05/POIR/2020 Załącznik nr 4

05/POIR/2020 Załącznik nr 4

Istotne postanowienia umowy

Umowa nr …

na kompleksową organizację dwudniowej, międzynarodowej konferencji

w Warszawie dla Fundacji na rzecz Nauki Polskiej (FNP)

zwana dalej „Umową”

Zawarta w dniu …………………………… r. pomiędzy:

Fundacją na rzecz Nauki Polskiej z siedzibą w Warszawie (02-611), przy xx. X. Xxxxxxxxxxx 00/00, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr 0000109744, XXX 0000000000, REGON 012001533, reprezentowaną przez:

…

zwaną dalej „Zamawiającym”,

a

…,

reprezentowaną przez:

…

zwaną dalej „Wykonawcą”,

łącznie zwanymi „Stronami”,

o następującej treści:

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja dwudniowej konferencji z udziałem laureatów - naukowców oraz ekspertów (z Polski i zagranicy) związanych z programem Międzynarodowe Agendy Badawcze realizowanym przez Fundację na rzecz Nauki Polskiej
   i finansowanym z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój obejmująca:

• zapewnienie miejsca, w którym będzie się odbywać konferencja wraz z niezbędnym wyposażeniem i aranżacją sal: głównej, oraz trzech sal warsztatowych drugiego dnia konferencji, sali/przestrzeni na potrzeby usługi cateringowej, sali na potrzeby konferencji prasowej, sali na potrzeby organizacji spotkania Rady MAB oraz niezbędną scenografią,

• zapewnienie usługi wsparcia organizacyjno-technicznego przy organizacji konferencji prasowej,

• zapewnienie realizacji dźwięku wraz z niezbędną obsługą,

• zapewnienie profesjonalnego oświetlenia wraz z niezbędną obsługą,

• zapewnienie realizacji wizji oraz transmisji obrazu-sylwetek prelegentów wraz z niezbędną obsługą,

• usługę cateringową w trakcie konferencji (w tym organizację kolacji pierwszego dnia konferencji),

• przygotowanie projektów i produkcję materiałów konferencyjnych i informacyjno-promocyjnych,

• organizację szatni i jej obsługę,

• obsługę recepcyjną podczas konferencji,

• zapewnienie przestrzeni i zorganizowanie dwóch stoisk informacyjnych składających się ze stolika oraz wygodnych krzeseł;

• oznakowanie miejsc, w których będzie się odbywać konferencja i kolacja, zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego,

• odbiór materiałów konferencyjnych i promocyjnych z siedziby Zamawiającego lub adresu przez niego wskazanego i dostarczenie ich w miejsce, w którym będzie się odbywać konferencja oraz przekazanie materiałów, które zostały po konferencji, do siedziby Zamawiającego,

• zapewnienie pełnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej imprez w ramach prowadzonej działalności (OC), a także ubezpieczenia NNW;

• zapewnienie transportu niezbędnego sprzętu oraz elementów aranżacji i scenografii użytych do organizacji Konferencji do i z miejsca organizacji Konferencji oraz ich montaż i demontaż;

• rezerwacja miejsc parkingowych w miejscu, gdzie będzie organizowana Konferencja (5 miejsc).

• koordynację działań podwykonawców,

• kontakt z Zamawiającym.

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w Załączniku nr 3 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia (OPZ).

3. Sposób wykonania zamówienia określony jest w Zapytaniu ofertowym nr 05/POIR/2020, które stanowi załącznik nr 4 do Umowy oraz w załącznikach do tego Zapytania.

4. Zamawiający oświadcza, że zamówienie jest współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój.

5. Umowa została zawarta w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności.

6. W związku z tym, że środki unijne mają na celu x.xx. realizację strategii na rzecz inteligentnego, zrównoważonego wzrostu sprzyjającego włączeniu społecznemu, a cel ten osiągany jest poprzez wydatkowanie tych środków w sposób zapewniający tworzenie x.xx. wysokiej jakości miejsc pracy, czy ochronę środowiska, Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do przestrzegania przepisów prawa pracy, przepisów o minimalnym wynagrodzeniu, przepisów prawa socjalnego i prawa ochrony środowiska.

