Contract
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Prezesa Zarządu nr 3/2014 z dnia 30.05.2014r. w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi
Regulamin
organizowania przez „Łęczyńską Energetykę” Sp. z o.o. w Bogdance przetargów na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi.
l. Postanowienia ogólne.
Postanowienia Regulaminu stosuje się do postępowań o udzielenie zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi, zwanych dalej zamówieniami, w przypadku gdy wartość zamówienia przekracza kwotę 50.000,00 zł netto dla dostaw i 100.000 zł netto dla robót budowlanych i usług..
2. Rodzaje przetargów.
2. 1.Przetargi organizowane przez Spółkę mogą być:
a) nieograniczone - z udziałem wszystkich potencjalnych dostawców i wykonawców,
b) ograniczone - z udziałem wybranych dostawców i wykonawców.
3.Tryb ogłaszania i przeprowadzania przetargów
3.1. Warunki przetargu powinny zawierać co najmniej następujące elementy:
1) określenie rodzaju i przedmiotu przetargu,
2) określenie trybu wyboru najkorzystniejszej oferty,
3) określenie wymagań technicznych dotyczących przedmiotu przetargu i ewentualnie wymagań dotyczących wykonawców;
4) określenie pożądanego terminu wykonania zamówienia objętego przetargiem;
5) określenie pożądanego okresu, na który wykonawca winien udzielić gwarancji jakości na przedmiot przetargu oraz zakresu tej gwarancji w odniesieniu do zamówień, co do których gwarancja jakości jest zwyczajowo stosowana w obrocie gospodarczym,
6) istotne postanowienia umowy lub wzór umowy, parafowany przez radcę prawnego Spółki (jako Załącznik do Warunków przetargu);
7) opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty (np. cena, parametry techniczne, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia) wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert;
8) określenie wysokości wadium oraz form, w jakich wadium może zostać wniesione;
9) informację o sposobie przygotowania oferty, tj. określenie formy składanych ofert lub wzoru oferty, informację, że oferta musi być sporządzona w języku polskim, wymóg, że oferta musi odpowiadać warunkom przetargu, informację, że w przypadku, gdy Wykonawca zamierza zgłosić uwagi do wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy, uwagi te mogą być zgłoszone wyłącznie w formie pisemnej, najpóźniej w chwili składania oferty, jako załącznik do oferty - pod rygorem pominięcia uwag później zgłoszonych lub zgłoszonych w innej formie,
10) informację o możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych, bądź braku takiej możliwości oraz w przypadku gdy składanie ofert wariantowych zostało dopuszczone - opis sposobu przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantów.
11) informację o obowiązku określenia w treści oferty przetargowej wysokości ceny (wartości wynagrodzenia) za przedmiot przetargu;
12) określenie okresu związania ofertą, z tym, że okres związania ofertą rozpoczyna się w dniu złożenia oferty i wynosi nie mniej niż 60 dni i nie więcej niż 90 dni;
13) informację, że oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę,
14) określenie warunków ewentualnej zmiany wysokości ceny (wynagrodzenia) za wykonanie przedmiotu przetargu – w odniesieniu do przetargów przewidujących czas trwania umów zawartych w ich wyniku, dłuższy niż 1 rok;
15) informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze najkorzystniejszej oferty w celu zawarcia umowy w sprawie udzielanego zamówienia;
16) wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający przewiduje takie zabezpieczenie;
17) wskazanie, ze zapłata ceny (wynagrodzenia) następować będzie w formie przelewu bankowego w terminie do 30 dni od daty dostarczenia faktury zamawiającemu;
18) wskazanie miejsca, w którym świadczenie oferenta objęte zamówieniem winno zostać przez niego spełnione.
19) określenie ewentualnych obowiązków zamawiającego związanych z realizacją umowy zawartej w wyniku przetargu;
20) wskazanie dokumentów i oświadczeń, które oferent winien dołączyć do oferty:
a) formularz ofertowy zawierający dane oferenta, tj. pełną jego nazwę, NIP, REGON, pełny adres siedziby i ewentualny adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres siedziby, numer telefonu, numer faxu, adres e-mail,
b) aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego oferenta lub Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186, z późn. zm.) lub zaświadczenie o wpisie w CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi w zakresie jawnych danych, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z późn. zm.) - wydruk ze strony internetowej CEIDG lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert,
c) aktualne zaświadczenie z właściwego urzędu skarbowego, potwierdzające brak zaległości w opłacaniu podatków i opłat, lub zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonanie decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
d) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzających, że oferent nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert,
e) zobowiązanie w formie oświadczenia o poszanowaniu;
– praw człowieka,
– przepisów prawa pracy ze szczególnym uwzględnieniem regulacji związanych z BHP ( włączając procedury wewnętrzne Spółki),
– przepisów prawa ochrony środowiska (włączając procedury wewnętrzne Spółki ),
– zapisów Kodeksu Etyki Spółki przez pracowników podwykonawców pracujących na terenie i pod nadzorem Spółki.
f) zezwolenia, atesty, rekomendacje, referencje, itp., wskazujące, że dany oferent gwarantuje wymaganą jakość dostawy lub wykonania przedmiotu przetargu,
g) w przypadku gdy przedmiotem przetargu jest wykonanie robót budowlanych - oświadczenie o posiadaniu stosownych uprawnień i kwalifikacji, potwierdzone między innymi odpisem uprawnień budowlanych Kierownika Budowy, potwierdzeniem przynależności do Izby Inżynierów Budownictwa, a w przypadku robót budowlanych, które wykonywane będą na terenie zakładu górniczego, potwierdzone również stwierdzeniem kwalifikacji OUG w branży budowlanej,
h) oświadczenie oferenta, że przysługują mu uprawnienia do zawarcia umowy i wykonania świadczeń wynikających z tej umowy z poszanowaniem praw osób trzecich z jakiegokolwiek tytułu, w tym bez naruszania praw ochronnych z zakresu własności przemysłowej - jeżeli rodzaj przedmiotu przetargu wskazuje na możliwość objęcia go ochroną praw z zakresu własności przemysłowej;
i) oświadczenie o deklarowanej wysokości odpisu na PFRON (dotyczy Zakładów Pracy Chronionej),
j) dokument potwierdzający dokonanie wpłaty wadium lub dokument potwierdzający wniesienie wadium w innej formie;
k) oświadczenie oferenta, czy zamierza on zrealizować przedmiot przetargu samodzielnie, czy też przy udziale podwykonawców, podzleceniobiorców, poddostawców;
l) oświadczenie o gotowości ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli takie zabezpieczenie zostało przewidziane w warunkach danego przetargu;
m) oświadczenie, że w stosunku do oferenta nie toczy się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne,
n) oświadczenie, że ceny zawarte w ofercie są cenami do negocjacji,
o) oświadczenie o okresie związania ofertą, tj., że minimalny okres związania ofertą rozpoczyna się w dniu złożenia oferty i wynosi nie mniej niż 60 dni i nie więcej niż 90 dni,
p) pozostałe dokumenty i oświadczenia charakterystyczne dla danego przedmiotu przetargu,
q) ewentualne inne dokumenty i oświadczenia, wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do prawidłowego wykonania umowy zawartej w wyniku danego przetargu.
