OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zmówienia jest świadczenie usługi hotelarsko-gastronomicznej w zakresie spotkań i konferencji na rzecz programów funkcjonujących w ramach Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji w Toruniu.
Usługa hotelarsko-gastronomiczna oraz konferencyjna realizowana w okresie od 1 stycznia 2020 r. – 31 grudnia 2020 r., świadczona na terenie jednego obiektu hotelarsko-gastronomicznego.
Planowane terminy realizacji szkoleń (według harmonogramu spotkań):
l.p. |
Program/Akcja |
Nazwa szkolenia |
Przewidywana data rozpoczęcia szkolenia |
Przewidywana data zakończenia szkolenia |
Przewidywana liczba uczestników |
Sala konferencyjna (pełne doby dostępności) |
1 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-01-13 |
2020-01-18 |
22 |
4 |
2 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-01-20 |
2020-01-25 |
22 |
4 |
3 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-01-27 |
2020-02-01 |
22 |
4 |
4 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-02-03 |
2020-02-08 |
22 |
4 |
5 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-02-10 |
2020-02-15 |
22 |
4 |
6 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-02-17 |
2020-02-22 |
22 |
4 |
7 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-02-24 |
2020-02-29 |
22 |
4 |
8 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-03-02 |
2020-03-07 |
22 |
4 |
9 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-03-09 |
2020-03-14 |
22 |
4 |
10 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-03-16 |
2020-03-21 |
22 |
4 |
11 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-03-23
|
2020-03-28
|
22 |
4 |
12 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-03-30 |
2020-04-04 |
22 |
4 |
13 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-04-06 |
2020-04-11 |
22 |
4 |
14 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-04-20 |
2020-04-25 |
22 |
4 |
15 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-05-04 |
2020-05-09 |
22 |
4 |
16 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-05-11 |
2020-05-16 |
22 |
4 |
17 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-05-18 |
2020-05-23 |
22 |
4 |
18 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-05-25 |
2020-05-30 |
22 |
4 |
19 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-06-15 |
2020-06-20 |
22 |
4 |
20 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-06-22 |
2020-06-27 |
22 |
4 |
21 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-08-24 |
2020-08-29 |
22 |
4 |
22 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-09-21 |
2020-09-26 |
22 |
4 |
23 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-10-19 |
2020-10-24 |
22 |
4 |
24 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-11-16 |
2020-11-21 |
22 |
4 |
25 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-11-30 |
2020-11-05 |
22 |
4 |
26 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
2020-12-07 |
2020-12-12 |
22 |
4 |
27 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
Data do ustalenia |
Data do ustalenia |
22 |
4 |
28 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
Data do ustalenia |
Data do ustalenia |
22 |
4 |
29 |
E+ / EKS |
Szkolenie ewaluacji pośredniej |
Data do ustalenia |
Data do ustalenia |
22 |
4 |
I. CZĘŚĆ OGÓLNA ZAMÓWIENIA:
Liczba uczestników szkolenia, warsztatów oraz konferencji może wynieść od 10 do 30 osób.
Standard obiektu: Wykonawca powinien dysponować obiektem, o standardzie min. 2- gwiazdkowym, świadczącym usługi konferencyjne, gastronomiczne oraz hotelarskie.
Lokalizacja: Obiekt powinien być zlokalizowany w Toruniu. Obiekt powinien znajdować się maksymalnie 700 m od głównego dworca PKS (Dąbrowskiego 8, 87-100, Toruń) w Toruniu, maksymalnie 3,5 km od dworca PKP Toruń Główny oraz nie dalej niż 500 m od Starego Miasta (Starówka w Toruniu).
Warunki szczególne: Wykonawca powinien zapewnić:
zorganizowanie dla grupy uczestników atrakcji związanej z tematem szkolenia np. wizyta w muzeum, teatrze, czy w innej instytucji o charakterze kulturalno-oświatowym,
dostęp do Internetu,
pomieszczenie, w którym Zamawiający będzie mógł przechować bezpiecznie materiały szkoleniowe i sprzęt pomiędzy szkoleniami,
3 bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników szkolenia.
II. ZAKWATEROWANIE
Zakwaterowanie i wymeldowanie z obiektu uczestników szkolenia – zgodnie
z obowiązującą dla hotelu dobą hotelową. Doba hotelowa rozpoczyna się o godz. 14:00
i kończy o godz. 12:00 dnia następnego. Powyższy wymóg jest jedynie minimalnym warunkiem. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić godziny doby hotelowej. W przypadku wcześniejszego przyjazdu uczestnika na szkolenie lub przedłużenia programu pobytu po godz. 12-tej Wykonawca zapewni uczestnikom szkolenia bezpieczne pomieszczenie do przechowania bagażu.
Specyfikacja zakwaterowania:
Wykonawca powinien dysponować łącznie co najmniej 30 miejscami noclegowymi w obiekcie, w tym:
pokoje dwu - czteroosobowe dla uczestników szkoleń,
możliwość wynajmu pokoju jednoosobowego dla osób prowadzących szkolenia,
pokoje dwuosobowe do pojedynczego wykorzystania na życzenie Zamawiającego.
Zamawiający może wymagać, a Wykonawca zapewni dodatkowe pokoje zarówno przed jak i po planowanym terminie Szkolenia (pokoje muszą być w cenach nie wyższych niż te zaoferowane w formularzu oferty).
Zamawiający zobowiązuje się informować o faktycznym zapotrzebowaniu na pokoje na 7 dni przed planowanym terminem szkolenia. Zamawiający zobowiązuje się informować o faktycznym zapotrzebowaniu na wyżywienie na 3 dni przed planowanym terminem szkolenia.
III. SALE KONFERENCYJNE
Wykonawca powinien dysponować przynajmniej 2 salami konferencyjnymi:
salą mogąca pomieścić do 20 osób - w przypadku realizacji 2 szkoleń jednocześnie lub na wcześniejsze życzenie Zamawiającego;
salą mogąca pomieścić do 10 osób - w przypadku realizacji 2 szkoleń jednocześnie lub na wcześniejsze życzenie Zamawiającego.
Wyposażenie sal konferencyjnych:
Każda sala musi mieć dostęp do naturalnego światła dziennego,
Możliwości ustawienia sali: Co najmniej dwa spośród: teatralne, „podkowa”, przy stole, konferencyjne, szkolne, coctailowe, bankietowe. W Formularzu Cenowym do obliczenia pojemności sali konferencyjnej uwzględniono ustawienie teatralne.
Wyposażenie sali konferencyjnej: miejsca do siedzenia i pisania dla uczestników szkolenia, rzutnik multimedialny, ekran, flipchart, blok do flipcharta, mazaki do pisania w 3 kolorach, bezpłatny dostęp do Internetu wifi (dla min. 20 oraz maks. 40 osób w tym samym czasie), dostęp do gniazd 220V – dla min. 20 oraz maks. 40 uczestników. Sprzęt konferencyjny będzie wliczony w cenę wynajmu sali konferencyjnej w formularzu oferty.
Zamawiający może wymagać wcześniejszego dostępu do sal konferencyjnych (w celu np. przygotowania materiałów informacyjnych), a Wykonawca musi takiego dostępu udzielić po wcześniejszym ustaleniu terminu udostępnienia.
Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił wodę mineralną gazowaną
i niegazowaną (uzupełnianą na bieżąco) dla wszystkich uczestników szkolenia.W razie potrzeby Wykonawca zapewni bezpieczne przechowywanie pomiędzy szkoleniami materiałów i publikacji należących do Zamawiającego.
W razie potrzeby Wykonawca udostępni osobom prowadzącym szkolenie kopiarki oraz komputer z dostępem do drukarki i Internetu.
Wykonawca zapewni obsługę organizacyjno-techniczną szkolenia polegającą na zapewnieniu stałego nadzoru i opieki osoby, która będzie odpowiedzialna za przygotowanie sal do zajęć, zainstalowanie sprzętu multimedialnego i sprawdzenie jego stanu technicznego, a także zagwarantuje, aby ewentualna usługa gastronomiczna w czasie przerw przebiegała sprawnie i zgodnie z umową oraz obsługę sprzątającą.
Wykonawca zapewni dostęp do pomieszczenia/szafki zamykanego/zamykanej na klucz niedostępnego/niedostępnej dla uczestników szkolenia i osób z zewnątrz. Klucz do pomieszczenia/szafki przechowywany u Wykonawcy i przekazywany Zamawiającemu/trenerom na czas spotkania.
IV WYŻYWIENIE
W ramach świadczonej usługi, Wykonawca zapewnieni wyżywienie dla uczestników szkolenia. Szczegóły, w tym dokładne menu, dotyczące wyżywienia uzgodni wskazany pracownik Zamawiającego z Wykonawcą lub osobą wskazaną przez niego.
Ostateczne wymogi dotyczące ilości posiłków i ich składu zostaną podane na 3 dni przed terminem szkolenia. Niżej wymienione rodzaje posiłków i ich skład są jedynie wymogiem minimalnym, jakie Wykonawca powinien zapewnić w swojej ofercie. Katalog ten może być modyfikowany przez Pracownika Zamawiającego podczas składania określonego zamówienia.
W trakcie każdego szkolenia Wykonawca zapewni również możliwość przygotowania wyżywienia opartego na diecie specjalnej dla wybranych uczestników (np. wegetariańska, wegańska, koszerna, bezglutenowa, halal).
W przypadku, gdy Zamawiający zgłosi zapotrzebowanie dotyczące specjalnej diety, posiłki oparte na tej diecie serwowane będą oddzielnie (tj. na oddzielnych talerzach, półmiskach, np. pierogi wegetariańskie nie będą eksponowane w jednym półmisku z niewegetariańskimi, wędliny na bazie wieprzowiny będą oddzielone od innych wędlin).
W ramach świadczonej usługi Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania poza salą konferencyjną:
Śniadania, składającego się z:
Wędlin
Warzyw (pomidor, ogórek)
Musli
Jogurtów owocowych i naturalnych
Sera żółtego, Sera białego
Jajek w majonezie
Dżemu / konfitury
Masła, pieczywa
Herbaty / kawy / mleka
Obiadu, składającego się z:
Zupy do wyboru (mięsna lub/i wegetariańska)
Danie gorące do wyboru (mięsne lub/i wegetariańskie)
Zestawu sałatek
Deseru (do wyboru ciastko lub owoc)
Napojów (sok lub kompot, woda mineralna, herbata)
Kolacji, składającej się z:
Dania zimnego lub gorącego (mięsne lub/i wegetariańskie);
Herbata, dodatki do herbaty (cukier brązowy i biały, śmietanka do kawy, mleko, cytryna w plasterkach), sok, woda mineralna – po 0,25 l na osobę każdego rodzaju napoju.
Przerw kawowych, składających się z:
Przerwa kawowa: świeżo parzona kawa, wybór herbat – 0,25 l na osobę (zwykła, Xxxx Xxxx, zielona, owoce leśne, mięta), dodatki do kawy i herbaty (cukier brązowy i biały, śmietanka do kawy, mleko, cytryna w plasterkach), wybór ciasteczek, soki owocowe - 0,25 l na osobę, woda niegazowana, gazowana - 0,25 l na osobę, owoce sezonowe do wyboru.
Zamawiający informuje, iż liczba posiłków może być wyższa niż deklarowana liczba osób biorących udział w spotkaniu (w formularzu zamówienia Zamawiający skalkuluje dodatkowe posiłki). Zamawiający zobowiązany jest powiadomić Wykonawcę przed każdym spotkaniem o faktycznym zapotrzebowaniu związanym z wyżywieniem, zakwaterowaniem i innymi pozycjami wymienionymi w formularzu oferty.
W trakcie posiłków, Wykonawca zapewni bezpłatną obsługę niezbędną do regularnego uzupełniania potraw dla uczestników oraz dbałości o czystość i porządek na stołach.
Jakość serwowanych potraw powinna charakteryzować się wysoką estetyką podania. Posiłki powinny być serwowane na zastawie porcelanowej lub jednorazowej (zastawa jednorazowa TYLKO po uzgodnieniu z Zamawiającym).
Organizator zastrzega, aby
zarówno posiłki jak i przerwy kawowe były serwowane
w
pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników szkolenia
lub w pomieszczeniu z wyraźnie wyodrębnionym obszarem
konsumpcyjnym dla uczestników szkolenia.
Dodatkowo Wykonawca zapewni przy wszystkich pozycjach menu specjalistyczne diety dla uczestników według zgłaszanych z 3 dniowym wyprzedzeniem potrzeb (np. dieta wegetariańska, wegańska, halal, koszerna).