OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
10/POIR/2019 Załącznik nr 2
OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest obsługa prawna Fundacji na rzecz Nauki Polskiej
w zakresie obowiązków Instytucji Wdrażającej w systemie wdrażania funduszy strukturalnych oraz projektów finansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, ze szczególnym uwzględnieniem problematyki, w:Części I – Ogólna obsługa FNP, w szczególności:
pomocy prawnej w związku z realizacją obowiązków Fundacji na rzecz Nauki Polskiej w systemie wdrażania funduszy europejskich w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój na lata 2014-2020 lub jego następcy,
zasad kwalifikowalności wydatków ponoszonych z funduszy europejskich,
obowiązków beneficjenta projektu grantowego,
prawidłowości realizacji projektu przez beneficjenta i grantobiorcę,
prawa cywilnego i prawa spółek,
prawa dotyczącego zasad finansowania nauki,
prawa dotyczącego szkolnictwa wyższego i nauki w Polsce,
prawa określającego funkcjonowanie Polskiej Akademii Nauk i innych podmiotów prowadzących badania naukowe,
prawa o fundacjach i stowarzyszeniach,
ochrony danych osobowych;
Części 2 - Obsługa prawna FNP – Zamówienia publiczne, w szczególności:
polityki konkurencji i zamówień publicznych w regulacjach krajowych i UE,
stosowaniu prawa zamówień publicznych i zasady konkurencyjności w specyfice projektów B+R;
Części 3 - Część III – Obsługa prawna FNP – Podatki, w szczególności:
podatku od towarów i usług,
podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych,
przepisów podatkowych związanych z prowadzeniem działalności innowacyjnej.
Przez obsługę prawną rozumie się świadczenie pomocy prawnej i doradztwa prawnego polegającego w szczególności na, w:
Części I – ogólna obsługa FNP:
opracowywaniu wzorów umów, aneksów do umów i innych dokumentów związanych z projektami oraz zatwierdzaniu tych dokumentów pod względem formalno-prawnym (w tym parafowanie przyjętych dokumentów),
weryfikacji dokumentacji konkursowej lub innych dokumentów programowych i ogłoszeń,
doradztwie w sprawach związanych z realizacją projektów, poprzez udzielanie konsultacji i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa, opiniowaniu projektów pism, w szczególności korespondencji z Instytucją Pośredniczącą oraz organami kontrolującymi,
ekspertyzach prawnych,
reprezentacji prawnej (występowanie przed sądami, trybunałami lub innymi organami orzekającymi i organami administracji publicznej w sprawach cywilnych
i administracyjnych),współudziale w rozpatrywaniu roszczeń i skarg,
świadczeniu dyżurów w siedzibie Fundacji,,
obsługi prawnej posiedzeń Zarządu Fundacji.
Części II - Obsługa prawna FNP – Zamówienia publiczne:
opiniowanie dokumentów związanych z tematyką zamówień publicznych w zapytaniach prowadzonych przez FNP,
opiniowanie dokumentów związanych z tematyką zamówień publicznych prowadzonych przez beneficjentów i grantobiorców FNP,
przygotowywanie ekspertyz, stanowisk i opinii związanych ze stosowaniem lub zmianami prawa zamówień publicznych i wytycznych Instytucji Zarządzającej programem operacyjnym,
udział w spotkaniach roboczych/warsztatach z udziałem pracowników Zamawiającego lub beneficjentów/grantobiorców w zakresie tematyki zamówień publicznych w wymiarze 2 godzin co kwartał w grupie ok. 15 osób,
świadczenie dyżurów w siedzibie Fundacji.
Część III – Obsługa prawna FNP – Podatki:
opracowywanie przepisów umów, aneksów do umów i innych dokumentów związanych z projektami oraz formalno-prawnym zatwierdzaniu tych dokumentów, w zakresie przepisów podatkowych,
opiniowanie dokumentacji związanej z konkursami lub programami Zamawiającego pod względem przepisów podatkowych,
przygotowywanie ekspertyz, stanowisk i opinii związanych ze stosowaniem lub zmianami prawa podatkowego w zakresie komercjalizacji badań naukowych oraz w świetle rozporządzeń unijnych związanych z finasowaniem projektów ze źródeł europejskich,
udział w spotkaniach roboczych/warsztatach z udziałem pracowników Zamawiającego lub beneficjentów/grantobiorców w zakresie tematyki związanej z podatkami w wymiarze 2 godzin co kwartał w grupie ok. 15 osób,
świadczenie dyżurów w siedzibie Fundacji.
Zamawiający nie określa ani maksymalnej, ani minimalnej ilości spraw, które zostaną powierzone Wykonawcy w okresie realizacji zamówienia. Wykonawca winien wziąć pod uwagę to, że ilość spraw powierzonych mu w poszczególnych miesiącach może być różna.
Zamawiający informuje, że na podstawie danych historycznych dotyczących dotychczasowo realizowanej umowy (Część I) i przewidywań Zamawiającego (Część II i III), obciążenie związane z wykonywaniem zamówienia będzie wynosić w:
Części I – ogólna obsługa FNP:
minimalnie ok. 100 godz. w tym ok. 40 godzin dyżuru miesięcznie,
maksymalnie ok. 160 godz. miesięcznie;
Części II - Obsługa prawna FNP – Zamówienia publiczne:
minimalnie ok. 40 godz. w tym ok. 8 godzin dyżuru miesięcznie,
maksymalnie ok. 70 godz. miesięcznie;
Części III – Obsługa prawna FNP – Podatki:
minimalnie ok. 40 godz. w tym ok. 8 godzin dyżuru miesięcznie,
maksymalnie ok. 70 godz. miesięcznie;
Wskazane w ust. 4 liczby godzin są orientacyjne i służą przede wszystkim umożliwieniu Wykonawcy właściwego obliczenia ceny oferty i umożliwieniu Zamawiającemu właściwej oceny ofert w kryterium Cena brutto. Zamawiający informuje, że obciążenie Wykonawcy pracą będzie uzależnione od bieżących potrzeb Zamawiającego. Zamawiający przewiduje, że liczba godzin pracy w miesiącu będzie wartością pomiędzy wartością minimalną, a maksymalną wskazanymi w ust. 4, ale również może się od nich nieznacznie różnić.
Wykonawca kalkulując cenę oferty powinien mieć na względzie fakt, że wynagrodzenie za pierwsze 100 roboczogodzin pracy w miesiącu, w tym godziny dyżuru będą Wykonawcy wypłacone według innej stawki, a za następne godziny pracy w miesiącu, według innej stawki – zgodnie ze stawkami zaproponowanymi przez Wykonawcę w ofercie.
Przewidywany termin realizacji zamówienia: Zamówienie będzie realizowane przez okres 24 miesięcy od dnia wskazanego w umowie jako dzień rozpoczęcia realizacji umowy. Zamawiający informuje, że rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi najwcześniej po przeprowadzeniu procedury wyboru oferty najkorzystniejszej oraz po upływie terminu wypowiedzenia umowy na obsługę prawną Fundacji, która wiąże Zamawiającego (okres wypowiedzenia 60 dni) lub wygaśnięciu tej umowy (31.12.2019r.). Zamawiający informuje, że planuje, że umowa zostanie zawarta we wrześniu lub październiku br. i zacznie obowiązywać od grudnia br. lub stycznia 2020r.
Wykonawca, jeżeli nic innego nie wynika z postanowień OPZ i umowy, będzie realizował zamówienie na podstawie poszczególnych zleceń Zamawiającego, zwanych w dalszej części Umowy „zleceniami”, każdorazowo przekazywanymi Wykonawcy w formie pisemnej lub elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany przez Wykonawcę.
Osobami, które mogą w imieniu Zamawiającego przekazywać Wykonawcy zlecenia są Prezes i Wiceprezesi Zarządu, dyrektorzy i kierownicy komórek organizacyjnych Fundacji i ich zastępcy oraz osoby zajmujące samodzielne stanowiska.
Czas na wykonanie pojedynczego zlecenia powinien być nie dłuższy niż 2 dni robocze.
W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych, czas na wykonanie zlecenia nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych - w takim wypadku Wykonawca ma obowiązek uzasadnić, dlaczego sprawa jest szczególnie skomplikowana.W przypadku, kiedy wykonanie zlecenia będzie wiązało się z koniecznością zasięgnięcia informacji, uzyskania dokumentów lub zaświadczeń od podmiotów zewnętrznych (np. organy administracji publicznej) Strony wspólnie uzgodnią termin realizacji zlecenia uwzględniający czas oczekiwania na ww. informacje, dokumenty i zaświadczenia.
Powyższe terminy rozpoczynają bieg w momencie przekazania przez Zamawiającego informacji i dokumentacji dotyczących danego zlecenia niezbędnych do wykonania zlecenia.
W zakresie części I Wykonawca zapewni świadczenie dyżurów w siedzibie Zamawiającego przez osobę wskazaną w umowie – prawnik wiodący, w wymiarze 10 godzin tygodniowo, po 2 godziny dziennie w godzinach pomiędzy 8-14 w dni robocze, na podstawie ustalonego z Zamawiającym grafika. W uzasadnionych okolicznościach wynikających z potrzeb Zamawiającego, Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić wymiar lub godziny dyżurów.
W zakresie części II i części III Wykonawca zapewni świadczenie dyżurów w siedzibie Zamawiającego przez osoby wskazane w umowie, w wymiarze 2 godzin dziennie raz w tygodniu (w każdej części), na podstawie grafika w uzgodnionym z Zamawiającym dniu roboczym, w godzinach 8-14. W uzasadnionych okolicznościach wynikających z potrzeb Zamawiającego, Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą może zmienić wymiar dyżurów lub godziny w jakich dyżury są świadczone.
Wykonawca na prośbę Zamawiającego będzie uczestniczył w spotkaniach wewnętrznych
i zewnętrznych Zamawiającego.W zakres zamówienia wchodzi wykonywanie zastępstwa procesowego na etapie postępowań przed sądami administracyjnymi albo innych postepowań sądowych oraz nadzorowanie tych postępowań i będzie następować stosowanie do zapotrzebowania i będzie obejmować wykonanie wszelkich czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowej realizacji zadań realizowanych przez Zamawiającego, w terminach ustalonych przez Strony bądź wynikających z przepisów prawa. Zamawiający ma prawo do brania udziału w wykonywaniu czynności wskazanych w niniejszym ustępie. Jednocześnie Zamawiający zobowiązuje się przekazywać Wykonawcy wszelkie dokumenty dotyczące postępowań przed sądami administracyjnymi albo innymi postępowaniami sądowymi bez zbędnej zwłoki.
Zamawiający, w związku z wykonywanym przez Wykonawcę zastępstwem prawnym, zobowiązuje się do:
przekazywania w formie papierowej lub drogą elektroniczną, kopii pełnej dokumentacji dotyczącej sprawy w celu prowadzenia sprawy przed sądem na adres wskazany przez Wykonawcę w umowie,
udzielenia Wykonawcy pełnomocnictwa do prowadzenia przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi zleconych mu spraw,
pokrycia w całości ewentualnych opłat związanych z prowadzonymi przed sądami powszechnymi lub administracyjnymi sprawami, o których mowa w pkt 2.
Za wykonanie zlecenia w zakresie sporządzenia pisemnego projektu regulacji wewnętrznej lub zewnętrznej Zamawiającego, umowy w tym jej zmian, pisma, stanowiska Zamawiającego lub opinii dla Zamawiającego, uważa się doręczenie Zamawiającemu dokumentu, po zaakceptowaniu jego treści przez Xxxxxxxxxxxxx, podpisanego przez Wykonawcę, na adres każdorazowo wskazany w zleceniu lub przesłanie go w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej wskazany każdorazowo w zleceniu. Wersje dokumentów w formie pisemnej oraz elektronicznej nie będą się różnić.
Na wniosek Zamawiającego dokumenty doręczone Zamawiającemu w wersji elektronicznej, na zasadach opisanych w ust. 18 zostaną doręczone przez Wykonawcę Zamawiającemu w wersji papierowej z parafami Wykonawcy na każdej stronie dokumentu lub – w przypadku opinii – opatrzonej przez Wykonawcę podpisem, na najbliższym dyżurze w siedzibie Zamawiającego.
Zamawiający wraz ze zleceniem dostarczy Wykonawcy kopie lub skany dokumentów będących
w posiadaniu Zamawiającego, dotyczących danego zlecenia lub w przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi, że liczba dokumentów dotyczących danego zlecenia jest na tyle duża, że kopiowanie wszystkich jest zbyt czasochłonne i kosztowne udostępni je Wykonawcy w siedzibie Zamawiającego, w celu zapoznania się ze sprawą.Wykonawca zobowiązuje się do udzielania Zamawiającemu wszelkich informacji i wyjaśnień
o stanie realizacji powierzonych mu do wykonania zleceń bez zbędnej zwłoki. W przypadku spraw szczególnie skomplikowanych Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania Zamawiającego droga emailową, że dane zlecenie winno uzyskać taki status nie później jednak niż w ciągu 12 godzin od otrzymania zlecenia. W przypadku przekazania zlecenia w terminie innym niż dni robocze, bieg terminu dwunastogodzinnego rozpoczyna się w kolejnym dniu roboczym o godzinie 8:00. Wykonawca zobowiązuje się ponadto do zapewnienia Zamawiającemu wglądu do wszelkich dokumentów związanych z wykonywanym zleceniem.Jeżeli w toku wykonywania zamówienia Wykonawca stwierdzi powstanie okoliczności, które dadzą podstawę do oceny, że określone zlecenie nie zostanie wykonane w ustalonym terminie, niezwłocznie powiadomi Zamawiającego o niebezpieczeństwie wystąpienia opóźnienia w jego realizacji drogą elektroniczną, wskazując prawdopodobny czas opóźnienia i jego przyczynę.
Zamawiający może w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na przedłużenie terminu realizacji danego zlecenia. W szczególności, gdy przyczyną uzasadniającą wydłużenie terminu realizacji danego zlecenia może być konieczność prowadzenia ustaleń bądź uzyskiwania akceptacji częściowych dla poszczególnych etapów prac od Zamawiającego. W sytuacji jednoczesnego przekazania przez Zamawiającego większej liczby zleceń do realizacji Strony podejmą starania mające na celu ustalenia kolejności realizacji zleceń, uwzględniając priorytety i potrzeby Zamawiającego.
4
z
4