PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

Umowa nr ….

zawarta w dniu r. pomiędzy:

Narodowym Centrum Nauki z siedzibą w Krakowie (30-312) przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 000-000-00-00, REGON: 121361537,

zwanym dalej: „Zamawiającym”, reprezentowanym w tej czynności przez:

p. Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, Dyrektora Narodowego Centrum Nauki,

a

………………………………………………….

zwanym dalej: „Wykonawcą”, reprezentowanym w tej czynności przez:

………………………………………………….

zwanymi dalej pojedynczo: „Stroną”, a łącznie: „Stronami”.

Niniejsza umowa została zawarta zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019 r.

– Prawo zamówień publicznych (t. j.: Dz. U. z 2019 poz. 2019 z poźn. zm.)

§ 1.

PRZEDMIOT UMOWY

1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi kompleksowej organizacji konferencji w ramach Programu Badania Podstawowe Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, którego Operatorem jest Narodowe Centrum Nauki (Zamawiający) wraz z wizytą w jednostkach realizujących projekty badawcze w ramach konkursów GRIEG i POLS, która odbędzie się w terminie 6-7 października 2022 r. w …… (dalej: Konferencja), w obiekcie……(dalej: Obiekt), obejmującej

1) Usługę konferencyjną, w tym:

a) wynajęcie Obiektu,

b) aranżacja Obiektu,

c) aranżacja strefy oraz systemu rejestracji,

d) obsługa multimedialna konferencji,

e) zapewnienie konferansjera w języku angielskim,

f) zapewnienie notatki wizualnej,

g) zapewnienie obsługi technicznej konferencji,

h) przygotowanie scenariusza Konferencji,

i) zapewnienie obsługi fotograficznej,

2) Usługę cateringową;

3) Hotelarską usługę noclegową;

4) Usługę transportową.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu umowy w zakresie i na zasadach określonych niniejszą umową, zgodnie z ofertą złożoną w postępowaniu o udzielenie zamówienia (znak sprawy: …), której kopia stanowi Załącznik nr 2 do umowy (dalej: Oferta) oraz Szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, którego kopia stanowi Załącznik nr 1 do umowy (dalej: SOPZ), a także na podstawie uzgodnień z Zamawiającym dokonanych w drodze bieżących ustaleń pomiędzy przedstawicielami Stron wskazanymi w § 15 ust. 3 Umowy.

3. Zamawiający przewiduje udział max. 120 osób w formule stacjonarnej w Obiekcie w dniu 6 października 2022 r. oraz max. 20 osób w dniu 7 października 2022 r. w ramach wizyt w Instytucie Oceanologii PAN, xx. Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxx i Uniwersytecie Gdańskim, xx. Xxxx Xxxxxxxxxxx 0 00-000 Xxxxxx, z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego paragrafu.

4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia liczby uczestników w formule stacjonarnej w dniu 6 października 2022 r. w stosunku do liczby określonej w zamówieniu bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tego tytułu, z zastrzeżeniem, że łączna liczba uczestników nie będzie niższa niż 50 osób, jak również zmniejszenia liczby uczestników wizyty w dniu 7 października 2022 r. w stosunku do liczby określonej w zamówieniu bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tego tytułu, z zastrzeżeniem, że łączna liczba uczestników nie będzie niższa niż 10 osób.

5. Ostateczna liczba uczestników Konferencji zostanie ustalona nie później niż na 7 dni przed planowaną datą rozpoczęcia Konferencji, z uwzględnieniem informacji z systemu elektronicznej rejestracji, o którym mowa w rozdz. VIII. pkt. 3. ppkt 2) lit. a) SOPZ. O ostatecznej liczbie planowanych Uczestników zadecyduje Zamawiający, przesyłając Wykonawcy taką informację drogą elektroniczną (e-mail), z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego paragrafu.

§ 2.

TERMIN REALIZACJI

1. Umowa zostaje zawarta na czas oznaczony, tj. od dnia jej zawarcia do dnia wykonania wszystkich obowiązków wynikających z Umowy, jednak nie dłużej niż do dnia 18 października 2022 roku, w tym:

1) realizacja konferencji w formule stacjonarnej i wizyty w jednostkach realizujących projekty badawcze w ramach konkursów GRIEG i POLS odbędzie się w dniach 6- 7 października 2022 r.;

2) w terminie do dnia 18 października 2022 r. Wykonawca przekaże Zamawiającemu wyniki ankiety ewaluacyjnej, zgodnie z rozdz. VIII. pkt. 4. ppkt. 5) lit. c) SOPZ.

