POROZUMIENIE W ZAKRESIE WSPÓŁADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI
Załącznik nr 2
POROZUMIENIE W ZAKRESIE
WSPÓŁADMINISTROWANIA DANYMI OSOBOWYMI
zawarta dnia ..................... w , pomiędzy:
Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx – Instytutem Ciężkiej Syntezy Organicznej ”Blachownia”, adres: ul. Energetyków 9, 47-225 Kędzierzyn-Koźle, działającym na podstawie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx, wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Opolu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000850420, NIP: 7492109260, REGON: 000041631,
reprezentowanym przez :
dr hab. Xxxxx Xxxxxx – Dyrektora,
zwanym dalej „Koordynatorem projektu”
(dalej Administrator Wiodący")
a
……………….…………… z siedzibą w ………………………………… (00-000), ul. …………………………………, wpisaną/ym do ……………….……………
reprezentowaną/ym przez ……………….…………… – ……………….…………… na podstawie……………….……………
zwanym dalej „Przedszkolem/Szkołą”,
(dalej "Współadministrator)
zwanymi łącznie „Stronami” , lub „Współadministratorami”.
Mając na uwadze, że:
Strony wspólnie ustalają cele oraz sposoby przetwarzania w związku ze wspólną działalnością w zakresie zarządzania danymi osobowymi w ramach zawartego w dniu ………………….. „Porozumienia o w współpracy” w celu realizacji projektu „Magia Światła Xxxxxxxxxxxx – etap II” przyjętego do finansowania w drodze konkursu ogłoszonego w dniu 31 stycznia 2023r. przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w ramach programu „Społeczna odpowiedzialność nauki II” ustanowionego na podstawie art. 376 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2021 poz. 478, 619 i 1630), zwanego dalej w treści umowy „Projektem”, skierowanego do uczniów przedszkoli, szkół podstawowych i ponadpodstawowych z terenu województw śląskiego i opolskiego, na zasadzie współadministrowania w rozumieniu art. 26 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ("RODO").
Jako Współadministratorzy danych osobowych, Strony obowiązane są na mocy RODO do spełnienia szeregu obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w szczególności związanych z wykonywaniem przez osobę, której dane dotyczą, przysługujących jej praw, oraz realizacji obowiązków w odniesieniu do podawania informacji, o których mowa art. 13 i 14 RODO.
Celem niniejszej Umowy jest wspólne uzgodnienie odpowiedniego zakresu obowiązków Współadministratorów oraz relacji pomiędzy Współadministratorami oraz Współadministratorami a podmiotami, których dane dotyczą, w tym określenie zakresu i sposobu obsługi przez Współadministratorów żądań osób, których dane dotyczą.
Xxxxxx postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści:
§ 1
Opis Współadministrowania
Na warunkach określonych niniejszą Umową Strony określają odpowiedni zakres swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO.
Cel i sposób przetwarzania przez Współadministratorów danych osobowych (zwanych w dalszej części Umowy też "danymi") wynika
z niniejszej Umowy. W szczególności Xxxxxx ustaliły, że: wspólnym celem przetwarzania jest popularyzacja chemii jako nauki, wśród dzieci w wieku przedszkolnym i szkolnym.Dane przetwarzane są w następujący sposób:
Na stronie internetowej projektu ”Magia Światła Xxxxxxxxxxxx – etap II” pod adresem: xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx,
Na stronie internetowej organizatora warsztatów Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx Instytutu Ciężkiej Syntezy Organicznej ”Blachownia” xxx.xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx oraz na stronie internetowej Centrum Xxxxxxxxxxx xxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx,
W materiałach informacyjnych i promocyjnych projektu ”Magia Światła Łukasiewicza –etap II”.
W serwisach społecznościowych projektu ”Magia Światła Łukasiewicza – etap II”, Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx - Instytutu Ciężkiej Syntezy Organicznej ”Blachownia” oraz Centrum Xxxxxxxxxxx, tzn. Facebook, Linkedln, Google, itp.
Na stronie internetowej i mediach społecznościowych tj. Facebook, Linkedln, Google, itp. oraz na terenie przedmiotowego przedszkola/szkoły.
Przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w związku z finansowaniem projektu, w celach informacyjnych i promocyjnych w następującym zakresie:
utrwalania i zwielokrotnienia w całosci lub części poprzez wytworzenie egzemplarzy utworów jakąkolwik techniką drukarską, zapisu magnetyczneg, wszelkimi technikami graficznymi oraz techniką cyfrową;
obrotu egzemplararzami, na których utwory utwalono poprzez wprowadzenie ich do obrotu, użyuczenie lub najem egzemplarzy;
rozpowrzechnienia poprzez publiczne wystawienie, wyświetlenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby kazdy mógł mieć do nich dostęp w czasie i miejscu przez siebie wybranym, a wszczególności przez wprowadzenie do pamięci komputera i umieszczenie w sieci internetowej, w tym na stronie internetowej Ministra Nauki;
wykorzystanie poprzez umieszczenie /naniesienie na rzeczach ruchomych lub nieruchomościach.
Przetwarzanie danych osobowych przez Współadministratorów będzie dotyczyć następujących kategorii osób:
dzieci będące uczestnikami projektu (przedszkole/szkoła):
w zakresie: imienia, nazwiska, wieku oraz wizerunku zarejestrowanego w materiałach audiowizualny wykonanych w związku z udziałem dziecka/ucznia w projekcie ”Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxxx – etap II”;
nauczyciel uczestniczący w projekcie:
w zakresie: imienia i nazwiska, nazwy placówki oświatowej, numeru telefonu komórkowego, adresu e-mail nauczyciela, wykształcenia oraz wizerunku zarejestrowanego w materiałach audiowizualnych.
§ 2
Obowiązki Współadministratorów
Obowiązki względem osób, których dane dotyczą, obejmujące współprzetwarzanie, to jest obowiązek informacyjny i realizacja praw jednostki, wykonywane będą przez Administratora Wiodącego. Jeśli osoba objęta współadministrowaniem skieruje swoje żądanie do innego Współadministratora, ten przekaże je niezwłocznie (ale nie później niż w ciągu 2 dni roboczych) Administratorowi Wiodącemu, a niezależnie rozpocznie czynności w celu realizacji żądania, jeżeli taka potrzeba wynika z żądania.
Strony ustalają rolę i zakres w realizowaniu obowiązków wynikających z RODO w niniejszy sposób:
Współadministratorzy oświadczają, że przetwarzają dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO.
Administrator Wiodący przechowuje wszelką dokumentację dotyczącą współadministrowania, dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności.
Współadministratorzy oświadczają, że przetwarzają dane osobowe na podstawie w art. 6 ust. 1 lit. a,b i przetwarzają je na warunkach opisanych w niniejszym porozumieniu jako współadministratorzy a przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, jeżeli osoba (rodzic/opiekun w przypadku ucznia niepełnoletniego), której dane dotyczą wyrazi zgodę na ich przetwarzanie na piśmie.
Współadministratorzy nie przekazują danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej. Jeśli jednak dochodzi do takiego przekazania to
zawsze następuje to zgodnie z przepisami RODO.
Posiadane dane osobowe nie zostaną przekazane ani ujawnione żadnej osobie trzeciej - bezpośrednio ani pośrednio (z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w § 1 punkt 1.3. niniejszego porozumienia - bez uprzedniej zgody drugiej Strony, wyrażonej w formie pisemnej)
Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, które mają imienne upoważnienie nadane przez Współadministratora oraz zaciągnęły zobowiązanie do zachowania danych osobowych w tajemnicy.
Każdy Współadministrator zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych, a jeżeli wymagają tego przepisy prawa również Rejestru Czynności Przetwarzania Danych ("RCPD") (wymóg art. 30 RODO).
Każdy ze Współadministratorów zapewnia ochronę danych osobowych i podejmuje środki ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO, zgodnie z dalszymi postanowieniami Umowy.
Współadministratorzy zapewniają, że osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych zostały uprzednio przeszkolone z zasad i przepisów o ochronie danych osobowych oraz konsekwencji ich naruszenia, w tym w szczególności z procedury zabezpieczenia danych osobowych oraz swoich rolach w tym zakresie.
Strony uzgadniają, że w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, Administrator Wiodący jest odpowiedzialny za zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu. Strony zobowiązują się do współpracy w zakresie wypełniania obowiązków związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych, zgodnie z dalszymi postanowieniami Umowy.
Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator Wiodący odpowiedzialny za zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu, bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę, której dane osobowych dotyczą o takim naruszeniu. Strony zobowiązują się do współpracy w zakresie wypełniania obowiązków związanych z naruszeniem ochrony danych osobowych, zgodnie z dalszymi postanowieniami Umowy.
§ 3
Powierzenie Przetwarzania
3.1. Każda ze Stron może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi przetwarzającemu, w drodze pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. W takiej sytuacji Xxxxxx powierzająca ma obowiązek dopilnować realizacji obowiązków związanych z powierzeniem przetwarzania danych osobowych.
3.2. W przypadku, gdy podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, pełna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków przez podmiot przetwarzający spoczywa na Stronie, która powierzyła mu przetwarzanie.
§ 4
Bezpieczeństwo danych osobowych
Każdy ze Współadministratorów przeprowadził własną analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych i stosuje się do jej wyników co do organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych osobowych odpowiadających ustalonemu ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane osobowe dotyczą. Strony aktualizują swoją analizę ryzyka przetwarzania danych osobowych stosownie do potrzeb i wymogów RODO.
