Projektowane postanowienia umowy na dostawę i wdrożenie Oprogramowania do zarządzania obszarem kadrowo-płacowym wraz z licencjami i 60 miesięcznym wsparciem serwisowym.

Załącznik nr 3 do SWZ

zawarta w dniu roku w Lublinie pomiędzy:

Województwem Lubelskim, xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx, NIP: 000-000-00-00 zwanym dalej: „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

1. ………………………………………………………………………………………………......

2. …………………………………………………………………………………………………..

....................................................................................................................................................

zwanym dalej: „Wykonawcą”, reprezentowanym przez:

1. ………………………………………………………………………………………………...

2. ………………………………………………………………………………………………...

Strony zgodnie oświadczają, że umowa została zawarta w wyniku udzielenia zamówienia publicznego przeprowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art. 132 i nast. ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.).

§1. DEFINICJE

1. Administrator – pracownik Zamawiającego posiadający dostęp do wszystkich modułów Oprogramowania wraz z możliwością nadawania uprawnień użytkownikom oraz parametryzacji funkcji rozliczalności użytkowników. Pracownik, który będzie obsługiwał Oprogramowanie w zakresie jego konfiguracji.

2. Asysta Techniczna i Gwarancja - usługi świadczone przez Wykonawcę mające na celu zapewnienie poprawnego działania Oprogramowania, naprawy wad Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego, dostarczenie nowych wersji Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego, przeprowadzanie jego aktualizacji oraz wsparcie Zamawiającego w korzystaniu

z Oprogramowania.

3. Czas Naprawy – czas między zgłoszeniem Defektu a dostarczeniem poprawki usuwającej Defekt. W przypadku dostarczenia poprawki, która nie usuwa Defektu, Czas Naprawy uważa się za niedochowany.

4. Defekt – każda niesprawność w działaniu Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego, niezależnie od przyczyny takiej nieprawidłowości. Defekty mogą mieć charakter Defektu Krytycznego, Defektu Wysokiego lub Defektu Xxxxxxxx.

5. Defekt Krytyczny – Defekt powodujący całkowite zatrzymanie lub poważne zakłócenie pracy Systemu lub Portalu, uniemożliwiający normalne korzystanie z podstawowych funkcji Systemu lub Portalu.

6. Defekt Wysoki – Defekt uniemożliwiający pracę grupie użytkowników, wstrzymując korzystanie z funkcji Systemu lub Portalu ale z możliwością zastosowania Obejścia.

7. Defekt Niski - Defekt który, nie wstrzymuje ale utrudnia korzystanie z podstawowych funkcji Systemu lub Portalu.

8. Dni Robocze / Godziny Robocze – dni od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:30 do 15:30 z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Rzeczpospolitej Polskiej.

9. Dokumentacja – wszelka dokumentacja dotycząca Oprogramowania, a także powstała w toku dalszej realizacji Umowy, do której dostarczenia zobowiązany jest Wykonawca w ramach realizacji Umowy oraz wszelkie zmiany i modyfikacje takiej dokumentacji, w skład której wchodzą w szczególności: dokumentacja techniczna Oprogramowania, instrukcje stanowiskowe użytkowników, harmonogramy realizacji prac, koncepcje stworzone w Fazie Analizy Przedwdrożeniowej, a także wszelkie pozostałe, wskazane w Umowie instrukcje i procedury.

10. Faza – grupa zadań, których celem jest realizacja przedmiotu zamówienie i dostarczenie Produktów Fazy. Zakończenie Fazy podlega Odbiorowi Fazy. Fazy projektu zostały zdefiniowane w § 3 i załączniku nr 3.

11. Harmonogram – terminy realizacji Umowy. Definicja Harmonogramu obejmuje:

1) Harmonogram Ramowy, który zawiera kluczowe terminy realizacji przedmiotu Umowy określone w § 3, opisane Umową;

2) Harmonogram Szczegółowy, który zawiera dokument obejmujący szczegółowe

prace, w tym terminy dostarczenia poszczególnych Produktów.

12. Informacje Poufne to wszelkie informacje dotyczące drugiej Strony, uzyskane od niej w związku z zawarciem i realizacją Umowy, oznaczone jako poufne, niezależnie od sposobu ich wyrażenia (ustne, pisemne, elektroniczne itd.) oraz nośnika, na którym zostały zapisane. Informacjami Poufnymi będą w szczególności informacje i dokumenty przekazywane przez Xxxxxx w celu wykonywania Umowy, jak również informacje i dokumenty, które znalazły się w posiadaniu drugiej Strony w związku z zawarciem oraz / lub wykonywaniem niniejszej Umowy. Informacjami Poufnymi są w szczególności: dane finansowe, informacje organizacyjne, informacje dotyczące produktów informatycznych oraz inne informacje o działalności każdej ze Stron, jak też treść Produktów powstałych w wyniku realizacji Umowy.

13. Infrastruktura Zamawiającego – serwery, sieć komputerowa, stacje robocze użytkowników będące własnością Zamawiającego, przeznaczona do realizacji niniejszej Umowy oraz późniejszego produkcyjnego użytkowania Oprogramowania.

14. Kierownik Projektu Zamawiającego (KPZ) – osoba wyznaczona przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą w celu realizacji przedmiotu Umowy.

15. Kierownik Projektu Wykonawcy (KPW) – osoba wyznaczona przez Wykonawcę do koordynowania prac projektowych leżących po stronie Wykonawcy.

16. Naprawa - usunięcie przez Wykonawcę Defektu, w szczególności poprzez dokonanie zmian w konfiguracji, kodzie lub architekturze Oprogramowania Standardowego lub Dedykowanego.

17. Obejście – przywrócenie funkcjonowania Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego poprzez zminimalizowanie uciążliwości Defektu i doprowadzenie do działania zgodnego z wymaganiami wynikającymi z Umowy bez usuwania przyczyny wystąpienia Defektu; Obejście nie stanowi Naprawy, jednak pozwala korzystać nieprzerwanie z wszystkich funkcjonalności Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego.

18. Odbiór - potwierdzenie przez Zamawiającego należytego wykonania Umowy w zakresie wykonania poszczególnych Produktów, Faz lub całości Umowy. Dowodem dokonania Xxxxxxx jest odpowiedni Protokół Odbioru.

19. Odbiór Końcowy Wdrożenia– potwierdzenie przez Zamawiającego zrealizowanie przez Wykonawcę wszystkich zadań przewidzianych do realizacji w ramach wszystkich Faz oraz

dostarczenie wszystkich produktów poszczególnych Faz. Dowodem dokonania Odbioru Końcowego Wdrożenia jest Protokół Odbioru Końcowego Wdrożenia.

20. Odbiór Zakończenia Asysty Technicznej –potwierdzenie zakończenia świadczenia przez Wykonawcę usługi Asysty Technicznej i realizacji całości Umowy.

21. Oprogramowanie – całość lub dowolny element oprogramowania dostarczanego lub wykonywanego w ramach realizacji zamówienia, zainstalowane na Infrastrukturze Sprzętowej i stacjach roboczych Zamawiającego. W skład Oprogramowania wchodzi:

1) Oprogramowanie Standardowe – oprogramowanie będące podstawą do stworzenia Systemu i Portalu, łącznie z narzędziami do importu danych, istniejące i dystrybuowane przed zawarciem Umowy;

2) Oprogramowania Dedykowane – oprogramowanie tworzone na potrzeby Umowy, w tym rozbudowa lub modyfikacja Oprogramowania Standardowego;

3) Oprogramowanie Systemowe – wszelkie oprogramowanie inne niż Oprogramowanie Dedykowane oraz Oprogramowanie Standardowe, stworzone przez podmioty inne niż Wykonawca lub do którego majątkowe prawa autorskie przysługują podmiotom innym niż Wykonawca, w szczególności będące oprogramowaniem systemowym, w tym oprogramowaniem serwerów aplikacyjnych oraz baz danych, niezbędne do zbudowania, uruchomienia i przetestowania Oprogramowania oraz zapewnienia prawidłowego funkcjonowania środowiska Oprogramowania. Oprogramowanie Systemowe jest wymienione w Załączniku nr 9;

4) Oprogramowanie Open Source – oprogramowanie dystrybuowane na warunkach tzw. licencji otwartych.

22. Portal – część Oprogramowania obejmująca funkcjonalność portalu pracowniczego lub menadżerskiego.

23. Prace Dodatkowe – prace nie przewidziane w zakresie Umowy, zlecane przez Zamawiającego na podstawie odrębnych zleceń.

24. Produkt – wartość wypracowana w ramach realizacji zadań określonych dla danej Fazy. Produkty podlegają Odbiorowi Produktu. Produkty Projektu zostały zdefiniowane w załączniku nr 3.

25. Projekt – przedsięwzięcie mające na celu realizację niniejszego zamówienia przez Wykonawcę.

26. Protokół Odbioru – dokument stanowiący potwierdzenie dokonanie Odbioru w zakresie poszczególnych Produktów, Faz lub całości Umowy, sporządzony zgodnie z Załącznikiem nr 8.

27. Rozporządzenie / RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

28. Start Produkcyjny – udostępnienie przez Wykonawcę Oprogramowania do pracy produkcyjnej Zamawiającego.

29. System – część Oprogramowania obejmująca funkcjonalności oprogramowania dostarczonego przez Wykonawcę, z wyłączeniem Portalu.

30. SLA – postanowienia Umowy określające zasady i czasy usuwania Defektów.

31. UMWL – Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego.

32. Utwór - oznacza wszelkie utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, które są dostarczane lub powstaną w ramach Umowy. W szczególności Utworami są: Oprogramowanie, Dokumentacja, materiały szkoleniowe, narzędzia migracyjne, itp., niezależnie od momentu ich powstania. Przez Utwory rozumie się również powyżej wskazane utwory w formie nieukończonej, a także wszelkie szkice, wzory, wersje testowe, itp. przedmiotowych utworów.

33. Użytkownik – pracownik Zamawiającego posiadający dostęp do Oprogramowania (konto i nadane uprawnienia) w zakresie niezbędnym do wykonywania przez niego jego obowiązków służbowych.

34. Wojewódzkie Samorządowe Jednostki Organizacyjne (WSJO) – podmioty utworzone lub przejęte przez Województwo, przy pomocy których wykonuje ono swoje zadania wynikające z ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie województwa (Dz.U. z 2020

r. poz. 1669 ze zm.). Aktualna lista WSJO jest dostępna pod adresem: xxxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxx/

35. Wynagrodzenie – łączne należne Wykonawcy wynagrodzenie brutto (z uwzględnieniem podatku VAT) opisane w § 10 ust. 1. Umowy.

§ 2. PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem Umowy jest dostawa licencji, wdrożenie, dostosowanie do potrzeb Zamawiającego, uruchomienie oraz serwis gwarancyjny i usługa asysty technicznej Oprogramowania obejmującego procesy kadrowo-płacowe, w szczególności:

1) Dostawa licencji na Oprogramowanie dla Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego oraz podległych mu Wojewódzkich Samorządowych Jednostek Organizacyjnych.

2) Wdrożenie Oprogramowania obejmującego procesy w obszarze kadrowo płacowym, których funkcjonalności zostały zdefiniowane w załączniku nr 1 [Opis Przedmiotu Zamówienia] w szczególności:

a) Kadry miękkie;

b) Kadry twarde;

c) Płace;

d) Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS);

e) BHP;

f) Portal pracowniczy;

g) Elektroniczną ewidencję czasu pracy;

h) Pracowniczą Kasę Zapomogowo-Pożyczkowa (PKZP);

i) Pracownicze Plany Kapitałowe.

3) Wykonanie Analizy Przedwdrożeniowej.

4) Migrację danych z obecnie używanych systemów do dostarczanego Oprogramowania.

5) Instalację i konfigurację Oprogramowania na Infrastrukturze Zamawiającego, w tym:

a) Udostępnienie środowiska testowego;

b) Udostępnienie środowiska produkcyjnego.

6) Przeprowadzenie szkoleń z obsługi Oprogramowania.

7) Przygotowanie oraz przekazanie instrukcji użytkowania Oprogramowania oraz Dokumentacji Powdrożeniowej.

8) Świadczenie usług Asysty Technicznej i Gwarancji.