2. W przypadku, gdy z uwagi na wprowadzone na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej restrykcje sanitarne związane z obowiązującym stanem epidemii, zagrożeniami z nim związanymi lub innymi niezależnymi od Zamawiającego sytuacjami siły wyższej, realizacja przedmiotu umowy w formie ustalonej w § 1 skutkowałaby dla Zamawiającego nadmiernymi trudnościami natury organizacyjnej lub finansowej, Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wydarzenia, przy czym zmiana terminu jest możliwa najpóźniej do …. .2022

r. Ustalenie nowego terminu nastąpi w porozumieniu z Wykonawcą.

§ 3.

SPOSÓB REALIZACJI

1. Przy realizacji postanowień niniejszej umowy Wykonawca zobowiązany jest do uwzględniania wskazówek i zaleceń Zamawiającego zgłaszanych w trakcie wykonywania zobowiązań objętych niniejszą umową, chyba że byłyby one niezgodne z przepisami prawa, zasadami wiedzy technicznej lub wykraczały poza przedmiot umowy, a także do informowania Zamawiającego o wszelkich przeszkodach w jej realizacji.

2. Wszystkie materiały określone w rozdz. VIII pkt. 2, 3, 4, 8 SOPZ, które powstaną w ramach realizacji świadczeń, o których mowa w § 1 ust. 1 powyżej, wymagają uprzedniej akceptacji Zamawiającego. Wykonawca prześle drogą elektroniczną, na adres wskazany w § 15 ust. 3 pkt 1) Umowy, projekty ww. materiałów do akceptacji Zamawiającego. Informację o akceptacji lub wszelkie uwagi/zastrzeżenia do ww. materiałów Zamawiający odeśle zwrotnie do

Wykonawcy drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w § 15 ust. 3 pkt 2) Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uwag/zastrzeżeń, o których mowa w zdaniu poprzedzającym bez prawa do odrębnego wynagrodzenia z tego tytułu, i przesłania drogą elektroniczną, na adres wskazany w § 15 ust. 3 pkt 1) Umowy, zmodyfikowanej wersji materiałów do ponownej akceptacji Zamawiającego. Zamawiający ma prawo do zgłaszania kolejnych uwag lub zastrzeżeń do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji ze strony Zamawiającego. Kolejne uwagi lub zastrzeżenia będą zgłaszane i uwzględniane w sposób wskazany w niniejszym ustępie.

3. Wykonawca, zgodnie z §15 ust. 3 Umowy oraz rozdz. IX pkt. 1-3 SOPZ, wyznaczy jedną osobę (dalej: Koordynator) do ogólnej koordynacji realizacji przedmiotu umowy, która będzie współpracowała z osobami wskazanymi przez Zamawiającego.

4. Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie udzielać pełnej informacji na temat postępu i zakresu wykonywanych prac w związku z realizacją Przedmiotu Umowy, na każde żądanie Zamawiającego lub osoby wskazanej przez Zamawiającego.

§ 4.

OŚWIADCZENIA ORAZ ZOBOWIĄZANIA STRON

1. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) wykonania przedmiotu umowy zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego;

2) wykonania przedmiotu umowy z zachowaniem należytej staranności wynikającej

z zawodowego charakteru prowadzonej działalności;

3) zapewnienia wysokiego standardu wykonania przedmiotu umowy;

4) pozyskania wszelkich zgód/licencji/zezwoleń niezbędnych do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy.

2. Wykonawca:

1) oświadcza, że posiada środki, uprawnienia, umiejętności i kwalifikacje niezbędne

do należytego wykonania przedmiotu umowy;

2) oświadcza, że nie są mu znane żadne przeszkody natury technicznej, prawnej ani finansowej, które mogą uniemożliwić bądź utrudnić zawarcie Umowy lub wykonanie obowiązków wynikających z Umowy;

3) zobowiązuje się wykonać przedmiot umowy zgodnie ze swoją najlepszą wiedzą oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zapewniając wysoki standard świadczonych usług;

4) ponosi pełną i wyłączną odpowiedzialność za prawidłową i terminową realizację Przedmiotu Umowy, w tym za wysokie kwalifikacje osób kierowanych do jej wykonywania oraz dobór najlepszych środków i metod, mających na celu zagwarantowanie realizacji Przedmiotu Umowy wysokiej jakości;

5) oświadcza, iż jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej przez siebie działalności i posiada aktualną polisę ubezpieczeniową na potwierdzenie czego przedkłada kopię aktualnej polisy ubezpieczeniowej stanowiącej Załącznik nr 4 do umowy.

3. Wykonawca oświadcza, że uzyskał od Zamawiającego wszelkie informacje niezbędne

do prawidłowego wykonania umowy.

4. Zamawiający zobowiązuje się udostępnić Wykonawcy wszelkie informacje i materiały będące

w jego posiadaniu, niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy.

5. Kwestie przetwarzania danych osobowych reguluje umowa powierzenia przetwarzania, która stanowi załącznik nr 6 do umowy głównej.

