BPM.ZZP.341-177/09
Nowy Sącz, dnia 30.11.2009 r.
BPM.ZZP.341-177/09
Otrzymują Wykonawcy którym przekazano specyfikację
wg rozdzielnika
Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego pn.: „Zarządzanie budynkami i lokalami stanowiącymi zasób Miasta Nowego Sącza, zasób Skarbu Państwa, oraz zasób nieruchomości, których właściciele są nieznani lub których miejsce pobytu nie zostało ustalone – zarządzanych przez Miasto Nowy Sącz”.
I. Na podstawie art. 38 ust. 2 i 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. z 2007 r. Dz. U. nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), zwanej dalej
„ustawą”, zamawiający Miasto Nowy Sącz, xx. Xxxxx 0, 00-000 Xxxx Xxxx, zwany dalej
„Zamawiającym”:
− przekazuje wykonawcom oraz zamieszcza na stronie internetowej treść zapytań wraz z wyjaśnieniami z uwagi na to, że zwrócono się o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zwanej dalej „specyfikacją”,
− modyfikuje treść specyfikacji.
PYTANIA I ODPOWIEDZI
Pytanie 1 Wykonawcy:
Pkt. B.I.1.12.c) SIWZ podaje się, że „W ramach czynności zarządzania budynkami wraz z lokalami w tych budynkach wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do utrzymania porządku i czystości w budynkach oraz terenach bezpośrednio przylegających do budynków. SIWZ nie określa ani powierzchni terenów bezpośrednio przylegających do budynku, ani nie precyzuje jaka jest struktura poszczególnych terenów. Proszę zatem o udzielenie odpowiedzi o jakie tereny przylegające do poszczególnych budynków wymienionych w załączniku nr 1 chodzi Zamawiającemu. Proszę określić powierzchnię poszczególnych terenów i ich strukturę - jaka jest powierzchnia chodnika, jaka jest powierzchnia zieleni. Proszę podać czy stosowne mapy geodezyjne będą stanowiły załączniki do umowy o zarządzanie.
Jednoznaczne określenie o jakie tereny przylegające chodzi zwłaszcza w świetle treści Załącznika nr 2a pkt. 3.1. h) i ROZDZ. XII pkt. 8 SIWZ.
Odpowiedź na Pytanie 1 Wykonawcy:
W punkcie B.I.1.12.c) SIWZ - zawarty jest zapis, zgodnie z którym wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do utrzymania porządku i czystości w budynkach oraz terenach bezpośrednio przyległych do budynków. SIWZ nie precyzuje struktury poszczególnych terenów, ani też nie zawiera żadnych mapek geodezyjnych określających tereny zielone ( place, podwórka ) przeznaczone do utrzymywania ich w czystości, gdyż chodzi tutaj o utrzymanie porządku i czystości terenów przylegających bezpośrednio do
zarządzanych budynków, a więc obowiązków właściciela, w tym zakresie, wynikających z ustawy z dnia 13 września 1996r. o utrzymaniu czystości i porządku w gminach (t. j. Dz. U. 2005 nr 236 poz. 2008 z późn. zm.) zwłaszcza zaś o art. 3 ust. 2 pkt. 3 cytowanej ustawy, obligujący właściciela nieruchomości do utrzymywania czystości w bezpośrednim sąsiedztwie swoich nieruchomości.
Z w/w zasadami w pełni koresponduje załącznik do umowy nr 2 a pkt. 3.1 h) – precyzujący o jakie dokładnie czynności chodzi, oraz rozdz. XII pkt. 8 SIWZ – zgodnie, z którym – wynagrodzenie winno obejmować wydatki związane z wykonywaniem czynności zarządzania oraz utrzymanie porządku i czystości budynkach oraz terenach bezpośrednio należących do budynku.
Pytanie 2 Wykonawcy:
Pkt. E SIWZ w związku z tym, że Zamawiający zaleca dokonanie przez Wykonawcę wizji lokalnej proszę o wyjaśnienie kto organizuje wizję, jaki jest jej koszt, jakie jest ryzyko i odpowiedzialność Wykonawcy.
Odpowiedź na Pytanie 2 Wykonawcy:
Punkt E.III. SIWZ dotyczy zapoznania się, przez ewentualnych wykonawców, z przedmiotem zamówienia, który określony jest szczegółowo w załączniku nr 1 do SIWZ. Korzystając z wykazu nieruchomości przeznaczonych do zarządzania zaleca się wykonawcy, by na własny koszt, ryzyko i odpowiedzialność zapoznał się z przedmiotem zamówienia.
Od wykonawcy zatem zależy, jakie będą koszty tej czynności, a także odpowiedzialność i ryzyko z tym związane. Ewentualnym kosztem wizji są np. koszty dojazdu do poszczególnych nieruchomości, celem zapoznania się z ich lokalizacją w terenie oraz stanem technicznym.
Pytanie 3 Wykonawcy:
Załącznik nr 4 Par. 6 ust. 2 umowy o zarządzanie - kto ponosi koszty przeglądów budynków ( zgodnie z art. 62 Prawa Budowlanego), a także urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne Zamawiający czy Wykonawca w ramach wynagrodzenia ryczałtowego.
Odpowiedź na Pytanie 3 Wykonawcy:
Koszty przeglądów budynków a także urządzeń stanowiących ich wyposażenie techniczne ( § 6 ust. 2 projektu umowy o zarządzanie ) ponosi Zamawiający – środki na ten cel przekazywane są w formie zaliczek, o których mowa w § 17 projektu umowy o zarządzanie.
Pytanie 4 Wykonawcy:
Załącznik nr 4 Par. 15 ust. 2 umowy o zarządzanie – co należy rozumieć pod pojęciem ”uzasadnione koszty ogrzewania pustostanów lokali mieszkalnych i użytkowych”.
Odpowiedź na Pytanie 4 Wykonawcy:
Pod pojęciem „uzasadnionych kosztów ogrzewania pustostanów lokali mieszkalnych i użytkowych” Zamawiający rozumie racjonalne prowadzenie ogrzewania pustostanów. Do przyszłego Wykonawcy należy indywidualna ocena każdego przypadku, pod kątem uzasadnienia celowości ogrzewania w danym okresie czasu, wysokości utrzymywanej w budynku/lokalu temperatury z uwzględnieniem jego stanu technicznego, przeznaczenia itp.
Każdorazowo stan ten ocenia Wykonawca, a w razie wątpliwości konsultuje się z Zamawiającym w tym temacie. Chodzi tutaj o ograniczenie kosztów i traktowanie każdego przypadku w sposób indywidualny.
Pytanie 5 Wykonawcy:
Załącznik nr 4 Par. 20 ust. 1 umowy o zarządzanie – proszę określić czy chodzi
„o indywidualne kartoteki finansowe dla każdego budynku” za okres do ostatniego rozliczonego księgowo miesiąca tj. listopada 2012 r. Z uwagi na fakt, że dokumentowanie zdarzeń gospodarczych w dniu ich zaistnienia jest nierealne i dokumenty księgowe wpływają po dacie zaistnienia zdarzenia gospodarczego, rozliczenie finansowe za dany miesiąc już w ostatnim dniu tego miesiąca jest nierealne. Zgodnie z Par. 3 umowy o zarządzanie umowa ta wygasa w dniu 31.12.2012 r.
Odpowiedź na Pytanie 5 Wykonawcy:
Wobec wątpliwości dotyczących interpretacji § 20 projektu umowy o zarządzanie Zamawiający udziela odpowiedzi w pkt III ppkt 1 niniejszego pisma dokonując zmiany treści specyfikacji.
Pytanie 6 Wykonawcy:
Rozdział XII – opis sposobu obliczenia ceny „ Specyfikacja istotnych warunków zamówienia „ – czy wynagrodzenie określone w par. 16 ust. 1 umowy o zarządzanie ( zał. Nr 4 do specyfikacji) obejmuje również roboty konserwacyjne określone w załączniku 3 a i 3 b do specyfikacji.
Odpowiedź na Pytanie 6 Wykonawcy:
Wynagrodzenie określone w § 16 ust. 1 projektu umowy o zarządzanie nie obejmuje robót konserwacyjnych określonych w załącznikach 3a i 3b do projektu umowy (specyfikacji). Środki na tego typu czynności będą przekazywane w drodze zaliczek zgodnie z brzmieniem § 17 projektu umowy.
Pytanie 7 Wykonawcy:
Pkt.B.I.1.12.c) SIWZ – czy koszty utrzymania terenów bezpośrednio przylegających do budynków należy uwzględnić w wynagrodzeniu określonym w par. 16 ust. 1 umowy o zarządzanie.
Odpowiedź na Pytanie 7 Wykonawcy:
Koszty utrzymania terenów bezpośrednio przylegających do budynków należy uwzględnić w wynagrodzeniu określonym w § 16 projektu umowy o zarządzanie. Precyzuje to § 16 ust. 2, zgodnie, z którym utrzymanie porządku i czystości w budynkach i terenach bezpośrednio należących do budynku – należy uwzględnić w otrzymywanym wynagrodzeniu.
Pytanie 8 Wykonawcy:
Załącznik nr 4 do specyfikacji § 18 ust.1 pkt a dotyczący braku dbałości o techniczny stan nieruchomości i realizacji remontów przewiduje obniżenie wynagrodzenia, natomiast według § 21 i § 22 załącznika nr 4 oraz według załącznika 2a i 2b do obowiązków Wykonawcy nie należy realizacja remontów – jak należy interpretować powyższy zapis.
Odpowiedź na Pytanie 8 Wykonawcy:
W § 18 ust. 1 lit a) jest mowa o niedostarczeniu w terminie planów remontów nieruchomości, nie zaś o wykonywaniu, lub też niewykonywaniu remontów (prac remontowych na nieruchomościach). Do obowiązków Wykonawcy nie należy wykonywanie prac remontowych.
Zgodnie z zapisami zawartymi z załączniku nr 2a do umowy – pkt. 6.2. Wykonawca obowiązany jest sporządzić wykaz potrzeb remontowych budynków w układzie rzeczowo
– finansowym. Wykaz wnioskowanych remontów Wykonawca obowiązany jest
dostarczyć zamawiającemu corocznie do 31. sierpnia danego roku kalendarzowego
- w zakresie prac na rok następny.
Pytanie 9 Wykonawcy:
Załącznik nr 4 do specyfikacji BPM.ZZP.341-177/09 § 16 ust. 2 określający wynagrodzenie ustalone w § 16 ust. 1 obejmuje wydatki związane z wykonywaniem czynności zarządzania zasobami określone w § 21 oraz czynności szczegółowo określone w załącznikach nr 2a i nr 3a do umowy i wydatki związane z wykonywaniem czynności zarządzania zasobami określone w § 22 umowy oraz czynności szczegółowo określone w załącznikach nr 2b i nr 3b do umowy. Równocześnie załącznik nr 4 do specyfikacji BPM.ZZP.341-177/09 § 17 ust. 1 określa koszty określone w załącznikach nr 2 i 3 do umowy oraz opłaty eksploatacyjne pokrywane z zaliczek . Pytanie : czy załącznik nr 2 i 3 do umowy jest tożsamy z załącznikiem nr 2a i 2b i załącznikiem 3a i 3b do umowy. Jeżeli tak, to jakie koszty prac konserwacyjnych pokrywane są z zaliczek określonych w § 17 załącznika nr 4 do specyfikacji BPM.ZZP.341-177/09 a jakie z wynagrodzenia określonego w § 16 ust. 2 załącznika nr 4 do specyfikacji BPM.ZZP.341-177/09.
Odpowiedź na Pytanie 9 Wykonawcy:
Ze względu na wątpliwości związane z interpretacją § 16 ust. 2 w związku z § 17 ust. 1 projektu umowy o zarządzanie Zamawiający udziela odpowiedzi dokonując zmiany treści specyfikacji o czym jest mowa w pkt III ppkt 2 niniejszego pisma.
Pytanie 10 Wykonawcy:
Rozdział VI ust. I pkt. i ) SIWZ - Czy w przypadku zlecenia :
- usługi utrzymania czystości w budynkach i terenach bezpośrednio przylegających do budynków
- pogotowia technicznego w zakresie wod–kan , co. i gaz
- pogotowia technicznego w zakresie instalacji elektrycznej
do oferty należy załączyć pisemne zobowiązanie tych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia w części dotyczącej powyższego zakresu.
Odpowiedź na Pytanie 10 Wykonawcy:
Zamawiający w Rozdziale VI ust. I pkt 2 lit. h) specyfikacji zapisał, iż wymaga załączenia do oferty wykazu osób „którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia, niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, wg załącznika nr 8 do specyfikacji.
Z kolei w Rozdziale VI ust. I pkt 2 lit. i) specyfikacji Zamawiający wymaga załączenia do oferty pisemnych zobowiązań innych podmiotów do udostępnienia osób zdolnych do wykonania zamówienia, jeżeli w wykazie (o którym mowa w zdaniu poprzednim) Wykonawca wskaże osoby, którymi będzie dysponował. Wymagania dotyczące osób zdolnych do wykonania zamówienia określono w Rozdziale V ust. III pkt 2, 3 i 4 - specyfikacji, czyli dotyczą tylko i wyłącznie:
a) (…) dysponowania osobą posiadają licencję zawodową zarządcy nieruchomości(…);
b) (…) dysponowania osobą posiadająca certyfikat księgowego (…);
c) (…) dysponowania osobą posiadającą uprawnienia do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno-budowlanej ( ...)”.
Jeżeli więc Wykonawca wykaże się osobą, którą nie dysponuje, a którą będzie dysponował (na podstawie porozumienia z innym podmiotem) musi załączyć do oferty pisemne zobowiązanie tego podmiotu do udostępnienia tejże osoby. Tym samym
Zamawiający dopuszcza możliwość ubiegania się o zamówienie Wykonawcom, którzy na dzień złożenia ofert nie dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, ale wykażą, iż takimi osobami będą dysponować przy realizacji zamówienia publicznego. W tym zakresie Wykonawca może oprzeć się na zasobach innych podmiotów, którzy zobowiążą się do ich udostępnienia Wykonawcy ubiegającemu się o zamówienie publiczne.
Zamawiający zauważa, że umożliwił zlecanie realizacji usług będących przedmiotem zamówienia podmiotom trzecim – poprzez dopuszczenie podwykonawstwa – o czym jest mowa w Rozdziale III pkt. F specyfikacji, gdzie zapisano, iż „Zamawiający dopuszcza realizację przedmiotowego zamówienia przy posłużeniu się podwykonawcami oraz nie określa, która część zamówienia nie może być im powierzona. Zamawiający na podst. art. 36 ust. 4 ustawy żąda wskazania przez wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Zamawiający zastrzega, że:
1) podwykonawstwo nie zmienia zobowiązań wykonawcy;
2) wykonawca jest odpowiedzialny za działania, uchybienia i zaniedbania pracy podwykonawcy, jego przedstawicieli lub pracowników w takim zakresie, jak gdyby były one jego działaniami, uchybieniami lub zaniedbaniami, jego lub jego przedstawicieli lub jego pracowników;
3) zamawiający nie jest związany stosunkami zobowiązaniowymi z podwykonawcami, ale może skorzystać z wszelkich praw nabytych przez wykonawcę w stosunku do nich;
4) wykonawca pozostaje w pełni odpowiedzialny w stosunku do zamawiającego za zlecone do podwykonania części zamówienia”.
Jeżeli Wykonawca zdecyduje się zlecić jeden z przedstawionych w pytaniu zakresów przedmiotu zamówienia podwykonawcom – jego obowiązkiem jest wskazanie w ofercie tej części zamówienia, jako takiej, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom
III. MODYFIKACJA TREŚCI SPECYFIKACJI
Zamawiający modyfikuje treść specyfikacji. I tak:
1. Modyfikacja nr 1. W Załączniku nr 4 do specyfikacji – „Wzór umowy” w § 20 ust.1 projektu umowy o zarządzanie, skreśla się słowa „Do dnia rozwiązania umowy WYKONAWCA zobowiązany jest do protokolarnego przekazania ZAMAWIAJĄCEMU zasobów oraz całości dokumentacji ich dotyczącej,
w szczególności indywidualnych kartotek finansowych dla każdego budynku”, w ich miejsce wpisujecie się słowa liczny i symbole:
„§ 20 ust. 1 WYKONAWCA zobowiązany jest do protokolarnego przekazania ZAMAWIAJĄCEMU zasobów oraz całości dokumentacji ich dotyczącej, w szczególności indywidualnych kartotek finansowych dla każdego budynku oddzielnie, w następujących terminach:
1. do dnia 31.12.2012r. wg stanu na dzień 30.11.2012r.
2. do dnia 31.01.2013r. za okres od 01.12.2012r. – 31.12.2012r.”
2. Modyfikacja nr 2. W Załączniku nr 4 do specyfikacji – „Wzór umowy” ze względu na wątpliwości związane z interpretacją § 16 ust. 2 w związku z § 17 ust.1 projektu umowy o zarządzanie, zmienia się ich dotychczasowe brzmienie w następujący sposób:
a) W § 16 ust. 2 skreśla się liczy i symbole: „§ 21 i § 22” a w ich miejsce wpisuje się słowa liczby i symbole: „§ 21 ust. 1 i § 22 ust. 1” , a więc § 16 ust. 2 otrzymuje brzmienie: „§ 16 ust. 2 Ustalone w ust. 1 wynagrodzenie obejmuje wydatki związane z wykonywaniem czynności zarządzania zasobami określone w
§ 21 ust. 1 i § 22 ust. 1 umowy, w tym utrzymanie porządku i czystości w budynkach oraz terenach bezpośrednio należących do budynku oraz zapewnienie pogotowia technicznego urządzeń instalacji gazowej, elektrycznej i wod. – kan. i
c. o.”.
b) W § 17 ust. 1 skreśla się słowa i liczby: „w załącznikach nr 2 i 3” a w ich miejsce wpisuje się słowa i liczby: „w załącznikach nr 2a, 2b i 3a, 3b” , a więc
§ 17 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
„§ 17 ust. 1 Zaliczki na poczet zarządu zasobami przekazywane będą WYKONAWCY przez ZAMAWIAJĄCEGO co miesiąc z góry do dnia 10 – go każdego miesiąca z przeznaczeniem na koszty zarządu budynkiem/lokalem, obejmującymi koszty dotyczące robót konserwacyjnych, określonych w załącznikach nr 2a, 2b i 3a, 3b do niniejszej umowy, oraz opłat eksploatacyjnych w pomieszczeniach wspólnego użytku w wysokości:
a) budynki mieszkalne: …… zł. na każdy m2 powierzchni użytkowej lokalu objętego zarządzaniem,
b) budynki niemieszkalne: …… zł. na każdy m2 powierzchni użytkowej lokalu objętego zarządzaniem,
c) lokale mieszkalne w budynkach objętych wspólnotami mieszkaniowymi:
…… zł na każdy m2 powierzchni użytkowej lokalu objętego zarządzaniem,
d) lokale niemieszkalne w budynkach objętych wspólnotami mieszkaniowymi: … zł na każdy m2 powierzchni użytkowej lokalu objętego zarządzaniem.”
IV. Pouczenie.
Pouczenie o środkach ochrony prawnej, przysługujących wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia zawarte zostało w Rozdziale XVII specyfikacji.
ZASTĘPCA PREZYDENTA
(-) Xxxxx Xxxxxx
01.12.2009r.
Otrzymują:
1. Wykonawcy, którym przekazano specyfikację – wg rozdzielnika,
2. strona internetowa: xxx.xxxxxxxx.xx,
3. aa UM - BPM.ZZP.