9) Wykonanie Prac Dodatkowych zlecanych przez Zamawiającego w wymiarze 100 roboczogodzin obejmujących modyfikację oraz rozbudowę Oprogramowania

Standardowego lub Dedykowanego.

2. Przedmiot Umowy zostanie zrealizowany zgodnie z treścią warunków określonych w załączniku nr 1 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia (zwanych dalej: OPZ) i w ofercie Wykonawcy, stanowiących integralną część niniejszej umowy.

3. Zakres świadczeń Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu Umowy może zostać sprecyzowany lub – w granicach dopuszczalnych przez przepisy prawa i Umowę

– zmodyfikowany w Analizie Przedwdrożeniowej zaakceptowanej na zasadach przewidzianych Umową.

§ 3. HARMONOGRAM

1. Realizacja Umowy nastąpi w terminach zgodnych z Harmonogramem Ramowym i Szczegółowym. Strony zgodnie uznają, że terminowa realizacja Umowy, w tym dotrzymanie opisanych w Harmonogramie Ramowym terminów zakończenia realizacji poszczególnych Faz, ma kluczowe znaczenie dla Zamawiającego, przy czym Odbiór Końcowy Wdrożenia musi nastąpić najpóźniej do 15.12.2021.

2. Strony uzgadniają następujący Harmonogram Ramowy:

1) Rozpoczęcie Fazy 1 (Planowanie Projektu) w terminie do 7 dni od daty podpisania Umowy;

2) Odbiór Fazy 1 (Planowanie Projektu) do ;

3) Odbiór Fazy 2 (Analiza Przedwdrożeniowa) do ;

4) Odbiór Fazy 3 (Realizacja ) do ;

5) Odbiór Fazy 4 (Przygotowanie Startu Produkcyjnego) do ;

6) Odbiór Fazy 5 (Wsparcie Po Starcie Produkcyjnym) – Odbiór Końcowy Wdrożenia do:

…………………………………………………………………………………………………..;

Odbiór Fazy 5 nastąpi nie wcześniej, niż po pierwszym rozliczeniu listy płac po Starcie Produkcyjnym;

7) Zakończenie Projektu - Odbiór Zakończenia Asysty Technicznej - 60 miesięcy od daty Odbioru Końcowego Wdrożenia (odbioru Fazy 5).

3. Wykonawca we współpracy z Zamawiającym opracuje w ramach Fazy 1 Harmonogram Szczegółowy. Wykonawca będzie aktualizował Harmonogram Szczegółowy co najmniej

przed Odbiorem każdej kolejnej Fazy. Harmonogram Szczegółowy nie może zmieniać Harmonogramu Ramowego. Każda zmiana Harmonogramu Szczegółowego musi być zaakceptowana przez Zamawiającego.

§ 4 PROCEDURA ODBIOROWA

1. W ramach każdej Fazy Wykonawca dostarczy Produkty, których zestawienie znajduje się w Załączniku nr 3 [Produkty Projektu].

2. Produkty i Fazy Projektu podlegają Odbiorom przez Zamawiającego. Wykonawca dokona zgłoszenia gotowości danego Produktu lub Fazy do Odbioru w terminie określonym w Harmonogramie Szczegółowym.

3. Odbiór wszystkich Produktów przewidzianych do realizacji w ramach danej Fazy stanowi podstawę do Odbioru Fazy.

4. Rozpoczęcie Fazy kolejnej musi nastąpić po odbiorze przez Xxxxxxxxxxxxx Xxxx poprzedzającej.

5. Strony ustalają następującą procedurę odbioru Produktów i Faz:

1) KPW zgłosi do KPZ gotowość Produktu lub Fazy do odbioru;

2) Zamawiający odbierze Produkt lub zgłosi do niego uwagi w terminie opisanym w Harmonogramie jednak nie krótszym, niż określonym w kolumnie F załącznika nr 3 [Produkty Projektu] dla każdego Produktu oddzielnie;

3) W przypadku zgłoszenia uwag Wykonawca bezzwłocznie usunie wszystkie zgłoszone nieprawidłowości, po czym ponownie przedstawi Produkt lub Fazę do Odbioru;

4) Datą odebrania Produktu lub Fazy będzie data podpisania przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Produktu lub Fazy bez uwag;

5) Zamawiający może dokonać Odbioru Warunkowego. W razie dokonania Odbioru Warunkowego Wykonawca usunie wszystkie niezgodności z Umową zgłoszone przez Zamawiającego w terminie przyjętym w Warunkowym Protokole Odbioru i przedstawi przedmiot Odbioru do ponownego Odbioru. Jeżeli w ramach ponownej procedury dany przedmiot Xxxxxxx zostanie zaakceptowany, za dzień wykonania uważa się dzień podpisania Warunkowego Protokołu Odbioru. Odbiór Warunkowy nie uprawnia do wystawienia faktury i Wynagrodzenia. Jeżeli w ramach ponownej procedury dany przedmiot Xxxxxxx nie zostanie zaakceptowany, Zamawiający ma

prawo do naliczenia kar umownych w wysokości określonej w § 13 ust. 2., przy czym czas zwłoki będzie liczony od daty Warunkowego Protokołu Odbioru;

6) Procedura Odbioru będzie powtarzana do czasu dokonania Odbioru lub odstąpienia od Umowy.

6. Podpisanie przez Zamawiającego Protokołu Odbioru Fazy 5 stanowi podstawę do podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Wdrożenia.

7. Potwierdzeniem realizacji prac w pełnym zakresie umowy jest podpisanie przez Zamawiającego Protokołu Zakończenia Asysty Technicznej bez uwag. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niepodpisania protokołu, jeżeli Defekty zgłoszone przez Zamawiającego przed datą zakończenia Asysty Technicznej pozostaną nienaprawione lub Oprogramowanie Standardowe oraz Oprogramowanie Dedykowane nie będzie aktualne w rozumieniu zgodności z polskim prawem na dzień zakończenia Asysty Technicznej.

8. Brak reakcji ze strony Zamawiającego określonej w procedurze odbiorów w terminach dla niego przewidzianych nie oznacza milczącej zgody Zamawiającego na przyjęcie Produktu.

§ 5. ZASADY REALIZACJI PRAC

1. Wykonawca zobowiązuje się wykonać umowę i wszelkie prace związane z jej realizacją z zachowaniem należytej staranności oraz zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy oraz przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

2. Wykonawca jest zobowiązany w szczególności do:

1) wykonania Analizy Przedwdrożeniowej;

2) dostarczenia produktów będących przedmiotem umowy:

a) do siedziby Zamawiającego;

b) we własnym zakresie i na swój koszt;

c) w godzinach urzędowania Zamawiającego od 7:30 do 15:30 w dni robocze.

3) przygotowania protokołów, stanowiących podstawę Odbioru poszczególnych Produktów i Faz;

4) usuwania Defektów w Oprogramowaniu Standardowym oraz Oprogramowaniu Dedykowanym;

5) aktualizowania Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania

Dedykowanego;

6) współpracy z Zamawiającym w trakcie realizacji umowy, a w szczególności udzielania wszelkich niezbędnych wyjaśnień i informacji dotyczących przedmiotu umowy na każde żądanie Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego w terminie do 3 dni roboczych.

3. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji umowy przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.

4. Przeprowadzenie przez Wykonawcę prac w ramach Projektu, w szczególności migracja danych z aplikacji (programów komputerowych) wskazanych w treści Umowy do Systemu oraz Portalu, będzie odbywało się w sposób:

1) ograniczający zakłócenia ciągłej i stabilnej pracy w ramach aplikacji;

2) zapewniający bezpieczeństwo, integralność, poufność oraz bezpieczeństwo przetwarzanych danych, w zakresie określonym w Umowie. W razie powstania w trakcie wykonywania umowy lub po wykonaniu umowy roszczeń osób trzecich dotyczących przedmiotu umowy, Wykonawca oświadcza, że bierze na siebie wszelką odpowiedzialność za roszczenia osób trzecich z tytułu szkód materialnych lub na osobie.

5. Wykonawca w trakcie wdrożenia zobowiązuje się do przekazywania Zamawiającemu cyklicznych raportów opisujących postępy prac. Raporty te będą uzupełniane przyrostowo oraz przekazywane Zamawiającemu co najmniej raz w tygodniu.

6. Wykonawca zobowiązuję się do przeprowadzania z Zamawiającym cotygodniowych spotkań w formie uzgodnionej przez Strony, mających na celu monitorowanie postępu prac i operacyjnego zarządzania projektem.

7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego informowania Zamawiającego o trudnościach w realizacji umowy, w szczególności o zamiarze zaprzestania jej realizacji.

8. W celu uniknięcia wątpliwości Strony potwierdzają, że Wykonawca nie odpowiada za działanie i utrzymanie Infrastruktury Zamawiającego, chyba że nieprawidłowe działanie Oprogramowania jest następstwem działania Wykonawcy powodującego nieprawidłowe działanie Infrastruktury Zamawiającego, w szczególności jej wadliwej konfiguracji dokonywanej w ramach realizacji Umowy.

§ 6. OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO

1. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić Wykonawcy dostęp do infrastruktury informatycznej Zamawiającego, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy.

2. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Wykonawcy informacje niezbędne do realizacji niniejszej umowy. Zamawiający dołoży wszelkich starań w celu terminowego udostępniania informacji, dokumentów i materiałów, które są w uzasadnionym zakresie niezbędne Wykonawcy do realizacji niniejszej umowy.

3. Terminy udostępniania informacji, dokumentów i materiałów, o ile nie będą wynikały z harmonogramu prac, będą każdorazowo ustalane przez Strony. Zamawiający odpowiada za kompletność i zgodność ze stanem faktycznym przekazywanych informacji, dokumentów i materiałów.

4. Zamawiający zobowiązuje się do terminowego odbioru produktów wymienionych w OPZ, dla których określona została procedura odbioru.

5. Zamawiający udostępni salę szkoleniową oraz sprzęt komputerowy niezbędny do przeprowadzenia szkoleń z administracji i obsługi Oprogramowania.

§ 7. PERSONEL WYKONAWCY

1. Wykonawca zapewni osoby i narzędzia do właściwego i terminowego wykonania umowy.

2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad osobami, które będą wykonywać umowę oraz ich działania.

3. Wykonawca zobowiązany jest realizować umowę przy udziale osób wskazanych w Wykazie osób stanowiącym załącznik nr 4.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany osób wskazanych w Wykazie osób, w tym zwiększenia liczby osób, pod warunkiem pisemnej zgody Zamawiającego. Zmiana lub zwiększenie osób wskazanych w Wykazie osób, zostanie zaakceptowana wyłącznie w przypadku, gdy kwalifikacje i doświadczenie proponowanych przez Wykonawcę osób będą co najmniej takie same lub wyższe od kwalifikacji i doświadczenia osób wymaganych przez Zamawiającego na etapie procedury przetargowej.

5. Zmiana lub zwiększenie liczby osób nie ma wpływu na wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

6. Zmiana lub zwiększenie liczby osób wskazanych w Wykazie osób w trakcie wykonywania umowy, bez akceptacji Zamawiającego, stanowi podstawę do wypowiedzenia umowy

przez Zamawiającego.

§ 8. ZARZĄDZANIE REALIZACJĄ UMOWY

1. Osobą upoważnioną do podpisywania zawiadomień i oświadczeń, jak również do sprawowania nadzoru nad realizacją umowy oraz odbioru jakościowego Produktów Projektu ze strony Zamawiającego jest:

………………………………………………………………………………………………………..

2. Zamawiający wyznacza Kierownika Projektu Zamawiającego:

Imię i nazwisko: …………………………………………………………………………………..

Email: …………………………………………………………………………………..

Numer telefonu: …………………………………………………………………………………..

oraz Zastępcę Kierownika Projektu Zamawiającego:

Imię i nazwisko: …………………………………………………………………………………..

Email: …………………………………………………………………………………..

Numer telefonu: …………………………………………………………………………………..

Odpowiedzialnych za zarządzanie Projektem po stronie Zamawiającego.

3. Wykonawca wyznacza Kierownika Projektu Wykonawcy odpowiedzialnego za zarządzanie Projektem po stronie Wykonawcy:

Imię i nazwisko: …………………………………………………………………………………..

Email: …………………………………………………………………………………..

Numer telefonu: …………………………………………………………………………………..

4. Kierownicy Projektu będą uprawnieni do:

1) nadzorowania realizacji prac;

2) prowadzenia bieżącej komunikacji, omawiania i rozwiązywania problemów pojawiających się w trakcie realizacji Umowy;

3) dokonywania zmian w Harmonogramie Szczegółowym, o ile pozostają one zgodne z Harmonogramem Ramowym, przy czym każda taka zmiana wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności;

4) przyjmowania pism i oświadczeń składanych przez drugą Stronę;

5) uczestnictwa w Odbiorach Produktów.

5. Zamawiający może dokonać zmiany swojego Kierownika Projektu, zawiadamiając o tym Wykonawcę na piśmie. Zmiana jest skuteczna od chwili doręczenia Kierownikowi Projektu Wykonawcy informacji o zmianie i nie stanowi zmiany Umowy. Kierownik Projektu Wykonawcy jest członkiem Personelu Wykonawcy i dokonanie jego zmiany będzie realizowane zgodnie z procedurą zmiany członków Personelu Wykonawcy, opisaną w Umowie.

6. Strony powołują Komitet Sterujący. W skład Komitetu Sterującego wchodzą co najmniej

2 osoby wskazane przez Xxxxxx. Przewodniczącym Komitetu Sterującego będzie przedstawiciel Zamawiającego. W posiedzeniach Komitetu Sterującego mogą również brać udział osoby trzecie, wskazane przez Zamawiającego.

7. Strony ustalają następujący skład Komitetu Sterującego:

1) Przewodniczący: ;

2) Członkowie:

a) ;

b) ;

c) ;

d) ;

e) ……………………………………………………………………………………………….

8. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenia Komitetu Sterującego odbywać się będą zgodnie z bieżącymi potrzebami, jednak nie rzadziej niż jeden raz w miesiącu. Spotkania Komitetu Sterującego odbywać się będą w siedzibie Zamawiającego. Kierownicy Projektu Stron mogą w każdej chwili zażądać zwołania dodatkowego posiedzenia Komitetu Sterującego.

1) Do kompetencji Komitetu Sterującego po stronie Zamawiającego należy dokonywanie Odbiorów Faz po rekomendacji Kierownika Projektu Zamawiającego;

2) Do kompetencji Komitetu Sterującego należą w szczególności decyzje w sprawach:

a) rekomendowania podpisania aneksu dotyczącego zmian Umowy;

b) zagadnień, które zostały mu przekazane przez Kierowników Projektu w drodze eskalacji.

9. Decyzje Komitetu Sterującego są podejmowane przez Przewodniczącego Komitetu Sterującego po zapoznaniu się z argumentami Stron.

10. Ustalenia Komitetu Sterującego będą dokumentowane, przy czym za sporządzanie notatek odpowiada Wykonawca.

11. Każda ze stron ma prawo zmiany członków Komitetu Sterującego, przy czym zmiany wchodzą w życie od chwili poinformowania o nich w formie pisemnej Kierownika Projektu drugiej Strony.

12. W celu uniknięcia wątpliwości zmiany w strukturze zarządzania realizacją Umowy, tj. zmiany Kierowników Projektu Stron lub zmiany członków Komitetu Sterującego nie wymagają podpisania aneksu do Umowy.

13. Wszelka korespondencja z wykorzystaniem poczty elektronicznej, dotycząca realizacji umowy odbywa się na adresy mailowe KPZ i KPW. Za moment dostarczenia wiadomości do odbiorcy uznaje się datę dostarczenia wiadomości na serwer Wykonawcy oraz Zamawiającego.

14. Spotkania projektowe będą protokołowane. Za sporządzanie notatek ze spotkań odpowiada Wykonawca.

§ 9. PRACE DODATKOWE

1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji prac związanych z modyfikacją oraz rozbudową Systemu oaz Portalu zleconych przez Zamawiającego. Prace te zostaną wykonane w ramach pakietu 100 roboczogodzin w ramach Wynagrodzenia.

2. Prace Dodatkowe będą zlecane przez Zamawiającego, zgodnie z następującą procedurą:

1) Zamawiający przekaże Wykonawcy zapytanie o cenę realizacji Prac Dodatkowych, zgodnie z wzorem w załączniku nr 5, w którym określi przedmiot i oczekiwany termin realizacji;

2) Wykonawca w terminie 7 dni od daty otrzymania zapytania od Zamawiającego przekaże odpowiedź obejmującą dokładną wycenę, potwierdzenie lub propozycję nowego terminu realizacji prac. Formularz wyceny stanowi załącznik nr 6.

Niedotrzymanie terminu wyceny prac będzie skutkować naliczeniem kar umownych określonych w § 13 ust. 4. pkt 4);

3) Zamawiający po otrzymaniu odpowiedzi Wykonawcy może:

a) zlecić realizację Prac Dodatkowych poprzez przekazanie Wykonawcy Zamówienia na Prace Dodatkowe na formularzu stanowiącym załącznik nr 7, albo

b) złożyć oświadczenie o rezygnacji z realizacji Prac Dodatkowych objętych zapytaniem, albo

c) zaprosić Wykonawcę do negocjacji celem ustalenia, zakresu, terminu i pracochłonności zlecanych Prac Dodatkowych.

3. Wykonawca zrealizuje prace w terminie określonym w zamówieniu na Prace Dodatkowe. Niedotrzymanie terminu realizacji prac będzie skutkować naliczeniem kar umownych, określonych w § 13 ust. 4 pkt 4).

§ 10. WYNAGRODZENIE WYKONAWCY I PŁATNOŚCI

1. Całkowite ryczałtowe wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy wynosi ……………………………………………….. zł brutto, (słownie:

……………………………………..………………………..), w tym należny podatek VAT. Wynagrodzenie całkowite dzieli się na:

1) Wynagrodzenie za realizację Umowy w zakresie Faz od 1 do 5 wynosi

……………………………………………………………..…………… zł brutto, (słownie:

……………………………………..………………………..), w tym należny podatek VAT będzie płatne zgodnie z następującym harmonogramem:

a) 40 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w niniejszym punkcie, tj zł – po odbiorze bez zastrzeżeń Fazy 2;

b) 45 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w niniejszym punkcie, tj zł – po odbiorze bez zastrzeżeń Fazy 3;

c) 10 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w niniejszym punkcie, tj zł – po odbiorze bez zastrzeżeń Fazy 4;

d) 5 % wynagrodzenia brutto, o którym mowa w niniejszym punkcie, tj zł – po podpisaniu bez zastrzeżeń Protokołu Odbioru

Końcowego Wdrożenia.

2) Wynagrodzenie za realizację Umowy w zakresie świadczenia usługi Asysty Technicznej i Gwarancji wynosi …………………………….…………… zł brutto, (słownie: ……………………………………..………………………..), w tym należny podatek VAT i będzie płatne po zakończeniu każdych kolejnych 3 miesięcy świadczenia usługi w wysokości 1 / 20 kwoty, o której mowa powyżej, tj.:

……………………………………… (słownie: ).

3) Wynagrodzenie za licencje na Oprogramowanie wynosi

……………………………………………………………. zł brutto, (słownie:

……………………………………..………………………..), w tym należny podatek VAT i będzie płatna po instalacji Oprogramowania na Infrastrukturze Zamawiającego.

2. Podstawą do wystawienia faktury będzie podpisany przez Zamawiającego odpowiedni Protokół Odbioru bez uwag.

3. Wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie przedmiotu umowy, wskazane w ust. 1., jest niezmienne, zawiera w sobie wszystkie koszty Wykonawcy związane z prawidłową realizacją umowy i zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu wykonania umowy.

4. Wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zostanie wypłacone na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT w terminie 21 dni od dnia jej dostarczenia do siedziby Zamawiającego, na rachunek bankowy Wykonawcy o numerze

…………………………………………………………………………………………..…………… Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem zostanie wydana dyspozycja obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

5. Wykonawca wystawi fakturę VAT. Faktura VAT winna zawierać następujące dane:

Nabywca:

Wojexxxxxxx Xxxxxxxxx, xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx,

XIP: 7122904545,

REGON: 431019170,

Odbiorca:

Lubelskie Centrum Innowacji i Technologii w Lublinie,

ul. Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx

0. W przypadku wystawienia przez Wykonawcę faktury elektronicznej dane do przekazania takiej faktury Zamawiający przekaże na wniosek Wykonawcy.

7. W przypadku gdy dane, wymienione na fakturze VAT będą błędne, Zamawiający odmówi przyjęcia faktury VAT, a termin określony w ust. 4 nie będzie rozpoczęty, na co Wykonawca wyraża zgodę.

8. Wynagrodzenie obejmuje także wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych, udzielenie licencji oraz udzielenie Zamawiającemu innych uprawnień wskazanych w § 14 regulującym prawa własności intelektualnej.

9. Wykonawca ustanowił zabezpieczenie należytego wykonania Umowy w wysokości 5 % Wynagrodzenia. Zabezpieczenie wniesione zostało w formie ..............................................

10. Zamawiający Zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez Zamawiającego za należycie wykonane tj. od podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Wdrożenia bez uwag.

11. Zamawiający pozostawi na zabezpieczenie roszczeń z tytułu gwarancji kwotę nie przekraczającą 30% zabezpieczenia. Kwota ta jest zwracana nie później niż w 15 dniu po upływie gwarancji. Zakończenie tego okresu potwierdzone zostanie podpisaniem Protokołu Odbioru Końcowego Asysty Technicznej.

§ 11. ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

2. Jeżeli Xxxxxxxxxxx nie współdziała z Wykonawcą w zakresie przewidzianym postanowieniami Umowy, a współdziałanie to jest konieczne do wykonania Umowy, Wykonawca jest uprawniony do odstąpienia od Umowy po uprzednim wezwaniu

Zamawiającego do zapewnienia koniecznego współdziałania i wyznaczeniu mu w tym celu odpowiedniego terminu, nie krótszego niż 30 dni, z zagrożeniem odstąpienia od Umowy w razie jego bezskutecznego upływu. W wezwaniu Wykonawca zobowiązany jest wskazać dokładnie brak wymaganego współdziałania i jego wpływ na realizację Umowy. Wezwanie będzie wystosowane w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności wezwania.

3. Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy (umowne prawo odstąpienia) bez wyznaczania terminu dodatkowego w przypadku, w którym zwłoka Wykonawcy skutkująca opóźnieniem Odbioru którejkolwiek Fazy wyniesie co najmniej 30 dni.

4. Jeżeli Wykonawca będzie realizował Umowę w sposób wadliwy albo sprzeczny z Umową, Zamawiający wezwie Wykonawcę do zmiany sposobu jej wykonywania i wyznaczy mu w tym celu dodatkowy termin, nie krótszy niż 30 dni. Po bezskutecznym upływie tego terminu Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy (umowne prawo odstąpienia). Wezwanie będzie wystosowane w formie pisemnej pod rygorem bezskuteczności.

5. W razie wykonania przez Xxxxxxxxxxxxx umownego prawa odstąpienia od Umowy z przyczyn, za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, oświadczenie o odstąpieniu ma skutek w stosunku do całej Umowy.

6. W takim przypadku:

1) Zamawiający zwróci Wykonawcy lub usunie w sposób uniemożliwiający produkcyjne wykorzystanie wszelkie przekazane przez Wykonawcę Produkty lub inne świadczenia, a Wykonawca zobowiązany będzie zwrócić otrzymane Wynagrodzenie w terminie 30 dni od daty otrzymania oświadczenia Zamawiającego o odstąpieniu od Umowy;

2) Zamawiający w każdym przypadku będzie uprawniony do zatrzymania pojedynczych kopii Produktów lub świadczeń, o których mowa powyżej, na potrzeby ewentualnego dochodzenia roszczeń przysługujących Zamawiającemu w stosunku do Wykonawcy lub osób trzecich lub ochrony przed roszczeniami takich osób;

3) z tytułu korzystania przez Zamawiającego z Produktów, usług lub innych świadczeń w okresie od ich dostarczenia przez Wykonawcę, do dnia ich zwrotu lub zniszczenia Wykonawcy nie przysługuje jakiekolwiek wynagrodzenie lub odszkodowanie.

