OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – STARTUP SHOT

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA – STARTUP SHOT

I. ZAMAWIAJĄCY

Województwo Zachodniopomorskie, ul. Korsarzy 34, 70-540 Szczecin, NIP 000-000-00-00.

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest:

Przedmiotem zamówienia jest realizacja usługi polegającej na organizacji interaktywnego wydarzenia o charakterze biznesowo - networkingowym odbywającego się online – Startup Shot dla grupy maksymalnie 50 uczestników, reprezentujących ekosystem startupowy w województwie zachodniopomorskim.

Główne cele przedmiotu Zamówienia:

Podstawowym celem wydarzenia jest zapoczątkowanie i zorganizowanie cyklu spotkań biznesowych dedykowanych młodym przedsiębiorcom, przedstawicielom ekosystemu startupowego oraz wszystkim osobom zainteresowanym prowadzeniem własnej innowacyjnej spółki lub początkującej firmy. Startup Shot to możliwość oraz przestrzeń aby w nieformalnej atmosferze za pomocą nowoczesnych narzędzi komunikacji internetowej w gronie ekspertów oraz doświadczonych przedsiębiorców zaprezentować swoje inicjatywy lub pomysły biznesowe oraz wymienić się doświadczeniami. Ważną częścią spotkań jest możliwość nawiązania kontaktów pomiędzy początkującymi i doświadczonymi przedsiębiorcami i ekspertami, przedstawicielami instytucji wspierających biznes oraz studentami. Dzięki udziałowi w spotkaniu online jego uczestnicy mają szansę poszerzyć swoje kontakty biznesowe oraz pozyskać ekspercką wiedzę mogącą pomóc w rozwoju ich biznesowych pomysłów. Podczas spotkań integracyjnych, w których udział będą brali przedstawiciele ekosystemu startupowego, uczestnicy będą wymieniać się swoimi doświadczeniami, nawiązywać kontakty biznesowe, a przede wszystkim nabywać umiejętności kluczowe dla rozwoju młodych innowacyjnych firm. Podczas spotkań poruszane będą tematy branżowe lub będące na styku w celu odkrycia potencjalnych obszarów współpracy lokalnych firm oraz zagadnienia mające na celu przygotowanie młodych przedsiębiorców do zwiększenia skali działania swojego biznesu.

Wartością dodaną spotkań będą widoczne elementy networkingowe, sprzyjające zawieraniu nowych znajomości i wymianie kontaktów. Każde spotkanie za pomocą nowoczesnego narzędzia

komunikacji internetowej umożliwi uczestnikom spotkania udział w dyskusji oraz rozmowach w formie B2B. Wykonawca powinien umożliwić, poprzez narzędzie online/platformę internetową, organizowanie indywidulanych rozmów poszczególnym uczestnikom, tak aby mogli w dowolnej konfiguracji liczbowej oraz niezobowiązującej formie odbywać biznesowe rozmowy. Przedsięwzięcie ma także na celu wspieranie młodych startupów na ich początkującej drodze funkcjonowania i poszukiwania optymalnych rozwiązań dla ich produktów i usług. Wydarzenie o nazwie Startup Shot ma także na celu przybliżyć młodym przedsiębiorcom dostęp do lokalnych i krajowych sieci mentorów, partnerów biznesowych i inwestorów w poszczególnych branżach.

Cele szczegółowe przedmiotu zamówienia obejmują:

Dodatkowymi celami spotkań jest podnoszenie wiedzy jego uczestników x.xx. poprzez wystąpienia ekspertów i zaproszonych gości, dzielenie się własnymi doświadczeniami biznesowymi, prelekcje eksperckie, panele dyskusyjne oraz prezentowanie nowoczesnych metod biznesowych, w tym narzędzi startupowych oraz megatrendów w światowej gospodarce. Spotkania dedykowane środowisku startupowemu na Pomorzu Zachodnim to także okazja do prezentowania dobrych praktyk, prezentacji najnowszych metod pracy w biznesie i nowych technologii, promocja innowacyjnych firm z województwa zachodniopomorskiego, stymulowanie ekosystemu biznesowego do rozwoju w duchu współpracy i otwartych innowacji oraz angażowanie i integracja lokalnej społeczności startupowej. W efekcie realizacji spotkań przedstawiciele młodych i innowacyjnych firm otrzymają zestaw porad, wskazówek oraz cenną wiedzę, które ułatwią im zwiększenie skali działania oraz efektywne nawiązanie współpracy bądź udoskonalenie obecnie istniejącej. Natomiast osoby dopiero planujące założyć własny biznes zainspirują się do działania i zyskają wiedzę o możliwościach rozwoju, jakie daje im współczesny rynek.

Forma realizacji przedmiotu zamówienia:

Każde spotkanie powinno odbywać się w formule online oraz składać się z co najmniej 3 głównych części.

 Wystąpienie gościa specjalnego (osoba powinna w trakcie spotkania podzielić się swoją historią sukcesu, zainspirować do działania i zakładania własnych biznesów).

 Panel dyskusyjny / wystąpienia eksperta/ekspertów w zakresie tematu przewodniego wydarzenia.

 Pitchsession – prezentacje młodych innowacyjnych pomysłów biznesowych

 FuckUpConfession – prezentacje – historie niepowodzeń i porażek startupów, które odniosły sukces.

 Część networkingowa.

Wykonawca powinien przedstawić agendę wydarzenia lub program wydarzenia wraz z nazwiskami prelegentów i gości specjalnych, uwzględniający ww. punkty lub zaproponować własne elementy programu i scenariusza wydarzenia. Dodatkowo Program wydarzenia wraz z nazwiskami prelegentów i gości specjalnych należy przedstawić do akceptacji Zamawiającego.

III. NAZWY I KODY WSPÓLNEGO SŁOWNIKA ZAMÓWIEŃ (KLASYFIKACJA CPV)

79.95.20.00-2 usługi w zakresie organizacji imprez; 80.59.00.00-6 usługi seminaryjne;

79.82.25.00-7 usługi projektów graficznych;

72.00.00.00-5 usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania

oprogramowania, internetowe i wsparcia;

72.40.00.00-4 usługi internetowe;

Informacja o realizacji przedmiotu zamówienia w ramach projektów finansowanych z funduszy unijnych.

Przedmiot zamówienia realizowany jest w ramach projektu :

 Pomorze Zachodnie – gdzie biznes łączy się z nauką realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego województwa zachodniopomorskiego 2014 -2020, Oś Priorytetowa I Gospodarka, innowacje, nowoczesne technologie, Działanie 1.18 Tworzenie i rozbudowa regionalnego systemu innowacji. Decyzja o dofinansowaniu projektu nr RPZP.01`.18.00-32- B001/20-00).

IV. PODSTAWOWE INFORMACJE

1) Termin i czas trwania

Od dnia podpisania umowy do 10 grudnia 2021

2) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia

Województwo Zachodniopomorskie.

3) Czas trwania realizacji przedmiotu zamówienia

Zamawiający zakłada organizację 2 wydarzeń pod nazwą Startup Shot w roku 2021. Każde wydarzenie powinno trwać maksymalnie 3 h.

4) Uczestnicy przedmiotu zamówienia :

Zadanie skierowane jest do młodych przedsiębiorców, początkujących startupów, przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu oraz świata nauki, jak również przedstawicieli szeroko rozumianego środowiska startupowego w regionie i w kraju.

5) Wstępny program/harmonogram wydarzenia:

Czerwiec -2021 I wydarzenie Listopad/grudzień 2021 II wydarzenie

Harmonogram zadania, może ulec zmianie. Zmiana harmonogramu nastąpi w porozumieniu z Wykonawcą.

6) Szczegółowy opis miejsca realizacji przedmiotu zamówienia

Wydarzenia odbywać się będą w formule online a zasięg ich oddziaływania ma sięgać całego województwa zachodniopomorskiego.

V. ZADANIA WYKONAWCY SKŁADAJĄCE SIĘ NA ZAKRES ZAMOWIENIA Wymagania merytoryczne:

1) Zapewnienie moderatora każdego spotkania, do obowiązków którego należało będzie:

 prowadzenie wydarzenia,

 zapowiadanie kolejnych gości i części wydarzenia,

 pilnowanie zgodnego z harmonogramem przebiegu wydarzenia,

 kontaktowanie się z gościem specjalnym i ewentualnie uczestnikami panelu dyskusyjnego i ustalenia z nimi tematów, zagadnień prelekcji,

 przygotowanie i przeprowadzenie wstępu- prelekcji przed każdą częścią wydarzenia,

 dbanie o utrzymanie dynamiki dyskusji i dyscypliny czasowej uczestników prelekcji,

 poprowadzenie dyskusji po zakończeniu poszczególnych prelekcji,

 wprowadzenie i krótkie scharakteryzowanie firm biorących udział w prezentacji startupów.

2) Zapewnienie gościa specjalnego.

Gościem specjalnym powinny być osoby/ eksperci: rozpoznawalni w środowisku startupowym, posiadającym doświadczenie w prowadzeniu innowacyjnych biznesów lub właściciele startupów, które odniosły krajowy lub globalny sukces lub osoby z praktycznym doświadczeniem w procesie inkubacji młodych firm oraz akceleracji firm. Gość specjalny powinien posiadać doświadczenie w pracy w firmie/ instytucji wspierającej startupy lub technologicznej firmie. Gość specjalny może także być rekrutowany spośród osób, które posiadają praktyczną wiedzę zdobytą w ramach prowadzonej przez siebie działalności zawodowej i gospodarczej, w dziedzinach takich jak: innowacje, rozwój innowacji w przedsiębiorstwie, nowoczesne technologie biznesowe oraz technologiczne trendy, nowoczesne metody biznesowe, trendy startupowe lub inne wskazane przez Zamawiającego.

3) Zapewnienie prelegentów/uczestników panelu dyskusyjnego.

Osoby będące prelegentami/uczestnikami panelu dyskusyjnego powinny posiadać doświadczenie zawodowe w problematyce związanej z innowacyjną przedsiębiorczością lub posiadać doświadczenie w pracy w firmie/instytucji wspierającej startupy lub w firmie technologicznej, lub być przedstawicielem startupu lub innowacyjnej firmy. Uczestnicy panelu dyskusyjnego powinni także posiadać doświadczenie w mentoringu.

4) Zaproponowanie oraz skonsultowanie z Zamawiającym oraz partnerami wydarzenia tematów przewodnich poszczególnych wydarzeń.

Tematy przewodnie obu wydarzeń mogą uwzględniać charakterystykę ekosystemu innowacji i środowiska startupowego na Pomorzu Zachodnim. Powinny także dotyczyć najważniejszych aspektów środowiska startupowego, cyfryzacji, nowoczesnej przedsiębiorczości, świata nowoczesnych technologii, innowacji, megatrendów w światowej gospodarce.

Udział gości specjalnych, prelegentów/uczestników paneli dyskusyjnych oraz ekspertów zapewnia Wykonawca po akceptacji Zamawiającego. Wykonawca będzie na bieżąco współpracował z Zamawiającym oraz partnerami w sprawie listy uczestników i przekaże propozycje udziału gości specjalnych i panelistów/eskpertów na 14 dni przed Wydarzeniem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia zmian na liście.

5) Zapewnienie i rekrutacja uczestników wydarzenia przy współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest do rekrutacji uczestników wydarzenia. Liczba uczestników powinna wynosić nie mniej niż 25 osób i nie więcej niż 50 na pojedyncze spotkanie. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania treści zaproszenia wraz z projektem graficznym, które zostanie rozesłane w formie elektronicznej do uczestników wydarzenia.

Rekrutacja powinna mieć charakter otwarty i powinna być skierowana przede wszystkim do przedstawicieli środowiska startupowego na Pomorzu Zachodnim, w tym do przedstawicieli innowacyjnych firm, instytucji otoczenia biznesu, przedstawicieli szkół wyższych, centrów transferu technologii, studentów, osób chcących otworzyć nowe innowacyjne biznesy. Obowiązek rejestracji jest po stronie Wykonawcy.

Wykonawca powinien stworzyć bazę teleadresową do min. 150 adresatów wywodzących się ze środowiska startupowego na Pomorzu Zachodnim. Baza ta powinna być starannie wyselekcjonowana i zweryfikowana pod kątem jej aktualności. Wykonawca przeprowadzi wysyłkę

w dwóch turach: w początkowej fazie promocji wydarzenia oraz w połowie okresu przeznaczonego na przyjmowanie zgłoszeń uczestnictwa.

Wykonawca powinien spełnić wymagania określone w RODO dotyczące zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Wykonawca powinien przedstawić raport z wykonania przedmiotu zamówienia w ciągu 14 dni od zakończenia ostatniego wydarzenia.

Wymagania techniczne:

1) Usługa techniczna przedmiotu zamówienia obejmująca x.xx.

Wykonawca powinien przedstawić propozycję realizacji zajęć w formie online oraz zapewnić dostęp do wybranej platformy online, na której odbędą się wydarzenia. Wydarzenie w trybie zdalnym powinno być prowadzone przez Moderatora w czasie rzeczywistym, z wykorzystaniem połączeń online, wszyscy uczestnicy wydarzenia powinni uczestniczyć w nim w czasie rzeczywistym, w formie umożliwiającej interaktywną komunikację pomiędzy wszystkimi uczestnikami wydarzenia.

Liczba uczestników wydarzenia powinna umożliwić wszystkim interaktywną swobodę udziału we wszystkich przewidzianych elementach wydarzenia (x.xx. rozmowa na żywo, chat, testy, ankiety, współdzielenie ekranu itp.) Szczegółowy program wydarzenia w formie elektronicznej powinien zostać dostarczony uczestnikom przed rozpoczęciem wydarzenia po uprzednim zatwierdzeniu przez Zamawiającego.

Wykonawca powinien zapewnić rozwiązania techniczne pozwalające uczestnikom w pełni zrealizować zakładany program wydarzenia. Wykonawca powinien wskazać:

 platformę/rodzaj komunikatora, za pośrednictwem którego organizowane będzie spotkanie online; minimalne wymagania sprzętowe, jakie musi spełniać komputer uczestnika;

 minimalne wymagania dotyczące parametrów łącza sieciowego, jakim musi dysponować uczestnika;

 niezbędne oprogramowanie umożliwiające uczestnikom dostęp do prezentowanych treści i materiałów;

 okres ważności linku umożliwiającego uczestnictwo w wydarzeniu online.

Wykonawca powinien zapewnić w ramach realizacji zamówienia sprawne, ergonomiczne oraz wydajne działanie narzędzia do komunikacji internetowej. Dodatkowo platforma/rodzaj komunikatora, o którym mowa w niniejszym opisie przedmiotu zamówienia powinna być

zbudowana w standardzie RWD (Responsive Web Design).

Platforma/narzędzie za pomocą, którego odbędzie się spotkanie online powinna być dostępna z poziomu najbardziej popularnych przeglądarek internetowych. Platforma/narzędzie za pomocą, którego odbędzie się spotkanie online powinno być obsługiwane na urządzeniach stacjonarnych jak i mobilnych (responsywność), posiadających najbardziej popularne na rynku systemy operacyjne.

Funkcjonalność platformy/narzędzia za pomocą, którego odbędą się spotkania online powinna być zbudowana w oparciu o istniejące wtyczki oraz inne dodatki aplikacyjne.

VI. ZAPEWNIENIE OSÓB NIEZBĘDNYCH DO REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Wykonawca powinien zapewnić osobę kontaktową/osobą odpowiedzialną za wykonanie całości przedmiotu zamówienia odznaczającą się doświadczeniem przy realizacji podobnych wydarzeń związanych z przedmiotem zamówienia. Ponadto, Wykonawca powinien zapewnić w ramach ceny ofertowej wsparcie techniczne i tym samym wskazać osobę lub osoby będące opiekunami i osobami odpowiedzialnymi za obsługę techniczną całości zamówienia. W ofercie należy podać dane kontaktowe, w tym numer telefonu oraz adres e – mail. Osoba ta powinna być dostępna dla uczestników wydarzenia w trakcie wydarzenia oraz podczas przeprowadzonego szkolenia z zakresu funkcjonowania platformy online, za pomocą , której odbywać się będzie wydarzenie

VII. MATERIAŁY PROMOCYJNE, DYDAKTYCZNE, USŁUGI PROMOCYJNE / ZAPEWNIENIE PROMOCJI WYDARZENIA

Wymagania ogólne:

Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu pakiet medialny zawierający materiały informacyjne oraz promocyjne w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, w tym treści promocyjne do wykorzystania na strony internetowe Zamawiającego, media społecznościowe oraz komunikaty prasowe dla lokalnych mediów oraz partnerów Zamawiającego.

Wykonawca powinien przeprowadzić działania promocyjne w serwisie Facebook obejmujące zaplanowanie, przygotowanie i publikację min. 5 postów dotyczących wydarzenia w serwisie społecznościowym Facebook na koncie Zamawiającego, Wykonawcy oraz na kontach Facebook partnerów.

Materiały szkoleniowe, w tym materiały online, prezentacje, program wydarzenia, powinny być opatrzone odpowiednimi logotypami (wzór logotypów zostanie dostarczony przez Zamawiającego), zgodnie z Systemem Identyfikacji Wizualnej UMWZP.

VIII. PODSUMOWANIE

Do zrealizowania zadania niezbędne jest oszacowanie jego wartości.

Zwracamy się z prośbą o podanie szacunkowych kosztów realizacji tego zamówienia. Prosimy o udzielenie odpowiedzi na załączonym formularzu.

Wycenę proszę przesłać na adres e- mail: xxxxxxxx@xxx.xx w terminie do dnia 5 maja 2021 r. do godz. 12.00

Przedstawione zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego.