UMOWA CERTYFIKACYJNA

Umowa zawarta pomiędzy:

UMOWA CERTYFIKACYJNA

Program oceny zgodności PR-MD

J.S. Xxxxxxxx Poland Sp. z o.o. ul. Xxxxxxxxxxxxx 000, 00-000 Xxxxxx – Jednostka Certyfikująca ul. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxxxxxx Śl. (KRS: 0000778120, REGON: 002893048, NIP: 000-000-00-00, Kapitał zakładowy: 6.891.700,00 PLN)

zwaną w dalszej części umowy „Jednostką Notyfikowaną”, a:

Zleceniodawcą*

Zwanym w dalszej części umowy „Producentem”.

Osoba potwierdzająca ofertę oświadcza, że jest upoważniona do reprezentowania Zleceniodawcy/ Producenta lub posiada stosowne pełnomocnictwo do jego reprezentowania.

Na potrzeby niniejszej Umowy Producenta rozumie się jako osobę fizyczną lub prawną, która jest odpowiedzialna za projektowanie lub wytworzenie produktu i wprowadza go do obrotu pod własną nazwą lub znakiem towarowym (zgodnie z definicją zawartą w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1020). Jeżeli Producent występuje w swoim imieniu to jednocześnie jest Zleceniodawcą.

Za Zleceniodawcę rozumie się podmiot będący Producentem lub inny podmiot działający na rzecz Producenta na podstawie stosownego upoważnienia.

Niniejsza Umowa stanowi ogólne warunki współpracy pomiędzy Stronami, a złożenie zlecenia jest jednoznaczne z zawarciem niniejszej Umowy.

§ 1

Jednostka Notyfikowana przyjmuje do wykonania, na podstawie złożonego przez Zleceniodawcę zlecenia, zakres prac dotyczący przeprowadzenia procesu certyfikacji zgodnie z wymaganiami dyrektywy 2006/42/WE – na zgodność z wymaganiami zawartymi w dostarczonym druku „Informacje dotyczące wyrobów zgłaszanych do certyfikacji”. Xxxxx został wskazany w ww. druku, który stanowi podstawę do sporządzenia przez Jednostkę Notyfikowaną oferty.

§ 2

Praca wymieniona w §1 zostanie wykonana w następującym trybie:

1. W przypadku wykonywania badań w laboratorium Jednostki Notyfikowanej Zleceniodawca zobowiązany jest do odbioru badanego wyrobu w ciągu 3 miesięcy od daty ich zakończenia bez potrzeby odrębnego wezwania. Po upływie tego okresu Jednostka Notyfikowana zwolniona zostaje z odpowiedzialności za przypadkową utratę lub uszkodzenie przebadanego wyrobu, a w przypadku konieczności utylizacji przebadanego wyrobu, lub w związku z jego przechowywaniem, kosztami tych czynności obciążony zostanie Klient.

2. Producent oświadcza, że:

✓ znane mu są zasady działania systemu certyfikacji wyrobów oraz program oceny zgodności maszyn PR-MD. Przy czym zasady oraz program, o którym mowa w zdaniu poprzednim jest dostępny na stronie xxx.xxxxxxxx.xxx.xx (zakładka Do pobrania -> Badania techniczne i certyfikacja),

✓ spełni wszystkie wymagania związane z ubieganiem się o certyfikację w Jednostce Notyfikowanej,

✓ wniosek dotyczący tego samego wyrobu nie został złożony w innej Jednostce Notyfikowanej.

§ 3

1. Cena umowna za wykonanie pracy została określona w ofercie.

Do ceny zostanie doliczony podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.

2. Zleceniodawca zobowiązuje się do pokrycia kosztów oceny niezależnie od wyniku postępowania.

3. Dopuszcza się możliwość wystawienia faktur częściowych (za ocenę wyroby/badania wyrobu) na podstawie zakończonych prac w kwotach wskazanych w § 3. pkt.1

4. Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Notyfikowanej należność za wykonanie pracy w terminie wskazanym w zaakceptowanej ofercie.

W przypadku braku płatności przez Zleceniodawcę za wykonanie pracy, Jednostka Notyfikowana ma prawo zawiesić certyfikat aż do momentu uregulowania płatności.

5. Płatność będzie realizowana przez Zleceniodawcę przelewem bankowym na numer konta bankowego wskazany na fakturze. Za moment zapłaty, przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Producenta przez bank go obsługujący.

6. W przypadku wykonania przez Jednostkę Notyfikowaną jedynie części prac związanych z kosztami oceny i/lub badań z przyczyn leżących po stronie Zleceniodawcy tj. np. z powodu niedostarczenia kompletu materiałów, niedostarczenia całości dokumentacji, kompletnego wyrobu do badań które to przyczyny uniemożliwiają dokonanie procesu oceny i/lub badań wyrobu w całości, Zleceniodawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów prac wykonanych przez Jednostkę Notyfikowaną.

Po 30 dniach od chwili przekazania Zleceniodawcy informacji o konieczności uzupełnienie wyżej wymienionych braków, Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Notyfikowanej należność za wykonane prace w terminie płatności określonym w zaakceptowanej ofercie w sposób opisany w § 3 pkt. 6 podstawą wystawienia której będzie oświadczenie Jednostki Notyfikowanej o zakresie i wartości wykonanych prac.

§ 4

1. W przypadku pozytywnego wyniku postępowania certyfikacyjnego Jednostka Notyfikowana wyda odpowiedni certyfikat.

2. W przypadku negatywnego wyniku postępowania certyfikacyjnego Jednostka Notyfikowana przekaże Producentowi pisemną decyzję wraz z uzasadnieniem.

3. Posiadanie certyfikatu nie zwalnia Producenta od odpowiedzialności za wymaganą jakość wyrobu i nie powoduje przeniesienia tej odpowiedzialności na Jednostkę Notyfikowaną.

4. Udzielony przez Jednostkę Notyfikowaną i przekazany Producentowi certyfikat zachowuje ważność dla wyrobu wymienionego w dostarczonym druku „Informacje dotyczące wyrobów zgłaszanych do certyfikacji”.

§ 5

1. Producent zobowiązuje się do:

a) produkcji wyrobu zgodnie z dokumentacją, na podstawie której Jednostka Notyfikowana wydała certyfikat,

b) zagwarantowania, że wyrób będzie spełniał wymagania stanowiące podstawę wydania certyfikatu,

c) przechowywania egzemplarza certyfikatu, dokumentacji technicznej i wszystkich odpowiednich dokumentów przez 15 lat od daty wydania certyfikatu,

d) wnioskowania o okresowy przegląd ważności certyfikatu do Jednostki Notyfikowanej (co pięć lat),

e) zapewnienia, że wyrób objęty certyfikatem odpowiada aktualnemu stanowi wiedzy technicznej,

f) informowania Jednostki Notyfikowanej o zmianach wprowadzanych do zatwierdzonego typu,

g) wstrzymania wprowadzenia do obrotu certyfikowanych wyrobów, w których dokonano zmian do czasu uzyskania na piśmie akceptacji tych zmian przez Jednostkę Notyfikowaną.

2. Producent ma prawo do wykorzystywania otrzymanego certyfikatu wyrobu w wydawanych przez siebie dokumentach, informatorach, katalogach czy reklamach na następujących zasadach:

a) powoływanie się na certyfikat powinno dotyczyć jedynie wyrobu/ów, na który został wydany

– nie może ono sugerować, że dotyczy on innych oferowanych przez Producenta wyrobów,

b) certyfikat nie może być powoływany w sposób sugerujący, że Jednostka Notyfikowana przyjmie na siebie odpowiedzialność za jakość wyrobu.

3. Producent nie może przenosić prawa wykorzystywania certyfikatu na jakiekolwiek inne organizacje.

4. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu certyfikat utracił ważność lub nie zostanie odnowiony, Producent zobowiązuje się do natychmiastowego zaprzestania wprowadzania wyrobu do obrotu oraz powoływania się na certyfikat w dokumentach.

§ 6

1. Jednostka Notyfikowana zobowiązuje się do:

a) przechowywania egzemplarza certyfikatu, dokumentacji technicznej i wszystkich odpowiednich dokumentów przez 15 lat od daty wydania certyfikatu,

b) informowania Producenta o istotnych zmianach w wymogach prawnych lub zmianach stanu wiedzy technicznej, które mogą wpłynąć na ważność certyfikatu,

c) potwierdzenia ważności istniejącego certyfikatu albo wydanie nowego w przypadku zgłoszenia przez Producenta wprowadzenia zmian do zatwierdzonego typu,

d) odnowienia, na wniosek Producenta, certyfikatu na kolejne 5 lat po stwierdzeniu, że pozostaje on ważny, uwzględniając aktualny stan wiedzy technicznej.

2. W przypadku zmiany wymagań dotyczących certyfikacji wyrobu objętego niniejszą umową, Jednostka Notyfikowana, powiadomi Producenta listem poleconym, przekazując informację na ten temat z podaniem daty, od której zmienione wymagania będą obowiązywać, informując go o terminie ewentualnej konieczności ich spełnienia i warunków sprawdzenia wprowadzonych zmian.

3. W ciągu 20 dni, licząc od daty otrzymania ww. zawiadomienia, Producent poinformuje Jednostkę Notyfikowaną, listem poleconym o swojej gotowości do wprowadzenia zmian i jeśli w określonym terminie wszystkie dodatkowe wymagania zostaną przez Niego spełnione, wydany zostanie ewentualnie nowy certyfikat lub zostaną wprowadzone adnotacje do archiwizowanej przez Jednostkę Notyfikowaną dokumentacji wyrobu.

4. Jeżeli Producent zawiadomi Jednostkę Notyfikowaną, że nie jest gotowy do wprowadzenia zmian w określonym w pkt. 2 terminie, to certyfikat zostanie zawieszony po dacie konieczności spełnienia warunków wprowadzenia zmian. Jeżeli wynik dodatkowych sprawdzeń wyrobu okaże się niezadowalający to certyfikat zostanie zawieszony po ocenie wyrobu wg zmienionych wymagań.

5. Komisja Europejska, Państwa członkowskie lub inne jednostki notyfikowane mogą zwrócić się z wnioskiem do Jednostki Notyfikowanej o przekazanie egzemplarza udzielonego certyfikatu. W uzasadnionych przypadkach Jednostka Notyfikowana może przekazać egzemplarz dokumentacji technicznej oraz wyniki przeprowadzonych badań.

§ 7

Jednostka Notyfikowana z wyjątkiem informacji, których ujawnienia wymaga prawo, nie dopuszcza do ujawnienia stronie trzeciej żadnych informacji, uzyskanych podczas procesu certyfikacji wyrobu, bez pisemnej zgody Producenta. Jeżeli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Jednostka Notyfikowana powiadomi Producenta o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. Jednostka Notyfikowana ma prawo podać do publicznej wiadomości informacje o udzieleniu, utrzymywaniu, rozszerzeniu, cofnięciu, unieważnieniu certyfikatu wymienionego w § 1.

§ 8

Producent ma prawo składania odwołań od decyzji Jednostki Notyfikowanej oraz skarg w okresie ważności certyfikatu. Odwołania lub skargi powinny być adresowane do Dyrektora Branży, przesłane listem poleconym i zawierać opis przedmiotu oraz uzasadnienie odwołania/skargi. Jednostka Notyfikowana powiadomi Producenta pismem poleconym o wyniku przeprowadzonego postępowania odwoławczego.

§ 9

1. Zleceniodawca ponosi opłaty roczne związane z posługiwaniem się certyfikatem.

2. Opłata roczna jest przeznaczona na działalność Jednostki Notyfikowanej związaną z jej funkcjonowaniem, a w szczególności:

a) uczestniczeniem w pracach organizacji normalizacyjnych;

b) utrzymywaniem kompetencji personelu (szkolenia, monitorowanie);

c) informowaniem certyfikowanych organizacji o wszelkich zmianach w normach i przepisach;

d) działalnością promocyjną.

3. Wysokość opłaty rocznej wnoszonej przez Zleceniodawcę wynosi 300,00 zł. netto rocznie. Datą rozpoczęcia pierwszego roku rozliczeniowego będzie data, od której biegnie ważność certyfikatu.

Do kwoty zostanie doliczony podatek VAT w wysokości wynikającej z przepisów obowiązujących w dniu wystawienia faktury.

4. Zleceniodawca zobowiązany jest zapłacić Jednostce Certyfikującej opłatę roczną – należność za udział w krajowym systemie oceny zgodności, w terminie wskazanym w zaakceptowanej ofercie.

5. Płatność będzie realizowana przez Zleceniodawcę przelewem bankowym na numer konta bankowego wskazany na fakturze. Za moment zapłaty, przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zleceniodawcy przez bank go obsługujący.

§ 10

W okresie ważności wydanego certyfikatu Jednostka Notyfikowana może dokonać jego zawieszenia lub cofnięcia.

1. Zawieszenie certyfikatu może nastąpić w przypadku:

a) stwierdzenia, że wyrób nie spełnia wymagań dokumentów normatywnych, będących podstawą oceny certyfikacyjnej,

b) niewywiązywania się Producenta z zobowiązań, określonych w niniejszej umowie,

c) zgłoszenia przez Producenta czasowej rezygnacji z certyfikatu,

d) niewywiązywania się Zleceniodawcy ze zobowiązań finansowych, tj. nieopłacenie faktur za:

- przeprowadzony proces oceny zgodności,

- opłata za posługiwanie się certyfikatem w danym roku kalendarzowym.

2. Zawieszając certyfikat Jednostka Notyfikowana określa termin i warunki, po spełnieniu których Certyfikat zostanie przywrócony. Okres ten nie może przekroczyć 6 – ciu miesięcy.

3. Cofnięcie Producentowi certyfikatu może nastąpić w przypadku:

a) niespełnienia warunków, o których mowa w pkt. 2

b) celowego, rażącego nadużycia certyfikatu,

c) zgłoszenia rezygnacji z certyfikatu.

4. Zawieszenie certyfikatu powoduje zawieszenie niniejszej umowy do czasu przywrócenia ważności certyfikatu, a cofnięcie certyfikatu rozwiązanie niniejszej umowy.

§ 11

W zakresie ustaleń zamieszczonych w od § 6 do § 10

− umowa obowiązuje przez okres produkcji wyrobu z wyjątkiem postanowień § 10, ust. 4.

− umowa może być rozwiązana w każdym czasie w drodze porozumienia Stron oraz może być wypowiedziana przez każdą ze Stron z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia,

− w przypadku wywiązania się Producenta z postanowień niniejszej umowy Jednostka Notyfikowana nie ma prawa do jej wypowiedzenia.

§ 12

Niniejsza umowa wchodzi w życie z dniem złożenia zlecenia i obowiązuje do chwili ważności certyfikatu.

§ 13

Wszelkie zmiany treści niniejszej umowy wymagają zgody Stron oraz formy pisemnej pod rygorem nieważności.

§ 14

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie:

− Ustawa z dnia 13 kwietnia 2016 r. o systemach oceny zgodności i nadzoru rynku (Dz. U. z 2016, poz. 542),

− Kodeks Cywilny.