Strony potwierdzają, że poziom zabezpieczeń danych osobowych stosowany przez każdą ze Stron odpowiada ryzyku ustalonemu w wyniku analizy ryzyka, o której mowa w poprzednim ustępie. Strony zobowiązują się do aktualizowania informacji o zasadności i stosowanych technicznych i organizacyjnych środkach ochrony danych osobowych w zakresie, np.:
pseudonimizacji i szyfrowania danych osobowych;
zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności
i odporności systemów i usług przetwarzania danych osobowych;zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
regularnego testowania, mierzenia i oceniania skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.
§ 5
Czasy Reakcji
Strona zapewnia powiadomienie pozostałych Stron o podejrzeniu naruszenia ochrony danych osobowych w terminie 24 godzin od zgłoszenia podejrzenia, jeżeli prawdopodobieństwo naruszenia jest wysokie, umożliwia pozostałym Stronom uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających.
Zgłoszenie naruszenia organowi nadzorczemu dokonywane będzie przez Administratora Wiodącego. Jeżeli naruszenie ochrony danych dotyczy Strony, która je stwierdziła, Strona ta bezzwłocznie opracowuje treść zgłoszenia. Administrator Wiodący prowadzi rejestr stwierdzonych naruszeń ochrony danych osobowych powstałych w ramach współadministrowania.
Każdy Współadministrator powiadamia Strony w ciągu 48 godzin o każdym żądaniu udostępnienia danych osobowych właściwemu organowi państwa, chyba, że zakaz zawiadomienia wynika z przepisów prawa, a w szczególności przepisów postępowania karnego lub przepisów dotyczących zapobieganiu terroryzmowi lub praniu pieniędzy.
Każdy Współadministrator powiadamia Strony w ciągu 48 godzin o każdym otrzymanym żądaniu wykonania Prawa jednostki. Przy czym Współadministratorzy powiadamiając Administratora Wiodącego przesyłają wszelką niezbędną dokumentację dotyczącą wykonania Prawa jednostki, aby umożliwić Administratorowi Wiodącemu realizację Prawa jednostki.
Współadministratorzy ustalą sposoby komunikacji i osoby odpowiedzialne u wszystkich Współadministratorów w taki sposób, aby pewne było dotrzymanie terminów, o których mowa wyżej, w szczególności poprzez wymóg potwierdzenia odbioru i redundancję kanałów komunikacji i osób wyznaczonych do komunikacji u wszystkich Współadministratorów.
§ 6
Osoby Kontaktowe
Administrator wiodący wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych z którym można skontaktować się poprzez adres e-mail: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx lub pisemnie na adres siedziby Koordynatora projektu.
Przedszkole/szkoła:……………………………………………………………………………………………………
Wszelka komunikacja Stron związana z Umową kierowana jest też do punktów kontaktowych Stron: Xxxxxxxxx Xxxxxx, tel. 000 000 000, (x00) 00 000 00 00
§ 7
Odpowiedzialność
Każdy ze Współadministratorów podlega środkom prawnym i sankcjom określonym w art. 77 - 79 oraz art. 82 - 84 RODO. W rozliczeniach wzajemnych Strony posługują się zasadą winy. Jeżeli jednak żadnej ze Stron nie można przypisać winy lub stopień winy jest podobny, podział odpowiedzialności będzie dokonywany w częściach równych.
Sposób realizacji obowiązków Informacyjnych względem Podmiotów Danych. Klauzula informacyjna umieszczona na formularzach zgody:
Informacja o nauczycielu odpowiedzialnym za współpracę w ramach projektu
Zgoda na przetwarzanie wizerunku dziecka/osoby pełnoletniej
Na stronie internetowej xxx.xxxxxxxxxxxx.xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
..............................................................................................................
..............................................................................................................
§ 8
Postanowienia Końcowe
Załączniki. Umowa posiada następujące załączniki:
Złącznik nr 1 - Klauzula informacyjna
Umowa wchodzi w życie z dniem jej podpisania przez Xxxxxx.
Wszelkie zmiany lub uzupełnienia Umowy wymagają zachowania formy dokumentowej pod rygorem nieważności.
Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy jest sąd właściwy dla siedziby Administratora Wiodącego.
Sporządzono po jednym egzemplarzu Umowy dla każdej ze Stron.
Umowa podlega RODO oraz prawu polskiemu, w tym w szczególności przepisom Kodeksu cywilnego.
W imieniu Przedszkola/Szkoły
…………………………………
|
W imieniu Xxxxxxxxxxxx Projektu
………………………………………
|
Załącznik nr 1
KLAUZULA INFORMACYJNA
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (Dz.U.UE.L.2016.119.1) zwanego dalej „RODO” informujemy, że:
1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Sieć Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx- Instytut Ciężkiej Syntezy Organicznej ”Blachownia” z siedzibą przy ul. Xxxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxxxx-Xxxxx, e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx
2. W sprawach przetwarzania danych osobowych, mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych pod ww. adresem korespondencyjnym z dopiskiem Inspektor Ochrony Danych Osobowych, tel. + 00 00 000 00 00 , lub drogą elektroniczną e-mail: xxx@xxxx.xxxxxxxxxxx.xxx.xx.
3. Sieć Badawcza Xxxxxxxxxxx - ICSO ”Blachownia” przetwarza Państwa dane osobowe w celu realizacji procesu rekrutacji w projekcie i realizowania projektu (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) oraz w celach edukacyjnych, informacyjnych i promocyjnych na podstawie wyrażonej przez Państwa zgody, art.6 ust.1 pkt a) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
4. Podane przez Państwa dane osobowe będą udostępniane na stronie internetowej projektu Magia Światła Łukasiewicza, stronie internetowej Administratora oraz profilu Administratora prowadzonym na portalach społecznościowych, w materiałach informacyjnych i promocyjnych. W celach promocyjnych mogą być również użyte przez Centrum Xxxxxxxxxxx na podstawie Ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. o Sieci Badawczej Xxxxxxxxxxx oraz przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w związku z finansowaniem projektu.
5. Państwa dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Dane mogą zostać przekazane na przykład podmiotom z grupy Google. Państwa dane osobowe mogą być ponadto przekazywane do Państw trzecich, takich jak Stany Zjednoczone oraz inne kraje, w których dostępny jest serwis Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn lub YouTube. Podmioty te zgodnie deklarują wykorzystanie typowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską i opieranie się na decyzjach Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych w odniesieniu do określonych krajów, do których dane mogą być przekazywane. Więcej informacji można uzyskać na w/w stronach internetowych tych portali społecznościowych.
8. Nie będą Państwo podlegać decyzjom podejmowanym w sposób zautomatyzowany (bez udziału człowieka). Państwa dane osobowe nie będą również wykorzystywane do profilowania.
9. Okres przetwarzania Państwa danych osobowych jest uzależniony od celu w jakim dane są przetwarzane:
przez okres, który jest niezbędny do ochrony naszych interesów jako administratora danych,
dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody,
w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego do czasu, aż zgłoszą Państwo sprzeciw względem ich przetwarzania we wskazanym celu lub gdy ustalimy, że dane uległy dezaktualizacji,
w odniesieniu do pozostałych celów opartych na naszym uzasadnionym interesie przez okres ważności tych celów albo do czasu, aż zgłoszą Państwo swój sprzeciw.
10. Współadministrowanie danymi osobowymi
Dostawcy serwisów:
Facebook Inc., 0 Xxxxxx Xxx, Xxxxx Xxxx, Xxxxxxxxxx 00000, XXX.
Instagram Inc., 0000 Xxxxxx Xxxx, Xxxxx Xxxx, XX, 00000, XXX.
Google Ireland Limited (Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx, X00 X0X0, Xxxxxx, Xxxxxxxx)
Twitter Inc., 0000 Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxx 000, Xxx Xxxxxxxxx, XX 000 00, XXX.
LinkedIn Ireland Unlimited Company, Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx Xxxxx, Xxxxxx 0, Xxxxxxxx
Centrum Xxxxxxxxxxx
Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego
oraz Xxxxxxxxxxx - ICSO” Blachownia”, są współadministratorami Państwa danych osobowych w zakresie przetwarzania w celach statystycznych oraz reklamowych.
Każdy w/w współadministrator, korzystając ze środków technicznych udostępnionych w ramach serwisu decyduje o celach i środkach przetwarzania danych, ale w różnym zakresie, dlatego właściciel fanpage’x Xxxxxxxxxxx – ICSO ”Blachownia”, ponosi odpowiedzialność, tylko w zakresie przetwarzanych przez siebie danych.
7. Odbiorcami Państwa danych mogą być podmioty trzecie, np. agencja marketingowa, studio graficzne, audyty, wsparcie IT, przy czym podmioty te przetwarzają dane jako podwykonawcy na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami;
8. Posiadają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
9. Posiadają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uznają Państwo, iż przetwarzanie danych osobowych Państwa dotyczących narusza przepisy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.
Państwa dane osobowe są przetwarzane na zasadzie dobrowolności ich podania, jednak konsekwencją niepodania danych będzie brak możliwości uczestniczenia w projekcie Magia Światła Xxxxxxxxxxxx.
PROJEKT DOFINANSOWANO ZE ŚRODKÓW BUDŻETU PAŃSTWA, PRZYZNANYCH PRZEZ MINISTRA EDUKACJI I NAUKI W RAMACH PROGRAMU SPOŁECZNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ NAUKI II