§ 2

Realizacja zamówienia

1. Nazwa i adres miejsca organizacji konferencji (z Formularza ofertowego) ……………………

2. Nazwa i adres miejsca realizacji kolacji (z Formularza ofertowego) ………………………

3. Osobą odpowiedzialną za organizację konferencji ze strony Wykonawcy będzie (zgodnie ze złożoną ofertą) ……… (imię i nazwisko), tel. …………, email: …………………… .

4. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania wszystkich elementów Umowy.

5. Wykonawca odpowiada za działania lub zaniechania wszelkich osób, którymi posługuje się przy wykonywaniu Umowy, jak za swoje własne.

6. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych przez niego w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy oraz niewykorzystywania ich do celów innych, niż związane z zawarciem i wykonywaniem Umowy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie w tajemnicy ww. informacji przez podmioty, o których mowa w ust. 5.

7. Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o stanie realizacji przedmiotu zamówienia na każde jego żądanie.

8. Wykonawca zobowiązuje się podczas realizacji Umowy przestrzegać przepisów BHP, sanitarnych oraz przeciwpożarowych.

9. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia sugestii i zastrzeżeń zgłoszonych przez Zamawiającego (w tym w szczególności zgłaszanych drogą mailową i telefonicznie) na każdym etapie wykonywania Umowy.

10. Wykonawca oświadcza, że posiada wiedzę i odpowiednie doświadczenie niezbędne do wykonania zamówienia i zobowiązuje się do starannego jego wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu.

11. Wykonawca oświadcza, że nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji lub postępowania upadłościowego, na bieżąco reguluje swoje zobowiązania, nie toczą się w stosunku do niego żadne postępowania egzekucyjne i nie zachodzą przesłanki do ogłoszenia jego upadłości.

§ 3

Termin realizacji Umowy

Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia Umowy do 27 kwietnia 2020 r. (dodatkowy dzień roboczy na przewiezienie do siedziby Zamawiającego materiałów konferencyjnych i promocyjnych, które zostaną po organizacji konferencji).

Data konferencji: 23-24 kwietnia 2020 r. (czwartek i piątek):

• 23 kwietnia 2020 r. – konferencja w godz. 09:30-18:45 oraz kolacja w godz. 19:00-22:00,

• 24 kwietnia 2020 r. – konferencja w godz. 09:00-17:00.

§ 4

Wynagrodzenie

1. Za należyte wykonanie całości przedmiotu Umowy, zgodnie ze złożoną ofertą , Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie brutto w kwocie ……… zł (słownie: …………), z zastrzeżeniem postanowień poniżej, w szczególności postanowień ust. 9. Wynagrodzenie Wykonawcy, w tym poszczególne jego składowe, ustalone jest na podstawie Formularza cenowego (załącznik nr 2 do Umowy)

2. Zamawiający, na wniosek Wykonawcy, przewiduje możliwość wypłaty Wykonawcy zaliczki na poczet wykonania przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że wysokość zaliczki nie przekroczy 20% kwoty wskazanej w ust. 1.

3. Po zawarciu Umowy zaliczka zostanie wpłacona na wskazany przez Wykonawcę w fakturze proforma rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury proforma oraz przedłożeniu zabezpieczenia zaliczki. Zaliczka zostanie zaliczona na poczet wynagrodzenia.

4. Warunkiem wypłaty zaliczki jest wniesienie 100% zabezpieczenia zaliczki.

5. Zabezpieczenie zaliczki może być wniesione w formie:

   1. gwarancji bankowej,

   2. gwarancji ubezpieczeniowej,

   3. poręczenia bankowego.

6. Zabezpieczenie zaliczki będzie bezwarunkowe i płatne na pierwsze żądanie Zamawiającego. Wykonawca zapewni, że termin wygaśnięcia zabezpieczenia nie będzie krótszy niż do 31.05.2020r.

7. Zamawiający zwróci Wykonawcy zabezpieczenie zaliczki niezwłocznie po podpisaniu Protokołu odbioru.

8. Wynagrodzenie, pomniejszone o kwotę wypłaconą w ramach zaliczki, będzie płatne za należycie wykonany przedmiot zamówienia na podstawie stawek wynikających z Załącznika nr 2 - Formularz cenowy.

