Odbiorca:
Płock ……………………….
miejscowość i data
Porozumienie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej
Odbiorca:
ORLEN Eko Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Płocku Xx. Xxxxxxxx 0
00-000 Xxxxx
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000216932
NIP 000-00-00-000
Wystawca (pełną nazwa i adres siedziby Kontrahenta):
…………………………………………………………………....
…………………………………………………………………… NIP:…………………
1. Działając na podstawie Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j.t. Xx. X. x 0000 x. Xx 000, poz. 1054 ze zm.) Odbiorca akceptuje przesyłanie mu przez Wystawcę faktur w formie elek- tronicznej z chwilą podpisania przez Odbiorcę Porozumienia. Porozumienie zastępuje zapisy w umo- wach dotyczące przesyłania faktur.
2. E-faktury, e-faktury korekta, duplikaty e-faktur, e-noty księgowe będą przesyłane pocztą elektroniczną w postaci plików PDF z poniższego/ych adresu/adresów mailowych Wystawcy:
……………………………………………………………
……………………………………………………………
zgodnie z warunkami zawartymi w Instrukcji przesyłania faktur w formie elektronicznej do ORLEN Eko, będącej załącznikiem do niniejszego Porozumienia.
3. Adresem właściwym do przesyłania Odbiorcy dokumentów wymienionych w pkt. 2 niniejszego Poro- zumienia będzie:
4. Adresem właściwym dla potwierdzenia Wystawcy odbioru dokumentów wymienionych w pkt. 2 niniej- szego Porozumienia będzie:
………………………@................................
Brak wskazania przez Wystawcę adresu do wysyłania potwierdzeń odbioru dokumentu oznacza rezy- gnację z potwierdzania odbioru.
Potwierdzenie odbioru e-faktury zostanie wysłane przez system pocztowy Odbiorcy w momencie wprowadzenia dokumentu do systemu księgowego, przy czym datą otrzymania będzie data wpływu e- faktury na skrzynkę pocztową Odbiorcy.
5. W przypadku zmiany adresu/adresów e-mail, wskazanych w punkcie 2, 3 i 4 powyżej, strony zobowią- zują się do poinformowania się o dokonanych zmianach w formie pisemnej lub mailowej.
6. W przypadku, gdyby przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiły wystawienie i przesyłanie fak- tur w formie elektronicznej, wówczas faktury zostaną przesłane w formie papierowej.
7. Niniejsza akceptacja może zostać cofnięta przez Odbiorcę w każdym czasie. Wówczas Wystawca faktur traci prawo do wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej od następnego dnia od daty otrzymania informacji o cofnięciu akceptacji.
8. Akceptując niniejsze Porozumienie Wystawca oświadcza, że zapoznał się z dołączoną do niego In- strukcją przesyłania faktur w formie elektronicznej do ORLEN Eko Sp. z o.o. i będzie stosował się do zwartych w niej wytycznych.
9. Osobami właściwymi do kontaktu w sprawach dotyczących Porozumienia są:
Ze strony Odbiorcy – Xxxx Xxxxxxxxx (xxxx.xxxxxxxxx0@xxxxx.xx) , tel. 24/ 000-00-00), Xxxx Xxxxx (xxxx.xxxxx0@xxxxx.xx) tel. 24/000-00-00
Ze strony Wystawcy: ………………………………............................
10. Podpisane przez Wystawcę Porozumienie należy odesłać na adres Odbiorcy z dopiskiem „Porozu- mienie e-faktura zakupu”.
Odbiorca Wystawca
………………………………... ……………………….
podpis osoby uprawnionej podpis osoby uprawnionej
Definicje
Instrukcja
przesyłania faktur w formie elektronicznej do ORLEN Eko sp. z o.o.
e-faktura – faktura, faktura korygująca, duplikat faktury, nota księgowa w formie dokumentu elektronicznego, który speł- nia wymogi określone w przepisach prawa dotyczących sposobu przesyłania i zasad przechowywania faktur w formie elektronicznej;
Odbiorca – ORLEN Eko sp. z o.o. ;
Wystawca – podmiot, u którego ORLEN Eko Sp. z o.o., dokonuje zakupu i który wystawia dokumenty w formie elektro- nicznej;
Porozumienie – dokument wyrażający akceptację Odbiorcy na przesyłanie mu e-faktur;
Postanowienia ogólne
1. Niniejsza Instrukcja określa zasady przesyłania e-faktur przez Wystawcę do Odbiorcy.
2. Warunkiem korzystania przez Wystawcę z możliwości wysyłania e-faktur do Odbiorcy jest łączne spełnienie wymogów opisanych poniżej:
a. otrzymanie zaakceptowanego przez Odbiorcę Porozumienia z Wystawcą na przesyłanie e-faktur,
b. zastosowanie się do wymogów opisanych poniżej w niniejszej Instrukcji.
