Regulamin udzielania przez Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk zamówień publicznych nieobjętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Spis treści

.

Dział I. Postanowienia wstępne

Rozdział I.1. Przepisy wstępne

§1.

1. Niniejszy regulamin stosuje się do udzielania przez Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane.

2. W zakresie nieokreślonym w niniejszym regulaminie stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

3. Zamawiający udziela na podstawie niniejszego regulaminu zamówień klasycznych:

1) w rozumieniu art. 7 pkt 33 w zw. z art. 4 ust 1 pkt 1 ustawy - Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej „ustawą PZP", których wartość jest mniejsza od równowartości w złotych kwot określonych w przepisach, o których mowa w art. 2 ust 1 ustawy PZP, chyba że z przepisów prawa powszechnego lub wewnętrznego lub innych zobowiązań Instytutu Matematycznego PAN wynika, że postępowania te mają być realizowane zgodnie z przepisami ustawy PZP lub na podstawie innych regulacji.

2) Wszystkich zamówień podlegających wyłączeniu, o których mowa w § 11 ust.5. pkt 1).

§2.

Celem regulaminu jest określenie zasad udzielania przez Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk zamówień publicznych na dostawy, usługi i roboty budowlane.

Rozdział I.2. Terminologia

§3.

Awaria - zdarzenie nagłe, nieplanowane, zaburzające funkcjonowanie na terenie/obiektach zamawiającego, zdarzenia skutkujące powstaniem zagrożenia dla zdrowia ludzi.

Cena - cena w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014 r. o informowaniu

o cenach towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 178). Przez cenę rozumie się również wartość prowizji bankowej, wartość godziny pracy, wartość roboczogodziny, a także inne kryteria oceny ofert wyrażone w jednostce pieniężnej. Na potrzeby Regulaminu w postępowaniach stosuje się cenę bez podatku VAT.

Dostawy - należy przez to rozumieć nabywanie produktów, którymi są rzeczy ruchome, energia, woda oraz prawa majątkowe, jeżeli mogą być przedmiotem obrotu, w szczególności umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu z opcją lub bez opcji zakupu, które może obejmować dodatkowo rozmieszczenie lub instalację.

Dzień roboczy - dzień pracy zamawiającego od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Elektroniczny proces udzielania zamówień - postępowanie prowadzone drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy zakupowej lub za pomocą poczty elektronicznej.

IM PAN / Instytut / Instytut Matematyczny / Instytut Matematyczny PAN – Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk

Kc - ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny

Kierownik zamawiającego – Dyrektor Instytutu Matematycznego lub osoba, której zostały powierzone w drodze pełnomocnictwa uprawnienia do wykonywania czynności w imieniu zamawiającego w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.

Komisja przetargowa/komisja - zespół pomocniczy kierownika zamawiającego, powoływany do prowadzenia wszelkich czynności związanych z przygotowaniem i prowadzeniem lub prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia na wszystkich jego etapach.

Konkurs - przyrzeczenie publiczne, w którym przez publiczne ogłoszenie zamawiający przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie praw do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej.

Licytacja - tryb udzielania zamówienia, w którym wykonawcy składają kolejne korzystne oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji, w wyznaczonym przez zamawiającego czasie, z wykorzystaniem platformy zakupowej jako narzędzia umożliwiającego rejestrację i porównanie ofert w czasie rzeczywistym.

Najkorzystniejsza oferta - oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów albo oferta z najniższą ceną, zgodnie z wymaganiami określonymi w specyfikacji warunków zamówienia lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

Negocjacje - tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki dotyczące zamówienia z wybranymi przez siebie wykonawcami, a następnie zaprasza ich do składania ofert lub zaprasza do licytacji.

Oferta częściowa - oświadczenie woli wykonania części zamówienia, składane przez wykonawcę, zgodnie z treścią specyfikacji warunków zamówienia.

Oferta wariantowa - oświadczenie woli określające odmienny niż określony przez zamawiającego sposób wykonania zamówienia, składane przez wykonawcę, zgodnie z warunkami określonymi w specyfikacji warunków zamówienia.

PAN – Polska Akademia Nauk

Panel techniczny - nieodpłatne doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia publicznego, specyfikacji warunków zamówienia lub określenia warunków umowy lub wypracowania strategii zakupowej.

Platforma zakupowa - system informatyczny służący do obsługi postępowań o udzielenie zamówień.

Podwykonawca - osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, realizująca część zamówienia.

Postępowanie o udzielenie zamówienia/postępowanie - postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego wszczynane w drodze publicznego ogłoszenia o zamówieniu lub przesłania zaproszenia do składania ofert lub przyjęcia oferty wykonawcy albo przesłania zaproszenia do negocjacji, w celu dokonania wyboru oferty wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego, lub - w przypadku trybu zamówienia z wolnej ręki - w celu wynegocjowania postanowień takiej umowy, a także postępowanie wszczynane w trybie zakupu.

Przetarg - tryb udzielenia zamówienia, w którym w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu oferty mogą składać wszyscy zainteresowani wykonawcy.

Radca prawny, adwokat - radca prawny lub adwokat świadczący usługi prawne na rzecz IM PAN na podstawie zawartej umowy cywilno-prawnej lub B2B.

Roboty budowlane - należy przez to rozumieć wykonanie albo zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, określonych w załączniku II do dyrektywy 2014/24/UE, w załączniku I do dyrektywy 2014/25/UE oraz objętych działem 45 załącznika I do rozporządzenia (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002, str. 1, z późn. zm.), zwanego dalej „Wspólnym Słownikiem Zamówień", lub obiektu budowlanego, a także realizację obiektu budowlanego za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego.

Specyfikacja warunków zamówienia/SWZ - dokument zawierający podstawowe informacje, w szczególności o: zamawiającym, zamówieniu, wymaganiach zamawiającego w stosunku do realizacji zamówienia, sposobie przygotowania oraz terminie złożenia i otwarcia ofert, kryteriach oceny ofert.

Stan zagrożenia awarią - nieprzewidziane zdarzenie, powodujące, zgodnie z aktualnym stanem wiedzy oraz doświadczeniem, wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia awarii, wymagające natychmiastowego lub pilnego podjęcia działań w celu jej uniknięcia.

Strona internetowa zamawiającego - ogólnie dostępna strona internetowa Instytutu Matematycznego Polskiej Akademii Nauk: xxx.xxxxx.xx a także xxx.xxxxx.xx0x.xxx.xx.

Umowa/zamówienie zakupu - umowa odpłatna zawierana między zamawiającym a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Umowa ramowa - umowa zawarta między zamawiającym a jednym lub większą liczbą wykonawców, której celem jest ustalenie warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i, jeżeli zachodzi taka potrzeba, przewidywanych ilości.

Usługi - należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, które nie są robotami budowlanymi lub dostawami.

Ustawa o dostępie do informacji publicznej - ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r. poz. 902).

Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji - ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913, z późn. zm.).

Ustawa PZP - ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych.

Wartość zamówienia - wartość szacunkowa zamówienia bez podatku od towarów i usług (VAT), ustalona przez zamawiającego z należytą starannością; wartościom podanym w euro odpowiadają wartości wyrażone w złotych, przeliczone wg średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy PZP. Określenie np. „do kwoty 100 000 PLN", należy rozumieć jako każdą kwotę w wysokości 100 000 PLN i poniżej niej.

Wstępne konsultacje rynkowe - nieodpłatne doradztwo lub udzielenie informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia publicznego, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy, udzielane Instytutowi przez ekspertów, organy władzy publicznej lub wykonawców przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, po uprzednim zamieszczeniu informacji o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej Instytutu Matematycznego PAN, prowadzone na podstawie art. 84 ustawy PZP. Wykonawca - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług lub ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.

Zakup - tryb udzielenia zamówienia w postępowaniach do kwoty 40 000 PLN, w którym zamawiający dokonuje bezpośredniego nabycia dobra w sklepie/hurtowni lub przez Internet lub zleca usługę/dostawę wybranemu przez siebie wykonawcy.

Zamawiający - IM PAN / Instytut / Instytut Matematyczny / Instytut Matematyczny PAN – Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk

Zamówienia publiczne/zamówienia - umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Zamówienia klasyczne - zamówienia klasyczne w rozumieniu art. 7 pkt 33 w zw. z art. 4 pkt 1 ustawy w ustawy PZP.

Zamówienie z wolnej ręki - tryb udzielenia zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą lub na podstawie oferty tylko jednego wykonawcy.

Zaproszenie - dokument zawierający podstawowe informacje o zamówieniu, wymaganiach zamawiającego w stosunku do realizacji zamówienia.

Zapytanie cenowe-tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę lub inne elementy do wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert, przekazując wraz z zaproszeniem SWZ lub istotne informacje o zamówieniu.