9. Wynagrodzenie za świadczone usługi cateringowe w ramach konferencji i kolacji zostanie wypłacone w kwotach wynikających z Formularza cenowego – Załącznik nr 2 w przypadku gdy liczba uczestników konferencji i kolacji będzie się równała tej wskazanej w Formularzu cenowym. W przypadku, gdy liczba uczestników konferencji lub kolacji będzie inna niż wskazana w Formularzu cenowym (280 i 250 odpowiednio), kwota wypłacona Wykonawcy za usługę cateringową w ramach konferencji lub kolacji zostanie zmieniona i obliczona biorąc za podstawę faktyczną liczbę uczestników konferencji lub kolacji i pomnożona przez cenę usługi cateringowej dla jednej osoby odpowiednio konferencji lub kolacji.

10. Strony uzgadniają, że Zamawiający może zmniejszyć lub zwiększyć wskazaną planowaną liczbę uczestników konferencji lub kolacji (odpowiednio 280 i 250), informując o tym Wykonawcę najpóźniej na 48 godzin przed planowanym terminem konferencji. Zgłoszenie zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników konferencji lub kolacji, dokonane po terminie określonym w zdaniu poprzednim, nie będzie miało wpływu na wysokość wynagrodzenia, określonego w ust. 1 powyżej. Zamawiający zastrzega, że liczba uczestników konferencji lub kolacji może się zmniejszyć lub zwiększyć na zasadach opisanych w OPZ.

11. Dowodem realizacji przedmiotu zamówienia jest Protokół odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 5 do Umowy.

12. Zapłata wynagrodzenia, w formie przelewu bankowego, nastąpi w ciągu 14 dni od dnia otrzymania przez Xxxxxxxxxxxxx lub osobę wskazaną przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT lub rachunku.

13. Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia Zamawiającemu faktury VAT w formie elektronicznej (na adres mailowy xxxxxxx@xxx.xxx.xx) lub rachunku w terminie do 7 dni od momentu podpisania Protokołu odbioru.

14. Za dzień zapłaty Strony zgodnie uznają dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

15. Rozliczenie usługi w sposób wskazany powyżej w żadnym razie nie wyłącza prawa Zamawiającego do późniejszego zgłaszania uwag (w tym w szczególności odnośnie niezgodności zaoferowanej usługi z warunkami zapytania ofertowego) na zasadach i w terminach określonych w niniejszej Umowie.

§ 5

Kary umowne

1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
   w wysokości 50% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 w przypadku wypowiedzenia Zamawiającego od Umowy z przyczyn, o których mowa w § 6 ust. 4.

2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej
   w wysokości 5% wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 Umowy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania któregokolwiek z elementów przedmiotu zamówienia. Łączny limit kar umownych w takim przypadku wynosi 50% wynagrodzenia Wykonawcy określonego w § 4 ust. 1 Umowy.

3. Kary umowne nie wykluczają dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych, jeżeli kara umowna nie pokryje wyrządzonej szkody.

4. W przypadku rozwiązania Umowy bez okresu wypowiedzenia, Strony oświadczają, że w mocy pozostają postanowienia dotyczące kar umownych.

5. W przypadku naliczenia kar umownych Zamawiający ma prawo dokonać potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę. Strony uznają za wystarczające do uznania skutecznego potrącenia kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy, dokonanie przez Zamawiającego zapłaty na rzecz Wykonawcy wynagrodzenia Wykonawcy w kwocie pomniejszonej o kwotę należnych Zamawiającemu kar umownych. W każdym przypadku Zamawiający w tytule przelewu wskaże, że zapłata uwzględnia potrącenie naliczony kar umownych.

§ 6

Odpowiedzialność Wykonawcy i rozwiązanie Umowy

1. Odpowiedzialność Stron z tytułu nienależytego wykonania lub niewykonania Umowy wyłączają jedynie zdarzenia siły wyższej, których nie można było przewidzieć i którym nie można było zapobiec przy zachowaniu nawet najwyższej staranności.