Warunki przesyłania faktur elektronicznych
3. E-faktury powinny być wysyłane wyłącznie w postaci plików w formacie PDF. Faktury w innych formatach nie zostaną przyjęte przez Odbiorcę.
4. E-faktury powinny być wysyłane z adresu lub adresów zadeklarowanych przez Wystawcę w Porozumieniu.
E-faktury wysłane z innych adresów, bez wcześniejszego poinformowania o tym Odbiorcy, nie zostaną przyjęte przez Odbiorcę.
5. E-faktury powinny być wysyłane na adres xxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xx
6. E-faktury powinny być przesyłane w stosunku 1:1, przez co rozumie się jeden załącznik z fakturą dołączony do jednej wiadomości e-mail.
7. Dopuszcza się przesyłanie e-faktur wielostronicowych, zawierających dodatkową dokumentację (protokoły wyko- nania usług, wydania w-z, specyfikacje techniczne itp.), o ile zostaną wysłane w formie jednego pliku wraz z fakturą, nie przekraczającego 10 MB.
8. Niedopuszczalne jest dołączanie do wiadomości e-mail, zwłaszcza w stopce, innych plików graficznych (np. JPEG, TIF, BMP). Wiadomość zawierająca oprócz pliku PDF inny plik w w/w formacie nie zostanie przyjęta przez Odbiorcę. Pliki nie powinny być skompresowane, np. w formacie .ZIP, ani być zamieszczane pośrednio w wiadomości będącej załącznikiem innej wiadomości.
9. Wiadomości e-mail powinny zawierać w temacie odpowiednie zapisy: „faktura nr…”, „faktura korygująca nr…”,
„duplikat faktury nr…”, „nota obciążeniowa/uznaniowa…”.
10. Na adres zadeklarowany przez Wystawcę w Porozumieniu Odbiorca może wysłać e-mail potwierdzający odbiór faktury. W przypadku zadeklarowania przez wystawcę kilku adresów, z których będą wpływały e-faktury, Wystaw- ca powinien wskazać w Porozumieniu jeden adres, na który będą wysyłane potwierdzenia przez Odbiorcę.
11. Każdorazowa zmiana adresu lub adresów, o którym mowa w pkt. 2 i 4 Porozumienia, wymaga poinformowania Odbiorcy o tym fakcie mailem przesłanym na adres wskazany w pkt 9 Porozumienia.
12. Odbiorca nie przyjmuje e-faktur wystawianych za pośrednictwem portali internetowych i nie przesyłanych automa- tycznie w postaci plików PDF na adres xxxxxxxx.xxxx@xxxxx.xx.
W przypadku stosowania powyższego rozwiązania Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia automatycznego przesyłania e-faktur, bądź przesłania e-faktur po uprzednim ich pobraniu z portalu.
Postanowienia końcowe
13. Przesyłanie e-faktur przez Wystawcę może nastąpić już w kolejnym dniu roboczym po otrzymaniu od Odbiorcy zaakceptowanego Porozumienia.
14. Akceptacja elektronicznej formy przesyłania faktur może zostać wycofana przez Odbiorcę w każdym momencie, w szczególności w przypadku nie stosowania przez Wystawcę postanowień niniejszej Instrukcji.
Cofnięcie akceptacji nastąpi poprzez wysłanie przez Odbiorcę pisma na adres e-mail Wystawcy zadeklarowany w punkcie 4 i 2 Porozumienia.
15. Wystawca może zrezygnować z przesyłania e-faktur, informując o tym Odbiorcę mailem przesłanym na adres wskazany w pkt 9 Porozumienia.
16. Pytania i wątpliwości proszę kierować na adres u Odbiorcy wskazany w punkcie 9 Porozumienia.