Umowa nr …./2024 - wzór

Załącznik nr 2 do Zaproszenia Nr postępowania: Adm.262.42.2024

Umowa nr …./2024 - wzór

zawarta dnia… 2024 r. pomiędzy:

Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Węgrowie, ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, REGON: 000324984, NIP: 000-00-00-000

reprezentowanym przez:

………………………………………………………………………………………………….

zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM”

a

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

REGON: ………………………………………….. NIP: ……………………………...………

reprezentowanym przez:

.......................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

zwanym dalej „WYKONAWCĄ”

Umowę niniejszą strony zawierają w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości szacunkowej zamówienia nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych netto, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (x.x. Xx. U. z 2024 r., poz. 1320), zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Sądzie Rejonowym w Węgrowie oznaczonego numerem Adm.262.42.2024 oraz wyboru oferty Wykonawcy:

§ 1

Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest usługa konserwacji i renowacji:

1) zbiorów aktów notarialnych za lata 1986-1989 o wymiarach 22cm szerokości x 31 cm wysokości – 29 sztuk;

2) repertorii aktów notarialnych za lata 1955-1989 o wymiarach 29 cm szerokości x 42 cm wysokości – 17 sztuk;

3) repertorii ksiąg wieczystych za rok 1989 o wymiarach 24 cm szerokości x 34 cm wysokości – 4 sztuki.

2. Zamawiający w ust. 1 określił maksymalną wielkość zamówienia, w stosunku do której będzie realizowana usługa. Zamawiający zastrzega, iż wskazana maksymalna wielkość zamówienia jest ilością szacunkową i może w przewidzianej wielkości nie zostać zlecona do wykonania, co nie będzie skutkowało powstaniem roszczeń po stronie Wykonawcy.

3. Zamawiający wskazuje, iż minimalna wielkość przedmiotu zamówienia, którą Wykonawca będzie zobowiązany zrealizować w I ustalonym etapie harmonogramu, tj. do dnia 20 grudnia 2024 r., wynosi 20 sztuk zbiorów aktów notarialnych. Wykonawca oświadcza, iż jest gotowy do wykonania przedmiotu zamówienia w takiej wielkości.

4. Usługa konserwacji i renowacji zbiorów aktów notarialnych i repertorii ma na celu zachowanie zbiorów w stanie niepogorszonym i powinna polegać w szczególności na:

a) usunięciu elementów niedozwolonych w archiwalnych materiałach, tj. elementy metalowe, taśmy klejące itp.;

b) trwałym połączeniu luźnych kart znajdujących się w księgach;

c) uzupełnieniu ubytków papieru i wyprostowaniu pozaginanych i porwanych kart, oczyszczeniu mechanicznym, wzmocnienia struktury, podklejenia płótnem z zastosowaniem techniki nie powodujących zniszczenia kart;

d) naniesieniu foliacji konserwatorskiej, demontażu księgi w celu usunięcia dawnej reparacji wykonanej przy użyciu materiałów złej jakości, naprawy kart, a następnie ich ułożeniu i zszyciu zgodnie z pierwowzorem;

e) prace muszą być wykonane przy zastosowaniu metod odwracalnych i przy użyciu materiałów atestowanych;

f) zastosowane materiały takie jak klej, papier japoński, papier na wklejki muszą być bezkwasowe;

g) naprawie okładek i rozdartych grzbietów zbiorów tak, aby zabezpieczały dokumenty przed dalszym niszczeniem - w przypadku znacznego zużycia wykonanie nowych oraz wymiana opraw dla każdego ze zbiorów i repertoriów (oprawa twarda, materiał skóropodobny, format zgodny z pierwowzorem, gramatura 1800g/m2);

h) okładka musi być połączona w sposób trwały z wkładem;

i) trwałe wykonanie opisu zbiorów i repertorii na grzbiecie i przedniej okładce;

j) zastosowane do szycia nici powinny być naturalne np. bawełniane lub lniane, nie wolno używać elementów metalowych;

k) jakość wykonanych czynności konserwacyjnych oraz użyte materiały powinny spełniać wymagania stawiane przez Archiwum Państwowe.