2. Dodatkowo Strony precyzują, że Wykonawca ponosi pełną i nieograniczoną odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich, w związku z realizacją zamówienia przez Wykonawcę,
   a w przypadku skierowania z tego tytułu roszczeń przeciwko Zamawiającemu, zobowiązuje się do podjęcia na własny koszt obrony Zamawiającego przed jakimikolwiek roszczeniami podniesionymi przeciwko Zamawiającemu, zwolnienia Zamawiającego z obowiązku świadczenia z tego tytułu oraz do zwrotu Zamawiającemu wszelkich kosztów, które ten poniesie w celu zaspokojenia lub obrony przed takimi roszczeniami. W razie wytoczenia przez osobę trzecią powództwa przeciwko Zamawiającemu z tytułu naruszenia praw osoby trzeciej Wykonawca wstąpi do postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości wystąpi z interwencją uboczną po stronie pozwanej. Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z obroną przed w/w roszczeniami, w szczególności wszelkie koszty wynikające z prawomocnego orzeczenia sądowego lub zawartej za zgodą Wykonawcy ugody, w tym koszty publikacji orzeczenia sądowego lub oświadczenia, koszty procesu, odszkodowania, zadośćuczynienia, które Wykonawca poniesienie w celu zaspokojenia lub obrony przed takimi roszczeniami.

3. Postanowienie ust. 1 oraz 2 powyżej nie stanowią wyłączenia lub ograniczenia odpowiedzialności Wykonawcy na innych podstawach.

4. Jeżeli Wykonawca nie podejmuje działań przygotowujących do wykonania zamówienia
   i w związku z tym Zamawiający uzna, że istnieje niebezpieczeństwo, że zamówienie nie zostanie wykonane lub zostanie wykonane nienależycie w przeważającym stopniu, może Umowę wypowiedzieć w trybie natychmiastowym bez zachowania okresu wypowiedzenia.

5. Oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy musi być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 7

Poufność i ochrona danych osobowych

1. Wszelkie dokumenty oraz inne informacje w jakiejkolwiek formie otrzymane przez Wykonawcę od Zamawiającego w związku z realizacją Umowy nie będą, pod żadną postacią, prezentowane ani udostępniane jakimkolwiek osobom trzecim bez wcześniejszego pisemnego zezwolenia Zamawiającego, chyba że jest to konieczne dla prawidłowej realizacji przez Wykonawcę zobowiązań wynikających z Umowy. Wyżej wymienione dokumenty oraz inne informacje przekazane Wykonawcy pozostają własnością Zamawiającego.

2. Wątpliwości w kwalifikacji danej informacji rozstrzyga się na rzecz poufności, z zastrzeżeniem, że do informacji poufnej nie zalicza się:

   1. Informacji powszechnie znanych,

   2. Informacji rozpowszechnionych przez media (w tym radio, telewizję, Internet),

   3. Informacji powszechnie dostępnych.

3. Z obowiązku, o którym mowa w ust. 1 zwalnia Wykonawcę jedynie pisemna zgoda Zamawiającego (pod rygorem nieważności).

4. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 nie dotyczy informacji dostępnych publicznie oraz informacji żądanych przez uprawnione organy w zakresie w jakim te organy są uprawnione do ich żądania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1 wiąże Zamawiającego i Wykonawcę przez trzy lata po wygaśnięciu lub rozwiązaniu Umowy, chyba że Zamawiający określi dłuższy okres w odniesieniu do konkretnych dokumentów lub informacji.

6. Wykonawca zobowiązuje się powiadomić każdą osobę zaangażowaną do realizacji Umowy, w tym podwykonawcę związanego z wykonaniem Umowy, o obowiązku zachowania tajemnicy zgodnie z Umową.

7. W związku z realizacją Umowy Wykonawca powierza Zamawiającemu w trybie Artykułu 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE zwanego dalej ,,rozporządzeniem” przetwarzanie danych osobowych, których Wykonawca jest administratorem.

