Postanowienia ogólne
Regulamin konkursu „Hack the Climate”
§ 1
Postanowienia ogólne
1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady i warunki udziału w konkursie
pod nazwą „Hack the Climate” (dalej „Konkurs” lub „Hackathon”).
2. Organizatorem Konkursu jest Polski Fundusz Rozwoju S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Xxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, wpisany do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000466256, NIP: 7010374912, REGON: 146615458 (dalej „Organizator”). Z Organizatorem można kontaktować się pod adresem e-mail: xxxxxx@xxx.xx.
3. Współorganizatorem Konkursu jest Nordic Edge, Sverdrups nr 27, 4007 Stavanger, Norwegia, TIN: NO917346151MVA (dalej „Współorganizator”).
4. Uczestnikiem Konkursu może być wyłącznie osoba, która spełnia wymagania określone w § 3 ust. 3 Regulaminu.
5. Celem Konkursu jest wsparcie samorządów w obszarze pozyskiwania i wykorzystania innowacyjnych rozwiązań programistycznych w odpowiedzi na zgłoszone problemy w obszarze zielonej transformacji, a także edukowanie i otwieranie społeczeństwa na nowe możliwości związane z cyfryzacją i digitalizacją.
6. Udział w Konkursie jest dobrowolny i nieodpłatny.
7. Miasta oraz Uczestnicy poprzez zgłoszenie do udziału, jak również za sam udział w Konkursie nie nabywają jakiegokolwiek roszczenia w stosunku do Organizatora, w tym roszczenia o jakikolwiek zwrot kosztów poniesionych w celu wzięcia udziału w Konkursie.
8. Materiały przesłane Organizatorowi zarówno przed jak i w trakcie trwania Konkursu nie podlegają zwrotowi.
§ 2
Wybór Wyzwań Konkursowych
1. Do dnia 24 września 2023 r. następujące podmioty: (i) Miasta na prawach powiatu, (ii) gminy miejskie, (iii) gminy miejsko-wiejskie, (iv) związki międzygminne (w rozumieniu art. 64 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym), (v) związki powiatowo- gminne (w rozumieniu art. 72a ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym), (vi) gminy wykonujące zadania publiczne objęte porozumieniami, o których mowa w art. 74 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym; (vii) stowarzyszenia gmin (w rozumieniu art. 84 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym)(dalej „Miasta” – z zastrzeżeniem ostatniego zdania ust. 10
poniżej), za pomocą formularza zgłoszeniowego udostępnionego na stronie internetowej Organizatora, tj. pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/ mogą zgłosić problem technologiczny (dalej „Wyzwanie”), w celu znalezienia jego rozwiązania programistycznego w ramach Konkursu (dalej „Zgłoszenie”).
2. Zgłoszenia mogą obejmować Wyzwania dotyczące klimatu i zielonej transformacji Miast, w szczególności następujących obszarów tematycznych:
a. Redukcja zanieczyszczeń;
b. Optymalizacja zużycia zasobów naturalnych;
c. Zrównoważona mobilności miejska;
d. Gospodarka przestrzenna.
3. Spośród prawidłowo dokonanych Zgłoszeń komisja powołana przez Organizatora (dalej
,,Komisja”) wyłoni 12 (dwanaście) Wyzwań zgłoszonych przez Miasta polskie (dalej
„Wyzwania Półfinałowe”), w oparciu o:
1) kryteria formalne oceniane w skali zerojedynkowej, których spełnienie jest niezbędne dla udziału w Konkursie:
a. możliwość współpracy Miasta z Uczestnikami w zakresie przekazywania informacji
istotnych dla rozwiązania Wyzwania:
• dyspozycyjność wyznaczonych przedstawicieli Miasta podczas poszczególnych etapów Konkursu (tj. warsztatów przygotowujących, odbywających się stacjonarnie w Warszawie, wirtualnego Hackathonu i Wdrożenia Projektu oraz wizyty studyjnej w Stavanger w Norwegii), zgodnie z harmonogramem opublikowanym na stronie internetowej xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx- the-climate),
• znajomość języka angielskiego na poziomie co najmniej komunikatywnym, umożliwiające swobodne porozumiewanie się podczas poszczególnych aktywności w ramach Konkursu,
b. udostępnianie zasobów danych związanych z Wyzwaniem.
2) kryteria merytoryczne oceniane w skali od 0 do 3 punktów:
a. szczegółowość opisu Wyzwania (w tym poparcie konkretnymi przykładami i danymi),
b. znaczenie dla ekosystemu miejskiego (m. in. wpływ na jakość życia mieszkańców, efektywność pracy urzędników etc.),
c. oczekiwania funkcjonalne i możliwość znalezienia rozwiązania Wyzwania w
ramach formuły Hackathonu (wykonalność w trakcie 48 godzin),
d. skalowalność Wyzwania (występowanie podobnego problemu w innych miastach),
e. znaczące trudności w rozwiązaniu Wyzwania za pomocą produktów lub usług dostępnych na rynku (preferowany brak dostępności na rynku identycznych produktów lub usług),
f. reprezentacji osobowej oraz motywacji (preferowane będą zgłoszenia miast
reprezentowanych przez interdyscyplinarne zespoły składające się z
przedstawicieli z jednostek merytorycznych urzędów powiązanych z tematyką obszarów tematycznych konkursu.).
4. Każde z Miast ma możliwość przesłania kilku Zgłoszeń, z których Komisja wyłoni 1 (jedno) Zgłoszenie z największą liczbą punktów.
5. Miasta, które zgłosiły wyłonione Wyzwania Półfinałowe otrzymają zaproszenie dla 2 (dwóch) przedstawicieli każdego z tych Miast (dalej „Reprezentanci”) do udziału w stacjonarnych warsztatach przygotowujących do uczestnictwa w Hackathonie, o którym mowa w § 3 Regulaminu.
6. Warsztaty przygotowujące, o których mowa w ust. 5 powyżej odbędą się w dniach 17- 18 października 2023 r. w Warszawie i składać się będą z:
1) modułu warsztatowego składającego się z:
a. części teoretycznej nt. zarządzania miastem z wykorzystaniem danych oraz
otwieranie danych miejskich;
b. pracy warsztatowej w podgrupach projektowych nad zdefiniowaniem konkretnych
problemów miejskich z wykorzystaniem (otwartych) danych;
c. części teoretycznej dotyczącej wykorzystania metodyki Service Design do
tworzenia usług publicznych;
d. pracy w podgrupach nad doprecyzowaniem zgłoszonych przez Miasta Wyzwań Półfinałowych z wykorzystaniem metodyki Service Design.
2) modułu networkingu – spotkania mającego na celu integrację Reprezentantów
Miast, wymianę doświadczeń i dobrych praktyk pomiędzy Miastami.
obydwa ww. moduły prowadzone w ramach warsztatów przygotowujących zwane są dalej łącznie „Zajęciami Merytorycznymi”.
7. Organizator zapewnia przestrzeń pozwalającą na realizację Zajęć Merytorycznych w formie stacjonarnej oraz ponosi koszty wyżywienia i zakwaterowania Reprezentantów pomiędzy pierwszym i drugim dniem Zajęć Merytorycznych.
8. Miasta w terminie do 5 dni roboczych od zakończenia warsztatów przygotowujących, o których mowa w ust. 6 powyżej, będą miały możliwość dopracowania swoich zgłoszeń (dalej „Zgłoszenia Finałowe”), które zostaną przesłane Organizatorowi drogą elektroniczną i zawierać będą zaktualizowany opis Wyzwania Półfinałowego wraz z przygotowanym zestawem danych udostępnianych w ramach Hackathonu, o którym mowa w § 3 Regulaminu, wskazanych przez Miasto w Zgłoszeniu.
9. Spośród prawidłowo dokonanych Zgłoszeń Finałowych Komisja powołana przez Organizatora w konsultacji ze Współorganizatorem wyłoni 3 (trzy) Wyzwania w oparciu o kryteria wymienione w ust. 3 powyżej. Wyzwania, o których mowa w poprzednim zdaniu,
zawarte w Zgłoszeniach Finałowych, wyłonionych przez Komisję, zostaną wraz z 1 wyzwaniem miasta norweskiego wyłonionego przez Współorganizatora Konkursu przedstawione jako wyzwania konkursowe (dalej ,,Wyzwania Konkursowe”) do rozwiązania przez Uczestników Hackathonu.
10. Złożenie Zgłoszenia jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego Regulaminu i zobowiązaniem się do jego przestrzegania oraz ze zgodą na informowanie opinii publicznej za pośrednictwem środków masowego przekazu, w tym x.xx. telewizji, mediów społecznościowych, radia, o udziale Miasta w Konkursie. W przypadku miasta norweskiego, o którym mowa w ust. 9 powyżej, zgoda następuje poprzez deklarację za pośrednictwem poczty elektronicznej. Poprzez Miasto w rozumieniu postanowień § 3-10 Regulaminu należy również rozumieć miasto norweskie, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
§ 3
Zasady Konkursu Hackathon
1. Konkurs polega na rozwiązaniu 4 Wyzwań Konkursowych (3 Wyzwań zgłoszonych przez Miasta polskie oraz 1 wyzwanie Miasta norweskiego wyłonionego przez Współorganizatora Konkursu), czyli stworzeniu prototypów oprogramowania.
2. Dokładny opis Wyzwań Konkursowych zostanie udostępniony na stronie internetowej: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx najpóźniej do dnia 23 października 2023 roku.
3. W Konkursie mogą wziąć udział wyłącznie zespoły liczące od 3 (trzech) do 5 (pięciu) Uczestników z Polski i Norwegii (dalej ,,Zespoły”). Zespoły składają się z pełnoletnich osób fizycznych niewystępujących w charakterze przedsiębiorców, nie widniejących na listach sankcyjnych wynikających z ust. z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, posiadających pełną zdolność do czynności prawnych, które nie są pracownikami lub współpracownikami (a także osobami najbliższymi wszystkich wymienionych powyżej osób, za które uważa się: wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, małżonków i osoby pozostające w stosunku przysposobienia, a także osoby pozostające w związkach partnerskich)Organizatora ani spółek kapitałowo lub osobowo powiązanych z Organizatorem zarówno pośrednio jak i bezpośrednio, wykonującymi powierzone im zlecenia na podstawie umów cywilnoprawnych (dalej ,,Uczestnicy”).
4. Zespoły mogą składać wnioski o zakwalifikowanie się do udziału w Hackathonie do dnia 21 listopada 2023 roku przy użyciu formularza wniosku udostępnionego na stronie internetowej xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx (dalej „Wniosek”). Wysłanie Wniosku możliwe jest po obligatoryjnym zapoznaniu się z treścią Regulaminu.
5. Decyzja o zakwalifikowaniu Zespołu do udziału w Hackathonie będzie podejmowana przez Komisję na podstawie analizy Wniosków według następujących kryteriów:
1) doświadczenia Uczestników Zespołu (ocenianego w skali od 0 do 3 punktów na podstawie łącznego, wykazanego we Wniosku doświadczenia projektowego/zawodowego Uczestników Zespołu);
2) interdyscyplinarności Zespołu (ocenianej w skali od 0 do 3 punktów na podstawie wykazanych we Wniosku posiadanych przez Zespół kompetencji w zakresie programowania/analizy danych, projektowania UX oraz kompetencji biznesowych);
3) motywacji Zespołu (ocenianej w skali od 0 do 3 punktów na podstawie zgodności opisu motywacji Zespołu zawartego we Wniosku z celami Hackathonu oraz charakterystyką wybranego Wyzwania Konkursowego).
4) znajomości przez Uczestników Zespołu języka angielskiego na poziomie co najmniej komunikatywnym, umożliwiającym swobodne porozumiewanie się, zaprezentowanie koncepcji rozwiązania Wyzwania Konkursowego i uczestnictwo w aktywnościach w ramach Hackathonu.
6. Po zsumowaniu punktów z oceny Wniosków zostanie sporządzona lista rankingowa Zespołów dla każdego z czterech Wyzwań Konkursowych.
7. Do każdego z czterech Wyzwań Konkursowych Hackathonu zostanie zakwalifikowanych od 10 (dziesięciu) do 16 (szesnastu) Zespołów, które otrzymały najwięcej punktów, zgodnie ze sporządzoną listą rankingową. Decyzja o
zakwalifikowaniu Zespołu do udziału w Hackathonie zostanie doręczona za
pośrednictwem poczty elektronicznej na adres podany we Wniosku najpóźniej do 2 dni
kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia Hackathonu.
8. Zespoły zakwalifikowane do udziału w Hackathonie będą rozwiązywać wybrane we
Wniosku Wyzwanie Konkursowe.
9. Każdy z Uczestników może być członkiem tylko jednego Zespołu.
10. Hackathon odbędzie się w formie hybrydowej, co oznacza że Zespoły będą pracowały zdalnie w wybranym i zapewnionym przez siebie miejscu, a Organizatorzy oraz Miasta będą w tym czasie przebywać w studio w Warszawie, z którego będzie odbywać się transmisja. Link do transmisji zostanie podany na stronie internetowej: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
11. Rozwiązywanie Wyzwań Konkursowych rozpocznie się w dniu 24 listopada 2023 roku, i zakończy się w dniu 26 listopada 2023 roku. Przebieg oraz dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia Hackathonu zostaną podane na stronie internetowej xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
12. Organizator przekaże każdemu z Uczestników pakiet startowy umożliwiający wielogodzinną, ciągłą pracę oraz stanowiący promocję Organizatora i
Współorganizatora. W skład pakietu startowego wchodzą:
1) torba płócienna;
2) butelka filtrująca;
3) koszulka T-Shirt.
13. Zespół może zgłosić maksymalnie jeden projekt rozwiązania Wyzwania Konkursowego (dalej „Projekt”). Nie dopuszcza się zgłoszenia Projektu dla dwóch lub więcej Wyzwań Konkursowych.
14. Projekt składa się z prezentacji w formacie PDF udostępnionej Organizatorowi pocztą elektroniczną oraz kodu źródłowego w repozytorium w serwisie GitHub,
udostępnionego publicznie lub prywatnie na adres wskazany przez Organizatora.
15. Projekt należy udostępnić najpóźniej ostatniego dnia Hackathonu do godziny wyznaczonej w harmonogramie udostępnionym na stronie internetowej xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
16. Uczestnik nie jest uprawniony do nagrywania przebiegu Konkursu bez uprzedniej zgody Organizatora.
17. Uczestnik nie jest uprawniony do przekazywania dostępu lub umożliwienia dostępu
do Konkursu nieuprawnionym osobom trzecim.
§ 4
Jury i kryteria ocen Projektów
1. Oceny rozwiązań poszczególnych Wyzwań Konkursowych dokona jury wyłonione dla tego Zadania (dalej „Jury”), w skład którego wejdą osoby wybrane przez Organizatora, Współorganizatora oraz Miasto, które zgłosiło Wyzwanie Konkursowe.
2. Jury oceni przygotowane przez Zespoły Projekty w ramach następujących kryteriów:
1) Kryteria formalne:
a. udostępnienie prezentacji rozwiązania przed upływem wyznaczonego czasu;
b. udostępnienie kodu rozwiązania przed upływem wyznaczonego czasu;
c. przestrzeganie przez Uczestników postanowień Regulaminu;
d. czynny udział co najmniej 3 Uczestników w ramach Zespołu w pracy nad rozwiązaniem;
2) Kryteria merytoryczne:
a. kompletność i jakość prezentacji;
b. skuteczność (rozwiązanie przynosi efekt oczekiwany przez Miasto);
c. funkcjonalne wykorzystanie udostępnionych zasobów miejskich (informacje,
oprogramowanie etc.);
d. jakość i innowacyjność MVP (demonstracji funkcjonalności rozwiązania);
e. możliwość implementacji w Mieście w ciągu 6 miesięcy od zakończenia Hackathonu;
f. skalowalność wdrożeniowa i biznesowa.