5. Wykonawca zobowiązany jest do wykonywania renowacji i napraw zgodnie ze sztuką introligatorską przy użyciu własnych narzędzi i przyrządów.

6. Wskazany w ust. 1 zasób dokumentacji przeznaczonej do wykonania usługi znajduje się w budynku Sądu Rejonowego w Węgrowie, V Wydział Ksiąg Wieczystych, ul. Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, w pomieszczeniach znajdujących się na II piętrze, w jednym pomieszczeniu. Zamawiający wyklucza możliwość udostępnienia dokumentacji Wykonawcy poza budynek Sądu.

7. Wykonawca musi uwzględnić wszystkie koszty ewentualnych dodatkowych prac, niezbędnych do wykonania zadania, a nieujętych w w/w programie prac.

8. Do wykonania usługi Zamawiający udostępni maksymalnie 2 stanowiska pracy, które będą wyposażone w stoły.

9. Pracownik V Wydziału Ksiąg Wieczystych Zamawiającego będzie koordynatorem pracy pracowników Wykonawcy, wskazując zbiory i repertoria przeznaczone do wykonania usługi, oraz będzie na bieżąco i okresowo kontrolował ich pracę poprzez losowe sprawdzenie postępów pracy oraz prawidłowości jej wykonania.

10. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu w związku z wykonywaniem prac objętych przedmiotem zamówienia.

11. Wykonawca jest zobowiązany do zachowania tajemnicy w związku z powziętymi informacjami podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.

12. Renowacja ma być dokonana zgodnie z zasadami konserwacji zbiorów aktów notarialnych i repertorii.

13. Wykonane prace muszą spełniać standardy technicznego zabezpieczenia materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, o których mowa w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej – załącznik nr 4 do rozporządzenia (tj. Dz.U. z 2019 r., poz. 246).

§ 2

Sposób realizacji umowy

1. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania przedmiotu umowy według ustalonego przez obie strony harmonogramu. Realizacja całego zamówienia nastąpi w terminie

6 miesięcy od dnia zawarcia umowy, przy czym I ustalony etap harmonogramu winien być wykonany w terminie do dnia 20 grudnia 2024 r.

2. Zamawiający w § 1 ust. 1 określił maksymalną wielkość zamówienia, w stosunku do której będzie realizowana usługa. Zamawiający zastrzega, iż wskazana maksymalna wielkość zamówienia jest ilością szacunkową i może w przewidzianej wielkości nie zostać zlecona do wykonania, co nie będzie skutkowało powstaniem roszczeń po stronie Wykonawcy.

3. Wskazany w ust. 1 termin realizacji I ustalonego etapu harmonogramu, tj. do dnia 20 grudnia 2024 r., został ustalony dla minimalnej wielkości zamówienia wynoszącej 20 sztuk zbiorów aktów notarialnych. Wykonawca oświadcza, iż jest gotowy do wykonania przedmiotu zamówienia w takiej wielkości.

4. Za datę wykonania etapu wynikającego z ustalonego harmonogramu usługi uważa się dzień podpisania przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołu odbioru wykonanych prac konserwatorsko – renowacyjnych. Zamawiający dokona odbioru przedmiotu umowy pod warunkiem, iż jakość wykonania prac nie budzi wątpliwości, w przeciwnym wypadku złoży w protokole zdawczo – odbiorczym zastrzeżenia, które należy traktować jako wezwanie Wykonawcy do usunięcia wad. Postanowienia ust. 9 stosuje się odpowiednio.

5. Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę, uprawnienia i doświadczenie wynikające z zawodowego charakteru prowadzonej działalności odpowiednie do wykonania przedmiotu Umowy.

