ZAPYTANIE OFERTOWE

Oznaczenie sprawy: WSSM.2710.48.2021

Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych Urzędu Miasta Kalisza

Kalisz, dnia 26 maja 2021 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

1. Nazwa zamówienia:

Miasto Kalisz zaprasza do złożenia oferty w postępowaniu pn. „Udostępnienie stałego przewodowego połączenia do Internetu na okres 24 miesięcy w lokalu Centrum Organizacji Pozarządowych w Kaliszu, xx. Xxxxxx 0”.

2. Zamawiający:

Miasto Kalisz, Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, xxx. xxxxxxxxxxxxx, kraj: Polska NIP 000-000-00-00 REGON 250855877.

Komórka organizacyjna prowadząca postępowanie: Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych Urzędu Miasta Kalisza.

Wszelkie informacje dotyczące niniejszego postępowania zamieszczane będą pod adresem: xxx.xxx.xxxxxx.xx – zakładka „Ogłoszenia”/„Zamówienia publiczne nieprzekraczające 130.000 zł netto”.

3. Rodzaj i tryb udzielonego zamówienia:

3.1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ).

3.2. Rodzaj zamówienia: usługa.

4. Przedmiot zamówienia:

4.1. Przedmiotem zamówienia jest udostępnienie połączenia do Internetu w lokalu Centrum Organizacji Pozarządowych w Kaliszu, xx. Xxxxxx 0 o następujących parametrach:

1) typ łącza: światłowodowe,

2) gwarantowana prędkość pobierania: co najmniej 150 Mb/s,

3) gwarantowana prędkość wysyłania: co najmniej 30 Mb/s,

4) łącze należy doprowadzić do węzła sieci w budynku Centrum Organizacji Pozarządowych, xx. Xxxxxx 0,

5) łącze winno być zakończone interfejsem Ethernet 1 Gb/s, poprzez złącze RJ45,

6) Wykonawca dostarczy na czas trwania umowy wszystkie niezbędne urządzenia do transmisji,

7) Wykonawca wykona instalację i konfiguracje połączenia.

4.2 Jeżeli połączenie będzie wymagać dzierżawy linii u innego operatora:

1) Wykonawca załatwi wszystkie formalności związane z zestawieniem połączenia oraz pokryje wszystkie związane z tym koszy,

2) Wykonawca pokryje comiesięczny koszt dzierżawy łącza,

4.3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.

5. Termin wykonania zamówienia:

Do 60 dni od dnia podpisania umowy.

6. Warunki realizacji zamówienia:

Możliwe jest zawarcie umowy na standardowym druku dostarczonym przez Wykonawcę pod warunkiem zachowania poniższych zapisów:

1) Wykonawca zapewnia serwis gwarancyjny na udostępnione łącze na okres trwania umowy,

2) gwarancja obejmuje usunięcie wszelkich awarii łącza i urządzeń do transmisji,

3) Wykonawca zapewnia czas reakcji serwisowej nie przekraczający 24 godziny od chwili zgłoszenia awarii,

4) wysokość abonamentu ustala się jako stałą przez okres trwania umowy i nie zależy ona od częstotliwości i czasu korzystania z łącza,

5) wynagrodzenie płatne będzie przelewem bankowym na podstawie faktury VAT w terminie 21 dni od daty poprawnego wystawienia faktury,

6) Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1/30 ustalonego wynagrodzenia za każdy dzień przerwy w dostępie do internetu,

7) Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych,

8) Ewentualne spory mogące wyniknąć z realizacji niniejszej umowy strony zobowiązują się rozwiązywać polubownie, w drodze negocjacji. W razie braku porozumienia spory będzie rozstrzygał sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

7. Warunki udziału w postępowaniu.

Wykonawca musi posiadać certyfikat jakości SLA (gwarantowana dostępność danej usługi) dla usług dzierżawy łącz.

8. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

8.1. Przez Wykonawcę rozumie się wyłącznie osobę, która złożyła ofertę.

8.2. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie się kierował następującymi kryteriami: najniższa cena oferty brutto.

8.3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający ma możliwość wzywania Wykonawców do uzupełnienia treści złożonych ofert lub wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert pod rygorem odrzucenia oferty Wykonawcy.

8.4. O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieści przedmiotową informację na stronie internetowej Zamawiającego, o której mowa w pkt. 2.

8.5. Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert:

1) niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt. 9.1 zapytania ofertowego,

2) złożonych po terminie składania ofert, o którym mowa w pkt. 10 zapytania ofertowego,

3) niespełniających innych warunków, o których mowa w niniejszym zapytaniu ofertowym.

9. Opis sposobu przygotowania ofert.

9.1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

9.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez niego.

9.3. Oferta oraz wszelkie dokumenty z nią składane muszą być sporządzone w języku polskim w sposób czytelny i trwały.

9.4. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze) lub posiadającą stosowne pełnomocnictwo (które w takim przypadku

należy dołączyć do oferty). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikację podpisującego (dopuszczalny podpis z pieczątką imienną).

9.5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania.

9.6. Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w zapytaniu ofertowym i odpowiadać jego treści.

10. Termin i miejsce składania ofert.

10.1. Formularz oferty wraz z załącznikami w zaklejonej kopercie z podaną nazwą i adresem Wykonawcy opatrzonej napisem: Oznaczenie sprawy: WSSM.0000.00.0000 (tel. wew. 448)

„Udostępnienie połączenia do Internetu w Centrum Organizacji Pozarządowych w Kaliszu” (nie otwierać przed terminem otwarcia ofert ) należy złożyć:

1) osobiście w Urzędzie Miasta Kalisza w Wydziale Spraw Społecznych i Mieszkaniowych, xx. Xxxxxxxxxx 0x, xxxxxxx X Biuro Obsługi Interesanta - pracownik Wydziału Spraw Społecznych i Mieszkaniowych po telefonicznym zgłoszeniu chęci złożenia oferty pod numerem tel. + 00 00 0000 000 potwierdzi złożenie oferty z datą jej przyjęcia

lub

2) za pośrednictwem poczty bądź kuriera na adres Urząd Miasta Kalisza, Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych, xx. Xxxxxxxxxx 0x, 00-000 Xxxxxx (xxx. nr 120 na I piętrze)

w nieprzekraczalnym terminie do dnia 10 czerwca 2021r. do godziny 10.00.

Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania lub braku na opakowaniu którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny adres zamawiającego.

10.2. Oferta złożona po terminie zostanie odrzucona.

10.3. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.

10.4. Terminem dostarczenia (złożenia) pisemnej oferty Zamawiającemu jest jej wpływ do miejsca oznaczonego przez Zamawiającego jako miejsce składania ofert (a nie np. Kancelaria Ogólna Urzędu Miasta Kalisza lub inny sekretariat działający w strukturze organizacyjnej Zamawiającego).

11. Termin i miejsce otwarcia ofert.

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10 czerwca 2021 roku o godz. 11.00 w lokalu Centrum Organizacji Pozarządowych, mieszczącym się w Kaliszu, xx. Xxxxxx 0, w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.

12. Informacje o sposobie porozumiewania się.

Pracownikami uprawnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są:

1) w sprawach prowadzonego postępowania ofertowego: podinspektor Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx i xxxxxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx – tel. 000 000 000, e-mail: xxx@xx.xxxxxx.xx;

2) w sprawach szczegółów technicznych: koordynator ds. obsługi informatycznej Urzędu Xxxxx Xxxxxxx – tel. + 00 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx oraz inspektor Xxxxxx Xxxxxxx – tel. x00 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.

Godziny pracy: 7.30 – 15.30.

13. Informacje dodatkowe.

13.1. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny.

13.2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego bez podania przyczyn, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.

13.3. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, która nie ma zastosowania do niniejszego postępowania .

13.4. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.

13.5. Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.

13.6. Nie prowadzi się indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

13.7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym zapytaniu ofertowym.

14. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych.

14.1. Administrator danych osobowych.

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego będzie działający w imieniu zamawiającego – Miasta Kalisza jego organ wykonawczy Prezydent Miasta Kalisza. Z administratorem można kontaktować się: - listownie kierując korespondencję na adres: 00-000 Xxxxxx Główny Xxxxx 00, - telefonicznie: +48 62

/ 765 43 00 lub e-mailowo: xxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx.

14.2. Inspektor ochrony danych.

Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych. Z Inspektorem można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych: - listownie kierując korespondencję na adres Xxxxxx Xxxxx 00 00-000 Xxxxxx, - telefonicznie: +48 62/765 43 56 lub e-mailowo: xxx@xx.xxxxxx.xx.

14.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych.

Przekazane dane osobowe będziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym "Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" (do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy Kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanego dalej

„RODO” oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza "Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b ) RODO.

14.4. Odbiorcy danych osobowych.

Pozyskane w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostępnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostępnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom. Ograniczenie dostępu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej o ile ich udostępnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub

archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.

14.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostęp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

14.6. Okres przechowywania danych.

Przekazane dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania niniejszego postępowania, a następnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.

14.7. Prawa osób, których dane dotyczą.

W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują następujące prawa:

- prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

- prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych osobowych;

- prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy;

- prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).

14.8. Informacja o wymogu podania danych.

Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postępowaniu.

Z-ca Naczelnika

Wydziału Spraw Społecznych I Mieszkaniowych

/---/

Xxxxxx Xxxxxxxx

Załącznik:

Formularz oferty – do wypełnienia.