3. Niespełnienie choćby jednego z kryteriów formalnych wymienionych w ust. 2 pkt 1) powyżej skutkuje wykluczeniem danego Projektu z Konkursu.
4. Decyzje Jury będą podejmowane zwykłą większością głosów.
5. Jury przyzna tytuł zwycięzcy dla czterech Zespołów (jeden tytuł zwycięzcy w ramach każdego z czterech Wyzwań Konkursowych). Wyniki zostaną ogłoszone w dniu 26 listopada 2023 roku podczas gali finałowej Konkursu zgodnie z harmonogramem udostępnionym na stronie xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx oraz drogą elektroniczną na adres e-mail podany we Wniosku.
6. Decyzje Jury są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
7. Po upływie terminu na udostępnienie Projektu Organizatorowi zabronione jest dokonywanie jakichkolwiek zmian i poprawek w Projekcie. Zmiany i poprawki dokonane po upływie powyższego terminu nie będą brane pod uwagę przez Jury.
§ 5
Wdrożenie Projektu
1. W II etapie Konkursu zadaniem konkursowym jest wdrożenie zwycięskiego Projektu w Mieście będącym autorem Wyzwania, którego dotyczy ten Projekt (dalej „Wdrożenie Projektu”). Wdrożenie Projektu będzie polegało na przetestowaniu funkcjonalności opracowanego Projektu w warunkach miejskich, z wykorzystaniem miejskiej infrastruktury, a także przekazanie przedstawicielom Miasta niezbędnej wiedzy (dokumentacja techniczna, szkolenie) do wykorzystywania Projektu po okresie wdrożenia.
2. Wdrożenie Projektu powinno zakończyć się nie później niż w dniu 30 kwietnia 2024 roku.
3. Przyjmuje się, że skuteczne Wdrożenie Projektu ma miejsce wówczas, gdy Projekt zostanie zaimplementowany w Mieście w sposób zapewniający prawidłowe funkcjonowanie Projektu oraz wykorzystanie Projektu zgodnie z przeznaczeniem, jakim jest rozwiązanie Wyzwania.
4. Prawidłowe wykonanie Wdrożenia Projektu oceni Komisja powołana przez Organizatora w konsultacji ze Współorganizatorem, po uzyskaniu rekomendacji ze strony Miasta, w którym realizowano Wdrożenie Projektu.
5. Komisja dokona oceny wykonania Wdrożenia Projektu terminie 21 dni od dnia poinformowania Organizatora przez Zespół/Uczestnika Zespołu o zakończeniu etapu Wdrożenia Projektu. O wynikach oceny powiadomi Uczestników drogą elektroniczną. Dokonanie skutecznego Wdrożenia Projektu jest niezbędne do uzyskania prawa do nagrody, o której mowa w § 6 ust. 3 pkt 2) Regulaminu.
6. W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się, że nagroda, o której mowa w § 6 ust. 3 pkt 2) Regulaminu, nie przysługuje w sytuacji, gdy do skutecznego Wdrożenia Projektu nie dojdzie z przyczyn niedotyczących Uczestników.
7. Uczestnicy Zespołu są obowiązani na bieżąco i na wezwanie informować Organizatora o postępach we Wdrożeniu Projektu oraz stosować się do wskazówek Miasta dotyczących Wdrożenia Projektu.
8. Miasto, w którym będzie przeprowadzane Wdrożenie Projektu, jest zobligowane do umożliwienia przeprowadzenia Wdrożenia Projektu oraz zapewnienia udziału przedstawiciela Miasta we wszelkich czynnościach niezbędnych do Wdrożenia Projektu jak również do współdziałania z Uczestnikami Zespołu i Organizatorem.
9. Reprezentanci Miast, w których zostaną wdrożone Projekty wezmą udział w wizycie
studyjnej w Stavanger w Norwegii.
10. Wizyta studyjna zostanie zrealizowana w dniach 6-8 maja 2024 r.
11. Organizator pokrywa koszty uczestnictwa w wizycie studyjnej Reprezentantów Miast, tj. koszty przelotów, zakwaterowania oraz wyżywienia.
12. Celem wizyty studyjnej jest zapoznanie uczestników z lokalnym ekosystemem innowacji oraz prezentacja Wdrożonych Projektów podczas wydarzenia pn. Nordic Edge Expo 2024.
§ 6
Nagrody
1. Zwycięzcom Konkursu zostaną przyznane nagrody pieniężne.
2. Organizator przekaże Uczestnikom zwycięskich Zespołów nagrody pieniężne o łącznej wysokości 40 000,00 (słownie: czterdzieści tysięcy) EUR brutto.
3. Nagrody zostaną przyznane w następujących etapach Konkursu:
1) w I etapie Konkursu - każdy Zespół, który zostanie wyłoniony jako zwycięski w ramach jednego z czterech Wyzwań Konkursowych, otrzyma nagrodę w wysokości 2 000 (słownie: dwa tysiące) EUR brutto, po zawarciu umowy, o której mowa w § 7 ust 3 Regulaminu.
2) w II etapie Konkursu - Zespoły wyłonione jako zwycięskie, które dokonają skutecznego Wdrożenia Projektu otrzymają nagrody w wysokości po 8 000 (słownie: osiem tysięcy) EUR brutto.
4. W przypadku konieczności zastosowania art. 30 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 26 lipca 1991
r. o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość Nagrody zostanie pomniejszona o zryczałtowaną wysokość podatku od osób fizycznych w wysokości 10%.
5. Nagroda przysługuje Zespołowi i zostanie podzielona między Uczestników Zespołu w takich samych (równych) częściach.
6. Nagrody, o których mowa w ust. 3 pkt 1 powyżej, zostaną wypłacone pod warunkiem zawarcia przez Uczestników wchodzących w skład zwycięskiego Zespołu umowy, o której mowa w § 7 ust. 2 Regulaminu, w ciągu 30 dni roboczych od dnia podpisania tej umowy.
7. Nagrody, o których mowa w ust. 3 pkt 2 powyżej, zostaną wypłacone pod warunkiem zawarcia przez Uczestników wchodzących w skład zwycięskiego Zespołu umowy, o której mowa w § 7 ust. 3 Regulaminu, w ciągu 30 dni roboczych od dnia podpisania tej umowy.
8. Przewiduje się nagrody jedynie dla zwycięskich Zespołów, jednakże Organizator i Współorganizator zastrzegają możliwość przyznawania wyróżnień dla wybranych Zespołów, których Projekty zostaną uznane za wartościowe przez Organizatora, Współorganizatora bądź przez Jury.
§ 7
Prawa własności intelektualnej
1. Uczestnicy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za to, że przedstawione przez nich Projekty oraz utwory, które Uczestnicy stworzą w trakcie Wdrożenia Projektu (dalej
„Wdrożone Projekty”) są ich autorstwa lub współautorstwa (w przypadku pracy zespołowej) i nie naruszają jakichkolwiek praw osób trzecich.
2. Warunkiem otrzymania nagrody, o której mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 Regulaminu jest zawarcie przez Uczestników zwycięskiego Zespołu z Organizatorem umowy, na mocy której Uczestnicy przeniosą na Organizatora autorskie prawa majątkowe do Projektu, wraz z prawem wykonywania praw zależnych do Projektu, prawem do zezwalania na wykonywanie praw zależnych do Projektu i prawem do udzielania licencji, w zakresie następujących pól eksploatacji:
3. trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash, w chmurze obliczeniowej (cloud computing) lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci;
4. digitalizacja,
5. wprowadzanie do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych,
6. udostępnienie za pośrednictwem sieci komputerowych, w tym Internetu, intranetu i
extranetu,
7. inkorporowanie do utworu multimedialnego lub utworu zbiorowego;
8. obrót oryginałem i egzemplarzami, na których Projekt utrwalono - wprowadzenie do obrotu,
9. najem, użyczenie,
10. tłumaczenie, przystosowywanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany, modyfikacje w Projekcie, w tym w szczególności jego kodów źródłowych (w tym również wstawianie fragmentów własnego kodu Organizatora), polegające na tłumaczeniu, przystosowaniu, zmianie układu, poprawkach oraz innych jakichkolwiek zmianach oraz rozporządzanie i korzystanie z tak powstałych opracowań na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w niniejszym ustępie;
11. rozpowszechnianie, w tym udostępnienie Projektu lub jego kopii, publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i emitowanie w trakcie konferencji, seminariów, sympozjów, na forach oraz w trakcie spotkań, w mediach społecznościowych oraz publiczne udostępnienie Projektu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym;
12. udzielanie bez zgody Uczestników licencji osobom trzecim na korzystanie z Projektu w zakresie określonym w pkt 1) – 9) powyżej.