Wszystkie dokumenty i oświadczenia winny zostać złożone przez oferenta w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta zgodnie z zasadami reprezentacji. W przypadku oferenta zagranicznego, w/w dokumenty powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
3.2. Warunki przetargu nie mogą być określone w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. Formularze ofertowe powinny być opracowane w taki sposób, aby w trakcie postępowania przetargowego można było porównać wszystkie niezbędne dane techniczne i finansowe poszczególnych oferent.
3.3. Przetarg ogłasza się na stronie internetowej Spółki, a w razie takiej potrzeby również w dzienniku o zasięgu ogólnopolskim.
3.4. Ogłoszenie o przetargu powinno w szczególności zawierać:
1) nazwę zamawiającego i adres jego siedziby,
2) określenie rodzaju przetargu;
3) określenie przedmiotu przetargu,
4) określenie terminu wykonania zamówienia, będącego przedmiotem przetargu,
5) określenie sposobu, miejsca i terminu składania ofert,
6) określenia miejsca i terminu otwarcia ofert,
7) wskazanie sposobu udostępnienia Warunków przetargu, określenie wysokości opłaty za te Warunki oraz wskazanie nr rachunku bankowego Zamawiającego, na który należy uiścić opłatę;
8) określenie wymagań dotyczących wniesienia wadium, a w szczególności jego wysokości, sposobu jego wniesienia, oraz numer rachunku bankowego, na który należy wpłacać wadium w formie pieniężnej,
9) informację, czy dopuszczalne jest składanie ofert częściowych lub wariantowych,
10) wskazanie osób upoważnionych do udzielania oferentom dodatkowych informacji w zakresie danego przetargu,
11) zastrzeżenie o możliwości zmiany Warunków przetargu, ze wskazaniem, że zmiana ta może nastąpić nie później niż na 7 dni przed upływem terminu do składania ofert;
12) zastrzeżenie, że Spółce przysługuje prawo swobodnego wyboru oferty, jak również prawo do unieważnienia przetargu w każdym czasie bez wybrania którejkolwiek z ofert i bez podania przyczyny.
3.5. Termin składania ofert nie może być krótszy niż trzy tygodnie od daty opublikowania ogłoszenia o przetargu.
3.6. Wzór Warunków przetargu stanowi Załącznik nr 2 do Zarządzenia.
3.7. W celu uzyskania Warunków przetargu, oferent zobowiązany jest dołączyć do wniosku o dostarczenie mu tych Warunków potwierdzenie uiszczenia opłaty za Warunki przetargu w wysokości 50 zł netto (potwierdzenie realizacji przelewu, dowód zapłaty opłaty do kasy Zamawiającego). Opłata za Warunki przetargu ulega zwiększeniu do 100 zł netto w przypadku gdy Warunki przetargu zawierają dokumentację projektową lub wymagania techniczne albo są szczegółowo rozbudowane. Zamawiający publikuje Warunki przetargu na stronie internetowej Spółki. Uzyskanie przez oferentów Warunków przetargu ze strony internetowej Spółki (xxx.xxxxx.xxx.xx) jest bezpłatne i nie wymaga umieszczania przez oferenta w ofercie żadnego potwierdzenia w tym zakresie.
3.8. Składając ofertę, oferent jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości określonej w Warunkach przetargu i ogłoszeniu o przetargu. Wadium może być wnoszone w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, blokadzie bieżących należności potwierdzonej przez Dział Księgowości Spółki.
3.9. W przypadku gdy oferent wnosi wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej, gwarancji bankowej, poręczenia bankowego, zobowiazany jest złożyć oryginały tych dokumentów w Dziale Utrzymania Ruchu przed upływem terminu składania ofert, zaś potwierdzoną za zgodność z oryginałem kserokopię gwarancji lub poręczenia powinien dołączyć do oferty. Dopuszcza się złożenie przez oferenta oryginału gwarancji lub poręczenia w kopercie wraz z ofertą (jako odrębny dokument), nie zwalnia to jednak oferenta z obowiązku dołączenia do oferty potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii tego dokumentu.
3.10. Wysokość wadium ustala osoba odpowiedzialna za przygotowanie przetargu, w wysokości do 3 % przewidywanej wartości netto przedmiotu przetargu (z zaokrągleniem do pełnych setek złotych w górę).
3.11. W uzasadnionych przypadkach dopuszczalne jest odstąpienie od żądania wniesienia wadium.
3.12. Zamawiający zwraca wniesione wadium:
1) oferentom biorącym udział w przetargu, który został unieważniony, niezwłocznie po unieważnieniu przetargu;
2) oferentom, którzy cofnęli ofertę przed terminem otwarcia ofert niezwłocznie po doręczeniu zamawiającemu oryginału pisemnego oświadczenia o cofnięciu oferty,
3) oferentom biorącym udział w negocjacjach zmierzających do zawarcia umowy, których oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza – niezwłocznie po zatwierdzeniu wyniku przetargu przez Zarząd,
4) oferentowi, który wygrał przetarg, i z którym zawarta została przez Spółkę umowa, obejmująca zamówienie będące przedmiotem przetargu – niezwłocznie po zawarciu tej umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeśli warunki przetargu przewidywały wniesienia tego zabezpieczenia.
3.13. Wadium zwraca się w tej samej formie, w jakiej zostało wniesione.
3.14. Wadium ulega przepadkowi na rzecz Zamawiającego w razie cofnięcia oferty przez oferenta po otwarciu złożonych ofert przez Komisję Przetargową.
3.15. Xxxxxx wniesione przez oferenta, którego oferta została wybrana w przetargu jako najkorzystniejsza, przepada na rzecz Zamawiającego gdy:
1) oferent odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w przetargu,
2) oferent odmówi wniesienia żądanego od niego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli żądanie to było objęte Warunkami przetargu,
3) zawarcie umowy w sprawie zamówienia objętego przetargiem stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie oferenta,
4) oferent nie dostarczy zamawiającemu egzemplarza podpisanej przez siebie na warunkach określonych w przetargu umowy w terminie 14 dni od jej otrzymania do podpisu (za datę zwrotu umowy przyjmuje się datę stempla pocztowego nadania podpisanej umowy przez oferenta na adres zamawiającego).