§ 5

WYNAGRODZENIE

1. Łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu kompleksowej organizacji i obsługi Konferencji na podstawie umowy, z uwzględnieniem wszystkich świadczeń, o których mowa w § 1 ust. 1, realizowanych na zasadach określonych w SOPZ i Ofercie, nie przekroczy kwoty

….. złotych netto (słownie złotych netto: /100), powiększone o należny podatek VAT, tj. …

złotych brutto (słownie złotych brutto: /100), w tym za:

1) Usługę Konferencyjną wynosi …. zł netto (słownie złotych netto: /100, powiększone

o należny podatek VAT tj. …. zł brutto (słownie złotych brutto: /100),

2) Usługę cateringową:

a) w dniu 6 października 2022 r. dla 1 osoby wynosi …. zł netto (słownie złotych netto:

/100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto:

/100), co w przeliczeniu na 120 osób daje kwotę zł netto (słownie złotych netto: /100),

powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto: /100),

b) kolacja w dniu 6 października 2022 r. dla 1 osoby wynosi …. zł netto (słownie złotych netto: /100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto: /100), co w przeliczeniu na 30 osób daje kwotę zł netto (słownie złotych netto:

/100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto:

/100),

c) lunch w dniu 7 października 2022 r. dla 1 osoby wynosi …. zł netto (słownie złotych netto: /100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto: /100), co w przeliczeniu na 20 osób daje kwotę zł netto (słownie złotych netto:

/100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto:

/100),

3) Hotelarska usługa noclegowa – cena jednostkowa za pokój (1 nocleg/1 doba) wynosi … zł netto (słownie złotych netto: /100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto: /100), co w przeliczeniu na … osób daje kwotę zł netto (słownie złotych netto: /100), powiększone o należny podatek VAT tj. … zł brutto (słownie złotych brutto: /100),

4) Usługa transportowa - wynosi … zł netto (słownie złotych netto: /100, powiększone o

należny podatek VAT tj. …. zł brutto (słownie złotych brutto: /100).

2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 pkt. 1)-4) obejmuje wszelkie koszty jakie poniesie Wykonawca z tytułu wykonania umowy.

3. Ostateczna, faktyczna wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy zostanie ustalona w oparciu o sumę kwot wskazanych ust. 1 pkt. 1) i 4) niniejszego paragrafu powiększoną o iloczyn kwot wskazanych:

1) w ust. 1 pkt. 2) lit. a)-c) – za usługę dla 1 osoby oraz liczby osób, które wezmą udział w wymienionych usługach cateringowych, określonej w protokole odbioru, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 i 5;

2) w ust. 1 pkt. 3) – za cenę jednostkową oraz liczby faktycznie zarezerwowanych miejsc noclegowych, określonej w protokole odbioru, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 i 5.

4. Ostateczna kwota wynagrodzenia może być niższa od wartości łącznego wynagrodzenia wskazanego w ust. 1 niniejszego paragrafu, która to okoliczność nie może być podstawą jakichkolwiek roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4 i 5.

5. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich

niezmienność w całym okresie obowiązywania umowy, z zastrzeżeniem § 10 ust. 2 pkt 4.

6. Strony zgodnie postanawiają, że kwota wynagrodzenia brutto ustalona zgodnie z ust. 3 powyżej, jest całkowitą kwotą wynagrodzenia należną Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Umowy oraz, że wynagrodzenie zaspokaja wszelkie roszczenia Wykonawcy z tytułu należytego wykonania Umowy, w tym z tytułu przeniesienia na Zamawiającego majątkowych praw autorskich do utworów i własności nośników tych utworów, a także

wyrażenia zgód i zezwoleń, o których mowa w § 6 Umowy, na zasadach tam opisanych, oraz, że wynagrodzenie pokrywa wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją Umowy. Wykonawcy, poza kwotą wynagrodzenia określonego zgodnie z ust. 3, nie przysługują żadne roszczenia majątkowe wobec Zamawiającego z tytułu wykonania Umowy.

7. Strony ustalają, że zapłata wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 3 nastąpi po stwierdzeniu przez Zamawiającego, w Protokole odbioru, o którym mowa w § 7 ust. 1 Umowy, należytego wykonania przedmiotu umowy bez zastrzeżeń, na podstawie prawidłowo wystawionej

i doręczonej Zamawiającemu albo odebranej przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, zgodnie z zapisami niniejszego paragrafu.

8. Zamawiający dopuszcza możliwość wysłania przez Wykonawcę ustrukturyzowanej faktury elektronicznej, o czym mowa w art. 1 pkt 4 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t.j. Dz.U. z 2020, poz. 1666, ze zm.), za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania. Zamawiający informuje, że identyfikatorem PEPPOL/adresem PEF Zamawiającego jest: 6762429638

9. Faktura, o której mowa w ust. 7 może być dostarczona w formacie PDF Zamawiającemu przez Wykonawcę za pośrednictwem poczty elektronicznej z adresu … na adres: xxxxx@xxx.xxx.xx lub adres osoby wskazanej w § 15 ust.3 pkt. 1).

10. Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty wynagrodzenia objętego fakturą w terminie do 21 dni od dnia otrzymania oryginału prawidłowo wystawionej faktury. Zapłata nastąpi na rachunek: …, pod warunkiem jednakże że rachunek ten będzie w dniu zlecenia płatności wykazany w rejestrze, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. 2021, poz. 685, ze zm.). W przypadku kiedy rachunek, o którym mowa w zdaniu poprzednim nie będzie wykazany w rejestrze, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług, Zamawiający będzie uprawniony do dokonania zapłaty na inny rachunek Wykonawcy wskazany w tym rejestrze.

11. Za dzień płatności przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

12. W przypadku opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe.

13. Strony zobowiązują się do wzajemnego informowania o wszelkich zmianach danych, które mogą wpływać na wystawianie i obieg faktur oraz ich księgowanie i rozliczanie dla celów podatkowych, w szczególności takich jak: określenie Strony, adres, numer konta, numer NIP itp.

§ 6.

PRAWA AUTORSKIE

1. Na podstawie Umowy, w ramach wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 3 Umowy, Wykonawca przenosi na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych do wszelkich utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy, określonych w rozdz. VIII pkt. 4, 6, 8 i 9 SOPZ, stanowiących przedmiot prawa autorskiego (dalej jako „Utwór”), w celu ich swobodnego wykorzystania, rozporządzania nimi i modyfikacji, bez żadnych ograniczeń czasowych i terytorialnych, na wszelkich znanych w chwili zawarcia Umowy polach eksploatacji, w tym wskazanych w art. 50 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 roku poz. 1231, ze zm.) (dalej jako „ustawa o prawie autorskim”), a w szczególności w zakresie:

1) korzystania z Utworu na własny użytek oraz użytek osób trzecich, bez jakichkolwiek ograniczeń, w celach związanych z realizacją przez Zamawiającego powierzonych mu zadań, w tym zadań publicznych;

2) utrwalenia, zwielokrotnienia, kopiowania, modyfikowania, wytwarzania dowolną techniką egzemplarzy Utworu, w tym drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, wprowadzania do pamięci komputerów i serwisów sieci komputerowej;

3) obrotu oryginałem lub egzemplarzami, na których Utwór utrwalono – wprowadzenie do obrotu, użyczenie, najem oryginału lub egzemplarzy Utworów;

4) rozpowszechniania Utworu w sposób inny niż określony w pkt 3) – publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie;

5) wykorzystywania w materiałach wydawniczych oraz we wszelkiego rodzaju mediach audiowizualnych i komputerowych;

6) wprowadzania do obrotu Utworu na nośnikach zapisów wszelkiego rodzaju, w tym np. CD, DVD, Blue-ray, a także publikacji wydawniczych realizowanych na podstawie Utworów powstałych w wyniku realizacji Umowy lub z ich wykorzystaniem;

7) wszelkiego rozpowszechniania, w tym wprowadzanie zapisów Utworu do pamięci komputerów i serwerów sieci komputerowych, w tym ogólnie dostępnych np. Internetu oraz udostępnianie ich użytkownikom takich sieci, łącznie z utrwaleniem w pamięci RAM w oryginalnej wersji językowej;

8) przekazywania lub przesyłania zapisów Utworów pomiędzy komputerami, serwerami i użytkownikami (korzystającymi), innymi odbiorcami, przy pomocy wszelkiego rodzaju środków i technik;

9) publicznego udostępniania Utworu, zarówno odpłatne, jak i nieodpłatne, w tym w trakcie konferencji oraz w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym także w sieciach telekomunikacyjnych i komputerowych lub w związku ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych, w tym również – z zastosowaniem w tym celu usług interaktywnych;

10) prawa do korzystania z Utworów w całości lub w części oraz ich łączenia z innymi utworami, opracowania poprzez dodanie różnych elementów, uaktualnienie, tłumaczenie na inne języki;

2. Wykonawca oświadcza i gwarantuje, że:

1) wszelkie utwory jakimi będzie się posługiwał w toku realizacji Umowy, a także powstałe w trakcie lub w wyniku realizacji Umowy, będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, a w szczególności praw autorskich oraz dóbr osobistych tych osób;

2) w przypadku korzystania z cudzych utworów, nabędzie stosowne prawa (w tym autorskie prawa majątkowe lub prawa do korzystania z utworów – licencje) oraz wszelkie upoważnienia do wykonywania praw zależnych oraz zezwolenia na wykonywanie praw zależnych odnośnie ww. utworów od osób, z którymi będzie współpracować przy realizacji Przedmiotu Umowy, a także uzyska od tych osób nieodwołalne, bezwarunkowe zezwolenia na wprowadzenie zmian do Utworów bez konieczności ich uzgadniania z osobami, którym mogłyby przysługiwać autorskie prawa osobiste do utworów. Wykonawca zapewnia, iż żaden z twórców utworów nie wycofa, ani nie ograniczy w jakikolwiek sposób udzielonych Zamawiającemu praw, zgód i zezwoleń, o których mowa w zdaniu poprzedzającym;