6. W celu zagwarantowania prawidłowej realizacji umowy Wykonawca oświadcza, iż posiada ważną polisę ubezpieczeniową potwierdzającą fakt ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną co najmniej 30 000,00 zł (słownie: trzydzieści tysięcy złotych).

7. Zamawiający jest uprawniony do dochodzenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady przedmiotu umowy przez okres 24 miesięcy od dnia podpisania bez zastrzeżeń protokołu zdawczo - odbiorczego wskazanego w ust. 4.

8. Do wad podlegających rękojmi, o których mowa w ust. 7, należą w szczególności wady i uszkodzenia powstałe w wyniku normalnego użytkowania zbiorów i repertorii, polegających x.xx. na: rozklejeniu się boku, wypadnięciu kart itp.

9. Dla zachowania uprawnień z tytułu rękojmi wystarczające jest zgłoszenie w okresie wskazanym w ust. 7 na adres e-mailowy Wykonawcy wskazany w § 6 ust. 5.

10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z obowiązkami wynikających z rękojmi.

11. Zakończenie ponownej renowacji i zwrot dokumentów podlegających renowacji w ramach rękojmi musi nastąpić w terminie wyznaczonym w porozumieniu z Wykonawcą w protokole zdawczo – odbiorczym z uwzględnieniem zakresu pracy niezbędnego do poprawienia renowacji.

12. Jeżeli jakość wykonania prac w ramach rękojmi jest nienależyta (nienależyte usunięcie wad), albo Wykonawca nie wykonał lub odmawia wykonania obowiązków wynikających z rękojmi, Zamawiający jest uprawniony do zlecenia podmiotowi trzeciemu (tzw. umowne wykonanie zastępcze), na koszt i ryzyko Wykonawcy, z jednoczesnym zachowaniem wszelkich uprawnień z tytułu rękojmi.

13. Uprawnienie o którym mowa w ust. 12 przysługuje niezależnie od możliwości żądania przez Zamawiającego zapłaty kar umownych określonych w § 4 niniejszej Umowy.

§ 3

Wynagrodzenie

1. Z tytułu świadczenia usługi objętej przedmiotem umowy, strony będą rozliczały się po każdorazowym wykonaniu etapu wynikającego z ustalonego harmonogramu wykonania usługi, po dokonaniu podpisania przez Xxxxxxxxxxxxx bez zastrzeżeń protokołu odbioru wykonanych prac konserwatorsko – renowacyjnych. W przypadku konieczności usunięcia wad Zamawiający dokona zapłaty jedynie za renowację tych zbiorów, co do których jakość wykonania usługi nie budzi wątpliwości, na podstawie odpowiednio skorygowanej faktury. Ryczałtowe ceny jednostkowe za wykonanie usługi w zakresie 1 sztuki zbiorów i repertorii określone zostały w ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do umowy i ceny te muszą być stosowane przez Wykonawcę do rozliczeń z Zamawiającym. Strony ustalają, iż ceny te będą stałe przez cały okres trwania umowy i nie mogą ulec zmianie, z zastrzeżeniem sytuacji, w której ulegnie zmiana urzędowej stawki podatku VAT.

2. Wynagrodzenie płatne będzie przelewem, na wskazany przez Wykonawcę rachunek bankowy, w ciągu 21 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury VAT po każdorazowym wykonaniu usługi wraz z podpisanym przez Zamawiającego bez zastrzeżeń protokołem odbioru wykonanych prac konserwatorsko – renowacyjnych.

3. Za datę zapłaty wynagrodzenia Wykonawcy uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

4. Strony zgodnie oświadczają, że maksymalna kwota wynagrodzenia objętego umową wynosi ……………...… zł brutto (słownie złotych: ).

5. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 4, obejmuje wszelkie koszty wymagane do prawidłowego wykonania Umowy, a w szczególności materiały konserwacyjne oraz robociznę. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu umowy przez Wykonawcę nie będą stanowiły podstawy do zmiany ceny.

6. Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie w formie elektronicznej, w formacie PDF: faktur, faktur korygujących oraz duplikatów faktur, zgodnie z art. 106n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2024 r., poz. 361 ze zm.) w zw. z ustawą z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1666 ze zm.).

§ 4

Kary umowne

1. Zamawiającemu przysługują od Wykonawcy następujące kary umowne:

1) za opóźnienie w wykonaniu usługi powyżej 7 dni roboczych – w wysokości 200,00 zł (słownie: dwieście złotych) za każdy dzień opóźnienia liczony począwszy od dnia następnego po upływie terminu wskazanego w § 2 ust. 1;

2) za opóźnienie w usunięciu wad w terminie wskazanym lub wyznaczonym w trybie w § 2 ust. 4 lub w trybie § 2 ust. 11 – w wysokości 300,00 zł (słownie: trzysta złotych) za każdy dzień opóźnienia liczony od dnia następnego po upływie wyznaczonego terminu;

3) w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy lub jej części przez Wykonawcę z przyczyn leżących po jego stronie, a także opóźnienia w realizacji Umowy w stosunku do terminów wskazanych w § 2 ust. 1 i 11, sięgającego ponad 30 dni, Zamawiający będzie miał prawo do odstąpienia od Umowy. W takim wypadku

Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego karę umowną w wysokości 10% łącznej wartości umowy brutto określonej w § 3 ust. 4 Umowy.

2. Wskazane w ust. 1 kary są niezależne od siebie, przy czym łączna wysokość kar umownych nie może przekroczyć 20% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 4 niniejszej umowy.

3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia lub na zapłatę kar umownych na podstawie noty księgowej wystawionej przez Zamawiającego.

4. W przypadku poniesienia przez Zamawiającego szkody przewyższającej wartość zastrzeżonej kary umownej oraz w innych wypadkach niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę, Zamawiający może dochodzić odszkodowania na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego, przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar umownych do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.

§ 5

Odstąpienie od umowy, rozwiązanie umowy

1. Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

2. Zamawiający może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

a) zgodnego porozumienia stron,

b) ogłoszenia upadłości lub likwidacji Zamawiającego,

c) utraty przez Wykonawcę wymaganych uprawnień do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie dotyczącym przedmiotu umowy,

d) stwierdzenia zaprzestania przez Wykonawcę realizacji usługi będącej przedmiotem umowy.

3. Rozwiązanie umowy ze skutkiem natychmiastowym powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie z podaniem podstaw prawnych i faktycznych odstąpienia.

4. Każda ze stron ma prawo rozwiązać umowę z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia.

§ 6

Postanowienia końcowe

1. W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1061).

2. Wszelkie zmiany w treści umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

3. Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego.

4. Ewentualne spory mogące wynikać w związku z umową rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Przedstawicielem z ramienia Wykonawcy upoważnionym do kontaktów z Zamawiającym jest ………………………………………, tel. ………………………, e-mail: ……………

6. Przedstawicielem z ramienia Zamawiającego upoważnionym do kontaktów z Wykonawcą jest Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx tel. 00 000 00 00, e-mail: xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx.xxx.xx.

7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron*/ Umowę sporządzono i podpisano elektronicznie*.

8. Załącznikami, które stanowią integralną część niniejszej umowy są:

1) Załącznik nr 1 – Zaproszenie do złożenia oferty;

2) Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy Wykonawcy;

3) Załącznik nr 3 – Umowa powierzenia przetwarzania danych.

WYKONAWCA: ZAMAWIAJĄCY:

Zatwierdzam wzór umowy:

Kierownik Zamawiającego

p.o. Dyrektor

Sądu Rejonowego w Węgrowie Xxxxxx Xxxxxxxxx

Signature Not Verified

Dokument podpisany przez Xxxxxx Xxxxxxxxx; SR w Wegrowie

Data: 2024.09.16 15:13:39 CEST