Warunkiem otrzymania nagrody, o której mowa w § 6 ust. 3 pkt 2) Regulaminu jest zawarcie przez Uczestników zwycięskiego Zespołu z Organizatorem umowy, na mocy której Uczestnicy przeniosą na Organizatora autorskie prawa majątkowe do Projektu
Wdrożonego, wraz z prawem wykonywania praw zależnych do Projektu Wdrożonego, prawem do zezwalania na wykonywanie praw zależnych do Projektu Wdrożonego i prawem do udzielania licencji, w zakresie następujących pól eksploatacji:
13. trwałe lub czasowe utrwalanie i zwielokrotnianie w całości lub w części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego lub techniką cyfrową, taką jak zapis na płycie CD, DVD, Blu-ray, urządzeniu z pamięcią flash, w chmurze obliczeniowej (cloud computing) lub jakimkolwiek innym nośniku pamięci;
14. digitalizacja,
15. wprowadzanie do pamięci komputera na dowolnej liczbie stanowisk komputerowych,
16. udostępnienie za pośrednictwem sieci komputerowych, w tym Internetu, intranetu i
extranetu,
17. inkorporowanie do utworu multimedialnego lub utworu zbiorowego;
18. obrót oryginałem i egzemplarzami, na których Projekt Wdrożony utrwalono -
wprowadzenie do obrotu, używanie w obrocie gospodarczym lub niegospodarczym
19. najem, użyczenie,
20. tłumaczenie, przystosowywanie, zmiana układu lub jakiekolwiek inne zmiany, modyfikacje w Projekcie Wdrożonym, w tym w szczególności jego kodów źródłowych (w tym również wstawiania fragmentów własnego kodu Organizatora), polegające na tłumaczeniu, przystosowaniu, zmianie układu, poprawkach oraz innych jakichkolwiek zmianach oraz rozporządzanie i korzystanie z tak powstałych opracowań na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w niniejszym ustępie;
21. rozpowszechnianie, w tym udostępnienie Projektu Wdrożonego lub jego kopii, publiczne wykonywanie, wystawianie, wyświetlanie, odtwarzanie oraz nadawanie i emitowanie w trakcie konferencji, seminariów, sympozjów, na forach oraz w trakcie spotkań, w mediach społecznościowych oraz publiczne udostępnienie Projektu Wdrożonego w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym,
22. udzielanie bez zgody Uczestników licencji osobom trzecim na korzystanie z Projektu Wdrożonego w zakresie określonym w pkt 1) – 9) powyżej. 4. W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się, że Projekt i Projekt Wdrożony obejmuje zarówno warstwę programistyczną (program komputerowy) jak i elementy graficzne, interfejs oraz wszelkie innych elementy stworzone w ramach Konkursu, w tym także dokumentację techniczną.
9. W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się, że Projekt i Projekt Wdrożony obejmuje zarówno warstwę programistyczną (program komputerowy) jak i elementy graficzne, interfejs oraz wszelkie innych elementy stworzone w ramach Konkursu, w tym także dokumentację techniczną.
10. Uczestnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za naruszenie praw majątkowych lub osobistych osób trzecich, wynikające z wykorzystania przez Uczestnika wkładów twórczych tych osób.
11. W celu uniknięcia wątpliwości wskazuje się, że określone powyżej zobowiązania w zakresie przeniesienia autorskich praw majątkowych nie dotyczą Uczestników, których Projekty nie zostały nagrodzone.
§ 8
Dane osobowe
1. Organizator oraz Współorganizator oświadczają, że będą współadministratorami danych osobowych ("Współadministratorzy”) w rozumieniu art. 26 ust 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”) w stosunku do danych osobowych Uczestników, przedstawicieli Miast oraz członków Komisji i Jury.
2. Współadministratorzy oświadczają, że stosownie do art. 26 ust. 2 RODO zawierają niniejsze porozumienie, w którym określają zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO, a w szczególności w odniesieniu do wykonywania przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw, oraz ich obowiązków w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO, w ramach którego ustalają m. in. że:
1) Dane osobowe Uczestników, przedstawicieli Miast oraz członków Komisji i Jury będą przetwarzane w celu przeprowadzenia Konkursu, wyłonienia zwycięzców i przyznania wyróżnień;
2) Dane osobowe po zakończeniu Konkursu będą usuwane indywidualnie przez Organizatora i Współorganizatora w terminach wskazanych w pkt. 5 poniżej, zgodnie z procedurami obowiązującymi w danym czasie odpowiednio u Organizatora i Współorganizatora;
3) Realizacja obowiązków w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa w art. 13 i 14 RODO wobec osób których dane dotyczą będzie spoczywała na Organizatorze;
4) Organizator i Współorganizator indywidualnie zapewnią adekwatną ochronę posiadanych danych osobowych, zgodnie z procedurami obowiązującymi w danym czasie odpowiednio u Organizatora i Współorganizatora;
5) Organizator i Współorganizator będą indywidualnie odpowiadali za własne działania związane z realizacją praw osób których dane dotyczą, przy czym związana z tym komunikacja z takimi osobami będzie realizowana za pośrednictwem wspólnego punktu kontaktowego, o którym mowa w pkt. 3 poniżej;
6) Podmiotem zobowiązanym do zgłaszania organowi nadzorczemu ewentualnych naruszeń ochrony danych osobowych w związku z procesami przetwarzania będzie Organizator, przy czym Organizator i Współorganizator ustalili zasady wzajemnej komunikacji w tym zakresie w porozumieniu, o którym mowa pkt. 2 powyżej;
7) Organizator i Współorganizator będą indywidualnie odpowiadali za własne naruszenia innych obowiązków wynikających z RODO;
3. Stosownie do art. 26 ust. 3 RODO, niezależnie od podziału obowiązków i odpowiedzialności Organizatora i Współorganizatora zawartych w porozumieniu o którym mowa w pkt 2 powyżej, osoba, której dane dotyczą, może wykonywać
przysługujące jej prawa wynikające z RODO wobec zarówno Organizatora jak i Współorganizatora, przy czym Współadministratorzy, zgodnie z art. 26 ust 1 RODO ustalili wspólny punkt kontaktowy w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych: osoba, której dane dotyczą może się kontaktować ze Współadministratorami poprzez adres e-mail xxx@xxx.xx, lub pisemnie na adres siedziby Organizatora, wskazany w § 1 ust. 2 Regulaminu. Współadministratorzy w porozumieniu, o którym mowa w pkt 2 powyżej, ustalili zasady wzajemnego przekazywania informacji w związku z ustaleniem i funkcjonowaniem wspólnego punktu kontaktowego, oraz uzgodnili, że zapewnienie technicznych możliwości realizacji praw osób, których dotyczą Dane Osobowe będzie spoczywało na Organizatorze i Współorganizatorze w takim zakresie, w jakim każdy z tych podmiotów dysponuje danymi osobowymi.
4. Współadministratorzy oświadczają oraz zgodnie z art. 13 RODO informują, że dane osobowe w szczególności takie jak: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon kontaktowy, a w przypadku zwycięzców w celu wypłaty nagrody również numer PESEL, adres zamieszkania, Urząd Skarbowy, numer konta bankowego przekazane w związku z organizacją Konkursu, będą przetwarzane w celu:
1) przeprowadzenia Konkursu, w tym umożliwienia Uczestnikom, przedstawicielom Miast oraz członkom Komisji i Jury wzięcia udziału w Konkursie, wyłonienia Zwycięzców i przyznawania wyróżnień - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja umowy z Organizatorem, tj. art. 6 ust. 1 lit. b RODO, którą Uczestnik, przedstawiciel Miasta zawiera poprzez zaakceptowanie niniejszego Regulaminu i przesłanie swojego zgłoszenia na stronie internetowej Organizatora;
2) informowania mediów o przebiegu Konkursu oraz publikowania danych osobowych Uczestników, przedstawicieli Miast oraz członków Jury, w tym ich wizerunku, na potrzeby realizacji działań promocyjnych i informacyjnych dotyczących Konkursu - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda na wykorzystanie i rozpowszechnienia wizerunku wyrażona w odrębnym oświadczeniu tj. art. 6 ust 1 lit a RODO, w zw. z art. 81 ust. 1 Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 roku (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1191;
3) rozpatrywania reklamacji oraz ustalenia i dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami z tytułu uczestnictwa w Konkursie, jak również obsługi zgłoszeń i komunikacji z Uczestnikami, przedstawicielami Miast oraz członkami Komisji i Jury - podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest realizacja powyżej wskazanych prawnie uzasadnionych interesów współadministratorów, tj. art. 6 ust. 1 lit.
f) RODO.
5. Dane Osobowe będą przechowywane przez okres:
1) w celu, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 powyżej – przez okres 6 lat od zakończenia
Konkursu,
2) w celu, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 powyżej – dane osobowe będą przetwarzane do
czasu wycofania zgody,
3) w celu, o którym mowa w ust. 3 pkt 3 powyżej – przez okres trwania Konkursu, do czasu jego rozstrzygnięcia, a po tym czasie do czasu wygaśnięcia ewentualnych roszczeń wynikających z Konkursu.
6. Dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom w szczególności podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Współadministratorów, x.xx. agencjom eventowym – przy czym takie podmioty będą przetwarzały dane na podstawie odrębnej umowy zawartej z Organizatorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Organizatora.
7. Dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza
Europejskim Obszarem Gospodarczym.
8. Każdej osobie, której dane osobowe Współadministratorzy przetwarzają w związku z organizacją Konkursu i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, przysługuje prawo:
1) dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii,
2) sprostowania swoich danych osobowych,
3) żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,
4) usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania,
5) sprzeciwu wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych opartego na art. 6
ust. 1 lit. f) RODO.
9. W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się ze Współadministratorami poprzez wspólny punkt kontaktowy o którym mowa w pkt. 3 powyżej.
10. Osoba, której dotyczą dane osobowe może skontaktować się z inspektorem danych osobowych każdego z Współadministratorów poprzez wspólny punkt kontaktowy o którym mowa w pkt. 3 powyżej.
11. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda, osoby, której dane dotyczą, ma ona prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody należy dokonać poprzez wspólny punkt kontaktowy o którym mowa w pkt. 3 powyżej.
12. Osobie, której dane są przetwarzane w związku z organizacją Konkursu i na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie, przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx.
13. Żadne decyzje dotyczące osób, których dane Współadministratorzy przetwarzają w związku z realizacją Konkursu nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, w tym profilowane.
§ 9
Reklamacje
1. Wszelkie reklamacje w związku z Konkursem - z zastrzeżeniem postanowień dotyczących
przetwarzania danych osobowych – należy zgłaszać w formie pisemnej z dopiskiem
„Reklamacja – Hackathon „Hack the Climate” na adres Organizatora wskazany w § 1 ust. 2 Regulaminu lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: xxxxxx@xxx.xx, przed upływem czasu trwania Konkursu.
2. W przypadku zgłoszenia reklamacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, Uczestnik zobowiązany jest skorzystać z adresu poczty elektronicznej Uczestnika, który wskazał we Wniosku.
3. Reklamacje zgłaszane po terminie, o którym mowa w ust. 1 powyżej, nie będą
rozpatrywane.
4. Zgłoszenie reklamacji powinno zawierać w szczególności: a) opis sprawy, której dotyczy reklamacja ze wskazaniem zarzutów reklamacyjnych; b) imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej (e-mail) lub adres poczty tradycyjnej do korespondencji, na który ma zostać wysłana odpowiedź na reklamację.
5. Rozpatrzenie reklamacji oraz udzielenie odpowiedzi o sposobie jej rozpatrzenia nastąpi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia doręczenia reklamacji Organizatorowi.
6. sposobie rozpatrzenia reklamacji Uczestnik zostanie poinformowany: a) w formie pisemnej w drodze listu tradycyjnego wysłanego na adres do korespondencji wskazany przez Uczestnika, lub b) w drodze wiadomości e-mail w przypadku reklamacji wysłanej za pośrednictwem wiadomości elektronicznej, o ile w jej treści Uczestnik nie wskazał innego sposobu przekazania informacji o rozpatrzeniu reklamacji.
§ 10
Postanowienia końcowe
1. Konkurs jest prowadzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
2. Uczestnicy, którzy mimo wezwania do zaprzestania łamania postanowień Regulaminu, nie zastosują się do poleceń Organizatora, a w szczególności stwarzają swoim zachowaniem niebezpieczeństwo dla innych Uczestników, bądź zakłócają przebieg Hackathonu, mogą zostać wykluczeni z udziału w Konkursie na każdym jego etapie i nie przysługują im z tego tytułu żadne roszczenia wobec Organizatora.
3. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub formuły Konkursu bądź jego odwołania wyłącznie w przypadku wystąpienia zdarzeń od niego niezależnych (takich jak zagrożenie epidemiczne, stan wyjątkowy, klęska żywiołowa), które uniemożliwia przeprowadzenie Konkursu w terminie lub na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn. Wszelkie zmiany Regulaminu zostaną niezwłocznie opublikowane na stronie internetowej xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx. O wszelkich zmianach Regulaminu Organizator poinformuje również zarejestrowanych Uczestników i Miasta pocztą elektroniczną. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie w ciągu 7 dni od ich publikacji i rozesłania Uczestnikom wiadomości o dokonanych w Regulaminie zmianach .
5. Organizator zastrzega sobie prawo weryfikacji, czy Uczestnik spełnia warunki określone w Regulaminie oraz przestrzega postanowień Regulaminu i powszechnie obowiązujących przepisów prawa. W tym celu Organizator może wystąpić telefonicznie lub pisemnie/mailowo do Uczestnika z żądaniem złożenia dodatkowych wyjaśnień/oświadczeń, niezbędnych do przeprowadzenia procesu weryfikacji - w formie wskazanej w żądaniu. Niespełnienie warunków lub postanowień, o których mowa w zdaniu pierwszym niniejszego ustępu lub brak złożenia stosownego wyjaśnienia/oświadczenia w terminie wyznaczonym w żądaniu, może spowodować wykluczenie danego Uczestnika, z jednoczesnym wygaśnięciem prawa do Nagrody.
6. Konkurs nie jest loterią ani inną grą losową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009
r. o grach hazardowych.
7. Organizator jest uprawniony do utrwalania przebiegu Konkursu za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.
8. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie znajdują obowiązujące
przepisy prawa.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem i przepisami prawa rozstrzyga Organizator.
10. We wszelkich sprawach organizacyjnych, w tym w kwestiach spornych w trakcie Konkursu decyduje Organizator.
11. Regulamin wchodzi w życie z chwilą publikacji na stronie internetowej:
xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
The Rules of the "Hack the Climate" Competition
§ 1
General provisions
9. These rules (hereinafter "the Rules") set out the terms and conditions of participation in the competition under name "Hack the Climate" (hereinafter "the Competition" or "Hackathon").
10. The the Competition is organised by Polski Fundusz Rozwoju S.A. (Polish Development Fund) with its registered office in Waxxxx, xx. Xrucza 50, 00-025 Warsaw, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register maintained by the District Court for the Capital City of Warsaw in Warsaw, 12th Commercial Division of the National Court Register, under KRS: 0000466256, NIP: 7010374912, REGON: 146615458 (the "Organiser"). The Organiser can be contacted via e-mail: xxxxxx@xxx.xx.
11. The Competition is co-organised by Nordic Edge, Sverdrups No. 27, 4007 Stavanger, Norway, TIN: NO917346151MVA (hereinafter the "Co-organiser").
12. Only a person who meets the requirements specified in § 3.3 of the Rules may be a
Participant in the Competition.
13. The aim of the Competition is to support local authorities in the area of sourcing and using innovative software solutions in response to reported problems in the area of green transformation, as well as to educate and open the public to new opportunities related to digitalisation.
14. Participation in the Competition is voluntary and free of charge.
15. By the fact of enrolling for and participating in the Competition , the Towns and Participants do not acquire any claim against the Organiser, including a claim for any reimbursement of costs incurred in order to participate in the Competition.
16. Materials sent to the Organiser both before and during the Competition are not returnable.
§ 2
Principles of the Hackathon Competition
6. The Competition consists of solving 4 Competition Challenges (3 Challenges submitted by Polish Cities and 1 Challenge from a Norwegian City selected by the Competition Co-organiser), i.e. creating software prototypes.
7. A detailed description of the Competition Challenges will be made available on the website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx by 23 October 2023 at the latest.
8. The Competition is only open to teams of between 3 (three) and 5 (five) Participants (hereinafter the "Teams"). The Teams shall consist of adult natural persons not acting as entrepreneurs, not listed on sanction lists resulting from the Act on Special Measures to Counteract the Support of Aggression Against Ukraine and Protect National Security of 13 April 2022, having full legal capacity, who are not employees, or co-workers (as well as relatives of all the persons mentioned above, who are considered to be: ascendants, descendants, siblings, spouses and persons in an adoption relationship, as well as persons in a civil partnership) of the Organiser, or companies with capital or personal connections to the Organiser, both directly and indirectly, performing assignments entrusted to them based on civil law agreements (the "Participants").
9. Teams can apply to qualify for the Hackathon until 12 November 2023 using the application form published at xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx (hereinafter the "Application Form"). Sending the Application Form is possible after you have obligatorily acknowledged the contents of the Rules.
10. The decision on qualification to of a Team to participate in the Hackathon will be made by the Committee on the basis of the analysis of the Application Forms according to the following criteria:
5) experience of the Team Participants (assessed on a scale of 0 to 3 points based on the total project/professional experience of the Team Participants as shown in the Application Form);
6) the Team's interdisciplinarity (assessed on a scale of 0 to 3 points on the basis of the Team's demonstrated competences in programming/data analysis, UX design and business competences);
7) the motivation of the Team (assessed on a scale from 0 to 3 points based on the compatibility of the description of the Team's motivation included in the Application Form with the Hackathon objectives and the characteristics of the selected Competition Challenge).
8) team Participants' knowledge of English at least on a communicative level, enabling them to communicate freely, present their ideas for solving the Competition Challenge and participate in the Hackathon activities.
6. Once the scores from the evaluation of the Applications have been added up, the ranking list of Teams will be drawn up for each of the four Competition Challenges.
7. Between 10 (ten) and 16 (sixteen) Teams with the most points will be shortlisted for each of the four Hackathon Competition Challenges, according to the ranking list. The decision on qualification of a Team to participate in the Hackathon will be delivered via email to the address provided in the Application Form no later than 7 calendar days before the Hackathon start date.
8. Teams qualified to participate in the Hackathon will solve the Competition Challenge selected in the Application Form.
9. Each Participant can only be a member of one Team.
10. The Hackathon will be held in a hybrid format, which means that the Teams will work remotely at a location of their choice and provision, while the Organisers and the Cities will be in a studio in Warsaw at the time, from which the broadcast will take place. A link to the broadcast will be provided on the website: xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
11. Solving of the Competition Challenges will begin on 24 November 2023, and will end on 26 November 2023. The course and exact start and finish times of the Hackathon will be published at xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.
12. The Organiser will provide each Participant with a starter pack to enable them to work uninterruptedly for hours and to promote the Organiser and the Co-organiser. The starter package includes:
4) canvas bag;
5) filter bottle;
6) t-Shirt;
7) food vouchers to order takeaway meals. The Organiser will provide each Participant taking part remotely with a food voucher of PLN 40 for the first day of the Hackathon and PLN 80 each for the following two days of the Hackathon. The vouchers will be handled by an operator operating throughout Poland or adapted to the location of the Participants remotely participating in the Competition. The vouchers will be conditional on the Participant confirming their attendance on each day of the Hackthon using the online tool provided.
13. A team may submit no more than one project of the solution of the Competition Challenge (hereinafter "Project"). It is not permitted to submit a Project for two or more Competition Challenges.
14. The Project consists of a PDF presentation made available to the Organiser by email and the source code in a repository on GitHub, made available to the public or privately to the address indicated by the Organiser.
15. The Project must be made available no later than the last day of the Hackathon by the time specified in the schedule made published on xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx- climate.
16. The Participant is not entitled to record the course of the Competition without the Organiser's prior consent.
17. The Participant is not entitled to transfer access or allow access to the Competition to unauthorised third parties.
§ 3
Jury and evaluation criteria for the Projects
8. The evaluation of solutions to each Competition Challenge will be conducted by the jury selected for that Challenge (the "Jury"), consisting of persons selected by the Organiser, the Co-Organiser and the City which submitted the Competition Challenge.
9. The Jury will evaluate the Projects prepared by the Teams under the following criteria:
3) Formal criteria:
e. making the presentation of the solution available before the deadline;
f. making the solution code available before the deadline;
g. Participants' compliance with the Rules;
h. active participation of at least three (3) Participants within the Team in working towards a solution;
4) Substantive criteria:
g. completeness and quality of the presentation;
h. effectiveness (the solution yields the effect expected by the City);
i. functional use of the urban resources made available (information, software, etc.);
j. quality and innovation of the MVP (demonstration of the solution's functionality);
k. option to implement in the City within five (6) months of the Hackathon;
l. implementation and business scalability.
10. Failure to meet at least one (1) of the formal criteria listed in Paragraph 2(1)above results in the exclusion of a specific Project from the Competition.
11. Decisions of the Jury will be made by a simple majority.
12. The Jury will award the winner title to as many as four (4) Teams – one (1) winner title within each of the four (4) Competition Challenges. The results will be announced on 26 November 2023 during the final Celebration of the Competition according to the schedule published at xxxxx://xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx and by email to the email address provided in the Application Form.
13. The Jury's decisions are final and may not be appealed against.
14. After the deadline for making the Project available to the Organiser, it is prohibited to make any changes or corrections thereto. Amendments and corrections made afterwards will not be taken into account by the Jury.
§ 4
Project Implementation
13. At Stage 2 of the Competition, the task is to implement the winning Project in the City which is the author of the Challenge to which the Project pertains (hereinafter the "Project Implementation"). The Project Implementation will consist in testing the functionality of the developed Project in urban conditions, using the urban infrastructure, as well as providing the City representatives with the necessary knowledge (technical documentation, training) to use the Project after the implementation period.
14. The Project Implementation should be completed no later than on 30 April 2024.
15. Successful Project Implementation is assumed to have occurred when the Project is implemented in the City in a manner ensuring the proper functioning of the Project and the use of the Project for its intended purpose of solving the Challenge.
16. The correct execution of the Project Implementation will be assessed by a Commission appointed by the Organiser in consultation with the Co-Organiser, following a recommendation from the City where the Project Implementation was conducted.
17. The Commission will evaluate the execution of the Project Implementation within twenty
(21) days from the date of notifying the Organiser by the Team/Team Participant of the completion of the Project Implementation stage. The Participants will be notified of the evaluation results via e-mail. The successful Project Implementation is necessary to be entitled to the prize referred to in §6 (3)(2) of the Rules .
18. To avoid any doubt, it is indicated that the award referred to in § 6(3)(2) hereof is not to be granted in a situation where the successful Project Implementation does not occur for reasons not attributable to the Participants.
19. The Team Participants are obliged to keep the Organiser informed on the progress of the Project Implementation on an ongoing basis and on request, and to comply with the directions of the City as regards the Project Implementation.
20. The City where the Project Implementation will be conducted is obliged to allow the Project Implementation to occur and to ensure the participation of a representative of the City in all activities necessary for the Project Implementation as well as to interact with the Team Participants and the Organiser.
21. Representatives of the Cities in which the Projects are to be implemented will participate in a study visit to Stavanger, Norway.
22. The study visit will take place from 6 to 8 May 2024.
23. The Organiser shall cover the costs of participation in the study visit of the City Representatives, i.e. flights, accommodation and catering.
24. The purpose of the study visit is to familiarise participants with the local innovation ecosystem and to present Implemented Projects at the event entitled Nordic Edge Expo 2024.
§ 5
Awards
12. Cash prizes will be awarded to the winners of the Competition.
13. The Organiser will provide the Participants of the winning Teams with cash prizes in the gross amount of EUR 40,000 (in words: forty thousand).
14. Such prizes will be awarded in the following stages of the Competition:
3) Stage 1 of the Competition – each Team selected as the winner in one of the four (4) Competition Tasks will receive a prize in the gross amount of EUR 2,000 (in words: two thousand), having entered into the agreement referred to in § 7(3) hereof.
4) Stage 2 of the Competition – the Teams selected as the winners, who will successfully implement the Project, will receive the prizes in the gross amount of of UR 8,000 each (in words: eight thousand).
15. If it is necessary comply with Article 30(1)(2) of the Polish Personal Income Tax Act of 26 July 1991, amounts of the prizes will be reduced by a flat-rate personal tax of 10%.
16. The prize is vested in the Team and will be divided among the Team Participants in the same (equal) shares.
17. The prizes referred to in sec. 3(1) above will be paid on the condition that the Participants forming the winning Team enter into the agreement referred to in § 7(2) hereof within thirty (30) working days of entering into this agreement.
18. The prizes referred to in sec. 3(2) above will be paid on the condition that the Participants forming the winning Team enter into the agreement referred to in § 7(3) hereof within thirty (30) working days of entering into this agreement.
19. Only the winning Teams will be awarded prizes, but the Organiser and the Co-Organiser reserve the right to award honorary mentions to selected Teams whose Projects are deemed valuable by the Organiser, the Co-Organiser or the Jury for that matter.
§ 6
Intellectual property rights
23. The Participants are solely responsible for ensuring that the Projects they submit and the works they create in the course of the Project Implementation (hereinafter the "Implemented Projects") are of their authorship or co-authorship (in the case of teamwork) and do not infringe any third party rights.
24. The condition for receiving the award referred to in § 6(3)(1) of the Rules is that the Participants of the winning Team enter into an agreement with the Organiser, pursuant to which the Participants transfer to the Organiser the copyrights to the Project, together with the right to exercise derivative rights to the Project, the right to authorise the exercise of derivative rights to the Project and the right to grant licences, in the following fields of exploitation:
25. permanent or temporary recording and reproduction in whole or in part by any means and in any form, including printing, reprography, magnetic recording or digital technology, such as recording on a CD, DVD, Blu-ray disc, flash memory device, cloud computing or any other storage medium;
26. digitalisation,
27. entry into computer memory on any number of computer workstations,
28. making available via computer networks, including the Internet, intranet and extranet,
29. incorporation into a multimedia work or collective work;
30. circulation of the original and copies on which the Project is recorded – marketing,
31. rental, lending,
32. translation, adaptation, rearrangement or any other changes, modifications to the Project, including in particular its source codes (including the insertion of fragments of the Organiser's own code), consisting of translation, adaptation, rearrangement, amendments and other changes of any kind, as well as the disposal and use of the resulting works in all fields of exploitation mentioned in this paragraph;
33. dissemination, including making the Project or copies thereof available, publicly perform, exhibit, display, reproduce and broadcast at conferences, seminars, symposia, fora and meetings, on social media, and making the Project available to the public in such a manner that anyone can access it from a place and at a time at one's discretion;
34. granting without the consent of the Participants a licence to third parties to use the Project to the extent set out in Points (1)-(9) above.
The condition for receiving the award referred to in § 6(3)(2) hereof is that the Participants of the winning Team enter into an agreement with the Organiser, pursuant to which the Participants transfer to the Organiser the copyrights to the Implemented Project, together with the right to exercise derivative rights to the Implemented Project, the right to authorise the exercise of derivative rights to the Implemented Project and the right to grant licences, in the following fields of exploitation:
35. permanent or temporary recording and reproduction in whole or in part by any means and in any form, including printing, reprography, magnetic recording or digital technology, such as recording on a CD, DVD, Blu-ray disc, flash memory device, cloud computing or any other storage medium;
36. digitalisation,
37. entry into computer memory on any number of computer workstations,
38. making available via computer networks, including the Internet, intranet and extranet,
39. incorporation into a multimedia work or collective work;
40. circulation of the original and copies on which the Implemented Project is recorded –
placing on the market, use in economic or non-economic trading
41. rental, lending,
42. translation, adaptation, rearrangement or any other changes, modifications to the Implemented Project, including in particular its source codes (including the insertion of fragments of the Organiser's own code), consisting of translation, adaptation, rearrangement, amendments and other changes of any kind, as well as the disposal and use of the resulting works in all fields of exploitation mentioned in this paragraph;
43. dissemination, including making the Implemented Project or copies thereof available, publicly perform, exhibit, display, reproduce and broadcast at conferences, seminars, symposia, fora and meetings, on social media, and making the Implemented Project available to the public in such a manner that anyone can access it from a place and at a time at one's discretion,
44. granting without the consent of the Participants a licence to third parties to use the Implemented Project to the extent set out in Points (1)-(9) above. 4. To avoid any doubt, it is indicated that the Project and the Implemented Project include both the programming layer (the computer program) as well as the graphical elements, the
interface and all other elements created as part of the Competition, including the technical documentation.
20. To avoid any doubt, it is indicated that the Project and the Implemented Project include both the programming layer (the computer program) as well as the graphical elements, the interface and all other elements created as part of the Competition, including the technical documentation.
21. The Participant is solely responsible for any infringement of the economic or personal rights of third parties resulting from the Participant's use of their creative contributions.
22. To avoid any doubt, it is pointed out that the obligations set out above as regards the transfer of economic copyright do not apply to the Participants whose Projects have not been awarded.
§ 7
Personal data
14. The Organiser and the Co-Organiser represent that they will be the joint controllers of personal data (the "Joint Controllers") within the meaning of Article 26(1) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and the repeal of Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation) (the "GDPR") in relation to the personal data of the Participants, representatives of Cities and members of the Commission and Jury.