8. Wykonawca w ramach wykonania Xxxxx powierza Zamawiającemu dane osobowe swoich pracowników i współpracowników wskazanych w Umowie, tj. imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, stanowisko służbowe. Powierzenie danych osobowych następuje w celu niezbędnym do wykonania postanowień niniejszej Umowy, w szczególności sprawozdawczości, weryfikacji dokumentów związanych z wydatkami poniesionymi w związku z realizacją Umowy, kontroli, audytu i archiwizacji, realizacji i rozliczenia Umowy. Powierzenie ma miejsce na czas obowiązywania Umowy oraz czas wymagany do rozliczenia Umowy.

9. Z uwagi na dostęp Wykonawcy do danych osobowych, których Zamawiający jest administratorem, również Zamawiający powierza Wykonawcy w trybie Artykułu 28 Rozporządzenia przetwarzanie danych osobowych. Zamawiający w ramach wykonania Umowy powierza Wykonawcy dane osobowe swoich pracowników i współpracowników, tj. imię i nazwisko, numer telefonu, stanowisko służbowe i adres email oraz dane osób, do których Wykonawca będzie miał dostęp w związku z realizacją przedmiotu zamówienia rzecz Zamawiającego tj. imię i nazwisko, nazwę instytucji, stanowisko służbowe, adres email, nr telefonu. Powierzenie danych osobowych następuje w celu niezbędnym do wykonania postanowień niniejszej Umowy. Powierzenie ma miejsce na czas obowiązywania Umowy.

10. Postanowienia ust. 11 – 19 stosuje się odpowiednio do obu przypadków powierzenia przetwarzania danych osobowych wskazanych w ust. 8 i 9.

11. Strony oświadczają, że osoby przetwarzające dane osobowe w ramach Umowy zostały zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych oraz o odpowiedzialności za ich nieprzestrzeganie, zobowiązały się do ich przestrzegania oraz do bezterminowego zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich zabezpieczenia.

12. Strony zobowiązują się przy przetwarzaniu ww. danych osobowych do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w szczególności w Artykule 32 Rozporządzenia w tym zobowiązują się zastosować środki techniczne i organizacyjne mające na celu należyte, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, zabezpieczenie powierzonych do przetwarzania danych osobowych, w szczególności zabezpieczyć je przed udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów prawa, oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

13. Strony przetwarzają dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie drugiej Strony.

14. Strony zobowiązują się, do przetwarzania danych osobowych powierzonych tej Stronie na podstawie niniejszej Umowy, nie korzystać z usług innego podmiotu przetwarzającego (subprocesor), bez uprzedniej szczegółowej lub ogólnej pisemnej zgody drugiej Strony. W przypadku pisemnej zgody Xxxxxx informuje drugą Stronę o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia innych podmiotów przetwarzających dane osobowe, dając jej tym samym możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian.

15. Jeżeli do wykonania czynności przetwarzania danych osobowych powierzonych tej Stronie na podstawie niniejszej Umowy, Strona ta korzysta z usług innego podmiotu przetwarzającego, na ten inny podmiot przetwarzający nałożone zostają te same obowiązki ochrony danych jak na nią samą na podstawie niniejszej Umowy, w szczególności obowiązek zapewnienia wystarczających gwarancji wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie odpowiadało wymogom Rozporządzenia. Jeżeli ten inny podmiot przetwarzający nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych osobowych, pełna odpowiedzialność za wypełnienie obowiązków tego innego podmiotu przetwarzającego spoczywa na Stronie, która powierzyła mu przetwarzanie danych osobowych.

16. Strona zobowiązuje się przetwarzać powierzone jej dane osobowe zgodnie z niniejszą Umową, Rozporządzeniem oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

17. Strona, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, w miarę możliwości pomaga drugiej Stronie poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw, a także z obowiązków w zakresie zawiadomienia organu nadzorczego o wystąpieniu naruszenia oraz w zakresie zawiadomienia osoby, której dane osobowe dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych. Wobec powyższego procesor jest w szczególności zobowiązany do niezwłocznego, jednakże następującego nie później niż w terminie 36 godzin od dnia złożenia u procesora wniosku, informowania administratora danych osobowych o wniosku dotyczącym realizacji praw osoby, której dane dotyczą, złożonym u procesora. Strona zobowiązuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 4 godzin od momentu powzięcia przez tę Stronę informacji o zaistnieniu incydentu związanego z przetwarzaniem danych osobowych powierzonych jej zgodnie z Umową, zawiadomić drugą Stronę (która powierza jej dane osobowe do przetwarzania) o każdym zaistniałym incydencie.

