Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu r. w Nowym Dworze Gdańskim pomiędzy:

Centralny Wodociąg Xxxxxxxx Sp. z o.o.

xx. Xxxxxxxxxx 00X , 00-000 Xxxx Xxxx Xxxxxxx NIP: 5792024213, REGON: 192998920

reprezentowanym przez:

………………………………… – Prezes Zarządu zwanym dalej „Administratorem danych"

……………….....…… z siedzibą w …………..........…….. przy ul ,

NIP: ……………………………. Regon: ………………………………………..…………….

reprezentowaną przez:

…………………...…………….……….............., zwanym dalej „Podmiotem przetwarzającym”,

Zwanymi dalej „Stroną” lub łącznie „Stronami”

zawarta w związku z łączącą Strony Umową nr z

dnia o następującej treści:

§ 1

Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. Administrator danych oświadcza, iż jest administratorem danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej "Rozporządzenie" lub "RODO") w stosunku do danych powierzonych Podmiotowi Przetwarzającemu.

2. Administrator danych powierza Podmiotowi przetwarzającemu, w trybie art. 28 RODO dane osobowe do przetwarzania, na zasadach i w celu określonym w niniejszej umowie.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe wyłącznie w związku z zawartą pomiędzy Stronami umową numer …........................ z dnia w przedmiocie …............................... (dalej: Umowa Podstawowa) oraz zgodnie z niniejszą umową, RODO i ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018r. oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego chroniącymi prawa osób, których dane dotyczą.

Zadanie: „Pełnienie nadzoru inwestorskiego nad prawidłowym przebiegiem robót budowlanych dot. Projektu: „Poprawa jakości oraz ograniczenie strat wody w Centralnym Wodociągu Żuławskim” – etap I w zakresie budowy sieci wodociągowej na odcinku Lubieszewo-Stawiec” współfinansowany ze środków XXX XX 0000-0000

4. Podmiot przetwarzający oświadcza, że stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające odpowiedni stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych, do których należą w szczególności:

a) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;

b) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.

5. Podmiot przetwarzający oświadcza, że dysponuje doświadczeniem, wiedzą i kwalifikowanym personelem, umożliwiającym mu prawidłowe wykonanie usług objętych niniejszą umową, w tym należytymi zabezpieczeniami umożliwiającymi przetwarzanie danych osobowych, zgodnie z przepisami obowiązującego prawa oraz że zapewni wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby przetwarzanie danych osobowych odpowiadało wymogom Rozporządzenia.

§ 2

Zakres i cele przetwarzania

1. Podmiot przetwarzający będzie przetwarzał, powierzone na podstawie niniejszej umowy następujące kategorie danych osobowych …................................................... (należy wpisać rodzaje danych osobowych np.: imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer tel., adres poczty elektronicznej, itp.).

2. Powierzone przez Administratora danych dane osobowe będą przetwarzane przez Podmiot przetwarzający w celu wykonania usługi pn: „Pełnienie nadzoru inwestorskiego nad prawidłowym przebiegiem robót budowlanych dot. Projektu: „Poprawa jakości oraz ograniczenie strat wody w Centralnym Wodociągu Żuławskim” – etap I w zakresie budowy sieci wodociągowej na odcinku Lubieszewo-Stawiec, które będą prowadzone na odcinku Lubieszewo do miejscowości Stawiec, w ramach RPO WP na lata 2014 – 2020”

(należy wpisać nazwę zadania wynikającego z umowy podstawowej dotyczącej jego realizacji)

3. Dane osobowe powierzone są na czas niezbędny do realizacji Umowy Podstawowej.

4. Podmiot przetwarzający nie może przetwarzać powierzonych danych w innym celu niż określony w niniejszej umowie ani podpowierzać innemu podmiotowi bez pisemnej zgody administratora danych.

5. Przetwarzanie danych osobowych obejmuje takie operacje, jak w szczególności: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych.

§ 3

Obowiązki podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia przez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych osobowych, o których mowa w art. 32 RODO.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się dołożyć najwyższej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.

3. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osobom, które będą przetwarzały powierzone dane w celu realizacji niniejszej umowy, a które pozostają w nim stosunku zatrudnienia i podlegają bezpośredniemu nadzorowi.

4. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczeni jedynie pracownicy posiadający imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych, w zakresie koniecznym do realizacji Umowy nr …….………………..

Imienne upoważnienia są ważne do odwołania, nie później jednak niż do dnia wykonania Umowy nr lub jej rozwiązania.

5. Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do zapewnienia zachowania w tajemnicy (o której mowa w art. 28 ust. 3 lit. b RODO) danych przetwarzanych poprzez zobowiązanie osób, które upoważnił do przetwarzania danych osobowych w celu realizacji niniejszej umowy, zarówno w trakcie zatrudnienia ich w Podmiocie przetwarzającym lub świadczenia przez nich usług na rzez Podmiotu przetwarzającego, jak i po ustaniu stosunku pracy lub świadczenia usług.

6. Podmiot przetwarzający po zakończeniu świadczenia usług związanych z przetwarzaniem zwraca dane osobowe Administratorowi danych oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.

7. W miarę możliwości Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

8. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych, w tym rejestru wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych (art. 30 RODO).

9. Podmiot przetwarzający po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki zgłasza je Administratorowi danych w ciągu 24 godzin. Zgłoszenie o stwierdzeniu naruszenia przesyłane jest Administratorowi danych wraz z wszelką dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi danych spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzoru.

§ 4

Prawo kontroli

1. Administrator danych zgodnie z art. 28 ust. 3 lit. h) RODO ma prawo kontroli, sposobu wykonywania niniejszej Umowy przez Podmiot przetwarzający odnośnie zobowiązań, o których mowa w Umowie. Warunkiem przeprowadzenia kontroli jest zawiadomienie Podmiotu Przetwarzającego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed planowanym terminem jej przeprowadzenia.

2. Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w art. 28 RODO.

3. Przetwarzający umożliwi przeprowadzenie kontroli osobie upoważnionej przez Administratora danych.

4. Osoba upoważniona przez Administratora danych realizować będzie prawo kontroli w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego. Po zakończeniu kontroli osoba kontrolująca obowiązana jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności.

5. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli w terminie wskazanym przez Administratora danych nie dłuższym niż 14 dni.

6. Administrator może zlecić czynności przewidziane w niniejszym paragrafie podmiotowi zajmującemu się audytem ochrony danych osobowych

§ 5

Podpowierzenie

(Treść paragrafu 5 stosuje się w sytuacji gdy Podmiot przetwarzający – Wykonawca umowy będzie korzystał z usług podwykonawców - podpowierzenie)

1. Podmiot przetwarzający może po uzyskaniu pisemnej zgody Administratora danych, podpowierzyć konkretne operacje przetwarzania danych osobowych (dalej „podpowiedzenie”) w drodze pisemnej umowy (dalej Umowa Podpowierzenia) innym podmiotom przetwarzającym (dalej Podprzetwarzający).

2. Administrator danych wyraża zgodę, aby Podmiot Przetwarzający podpowierzył wykonywanie zadań wynikających z Umowy innemu Podmiotowi przetwarzającemu pod warunkiem, że:

a) Podmiot przetwarzający powiadomi uprzednio Administratora danych, mailem lub w formie pisemnej, o swoim zamiarze Podpowierzenia;

b) zakres i cel Podpowierzenia nie będzie szerszy niż wynikający z umowy;

c) przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych oraz kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa Administratora danych zostaną zachowane w umowie podpowierzenia odpowiednio do warunków, opisanych w Umowie;

d) podpowierzenie będzie niezbędne dla realizacji celów związanych z procesami lub projektami wynikającymi z Umowy;

e) podpowierzenie nie naruszy interesów Administratora danych;

f) umowa podpowierzenia zostanie zawarta z innym Podmiotem przetwarzającym na piśmie, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi powierzania przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem, że wszelkie obowiązki Podmiotu przetwarzającego, wynikające z Umowy, Podmiot przetwarzający zastosuje odpowiednio do innego Podmiotu przetwarzającego w umowie podpowierzenia;

g) Inny Podmiot przetwarzający spełnia obowiązki wynikające z RODO, nakładane bezpośrednio na podmiot przetwarzający w rozumieniu Rozporządzenia, w tym w szczególności obowiązek prowadzenia rejestru kategorii czynności przetwarzania oraz wdrożenia środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo przetwarzania danych, o których mowa w Rozporządzeniu.

§ 6

Odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego

1. Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej umowy, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.

2. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Administratora danych o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający danych osobowych określonych w umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, a także o wszelkich planowanych,

o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w Podmiocie przetwarzającym tych danych osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Administratora danych.

3. Przetwarzający oświadcza, że w razie stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 48 godzin od wykrycia naruszenia, poinformuje

o tym Administratora danych w formie pisemnego zgłoszenia.

4. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 3 musi co najmniej:

a) opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy naruszenie;

b) zawierać imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;

c) opisywać możliwe konsekwencje naruszenia ochrony danych osobowych;

d) opisywać środki zastosowane lub proponowane przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

5. W celu realizacji obowiązków, o których mowa w ust. 1 i 2, Podmiot przetwarzający jest zobowiązany do dokumentowania wszelkich okoliczności i zebrania wszelkich dowodów, które pomogą Administratorowi wyjaśnić szczegóły naruszenia, w tym jego charakter, skalę, skutki, czas zdarzenia, osoby odpowiedzialne, osoby poszkodowane.

6. Podmiot Przetwarzający po zakończeniu realizacji usług wynikających z Umowy Podstawowej zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu powierzonych danych osobowych oraz do trwałego usunięcia wszystkich ich istniejących kopii, sporządzonych na potrzeby bieżącej pracy, bądź na wyraźne żądanie Administratora danych - dokonać trwałego usunięcia powierzonych danych osobowych, zamiast ich zwrotu, chyba, że przepisy prawa nakazują przechowywanie danych osobowych.

7. Podmiot Przetwarzający dokona usunięcia powierzonych danych osobowych w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji usług, za wyjątkiem danych podlegających archiwizacji.

8. Po wykonaniu zobowiązania, o którym mowa w ust. 7, Podmiot przetwarzający w terminie 7 dni, złoży Administratorowi danych pisemne oświadczenie potwierdzające trwałe usunięcie wszystkich powierzonych danych osobowych.

9. Na żądanie Administratora danych, Podmiot przetwarzający ma obowiązek przedstawić w terminie 30 dni pisemny protokół potwierdzający fakt zniszczenia danych osobowych.

10. Podmiot przetwarzający odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe jakie powstały wobec Administratora lub osób trzecich w wyniku przetwarzania danych osobowych niezgodnego z Umową lub obowiązkami nałożonymi przez RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

11. Administrator odpowiada za szkody majątkowe lub niemajątkowe, jakie powstały wobec osób trzecich w wyniku przetwarzania danych naruszającego RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

12. Strony są zwolnione z odpowiedzialności wynikającej z ust. 10 i 11, jeżeli udowodnią, że zdarzenie, które doprowadziło do powstania szkody, jest przez nie niezawinione.

13. Jeżeli w tym samym przetwarzaniu biorą udział obie Strony i są odpowiedzialne za szkodę spowodowaną przetwarzaniem zgodnie z ust. 10 i 11, ponoszą one odpowiedzialność solidarną.

14. Strona, która zapłaciła odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę, ma prawo żądania od drugiej Strony, która uczestniczyła w tym samym przetwarzaniu, zwrotu części

odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi odpowiedzialność, zgodnie z warunkami określonymi w ust. 10 i 11.

15. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania lub zaniechania osób, którym powierzył dane osobowe, dotyczące przetwarzania powierzonych danych osobowych, jak za działania lub zaniechania własne, przez co postanowienia dotyczące odpowiedzialności Przetwarzającego na warunkach opisanych powyżej obejmują także odpowiedzialność Przetwarzającego za działania lub zaniechania tychże osób.

§ 7

Czas obowiązywania umowy

Niniejsza umowa powierzenia obowiązuje na czas realizacji zawartej przez strony Umowy Podstawowej.

§ 8

Rozwiązanie umowy

Administrator danych może rozwiązać niniejszą umowę ze skutkiem natychmiastowym, gdy Podmiot przetwarzający:

a) pomimo zobowiązania go do usunięcia uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie usunie ich w wyznaczonym terminie;

b) przetwarza dane osobowe w sposób niezgodny z niniejszą umową;

c) powierzył przetwarzanie danych osobowych innemu podmiotowi bez zgody Administratora - danych.

§ 9

Zasady zachowania poufności

1. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Administratora danych i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).

2. Podmiot przetwarzający oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Administratora danych w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.

3. Strony zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.

§ 10

Postanowienia końcowe

1. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie będą miały przepisy prawa powszechnie

obowiązującego, w tym Kodeksu cywilnego, Rozporządzenia oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

3. Sądem właściwym dla rozpatrzenia sporów wynikających z niniejszej umowy będzie sąd właściwy dla miejsca siedziby Administratora danych.

4. Wszelkie zmiany postanowień umowy powierzenia wymagają formy pisemnego aneksu pod rygorem nieważności.

….......................................... ……………………………………..

Administrator danych Podmiot przetwarzający

Document Metadata

Table of Contents

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Document Metadata