4. Rozpatrywanie ofert.
4.1. Czynności związane z udzieleniem zamówień w trybie przetargów, objętych niniejszym Regulaminem, wykonywane są przez Komisje Przetargowe [zwane dalej: Komisjami], działające w składzie określonym w Zarządzeniu Prezesa Zarządu Spółki w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi. Komisja wykonuje swe funkcje zgodnie z następującymi zasadami:
1) decyzje Komisji zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym,
2) przedmiotem głosowania są wnioski składane przez osobę, która przewodniczy składowi Komisji na danym posiedzeniu.( Przewodniczący Komisji lub osoba go zastępująca)
3) każdy członek Komisji posiada jeden głos,
4) członkowie Komisji mogą głosować „za” lub „przeciw” przyjęciu wniosku, o którym mowa w pkt. 2), a także wstrzymać się od głosu;
5) w przypadku równej liczby głosów „za” i „przeciw” o wyniku głosowania rozstrzyga głos osoby która przewodniczy składowi Komisji na danym posiedzeniu. (Przewodniczący Komisji lub osoba go zastępująca)
4.2. Udział w pracach Komisji traktowany jest na równi z innymi obowiązkami służbowymi poszczególnych jej członków.
4.3. Członek Komisji może swoje zadania wykonywać jedynie osobiście.
4.4. Przetarg składa się z następujących części: otwarcie ofert, szczegółowe badanie ofert pod względem formalnym i merytorycznym, negocjacje z oferentami.
4.5. Otwarcie ofert odbywa się bez udziału oferentów. Komisja dokonuje otwarcia ofert niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, w dniu upływu tego terminu. Komisja Xxxxxxxxxxx pracuje w składzie co najmniej trzyosobowym (Przewodniczący Komisji lub osoba go zastępująca , Sekretarz i co najmniej jeden członek). Komisja:
1) stwierdza prawidłowość ogłoszenia przetargu oraz liczbę otrzymanych ofert,
2) otwiera xxxxxxx z ofertami i dokonuje wstępnej analizy ofert pod względem ich zgodności z wymaganiami formalnymi wynikającymi z Warunków przetargu i w przypadku stwierdzenia, że dana oferta nie spełnia tych wymagań, podejmuje decyzję o jej odrzuceniu,
3) w szczególnych przypadkach przekazuje oferty techniczne do szczegółowej analizy zespołowi roboczemu, powołanemu przez osobę, która przewodniczy danemu składowi Komisji (Przewodniczący Komisji lub osoba go zastępująca). Oferty ekonomiczne pozostają u Sekretarza który samodzielnie dokonuje analizy ekonomicznej. Szczegółowy zakres analizy ofert dokonywanej przez zespół roboczy określony jest w załączniku Nr 4 do Zarządzenia.
4.6. Do kompetencji Komisji należy podejmowanie decyzji o odrzuceniu ofert. Odrzuceniu podlegają oferty:
1) nie spełniające wymagań określonych w Warunkach przetargu,
2) których złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
3) które zawierają rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu przetargu;
4) które zostały złożona przez oferenta spoza obszaru Unii Europejskiej w przypadku przetargu ograniczonego;
5) które zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie – ofertę zwraca się wówczas oferentowi bez jej otwierania,
6) nie podpisane przez oferenta, zgodnie z zasadami jego reprezentacji;
7) niezawierające wymaganych dokumentów lub oświadczeń oferenta i brakujące dokumenty lub oświadczenia pomimo wezwania zamawiającego nie zostały uzupełnione przez oferenta w terminie określonym w wezwaniu,
8) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści.
4.6.a. Do kompetencji Komisji Przetargowej należy również wykluczanie oferentów. Wykluczeniu z przetargu podlegać mogą:
1) oferenci, wobec których w okresie 36 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert , Spółka odstąpiła od umowy, z przyczyn leżących po stronie tych oferentów;
2) oferenci, którzy w ciągu 36 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert, wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umów łączących ich ze Spółką z przyczyn leżących po ich stronie, wyrządzili Spółce szkodę, w wysokości wyższej niż 10 000 zł ;
3) oferenci, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego;
4) oferenci, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
5) oferenci, którzy nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień a określona działalność lub czynności objęte są przedmiotem przetargu;
6) oferenci, którzy podali nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
7) oferenci, którzy nie wnieśli wadium w terminie.
4.6.b. Przez oferentów , o których mowa w pkt. 4.6.a ppkt 1-2, rozumie się zarówno oferentów, którzy byli lub są stroną umowy ze Spółką samodzielnie, jak również wspólnie z innymi osobami, podmiotami w ramach konsorcjum lub spółki osobowej.
4.6.c. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
4.7. W przypadku, gdy na ogłoszony przetarg nie wpłynęła żadna oferta, wówczas Komisja podejmuje decyzje o unieważnieniu przetargu. Natomiast w przypadku gdy wszystkie złożone oferty zostały odrzucone, wówczas Komisja stwierdza, że zachodzi podstawa do unieważnienia przetargu i zwraca się do Zarządu z wnioskiem o podjęcie decyzji o unieważnieniu przetargu. W obu powyższych przypadkach Komisja zobowiązuje Sekretarza Komisji do niezwłocznego rozpoczęcia nowej procedury przetargowej poprzez ogłoszenie przetargu o identycznym zakresie rzeczowym. Ponadto Sekretarz Komisji zobowiązany jest poinformować oferentów o odrzuceniu ich ofert i o unieważnieniu przetargu.
4.8. Drugi etap postępowania obejmujący szczegółową analizę ofert pod względem formalnym i merytorycznym jest niejawny. Przedmiotem tego etapu są oferty, które nie zostały odrzucone przez Komisję w trakcie otwarcia ofert. Komisja w trakcie tego etapu pracuje w składzie określonym w § 8 ust.1 Zarządzenia.
1) Szczegółową analizę ofert w powyższym zakresie przeprowadza Komisja, lub w razie konieczności zespół roboczy, o którym mowa w pkt. 4.5. ppkt. 3 Regulaminu w składzie co najmniej 3 – osobowym. W skład zespołu roboczego wchodzi osoba odpowiedzialna za przygotowanie danego przetargu, o której mowa w pkt. 1.3 niniejszego Regulaminu niezależnie od tego, czy jest członkiem Stałej Komisji Przetargowej. Komisja lub zespół roboczy opracowuje pisemną opinię z analizy ofert, zawierającą: ocenę spełnienia przez poszczególne oferty oraz oferentów wymagań formalnych i merytorycznych określonych w Warunkach przetargu, zestawienie cen oferowanych i pozostałych warunków realizacji przedmiotu przetargu (termin wykonania, gwarancja jakości itp.), informacje na temat dotychczasowej współpracy z poszczególnymi oferentami oraz informacje dotyczące wiarygodności oferentów.
2) Na podstawie powyższej opinii zespołu roboczego, lub oceny własnej, Komisja na posiedzeniu dokonuje oceny ofert, pod kątem aspektów objętych w/w opinią i podejmuje decyzję o odrzuceniu ofert, wobec których zachodzą podstawy do odrzucenia, określone w pkt. 4.6 Regulaminu, a w odniesieniu do pozostałych ofert o zaproszeniu oferentów, którzy złożyli te oferty do udziału w trzecim etapie przetargu zmierzającym do wyboru najkorzystniejszej oferty. Do oferentów dopuszczonych do trzeciego etapu przetargu Komisja przesyła za pośrednictwem faksu zaproszenia , w których określa termin, w którym odbędzie się licytacja ustna albo aukcja lub licytacja elektroniczna, albo termin przeprowadzenia negocjacji bezpośrednich.