7. Odstąpienie od umowy którejkolwiek ze stron wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności, wymaga uzasadnienia oraz może być dokonane w terminie 21 dni od zaistnienia okoliczności, o których mowa w niniejszym paragrafie.

8. Zamawiający może rozwiązać umowę, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z okoliczności wymienionych w art. 456 ustawy PZP. W takim przypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

§ 12. GWARANCJA I ASYSTA TECHNICZNA

1. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia poprawnego i nieprzerwanego działania Systemu i Portalu, w tym do usuwania Defektów w terminach określonych w niniejszej umowie. Wykonawca jest zobowiązany do:

1) Rozwiązywania problemów merytorycznych Użytkowników;

2) Naprawy Defektów oraz przyczyn ich wystąpienia;

3) Uwzględniania w planach rozwoju Systemu i Portalu uwag Zamawiającego w zakresie modyfikacji istniejących funkcji przy planowaniu nowych rozwiązań;

4) Aktualizacji wersji Systemu oraz Portalu dostosowujących je do zgodności z polskim prawem oraz związane z aktualizacjami komponentów użytych do budowy Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego;

5) Autoryzacji zmian Oprogramowania Systemowego wprowadzonych przez Zamawiającego lub podmiot trzeci w celu zapewnienia ciągłości działania Systemu oraz Portalu;

6) Wsparcia w lokalizacji i terminach wskazanych przez Zamawiającego w wymiarze 12 dni w każdym roku świadczenia Asysty Technicznej i Gwarancji. Niewykorzystane dni asysty technicznej mogą być na wniosek Zamawiającego wymienione na roboczogodziny programistyczne w przeliczeniu: 1 dzień wsparcia – 8 roboczogodzin prac programistycznych.

2. Jeżeli Wykonawca stwierdzi, że przyczyna Wady leży poza Systemem, w szczególności w Infrastrukturze Zamawiającego, Wykonawca nie jest zobowiązany do usunięcia Wady, lecz jest zobowiązany:

1) wskazać przyczynę nieprawidłowego działania Systemu poprzez wskazanie elementu, który ją powoduje, a jeżeli to możliwe także podmiotu odpowiedzialnego za usunięcie takiej nieprawidłowości działania Systemu;

2) w razie zgłoszenia takiej potrzeby przez Zamawiającego – do wsparcia osoby trzeciej usuwającej przyczyny zgłoszenia, w tym udzielenia takiej osobie wszelkich informacji

o Systemie, potrzebnych do przywrócenia pełnej jego funkcjonalności.

3. Powyższe nie ma zastosowania w przypadku gdy przyczyna Wady leży poza Systemem, ale Wykonawca ponosi odpowiedzialność za jej wystąpienie, w szczególności w przypadku gdy przyczyna Wady leży w Infrastrukturze Zamawiającego, ale jest skutkiem nieprawidłowej konfiguracji lub parametryzacji Infrastruktury Zamawiającego przez Wykonawcę.

4. Okres Gwarancji i Asysty Technicznej rozpoczyna się z dniem podpisania Protokołu Odbioru Końcowego Wdrożenia i kończy podpisaniem Protokołu Zakończenia Asysty Technicznej bez uwag. Warunkiem podpisania Protokołu Zakończenia Asysty Technicznej przez Zamawiającego jest:

1) Dostarczenie przez Wykonawcę wszystkich aktualizacji Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego, dostosowujących je do obowiązującego prawa według stanu na dzień dokonania odbioru;

2) Brak Defektów zgłoszonych przez Zamawiającego i nienaprawionych przez Wykonawcę.

5. Wszelkie koszty związane z naprawami gwarancyjnymi, usuwaniem błędów oraz przeprowadzaniem aktualizacji ponosi Wykonawca.

6. Wykonawca udostępni numer telefonu i adres mailowy, pod którym Użytkownicy będą zgłaszać problemy związane z obsługą Oprogramowania. Zgłoszenia telefoniczne pracowników Zamawiającego muszą być przyjmowane w godzinach 7:00 – 16:00 w dni robocze.

7. Wykonawca może zaproponować inny system zgłoszeń, Zamawiający musi go zaakceptować.

8. Zamawiający będzie zgłaszał Defekty dołączając ich szczegółowy opis, w uzasadnionych przypadkach zrzuty ekranowe oraz określając kategorię Defektu.

9. Wykonawca zobowiązuje się do naprawy Defektów oraz udzielania odpowiedzi na pytania Prośbę o informację w maksymalnych terminach określonym poniżej:

1) Defekt Krytyczny: 6 godzin;

2) Defekt Wysoki: 2 dni robocze;

3) Defekt Niski: 5 dni roboczych;

4) Odpowiedź na prośbę o informację: 5 dni roboczych.

10. Czas naprawy Defektu jest liczony od jego zgłoszenia przez Zamawiającego i zostaje wstrzymany w momencie zgłoszenia jego naprawy przez Wykonawcę. W przypadku braku potwierdzenia naprawy przez Zamawiającego, liczenie czasu naprawy Defektu zostaje wznowione.

11. Czas Odpowiedzi na prośbę o informację liczony jest od jego zgłoszenia do przekazania odpowiedzi przez Wykonawcę.

12. W uzasadnionych przypadkach Wykonawca może zaproponować Obejście, które wstrzyma czas naprawy Defektu. Zamawiający musi każdorazowo wyrazić zgodę na takie rozwiązanie.

13. W przypadku, gdy Zgłoszenie zostanie uznane przez Wykonawcę za niezasadne lub w przypadku uznania, iż Zamawiający w sposób nieprawidłowy określił kategorię Defektu, Wykonawca zobowiązany jest do poinformowania Zamawiającego o wyniku analizy zgłoszenia, przy czym ostateczna decyzja co do kwalifikacji określonego Defektu należy do Zamawiającego.

14. Wykonawca zapewni co najmniej usunięcie Defektu oraz przyczyn jego wystąpienia w sposób umożliwiający funkcjonowanie Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego, bądź jego elementu, zgodnie z przeznaczeniem i przywrócenie stanu sprzed wystąpienie Defektu bądź, o ile zaistnieje taka potrzeba, stanu takiego jakby Defektu w ogóle nie było.

15. Naprawa ma na celu umożliwienie Zamawiającemu korzystanie z Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego zgodnie z jego przeznaczeniem i właściwościami o niezmienionej wydajności.

16. Każdy miesiąc świadczenia Usługi Asysty Technicznej będzie potwierdzany odpowiednim raportem. Raport zostanie przygotowany przez Wykonawcę w terminie 5 dni po zakończeniu danego miesiąca i będzie określał co najmniej:

1) liczbę zgłoszonych Defektów wraz z opisem dotrzymania lub opóźnienia w SLA;

2) wysokość ewentualnych należnych Zamawiającemu kar umownych;

3) opis przekazanych uaktualnień, patchy, update’ów, etc;

4) na żądanie KPZ – inne informacje przez niego wskazane.

17. Raport przygotowany przez Wykonawcę będzie przedmiotem akceptacji Zamawiającego zgodnie z następującą procedurą:

1) w terminie do 5 dni od przesłania Zamawiającemu pocztą elektroniczną raportu Zamawiający zweryfikuje raport oraz dokona jego akceptacji albo zgłosi zastrzeżenia;

2) w przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego zastrzeżeń Wykonawca w terminie do 5 dni zobowiązany jest do ich uwzględnienia oraz ponownego przedstawienia raportu do akceptacji;

3) procedura akceptacji raportu opisana powyżej powtarzana będzie do czasu zaakceptowania przez Zamawiającego treści raportu.

18. Wykonawca zobowiązuje się dokonywać naprawy Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego lub wymiany na nowe, wolne od wad w przypadku wystąpienia uszkodzeń powstałych na skutek niewłaściwej budowy, wad ukrytych lub wystąpienia innych niesprawności dostarczonego oprogramowania.

19. Naprawy świadczone będą u Zamawiającego, zdalnie lub w miejscu użytkowania przedmiotu umowy.

20. Wykonawca nie może żądać od Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych świadczeń, opłat lub kosztów, a także żądać od Zamawiającego wypełniania dodatkowych obowiązków lub ograniczać Zamawiającego w jego prawach wynikających z zapisów umowy z tytułu udzielanej gwarancji i świadczonych w jej ramach napraw gwarancyjnych.

21. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia zgodności Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej, zgodnie z poniższymi zasadami:

1) w przypadku zmiany przepisów prawa, skutkującej koniecznością zmiany Oprogramowania, Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć i zainstalować aktualizacje w taki sposób, by ich weryfikacja, w tym przetestowanie oraz uruchomienie na środowisku produkcyjnym przez Zamawiającego były możliwe najpóźniej w dniu wejścia zmiany w życie;

2) Decyzja o wprowadzeniu funkcjonalności, o których mowa w pkt 1) należy wyłącznie do Zamawiającego, a Wykonawca nie jest uprawniony do zgłaszania wobec Zamawiającego żądania ich wdrożenia. Wykonawca jest zobowiązany uprzedzić Zamawiającego o konsekwencjach braku wdrożenia funkcjonalności;

3) W celu uniknięcia wątpliwości strony Umowy potwierdzają, że zobowiązanie do zapewnienia zgodności Systemu z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczypospolitej Polskiej obejmuje dokonywanie zmian, modyfikacje istniejących

modułów Systemu, a także rozbudowę Systemu o nowe moduły i funkcjonalności.

22. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania obowiązków wynikających z Umowy w sposób zapobiegający utracie danych Zamawiającego, do których będzie miał dostęp w trakcie wykonywania prac. W przypadku, gdy wykonywanie prac wiąże się z ryzykiem utraty danych, Wykonawca zobowiązany jest poinformować o tym Zamawiającego przed przystąpieniem do naprawy oraz umożliwić Zamawiającemu wykonanie kopii zapasowych danych.

23. Zamawiający ma prawo wykonywać uprawnienia z tytułu rękojmi za wady Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego niezależnie od uprawnień wynikających z gwarancji.

24. Wykonawca ponosi wszelkie koszty napraw, włączając w to koszt części i transportu.

§ 13. KARY UMOWNE

1. Wykonawca ponosi odpowiedzialność, za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy następuje na skutek okoliczności za które nie odpowiada Wykonawca. Za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy przez Wykonawcę, Zamawiający ma możliwość naliczenia kar umownych lub dochodzenia odszkodowania, na zasadach ogólnych, do wysokości należnego 100% wynagrodzenia brutto.

2. Zamawiający naliczy kary umowne w przypadku zwłoki w Odbiorze każdej z Faz opisanych Harmonogramem, w wysokości 0,2 % całkowitego wynagrodzenia brutto, określonego w § 10 ust. 1 umowy, za każdy dzień zwłoki, licząc od dnia następującego po upływie terminu określonego w § 3 ust. 2 umowy.

3. Zasady naliczania kar umownych w przypadku odbiorów warunkowych zostały opisane w § 4 ust. 5 pkt 5)

4. Za niedotrzymanie terminów naprawy Defektów określonych w § 12 ust. 9, Zamawiający naliczy Wykonawcy karę umowną w wysokości:

1) 0,2% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 10 ust. 1 umowy za każdą rozpoczętą godzinę ponad czas przewidziany na naprawę Defektu Krytycznego;

2) 0,1% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 10 ust. 1 umowy za każdy rozpoczęty dzień ponad czas przewidziany na naprawę Defektu Wysokiego;

3) 0,01% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 10 ust. 1 umowy za każdy rozpoczęty dzień ponad czas przewidziany na naprawę Defektu Niskiego;

4) 0,01% całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 10 ust. 1 umowy za każdy rozpoczęty dzień ponad czas określony w zamówieniu na Prace Dodatkowe lub za każdy dzień zwłoki w wycenie Prac Dodatkowych.

5. W przypadku nieuzasadnionego odstąpienia od umowy przez Wykonawcę lub odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % całkowitego wynagrodzenia brutto określonego w § 10 ust. 1 umowy.

6. Kary umowne płatne będą w terminie 21 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej z tego tytułu przez Zamawiającego.

7. Strony mogą dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przekraczającego wysokość zastrzeżonych kar umownych.

8. Zamawiający zastrzega możliwość potrącenia wymagalnych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, a Wykonawca wyraża na to zgodę.

9. Przez niedotrzymanie terminu realizacji jakiego kolwiek etapu umowy należy rozumieć zwłokę.

§ 14. PRAWA WŁASNOŚCI INTELEKTUALNEJ

1. Wykonawca oświadcza, że przysługują mu w zakresie wykonywania umowy wszelkie niezbędne prawa, w tym autorskie prawa majątkowe lub licencje do oprogramowania, dokumentacji i narzędzi, którymi będzie posługiwał się w trakcie realizacji przedmiotu umowy.

2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wymaganych licencji niezbędnych do prawidłowego i zgodnego z opisem przedmiotu zamówienia wdrożenia i wykorzystania produkcyjnego Oprogramowania.

3. Wykonawca oświadcza, że nie później niż w chwili rozporządzenia prawami do Utworów, będących przedmiotem tych praw na rzecz Zamawiającego zgodnie z Umową, posiadać będzie wszelkie prawa umożliwiające mu rozporządzenie w zakresie określonym w Umowie oraz że prawa te nie będą obciążone żadnymi prawami osób trzecich.

4. Z chwilą podpisania Protokołu Odbioru Faz przez Zamawiającego, Wykonawca udzieli

Zamawiającemu na czas nieoznaczony, na terytorium Polski i poza jej granicami licencji na korzystanie z Dokumentacji opracowanych w ramach Faz, na następujących polach eksploatacji:

1) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania Utworu – wytwarzanie dowolną techniką egzemplarzy Utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową;

2) w zakresie obrotu oryginałem lub egzemplarzami, na których Utwór utrwalono – wprowadzenie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy;

3) w zakresie tłumaczenia, przystosowywania, zmiany układu lub jakiejkolwiek innej zmiany w Utworze, samodzielnie lub za pomocą osób trzecich;

4) w zakresie rozpowszechniania Utworu w sposób inny niż określony w pkt 2 – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i remitowanie, a także publiczne udostępnienie Utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym.

5. Z chwilą podpisania Umowy Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencje do Oprogramowania na warunkach licencyjnych określonych w niniejszym paragrafie, z zastrzeżeniem, że licencje na komponenty Oprogramowania będące własnością podmiotu innego, niż Wykonawca zostaną dostarczone na warunkach licencyjnych jego producenta. Warunki te nie mogą ograniczać korzystania z Oprogramowania przez Zamawiającego w sposób węższy niż ten określony w niniejszej Umowie. W przypadku powstawania wątpliwości, będą miały zastosowanie warunki określone w niniejszym paragrafie.

6. Licencje na Oprogramowanie obejmują wszystkie jego funkcjonalności wymagane Umową i kolejne jego modyfikacje na:

1) 40 użytkowników nazwanych Systemu;

2) 1300 użytkowników Portalu;

3) nieograniczoną liczbę sesji dla Zamawiającego;

4) UMWL i Wojewódzkie Samorządowe Jednostki Organizacyjne.

7. Wykonawca udzieli Zamawiającemu na czas nieoznaczony, na terytorium Polski i poza jej granicami, licencji na korzystanie z Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego na następujących polach eksploatacji:

1) trwałe lub czasowe zwielokrotnianie programu komputerowego w całości lub części jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, w tym wprowadzanie, wyświetlanie, stosowanie, przekazywanie i przechowywanie programu komputerowego, z uwzględnieniem prawa do sporządzenia kopii zapasowej całości lub części Systemu na potrzeby archiwizacji oraz w celach bezpieczeństwa;

2) tłumaczenie, przystosowywanie, zmiana układu lub jakakolwiek inna zmiana w programie komputerowym;

3) rozpowszechnianie, w tym użyczenie lub najem programu komputerowego lub jego kopii na rzecz podmiotów świadczących jakiekolwiek prace lub czynności na rzecz Zamawiającego i wyłącznie w celu wykonywania tych czynności, bez prawa jakiejkolwiek dalszej dystrybucji;

4) wprowadzenie i korzystanie za pośrednictwem sieci Internet oraz Intranet;

5) przenoszenie pomiędzy stacjami roboczymi/serwerami.

8. Wykonawca może wypowiedzieć licencje z zachowaniem 3 letniego okresu wypowiedzenia. Jednocześnie Wykonawca oświadcza, że nie wypowie licencji z innej przyczyny niż naruszenie warunków udzielonej licencji z tym, że wypowiedzenie takie może być dokonane z zachowaniem 3 letniego terminu po uprzednim wezwaniu Zamawiającego do zaprzestania naruszania warunków licencji i bezskutecznym upływie

3 miesięcznego terminu wyznaczonego Zamawiającemu do zaniechania naruszeń. W wypadku wypowiedzenia licencji z innych przyczyn Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną równą 100% Wynagrodzenia brutto.

9. Z chwilą dostarczenia Utworów Zamawiającemu, Wykonawca przenosi na Zamawiającego własność nośników, na których Utwory te zostaną utrwalone.

10. Wynagrodzenie zawiera wynagrodzenie za udzielenie ww. licencji i przeniesienie własności, o których mowa w niniejszym paragrafie.

11. W przypadku nieodebrania przedmiotu odbioru z jakiejkolwiek przyczyny, Wykonawca nie będzie uprawniony do wynagrodzenia za udzielenie licencji.

12. Wykonawca zapewni, że twórcy Utworów, w tym Oprogramowania nie będą wykonywali swoich praw osobistych wobec Xxxxxxxxxxxxx, jego następców prawnych i/lub licencjobiorców.

13. Wykonawca oświadcza, że wdrożenie Oprogramowania w zakresie określonym wymaganiami Zamawiającego oraz usługi rozwojowe, w okresie trwania umowy nie są

uzależnione od nabycia przez Zamawiającego dodatkowych licencji na oprogramowanie gotowe lub oprogramowanie wytworzone przez Wykonawcę lub osoby trzecie i w związku z tym, Zamawiający nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów związanych z wdrożeniem i udostępnieniem Oprogramowania.

14. Wykonawca będzie odpowiednio udzielał wskazanych w niniejszym paragrafie licencji do kolejnych wersji i modyfikacji Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego dostarczanych w ramach okresu trwania umowy – z momentem przekazania kolejnych wersji lub modyfikacji Oprogramowania Standardowego i Oprogramowania Dedykowanego, a w przypadku nośników – przekazywał ich własność Zamawiającemu. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu udzielenia licencji na wskazane powyżej nowe wersje i aktualizacje.

15. Wykonawca zapewnia, iż korzystanie przez Zamawiającego z praw nabytych przez Zamawiającego na podstawie Umowy nie będzie naruszało praw osób trzecich oraz że nie będą istnieć żadne prawa osób trzecich, które mogłyby zakłócić korzystanie z nich przez Zamawiającego w zakresie określonym w niniejszym paragrafie oraz stanowić podstawy do powstania roszczeń osób trzecich z tytułu korzystania przez Zamawiającego z tych praw.

16. Wykonawca podejmie wszelkie środki prawne związane z obroną Zamawiającego przed jakimikolwiek roszczeniami podnoszonymi przez osoby trzecie z tytułu:

1) naruszenia przez Utwory ich praw z patentu, praw autorskich, wzorów użytkowych, praw do znaku towarowego i innych praw własności intelektualnej;

2) naruszenia praw osoby trzeciej z tytułu licencji udzielonych przez Wykonawcę lub następców prawnych Wykonawcy takim osobom do korzystania z Utworu;

3) naruszenia ich tajemnic handlowych lub ujawnienia informacji niejawnych.

17. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę wynikającą z prawomocnego orzeczenia sądowego, w tym odszkodowanie i koszty procesu oraz koszty obsługi prawnej związanej z prowadzeniem sporu z osobą trzecią dotyczącego roszczenia będącego przedmiotem postępowania lub z ugody sądowej lub pozasądowej. Wykonawca może odmówić zapłaty jakichkolwiek kwot, o których mowa w zdaniu pierwszym w przypadku zawarcia przez Zamawiającego ugody z osobą trzecią bez uzyskania uprzedniej pisemnej zgody Wykonawcy.

18. W przypadku zgłoszenia:

1) roszczenia osoby trzeciej, o którym mowa w ust. 15, Zamawiający jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Wykonawcę na piśmie o takim roszczeniu;

2) zagrożenia naruszenia praw, o których mowa w ust. 15, Wykonawca zapewni Zamawiającemu: prawo do dalszego ich używania zgodnie z prawem, lub wymieni je na funkcjonalne odpowiedniki produktów, lub zmodyfikuje je w taki sposób, aby nie naruszały praw osób trzecich.

19. Wykonawca zachowuje prawo do wykorzystywania, modyfikowania, rozpowszechniania i stosowania wszelkich wykorzystanych przez niego informacji, koncepcji, procedur, metod, know-how, ogólnych założeń wykorzystanych przy opracowywaniu rezultatów prac, jak również wszelkich wyników pośrednich, które nie zawierają informacji poufnych należących do Zamawiającego.

20. Uzgodnienia z Wykonawcą wymaga, w formie pisemnej, pod rygorem nieważności, wykonanie przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę trzecią działającą w jego imieniu i na jego rzecz modyfikacji Oprogramowania oraz zmian w strukturze bazy danych i jej zawartości innymi narzędziami niż te, której wskazał Wykonawca,

21. Zamawiający ma prawo do otrzymywania od Wykonawcy wnioskowanych informacji o najnowszych wersjach Oprogramowania.

22. W przypadku wykorzystania w Oprogramowaniu komponentów z kodem źródłowym udostępnionym publicznie (Oprogramowanie Open Source), Wykonawca pisemnie oświadczy w treści Protokołu Odbioru Fazy 4, że z dniem podpisania tego protokołu oprogramowanie lub jego komponenty będą publicznie dostępne bez ograniczeń do korzystania z nich przez Zamawiającego oraz nie jest wymagane uzyskanie na to korzystanie jakichkolwiek zgód lub uiszczenie opłat na rzecz jakichkolwiek podmiotów trzecich.

23. W sprawach nieuregulowanych niniejszą licencją mają zastosowanie: ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny.

§ 15. PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

1. Zgodnie z Art. 25 RODO, Zamawiający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych osobowych przed ryzykiem naruszenia praw lub wolności podmiotów danych.

2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO.

3. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia, który zawiera wbudowane mechanizmy, chroniące przed utratą dostępności, poufności i integralności danych.

4. Wykonawca zobowiązuje się do zawarcia umowy powierzenia danych osobowych, której wzór stanowi załącznik nr 10 w terminie zawarcia niniejszej Umowy.

§ 16. POUFNOŚĆ

1. Strony zobowiązują się do zachowania w poufności Informacji Poufnych, w szczególności:

1) nieujawniania i niezezwalania na ujawnienie jakichkolwiek Informacji Poufnych w jakiejkolwiek formie w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności;

2) zapewnienia, że personel oraz inni współpracownicy Wykonawcy, którym Informacje Poufne zostaną udostępnione nie ujawnią i nie zezwolą na ich ujawnienie w jakiejkolwiek formie w całości lub w części jakiejkolwiek osobie trzeciej bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności;

3) zapewnienia prawidłowej ochrony informacji przed utratą, kradzieżą, zniszczeniem, zgubieniem lub dostępem osób trzecich nieupoważnionych do uzyskania Informacji Poufnych;

4) niewykorzystywania Informacji Poufnych do innych celów niż wykonywanie czynności wynikających z umowy bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej pisemnie pod rygorem nieważności.

2. Informacje, w posiadanie których Wykonawca wejdzie w związku z realizacją umowy będą traktowane przez Wykonawcę jako poufne w czasie obowiązywania umowy oraz do dwóch lat od momentu jej wykonania, rozwiązania, wygaśnięcia i odstąpienia od niej i mogą być ujawniane wyłącznie tym osobom i upoważnionym przedstawicielom, których obowiązkiem jest realizacja umowy, pod rygorem pociągnięcia Wykonawcy do odpowiedzialności za naruszenie poufności.

3. Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia na siebie wszelkich roszczeń osób trzecich w stosunku do Zamawiającego, wynikających z wykorzystania informacji uzyskanych

w związku z realizacją umowy w sposób naruszający jej postanowienia.

4. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego zawiadomienia Zamawiającego o każdym przypadku ujawnienia Informacji Poufnych pozostającym w sprzeczności z postanowieniami umowy.

5. Zobowiązanie do zachowania poufności Informacji Poufnych nie dotyczy przypadków, gdy informacje te:

1) stały się publicznie dostępne, jednak w inny sposób niż w wyniku naruszenia umowy;

2) muszą zostać udostępnione zgodnie z obowiązkiem wynikającym z przepisów powszechnie obowiązującego prawa, orzeczenia sądu lub uprawnionego organu administracji publicznej; w takim przypadku Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić, by udostępnienie Informacji Poufnych nastąpiło tylko i wyłącznie w zakresie koniecznym dla zadośćuczynienia powyższemu obowiązkowi.

6. Wykonawca niezwłocznie zawiadomi Zamawiającego o każdym przypadku zaistnienia obowiązku udostępnienia Informacji Poufnych, a także podejmie wszelkie działania konieczne do zapewnienia, by udostępnienie Informacji Poufnych dokonało się w sposób chroniący przed ujawnieniem ich osobom niepowołanym.

§ 17. ZMIANY POSTANOWIEŃ UMOWY

Strony, zgodnie z art. 436 pkt 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych, przewidują możliwość dokonania zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku wystąpienia jednej z następujących okoliczności:

1) zmiany stawki podatku od towarów i usług,

2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,

3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne - na zasadach i w sposób określony w ust. 2 - 12, jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania Umowy przez Wykonawcę,

4) zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1342),

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę.

2. Zmiana wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 1, będzie odnosić się wyłącznie do części przedmiotu

Umowy zrealizowanej, zgodnie z terminami ustalonymi Umową, po dniu wejścia w życie przepisów zmieniających stawkę podatku od towarów i usług oraz wyłącznie do części przedmiotu Umowy, do której zastosowanie znajdzie zmiana stawki podatku od towarów i usług.

3. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 1, wartość wynagrodzenia netto nie zmieni się, a wartość wynagrodzenia brutto zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.

4. Zmiana wysokości wynagrodzenia w przypadku zaistnienia przesłanki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, 3 lub 4 będzie obejmować wyłącznie część wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w odniesieniu do której nastąpiła zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy przez Wykonawcę w związku z wejściem w życie przepisów odpowiednio zmieniających wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej lub dokonujących zmian w zakresie zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub w zakresie wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne lub zmiany zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych, o których mowa w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych.

5. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą wzrostowi kosztu Wykonawcy w związku ze zwiększeniem wysokości wynagrodzeń pracowników świadczących Usługi do wysokości aktualnie obowiązującego minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, z uwzględnieniem wszystkich obciążeń publicznoprawnych od kwoty wzrostu minimalnego wynagrodzenia albo minimalnej stawki godzinowej. Kwota odpowiadająca wzrostowi kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników świadczących Usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.

6. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3 lub 4, wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o kwotę odpowiadającą zmianie kosztu Wykonawcy ponoszonego w związku z wypłatą wynagrodzenia pracownikom świadczącym Usługi. Kwota odpowiadająca zmianie kosztu Wykonawcy będzie odnosić się wyłącznie do części wynagrodzenia pracowników Świadczących Usługi, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, odpowiadającej zakresowi, w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy.

7. W celu zawarcia aneksu, o którym mowa w ust. 1, każda ze Stron może wystąpić do drugiej Strony z wnioskiem o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, wraz z uzasadnieniem zawierającym w szczególności szczegółowe wyliczenie całkowitej kwoty, o jaką wynagrodzenie Wykonawcy powinno ulec zmianie, oraz wskazaniem daty, od której nastąpiła bądź nastąpi zmiana wysokości kosztów wykonania Umowy uzasadniająca zmianę wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy.

8. W przypadku zmian, o których mowa w ust. 1 pkt 2, pkt 3 lub pkt 4, jeżeli z wnioskiem występuje Wykonawca, jest on zobowiązany dołączyć do wniosku dokumenty, z których będzie wynikać, w jakim zakresie zmiany te mają wpływ na koszty wykonania Umowy, w szczególności:

1) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących Usługi, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi - w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, lub

2) pisemne zestawienie wynagrodzeń (zarówno przed jak i po zmianie) pracowników świadczących Usługi, wraz z kwotami składek uiszczanych na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części finansowanej przez Wykonawcę, z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu Umowy oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi - w przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 3 lub 4.

9. W przypadku zmiany, o której mowa w ust. 1 pkt 2, 3 i 4, jeżeli z wnioskiem występuje Zamawiający, jest on uprawniony do zobowiązania Wykonawcy do przedstawienia w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż 10 dni roboczych, dokumentów, z których będzie wynikać w jakim zakresie zmiana ta ma wpływ na koszty wykonania Umowy, w tym pisemnego zestawienia wynagrodzeń, o którym mowa w ust. 8 pkt 1 i 2.

10. W terminie 10 dni roboczych od dnia przekazania wniosku, o którym mowa w ust. 7, Strona, która otrzymała wniosek, przekaże drugiej Stronie informację o zakresie, w jakim zatwierdza wniosek oraz wskaże kwotę, o którą wynagrodzenie należne Wykonawcy powinno ulec zmianie, albo informację o niezatwierdzeniu wniosku wraz z uzasadnieniem.

11. W przypadku otrzymania przez Stronę informacji o niezatwierdzeniu wniosku lub częściowym zatwierdzeniu wniosku, Strona ta może ponownie wystąpić z wnioskiem, o którym mowa w ust. 7. W takim przypadku przepisy ust. 8 - 10 oraz 12 stosuje się odpowiednio.

12. Zawarcie aneksu nastąpi nie później niż w terminie 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o dokonanie zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy

§ 18. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, z zastrzeżeniem art. 454 i nast. ustawy prawo zamówień publicznych.

2. W przypadku, gdy na należyte wykonanie umowy wpływają okoliczności związane z wystąpieniem COVID-19, zmian umowy dokonuje się w trybie art. 15r ust. 4 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.

3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową wiąże oferta Wykonawcy, postanowienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a także stosuje się przepisy

ustawy Prawo zamówień publicznych, kodeksu cywilnego oraz aktów wykonawczych do tych ustaw.

4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

5. Właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest polski sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego oraz prawo polskie.

6. Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach w tym dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

7. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji w dostarczanym przedmiocie zamówienia publicznego, zgodnie z zapisami zawartymi w § 20 ust.2 pkt 10 i 12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012

r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.

8. Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego zgłaszania incydentów naruszenia bezpieczeństwa informacji na adres email: xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, umożliwiający szybkie podjęcie działań korygujących;

9. Zamawiający oświadcza, iż przedmiot niniejszej umowy będzie finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego na lata 2014-2020.

10. Wszelkie oświadczenia stron dotyczące niniejszej umowy będą dokonywane w formie pisemnej i doręczane drugiej stronie na adresy :

Zamawiający: Lubelskie Centrum Innowacji i Technologii: xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx

Wykonawca: ;

Wszelkie zmiany adresów stron wymagają niezwłocznego pisemnego powiadomienia drugiej strony i nie stanowią zmiany umowy. W przypadku braku powiadomienia wszelkie pisma wysłane na adresy wskazane w ust. 10 uznaje się skutecznie doręczone.

Załączniki stanowiące integralną część niniejszej umowy:

1. Specyfikacja Warunków Zamówienia;

2. Oferta Wykonawcy;

3. Produkty Projektu;

4. Xxxxx Xxxx;

5. Formularz zapytania o cenę realizacji Prac Dodatkowych;

6. Formularz Wyceny Prac Dodatkowych;

7. Formularz Zamówienia Prac Dodatkowych;

8. Formularz Protokołu Odbioru;

9. Wykaz Oprogramowania Standardowego.

Zamawiający

Wykonawca

……………………………………….

………………………………………….

……………………………………….

………………………………………….

ZAŁĄCZNIK NR 1 - SPECYFIKACJA WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

ZAŁĄCZNIK NR 2 - OFERTA WYKONAWCY

ZAŁĄCZNIK 3 – PRODUKTY PROJEKTU

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
Faza 1 – Przygotowanie Projektu
1.1.	Plan Projektu	Dokument musi zawierający co najmniej: - cel i zakres projektu; - Harmonogram Szczegółowy w podziale na fazy projektu (zadania, terminy ich realizacji, przypisane strony odpowiedzialne za ich realizację); - procedury i standardy projektowe ( zarządzania komunikacją, zarządzania jakością produktów, zarządzanie zmianą, eskalacja problemów, zarządzania ryzykiem)	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - harmonogram zadań będzie odzwierciedlał wszystkie zadania wynikające z OPZ, oraz przedstawiał realizację poszczególnych zadań w ustalonym w umowie czasie	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- metodyka realizacji prac, - rejestr zidentyfikowanych ryzyk
Faza 2 – Analiza Przedwdrożeniowa
2.1.	Koncepcja Biznesowa	Dokument zawierający wyniki przeprowadzonej przez Wykonawcę Analizy Przedwdrożeniowej. Analiza będzie przeprowadzona w formie spotkań z przedstawicielami Zamawiającego, które odbędą się w siedzibie Zamawiającego lub w formie zdalnej. Dokument powinien być podzielony na główne procesy (x.xx. Kadry, Płace, ZFŚS, Portal, inne).	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań zawartych w OPZ.	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu

Nazwa Produktu

Opis Produktu

Kryteria odbioru

Odpowiedzialność

Wymagany przez Zamawiającego czas na

akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag

[A]

[B]

[C]

[D]

[E]

[F]

Dokument musi zawierać co najmniej:

- opis realizacji procesów biznesowych wchodzących w zakres Projektu,

w szczególności wszystkich zmian i dostosowań do Oprogramowania Standardowego Wykonawcy,

- analizę bezpieczeństwa Oprogramowania, w tym spełnienie przepisów związanych z RODO,

- opis sposobu realizacji wymagań Zamawiającego,

- dokładny opis ról i uprawnień.

Koncepcja Xxxxxxxxx musi zawierać opis realizacji wszystkich funkcjonalności opisanych w OPZ.

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]

2.2.	Koncepcja Migracji	Dokument zawierający szczegółowy plan przeprowadzenia migracji z systemów źródłowych do systemu docelowego. Dokument musi zawierać w szczególności: - opis metody transferu danych, - kroki procesu transferu danych - opis narzędzi wspierających transfer danych, - obsługę błędów, - analizę testowego rozliczenia płac, - zakres migrowanych typów informacji (w rozbiciu na dane kadrowe i płacowe),	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań zawartych w OPZ w zakresie migracji danych	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- zasady przeniesienia numerów pracowniczych, - harmonogram, zadania i odpowiedzialnych za ich realizację, - zasady zapewnienia jakości wykonania zadania, - kryteria odbioru Migracji Danych (testy migracji).
2.3.	Koncepcja Szkoleń	Dokument zawierający szczegółowy plan realizacji szkoleń, w szczególności: - listę jednostek szkoleniowych z określeniem tematyki warsztatu, grupy docelowej, czasu trwania szkolenia, formy szkolenia, - harmonogram szkoleń,	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- opisu formy dokumentacji szkoleniowej, - procedur przygotowania danych szkoleniowych i środowiska szkoleniowego, - kryteriów odbioru produktu Szkolenia.	zawartych w OPZ w zakresie Szkoleń.
2.4.	Koncepcja Integracji	Dokument zawierający szczegółowy opis planowanych do realizacji interfejsów, w szczególności: - nazwy łączonych systemów, - opis użytej technologii, - częstotliwość wymiany danych, - zakres przesyłanych danych, - przewidywany wolumen przesyłanych danych - sposób monitorowania poprawności działania interfejsu	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań zawartych w OPZ w zakresie Integracji.	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- działania naprawcze do wykonania przez Zamawiającego w przypadku dających się przewidzieć błędów w działaniu interfejsu
2.5.	Koncepcja Infrastruktury	Dokument zawierający co najmniej: - analizę środowiska Zamawiającego, - listę i harmonogram realizacji zadań do wykonania przez Zamawiającego i Wykonawcę, - procedury aktualizacji wersji systemu, -procedury wgrania naprawy Defektu - wymagania minimalne infrastruktury dla efektywnego działania Oprogramowania	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań zawartych w OPZ w zakresie Infrastruktury Zamawiającego.	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- minimalne wersje Oprogramowania Systemowego dla prawidłowego działania Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego.
2.6.	Koncepcja Testów	Dokument opisujący procedurę testów odbiorowych, w szczególności: - rodzaje testów do przeprowadzenia - plan i harmonogram wykonania testów przez Zamawiającego (wymagane jest zaplanowanie trzech sesji testowych, przy czym pierwsza sesja musi trwać nie krócej niż 10 dni roboczych natomiast kolejne sesje po 5 dni roboczych)	Zamawiający odbierze produkt, jeżeli: - będzie zawierał zestaw informacji wskazany w jego opisie; - będzie opisywał sposób realizacji wszystkich wymagań zawartych w OPZ w zakresie Testów.	Za opracowanie dokumentu odpowiada Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		- procedury aktualizacji środowiska testowego, - listę scenariuszy testowych, - zasady komunikowania się podczas testów (zgłaszanie Defektów), - zasady dokumentowania testów. Koncepcja Testów powinna obejmować swoim zakresem całość zakresu Oprogramowania Standardowego oraz Oprogramowania Dedykowanego.
Faza 3 – Realizacja
3.1.	Gotowość do testów	Wykonanie przez Wykonawcę niezbędnych prac programistycznych, których	Wykonawca oświadczy, że Oprogramowanie	Odpowiedzialność Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		poprawność zostanie potwierdzona testami przeprowadzonymi przez Wykonawcę w jego siedzibie. Skonfigurowanie przez Wykonawcę na sprzęcie Zamawiającego Oprogramowania z wykonanymi wszystkimi przewidzianymi w Fazie 2 dostosowaniami oraz wprowadzonymi przez Wykonawcę danymi testowymi, skonfigurowanymi użytkownikami testowymi.	zostało dostosowane do wymagań Zamawiającego oraz pozytywnie przeszło testy jednostkowe i inne w siedzibie Wykonawcy. Zamawiający odbierze Produkt po weryfikacji jego zgodności z Koncepcją Testów wypracowaną w fazie 2.	Wsparcie merytoryczne Zamawiającego.
3.2.	Scenariusze Testowe	Dokument zawierający listę wszystkich Scenariuszy Testowych, harmonogram ich wykonania, opis wprowadzanych danych na wejściu, czynności do wykonania w ramach danego	Zamawiający odbierze produkt pod warunkiem: a) dostarczenia przez wszystkich Wykonawcę Scenariuszy	Odpowiedzialny Wykonawca.	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		xxxxx oraz opis stanu, który świadczy o zakończeniu testu z sukcesem.	Testowych uzgodnionych w Fazie 2 (Koncepcja Testów) b) potwierdzeniu należytej jakości scenariuszy testowych.
3.3.	Przetestowane Oprogramowanie	Wykonanie testów, zgodnie z Koncepcją Testów i Scenariuszami Testowymi i Harmonogramem. Wykonawca musi przedstawić raporty z przeprowadzonych testów.	Zamawiający odbierze produkt pod warunkiem braku Defektów nienaprawionych a zgłoszonych podczas testów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania odbioru warunkowego produktu, jeżeli będą spełnione następujące warunki:	Odpowiedzialny za wykonanie Testów jest Zamawiający. Wykonawca jest odpowiedzialny za naprawę Defektów oraz asystę świadczoną w siedzibie Zamawiającego w wymiarze minimum dwóch pracowników	3 dni robocze (dla uniknięcia wątpliwości powyższy czas dotyczy odbioru Produktu a nie czasu wymaganego na przeprowadzenie testów przez Zamawiającego)

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
			a) brak Defektów Krytycznych b) co najwyżej jeden Defekt Wysoki c) co najwyżej 5 Defektów Niskich.	Wykonawcy na każdy dzień testów.
Faza 4 – Przygotowanie do Startu Produkcyjnego
4.1.	Gotowość do Szkoleń	Przygotowanie środowiska szkoleniowego, zgodnego funkcjonalnie z wymaganiami Zamawiającego, włączając w to dane szkoleniowe, materiały i instrukcje niezbędne do przeprowadzenia szkoleń oraz skonfigurowanych użytkowników szkoleniowych z odpowiednimi uprawnieniami.	Zamawiający odbierze produkt sprawdzając jego zgodność z Koncepcją Szkoleń opracowaną w Fazie 2.	Odpowiedzialność Wykonawcy.	3 dni robocze
4.2.	Szkolenia	Przeprowadzenie szkoleń zgodnie z zatwierdzoną przez	Zamawiający odbierze produkt na podstawie potwierdzonej	Odpowiedzialność Wykonawcy.	3 dni robocze

Identyfikator Produktu

Nazwa Produktu

Opis Produktu

Kryteria odbioru

Odpowiedzialność

Wymagany przez Zamawiającego czas na

akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag

[A]

[B]

[C]

[D]

[E]

[F]

Zamawiającego Koncepcją Szkoleń i Harmonogramem.

obecności osób przewidzianych do udziału w szkoleniach oraz wyników testów końcowych sprawdzających zapoznanie się

z systemem uczestników szkolenia.

Warunkiem odbioru szkolenia jest uzyskanie przez każdego uczestnika szkolenia minimum 75% poprawnych odpowiedzi.

W przypadku wyników testu poniżej 75% Wykonawca, na żądanie

Zamawiającego,

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
			będzie zobowiązany do powtórzenia szkolenia.
4.3.	Migracja Danych	Przeprowadzenie Migracji danych, zgodnie z Koncepcją Migracji Danych i Harmonogramem	Zamawiający odbierze produkt po pozytywnej weryfikacji ilościowo- jakościowej zmigrowanych danych	Odpowiedzialność Wykonawcy. Zamawiający odpowiada za weryfikację poprawności zmigrowanych danych.	5 dni roboczych
4.4.	Gotowość do Startu Produkcyjnego	Wykonanie wszystkich prac niezbędnych do Startu Produkcyjnego, w szczególności Migracji Danych, Testów, Szkoleń i innych zadań określonych w harmonogramie. Produkt ten uwzględnia również wszelkie niezbędne prace instalacyjne	Zamawiający odbierze produkt po pozytywnej weryfikacji wykonania wszystkich zadań z harmonogramu projektu.	Odpowiedzialność Wykonawcy z wyłączeniem instalacji i konfiguracji stacji roboczych (zadanie to będzie wykonane przez personel	3 dni robocze

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
		i konfiguracyjne na serwerach i stacjach roboczych Zamawiającego.		Zamawiającego na podstawie wskazówek i instrukcji dostarczonych przez Wykonawcę)
Faza 5 – Start Produkcyjny i Wsparcie po starcie
5.1.	Start Produkcyjny	Rozpoczęcie pracy produkcyjnej na Systemie i Portalu	Nie dotyczy	Nie dotyczy	Nie dotyczy
	Wsparcie Wykonawcy	Dedykowane wsparcie użytkowników Zamawiającego w codziennej pracy z Oprogramowanie Standardowym oraz Oprogramowaniem Dedykowanym.	Zamawiający odbierze produkt po prawidłowym pierwszym po Starcie Produkcyjnym rozliczeniu listy płac oraz braku na dzień odbioru zgłoszonych przez Zamawiającego	Odpowiedzialność Wykonawcy	5 dni roboczych

Identyfikator Produktu	Nazwa Produktu	Opis Produktu	Kryteria odbioru	Odpowiedzialność	Wymagany przez Zamawiającego czas na akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag
[A]	[B]	[C]	[D]	[E]	[F]
			i nienaprawionych przez Wykonawcę Defektów Krytycznych, Wysokich i Niskich. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonania odbioru warunkowego.
5.2.	Aktualizacja Koncepcji	Aktualizacja Dokumentacji projektowej o informacje pozyskane lub zmienione w trakcie trwania Projektu – do tyczy: - Koncepcji Biznesowej - Koncepcji Integracji - Koncepcji Infrastruktury - Koncepcji Migracji	Zamawiający odbierze produkt po weryfikacji wykonania aktualizacji	Odpowiedzialność Wykonawcy	5 dni roboczych
5.3.	Dokumentacja Projektu	Opracowanie dokumentacji powdrożeniowej zgodnej z wymaganiami OPZ	Zamawiający odbierze produkt po	Odpowiedzialność Wykonawcy	10 dni roboczych

Identyfikator Produktu

Nazwa Produktu

Opis Produktu

Kryteria odbioru

Odpowiedzialność

Wymagany przez Zamawiającego czas na

akceptację Produktu lub zgłoszenie uwag

[A]

[B]

[C]

[D]

[E]

[F]

sprawdzeniu jego kompletności.

ZAŁĄCZNIK NR 4 – WYKAZ OSÓB

ZAŁĄCZNIK NR 5 – FORMULARZ ZAPYTANIA O CENĘ PRAC DODATKOWYCH

PROJEKT WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KADROWO-PŁACOWEGO W UMWL

UMOWA NR ………………………….. Z DNIA ………………

Zapytanie o cenę prac dodatkowych nr ………………………

1. Data zapytania:

………………………………………………………………………………………………………..

2. Cel zlecenia / przewidywany zakres prac

………………………………………………………………………………………………………..

3. Oczekiwany termin realizacji:

………………………………………………………………………………………………………..

4. Załączniki:

………………………………………………………………………………………………………..

ZAMAWIAJĄCY

ZAŁĄCZNIK NR 6 – FORMULARZ WYCENY PRAC DODATKOWYCH

PROJEKT WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KADROWO-PŁACOWEGO W UMWL

UMOWA NR ………………………….. Z DNIA ………………

Wycena prac dodatkowych

dot. zapytania nr ………………………..

1. Data wyceny:

………………………………………………………………………………………………………..

2. Łączny koszt realizacji prac dodatkowych [roboczogodziny] :

…………………………………………………., w tym:

Opracowanie projektu [roboczogodziny]:

……………………………………………………………………………………………………….. Realizacja [roboczogodziny]:

……………………………………………………………………………………………………….. Testy wewnętrzne [roboczogodziny]:

……………………………………………………………………………………………………….. Przygotowanie dokumentacji [roboczogodziny]:

………………………………………………………………………………………………………..

3. Termin przystąpienia do prac:

………………………………………………………………………………………………………..

4. Termin przekazania do odbioru:

………………………………………………………………………………………………………..

5. Uwagi dodatkowe:

………………………………………………………………………………………………………..

6. Załączniki

………………………………………………………………………………………………………..

WYKONAWCA

ZAŁĄCZNIK NR 7 – FORMULARZ ZAMÓWIENIA PRAC DODATKOWYCH

PROJEKT WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KADROWO-PŁACOWEGO W UMWL

UMOWA NR ………………………….. Z DNIA ………………

Zlecenie prac dodatkowych nr …………………..

dot. zapytania nr ………………………..

1. Data zlecenia:

………………………………………………………………………………………………………..

2. Łączny koszt realizacji prac dodatkowych[rbg] :

………………………………………………………………………………………………………..

3. Termin przystąpienia do prac:

………………………………………………………………………………………………………..

4. Termin przekazania do odbioru:

………………………………………………………………………………………………………..

5. Uwagi dodatkowe:

………………………………………………………………………………………………………..

6. Załączniki:

………………………………………………………………………………………………………..

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

ZAŁĄCZNIK NR 8 – FORMULARZ PROTOKOŁU ODBIORU

PROJEKT WDROŻENIA OPROGRAMOWANIA KADROWO-PŁACOWEGO W UMWL

UMOWA NR ………………………….. Z DNIA ………………

Protokół Odbioru Produktu / Fazy / Prac Dodatkowych*

……………………………………………………………………………………………………………

(Nazwa odbieranego produktu)

1. Data zgłoszenia do odbioru:

………………………………………………………………………………………………………..

2. Data odbioru:

………………………………………………………………………………………………………..

3. Załączniki do Protokołu:

………………………………………………………………………………………………………..

4. Informacja o dokonaniu / niedokonaniu* odbioru:

………………………………………………………………………………………………………..

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

*niepotrzebne skreślić

ZAŁĄCZNIK NR 9 – WYKAZ OPROGRAMOWANIA STANDARDOWEGO

ZAŁĄCZNIK NR 10 – UMOWA POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta dnia pomiędzy:

(zwana dalej „Umową Powierzenia”)

Województwem Lubelskim z siedzibą w Lublinie, xx. Xxxxxx Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx NIP 000-000-00-00:

zwany w dalszej części Umowy „Administratorem danych” lub „Administratorem”

reprezentowanym przez:

…………………………………………………………………………………………………………… oraz

…………………………………………………………………………………………………………… zwany w dalszej części Umowy „Podmiotem przetwarzającym”

reprezentowanym przez:

……………………………………………………………………………………………………………

§ 1 Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu dane osobowe do przetwarzania, w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego w dalszej części Umowy

„Rozporządzeniem”), na zasadach, w zakresie i w celu określonym w niniejszej Umowie.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową Powierzenia, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

3. Podmiot przetwarzający oświadcza, iż dysponuje środkami, doświadczeniem, wiedzą i wykwalifikowanym personelem, co umożliwia mu prawidłowe wykonanie niniejszej Umowy Powierzenia.

§ 2 Zakres i cel przetwarzania danych

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Umowy Powierzenia dane związane z zatrudnieniem, dane płacowe w zakresie umów o pracę, umów cywilno-prawnych, diet, nagród i stypendiów, dane związane z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) oraz Pracowniczą Kasą Zapomogowo- Pomocniczą (PKZP) dotyczące pracowników Administratora, radnych Sejmiku Województwa Lubelskiego, osób otrzymujących stypendia i nagrody, członków ZFŚS oraz PKZP w zakresie określonym w załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia.

2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający wyłącznie w celu realizacji umowy z dnia ……………………….

nr i zwanej dalej Umową Główną nie dłużej niż do końca okresu

wskazanego w § 7 ust. 1.

3. Podmiot przetwarzający jest upoważniony do wykonywania następujących kategorii czynności przetwarzania powierzonych danych: utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie, które są w minimalnym zakresie niezbędne do realizacji celu o którym mowa w ust. 2 powyżej.

§ 3 Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniający adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanym z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone dane osobowe, przy czym będą to jedynie osoby, które posiadają odpowiednie przeszkolenie z zakresu ochrony danych osobowych i są niezbędne w celu realizacji niniejszej Umowy.

4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zapewnić, że osoby, które upoważnia do przetwarzania danych osobowych, w celu realizacji niniejszej Umowy Powierzenia,

zobowiążą się do zachowania tajemnicy lub będą podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust. 3 pkt b) Rozporządzenia, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym, jak i po jego ustaniu. Podmiot przetwarzający zapewnia ponadto, że osoby o których mowa w niniejszym ustępie będą przetwarzały dane osobowe zgodnie z zasadą wiedzy koniecznej.

5. Podmiot przetwarzający prowadzi w formie pisemnej (w tym elektronicznej) rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania, o którym mowa w art. 30 ust. 2 RODO.

6. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem usuwa wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni od zakończenia świadczenia usług, o których mowa w Umowie Głównej, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych, o czym informuje Administratora. Przetwarzający potwierdzi usunięcie danych osobowych oraz ich kopii pisemnym protokołem podpisanym przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Przetwarzającego. Dotyczy także podwykonawców, o których mowa w § 5 ust. 1 Umowy Powierzenia.

7. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia. W razie wpływu do Podmiotu przetwarzającego żądania w zakresie realizacji praw osób, których dotyczą powierzone dane, Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje o tym Administratora. Udzielając informacji, Xxxxxxx przetwarzający przekazuje dane nadawcy i treść żądania oraz określa, w jakim zakresie jest w stanie przyczynić się do realizacji żądania.

8. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je administratorowi w ciągu 24 godzin, na adres e-mail xxx@xxxxxxxxx.xx wraz z informacją o:

a) charakterze i skali naruszenia, tj. w szczególności o kategoriach i przybliżonej liczbie osób, których dane dotyczą oraz kategoriach i przybliżonej liczbie wpisów danych, których dotyczy naruszenie;

b) przewidywanym czasie potrzebnym do naprawienia szkody spowodowanym naruszeniem;

c) charakterze i zakresie danych objętych naruszeniem;

d) możliwych konsekwencjach naruszenia, z uwzględnieniem konsekwencji dla osób, których dane dotyczą;

e) danych kontaktowych osoby mogącej udzielić dalszych informacji o naruszeniu.

9. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się współdziałać z Administratorem przy ustalaniu szczegółów związanych ze zgłoszonym naruszeniem, w szczególności przyczyn wystąpienia naruszenia, skutków naruszenia oraz we wdrażaniu środków naprawczych.

10. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych spowodowanego z winy Podmiotu przetwarzającego lub z winy podwykonawcy Podmiotu przetwarzającego, Podmiot przetwarzający dokona przeglądu stosowanych środków technicznych i organizacyjnych oraz wprowadzi odpowiednie zmiany w celu zapobiegnięcia powtórzeniu się takiego naruszenia ochrony danych osobowych w przyszłości.

11. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się udostępnić Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 Rozporządzenia.

§ 4 Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) Rozporządzenia ma prawo kontroli, mającej na celu weryfikację czy Podmiot przetwarzający spełnia obowiązki wynikające z niniejszej Umowy Powierzenia.

2. Administrator danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego i z minimum 5 dniowym uprzedzeniem.

3. Administrator ma prawo żądać od Podmiotu przetwarzającego składania pisemnych wyjaśnień dotyczących realizacji zobowiązań wynikających z Umowy. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się odpowiedzieć niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 5 dni, na każde pytanie Administratora dotyczące powierzonych mu danych osobowych.

4. Prawo do przeprowadzenia kontroli obejmuje: wstęp do pomieszczeń, w których znajdują się zasoby uczestniczące w operacjach przetwarzania powierzonych danych osobowych; żądanie złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień od osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych; wgląd do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek

z celem kontroli oraz przeprowadzanie oględzin urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych służących do przetwarzania powierzonych danych.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli, w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 7 dni.

§ 5 Dalsze powierzenie danych do przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą Umową Powierzenia do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu wykonania Umowy Powierzenia po uzyskaniu uprzedniej pisemnej zgody Administratora danych.

2. Przekazanie powierzonych danych do państwa trzeciego może nastąpić jedynie na udokumentowane polecenie Administratora danych, chyba że obowiązek taki nakłada na Podmiot przetwarzający prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego, któremu podlega Podmiot przetwarzający. W takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Podmiot przetwarzający informuje Administratora danych o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

3. Podwykonawca, o którym mowa w § 5 ust. 1 Umowy Powierzenia winien spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Podmiot przetwarzający w niniejszej Umowie Powierzenia.

4. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność wobec Administratora za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków wynikających z niniejszej Umowy Powierzenia.

5. Podmiot przetwarzający nie ma zgody Administratora na przetwarzanie danych w chmurze obliczeniowej.

§ 6 Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią Umowy Powierzenia, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności

administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w Umowie Powierzenia, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

3. Zgodnie z art. 82 ust 2 Rozporządzenia Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za szkody, jakie z jego winy powstały po stronie Administratora w wyniku przetwarzania powierzonych danych.

4. Administrator ma prawo żądania wstrzymania przetwarzania danych w przypadku przetwarzania ich niezgodnie z aktualnymi przepisami lub postanowieniami Umowy Głównej i Umowy Powierzenia oraz w zakresie ochrony osób.

§ 7 Czas obowiązywania Umowy

1. Niniejsza Umowa Powierzenia obowiązuje od dnia jej zawarcia przez czas określony, tożsamy z okresem obowiązywania Umowy Głównej.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć niniejszą Umowę Powierzenia z zachowaniem 30 dni okresu wypowiedzenia.

§ 8 Rozwiązanie Umowy

1. Administrator danych może rozwiązać niniejszą Umowę Powierzenia ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:

f) uniemożliwia Administratorowi skorzystania z prawa do kontroli opisanego w § 4 Umowy Powierzenia;

g) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

h) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z Umową Powierzenia;

i) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez pisemnej zgody Administratora danych.

§ 9 Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku z zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy Powierzenia, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy Powierzenia.

§ 10 Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy Kodeksu cywilnego oraz Rozporządzenia.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej Umowy Powierzenia będzie sąd właściwy dla siedziby Administratora danych.

4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

Administrator danych Podmiot przetwarzający

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO UMOWY POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH - ZAKRES POWIERZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane pracownicze:

1) imię i nazwisko;

2) data i miejsce urodzenia;

3) adres zamieszkania;

4) PESEL;

5) NIP;

6) seria i numer dowodu osobistego;

7) informacja przez xxxx został wydany dowód osobisty;

8) data wydania;

9) numer telefonu;

10) stan cywilny i rodzinny;

11) dane dotyczące członków rodziny: imiona, nazwisko, data urodzenia, PESEL, datę urodzenia stopień pokrewieństwa, uczy się (tak, nie, nie dotyczy), wspólne gospodarstwo (tak, nie, nie dotyczy), stopień niepełnosprawności, uprawnienia zdrowotne: (tak, nie, nie dotyczy), data uzyskania, data utraty, adres zamieszkania;

12) obywatelstwo;

13) imię ojca;

14) imię matki;

15) wykształcenie;

16) staż pracy;

17) uzyskane;

18) kwalifikacje;

19) stosunek do służby wojskowej;

20) numer rachunku bankowego;

21) orzeczenia o niepełnosprawności;

22) zaświadczenia lekarskie o zdolności do pracy;

23) informacja o karalności;

24) informacje o doświadczeniu zawodowym;

25) informacje o karach, wyróżnieniach, odprawach.

2. Dane związane z zatrudnieniem:

1) stanowisko pracy;

2) przynależność do struktury organizacyjnej;

3) informacje dotyczące wynagrodzenia;

4) informacje dotyczące absencji, ewidencji czasu pracy, nadgodzin, urlopów;

5) informacje dot. Zakładowego Funduszu Pracy;

6) dane związane ze świadczeniem ZUS (prawa do emerytury lub renty, daty nabycia praw, jednostka ZUS);

7) Przynależność do NFZ;

8) informacje o wypadkach przy pracy i drodze do pracy;

9) informacje dotyczące delegacji służbowych;

10) dane związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

11) informacje o obligatoryjnych badaniach lekarskich;

12) informacje o przebiegu zatrudnienia;

13) informacje o szkoleniach;

14) informacje związane z wystawionymi zaświadczeniami, upoważnieniami, pełnomocnictwami i zakresem obowiązków;

15) informacje związane z umowami lojalnościowymi;

16) informacje związane ze służbą przygotowawczą;

17) informacje związane z oceną okresową;

18) przynależność do organizacji np. PZU lub opieka medyczna.

3. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych:

1) informacje o zaciągniętych pożyczkach;

2) informacje dotyczące wypłat zapomogi finansowej, dofinansowania wypoczynku, dofinansowania do zajęć sportowo-rekreacyjnych, bonach towarowych, wypłat wyprawki szkolnej;

3) informacja o żyrantach.

4. Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa:

1) informacja o wysokości ich wkładów;

2) informacja o poziomie zadłużenia;

3) dane na temat poręczonych pożyczek;

4) historię wszystkich operacji finansowych;

5) Informacja o udzieleniu bezzwrotnej zapomogi.

5. Płace w zakresie umów o pracę, umów cywilno-prawnych, diet radnych, nagród i stypendiów:

1) Imię i nazwisko;

2) data urodzenia;

3) adres zamieszkania;

4) PESEL;

5) NIP;

6) numer rachunku bankowego;

7) dane Urzędu Skarbowego;

8) stawka wynagrodzenia zasadniczego;

9) kategoria zaszeregowania;

10) procent wysługi lat;

11) kody składników płacowych;

12) kwoty składników płacowych;

13) kody składników potrąceniowych;

14) kwoty składników potrąceniowych;

15) kwota wynagrodzenia brutto;

16) kwota wynagrodzenia netto.

Document Metadata

Table of Contents

Projektowane postanowienia umowy na dostawę i wdrożenie Oprogramowania do zarządzania obszarem kadrowo-płacowym wraz z licencjami i 60 miesięcznym wsparciem serwisowym.

Document Metadata