15. The Joint Controllers represent that, pursuant to Article 26(2) of the GDPR, they enter into an agreement setting out their respective responsibilities as regards the fulfilment of their obligations under the GDPR and, in particular, as regards the exercise of the data subject's rights and their obligations as regards the provision of information referred to in Articles 13 and 14 of the GDPR, under which they agree, inter alia, that:
8) the personal data of the Participants, City representatives and Commission and Jury members will be processed for the purpose of conducting the Competition, selecting winners and awarding prizes;
9) Personal data after the end of the Competition will be deleted individually by the Organiser and the Co-Organiser within the time limits indicated in Point 5 below, in accordance with the Organiser's and Co-Organiser's procedures in force at the time respectively;
10) It will be the responsibility of the Organiser to comply with the obligations as regards the provision of information referred to in Articles 13 and 14 of the GDPR to data subjects;
11) The Organiser and the Co-Organiser will individually ensure the sufficient protection of the personal data held, in accordance with the Organiser's and Co- Organiser's procedures in force at the time respectively;
12) The Organiser and the Co-Organiser will be individually responsible for their own actions in relation to the exercise of the rights of the Data Subjects, the related
communication with such Data Subjects being conducted through the single point of contact referred to in Point 3 below;
13) The entity obliged to notify the supervisory authority of possible breaches of personal data protection in relation to the processing processes will be the Organiser, with the Organiser and the Co-Organiser having agreed the rules of mutual communication in this respect in the agreement referred to in Point 2 above;
14) The Organiser and the Co-Organiser will be individually liable for their own breaches of other obligations under the GDPR;
16. Pursuant to Article 26(3) GDPR, notwithstanding the division of duties and responsibilities of the Organiser and the Co-Organiser contained in the agreement referred to in Point 2 above, the data subject may exercise their rights under the GDPR against both the Organiser and the Co-Organiser, whereby the Joint Controllers, pursuant to Article 26(1) of the GDPR, have established a single point of contact for matters related to personal data processing and the exercise of rights in relation to data processing: the data subject may contact the Joint Controllers via the e-mail at: xxx@xxx.xx, or in writing to the Organiser's registered office address, as indicated in § 1(2) hereof. The Joint Controllers, in the agreement referred to in Point 2 above, have established rules for the mutual provision of information in relation to the establishment and operation of the single point of contact, and have agreed that it will be the responsibility of the Organiser and the Joint Organiser to ensure that it is technically possible to exercise the rights of Personal Data Subjects to the extent that each of these entities holds Personal Data.
17. The Joint Controllers declare and, in accordance with Article 13 of the GDPR, inform that personal data, in particular such as: name, e-mail address, contact telephone number and, in the case of winners for the purpose of prize payment, also PESEL number, address of residence, Tax Office, bank account number provided in connection with the organisation of the Competition, will be processed for:
4) organisation of the Competition, including enabling Participants, City representatives and Commission and Jury members to participate in the Competition, to select Winners and to award distinctions – the legal basis for personal data processing is the performance of the agreement with the Organiser, i.e. Article 6(1)(b) GDPR, which the Participant, City representative enters into by accepting these Rules and submitting their application on the Organiser's website;
5) notification of the media about the course of the Competition and publish the personal data of the Participants, City representatives and Jury members, including their image, for the purpose of conducting promotional and information activities related to the Competition – the legal basis for personal data processing is consent to the use and dissemination of the image expressed in a separate declaration, i.e. Article 6(1)(a) of the GDPR, in relation to Article 81(1) of the Polish Act on Copyright and Related Rights of 4 February 1994 (consolidated text in Polish Journal of Laws 2018, item 1191;
6) handling complaints, establishment and assertion or defense against potential claims for participation in the Competition, as well as handling applications and communication
with the Participants, City representatives and Commission and Jury members – the legal basis for of personal data processing is the assertion of the aforementioned legitimate interests of the Joint Controllers, i.e. Article 6(1)(f) GDPR.
18. Personal Data will be stored for a period:
4) for the purpose referred to in Paragraph 3(1) above – six (6) years after the end of the Competition,
5) for the purpose referred to in Paragraph 3(2) above – personal data will be processed until you withdraw your consent,
6) for the purpose referred to in Paragraph 3(3) above – for the duration of the Competition, until it is resolved, and thereafter until any claims arising from the Competition expire.
19. Personal data may be transferred to other entities, in particular entities processing personal data on behalf of the Joint Controllers, e.g. event agencies – with such entities processing data based on a separate agreement entered into with the Organiser and only in accordance with the Organiser's instructions.
20. Personal data will not be transferred to recipients located in countries outside the European Economic Area.
21. Any person whose personal data is processed by the Joint Controllers in relation to the organisation of the Competition and under the terms and conditions of these Rules is entitled to:
6) access their personal data and request a copy thereof,
7) rectify their personal data,
8) request that the processing of their data be restricted,
9) have their data erased if no other purpose of the processing is pursued,
10) object to the processing of their personal data related to them based on Article 6(1)(f) of the GDPR.
22. In order to exercise the above rights, contact the Joint Controllers via the single point of contact referred to in Point 3 above.
23. The data subject may contact the Data Protection Officer of each of the Joint Controllers via the single point of contact referred to in Point 3 above.
24. To the extent that personal data processing is based on consent, the data subject has the right to withdraw the said consent at any time. The withdrawal of the consent does not affect the lawfulness of processing based on the consent beforehand. The consent must be withdrawn via the single point of contact referred to in Point 3 above.
25. The person whose data is processed in relation to with the Competition Organisation and on the terms and conditions specified in these Rules also has the right to lodge a complaint with the supervisory authority, i.e. the Office for Personal Data Protection, ul. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx.
26. No decisions related to individuals whose data the Joint Controllers process in relation to the Competition will be made by automated means, including profiling.
§ 8
Complaints
7. All complaints related to the Competition, subject to the provisions on personal data processing, must be submitted in writing with remark "Complaint - Hackathon „Hack the Climate" to the Organiser's address indicated in § 1(2) of the Rules or via e-mail to: xxxxxx@xxx.xx, before the end of the Competition period.
8. If a complaint is made via e-mail, the Participant is obliged to use the Participant's e-mail address indicated in the Application Form.
9. Complaints submitted after the deadline referred to in sec.1 above will not be considered.
10. In particular, the complaint should include: a) description of the matter to which the complaint pertains, indicating the claims of the complaint; b) full name, electronic mail (e-mail) address or postal address for correspondence, to which a reply to the complaint is to be sent.
11. The complaint will be considered and a response on how it has been dealt with will be given without undue delay, no later than fourteen (14) days from the date of delivery of the complaint to the Organiser.
12. The Participant will be notified on how the complaint has been handled: a) in writing by means of a snail-mail letter sent to the correspondence address indicated by the Participant, or b) by means of an e-mail in the case of a complaint sent by e-mail, unless the Participant has indicated in the content of the e-mail any other way of communicating how the complaint has been handled.
§ 9
Final provisions
12. The Competition is held in the territory of the Republic of Poland.
13. The Participants who, despite being called upon to cease breaking the provisions hereof, do not comply with the Organiser's instructions, and in particular endanger the other Participants with their conduct, or disrupt the course of the Hackathon, may be excluded from participation in the Competition at any stage thereof and are not entitled to any claims against the Organiser on this account.
14. The Organiser reserves the right to change the date or formula of the Competition or to cancel it only in the event of the occurrence of events beyond its control (such as epidemic emergency, state of emergency, natural disaster), which makes prevents the Competition from being conducted at the date or under the terms and conditions hereof.
15. The Organiser reserves the right to change the Rules for important reasons. Any changes hereto will be published immediately on the website xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx- the-climate. The Organiser will also notify the registered Participants and Cities via e-mail of any changes hereto. Amendments hereto come into force within seven (7) days of their publication and distribution of the information on the amendments made to the Participants.
16. The Organiser reserves the right to verify that the Participant meets the terms and conditions set out herein and complies with the provisions hereof and generally applicable legal provisions. With this end in mind, the Organiser may request by telephone or in writing/e-mail the Participant to submit additional explanations/statements necessary for the verification process – in the form indicated in the request. Failure to comply with the conditions or provisions referred to in the first sentence hereof or failure to submit the relevant explanation/statement within the time limit set out in the request may result in the exclusion of the Participant concerned, with the corresponding expiry of the right to the Prize.
17. The Competition is not a lottery or other game of chance within the meaning of the Polish Gambling Act of 19 November 2009.
18. The Organiser is entitled to record the course of the Competition by means of audio and video recording equipment.
19. Any matters not covered hereunder are governed by applicable legal provisions.
20. Any matters not covered hereunder and legal provisions are to be decided by the Organiser.
21. As regards all organisational matters, including disputes in the course of the Competition, the Organiser decides accordingly.
22. The Rules and Regulations enter into force upon their publication on the website: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx-xxx-xxxxxxx.