3) Trzeci etap przetargu – wybór najkorzystniejszej oferty przeprowadzany będzie w jednym z trzech poniżej wymienionych trybów:
a) negocjacji bezpośrednich, prowadzonych przez Komisję odrębnie ze wszystkimi zakwalifikowanymi do tego etapu uczestnikami postępowania przetargowego,
b) licytacji ustnej, prowadzonej przez Komisję, z jednoczesnym udziałem wszystkich zakwalifikowanych do tego etapu postępowania uczestników,
c) aukcji lub licytacji elektronicznej.
4) Wszystkie wymienione w ppkt. 3 tryby wyboru najkorzystniejszej oferty są równorzędne.
4.9. Negocjacje bezpośrednie zmierzają do uzyskania porozumienia w zakresie wszystkich warunków realizacji zamówienia objętego przetargiem. Negocjacje bezpośrednie prowadzone są przez Komisję w składzie określonym w § 8 ust.1 Zarządzenia.
1) Z przebiegu negocjacji Komisja sporządza protokół, który powinien zawierać:
a) oznaczenie miejsca i czasu przeprowadzenia negocjacji ,
b) imiona i nazwiska członków Komisji uczestniczących w negocjacjach
c) nazwę i siedzibę oferenta, z którym przeprowadzono rokowania,
d) oznaczenie przedmiotu negocjacji
e) treść dokonanych uzgodnień - potwierdzona w formularzach „Ofert ostatecznych”, wypełnionych i podpisanych w trakcie negocjacji przez umocowanych przedstawicieli oferentów. Oferty ostateczne złożone przez oferentów w toku negocjacji wiążą ich do dnia zawarcia umowy, nie dłużej niż przez okres 40 dni, od dnia negocjacji.
f) inne istotne informacje z przebiegu negocjacji.
2) W negocjacjach bezpośrednich oferenta reprezentuje właściwie umocowany przedstawiciel. W przypadku niestawiennictwa umocowanego przedstawiciela oferenta na negocjacjach w wyznaczonym terminie, Komisja przyjmuje jako ostateczną cenę ofertową oraz pozostałe warunki zawarte w treści oferty. W uzasadnionych przypadkach przed terminem negocjacji, możliwe jest przekazanie przez oferenta ostatecznej treści oferty za pośrednictwem faksu oraz potwierdzenie tej oferty w formie pisemnej.
3) Od chwili złożenia oferty do chwili zawarcia umowy niedopuszczalne jest podwyższenie kwoty ceny określonej w treści złożonej Oferty, co oznacza, że również w treści Ofert ostatecznych niedopuszczalne jest podwyższenie ceny w stosunku do ceny określonej w treści złożonej Oferty.
4) Negocjacjom podlegają również wszystkie uwagi Wykonawcy do wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy, o ile zostały wniesione przez Wykonawcę w formie pisemnej, najpóźniej w chwili złożenia oferty, jako załącznik do oferty. Pozostałe uwagi, w szczególności uwagi zgłoszone później lub zgłoszone w innej formie, w tym uwagi wniesione przez Wykonawcę w trakcie negocjacji, mogą zostać pominięte.
4.10. Licytacja ustna przeprowadzana jest według następujących zasad:
1) licytację prowadzi Przewodniczący Komisji lub osoba go zastępująca,
2) licytacja prowadzona jest na zasadach licytacji odwróconej (postąpienia dokonywane są w dół od ceny wywoławczej),
3) licytacja rozpoczyna się od podania ceny wywoławczej przedmiotu zamówienia, ustalonej przez Komisję w części niejawnej postępowania przetargowego, w wysokości najniższej spośród ważnych ofert,
4) ustalana jest wysokość postąpienia, przy czym nie może ona być mniejsza niż 1 % ceny wywoławczej przedmiotu zamówienia; w wyjątkowych przypadkach Komisja może ustalić inną wysokość postąpienia,
5) wygrywającym licytację jest oferent, który zaoferował najniższą cenę po dokonaniu przybicia.
6) W licytacji oferenta reprezentuje właściwie umocowany przedstawiciel. W przypadku niestawiennictwa umocowanego przedstawiciela oferenta na licytacji ustnej, Komisja przyjmuje jako ostateczną cenę ofertową oraz pozostałe warunki zawarte w treści oferty.
7) Po zakończeniu licytacji oferenci wypełniają przygotowane przez Komisję formularze stanowiące potwierdzenie zaoferowanych przez nich cen.
8) Z przebiegu licytacji Komisja sporządza protokół. Do protokołu z przebiegu licytacji stosuje się odpowiednio pkt. 4.9.1)
4.11. Aukcja lub licytacja elektroniczna przeprowadzona jest według następujących zasad:
1) Dopuszczeni do aukcji lub licytacji oferenci za pomocą formularza zamieszczonego na stronie internetowej, umożliwiającego wprowadzanie niezbędnych danych w trybie bezpośredniego połączenia z tą stroną, składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji.
2) Aukcje i licytacje elektroniczne odbywają się na podstawie szczegółowego regulaminu aukcji i licytacji elektronicznych operatora platformy przetargowej obsługującej w tym zakresie Lubelski Węgiel
„Bogdanka” S.A..
3) Regulamin aukcji i licytacji będzie udostępniony na stronie internetowej Spółki.
4) Przy zmianie operatora platformy przetargowej zmiana regulaminu aukcji i licytacji elektronicznych odbywać się będzie automatycznie i nie będzie wymagała odrębnej decyzji organów Spółki.
5) Protokół aukcji lub licytacji elektronicznej sporządzany jest elektronicznie przez operatora platformy przetargowej.
4.12. Po dokonaniu wyboru przez Komisję w wyniku negocjacji bezpośrednich najkorzystniejszej oferty (ofert), lub po zakończeniu licytacji albo aukcji lub licytacji elektronicznej, Komisja sporządza protokół z prowadzonego postępowania i przedkłada go Zarządowi Spółki. Protokół powinien zawierać uzasadnienie, a także wskazanie szczegółowych warunków wszystkich złożonych ofert w danym przetargu, które nie podlegały odrzuceniu. Ostateczna decyzje w sprawie zatwierdzenia wyniku przetargu podejmuje Zarząd Spółki.
5. Decyzja o wyborze oferty przetargowej
5.1. Czas trwania czynności postępowania przetargowego począwszy od dnia otwarcia ofert do dnia wysłania oferentowi, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, do podpisu egzemplarzy jednostronnie podpisanej przez Spółkę umowy, nie powinien być dłuższy niż 1 miesiąc.
5.2. Zawarcie umowy pomiędzy Spółką a oferentem, którego oferta została wybrana w przetargu następuje z chwilą jej podpisania przez obie strony.
5.3. Postępowanie przetargowe uważa się za zakończone w momencie otrzymania przez Spółkę od oferenta egzemplarza obustronnie podpisanej umowy lub gdy nastąpi zwrot wadium wszystkim oferentom uczestniczącym w postępowaniu przetargowym lub z chwilą podjęcia decyzji o unieważnieniu przetargu.
5.4. Przetarg podlega unieważnieniu w następujących przypadkach:
1) nie wpłynięcia żadnej oferty lub odrzucenia wszystkich złożonych ofert;
2) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia;
3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
4) postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy;
5) oferent, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, odmówił podpisania umowy na warunkach ustalonych w przetargu.
5.5. Decyzje o unieważnieniu przetargu podejmuje Zarząd na wniosek Komisji, za wyjątkiem przypadku nie wpłynięcia żadnej oferty – wówczas decyzję o unieważnieniu przetargu podejmuje Komisja.
5.6. Sekretarz Komisji zawiadamia niezwłocznie oferentów biorących udział w postępowaniu przetargowym o sposobie rozstrzygnięcia przetargu lub o jego unieważnieniu.
5.7. Postępowanie przetargowe jest poufne.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Prezesa Zarządu nr 3/2014 z dnia 30.05.2014r. w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi
Niniejszy ramowy wzór warunków przetargu
należy dostosować do przedmiotu przetargu!
Bogdanka, dnia .....................
WARUNKI PRZETARGU
I. Rodzaj i przedmiot przetargu.
– Przedmiotem przetargu (nieograniczonego / ograniczonego) jest:
– Pełna nazwa przedmiotu przetargu, w miarę potrzeb podstawowe parametry zamawianego materiału
/robót, usługi
– Ilość /zakres robót/
– Okres /Termin/ dostawy /wykonania/
– Inne szczegółowe wymagania
II. Oferty częściowe.
Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. / Dopuszcza się składanie ofert częściowych w następujących zakresach:
- …………………………………..
- …………………………………..
III. Oferty wariantowe.
Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. / Dopuszcza się składanie ofert wariantowych w następujących zakresach:
- ………………………………….
- …………………………………..
IV. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty
/(np. cena, jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis, termin wykonania zamówienia) wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert - określa osoba sporządzająca warunki przetargu/
V. Wadium.
Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie przed upływem terminu składania ofert wadium w wysokości …………………….
VI. Sposób przygotowania ofert
Oferta winna być złożona w jednej zaklejonej i zalakowanej lub opieczętowanej kopercie opisanej w następujący sposób:
nazwa firmy /pieczęć/, aktualny telefon , fax , e-mail przetarg na . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Oferta musi być sporządzona w języku polskim i odpowiadać warunkom przetargu.
Dokumenty wchodzące w skład oferty winny być trwale złączone – zszyte lub zbindowane. Zapisane strony oferty muszą być ponumerowane i zaparafowane przez oferenta lub osobę przez niego upoważnioną.
Wszystkie dokumenty składane przez oferenta mają być składane w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta. W przypadku oferenta zagranicznego, w/w. dokumenty powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
Oferta przetargowa winna składać się z formularza ofertowego, części technicznej, części ekonomicznej, dodatkowych dokumentów określonych w Warunkach przetargu.
Formularz ofertowy.
/wzór formularza ofertowego sporządza osoba przygotowująca Warunki przetargu/.
Formularz ofertowy zawierać powinien: dane oferenta, tj. pełną nazwę oferenta, NIP, REGON, pełny adres pocztowy, numer telefonu, numer fax, e-mail oraz:
1) pełną nazwę przedmiotu zamówienia,
2) proponowaną cenę za przedmiot przetargu
a) cena netto przedmiotu zamówienia, tj. nie zawierającą podatku VAT,
b) cena musi być określona konkretną kwotą (nie może być zawarta w przedziale "od - do"),
c) w przypadku stosowania upustów względnie marż do cen producenta, należy podać cenę ostateczną, wyrażoną w % wysokość podatku VAT,
3) warunki płatności,
Zamawiający informuje, że zapłata ceny (wynagrodzenia) nastąpi w formie przelewu bankowego w terminie do 30 dni od daty dostarczenia faktury VAT Zamawiającemu,
4) termin realizacji przedmiotu przetargu (termin realizacji całości zamówienia oraz ewentualne terminy realizacji zamówień okresowych – liczone od dnia doręczenia zamówienia),
5) warunki gwarancji jakości,
6) oświadczenie, że ceny zawarte w ofercie są cenami do negocjacji,
7) oświadczenie o okresie związania ofertą, że minimalny okres związania ofertą rozpoczyna się w dniu złożenia oferty i wynosi nie mniej niż 60 dni i nie więcej niż 90 dni.
Część techniczna winna zawierać:
1) Sposób pełnego oznaczenia oferowanych wyrobów z przytoczeniem nazwy.
2) Numery Polskich Norm dotyczące oferowanych wyrobów, a w przypadku braku Polskich Norm należy załączyć normę branżową /zakładową/ lub warunki techniczne; w przypadku importu załączyć normę zagraniczną wraz z tłumaczeniem na język polski.
3) Rysunki konstrukcyjne, jeżeli to nie wynika z dokumentów wg pkt 2.
4) Odpisy stosownych zezwoleń, atestów, rekomendacji, referencji, itp., wskazujących, że dany oferent gwarantuje wymaganą jakość dostawy lub wykonania przedmiotu przetargu,
5) W przypadku wykonywania robót budowlanych, oświadczenie o posiadaniu stosownych uprawnień i kwalifikacji, potwierdzone między innymi odpisem uprawnień budowlanych Kierownika Budowy, potwierdzeniem przynależności do Izby Inżynierów Budownictwa, a w przypadku robót budowlanych, które wykonywane będą na terenie zakładu górniczego, potwierdzone również stwierdzeniem kwalifikacji OUG w branży budowlanej.
6) Szczegółowe warunki gwarancji jakości.
7) Sposób zagospodarowania opakowań i odpadów w świetle obowiązujących przepisów.
8) * Dokumentację techniczno - ruchową.
9) * Wykaz części szybkozużywających się wraz z cennikiem firmowym.
10) * Zasady świadczenia usług serwisowych w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym wraz z cennikiem usług.
11) * Wykaz części i zespołów niezbędnych do utrzymania ruchu urządzenia ze współczynnikiem niezawodności 0,95.
12) Wzory dokumentów dostarczanych wraz z dostawą, takich jak: deklaracja zgodności, świadectwo zgodności, itp.
13) Opis (charakterystykę) systemu kontroli jakości stosowanego przy produkcji oferowanych wyrobów.
* - dotyczy urządzeń
Część ekonomiczna winna zawierać:
1) W przypadku stosowania cen producenta należy dołączyć cennik firmowy producenta lub cennik przez niego potwierdzony, obowiązujący w okresie trwania umowy.
2) Oświadczenie oferenta o deklarowanej wysokości odpisu na PFRON (dotyczy Zakładów Pracy Chronionej).
3) Potwierdzenie dokonania wpłaty wadium lub wniesienia wadium w innej formie.
Przystępując do przetargu oferent jest zobowiązany do wniesienia wadium w wysokości określonej w Warunkach przetargu i ogłoszeniu o przetargu w jednej lub kilku następujących formach: pieniądzu, poręczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych, blokadzie bieżących należności od Zamawiającego.
Wadium w pieniądzu należy wnieść w formie przelewu bankowego na konto:
Bank Ochrony Środowiska 73 1540 1144 2001 0000 0000 0000 O/Lublin.
Wadium w formie gwarancji ubezpieczeniowej (ważnej minimum 100 dni od daty otwarcia ofert), gwarancji bankowej (ważnej minimum 100 dni od daty otwarcia ofert), poręczeniach bankowych, należy złożyć w Dziale Utrzymania Ruchu przed upływem terminu składania ofert. Kserokopie w/w. gwarancji i poręczeń, potwierdzone przez oferenta za zgodność z oryginałem, oferent załącza do oferty przetargowej. Dopuszcza się złożenie oryginału gwarancji lub poręczenia w kopercie wraz z ofertą (jako odrębny dokument), nie zwalnia to jednak oferenta z obowiązku dołączenia do oferty potwierdzonej za zgodność z oryginałem kserokopii tego dokumentu.
W przypadku gwarancji wystawionej przez podmiot zagraniczny należy dodatkowo dołączyć tłumaczenie na język polski.
Blokada należności musi być potwierdzona przez Dział Księgowości Łęczyńskiej Energetyki Sp. z o.o.. Należność winna być wymagana do zapłaty nie później niż 7 dni od daty dokonywania wskazanego zabezpieczenia.
Pozostałe dokumenty.
Do oferty oferent zobowiązany jest dołączyć następujące dokumenty:
1) oryginał lub kserokopię poświadczoną przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert,
2) oryginał lub kserokopię poświadczoną przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego zaświadczenia z właściwego urzędu skarbowego, potwierdzającego brak zaległości w opłacaniu podatków i opłat, lub zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert,
3) oryginał lub kserokopię poświadczoną przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzających odpowiednio, że oferent nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert,
4) oświadczenie oferenta, czy zamierza on zrealizować przedmiot przetargu samodzielnie, czy też przy udziale podwykonawców, podzleceniobiorców, poddostawców,
5) oświadczenie oferenta, że przysługują mu uprawnienia do zawarcia umowy i wykonania świadczeń wynikających z tej umowy z poszanowaniem praw osób trzecich z jakiegokolwiek tytułu, w tym bez naruszania praw ochronnych z zakresu własności przemysłowej – jeżeli rodzaj przedmiotu przetargu wskazuje na możliwość objęcia go ochroną praw z zakresu własności przemysłowej,
6) oświadczenie o gotowości ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli takie zabezpieczenie zostało przewidziane w warunkach przetargu,
7) pozostałe dokumenty i oświadczenia charakterystyczne dla danego przedmiotu przetargu i inne dokumenty i oświadczenia wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do prawidłowego wykonania umowy zawartej w wyniku danego przetargu,
8) oświadczenie, że w stosunku do oferenta nie toczy się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne,
9) pisemne uwagi Wykonawcy do wzoru umowy lub istotnych postanowień umowy, o ile Wykonawca zgłosi takie uwagi.
Wszystkie dokumenty i oświadczenia winny zostać złożone przez oferenta w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osoby upoważnione do reprezentowania oferenta zgodnie z zasadami reprezentacji. W przypadku oferenta zagranicznego, w/w. dokumenty powinny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
VII. Wymagania pozostałe:
1. Oferty muszą być podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta zgodnie z zasadą reprezentacji, tj. odpowiednio:
a) osoby uprawnione do reprezentacji wymienione w aktualnym odpisie z KRS,
b) właściciela firmy wymienionego w zaświadczeniu o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej (osoby fizyczne) lub wszystkich właścicieli (spółki cywilne),
c) pełnomocnika wymienionego w pisemnym pełnomocnictwie załączonym do oferty, podpisanym przez osoby uprawnione do reprezentowania oferenta zgodnie z zasadą reprezentacji.
Uwaga! Podpisy winny być złożone w kolorze innym niż czarny
2. Oferent może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. Po otwarciu ofert oferty nie podlegają zwrotowi (służą jedynie do udokumentowania procedury przetargowej).
3. Zamawiający zwraca wniesione wadium:
a) oferentom biorącym udział w przetargu, który został unieważniony, niezwłocznie po unieważnieniu przetargu,
b) oferentom, którzy cofnęli ofertę przed terminem otwarcia ofert niezwłocznie po doręczeniu Zamawiającemu oryginału pisemnego oświadczenia o cofnięciu oferty,
c) oferentom biorącym udział w negocjacjach zmierzających do zawarcia umowy, których oferta nie została wybrana jako najkorzystniejsza niezwłocznie po zatwierdzeniu wyniku przetargu przez Zarząd,
d) oferentowi, który wygrał przetarg, i z którym zawarta została przez Spółkę umowa, obejmująca zamówienie będące przedmiotem przetargu – niezwłocznie po zawarciu tej umowy i wniesieniu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli warunki przetargu przewidywały wniesienie tego zabezpieczenia.
4. Wadium zwraca się w tej samej formie w jakiej zostało wniesione.
5. Wadium ulega przepadkowi na rzecz Zamawiającego w razie cofnięcia oferty po otwarciu złożonych ofert przez Komisję Przetargową.
6. Xxxxxx wniesione przez oferenta, którego oferta została wybrana w przetargu jako najkorzystniejsza, przepada na rzecz Zamawiającego gdy:
a) oferent odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w przetargu,
b) oferent odmówi wniesienia żądanego od niego zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli żądanie to było objęte Warunkami przetargu,
c) zawarcie umowy w sprawie zamówienia objetego przetargiem stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie oferenta,
d) oferent nie dostarczy zamawiającemu egzemplarza podpisanej przez siebie na warunkach określonych w przetargu umowy w terminie 14 dni od jej otrzymania do podpisu (za datę zwrotu przyjmuje się datę stempla pocztowego nadania podpisanej umowy przez oferenta na adres Zamawiającego).
7. Zawarcie umowy pomiędzy Spółką a Oferentem w wyniku przeprowadzenia przetargu następuje z chwilą podpisania umowy przez obie strony. Forma pisemna umowy jest zastrzeżona pod rygorem nieważności.
8. Opłata za wykupienie niniejszych warunków nie podlega zwrotowi.
VIII. Przesłanki odrzucenia ofert i wykluczenia Oferentów
Odrzuceniu podlegają oferty:
1) nie spełniające wymagań określonych w Warunkach przetargu,
2) których złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji;
3) które zawierają rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu przetargu;
4) które zostały złożona przez oferenta spoza obszaru Unii Europejskiej w przypadku przetargu ograniczonego;
5) które zostały zgłoszone po wyznaczonym terminie – ofertę zwraca się wówczas oferentowi bez jej otwierania,
6) nie podpisane przez oferenta, zgodnie z zasadami jego reprezentacji;
7) niezawierające wymaganych dokumentów lub oświadczeń oferenta i brakujące dokumenty lub oświadczenia pomimo wezwania zamawiającego nie zostały uzupełnione przez oferenta w terminie określonym w wezwaniu,
8) nieczytelne lub budzące wątpliwości co do ich treści.