3) nie dokona rozporządzeń prawami, w tym autorskimi prawami majątkowymi do Utworów w zakresie, jaki uniemożliwiłby ich nabycie przez Zamawiającego i dysponowanie na zasadach wskazanych w niniejszym § 6 Umowy;

4) do dnia przeniesienia autorskich praw majątkowych do Utworów na Zamawiającego będzie wykonywał te prawa wyłącznie dla celów realizacji Przedmiotu Umowy.

5) Wykonawca zobowiązuje się, iż twórcy Utworów nie będą wykonywać wobec Zamawiającego, jego następców prawnych oraz podmiotów, którym Zamawiający (bądź jego następca prawny) udzieli licencji na korzystanie z Utworów lub w inny sposób

udostępni lub umożliwi korzystanie z Utworów, przysługujących im osobistych praw autorskich do Utworów.

3. W przypadku, gdy do stworzenia Utworu będącego rezultatem Umowy, Wykonawca posłuży się cudzym utworem, Wykonawca oświadcza, iż posiada autorskie prawa majątkowe lub licencję uprawniającą do korzystania z tego utworu. Ponadto, Wykonawca przeniesie na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe lub udzieli mu sublicencji do tego utworu na polach eksploatacji określonych w ust. 1 oraz w zakresie umożliwiającym korzystanie przez Zamawiającego z Utworu na zasadach wskazanych w niniejszym § 6 Umowy. Za przeniesienie praw lub udzielenie sublicencji Wykonawcy nie należy się dodatkowe wynagrodzenie.

4. W ramach wynagrodzenia, o którym mowa w § 5 ust. 3 Umowy, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do rozporządzania oraz korzystania z utworów stanowiących opracowanie Utworu (wykonywanie zależnego prawa autorskiego), w zakresie i na zasadach wskazanych w § 6 Umowy, z możliwością przenoszenia tego prawa na osoby trzecie bez zgody Wykonawcy oraz bez prawa domagania się dodatkowego wynagrodzenia. Ponadto, Wykonawca zezwala Zamawiającemu na dokonywanie zmian, przeróbek, adaptacji w Utworze bez konieczności uzyskiwania jego odrębnej zgody oraz bez prawa domagania się dodatkowego wynagrodzenia.

5. Przeniesienie praw autorskich majątkowych do Utworów oraz udzielenie wszelkich zgód, zezwoleń i upoważnień, o których mowa w niniejszym § 6 Umowy, nastąpi z chwilą przekazania Zamawiającemu egzemplarza Utworu w przewidzianej formie, w szczególności w formie elektronicznej lub papierowej, w zależności od tego, co nastąpi pierwsze. Przeniesienie majątkowych praw autorskich powoduje przeniesienie na Zamawiającego własności egzemplarzy Utworów oraz nośników na których Utwory zostały utrwalone.

6. Zamawiający ma prawo do korzystania i rozpowszechniania Utworów oraz ich opracowania bez oznaczania ich autorstwa.

7. Wykonawca zobowiązuje się do niepodnoszenia względem Zamawiającego, jego następców prawnych, ani innych podmiotów, którym Zamawiający udostępnił Utwór, roszczeń, jakie mogłyby przysługiwać mu z tytułu ewentualnego naruszenia praw osobistych. Jednocześnie, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do wykonywania praw osobistych przysługujących Wykonawcy. Wykonawca zapewnia, iż żaden z twórców (współtwórców) Utworów nie będzie podnosił względem Xxxxxxxxxxxxx, jego następców prawnych, ani innych podmiotów, którym Zamawiający udostępnił Utwór, jakichkolwiek roszczeń z tytułu ewentualnego naruszenia jego praw osobistych, w szczególności osobistych praw autorskich w związku z wykorzystaniem, rozpowszechnieniem, opracowaniem lub inną modyfikacją Utworów. Jednocześnie, Wykonawca zapewnia, iż twórcy (współtwórcy) Utworów upoważniają Zamawiającego do wykonywania przysługujących im autorskich praw osobistych do Utworów.

8. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne Utworów, a w szczególności za roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia majątkowych praw autorskich, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy o prawie autorskim, w związku z wykonywaniem Umowy.

9. W przypadku wystąpienia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią z roszczeniami wynikającymi z naruszenia jej praw, Wykonawca zobowiązuje się do ich zaspokojenia i całkowitego zwolnienia Zamawiającego od obowiązku świadczeń z tego tytułu.

10. W przypadku dochodzenia na drodze sądowej przez osoby trzecie roszczeń wynikających z powyższych tytułów przeciwko Zamawiającemu, Wykonawca zobowiązany jest do przystąpienia po stronie Zamawiającego do postępowania i podjęcia wszelkich czynności w celu zwolnienia Zamawiającego z udziału w postępowaniu.

11. W razie stwierdzenia nieprawdziwości oświadczeń lub zapewnień Wykonawcy zawartych w Umowie, w szczególności w niniejszym § 6 Umowy, lub też wad prawnych Utworu,

Zamawiający będzie uprawniony do odstąpienia od Umowy w części bądź w całości w terminie 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o powyższych okolicznościach, a także będzie miał możliwość naliczenia kary umownej zgodnie z § 11 ust. 4Umowy. W każdym wypadku, Zamawiający będzie także uprawniony do dochodzenia naprawienia szkody w pełnym zakresie na zasadach ogólnych.

§ 7.

PROTOKÓŁ ODBIORU

1. Podstawą wystawienia faktury będzie protokół odbioru sporządzony przez Zamawiającego w terminie 7 dni roboczych, licząc od zrealizowania przedmiotu umowy w pełnym zakresie, tj. najpóźniej od dnia 18 października 2022 r. potwierdzający fakt prawidłowego wykonania usługi.

2. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać w szczególności:

1) określenie liczby uczestników Konferencji w formie stacjonarnej,

2) określenie terminu i zakresu realizacji prac,

3) oświadczenie o należytym lub nienależytym wykonaniu usługi,

4) podpisy osób wskazanych w § 15 ust 3.

§ 8.

PERSONEL

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za nadzór nad zatrudnionym przez siebie personelem oraz nad współpracującymi z Wykonawcą podwykonawcami, a także za dopełnienie wszelkich zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu oraz z zawarciem umów z podwykonawcami.

2. Zamawiający wymaga, aby osoba wyznaczona do realizacji przedmiotu umowy (Koordynator), o której mowa w § 3 ust. 3 była zatrudniona przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r.

– Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2020 poz. 1320 ze zm.) na okres co najmniej od pierwszego dnia wykonywania przez nią usług, do końca terminu realizacji Umowy. Zamawiający nie wymaga zatrudnienia na pełny etat.

3. Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca lub podwykonawca będący osobą fizyczną, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą osobiście wykonywał czynności związane z realizacją Umowy.

4. W celu weryfikacji zatrudniania, przez Wykonawcę lub podwykonawcę, na podstawie umowy o pracę, osoby, o której mowa w ust. 2, Zamawiający przewiduje możliwość żądania od Wykonawcy w szczególności:

1) oświadczenia zatrudnionego pracownika,

2) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę,

3) poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o pracę zatrudnionego pracownika,

4) innych dokumentów zawierających informacje, w tym dane osobowe, niezbędne do weryfikacji zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, w szczególności imię i nazwisko zatrudnionego pracownika, datę zawarcia umowy o pracę, rodzaj umowy o pracę i zakres obowiązków pracownika. Pozostałe dane osobowe mogą zostać zanonimizowane w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016

r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO”).

§ 9.

ROZWIĄZANIE I ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1. Zamawiającemu przysługuje, zgodnie z art. 456 ust. 1 pkt 1 ustawy Pzp, prawo odstąpienia od Umowy w przypadku, gdy wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu – odstąpienie od umowy w tym przypadku może nastąpić w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

2. Z zachowaniem prawa do nałożenia kar umownych, o których mowa w § 11, Zamawiający będzie uprawniony do wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:

1) gdy Wykonawca zaprzestał prowadzenia działalności;

2) gdy łączna wysokość kar umownych naliczonych zgodnie z § 11 ust. 2 lub 4-5, do których naliczenia uprawniony będzie Zamawiający będzie równa lub przekroczy 20% łącznej kwoty brutto wynagrodzenia określonej w § 5 ust. 1;

3) nieprawidłowego wykonywania przez Wykonawcę niniejszej umowy o ile Wykonawca nie zmieni sposobu jej wykonywania pomimo wezwania z wyznaczeniem odpowiedniego terminu.

3. Oświadczenie Zamawiającego o rozwiązaniu umowy powinno nastąpić na piśmie i zawierać

uzasadnienie.

§ 10.

ZMIANY UMOWY

1. Wprowadzenie wszelkich zmian treści umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem ich

nieważności.

