ZAPROSZENIE DO ROKOWAŃ POPRZEDZONYCH SKŁADANIEM OFERT WSTĘPNYCH NA WYKONANIE ZADANIA

Kielce, dnia 18.01.2022 r.

ZAPROSZENIE DO ROKOWAŃ POPRZEDZONYCH SKŁADANIEM OFERT WSTĘPNYCH NA WYKONANIE ZADANIA

Spółka Targi Kielce S.A w Kielcach przy ul. Zakładowej 1 zaprasza do rokowań poprzedzonych składaniem ofert wstępnych na wykonanie zadania pn.: „Obsługa fotograficzna imprez targowych w latach 2022/2023”.

I. Przedmiotem zamówienia jest obsługa fotograficzna imprez targowych (zał. 1 kalendarz imprez targowych na rok 2022) w porozumieniu z pracownikiem Wydziału Marketingu na dwa dni przed każdą imprezą targową w zakresie:

- zdjęcia hali, terenu targowego – dostarczenie zdjęć w dniu wykonania;

- zdjęcia z wydarzeń towarzyszącym targom, konferencjom, wykładom itd. – dostarczenie zdjęć w dniu wykonania;

- zdjęcia z uroczystości podczas targów, ceremonii otwarcia, rozdania nagród na terenie hal oraz terenów targowych – dostarczenie zdjęć w dniu wykonania;

- zdjęcia podczas gali wręczenia nagród – dostarczenie zdjęć następnego dnia po ich wykonaniu;

- zdjęcia stoisk targowych – dostarczenie zdjęć w dniu wykonania,

- przekazanie min. 100 zdjęć z danego zleconego zadania.

II. Przewidywany termin wykonania wybranych zadań określa aktualny kalendarz Targów Kielce zgodny ze stroną xxx.xxxxxxxxxxx.xx (terminy wydarzeń – zał. 1 stan 18.01.2022 r.). Targi Kielce zastrzegają sobie prawo do zmiany terminu poszczególnych wydarzeń – informacja o zmianie będzie przekazana Wykonawcy nie później niż tydzień przed datą wydarzenia.

III. Miejsce i data składania ofert oraz wybór Wykonawcy.

Oferty należy złożyć w zapieczętowanych kopertach w siedzibie spółki Targi Kielce S.A. – Wydział Organizacyjno-Prawny - Recepcja spółki, do dnia 1 lutego 2022 r., rozstrzygnięcie przetargu do 7 lutego 2022 r.

Oferta powinna zawierać oznaczenie na kopercie: „Obsługa fotograficzna imprez targowych w 2022/2023 roku”.

Po upływie terminu składania ofert Zamawiający przystąpi do rokowań z wybranymi Wykonawcami.

Orientacyjny końcowy termin zawarcia umowy do 11 lutego 2022 r. na okres dwóch lat.

IV. Kryterium wyboru

Przy wyborze Wykonawcy Zamawiający będzie kierował się:

1. Oferowaną ceną – 50%

2. Portfolio (ocena zdjęć z portfolio na podstawie: przygotowania technicznego zdjęcia, światła, barwy i koloru, kompozycji, kolorystyki, kadrowania, treści fotografii, sposobu ujęcia tematu zdjęcia) – 30%

3. Posiadanym sprzętem, doświadczeniem i referencjami dla wykonania zadań o podobnym charakterze i zakresie – 20%

V. Informacje dodatkowe

1. Złożenie oferty oznacza akceptację warunków niniejszego zaproszenia do udziału w rokowaniach.

2. Zamawiający informuje, że nie będzie ponosił żadnych kosztów związanych z przygotowaniem oferty przez Wykonawcę.

3. Zamawiający informuje, że nie będzie udzielał zaliczek na poczet wykonania prac.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru Wykonawcy, jak również nie wybrania żadnego Wykonawcy bez podania przyczyn.

5. Z ważnych powodów Zamawiający może odstąpić od zawarcia umowy w terminie 14 dni od zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

VI. Zawartość oferty

Oferta pisemna złożona Zamawiającemu i składać się z dwóch części: Część I - " Dokumenty formalno-prawne" - winna zawierać:

1. Nazwę i siedzibę Wykonawcy z pełnymi danymi adresowymi oraz datę sporządzenia oferty.

2. Oświadczenie Wykonawcy, że zapoznał się z warunkami niniejszego zaproszenia i nie wnosi do nich zastrzeżeń.

3. Oświadczenie Wykonawcy czy jest podatnikiem VAT o treści:

„Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku VAT i jego pełna nazwa brzmi:

……………………………………….. . Nr NIP: ………………………………………….

4. Portfolio.

5. Referencje.

Cześć II - " Oferta cenowa" - winna zawierać:

1. Określenie wynagrodzenia netto za jeden dzień wykonywania zadania określonego w zapytaniu.

2. Jeden dzień pracy to jest 8 godzin.

3. Za pracę w wymiarze od 8 do 12 godzin pracy będzie przysługiwała dodatkowo połowa stawki dziennej.

VII. Klauzula RODO

Wykonawca, oświadcza, że składając ofertę wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów związanych z niniejszym przetargiem, których Administratorem są Targi Kielce S. A. xx. Xxxxxxxxx 0, 00-000 Xxxxxx i zapoznał się z informacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych znajdującymi się na stronie: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx

UWAGA:

Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczenia woli w imieniu oferenta.

Wszelkie informacje w sprawie przedmiotu zapytania ofertowego w xxx. 000 codziennie w godz.: 9.00-14.00 tel. 41/ - 000 00 00 – udziela Xxxxx Xxxxx

Załączniki:

l. Terminy wydarzeń objętych przetargiem organizowanych w Targach Kielce w 2022 roku – stan na dzień 18.01.2022 r. .