Wykluczeniu z przetargu podlegać mogą:
1) oferenci, którzy w ciągu 36 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert, dopuścili się - z przyczyn leżących po ich stronie, co najmniej trzech przypadków opóźnień w wykonaniu umów łączących ich z Łęczyńską Energetyką Sp. z o.o. i z tego tytułu zostali obciążeniu przez Łęczyńską Energetykę Sp. z o.o. karą umowną w wysokości wyższej niż 1 000 zł ;
2) oferenci, wobec których w okresie 36 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert, Łęczyńska Energetyka Sp. z o.o. odstąpiła od umowy, z przyczyn leżących po stronie tych oferentów;
3) oferenci, którzy w ciągu 36 miesięcy przed upływem terminu do składania ofert, wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umów łączących ich z Łęczyńską Energetyką Sp. z o.o. z przyczyn leżących po ich stronie, wyrządzili Łęczyńskiej Energetyce Sp. z o.o. szkodę, w wysokości wyższej niż 10 000 zł;
4) oferenci, w stosunku do których otwarto likwidację, lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem oferentów, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego;
5) oferenci, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
6) oferenci, którzy nie posiadają uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień a określona działalność lub czynności objęte są przedmiotem przetargu;
7) oferenci, którzy podali nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
8) oferenci, którzy nie wnieśli wadium w terminie.
Przez oferentów , o których mowa powyżej, rozumie się zarówno oferentów, którzy byli lub są stroną umowy z Łęczyńską Energetyką Sp. z o.o. samodzielnie, jak również wspólnie z innymi osobami, podmiotami w ramach konsorcjum lub spółki osobowej.
Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.
IX. Projekt umowy / Istotne postanowienia umowy
Projekt umowy stanowi załącznik do Warunków przetargu będący ich integralną częścią. Istnieje możliwość wprowadzenia ewentualnych zmian w trakcie negocjacji.
/Osoba sporządzająca Warunki przetargu określi warunki ewentualnej zmiany wysokości ceny (wynagrodzenia) za wykonanie przedmiotu przetargu – w odniesieniu do przetargów przewidujących czas trwania umów zawartych w ich wyniku, dłuższy niż 1 rok./
/Osoba sporządzająca Warunki przetargu określi w umowie wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający przewiduje takie zabezpieczenie./
/Osoba sporządzająca Warunki przetargu określi w umowie zakres ewentualnych obowiązków Zamawiającego związanych z realizacją umowy zawartej w wyniku przetargu./
/Osoba sporządzająca Warunki przetargu określi miejsce spełnienia świadczenia, a w odniesieniu do dostaw warunki handlowe – posługując się odpowiednią formułą handlową z katalogu Incoterms 2000/
X. Spółka zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru oferty, jak też unieważnienia przetargu bez wybrania którejkolwiek z ofert, bez podania przyczyn.
XI. Informacji merytorycznych w zakresie przedmiotowego postępowania udziela
Część techniczna .................................... tel. ............................
Część ekonomiczna……………………… tel……………………
Załącznik nr 3 do Zarządzenia Prezesa Zarządu nr 3/2014 z dnia 30.05.2014r. w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi
Oświadczenie o posiadaniu konfliktu interesów:1)
□ kierownika zamawiającego
□ członka komisji przetargowej
□ członka zespołu roboczego
□ innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia Imię (imiona) ………………………..
Nazwisko …………………….…..
Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że:
1) ubiegam się o udzielenie zamówienia;
2) pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;
4) pozostaję z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności;
5) zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych.
W związku z zaistnieniem okoliczności, o której mowa w pkt ......12), podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania
..................................... dnia r.
..................................................................
(podpis)
1)Zaznaczyć właściwe.
2) Wymienić pkt od 1 do 5, jeżeli dotyczy.
Załącznik nr 4
do Zarządzenia Prezesa Zarządu nr 3/2014 z dnia 30.05.2014 r. w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy, wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi
Szczegółowy zakres analizy ofert
Sprawozdanie z analizy ofert w przetargu na ………………………………………………………………………………
Komisja Przetargowa w składzie:
………………………..
………………………..
………………………..
przeprowadziła analizę ofert w przetargu jw., uzyskując następujące rezultaty:
1. Sprawdzenie wymagań formalno-prawnych
L.p. | Wyszczególnienie | Wykonawca 1 | Wykonawca 2 | Wykonawca 3 |
1 | Techniczne przygotowanie oferty (złączenie oferty, numeracja i parafowanie stron, potwierdzenie kserokopii za zgodność z oryginałem, podpisanie oferty, itp.) | |||
2 | Zgodność przedmiotu oferty z przedmiotem zamówienia. | |||
3 | Oferta pełna / oferta częściowa | |||
4 | Oferty wariantowe |
5 | Wadium (wysokość i forma wniesienia) | |||
6 | Sposób zagospodarowania opakowań i odpadów | |||
7 | Dokumentacja techniczno-ruchowa | |||
8 | Wykaz części szybkozużywających się wraz z cennikiem firmowym | |||
9 | Zasady świadczenia usług serwisowych w okresie gwarancyjnym i pogwarancyjnym wraz z cennikiem usług | |||
10 | Oświadczenie o okresie związania ofertą | |||
11 | Wymagane zezwolenia, atesty, rekomendacje, itp. | |||
12 | Oryginał lub kserokopia poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, gospodarczej lub informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z rejestru przedsiębiorców pobrana na podstawie art. 4 ust. 4aa ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186, z późn. zm.) lub zaświadczenia o wpisie w CEIDG dotyczące przedsiębiorców będących osobami fizycznymi w zakresie jawnych danych, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r. poz. 672 z późn. zm.) - wydruk ze strony internetowej CEIDG - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed terminem składania ofert | |||
13 | Oryginał lub kserokopia poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego zaświadczenia z właściwego urzędu skarbowego, potwierdzającego brak zaległości w opłacaniu podatków i opłat, lub zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji organu podatkowego, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert | |||
14 | Oryginał lub kserokopia poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, potwierdzających odpowiednio, że oferent nie zalega z opłacaniem opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne, lub zaświadczeń, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed terminem składania ofert | |||
15 | Zobowiązanie w formie oświadczenia o poszanowaniu; |
- praw człowieka, - przepisów prawa pracy ze szczególnym uwzględnieniem regulacji związanych z BHP ( włączając procedury wewnętrzne Spółki) - przepisów prawa ochrony środowiska (włączając procedury wewnętrzne Spółki ), - zapisów Kodeksów Etyki Spółki przez pracowników podwykonawców pracujących na terenie i pod nadzorem Spółki. | ||||
16 | Oświadczenie, czy oferent zamierza realizować przedmiot przetargu samodzielnie, czy też przy udziale podwykonawców, podzleceniodawców, poddostawców | |||
17 | Oświadczenie oferenta, że przysługują mu uprawnienia do zawarcia umowy i wykonania świadczeń wynikających z tej umowy z poszanowaniem praw osób trzecich z jakiegokolwiek tytułu, w tym bez naruszania praw ochronnych z zakresu własności przemysłowej – jeżeli rodzaj przedmiotu przetargu wskazuje na możliwość objęcia go ochroną praw z zakresu własności przemysłowej | |||
18 | Oświadczenie o gotowości ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli takie zabezpieczenie zostało przewidziane w warunkach przetargu | |||
19 | Pozostałe dokumenty i oświadczenia charakterystyczne dla danego przedmiotu przetargu | |||
20 | Oświadczenie, że w stosunku do oferenta nie toczy się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne | |||
21 | Inne dokumenty i oświadczenia, wymagane przez przepisy prawa lub niezbędne do prawidłowego wykonania umowy zawartej w wyniku danego przetargu |
2. Porównanie ofert handlowych /przed negocjacjami/
L.p. | Wyszczególnienie | Wykonawca 1 | Wykonawca 2 | Wykonawca 3 |
1 | Warunki płatności | |||
2 | Termin realizacji przedmiotu przetargu (realizacja całości zamówienia oraz terminy realizacji zamówień okresowych – od dnia doręczenia zamówienia), | |||
3 | Warunki gwarancji jakości |
3. Uzupełnienia, wyjaśnienia treści ofert
4. Porównanie ofert handlowych /po negocjacjach/
L.p. | Wyszczególnienie | Wykonawca 1 | Wykonawca 2 | Wykonawca 3 |
1 | Warunki płatności | |||
2 | Termin realizacji przedmiotu przetargu (realizacja całości zamówienia oraz terminy realizacji zamówień okresowych – od dnia doręczenia zamówienia), | |||