2. Zmiany umowy mogą być wprowadzone zgodnie z art. 455 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo

zamówień publicznych w następujących okolicznościach:

1) zmiany terminu realizacji umowy w związku z okolicznościami określonymi w § 2 ust. 2 Umowy;

2) zmian związanych ze zmianami powszechnie obowiązujących przepisów prawa

obowiązujących w dniu zawarcia umowy;

3) zmiany podwykonawców, w szczególności zmiany albo rezygnacji z podwykonawcy, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp. Zmiana umowy odbywa się na zasadach określonych w § 12;

4) zmiany wysokości wynagrodzenia należnego Wykonawcy, w przypadku zmiany stawki podatku od towarów i usług. W przypadku zmiany wysokości podatku VAT, cena jednostkowa brutto zostanie zmieniona odpowiednio do zmian wysokości podatku VAT i będzie obowiązywać od dnia wejścia w życie zmienionej stawki VAT, cena jednostkowa netto pozostanie bez zmian;

5) zmiany rachunku bankowego, o którym mowa w § 5 ust. 10.

3. Każda ze Stron zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zmianach danych drugiej Strony (w tym podwykonawców Wykonawcy) mających wpływ na realizację przedmiotu umowy, w szczególności zmianie adresu czy NIP. Dopuszczalne jest przesłanie informacji o ww. zmianach na adresy poczty elektronicznej wskazane w § 15 ust. 3 pkt 1) i 2). Zmiany takie nie stanowią zmiany umowy i dla swojej skuteczności nie wymagają zawarcia aneksu do umowy.

§ 11.

KARY UMOWNE

1. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego lub uczestników skarg dotyczących sposobu lub jakości realizacji usług Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy niezwłocznego podjęcia działań, mających na celu rozwiązanie zgłaszanego problemu.

2. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:

a) w wysokości 20% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 1 pkt 1),

b) w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 1 pkt 2),

c) w wysokości 10% łącznego wynagrodzenia brutto określonego § 5 ust. 1 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 1 pkt 3),

d) w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia brutto określonego § 5 ust. 1 w przypadku niewykonania przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 1 pkt 4),

e) w wysokości 1% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 za każdorazowy stwierdzony w protokole odbioru, o którym mowa w § 7 przypadek niewykonania (inny niż określone w lit. a – d powyżej) lub nienależytego wykonania zakresu przedmiotu umowy określonego w § 1 ust. 1.

3. Kary umowne naliczone zgodnie z ust. 2 lit. a) - e) podlegają zsumowaniu i mogą być

stosowane łącznie

4. W przypadku wypowiedzenia umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, o których mowa w § 9 ust. 2 związanych bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem lub w przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego, Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 20% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1.

5. W przypadku, gdy pracownik Wykonawcy (Koordynator) wyznaczony do kontaktów z Zamawiającym, o którym mowa w § 3 ust. 3 nie będzie zatrudniony na podstawie umowy o pracę, a będzie wykonywał czynności związane z realizacją przedmiotu umowy

– Zamawiający obciąży Wykonawcę karą umowną w wysokości 1000,00 zł (słownie: tysiąc złotych 00/100) za taki przypadek.

6. Łączna wysokość nałożonych kar umownych nie może przekroczyć 40% łącznego

wynagrodzenia brutto Wykonawcy, określonego w § 5 ust. 1 umowy.

7. Zamawiający jest uprawniony do potrącania wierzytelności wobec Wykonawcy z tytułu kar umownych z wierzytelnościami Wykonawcy wobec Zamawiającego z tytułu wynagrodzenia, na co Wykonawca wyraża zgodę.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.

9. Zapłata kar umownych, o których mowa w ust. 2 i 4 niniejszego paragrafu nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku wykonania umowy, a także nie wyłącza i nie ogranicza prawa do wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które odpowiada Wykonawca.

§ 12.

PODWYKONAWCY

1. Wykonawca wykona Przedmiot Umowy przy udziale następujących podwykonawców:

…………… – w zakresie ;

…………… – w zakresie ………………

2. Wykonawca może korzystać w toku realizacji Umowy ze świadczeń podwykonawców

wyłącznie na zasadach opisanych w niniejszym paragrafie.

3. Podwykonawca ..<nazwa podwykonawcy>… jest/nie jest podmiotem, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu.

4. Wykonawca zobowiązuje się zawiadamiać Zamawiającego o wszelkich zmianach dotyczących danych kontaktowych o których mowa w ust. 1, a także zmian w realizacji Umowy przez podwykonawców. Zmiana danych kontaktowych, o których mowa w zdaniu poprzednim, nie stanowi zmiany Umowy.

5. Każdorazowa zmiana/rezygnacja z podwykonawcy lub zatrudnienie nowego podwykonawcy wymaga udzielenia zgody w formie pisemnej przez Zamawiającego, Wykonawca składa w formie pisemnej wniosek o zmianę podwykonawcy, który Zamawiający rozpatruje w terminie 7 dni kalendarzowych od jego otrzymania.

6. Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca powoływał się, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu, Wykonawca zobowiązany jest wykazać Zamawiającemu we wniosku, o którym mowa w ust. 5, że proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż podwykonawca, na którego zasoby Wykonawca powoływał się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.

7. Zmiana lub rezygnacja z podwykonawcy oraz zatrudnienie nowego podwykonawcy stanowią zmianę Umowy, o której mowa w § 10 ust. 2 pkt 3.