Rozdział I.3. Wyłączenia generalne

§4.

1. Przepisów niniejszego regulaminu nie stosuje się, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3, do:

1) umów z zakresu prawa pracy;

2) umów finansowanych z bezosobowego funduszu płac;

3) nabycia własności nieruchomości oraz innych praw do nieruchomości, w szczególności

dzierżawy i najmu;

4) umów o pełnienie nadzoru nad budową przyłącza wodociągowego lub kanalizacyjnego i o przyłączenie do sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej, a także aneksów i porozumień do umów;

5) umów i aneksów do umów o przyłączenie obiektów IM PAN do sieci Operatorów Systemów Dystrybucyjnych energii elektrycznej, gazowej i cieplnej.

2. Podstawowym sposobem udzielenia zamówienia o wartości do 40 000 PLN jest zakup. Zakończenie postępowania w tym trybie zobowiązuje zamawiającego do udokumentowania dokonania zakupu (np. zlecenie, dowód zakupu - dowód księgowy lub dowód wewnętrzny) lub zamknięcia postępowania.

3. Zamówienia o wartości powyżej 40 000 PLN są realizowane w oparciu o zapytania ofertowe wysyłane do minimum trzech wykonawców.

4. Zamawiający może negocjować z jednym wykonawcą w przypadku zamówień realizowanych na kwotę powyżej 40 000 PLN, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności.

1) postępowanie ma istotny wpływ na wizerunek IM PAN;

2) postępowanie dotyczy przedmiotu zamówienia mającego na celu wzmocnienie więzi pracowników z Instytutem oraz integrację pracowników Instytutu;

3) postępowanie jest współrealizowane przez inny Instytut PAN;

4) postępowanie jest objęte patronatem PAN;

5) wiedza i doświadczenie wykonawcy wskazują, że celowe jest udzielenie zamówienia właśnie jemu;

6) występują szczególne okoliczności uzasadnione ważnym interesem zamawiającego.

5. W zakresie przedmiotowym wskazanym w załączniku nr 1 do niniejszego regulaminu, zamawiający nie stosuje przepisów niniejszego regulaminu.

Dział II Przepisy ogólne

Rozdział II.1. Zasady udzielania zamówień

§6.

1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców z krajów Unii Europejskiej i krajów, z którymi Unia Europejska podpisała umowy o równym traktowaniu wykonawców na rynku zamówień publicznych.

2. Zamawiający przed wszczęciem postępowania może przeprowadzić rozeznanie rynku. Prowadząc rozeznanie rynku zamawiający może żądać złożenia przez wykonawcę oferty i może korzystać z funkcjonalności platformy zakupowej dotyczącej złożenia i porównania ofert. W przypadku, gdy jest to zasadne z punktu widzenia zamawiającego, zamawiający na podstawie rozeznania rynku może udzielić wykonawcy zamówienia w trybie zakupu.

3. Zamówienia udziela się wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w tytule II i w SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie w oparciu, o który należy złożyć ofertę. W przypadkach nieokreślonych w niniejszym regulaminie lub SWZ zamawiający stosuje przepisy Kc.

4. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

5. Dyrektor Instytutu lub Zastępca Dyrektora Instytutu powołuje komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub do przeprowadzenia postepowania o udzielenie zamówienia.

6. W postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 100 000 PLN powołanie komisji przetargowej nie jest obowiązkowe.

Rozdział II.2 Tryby udzielania zamówień

§7.

1. Zamówienia udziela się po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Zamówienia udziela się w trybie:

1) przetargu;

2) zapytania cenowego;

3) negocjacji;

4) licytacji;

5) zamówienia z wolnej ręki;

6) zakupu.

3. Podstawowym trybem udzielenia zamówienia o wartości do 40 000 PLN jest tryb zakupu, którego wszczęcie zobowiązuje zamawiającego do sporządzenia wniosku o wszczęcie postępowania, a następnie udokumentowania dokonania zakupu (np. zlecenie, dowód zakupu - dowód księgowy lub dowód wewnętrzny) lub zamknięcia postępowania. Zamawiający może udzielić zamówienia również w jednym z innych trybów wskazanych w ust. 2.

4. Podstawowymi trybami udzielania zamówień klasycznych o wartości powyżej 40 000 PLN są tryby określone w ust. 2 pkt 1-4.

5. Zamawiający może przeprowadzić bez konieczności badania i oceny ofert drugi i kolejne etapy postępowania o udzielenie zamówienia w trybie:

1) licytacji;

2) negocjacji;

3) zapytania cenowego.

- jeżeli poinformował w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę, o takiej możliwości. W kolejnych etapach na wezwanie zamawiającego wykonawcy składają oferty dodatkowe. Wykonawcy w ofertach dodatkowych nie mogą zaproponować wyższej ceny lub warunków mniej korzystnych niż zaproponowane w ofercie pierwotnej.

6. Jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie innym niż tryb zamówienia z wolnej ręki, wpłynęła tylko jedna ważna oferta albo jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu, zamawiający może kontynuować procedurę udzielania zamówienia zgodnie z odpowiednimi postanowieniami niniejszego regulaminu dotyczącymi trybu zamówienia z wolnej ręki. W takim przypadku, ważność zachowują złożone oświadczenia i dokumenty potwierdzające spełnianie wymagań przez wykonawcę oraz oferta, jeżeli była złożona.

§8

1. W przypadkach określonym w § 7 ust. 5, do zamawiającego należy decyzja o przejściu do kolejnego etapu postępowania. Decyzja ta jest podejmowana w trakcie trwania postępowania. Zamawiający może zakończyć postępowanie lub przejść do kolejnego etapu według własnego wyboru, o czym informuje wykonawców biorących udział w postępowaniu.

2. Zamawiający może przeprowadzić drugi i kolejne etapy postępowania o udzielenie zamówienia w trybie licytacji lub zapytania cenowego bez dokonania wcześniejszej oceny ofert.

3. O zakwalifikowaniu do kolejnego etapu postępowania w trybie negocjacji zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawców, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu, podając ceny zawarte w ofertach zakwalifikowanych.

4. Brak zgody wykonawcy, zakwalifikowanego do dalszych etapów postępowania, na zmianę warunków oferty złożonej w pierwszym lub kolejnych etapach postępowania o udzielenie zamówienia, nie oznacza wycofania oferty i nie powoduje utraty wadium

§9.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone elektronicznie, z zastosowaniem

platformy zakupowej. Zamawiający może podjąć decyzję o prowadzeniu postępowania

o udzielenie zamówienia lub poszczególnych czynności w toku postępowania w formie pisemnej, za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne i prowadzone w języku polskim.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może wyrazić zgodę na złożenie wniosku

o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, oświadczeń, oferty oraz innych dokumentów w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym, na zasadach określonych przez zamawiającego w SWZ lub ogłoszeniu

o zamówieniu.

4. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w tytule II oraz w ogólnie obowiązujących przepisach prawa lub gdy wymaga tego uzasadniony interes zamawiającego, a informacja nie stanowi informacji publicznej.

5. Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy

o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli wykonawca, nie później niż w terminie składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji dotyczących: imienia, nazwiska lub nazwy (firmy) oraz adresu wykonawcy, a także informacji dotyczących ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności, o ile były żądane przez zamawiającego i są zawarte w ofertach.

§ 10.

1. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub licytacja zakończyła się bez wyboru oferty, zamawiający może w szczególności:

1) zamknąć postępowanie bez wyboru oferty;

2) ograniczyć wielkość zamówienia.

2. W przypadku ograniczenia wielkości zamówienia, zamawiający zaprasza wykonawców, którzy złożyli oferty, do złożenia ofert dodatkowych uwzględniających ograniczony zakres.

Rozdział II.3. Ogłoszenia i informacje

§ 11.

1. Zamawiający wszczyna postępowanie o udzielenie zamówienia zamieszczając ogłoszenie

o zamówieniu lub wysyłając zaproszenie do wybranych wykonawców.

2. Ogłoszenie o zamówieniu zamawiający zamieszcza na platformie zakupowej.

3. Zamawiający może zmienić ogłoszenie o zamówieniu, zamieszczając ogłoszenie o zmianie ogłoszenia.

§12.

W ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający podaje podstawowe, niezbędne informacje dotyczące postępowania, w szczególności:

1) nazwę i adres zamawiającego;

2) określenie trybu zamówienia;

3) określenie przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych;

4) wymagane przez zamawiającego terminy, w szczególności termin składania i otwarcia ofert;

5) kryterium lub kryteria oceny ofert;

6) warunki składania oferty w postępowaniu;

7) informacje o wadium, o ile jest wymagane.

Dział III. Postępowanie o udzielenie zamówienia

Rozdział III.1. Zamawiający i wykonawca

§ 14.

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający.

2. Zamawiający może powierzyć przygotowanie lub przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia osobie trzeciej, która działa jako pełnomocnik zamawiającego.

§ 15.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:

1) nie podlegają wykluczeniu;

2) spełniają warunki udziału w postępowaniu.

2. Zamawiający określa warunki udziału w postępowaniu oraz wymagane od wykonawców środki dowodowe w sposób proporcjonalny do przedmiotu zamówienia oraz umożliwiający ocenę zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia.

3. Warunki udziału w postępowaniu mogą dotyczyć:

1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;

2) sytuacji ekonomicznej lub finansowej;

3) zdolności technicznej lub zawodowej;

4) innych aspektów wskazanych przez zamawiającego.

§ 16.

1. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia, chyba że zamawiający postanowi inaczej w SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

2. W przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia, wykonawcy, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i do zawarcia umowy.

3. Do wykonawców, o których mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące wykonawcy.

4. Jeżeli wybrana została oferta wykonawców, o których mowa w ust 1, zamawiający może żądać przed zawarciem umowy przedstawienia umowy regulującej współpracę tych wykonawców.

5. Wykonawcy, o których mowa w ust. 1, ponoszą solidarną odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

6. Zamawiający może w odniesieniu do wykonawców występujących wspólnie określić w SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę:

1) szczególny, obiektywnie uzasadniony sposób spełniania warunków udziału, jeśli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne;

2) warunki realizacji zamówienia w inny sposób niż w przypadku pojedynczych wykonawców, jeśli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne

§17.

1. Z postępowania o udzielenie zamówienia, o ile w ogłoszeniu, SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę wskazano odpowiednie przesłanki, zamawiający może wykluczyć:

1) wykonawcę, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub nie został zaproszony do negocjacji lub złożenia ofert wstępnych albo ofert, lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia;

2) wykonawcę będącego osobą fizyczną, którego prawomocnie skazano za przestępstwo:

a) o którym mowa w art. 165a, art. 181-188, art. 189a, art. 218-221, art. 228-230a, art. 250a, art. 258 lub art. 270-309 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. 2021 r. poz. 2345, z późn. zm.) lub art. 46 lub art. 48 ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie (Dz. U. 2020 r. poz. 1133, z późn. zm.);

b) o charakterze terrorystycznym, o którym mowa w art. 115 § 20 ustawy z dnia 6 czerwca 1997

r. - Kodeks karny;

c) skarbowe;

3) wykonawcę, jeżeli urzędującego członka jego organu zarządzającego lub nadzorczego, wspólnika spółki w spółce jawnej lub partnerskiej albo komplementariusza w spółce komandytowej lub komandytowo-akcyjnej lub prokurenta prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w pkt 2;

4) wykonawcę, wobec którego wydano prawomocny wyrok sądu lub ostateczną decyzję administracyjną o zaleganiu z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

5) wykonawcę, który w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa wprowadził zamawiającego w błąd przy przedstawieniu informacji, że nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu lub obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria lub który zataił te informacje lub nie jest w stanie przedstawić wymaganych dokumentów;

6) wykonawcę, który w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa przedstawił informacje wprowadzające w błąd zamawiającego, mogące mieć istotny wpływ na decyzje podejmowane przez zamawiającego w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

7) wykonawcę, który bezprawnie wpływał lub próbował wpłynąć na czynności zamawiającego lub pozyskać informacje poufne, mogące dać mu przewagę w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

8) wykonawcę, który brał udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia lub którego pracownik, a także osoba wykonująca pracę na podstawie umowy zlecenia o dzieło, agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług, brał udział w przygotowaniu takiego postępowania, chyba że spowodowane tym zakłócenie konkurencji może być wyeliminowane w inny sposób niż przez wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu

9) wykonawcę, który z innymi wykonawcami zawarł porozumienie mające na celu zakłócenie konkurencji między wykonawcami w postępowaniu o udzielenie zamówienia, co zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą stosownych środków dowodowych;

10) wykonawcę będącego podmiotem zbiorowym, wobec którego sąd orzekł zakaz ubiegania się

o zamówienia publiczne, na podstawie ustawy z dnia 28 października 2002 r. o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary;

11) wykonawcę, wobec którego prawomocnie orzeczono zakaz ubiegania się o zamówienia publiczne;

12) wykonawców, którzy należąc do tej samej grupy kapitałowej, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, złożyli odrębne oferty, oferty częściowe lub wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, chyba że wykażą, że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w postępowaniu

o udzielenie zamówienia;

13) wykonawcę, który naruszył obowiązki dotyczące płatności podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, chyba że wykonawca przed upływem terminu do składania ofert dokonał płatności należnych podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłaty tych należności;

14) wykonawcę, który w okresie trzech lat przed wszczęciem postępowania, z przyczyn leżących po jego stronie, nie wykonał albo nienależycie wykonał w istotnym stopniu wcześniejszą umowę w sprawie zamówienia publicznego zawartą z zamawiającym, co doprowadziło do rozwiązania lub odstąpienia od umowy lub zasądzenia odszkodowania;

15) wykonawcę, który w okresie trzech lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, co podważa jego uczciwość, w szczególności gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie;

16) wykonawcę, którego wykluczenie musi mieć miejsce na podstawie odrębnych przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

17) Wykonawcę, który podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 5k ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie;

18) Wykonawcę wobec którego zachodzą przesłanki wykluczenia z postępowania na podstawie art.

7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

§ 18.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia, niezależnie od trybu postępowania, zamawiający może żądać od wykonawcy oświadczeń oraz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, w szczególności oświadczeń o niepodleganiu wykluczeniu lub spełnieniu warunków udziału w postępowaniu.

2. Wymagania dotyczące oświadczeń oraz dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania określa się jednakowo dla wszystkich wykonawców.

§ 19.

1. Zamawiający może wezwać lub wezwać ponownie wykonawcę, który w określonym terminie nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w § 18 ust. 1, lub który złożył dokumenty lub oświadczenia zawierające błędy - do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki zamknięcia postępowania. Oświadczenia lub dokumenty złożone na wezwanie zamawiającego powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę (nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin ich uzupełnienia) warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.

2. Zamawiający może wezwać lub wezwać ponownie wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w § 18 ust. 1, w wyznaczonym przez siebie terminie.

3. Zamawiający może wezwać lub wezwać ponownie wykonawcę, który ustanowił pełnomocnika do dokonywania czynności w jego imieniu, a ten nie wykazał prawidłowo umocowania do działania w imieniu wykonawcy, w szczególności nie złożył dokumentu pełnomocnictwa zamawiającemu, do uzupełnienia dokumentu w terminie wyznaczonym przez zamawiającego pełnomocnictwa wystawionego nie później niż w dniu dokonania czynności, chyba że mimo jego złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki zamknięcia postępowania. Przepis stosuje się odpowiednio do dokumentów potwierdzających uprawnienie do działania osoby jako organu podmiotu prawnego lub przedstawiciela ustawowego.

2. Zamawiający może wezwać lub wezwać ponownie wykonawcę do potwierdzenia, w wyznaczonym terminie, czynności dokonanej w jego imieniu przez osobę działającą bez umocowania lub z przekroczeniem jego zakresu. W przypadku braku potwierdzenia dokonana czynność jest nieważna.

3. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia, zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń lub dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu, a jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.

4. Zamawiający korzysta z internetowego repozytorium certyfikatów i zaświadczeń e-Certis oraz wymaga przede wszystkim takich rodzajów zaświadczeń lub dowodów w formie dokumentów, które są objęte tym repozytorium.

5. Zamawiający może korzystać z publicznie dostępnych rejestrów w celu zbadania czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu lub nie podlega wykluczeniu.

§20.

1. W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem zamawiającego: za pośrednictwem platformy zakupowej lub pisemnie za pośrednictwem poczty elektronicznej.

2. W postępowaniach o udzielenie zamówienia prowadzonych za pośrednictwem platformy zakupowej przyjmuje się to narzędzie jako wiodące w zakresie składania wszelkich dokumentów, wniosków, zawiadomień oraz ofert. Dokumenty wymagające podpisów osób reprezentujących wykonawcę składane są w postaci elektronicznej, tj. skanu (z widocznymi podpisami osób reprezentujących wykonawcę) lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z wyborem zamawiającego.

3. Wykonawca biorący udział w postępowaniu składa wszelkie dokumenty, wnioski, zawiadomienia oraz oferty wyłącznie ze swojego profilu zarejestrowanego na platformie zakupowej. Uznaje się, że osoba zamieszczająca na platformie zakupowej materiały, o których mowa w zdaniu pierwszym, jest upoważniona przez wykonawcę i działa w jego imieniu.

4. Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, w terminie nie krótszym niż trzy dni robocze, może wezwać wykonawcę, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, do złożenia w formie pisemnej: oferty, aktualnych oświadczeń lub dokumentów wymaganych w postępowaniu. W przypadku niedostarczenia powyższych dokumentów zamawiający uznaje, że wykonawca odmówił podpisania umowy/przyjęcia zamówienia zakupu i może wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki zamknięcia postępowania bez dokonywania wyboru.

Rozdział III. 2. Opis przedmiotu zamówienia

§ 21.

1. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty.

2. Zamawiający może opisać przedmiot zamówienia za pomocą cech technicznych i jakościowych.

3. Zamawiający może posługiwać się znakami towarowymi, patentami lub pochodzeniem, w szczególności, gdy opisanie przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń jest utrudnione.

4. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne opisywanym, definiując pojęcie równoważności, np. poprzez wskazanie parametrów równoważności. Zamawiający może nie dopuścić rozwiązań równoważnych, jeżeli ze względu na szczególne okoliczności jest to uzasadnione interesem zamawiającego.

5. Zamawiający opisuje przedmiot zamówienia na roboty budowlane za pomocą dokumentacji

projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych, o ile przedmiot zamówienia tego wymaga.

6. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, zamawiający opisuje przedmiot zamówienia za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego, który obejmuje opis zadania budowlanego, w którym podaje się przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.

7. W przypadku, gdy zamawiający potrzebuje doradztwa lub informacji, niezbędnych do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, SWZ lub określenia warunków umowy, może przed wszczęciem postępowania przeprowadzić panel techniczny lub wstępne konsultacje rynkowe.

8. Panel techniczny lub wstępne konsultacje rynkowe prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań.

Rozdział III. 3. Specyfikacja warunków zamówienia

§22.

1. Podstawowe informacje o zamawiającym, zamówieniu, wymaganiach zamawiającego w stosunku do wykonawcy (w tym warunki udziału i przesłanki wykluczenia), realizacji zamówienia, sposobie przygotowania ofert, treści składanej oferty, zasadach odwoływania się od decyzji zamawiającego i innych wymaganiach, zamawiający zamieszcza w SWZ lub zaproszeniu lub w innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

2. Do SWZ lub zaproszenia załącza się, jeśli dotyczy, w szczególności: opis przedmiotu zamówienia, projekt umowy, projekt zamówienia zakupu, istotne postanowienia umowy/zamówienia zakupu, inne niezbędne dokumenty do przeprowadzenia postępowania.

3. Termin składania ofert musi być dostosowany do wartości i zakresu zamówienia oraz umożliwiać przygotowanie i złożenie oferty.

4. Przepisów dotyczących SWZ nie stosuje się w postępowaniach prowadzonych w trybie zamówienia z wolnej ręki.

5. Zamawiający może określić w SWZ, która część zamówienia może być powierzona podwykonawcy.

6. Zamawiający może również żądać wskazania podwykonawcy, któremu wykonawca zamierza powierzyć wykonanie części zamówienia.

7. Zamawiający udostępnia SWZ na platformie zakupowej, a w przypadku postępowań prowadzonych bez wykorzystania platformy zakupowej na stronie internetowej zamawiającego.

8. Informacje dostępne na platformie zakupowej mogą być pominięte w SWZ.

§23.

1. Wykonawca może zwrócić się do zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści lub o modyfikację SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu.

2. Zamawiający udziela wyjaśnień, jeżeli wniosek wpłynął do niego nie później niż na trzy dni robocze przed dniem wyznaczonym jako pierwotny termin składania ofert.

3. Jeżeli wniosek wpłynął po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. O czynności pozostawienia wniosku bez rozpoznania wykonawca nie jest informowany przez zamawiającego.

4. Zamawiający jednocześnie przekazuje treść wniosku oraz wyjaśnienia lub modyfikacje dokonane na wniosek wykonawcy lub z inicjatywy zamawiającego, wszystkim wykonawcom, którzy zgłosili się do udziału w postępowaniu lub zostali do niego zaproszeni, bez wskazywania zadającego

pytanie, a jeżeli SWZ została udostępniona na platformie zakupowej lub stronie internetowej zamawiającego, wówczas zarówno wniosek, jak i wyjaśnienia są zamieszczane odpowiednio na platformie zakupowej lub na tej stronie.

5. Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu.

6. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert, w szczególności w przypadku, gdy wprowadzenie w ofertach zmian wynikających ze zmiany treści SWZ będzie wymagać dodatkowego czasu na przygotowanie oferty.

7. Zamawiający może przedłużyć termin składania ofert także na wniosek wykonawcy, który nie jest w stanie złożyć oferty w wyznaczonym terminie.

8. Przedłużenie terminu składania ofert jest dopuszczalne tylko przed jego upływem.

9. W przypadku zamknięcia postępowania zamawiający może ponownie wszcząć postępowanie i wyznaczyć nowy termin składania ofert oraz może dokonać zmiany warunków postępowania.

§ 22 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział III.4. Wadium

§23.

1 Zamawiający może, niezależnie od trybu postępowania, żądać od wykonawców wniesienia wadium w wysokości ustalonej przez zamawiającego, na zasadach i warunkach określonych w ogłoszeniu o zamówieniu lub SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

2 Wadium wnosi się przed upływem terminu otwarcia ofert lub przed otwarciem licytacji.

3. Jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych, może określić kwotę wadium dla każdej z części. W takim przypadku ust. 1-2 stosuje się odpowiednio.

4. Zgodnie z wyborem zamawiającego, wadium może być wnoszone w jednej lub kilku z następujących form:

1) w pieniądzu;

2) w gwarancjach bankowych;

3) w gwarancjach ubezpieczeniowych.

5. Wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. O wniesieniu wadium w terminie decyduje moment zaksięgowania kwoty wadium na rachunku bankowym zamawiającego.

6. W przypadku wadium wnoszonego w pieniądzu w tytule przelewu winna być umieszczona nazwa postępowania lub jego numer podany w SWZ.

7. W przypadku postępowań prowadzonych za pośrednictwem platformy zakupowej, jeżeli wykonawca załączy skan gwarancji, z treści gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej musi wynikać, iż:

1) zamawiający ma prawo do złożenia roszczenia do gwaranta, tj. wystawcę gwarancji, na podstawie skanu gwarancji;

2) gwarancja nie wygasa w przypadku, gdy oryginał dokumentu gwarancji zostanie zwrócony gwarantowi przez beneficjenta przed upływem terminu obowiązywania gwarancji.

8. W przypadku, gdy wykonawca przed terminem składania ofert złoży u zamawiającego oryginał gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej postanowień ust. 7 nie stosuje się. Wykonawca może załączyć do oferty oryginalny (wystawiony przez gwaranta) dokument gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez gwaranta, tj. wystawcę gwarancji.

9. Zamawiający dopuszcza złożenie gwarancji bankowej lub gwarancji ubezpieczeniowej, zgodnie z postanowieniami ustawy PZP.

§25.

1. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium, jeżeli:

1) upłynął termin związania ofertą;

2) zawarto umowę i wniesiono zabezpieczenie należytego wykonania tej umowy, w przypadku, gdy było ono wymagane;

3) zamawiający zamknął postępowanie, a wszystkie odwołania zostały ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do ich wnoszenia.

2. Zamawiający zwraca niezwłocznie wadium na wniosek wykonawcy:

1) który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert;

2) którego oferta została odrzucona.

3. Złożenie przez wykonawcę, którego oferta została odrzucona, wniosku o zwrot wadium jest równoznaczne ze zrzeczeniem się przez wykonawcę prawa do wniesienia odwołania.

4. Zamawiający zwraca wadium wniesione w pieniądzu wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.

5. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie do uzupełnienia, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w § 15 ust. 1, pełnomocnictw lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez wykonawcę jako najkorzystniejszej.

6. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana:

1) odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie;

2) nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy;

3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.

Rozdział III. 5. Kryterium oceny ofert

§26.

1. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące wybór ekonomicznie i jakościowo najkorzystniejszej oferty.

2. Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2022 r. poz. 931, z późn. zm.), zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Zamawiający w dokumentacji postępowania wskazuje w takich przypadkach wymóg, aby wykonawca, składając ofertę, poinformował zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę, która otrzyma wyższą liczbę punktów w kryterium oceny posiadającym większe znaczenie.

4. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty, ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie albo w przypadku, gdy dwóch lub więcej wykonawców uzyskało taką

samą punktację we wszystkich kryteriach oceny ofert, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych.

Rozdział III.6. Opis trybów udzielania zamówień

§27. Przetarg

1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie przetargu, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu lub inne dokumenty, w oparciu o które należy złożyć ofertę.

2. Zamawiający po zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu może bezpośrednio poinformować o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia znanych sobie wykonawców, którzy w ramach prowadzonej działalności świadczą dostawy, usługi lub roboty budowlane, będące przedmiotem zamówienia.

3. Wyznaczony przez zamawiającego termin składania ofert winien uwzględniać czas niezbędny na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin ten nie powinien być krótszy niż dwa dni robocze, od dnia ogłoszenia przetargu.

§28. Zapytanie cenowe

1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania cenowego, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, świadczących w ramach prowadzonej przez nich działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, jednak nie mniej niż pięciu.

2. W szczególnie uzasadnionych przypadkach liczba wykonawców zaproszonych do składania ofert w trybie zapytania cenowego może być mniejsza, jednak nie mniejsza niż dwóch.

3. Zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie zapytania cenowego, poprzez zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiedzi na które wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w zapytaniu cenowym.

4. Wyznaczony przez zamawiającego termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w zapytaniu cenowym powinien być nie krótszy niż jeden dzień roboczy, licząc od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu.

5. Zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu.

6. Zamawiający informuje wszystkich wykonawców, którzy złożyli wnioski, o wynikach oceny tych wniosków oraz przekazuje uzasadnienie w przypadku wykluczenia wykonawców.

7. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin ten nie może być krótszy niż jeden dzień roboczy od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

8. Zamawiający, wyznaczając termin składania ofert, przekazuje dokumenty i informacje, w oparciu o które należy złożyć ofertę

§29. Negocjacje

1. Zamawiający wszczyna negocjacje poprzez:

1) przekazanie wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenia do negocjacji;

2) zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiedzi na które wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w negocjacjach;

3) zaproszenie wykonawców, gdy negocjacje są drugim i kolejnym etapem postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców w liczbie zapewniającej konkurencję, nie mniejszej niż dwóch.

3. Wyznaczony przez zamawiającego termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach powinien być nie krótszy niż trzy dni robocze, licząc od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu.

4. Zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, w liczbie określonej w ogłoszeniu o zamówieniu.

5. Zamawiający informuje wszystkich wykonawców, którzy złożyli wnioski o wynikach oceny tych wniosków oraz przekazuje uzasadnienie w przypadku wykluczenia wykonawców.

6. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest większa niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza do negocjacji wykonawców, którzy otrzymali najwyższą ocenę spełniania tych warunków. Wykonawcę niezaproszonego do negocjacji traktuje się jak wykluczonego z postępowania.

7. Jeżeli liczba wykonawców, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, jest mniejsza niż określona w ogłoszeniu o zamówieniu, zamawiający zaprasza do negocjacji wszystkich wykonawców spełniających te warunki.

8. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny i mogą dotyczyć wszystkich aspektów zamówienia, w tym w szczególności opisu przedmiotu zamówienia i warunków umowy. Żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych związanych z negocjacjami.

9. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane z negocjacjami, są przekazywane wykonawcom na równych zasadach

10. W zaproszeniu do negocjacji, zamawiający przekazuje informację zawierającą co najmniej opis potrzeb i wymagań zamawiającego.

11. Zamawiający prowadzi negocjacje w szczególności w celu doprecyzowania lub uzupełnienia opisu przedmiotu zamówienia lub warunków umowy lub zamówienia. Zamawiający może prowadzić wstępne negocjacje cenowe.

12. Zamawiający przed wysłaniem zaproszenia do składania ofert może zaprosić do negocjacji również innych wykonawców, niezaproszonych wcześniej do negocjacji, w przypadku wszczęcia postępowania zgodnie z ust. 1 pkt 1.

13. Zamawiający może podzielić negocjacje na etapy.

14. Po zakończeniu negocjacji zamawiający może, przed zaproszeniem do składania ofert, dokonać zmiany wymagań będących przedmiotem negocjacji określonych w zaproszeniu do negocjacji lub ogłoszeniu o zamówieniu, a także zmienić kryteria oceny ofert oraz ich znaczenie.

15. Zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, z którymi prowadził negocjacje.

16. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, z tym, że termin ten nie powinien być krótszy niż jeden dzień roboczy od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.

17. Zamawiający wraz z zaproszeniem do składania ofert przekazuje dokumenty, w oparciu o które należy złożyć ofertę.

§30. Licytacja

1. Zamawiający wszczyna licytację poprzez:

1) zamieszczenie ogłoszenia o zamówieniu, w odpowiedzi na które wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w licytacji;

2) wysyłanie zaproszenia do wzięcia udziału w licytacji;

3) zaproszenie wykonawców, gdy licytacja jest drugim i kolejnym etapem postępowania o udzielenie zamówienia.

2. Wyznaczony przez zamawiającego termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji powinien być nie krótszy niż trzy dni robocze, licząc od dnia ogłoszenia.

3. Zamawiający dopuszcza do udziału w licytacji i zaprasza do składania ofert wszystkich wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu.

4. Zamawiający wyznaczając termin otwarcia licytacji uwzględnia czas niezbędny do przygotowania się wykonawców do licytacji, z tym, że termin ten; nie może być krótszy niż jeden dzień roboczy.

5. Do licytacji mają zastosowanie w szczególności poniższe zasady:

1) zamawiający i wykonawcy przekazują wnioski, oświadczenia i inne informacje drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy zakupowej;

2) oferta jest składana w formie elektronicznej;

3) oferta składana przez wykonawcę podlega automatycznej klasyfikacji;

4) oferta złożona w toku licytacji przestaje wiązać, gdy inny wykonawca złożył ofertę korzystniejszą;

5) kryteriami oceny ofert w toku licytacji jest cena albo cena i inne kryteria określone w zaproszeniu lub ogłoszeniu, o których mowa w ust. 1.

6. Licytacja może być jedno lub wieloetapowa. Zamawiający na każdym etapie może prowadzić dogrywkę.

7. Zamawiający może, po zakończeniu każdego etapu licytacji, nie zakwalifikować do następnego etapu licytacji tych wykonawców, którzy nie złożyli nowych ofert (postąpień).

8. W zaproszeniu do wzięcia udziału w licytacji zamawiający przekazuje wykonawcom wszystkie niezbędne informacje, w szczególności określa: przedmiot zamówienia, warunki przeprowadzenia licytacji, wskazuje termin licytacji oraz określa wymagania techniczne licytacji. Zamawiający może przekazać SWZ.

9. W przypadku gdy licytacja jest przeprowadzana jako kolejny etap postępowania, zamawiający zaprasza drogą elektroniczną, za pośrednictwem platformy zakupowej, do udziału w licytacji wykonawców, którzy w pierwszym etapie postępowania złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu. Termin otwarcia licytacji nie może być krótszy niż jeden dzień roboczy.

10. W zaproszeniu, o którym mowa w ust. 9, zamawiający informuje wykonawców o:

1) wartości od jakiej rozpoczyna się licytacja (cena wywoławcza);

2) minimalnych wartościach postąpień składanych w toku licytacji;

3) terminie otwarcia licytacji;

4) warunkach zamknięcia licytacji.

11. Zamawiający zamyka licytację:

1) w terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu lub innym dokumencie w oparciu o który należy złożyć ofertę do wzięcia udziału w licytacji lub w SWZ;

2) jeżeli w okresie ustalonym w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu lub innym dokumencie w oparciu o który należy złożyć ofertę do wzięcia udziału w licytacji lub w SWZ, nie zostaną zgłoszone nowe postąpienia;

3) po zakończeniu ostatniego ustalonego etapu lub ustalonej dogrywki.

12. Bezpośrednio po zamknięciu licytacji zamawiający podaje: imię i nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, chyba że zamawiający zamierza badać najkorzystniejszą ofertę po licytacji pod kątem rażąco niskiej ceny lub innych przesłanek odrzucenia. W takim przypadku zamawiający informuje wykonawców o tym fakcie. Po zamknięciu licytacji zamawiający sporządza, w wersji elektronicznej, protokół z licytacji, zawierający historię udziału w licytacji wykonawców (z uwzględnieniem wielkości postąpień, z podaniem ich dokładnej daty i godziny).

13. Jeżeli zamawiający podejmie decyzję o badaniu najkorzystniejszej oferty, o którym mowa w ust.

12 po jego zakończeniu zamawiający informuje wykonawców uczestniczących w licytacji o wynikach przeprowadzonego badania.

§31. Zamówienie z wolnej ręki

1. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki przekazując wybranemu

przez siebie wykonawcy zaproszenie do negocjacji lub przyjmując ofertę wykonawcy.

2. Zamówienia z wolnej ręki zamawiający może udzielić, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:

1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę:

a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze;

b) z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów;

c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej;

2) w przypadku wystąpienia awarii lub stanu zagrożenia awarią;

3) ze względu na wyjątkową sytuację jest wymagane pilne wykonanie zamówienia;

4) w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu albo licytacji albo negocjacji albo zapytania cenowego, nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione;

5) w przypadku udzielania, dotychczasowemu wykonawcy dostaw, usług lub robót budowlanych, zamówienia dodatkowego stanowiącego nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego, w okresie trzech lat od udzielenia zamówienia podstawowego. Udzielenie zamówienia na tej podstawie nie może prowadzić do naruszenia przepisów ustawy PZP dotyczących szacowania wartości zamówienia;

6) jeżeli szczególna wiedza i doświadczenie konkretnego wykonawcy wskazują, że celowe jest udzielenie jemu zamówienia;

7) możliwe jest udzielenie zamówienia na dostawy na szczególnie korzystnych warunkach w związku z likwidacją działalności innego podmiotu, postępowaniem egzekucyjnym lub upadłościowym;

8) wyłoniony w innym postępowaniu wykonawca realizuje przedmiot zamówienia w sposób nieprawidłowy lub istnieją uzasadnione obawy co do terminowego zakończenia realizacji zamówienia lub też w trakcie realizacji wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że wybrany wykonawca nie może zrealizować pełnego zakresu zamówienia; w takim przypadku jest możliwe powierzenie realizacji części zamówienia innemu wykonawcy, który w postępowaniu przedstawił ważną ofertę, przy czym rokowania na podstawie treści złożonej oferty w pierwszej kolejności prowadzi się z wykonawcą, którego oferta została sklasyfikowana na drugim miejscu;

9) koniecznym jest wykonanie modyfikacji (np. update, upgrade, modyfikacje uzasadnione współpracą z innymi systemami lub rozszerzeniem działania danego systemu o nowe moduły) posiadanego przez zamawiającego oprogramowania komputerowego w ramach praw autorskich;

10) z przyczyn innych niż wymienione w pkt 1-9, jeżeli ze względu na szczególne okoliczności jest to uzasadnione ważnym interesem zamawiającego, w szczególności, jeżeli zastosowanie innego trybu mogło skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności:

a) naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków;

b) naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

c) poniesieniem straty w mieniu Instytutu;

d) uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.

Rozdział III. 7. Wybór najkorzystniejszej oferty

§ 32. Przepisy ogólne

1. Wykonawca może złożyć jedną ofertę, zgodnie z dokumentem, w oparciu o który należy złożyć ofertę, z wyjątkiem przypadku określonego w ust. 2 zdanie drugie. Na platformie zakupowej wykonawca składa ofertę poprzez zapisanie jej wartości oraz jeżeli zamawiający wymaga dodatkowo poprzez załączenie podpisanej oferty w postaci elektronicznej, tj. skanu (z widocznymi podpisami osób reprezentujących Wykonawcę) lub w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z wyborem zamawiającego opisanym w SWZ.

2. Zamawiający może dopuścić lub wymagać złożenia oferty wariantowej. Ofertę wariantową wykonawca składa łącznie z ofertą, o której mowa w ust. 1, jeżeli zamawiający tego wymaga.

3. Oferta wariantowa musi spełniać minimalne wymagania określone przez zamawiającego.

4. Zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny. Wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub więcej części zamówienia, chyba, że zamawiający określi maksymalną liczbę części zamówienia, na które oferty częściowe może złożyć jeden wykonawca.

5. Treść oferty musi odpowiadać treści SWZ lub ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

6. Wykonawca może przed upływem terminu do składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.

7. Ofertę złożoną po terminie zamawiający zwraca do wykonawcy, z wyjątkiem ofert złożonych za pośrednictwem platformy zakupowej. Od czynności tej nie przysługuje odwołanie.

8. Wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w ogłoszeniu o zamówieniu lub SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę, jednak nie dłużej niż przez dziewięćdziesiąt dni.

9. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek zamawiającego może przedłużyć termin związania ofertą, na czas niezbędny do zawarcia umowy.

10. Nieprzedłużenie terminu związania ofertą na wniosek zamawiającego nie powoduje utraty wadium.

11. W przypadku, gdy zamawiający żądał wniesienia wadium, przedłużenie okresu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

12. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

§ 33. Otwarcie i ocena ofert

1. Z zawartością ofert nie można zapoznać się przed upływem terminu otwarcia ofert.

2. Otwarcie ofert jest jawne dla uczestników postępowania i następuje bezpośrednio po upływie terminu wyznaczonego do ich składania. Na platformie zakupowej otwarcie ofert odbywa się automatycznie.

3. Podczas otwarcia ofert podaje się imię, nazwisko lub nazwę (firmę) oraz adres każdego z wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności, o ile były żądane przez zamawiającego i są zawarte w ofertach. W przypadku prowadzenia postępowania za pośrednictwem platformy zakupowej informacje te są przekazywane automatycznie wykonawcom, którzy złożyli oferty.

4. Informacje, o których mowa w ust. 3, przekazuje się wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich wniosek.

5. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Dla jednoetapowych postępowań o udzielenie zamówienia niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz, z zastrzeżeniem ust. 6, dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści.

6. Zamawiający może poprawić w ofercie:

1) oczywiste omyłki pisarskie;

2) oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

3) inne omyłki polegające na niezgodności oferty z SWZ lub zaproszeniem do składania ofert, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty;

4) nieprawidłowo obliczony lub brak obliczenia wysokości podatku VAT, poprzez pomnożenie ceny netto określonej w ofercie i stawki podatku VAT, a następnie zsumowanie ceny netto określonej w ofercie i prawidłowo obliczonej kwoty VAT według właściwej stawki;

- niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

7. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:

1) jest niezgodna z postanowieniami niniejszego regulaminu;

2) została złożona przez wykonawcę podlegającego wykluczeniu z postępowania lub niespełniającego warunków udziału w postępowaniu;

3) jej treść nie odpowiada treści SWZ lub zaproszenia do składania ofert, z zastrzeżeniem ust. 6 pkt 3;

4) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;

5) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia;

6) została złożona przez wykonawcę niezaproszonego do składania ofert;

7) zawiera błędy w obliczeniu ceny, niewynikające z okoliczności, o których mowa w ust. 6 pkt 2 lub 4 ;

8) wykonawca w terminie trzech dni roboczych od dnia doręczenia zawiadomienia wyrazi sprzeciw na poprawienie omyłek, o których mowa w ust. 6 pkt 3 lub 5;

9) wykonawca nie wyraził zgody na przedłużenie terminu związania ofertą;

10) wadium nie zostało wniesione lub zostało wniesione w sposób nieprawidłowy, jeżeli zamawiający żądał wniesienia wadium;

11) oferta wariantowa nie spełnia minimalnych wymagań określonych przez zamawiającego;

12) jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa państwa, a tego bezpieczeństwa lub interesu nie można zagwarantować w inny sposób;

13) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów;

14) z innych przyczyn podanych w ogłoszeniu, SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

8 Zamawiający zawiadamia niezwłocznie wykonawcę o odrzuceniu oferty, podając faktyczne i prawne powody odrzucenia.

9 Jeżeli zaoferowana cena lub jej istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia i budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, w tym złożenie dowodów, dotyczących wyliczenia ceny lub kosztu.

10. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny spoczywa na wykonawcy.

11. Zamawiający uznaje ofertę wykonawcy za zawierającą rażąco niską cenę, jeżeli wykonawca nie udzielił wyjaśnień lub jeżeli wyjaśnienia wraz ze złożonymi dowodami nie potwierdzają, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia.

12. Zamawiający dokonuje badania i oceny oferty wykonawcy, który skutecznie wniósł wadium, jeżeli było wymagane oraz którego oferta po ewentualnym wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny i ewentualnym poprawieniu oferty, zgodnie z ust. 6, w świetle przyjętych kryteriów oceny, została wstępnie

sklasyfikowana na pierwszym miejscu. W przypadku, gdyby wykonawca podlegał wykluczeniu lub jego oferta podlegałaby odrzuceniu lub odmówił zawarcia umowy zamawiający dokonuje badania i oceny kolejnej oferty według zasad określonych powyżej.

13. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

14. W przypadku postępowań, gdy jest to zasadne z punktu widzenia zamawiającego, zamawiający może wybrać więcej niż jedną najkorzystniejszą ofertę na podstawie zasad i kryteriów oceny ofert określonych w SWZ lub zaproszeniu lub innym dokumencie, w oparciu o który należy złożyć ofertę.

15. W przypadku, gdy wykonawca biorący udział w postępowaniu nie zapisze na platformie zakupowej wartości swojej oferty lub nie załączy wymaganych dokumentów, wykonawca ten, zostanie automatycznie wyproszony z postępowania. W tym przypadku nie przysługuje odwołanie.