3 | Warunki gwarancji jakości |
5. Analiza posiadanych środków finansowych na dzień badania ofert.
Zatwierdzony przez Zarząd Plan r w zł netto:
Poz. planu | Plan …………………….. | Wartość planu | Realizacja planu na dzień …………………. | Pozostało w planie na dzień ……………. |
Razem: |
6. Analiza cen złożonych ofert w kontekście dotychczasowych i przyszłych zakupów wykonuje pracownik Działu Utrzymania Ruchu.
Przedmiot zamówienia | Cena z obowiązującej umowy | Planowana wielkość zakupów lub wielkość zakupów zrealizowanych na podstawie obowiązującej umowy [ilościowo] | Wykonawca 1 | Wykonawca 2 | Wykonawca 3 | ||||||
Cena z oferty | % zmiany cen w stosunku do cen z obowiązującej umowy | Wartość na podstawie planowanych lub zrealizowanych zakupów | Cena z oferty | % zmiany cen w stosunku do cen z obowiązującej umowy | Wartość na podstawie planowanych lub zrealizowanych zakupów | Cena z oferty | % zmiany cen w stosunku do cen z obowiązującej umowy | Wartość na podstawie planowanych lub zrealizowanych zakupów | |||
1…… | |||||||||||
2. … | |||||||||||
3. … | |||||||||||
4. … | |||||||||||
… | |||||||||||
… | |||||||||||
…. | |||||||||||
… | |||||||||||
…. | |||||||||||
Średnioważony wzrost / spadek cen | |||||||||||
Wartość umowy | |||||||||||
7.Opinie i wnioski
Podpisy członków zespołu roboczego
……………………………
……………………………
……………………………
Załącznik nr 5 do Zarządzenia Prezesa Zarządu nr 3/2014 z dnia 30.05.2014 r. w sprawie określenia zasad udzielania zamówień na dostawy,
wykonawstwo robót budowlanych oraz na usługi
Zapotrzebowanie
1. Opis zapotrzebowania (wypełnia dział lub oddział wnioskujący zakup)
Sporządził: Data: | Dział/Oddział | |||
Przedmiot zamówienia (nazwa zadania i ew. opis): | Pozycja planu: | Adres dostawy i/lub usługi: | ||
Osoba odpowiedzialna za przygotowanie części technicznej zapytania ofertowego i umowy | Imię i Nazwisko, Imię i Nazwisko, | |||
Osoby upoważnione do technicznej oceny ofert i do uczestniczenia w negocjacjach z oferentami | Imię i Nazwisko Imię i Nazwisko | |||
Wymagany okres na przeprowadzenie procedury zakupowej (min. 12 tyg.) | Planowany termin rozpoczęcia prac / dostaw: ……………………………….. | Planowany termin zakończenia prac / dostaw: ………………………………… | Przewidywany budżet / koszt (cena) w PLN (bez VAT): ………….......................... | |
Załączniki (podpisane i zatwierdzone): Kryteria oceny ofert Specyfikacja techniczna (Zakres prac oraz dostarczane urządzenia i materiały) – zgodnie z załącznikiem | Propozycja trybu wyboru wykonawcy: Zapytanie o cenę / Negocjacje z jednym oferentem / Przetarg / Ogłoszenie umieszczone na stronie internetowej „Łęczyńska Energetyka” Sp. z o.o. w Bogdance | |||
Opracował, osoba merytoryczna: (data i podpis): | Zatwierdził: (data i podpis) Dyrektora lub Kierownika Działu Merytorycznego: | |||
Proponowani Dostawcy, jeśli są znani (adres, nr tel., e-mail, osoba kontaktowa): 1. 2. 3. 4. Inne firmy z branży …. | ||||
2. Dane dla rejestracji umowy w Systemie - (wypełnia dział lub oddział wnioskujący o zakup)
Osoba odpowiedzialna za realizację umowy: | Czy zmiana wartości zamówienia zakupu wymaga powtórnego zatwierdzenia? | TAK | |
Imię i Nazwisko | |||
NIE | |||
……………….. | |||
Czy jest wymagany protokół odbioru prac? | TAK | ||
NIE | |||
Lista osób lub grup z dostępem do treści umowy: | Uwagi dodatkowe: | ||
3. Uzasadnienie potrzeby zastosowania trybu negocjacji z jednym oferentem,o ile o taki tryb wystąpiono:
(wypełnia dział lub oddział wnioskujący o zakup)
4. Warunki realizacji procedury przetargowej - (wypełnia Dział Zakupów)
Data wpływu zapotrzebowania do Działu | Symbol komórki realizującej procedurę | Osoba, która przeprowadzi procedurę zakupową: | |||
Określenie procedury wyboru wykonawcy | Wysokość wadium ofertowego ( % lub kwota) | ||||
Przetarg | Zatwierdził (data i podpis): *) | ||||
Zapytanie ofertowe umieszczone na stronie internetowej „Łęczyńska Energetyka” Sp. z o.o. w Bogdance | |||||
Zapytanie ofertowe wysłane pocztą, faksem lub z wykorzystaniem poczty elektronicznej do minimum 3 Wykonawców | |||||
Zapytanie o cenę | |||||
Negocjacje z jednym oferentem | |||||
Uwagi: | |||||
*) Warunki realizacji procedury przetargowej zatwierdza jeden z Członków Zarządu lub osoba przez Zarząd upoważniona.