8. Jeżeli Wykonawca, zgodnie z Umową, powierza w całości lub w części wykonanie przedmiotu Umowy podwykonawcom, wówczas za działania lub zaniechania podwykonawców ponosi odpowiedzialność jak za działania lub zaniechania własne.

9. W razie powzięcia przez Zamawiającego informacji o wykonywaniu przez podwykonawców zobowiązań umownych w innym zakresie niż wskazany w Ofercie, Zamawiający może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym, niezależnie od prawa odmowy wypłaty wynagrodzenia za zobowiązania wykonywane przez tych podwykonawców.

§ 13.

CESJA WIERZYTELNOŚCI

Wierzytelności jakie przysługują Wykonawcy względem Zamawiającego, wynikających z realizacji niniejszej umowy, nie mogą być przeniesione na rzecz osób trzecich bez wcześniejszej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.

§ 14.

SIŁA WYŻSZA

1. Żadna ze Stron nie może zostać pociągnięta do odpowiedzialności za szkodę, koszty lub wydatki powstałe w wyniku lub w związku z opóźnieniem, nienależytym wykonaniem lub niewykonaniem Umowy, jeżeli nastąpiło to w związku z zaistnieniem okoliczności siły wyższej. W takim przypadku żadna ze Stron nie może także naliczyć kar umownych.

2. Siła wyższa w rozumieniu niniejszej Umowy oznacza wszelkie nieprzewidywalne sytuacje lub zdarzenia, o charakterze wyjątkowym, pozostające poza kontrolą Stron, uniemożliwiające którejkolwiek z nich wypełnienie jakichkolwiek spośród jej zobowiązań przewidzianych Umową, nie wynikające z błędu lub zaniedbania Stron oraz pozostające nie do pokonania, pomimo dołożenia wszelkiej należytej staranności a w szczególności: zdarzenia o charakterze katastrof przyrodniczych typu powódź, huragan, wichury o nadzwyczajnej sile, trąby powietrzne, wyjątkowo intensywne i długotrwałe ulewy albo nadzwyczajnych i zewnętrznych wydarzeń, którym nie można było zapobiec (wojna, restrykcje stanu wojennego, powstanie, rewolucja, zamieszki, żałoba narodowa, epidemia, zagrożenie epidemiologiczne lub

kwarantanna itp.) lub wydane przez organy władzy publicznej na skutek zaistnienia tych

zdarzeń rozporządzenia, zarządzenia, decyzje lub inne akty.

3. Strona Umowy stojąca w obliczu siły wyższej musi niezwłocznie poinformować drugą Stronę Umowy o zaistniałej sytuacji, naturze problemu, przewidywanym czasie trwania oraz przewidywanych konsekwencjach, powinna udokumentować jej zaistnienie (o ile jest to obiektywnie możliwe) jak również podjąć działania w celu zminimalizowania możliwych szkód.

§ 15.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Wszelkie zmiany w treści niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem

nieważności z zastrzeżeniem ust. 5 i § 10 ust. 3.

2. Wszystkie spory, które wynikają z tytułu realizowania umowy będą rozstrzygane przez Xxxxxx w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia w drodze negocjacji wszelkie spory będą rozstrzygane przed sądem miejscowo właściwym dla siedziby Zamawiającego.

3. Osobami odpowiedzialnymi za koordynację i uzgodnienia w zakresie realizacji przedmiotu umowy, w tym za kontakt w zakresie realizacji poszczególnych usług są:

1) ze strony Zamawiającego – ….., tel. ….., e-mail: …..;

2) ze strony Wykonawcy – ….., tel. …., e-mail: …..

4. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust. 3 niniejszego paragrafu będą przetwarzane jedynie w celu realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązuje się ponadto, że wykona w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wobec osoby wskazanej w ust. 3 pkt 2) obowiązek informacyjny wskazany w art. 15 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) poprzez przekazanie tej osobie informacji stanowiącej załącznik nr 5 do Umowy.

5. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 3 następuje poprzez powiadomienie drugiej strony drogą mailową i nie stanowi zmiany treści umowy.

6. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym (1) egzemplarzu dla każdej ze Stron./ Umowa została zawarta w formie elektronicznej. Za datę jej zawarcia uznaje się dzień złożenia podpisu przez ostatnią ze Stron.

7. Załącznikami do umowy są:

1) Załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia;

2) Załącznik nr 2 – Oferta Wykonawcy z dnia ….;

3) Załącznik nr 3 – Dokument dopuszczający Wykonawcę do obrotu prawnego (kopia, odpis, wydruk);

4) Załącznik nr 4 – Kopia aktualnej polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej przez Wykonawcę działalności;

5) Załącznik 5 – klauzula informacyjna RODO.

6) Załącznik 6 - Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych