ZAPYTANIE OFERTOWE
Oznaczenie sprawy: WSSM. 2710. 10.2022
Kalisz, dnia 07.03.2022r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
1. Nazwa Zamówienia:
Miasto Kalisz zaprasza do złożenia oferty na: realizację projektu pn. „Złota rączka dla seniora” tj. prowadzenie działań na rzecz zwiększenia poziomu poczucia bezpieczeństwa osobistego seniorów w ich miejscu zamieszkania poprzez udzielenie wsparcia w formie konsultacji i drobnych napraw technicznych, ograniczających wystąpienie zagrożeń dla zdrowia z powodu niesprawności instalacji, sprzętów i urządzeń domowych zgodnie ze specyfikacją zamówienia opisaną poniżej.
2. Zamawiający:
Miasto Kalisz, Główny Xxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, xxx. xxxxxxxxxxxxx, kraj: Polska NIP 000-000-00-00 REGON 250855877.
Komórka organizacyjna prowadząca postępowanie: Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych Urzędu Miasta Kalisza.
Wszelkie informacje dotyczące niniejszego postępowania zamieszczane będą pod adresem: xxx.xxx.xxxxxx.xx – zakładka „Ogłoszenia” / „Zamówienia publiczne nieprzekraczające 130.000 zł netto”.
3. Rodzaj i tryb udzielonego zamówienia:
3.1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest jako analiza rynku o wartości zamówienia nie przekraczającej 130.000,00 zł bez stosowania ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych ).
3.2. Rodzaj zamówienia: usługa .
4. Przedmiot zamówienia:
4.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie drobnych, bezpłatnych usług naprawczych, technicznych w domu seniora, obejmujących drobne naprawy nie wymagające natychmiastowej interwencji. Usługi te nie obejmują napraw, które są świadczone w ramach innych umów np. ze wspólnotą mieszkaniową, administracją, itd. Zakres konsultacji technicznych i drobnych napraw (niewymagających natychmiastowej interwencji) obejmuje w szczególności: wymianę baterii, naprawę: klamek, zamków, regulację drzwi i okien, przymocowanie luster, obrazów, karniszy, półek itd.
Beneficjentami zadania są osoby w wieku 60 lat i więcej zamieszkałe na terenie Kalisza. Projekt skierowany jest przede wszystkim do osób zamieszkujących samotnie, niepełnosprawnych i/lub długotrwale chorych.
W ramach realizacji zadania Wykonawca wyznaczy Koordynatora usług. Zgłoszenie przez beneficjenta (seniora) usterki do naprawy odbywać się będzie telefonicznie, bezpośrednio do Koordynatora usług lub osoby przez niego upoważnionej. Termin realizacji usługi naprawczej tj. pierwszej wizyty pracownika technicznego w domu beneficjenta od momentu telefonicznego zgłoszenia usterki wynosi maksymalnie do dwóch tygodni. Zadanie będzie realizowane w oparciu o Regulamin uczestnictwa w usługach w ramach projektu „Złota Rączka dla Seniora” stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Wybrany Wykonawca w ramach realizacji zadania będzie odpowiedzialny za prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami podjęcie działań z zakresu przetwarzania danych osobowych.
4.2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4.3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Zapytania Ofertowego przed upływem terminu składania ofert.
5. Termin wykonania zamówienia:
5.1. Wymagany termin wykonania: od dnia zawarcia umowy do 30 listopada 2022 r. lub wcześniejszego wyczerpania środków finansowych przewidzianych na realizację projektu.
6. Zamówienie uzupełniające:
Nie dotyczy.
7. Warunki realizacji zamówienia:
Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określa projekt umowy stanowiący załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
8. Warunki udziału w postępowaniu
8.1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy są wpisani do właściwego rejestru lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, oraz posiadają polisę OC w zakresie ubezpieczenia wykonywanej działalności.
8.2. Wykonawcy niespełniający tego warunku podlegają wykluczeniu z postępowania, złożona przez nich oferta nie będzie podlegała ocenie.
9. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny:
9.1. Przez Wykonawcę rozumie się wyłącznie osobę, która złożyła ofertę.
Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie kierował się następującymi kryteriami: cena 100 %. Na potrzeby oceny ofert Xxxxxxxxxxx będzie porównywał sumę wartości brutto.
9.2. W toku badania i oceny ofert Zamawiający ma możliwość wzywania Wykonawców do uzupełnienia treści złożonych ofert lub wzywania Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert pod rygorem odrzucenia oferty Wykonawcy.
9.3. O wyborze najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania Zamawiający poinformuje wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty oraz zamieści przedmiotową informację na stronie internetowej Zamawiającego, o której mowa w pkt 2.
9.4. W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy lub odmawia podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzenia ponownego badania i oceny.
9.5. Zaproponowana przez Wykonawcę w formularzu ofertowym cena brutto powinna zawierać wszelkie koszty wykonania zadania. Ryzyko błędnej kalkulacji ceny obciąża Wykonawcę.
9.6. Zamawiający nie będzie rozpatrywał ofert:
1) niezłożonych na formularzu, o którym mowa w pkt 11.1 Zapytania Ofertowego,
2) złożonych po terminie , o którym mowa w pkt 12 Zapytania Ofertowego,
3) do których nie zostały dołączone załączniki, o których mowa w pkt 11.6.
10. Informacja o wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium.
11. Opis sposobu przygotowania ofert
11.1. Wykonawca zobowiązany jest złożyć ofertę na „Formularzu oferty”, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
11.2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich złożonych przez niego ofert.
11.3. Oferta oraz wszelkie dokumenty z nią składane muszą być sporządzone w języku polskim w sposób czytelny i trwały.
11.4. Oferta musi być podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentacji Wykonawcy (ujawnioną w odpowiednim rejestrze) lub posiadająca stosowne pełnomocnictwo ( które w takim przypadku należy dołączyć do oferty). Złożony podpis musi być czytelny i umożliwiający identyfikację podpisującego ( dopuszczalny podpis z pieczątką imienną ).
11.6. Do oferty należy dołączyć:
a) aktualny wpis do właściwego rejestru lub ewidencji w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej,
b) kopię polisy OC w zakresie ubezpieczenia wykonywanej działalności gospodarczej.
11.7. Oferta oraz dokumenty do niej dołączone winny być przygotowane zgodnie z wymogami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i odpowiadać jego treści.
11.8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku postępowania.
11.9. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
12. Termin i miejsce składania ofert:
12.1. Formularz oferty wraz z załącznikami w zaklejonej kopercie z podaną nazwą i adresem Wykonawcy opatrzonej napisem:
Oznaczenie sprawy: WSSM.0000.00.0000 ( tel. wew. 731) „Złota rączka dla seniora” ( nie otwierać przed terminem otwarcia ofert).
należy złożyć do dnia 24 marca 2022r. do godziny 10.00 - osobiście w Urzędzie Miasta Kalisza w Wydziale Spraw Społecznych i Mieszkaniowych xx. Xxxxxxxxxx 0x, xxxxxxx X Biuro Obsługi Interesanta – okienko 24.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z nieprawidłowego oznakowania opakowania oferty lub braku na opakowaniu którejkolwiek z wyżej wymienionych informacji. Nie jest dopuszczalne złożenie oferty na inny adres zamawiającego.
12.2. Za dostarczenie oferty w inne miejsce niż wskazane powyżej lub pozostawienie awizo Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności.
13. Termin i miejsce otwarcia ofert
13.1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 25 marca 2022r. o godz. 11.00 w pokoju nr 120 mieszczącym się na I piętrze budynku Urzędu Miasta Kalisza przy ul. T. Kościuszki 1a w Kaliszu ( Wydział Spraw Społecznych i Mieszkaniowych ) w ten sposób, że Zamawiający odczyta treść złożonych ofert.
Z uwagi na zaistniałą sytuację epidemiologiczną i związane z nią ograniczenia w bezpośrednim dostępie do budynków Urzędu Miasta Kalisza prosimy, aby osoby chcące wziąć udział w publicznej sesji otwarcia ofert stawiły się w dniu otwarcia ofert w Biurze Obsługi Interesanta mieszczącym się na parterze budynku Urzędu Miasta Kalisza wejście B, okienko 24 przy ul. T. Kościuszki 1a w Kaliszu o godz. 10.45 i telefonicznie pod numerem + 48 62 504 97 31 zgłosiły chęć udziału w otwarciu ofert, pracownik Wydziału Spraw Społecznych i Mieszkaniowych zaprowadzi zainteresowane osoby na miejsce otwarcia ofert.
14. Informacje o sposobie porozumiewania się:
14.1. Pracownikiem uprawnionym do kontaktowania się z Wykonawcami jest xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx tel. x00 00 000 00 00, adres email: xxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx, w godzinach: 7.00 -15.00.
14.2. Zmiany i wyjaśnienia do niniejszego zapytania ofertowego zamieszczane będą pod adresem, o którym mowa w pkt. 2 niniejszego Zapytania Ofertowego i będą miały charakter wiążący dla Wykonawców.
15. Informacje dodatkowe:
15.1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia lub unieważnienia niniejszego postępowania na każdym jego etapie, w tym przed podpisaniem umowy w sprawie zamówienia publicznego bez podania przyczyny, bez wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert bądź prawo do ograniczenia przedmiotu zamówienia.
15.2. Niniejsze Zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, która nie ma zastosowania do niniejszego postępowania.
15.3. Niniejsze zapytanie nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do zawarcia umowy.
15.4. Decyzja Zamawiającego o wykluczeniu Wykonawcy, odrzuceniu oferty jest decyzją ostateczną.
15.5. Nie prowadzi się indywidualnych negocjacji na temat cen, terminów wykonania zamówienia i terminów składania ofert, za wyjątkiem sytuacji, w której zostały złożone oferty o takiej samej cenie. Wówczas Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
15.6. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w niniejszym zapytaniu ofertowym.
16. Ochrona danych osobowych w ramach zamówienia bez stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych
16.3. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych. Przekazane dane osobowe będziemy przetwarzać w celu przeprowadzenia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z obowiązującym "Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" (do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zastosowania mają przepisy Kodeksu cywilnego). Podstawą prawną ich przetwarzania jest wyrażona poprzez akt uczestnictwa w postępowaniu zgoda wykonawcy (osoby działającej w imieniu wykonawcy) tj. art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych), zwanego dalej „RODO” oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, ustawy z dnia
14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wprowadzonego zarządzeniem Prezydenta Miasta Kalisza "Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta Kalisza do kwoty stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych" tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Podstawą prawną ich przetwarzania może być również podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy oraz wykonanie umowy tj. art. 6 ust. 1 lit. b ) RODO.
16.4. Odbiorcy danych osobowych.
Pozyskane w ramach prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dane mogą być udostępnione podmiotom (osobom) uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa. Ponieważ co do zasady postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego jest jawne dane mogą być udostępnione wszystkim zainteresowanym podmiotom i osobom. Ograniczenie dostępu do Państwa danych może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach jeśli jest to uzasadnione ochroną prywatności zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej o ile ich udostępnienie nie wynika z przepisów prawa. Ponadto odbiorcami danych zawartych w dokumentach związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne mogą być podmioty z którymi Administrator zawarł umowy lub porozumienie na korzystanie z udostępnianych przez nie systemów informatycznych w zakresie przekazywania lub archiwizacji danych. Zakres przekazania danych tym odbiorcom ograniczony jest jednak wyłącznie do możliwości zapoznania się z tymi danymi w związku ze świadczeniem usług wsparcia technicznego i usuwaniem awarii. Odbiorców tych obowiązuje klauzula zachowania poufności pozyskanych w takich okolicznościach wszelkich danych, w tym danych osobowych.
16.5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.
W związku z jawnością postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Państwa dane mogą być przekazywane do państw z poza Europejskiego Obszaru Gospodarczego o ile dostęp do nich nie podlega ograniczeniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych lub art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
16.6. Okres przechowywania danych. Przekazane dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania niniejszego postępowania, a następnie przez okres wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach tj. 5 lat. W przypadku zamówień współfinansowanych ze środków UE przez okres w jakim Zamawiający zobowiązany jest do przechowywania dokumentacji w związku z uzyskaniem dofinansowania ze środków UE.
16.7. Prawa osób, których dane dotyczą.
W odniesieniu do danych pozyskanych w związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, osobie której dane dotyczą przysługują następujące prawa: - prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; - prawo do sprostowania lub uzupełnienia swoich danych
osobowych; - prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zawartej umowy; - prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, xx. Xxxxxx 0, 00-000 Xxxxxxxx).
16.8. Informacja o wymogu podania danych.
Podanie danych osobowych w związku udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest obowiązkowe, ale od ich podania uzależniony jest udział w postępowaniu.
Naczelnik
Wydziału Spraw Społecznych i Mieszkaniowych
/---/
Xxxxxx Xxxxxxxxxx