O P I S P R Z E D M I O T U Z A M Ó W I E N I A
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr ZO/9/DA/2024
O P I S P R Z E D M I O T U Z A M Ó W I E N I A
1. Wymagania w zakresie realizacji zamówienia:
1.1. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie dla Żydowskiego Instytutu Historycznego im. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx oprogramowania wraz z licencjami oraz subskrypcji oprogramowania - dalej łącznie nazywanych Produktami. Oferowane Produkty mają być produktami standardowymi – powszechnie dostępnymi na rynku (typu Commercial off-the-shelf - COTS). Zamawiający wymaga dostawy Produktów przeznaczonych dla jednostek edukacyjnych.
1.2. Specyfikacja ilościowa przedmiotu zamówienia:
LP | Typ produktu | Liczba produktów | Okres licencjonowania | Licencja |
1 | Microsoft 365 A3 for faculty z Software Assurance - (AAA-73019) | 100 | Na okres 12 miesięcy | W ramach subskrypcja w modelu CSP |
1.3. Wymagania ogólne dotyczące realizacji zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie Produktów spełniających następujące wymagania
1.3.1.Oferowane Produkty muszą zapewniać prawo do instalacji najnowszej dostępnej wersji oprogramowania od dnia dostarczenia określonego w umowie.
1.3.2.Oprogramowanie musi pozwalać na swobodne przenoszenie pomiędzy stacjami roboczymi lub serwerami.
1.3.3.Wykonawca zapewni dostęp do spersonalizowanej strony Producenta ze zdefiniowanym Kontem Zakupowym dla Zamawiającego pozwalającym upoważnionym osobom ze strony Zamawiającego na:
a) Pobieranie zakupionego oprogramowania.
b) Pobieranie kluczy aktywacyjnych do zakupionego oprogramowania, jeżeli takie Producent dostarcza.
c) Sprawdzanie liczby zakupionych licencji w wykazie zakupionych produktów. 1.3.4.Dostarczone Oprogramowanie musi być objęte przez okres obowiązywania licencji gwarancją
świadczoną przez producenta, na warunkach zawartych w licencji.
Zamawiający:
Żydowski Instytut Historyczny im. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx
ul. Xxxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr ZO/9/DA/2024
(Miejsce i data) r.
FORMULARZ OFERTOWY
Nazwa Wykonawcy: Adres Wykonawcy: Nr telefonu: Adres e-mail: Osoba do kontaktu:
Oferujemy wykonanie zamówienia pn.: Zakup i dostarczenie dla Żydowskiego Instytutu Historycznego oprogramowania Microsoft wraz z licencjami oraz subskrypcji oprogramowania., zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i na warunkach zawartych w zapytaniu ofertowym za cenę:
Typ licencji | Ilość | Wartość netto | Podatek VAT | Cena | |
Stawka | Kwota | ||||
Microsoft 365 A3 for faculty z Software Assurance - (AAA- 73019) na okres do 12 miesięcy | 100 | ||||
SUMA | |||||
Podana kwota obejmuje wszystkie koszty wykonania zamówienia.
1. Oświadczam, że jesteśmy związani ofertą przez okres 30 dni od daty złożenia oferty.
2. Zobowiązujemy się do zrealizowania zamówienia zgodnie z treścią Zapytania ofertowego, w tym Istotnych Postanowień Umowy (załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego) oraz złożonej oferty.
3. Oświadczam, co następuje:
☐ Nie podlegam wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
Data i podpis czytelny Wykonawcy
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego nr ZO/9/DA/2024
I N F O R M A C J A O P R Z E T W A R Z A N I U D A N Y C H O S O B O W Y C H
1. Administratorem Pana danych osobowych jest Żydowski Instytut Historyczny im. Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx z siedzibą w Warszawie (00-090) przy ul. Tłomackie 3/5 – dalej ŻIH.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w ŻIH-u możliwy jest elektronicznie pod adresem xxxx@xxx.xx lub listownie pod adresem korespondencyjnym ŻIH-u.