§ 34. Zamknięcie postępowania

1. Zamawiający zamyka postępowanie bez dokonania wyboru oferty, jeżeli:

1) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, a zamawiający nie skorzystał z prawa do ograniczenia wielkości zamówienia iub prawa do zwiększenia ilości środków przeznaczonych na realizację przedmiotu zamówienia;

2) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego - czego nie można było wcześniej przewidzieć lub właściwe organy zamawiającego nie wyrażą zgody na zaciągnięcie zobowiązania w przedmiotowym postępowaniu;

3) zaistniał ku temu szczególny, ważny interes zamawiającego;

4) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu albo nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wykonawcy niepodlegającego wykluczeniu;

5) w postępowaniu prowadzonym w trybie licytacji wpłynął tylko jeden wniosek o dopuszczenie do udziału w licytacji, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. O zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru oraz o jego podstawach zamawiający zawiadamia równocześnie wszystkich wykonawców, którzy:

1) ubiegali się o udzielenie zamówienia - w przypadku zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty przed upływem terminu składania ofert;

2) złożyli oferty - w przypadku zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty po upływie terminu składania ofert;

3) w przypadku postępowania prowadzonego w trybie zamówienia z wolnej ręki - wykonawcę zaproszonego do negocjacji albo wykonawcę, który złożył ofertę.

3. Niezależnie od innych przepisów niniejszego regulaminu, zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania na każdym etapie, bez podania przyczyny.

4. Z tytułu zamknięcia postępowania, zmiany lub odwołania warunków postępowania, wykonawcom nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do zamawiającego.

Rozdział III. 8. Dokumentowanie postępowań

§ 35.

1. Niezwłocznie po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo po zamknięciu postępowania, zamawiający sporządza informację o przeprowadzeniu postępowania, zawierającą co najmniej informacje o przedmiocie zamówienia, trybie zamówienia, ofertach złożonych w postępowaniu oraz wyborze najkorzystniejszej oferty. W przypadku postępowań prowadzonych za pośrednictwem platformy zakupowej informacje, o których mowa w zdaniu pierwszym, są generowane w postaci raportu na platformie zakupowej i udostępniane zgodnie z ust. 4.

2. Oferty, oświadczenia, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz ogłoszenie o zamówieniu lub SWZ lub zaproszenie są jawne i podlegają udostępnieniu, z tym że oferty są jawne od chwili ich otwarcia, z zastrzeżeniem przepisów dotyczących tajemnicy przedsiębiorstwa.

3. W przypadku postępowań prowadzonych w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej, wszystkie dokumenty, o których mowa w ust. 2, są archiwizowane na tej platformie zakupowej.

4. Udostępnienie informacji o przeprowadzeniu postępowania wraz z załącznikami odbywa się na pisemny wniosek wykonawcy. Zamawiający udostępnia informacje o przeprowadzeniu postępowania według własnego wyboru, pisemnie w formie papierowej lub drogą elektroniczną.

5. Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia, które zostało zamknięte bez dokonania wyboru, nie podlega udostępnieniu.

Dział IV Przepisy szczególne

Rozdział IV.1. Dynamiczny system zakupów

§36.

Zamawiający może ustanowić dynamiczny system zakupów oraz udzielać zamówień objętych tym systemem, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu.

§ 37.

W postępowaniu prowadzonym w celu ustanowienia dynamicznego systemu zakupów oraz w postępowaniu o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów, zamawiający i wykonawcy przekazują oświadczenia, dokumenty, zawiadomienia, zaproszenia i inne informacje oraz wnioski o dopuszczenie do udziału w dynamicznym systemie zakupów, w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy zakupowej.

§38.

1. Od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu na platformie zakupowej, zamawiający udostępnia SWZ, zawierającą informacje dotyczące dynamicznego systemu zakupów, w tym w szczególności:

1) określenie przedmiotu zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów;

2) czas trwania dynamicznego systemu zakupów;

3) liczbę wykonawców, którzy zostaną dopuszczeni do udziału w dynamicznym systemie zakupów oraz warunki dotyczące sposobu kwalifikacji na listę wykonawców dopuszczonych do udziału w dynamicznym systemie zakupów, a jeżeli zamawiający dopuszcza zastosowanie listy rezerwowej - warunki dopuszczenia wykonawców na listę rezerwową oraz warunki przenoszenia wykonawców z listy rezerwowej do udziału w dynamicznym systemie zakupów;

4) wymagania techniczne dotyczące urządzeń teleinformatycznych niezbędnych do porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami, w tym do przesyłania ofert;

5) warunki dotyczące wykluczenia wykonawców, którzy pomimo zaproszenia do złożenia oferty nie wzięli udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, którego przedmiot jest objęty dynamicznym systemem zakupów.

2. SWZ jest dostępna na platformie zakupowej przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów.

3. W postępowaniach o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów zamawiający może zmienić treść SWZ. Dokonaną zmianę zamawiający zamieszcza na platformie zakupowej.

4. Wszystkie uregulowania dotyczące udzielenia zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów są zawarte w SWZ.

§39.

1. W celu dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów wykonawcy mogą składać wnioski przez cały okres trwania dynamicznego systemu zakupów drogą elektroniczną za

pośrednictwem platformy zakupowej.

2. Wraz z wnioskiem, o którym mowa w ust. 1, wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli zamawiający żąda dokumentów potwierdzających spełnienie tych warunków, również te dokumenty.

3. W przypadku, gdy wystąpi konieczność wprowadzenia zmian do złożonego wniosku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca jest zobowiązany złożyć nowy wniosek. Jeżeli wyznaczony przez zamawiającego okres ważności dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu złożonych wraz z poprzednim wnioskiem o dopuszczeniu do udziału w dynamicznym systemie zakupów nie minął, ust. 2 nie stosuje się.

4. Zamawiający dokonuje oceny spełniania warunków dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów w terminie nie dłuższym niż dziesięć dni roboczych od dnia otrzymania wniosku o dopuszczeniu do udziału w dynamicznym systemie zakupów. Zamawiający może przedłużyć termin, o którym mowa w zdaniu pierwszym, z tym, że w okresie przedłużenia nie może wszcząć postępowania o udzielenie zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów. Po dokonaniu oceny, zamawiający informuje niezwłocznie wykonawcę o dokonanej ocenie.

5. Jeżeli wykonawca nie spełnia warunków dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów, zamawiający może wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów lub złożenia wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez zamawiającego albo nie dopuścić go do udziału w dynamicznym systemie zakupów, o czym niezwłocznie informuje wykonawcę. Jeżeli wykonawca nie uzupełni dokumentów lub nie złoży stosownych wyjaśnień albo w wyniku dokonania oceny uzupełnionych dokumentów lub złożonych wyjaśnień, zamawiający stwierdzi, że wykonawca nie spełnia warunków dopuszczenia do udziału w dynamicznym systemie zakupów, wykonawca nie zostanie zakwalifikowany do udziału w dynamicznym systemie zakupów, o czym zostanie niezwłocznie poinformowany przez zamawiającego.

§40.

1 W celu udzielenia zamówień objętych dynamicznym systemem zakupów, zamawiający wysyła zapytania ofertowe do wszystkich uczestników dopuszczonych do tego systemu.

2. Zamawiający każdorazowo wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty.

3. Oferty dotyczące przedmiotu zamówienia objętego dynamicznym systemem zakupów ocenia się wyłącznie na podstawie kryteriów określonych w SWZ.

4. Oferty składa się, pod rygorem nieważności, drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy zakupowej.

5. Na podstawie kryteriów określonych w SWZ zamawiający dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu.

6. Informację o udzieleniu zlecenia jednostkowego, zamawiający przekazuje wykonawcom, którzy złożyli oferty. Informacja o udzieleniu zlecenia jednostkowego zawiera co najmniej nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana i kwotę udzielonego zlecenia.

Rozdział IV. 2. Konkurs

§41.

1. Praca konkursowa może, w szczególności, obejmować zakres planowania i gospodarowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego, a także przetwarzania danych.

2. W zakresie nieokreślonym w niniejszym regulaminie lub w regulaminie konkursu znajdują zastosowanie art. 919-921 Kc.

§42.

1. Nagrodą w konkursie może być:

1) nagroda pieniężna lub rzeczowa;

2) zaproszenie do negocjacji w trybie negocjacji co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych;

3) zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, przedmiotem zamówienia jest szczegółowe opracowanie pracy konkursowej.

3. Wartością konkursu jest wartość nagród.

4. Wartością konkursu, w którym nagrodą jest zaproszenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jest wartość tego zamówienia oraz wartość nagród dodatkowych, jeżeli zamawiający przewidział takie nagrody.

5. Organizatorem konkursu jest zamawiający.

6. Zamawiający powołuje sąd konkursowy oraz określa organizację, skład i tryb pracy sądu konkursowego.

§43.

1. Przedmiot i przebieg konkursu, sąd konkursowy i inne wymagania zamawiającego stawiane uczestnikom konkursu określa się w jego regulaminie, który każdorazowo jest przygotowywany przez zamawiającego i udostępniany uczestnikom konkursu.

2. Zamawiający przekazuje uczestnikom konkursu jego regulamin w terminie pięciu dni roboczych od dnia zgłoszenia uczestnika.

Dział V. Umowy

Rozdział V.1. Przepisy ogólne

§44.

1. Do umów stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

2. Umowa wymaga, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej lub formy elektronicznej, zgodnie z wyborem zamawiającego, chyba że przepisy wewnętrzne zamawiającego stanowią inaczej.

3. Jawność umów i zasady ich udostępniania określone są w przepisach ustawy o dostępie do informacji publicznej, z zastrzeżeniem przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

§45.

1. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalna jest zmiana projektu umowy przed zawarciem umowy lub zmiana umowy po jej zawarciu, gdy realizacja umowy zgodnie z jej treścią nie będzie lub nie jest możliwa lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego lub zostały przewidziane w projekcie umowy, a wykonawca wyrazi zgodę na zmianę, z uwzględnieniem ust. 2.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, mogą być dokonywane wówczas, gdy nie mają na celu obejścia zasad udzielania zamówień określonych w tytule II, ustawy PZP oraz gdy:

1) mają na celu umożliwienie pełnej realizacji zadań określonych w planach finansowych zamawiającego i w terminach wynikających z tych planów;

2) mają na celu dokonywanie wydatków w sposób oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów finansowych.

3. Zmiana zamówienia zakupu może być dokonywana w sytuacji, gdy dalsza realizacja zamówienia zgodnie z jego treścią stała się niemożliwa lub nie jest korzystna dla zamawiającego.

Rozdział V.2. Zawarcie umowy

§46.

1. W przypadku postępowań, których wartość przekracza 100 000 PLN, zamawiający zawiera umowę w terminie nie krótszym niż trzy dni robocze od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 1, jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia została złożona tylko jedna oferta lub jest to niezbędne ze względu na inne zobowiązania zamawiającego.

3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zamawiający może wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownej oceny, chyba że zachodzą przesłanki zamknięcia postępowania.

Rozdział V.3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

§47.

1. Zamawiający może żądać zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

2. Wysokość i formę zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 1, ustala zamawiający.

3. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń zamawiającego wobec wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Jeżeli wykonawca jest jednocześnie gwarantem, zabezpieczenie służy także pokryciu roszczeń z tytułu gwarancji jakości.

4. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może składać się z jednej, dwóch lub większej liczby odrębnych zabezpieczeń, w tym na przykład:

1) zabezpieczenia terminowego wykonania umowy;

2) zabezpieczenia roszczeń z tytułu gwarancji jakości i innych, wynikających z umowy.

§48.

1. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy ustala się kwotowo lub w stosunku procentowym do ceny podanej w ofercie albo maksymalnej ceny zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe.

2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone według wyboru zamawiającego w jednej lub w kilku z następujących form:

1) w pieniądzu;

2) w gwarancjach bankowych - nieodwołalnych i bezwarunkowych, z klauzulą „na pierwsze żądanie";

3) w gwarancjach ubezpieczeniowych - nieodwołalnych i bezwarunkowych, z klauzulą „na pierwsze żądanie";

4) w poręczeniu bankowym.

3. Zamawiający w wyjątkowych sytuacjach, przed podpisaniem umowy, ma prawo dopuścić inne formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy niż określone w SWZ lub w ogłoszeniu

o zamówieniu lub zaproszeniu lub innym dokumencie w oparciu o który należy złożyć ofertę.

4. Za zgodą zamawiającego zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być tworzone przez potrącenia z należności za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane.

5. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest wnoszone przed zawarciem umowy, chyba że zamawiający postanowi inaczej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4, przed zawarciem umowy lub w okresie ustalonym przez zamawiającego, wykonawca jest obowiązany wnieść ustalony przez zamawiającego procent kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a jeśli zamawiający nie ustali tej kwoty, co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia. Wniesienie pełnej wysokości zabezpieczenia nie może nastąpić

później niż w okresie ustalonym przez zamawiającego, a jeśli zamawiający nie ustali tego okresu - do połowy okresu, na który została zawarta umowa, a w przypadku umów zawieranych na czas nieoznaczony - nie później niż w ciągu sześciu miesięcy od daty podpisania umowy. Zamawiający wpłaca kwoty potrącane na swój rachunek bankowy w tym samym dniu, w którym dokonuje zapłaty faktury za częściowo wykonane dostawy, usługi lub roboty budowlane na rachunek bankowy.

7. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wnoszone w pieniądzu wykonawca wpłaca przelewem na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Na przelewie powinna być wskazana pełna nazwa zamawiającego oraz numer postępowania podany w SWZ, a także tytuł wpłaty.

8. W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie kwoty wadium na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

9. Jeżeli zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy i ewentualne potrącenia z tytułu należnych roszczeń.

10. Szczegółowe kwestie związane ze zwolnieniem zabezpieczenia należytego wykonania umowy reguluje umowa.

§49.

1. W trakcie realizacji umowy, za zgodą zamawiającego, wykonawca może dokonać zmiany formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy na jedną lub kilka form, o których mowa w § 48 ust. 2.

2. Zmiana formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest dokonywana z zachowaniem ciągłości zabezpieczenia i bez zmniejszenia jego wysokości.

Rozdział V.4. Umowa ramowa

§50.

Zamawiający może zawrzeć umowę ramową po przeprowadzeniu postępowania, stosując odpowiednio przepisy dotyczące udzielania zamówienia w trybie przetargu, zapytania cenowego, negocjacji, o ile przepisy niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

§51.

Umowę ramową zawiera się z jednym lub większą liczbą wykonawców.

§52.

1. Zamawiający udziela zamówienia, którego przedmiot jest objęty umową ramową, przez wysłanie zapytania ofertowego do wykonawców, z którymi zawarł umowę ramową.

2. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego do przygotowania i złożenia oferty.

3. Udzielając zamówienia, o którym mowa w ust. 1, zamawiający może dokonać zmiany warunków zamówienia w stosunku do określonych w umowie ramowej, jeżeli zmiana ta nie jest istotna. Zamawiający nie może dokonać zmiany kryteriów oceny ofert określonych w umowie ramowej.

4. Zamawiający zaprasza do składania ofert wyłącznie wykonawców, z którymi zawarł umowę ramową.

Załączniki:

Załącznik nr 1: Zakres przedmiotowy – wyłączenia

Załącznik nr 1

Lp.	Zakres przedmiotowy - wyłączenia
1.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. o systemie oceny zgodności (Dz. U. z 2021 r. poz. 1344, z późn. zm.) wraz z przepisami wykonawczymi.
2.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 11 maja 2001 r. - Prawo o miarach (Dz. U. z 2021 r. poz. 2068) wraz z przepisami wykonawczymi.
3.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o żegludze śródlądowej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1863, z późn. zm.) wraz z przepisami wykonawczymi.
4.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 26 października 2000 r o Polskim Rejestrze Statków (Dz. U. z 2017 r. poz. 2036) wraz z przepisami wykonawczymi.
5.	Opłaty za wydanie decyzji administracyjnych.
6.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska (Dz. U. z 2021 r. poz. 1070) wraz z przepisami wykonawczymi.
7.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 21 grudnia 2000 r. o dozorze technicznym (Dz. U. z 2021 r. poz. 272, z późn. zm.) wraz z przepisami wykonawczymi
8.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 195) wraz z przepisami wykonawczymi.
9.	Opłaty związane z wydawaniem pozwoleń.
10.	Opłaty związane z wydawaniem odpisów, wypisów, zaświadczeń i innych dokumentów z państwowych rejestrów.
11.	Opłaty związane z przewozem osób i bagażu środkami lokalnego transportu zbiorowego w x.xx. Warszawie.
12.	Czynności dokonywane na podstawie szczególnej procedury organizacji międzynarodowej.
13.	Opłaty związane przedłużaniem licencji oprogramowania DGA Proces, DGA Oualitity, wraz z modułami Biblioteka, Audity, Eco oraz asystę techniczną.
14.	Podatki lokalne.
15.	Opłaty związane z usuwaniem skutków awarii.
16.	Opłaty wynikające z ustawy z dnia 14 lutego 1991 r - Prawo o notariacie (Dz. U z 2020 r. poz. 1192, z późn. zm.)

Document Metadata

Table of Contents

Regulamin udzielania przez Instytut Matematyczny Polskiej Akademii Nauk zamówień publicznych nieobjętych obowiązkiem stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

Document Metadata