18. Strony udostępniają sobie wzajemnie wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w Umowie oraz umożliwiają drugiej Stronie lub audytorowi przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji i przyczyniają się do nich. Strona może realizować prawo kontroli w godzinach pracy drugiej Strony z minimum 7-dniowym wyprzedzeniem. Xxxxxx zobowiązują się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli we wskazanym terminie nie dłuższym niż 21 dni.

19. Strony, w przypadku zakończenia Umowy zobowiązują się zwrócić lub usunąć wszelkie dane osobowe, których przetwarzanie zostało mu powierzone, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

§ 8

Przeniesienie praw autorskich

1. W ramach wynagrodzenia, określonego w § 4 ust. 1, Wykonawca, z chwilą przekazania Zamawiającemu, w jakiejkolwiek formie utworu, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych, przenosi na Zamawiającego, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń w tym zakresie, całość autorskich praw majątkowych i prawa do wykonywania praw zależnych do utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, w szczególności na następujących polach eksploatacji:

   1. korzystanie z utworów lub ich części sporządzonych w formie pisemnej i elektronicznej na potrzeby analiz, zestawień i porównań,

   2. utrwalenie utworu lub jego części (sporządzenie egzemplarza, który mógłby służyć publikacji utworu),

   3. digitalizacja utworu lub jego części, wprowadzenie do pamięci komputera, niezależnie od sposobu tego wprowadzenia,

   4. zwielokrotnienie utworu lub jego części poprzez druk lub nagranie na nośniku magnetycznym, optycznym lub innym, w postaci elektronicznej,

   5. zamieszczenie utworów lub ich części na stronie internetowej lub intranetowej Zamawiającego,

   6. wystawianie na publiczną prezentację, rozpowszechnianie na wszelkiego rodzaju spotkaniach, konferencjach lub szkoleniach, w taki sposób, iż dowolna osoba będzie mogła zapoznać się z treścią utworu lub jego części,

   7. wykorzystywanie w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audio - wizualnych i komputerowych,

   8. prawo do korzystania z utworów w całości lub części oraz ich łączenia z innymi utworami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, modyfikację, tłumaczenie na inne języki, zmianę treści całości lub ich części, wraz z prawem do dokonywania opracowań, przemontowań i zmian układu, na terytorium Polski oraz poza jej granicami.

2. Wykonawca oświadcza, że:

   1. wszelkie utwory w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawach autorskich
      i prawach pokrewnych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231, z późn. zm.), jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji zamówienia, a także powstałe w trakcie lub w wyniku realizacji zamówienia, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych tych osób, są wolne od jakichkolwiek praw, obciążeń i roszczeń osób trzecich, w tym praw własności intelektualnej i autorskich praw majątkowych osób trzecich,

   2. w przypadku korzystania z cudzych utworów, nabędzie stosowne autorskie prawa majątkowe oraz wszelkie upoważnienia do wykonywania praw zależnych oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych od osób, z którymi będzie współpracować przy realizacji zamówienia, a także uzyska od tych osób nieodwołalne, bezwarunkowe zezwolenia na wykonywanie zależnych praw autorskich oraz wprowadzenia zmian do materiałów bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym mogłyby przysługiwać autorskie prawa osobiste, a także uzyska od nich oświadczenie o zobowiązaniu do niekorzystania z autorskich praw osobistych, w zakresie nie węższym niż określonym w ust. 1 powyżej,

   3. nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do przekazanych w toku realizacji zamówienia materiałów, w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich nabycie przez Zamawiającego i dysponowanie na polach eksploatacji określonych w ust. 1,

   4. do dnia przeniesienia autorskich praw majątkowych będzie wykonywał te prawa wyłącznie dla celów realizacji zamówienia.

3. W przypadku, gdy do stworzenia utworu będącego rezultatem Umowy, Wykonawca posłuży się cudzym utworem, Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe lub, w szczególnie uzasadnionym przypadku i wyłącznie za zgodą Zamawiającego w formie pisemnej, pod rygorem bezskuteczności, udzieli mu sublicencji na czas 5 lat, bez ograniczeń terytorialnych do tego utworu na polach eksploatacji określonych w ust. 1; Zamawiający uprawniony jest do udzielania dalszych sublicencji do tych utworów. Za przeniesienie praw lub udzielenie sublicencji Wykonawcy nie należy się dodatkowe wynagrodzenie.

4. Wraz z przeniesieniem na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do utworów, Wykonawca udziela Zamawiającemu, jego następcom prawnym oraz każdoczesnemu nabywcy autorskich praw majątkowych, zezwolenia na wykonywanie praw zależnych do Utworów i przenosi na Zamawiającego, jego następcę prawnego oraz każdoczesnego nabywcę autorskich praw majątkowych, wyłączne prawo zezwalania na korzystanie i rozporządzanie opracowaniami utworów lub ich części oraz upoważnia Zamawiającego do dalszego przenoszenia tego prawa na osoby trzecie.

5. Wykonawca upoważnia Zamawiającego, jego następców prawnych oraz każdoczesnego nabywcę autorskich praw majątkowych, do wykonywania praw autorskich praw osobistych do utworów, w tym prawa do korzystania i rozpowszechniania utworów powstałych w ramach realizacji Umowy oraz ich opracowań bez oznaczania autorstwa utworów, prawa do nienaruszalności treści i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania, prawa do decydowania o pierwszym udostępnieniu utworu publiczności i prawa do nadzoru nad sposobem korzystania z utworu oraz do udzielania dalszych upoważnień osobom trzecim w tym samym zakresie. W zakresie, w jakim Wykonawca nie jest rzeczywistym twórcą utworu, Wykonawca oświadcza, że odebrał od rzeczywistych twórców utworu lub twórców jego poszczególnych elementów oświadczenia, w których:

   1. zobowiązali się oni do nie wykonywania autorskich praw osobistych względem Xxxxxxxxxxxxx, jego następców prawnych, każdoczesnego nabywcy autorskich praw majątkowych do utworów oraz podmiotów trzecich korzystających z utworów na podstawie licencji lub innego upoważnienia udzielonego przez podmioty wyżej wymienione;

   2. upoważnili Wykonawcę do udzielenia Zamawiającemu, jego następcom prawnym oraz każdoczesnemu nabywcy autorskich praw majątkowych do utworów upoważnienia do wykonywania przysługujących im autorskich praw osobistych oraz innych upoważnień określonych w tym ust.

6. Przeniesienie praw autorskich nastąpi z chwilą wydania egzemplarza utworu w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od tego, co nastąpi pierwsze. Przeniesienie majątkowych praw autorskich powoduje przeniesienie na Zamawiającego własności egzemplarzy utworów powstałych w ramach realizacji Umowy.

7. Wykonawca zobowiązuje się do niepodnoszenia roszczeń, jakie przysługują mu z tytułu naruszenia praw osobistych oraz do zapewnienia, że autorzy utworów nie będą podnosić roszczeń, jakie będą przysługiwać autorom z tytułu naruszenia praw osobistych.

8. W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z naruszenia jej praw, w związku z naruszeniem autorskich praw majątkowych lub autorskich praw osobistych, Wykonawca zobowiązuje się do ich zaspokojenia i zwolnienia Zamawiającego od obowiązku świadczeń w odniesieniu do tych roszczeń, chyba że naruszenie praw takiej osoby trzeciej nastąpiło z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest również do pokrycia wszelkich rynkowych kosztów obrony praw Zamawiającego.

9. W przypadku dochodzenia na drodze sądowej przez osoby trzecie roszczeń wynikających
   z powyższych tytułów przeciwko Zamawiającemu, w związku z postanowieniami niniejszego paragrafu, Wykonawca zobowiązany jest do przystąpienia do takiego postępowania
   i podjęcia wszelkich czynności w celu zwolnienia Zamawiającego z udziału w postepowaniu, chyba że naruszenie praw takiej osoby trzeciej nastąpiło z przyczyn leżących wyłącznie po stronie Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest również do pokrycia wszelkich rynkowych kosztów obrony praw Zamawiającego.

10. W razie stwierdzenia nieprawdziwości oświadczeń, o których mowa powyżej, lub też wad prawnych utworu, Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy w terminie 60 dni od dnia, w którym dowiedział się o tym fakcie (przy czym termin ten biegnie odrębnie dla każdej nieprawidłowości oświadczeń lub wady prawnej utworu) lub żądania zwrotu wypłaconego wynagrodzenia wraz z odsetkami w wysokości ustawowej od dnia zapłaty do dnia zwrotu wynagrodzenia. W każdym wypadku określonym w niniejszym ustępie, Zamawiający będzie także uprawniony do dochodzenia naprawienia szkody w pełnym zakresie.

§ 9

Dane kontaktowe stron

1. Wykonawca wskazuje Zamawiającemu ………, tel.: ……… email: ………… jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie.

2. Zamawiający wskazuje Wykonawcy ………, tel. ………, e-mail: ………… jako osobę do kontaktu w zakresie realizacji Umowy.

3. Wykonawca oświadcza, że wyznaczona przez niego osoba zna warunki zawarte w Zapytaniu ofertowym, ofercie oraz Umowie.

4. Zmiana danych osobowych lub teleadresowych osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2 niniejszego paragrafu następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej Umowy. Za wystarczającą formę Strony uznają zgłoszenie dokonane za pomocą poczty elektronicznej.

§ 10

Istotne zmiany postanowień zawartej Umowy

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy i jej warunków mogą być dokonywane za zgodą obu Stron, wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.

2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej Umowy:

   1. w zakresie zmiany wysokości wynagrodzenia Wykonawcy, należnego za wykonanie przedmiotu zamówienia w przypadku ustawowej zmiany przepisów normujących wysokość stawki podatku VAT w odniesieniu do tej części wynagrodzenia, której zmiana dotyczy. Cena brutto umowy ulegnie wówczas zmianie polegającej na dostosowaniu jej do aktualnie obowiązującej stawki podatku VAT, bez zmiany ceny netto umowy;

   2. w uzasadnionych przypadkach, polegającej na zmianie miejsca gdzie odbędzie się kolacja, które jest określone w §2 ust. 2 Umowy, z tym zastrzeżeniem, że nowe miejsce organizacji kolacji musi spełniać wymogi, o których mowa w Zapytaniu ofertowym;

   3. polegającej, w uzasadnionych przypadkach na zmianie osoby, o której mowa w § 2 ust. 3 Umowy na inną osobą, z tym zastrzeżeniem, że zaproponowana nowa osoba musi spełniać warunki z Zapytania ofertowego w co najmniej takim samym stopniu jak osoba zmieniana w szczególności ma posiadać doświadczenie zawodowe nie mniejsze niż osoba zmieniana;

   4. polegającej na zwiększeniu bądź zmniejszeniu zakresu zamówienia (w zależności od zaistniałych potrzeb) z tym, że zakres zamówienia może być zwiększony do 20% kwoty,
      o której mowa w § 4 ust. 1 Umowy,

   5. polegającej, w wyjątkowej sytuacji, na zmianie daty realizacji konferencji, o czym Wykonawca zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem.

§ 11

Postanowienia końcowe

1. Ewentualne spory wynikłe na tle realizacji Umowy będą rozstrzygane przez Zamawiającego i Wykonawcę w formie negocjacji. W przypadku niemożności dojścia przez Zamawiającego i Wykonawcę do porozumienia, wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

2. Wykonawca nie może przenosić praw i obowiązków wynikających z Umowy na podmioty trzecie bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie, pod rygorem nieważności.

3. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

4. Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:

1. Załącznik nr 1 – Formularz ofertowy,

2. Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy,

3. Załącznik nr 3 – Opis przedmiotu zamówienia,

4. Załącznik nr 4 – Zapytanie ofertowe nr 05/POIR/2020,

5. Załącznik nr 5 – Wzór protokołu odbioru,

6. Załącznik nr 6 – KRS, CEIDG, oryginał lub potwierdzone za zgodność z oryginałem pełnomocnictwo dla osoby podpisującej Umowę ze strony Wykonawcy.

……………………………………… ………………………………………

Zamawiający Wykonawca

11 z 11