.X.2022 r.
....................................................... Przedstawiciel Zamawiającego | .............................................. Przedstawiciel Wykonawcy |