3. Wykorzystujemy dane osobowe:
a) aby nawiązać i ukształtować treści umów zawieranych przez ŻIH, dokonywać w nich zmian i móc je rozwiązać;
b) aby zapewnić wykonanie praw i obowiązków wynikających z zawartych umów w tym do rozwiązywania sporów, zbierania opłat i rozwiązywania problemów;
c) aby spełnić obowiązki nałożone na ŻIH przez prawo, takich jak obowiązki podatkowe, ubezpieczeniowe, statystyczne;
d) aby móc realizować statutowe cele ŻIH-u a zwłaszcza zadania edukacyjne, kulturalne i naukowe;
e) aby móc udostępniać nasze zbiory a także ochronić powierzone nam dobra kultury;
f) aby móc dostarczać informacje o naszych działaniach, organizowanych wydarzeniach oferowanych produktach;
g) aby zapewnić, że treści na naszych stornach www są prezentowane w optymalny sposób;
4. Dane osobowe są przechowywane do chwili gdy zrealizujemy cel w jakim zostały zebrane, upłynie okres przechowywania dokumentów nałożony przepisami prawa, zostanie cofnięta zgoda na przetwarzanie danych, złożony wniosek o wstrzymanie przetwarzania, przeniesienie danych lub usunięcie danych. Zastrzegamy sobie prawo do przechowywania części zgromadzonych danych w postaci adresu e-mail lub numeru telefonu, po zakończeniu ich przetwarzania, w celu uniemożliwienia dalszego przetwarzania danych.
5. Przetwarzamy dane na podstawie:
a) zgody wyrażonej przez osobę, której dane dotyczą;
b) konieczności wykonania zawartych umów;
c) wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa;
d) zapewnienia ochrony żywotnych interesów osoby, której dotyczą dane
6. Nie sprzedajemy danych osobowych w celach komercyjnych. Możemy natomiast przekazywać dane innym instytucjom i firmom w celu wykonania umów, przepisów prawa lub zadań statutowych. W szczególności dotyczy to: przewoźników, firm kurierskich, pocztowych, logistycznych, usług mailingowych (newslettery itp.), obsługi finansowo-kadrowej, obsługi i utrzymania systemów IT i baz danych. Wszystkie podmioty, którym przekazujemy dane spełniają wymogi bezpieczeństwa ochrony danych osobowych, co są zobowiązane potwierdzić na żądanie Administratora.
7. Każda osoba, której dotyczą dane, ma prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania swoich danych, usunięcia swoich danych, ograniczenia przetwarzania swoich danych, sprzeciwu wobec przetwarzania danych, przeniesienia swoich danych, wycofania zgody na przetwarzanie danych o ile nie uniemożliwi to wykonania zadań do których zobowiązują nas przepisy prawa.
Aby skorzystać z przysługujących praw, osoba, której dotyczą dane powinna skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w ŻIH.
Każda osoba, której dotyczą dane, ma także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych.
Data i podpis Wykonawcy
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego nr ZO/9/DA/2024
I S TOT N E P O S TAN O WI EN I A U M OW Y
§1
Przedmiot umowy
Przedmiotem Umowy jest Zakup i dostarczenie dla Żydowskiego Instytutu Historycznego oprogramowania Microsoft wraz z licencjami oraz subskrypcji oprogramowania (dalej: „Produkty”), . zgodnie z zapytaniem ofertowym, udostępnionym Wykonawcy w toku postępowania (dalej: „ZO”) oraz zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą, która stanowi załącznik nr do Umowy
§ 2.
Termin i warunki realizacji przedmiotu Umowy
1. Wykonawca wykona Umowę w terminach określonych w załączniku nr 1 do ZO.
2. Terminy, o których mowa w ust. 1 powyżej uważa się za zachowane, jeżeli przed ich upływem Strony podpiszą protokół zdawczo-odbiorczy potwierdzający wykonanie zamówienia lub jeżeli data odbioru wynikająca z tego protokołu przypadać będzie najpóźniej w ostatnim dniu tego terminu.
3. Wykonawca dostarczy Produkty za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: lub
w formie fizycznej.
4. Wykonawca dostarczy Produkty wraz z kluczami licencyjnymi, jeśli są wymagane do pełnego korzystania z danego oprogramowania, wraz z niezbędną dokumentacją.
5. Wykonawca potwierdza, iż jest uprawniony do pośrednictwa w umowach związanych z udzieleniem licencji, o których mowa w § 1 Umowy oraz pobierania bezpośrednio od podmiotów korzystających z oprogramowania opłat z tytułu udzielenia licencji.
6. Wykonawca oświadcza, że dostarczone Produkty nie będą naruszały jakichkolwiek praw osób trzecich, w
szczególności majątkowych praw autorskich. Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za wszelkie wady prawne licencji, a w szczególności będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie roszczenia osób trzecich związane z ich wykorzystaniem przez Zamawiającego. W przypadku skierowania roszczeń przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązuje się do ich całkowitego zaspokojenia oraz zwolnienia Zamawiającego od odpowiedzialności i obowiązku świadczeń z tego tytułu.
7. Wykonawca udziela Zamawiającemu licencji będących przedmiotem niniejszej umowy, opisanych w
załączniku nr 1 do ZO, zapewniających Zamawiającemu prawo do korzystania z oprogramowania objętego licencjami na następujących polach eksploatacji:
1) korzystanie z oprogramowania w ramach wszystkich funkcjonalności w dowolny sposób zgodnie z liczbą udzielonych licencji, w tym konieczne zwielokrotnianie oprogramowania;
2) instalacja na komputerze (komputerach) innych niż te, na których pierwotnie zainstalowano licencje oprogramowania, pod warunkiem wcześniejszej deinstalacji ich z tego komputera (komputerów);
8. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 3 Umowy, Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu, przez
okres obowiązywania każdej z licencji, możliwość instalowania poprawek oraz aktualizacji oprogramowania udostępnionych przez producentów tego oprogramowania.
9. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 3 Umowy, Zamawiający ma prawo do korzystania ze
zaktualizowanego oprogramowania, jak również z oprogramowania po zainstalowaniu poprawek, na warunkach i polach eksploatacji wskazanych w ust. 7 powyżej.
§ 3.
Wynagrodzenie i zasady płatności
1. Z tytułu realizacji Umowy Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie całkowite w wysokości
PLN (słownie: ) brutto.
2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 powyżej jest wynagrodzeniem całkowitym i obejmuje wszystkie koszty jakie powstaną w związku z realizacją Umowy, w tym udzielone gwarancje.
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 powyżej będzie płatne przelewem na rachunek bankowy
Wykonawcy wskazany na fakturze VAT w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
4. Podstawą wystawienia faktury VAT, o której mowa w ust. 3 powyżej jest protokół zdawczo-odbiorczy,
podpisany przez Xxxxxx bez zastrzeżeń.
§ 4.
Odstąpienie od Umowy
1. W przypadku zwłoki w wykonaniu zamówienia wynoszącej ponad 3 dni w stosunku do któregokolwiek z terminów określonych w § 2 ust. 1 Umowy, Zamawiający może odstąpić od Umowy w całości lub w części, bez wyznaczania dodatkowego terminu, w terminie 14 dni od dnia powzięcia informacji o zaistnieniu podstawy odstąpienia, w takim wypadku kary umowne, o których mowa w § 5 ust. 1 lit. a) Umowy nie będą naliczane, zaś zastosowanie znajdzie postanowienie § 5 ust. 1 lit. b) Umowy.
2. Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy w części dotyczącej realizacji obowiązków gwarancyjnych, których mowa w § 6 Umowy, bez wyznaczania terminu dodatkowego, w razie ich nierealizowania lub nienależytego realizowania przez Wykonawcę. Prawo odstąpienia przysługuje Zamawiającemu w terminie 30 dni od dnia zaistnienia podstawy odstąpienia.
3. Odstąpienie od Umowy następuje w formie dokumentowej i wymaga uzasadnienia.
§ 5.
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci na rzecz Zamawiającego następujące kary umowne:
a) w przypadku zwłoki w wykonaniu Umowy zgodnie z terminami, o których mowa w § 2 ust. 1 Umowy lub § 6 ust. 2 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia całkowitego brutto, określonego w § 3 ust. 1 Umowy, za każdy przypadek i dzień zwłoki.
b) w przypadku odstąpienia od Umowy, w części z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 30% wynagrodzenia całkowitego brutto, określonego w § 3 ust. 1 Umowy.
2. Dla uniknięcia wątpliwości Strony ustalają, że zwłoka, o której mowa w ust. 1 lit. a) powyżej ma również miejsce w sytuacji, kiedy Wykonawca w terminach określonych w § 2 ust. 1 Umowy nie dostarczył wszystkich elementów Zamówienia lub dostarczone elementy Zamówienia (wszystkie bądź niektóre) nie spełniały wymagań określonych w Opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr do Umowy lub ofercie Wykonawcy stanowiącej załącznik nr do Umowy.
3. Kary umowne będą płatne w terminie 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania wezwania do zapłaty, z zastrzeżeniem ust. 4 poniżej.
4. Dopuszcza się potrącenie kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża
nieodwoływalną i bezwarunkową zgodę.
5. Zamawiający może dochodzić ponad określone kary umowne dodatkowych roszczeń na zasadach ogólnych.
6. Wysokość naliczonych kar umownych nie przekroczy 100% całkowitego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 3 ust. 1.
§ 6.
Warunki gwarancji
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na okresy odpowiadające okresom, na które udzielono licencji na poszczególne Produkty, na prawidłowe i wolne od wad działanie Produktów zgodnie z warunkami udzielonych licencji, w tym prawidłowe działanie kluczy instalacyjnych, możliwość pełnego korzystania z wszystkich funkcji dostarczonego oprogramowania wynikającymi z załącznika nr do Umowy, w tym jego poprawek i aktualizacji. Okresy gwarancji będą liczone od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego (dalej: „Gwarancje”).
2. W przypadku stwierdzenia po uruchomieniu oprogramowania jego wadliwego działania lub dostarczenia
przez Wykonawcę błędnych kluczy instalacyjnych uniemożliwiających korzystanie z oprogramowania, Wykonawca własnymi środkami i na własny koszt dostarczy prawidłowe klucze licencyjne do Zamawiającego, w terminie 2 dni roboczych, od dnia zgłoszenia przez Zamawiającego ww. niesprawności na adres e-mail: .
§ 7.
Siła wyższa
1. Żadna ze Stron nie będzie odpowiedzialna za niedotrzymanie zobowiązań umownych, jeżeli takie niedotrzymanie będzie skutkiem działania siły wyższej.
2. Siła wyższa oznacza zdarzenie zewnętrzne, nagłe, nieprzewidywalne i niezależne od woli Stron, uniemożliwiające wykonanie umowy w całości lub w części, na stałe lub na pewien czas, któremu nie można zapobiec, ani przeciwdziałać przy zachowaniu należytej staranności Stron. Przejawami siły wyższej są:
a. klęski żywiołowe, w tym pożar, powódź, susza, trzęsienie ziemi, huragan,
b. działania wojenne, akty sabotażu, akty terrorystyczne.
3. Obowiązkiem każdej ze Stron jest pisemne, bezzwłoczne, najpóźniej w ciągu 24 godzin, zawiadomienie drugiej Strony o przypadku siły wyższej. Brak takiego zawiadomienia oznaczać będzie, że siła wyższa nie istniała ze wszystkimi konsekwencjami dla Strony, która nie dokona zawiadomienia.
4. Po stwierdzeniu zaistnienia przypadku siły wyższej Wykonawca i Zamawiający podejmą wspólnie wszystkie kroki
w rozsądnych granicach w celu zapobieżenia lub zmniejszenia skutków oddziaływania siły wyższej na przedmiot umowy.
5. Skutek siły wyższej będzie służył do zwolnienia znajdującej się pod jej działaniem Strony z zobowiązań dotkniętych działaniem danego przypadku siły wyższej na podstawie Umowy, aż do usunięcia oddziaływania siły wyższej.
6. Jeżeli Xxxxxx w dobrej wierze nie uzgodnią zaistnienia zdarzenia siły wyższej, ciężar dowodu zaistnienia zdarzenia siły wyższej spoczywa na Stronie powołującej się na jej zaistnienie.
7. Zawieszenie wykonania obowiązków nie będzie wykraczać poza zakres oddziaływania siły wyższej, ani nie będzie trwało dłużej niż oddziaływanie siły wyższej.
§ 8.
Ochrona danych osobowych
Zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 26 kwietnia 2016 (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119, dalej RODO), Zamawiający informuje że:
1. administratorem danych osobowych Wykonawcy jest Żydowski Instytut Historyczny z siedzibą w Warszawie (00-090) przy ul. Tłomackie 3/5,
2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Zamawiającego możliwy jest pod adresem email: xxxx@xxx.xx
3. dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą w celu zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego administratora, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz administratora, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej).
5. Wykonawca posiada prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, w przypadkach określonych w przepisach RODO.
6. dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą przez cały okres realizacji umowy i jej rozliczenia, a po zakończeniu realizacji umowy przechowywane będą w celu obowiązkowej archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej przez czas określony w odrębnych przepisach.
7. Wykonawca ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. podanie danych osobowych przez Wykonawcę jest wymogiem umownym, w przypadku odmowy podania danych może nie dojść do zawarcia umowy.
9.
§ 9.
Przetwarzanie danych osobowych w toku realizacji umowy
1. Zamawiający jako Administrator na mocy Umowy udostępni wykonawcy dane osobowe niezbędne do realizacji przedmiotu umowy w zakresie nie wymagającym ich powierzenia do przetwarzania.
2. W przypadku konieczności przekazania Wykonawcy przez Zamawiającego wymagających powierzenia danych osobowych potrzebnych do realizacji Umowy, Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia z Zamawiającym umowy o przetwarzaniu danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy, w treści przekazanej przez Zamawiającego. W przypadku uchylania się od podpisania Umowy lub odmowy jej podpisania, Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym.
3. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych przez Zamawiającego danych osobowych zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego o ochronie danych osobowych, w szczególności z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 26 kwietnia 2016 r w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1).
§ 10.
Cesja
Zamawiający nie wyraża zgody na przeniesie jakichkolwiek praw i obowiązków wynikających z Umowy na osoby trzecie, bez wyraźnej uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.
§ 11.
Odpowiedzialność
Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe w związku z realizacją Umowy które zostały wyrządzone przez Wykonawcy, jego podwykonawców lub inne osoby, które działają na jego zlecenie lub w jego imieniu, przy czym dotyczy to zarówno szkód wyrządzonych Zamawiającemu, jak i osobom trzecim.
§ 12.
Postanowienia końcowe
1. Strony wyznaczają przedstawicieli upoważnionych do współpracy w realizacji zamówienia, w tym do czynności odbioru, w osobach:
1) ze strony Zamawiającego: , tel. , e-mail: .
2) ze strony Wykonawcy: , tel. , e-mail: .
1. Każda ze Stron Umowy oświadcza, iż jest prawidłowo umocowana do jej zawarcia.
2. Wykonawca oświadcza, iż dane wskazane w dokumentach rejestrowych Wykonawcy są w chwili podpisywania Umowy aktualne i zgodne ze stanem prawnym i faktycznym. W przypadku zmiany danych rejestrowych, mających znaczenie dla zawartej Umowy, Wykonawca zobowiązuje się powiadomić o nich Zamawiającego, pod rygorem skutków prawnych dla Wykonawcy wynikających z faktu niepowiadomienia.
3. Tytuły poszczególnych paragrafów mają wyłącznie charakter informacyjny i nie mogą stanowić podstawy do wykładni postanowień umowy.
4. W przypadku rozbieżności lub sprzeczności pomiędzy treścią Umowy, a treścią załączników do Umowy, pierwszeństwo ma treść Umowy. W przypadku rozbieżności lub sprzeczności pomiędzy treścią poszczególnych załączników, pierwszeństwo mają załączniki.
5. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami Umowy mają zastosowanie przepisy Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2016 r. poz. 380 z późn. zm.), RODO.
6. Spory mogące wyniknąć na tle stosowania Umowy Strony będą się starały rozstrzygać polubownie, zaś w przypadku nieosiągnięcia porozumienia sprawę poddadzą pod rozstrzygnięcie sądowi właściwemu dla siedziby Zamawiającego.
7. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA