ZAŁĄCZNIK NR 1 FORMULARZ OFERTY Numer postępowania: DOA.261.01.16 Ofertę składa:

ZAŁĄCZNIK NR 1

FORMULARZ OFERTY

Numer postępowania: DOA.261.01.16

1. Ofertę składa:

Pełna nazwa Wykonawcy/Wykonawców występujących wspólnie*⁾

Adres

Nr telefonu

Nr faks

e-mail

Pełnomocnik^*) do reprezentowania Wykonawców występujących wspólnie

Osoba uprawniona do kontaktu z Zamawiającym w trakcie postępowania

^*) Jeśli dotyczy

na: „Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze zagraniczne i przewozy kolejowe krajowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących”

2. Oferujemy wykonanie usług stanowiących przedmiot zamówienia, na warunkach i w zakresie określonym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, wg następujących cen:

   1. Jednostkowa opłata transakcyjna za wystawienie biletu lotniczego (Cl) wynosi …………………………… PLN brutto. Cena oferty w zakresie kryterium P1 wynosi: 177 x (Cl) = ………………….. PLN brutto

   2. Jednostkowa opłata transakcyjna za wystawienie biletu kolejowego (Ck) wynosi …………………………… PLN brutto. Cena oferty w zakresie kryterium P1 wynosi: 56 x (Ck) = ………………….. PLN brutto

   3. Jednostkowa opłata transakcyjna za rezerwację hotelową (Ch) wynosi …………………… PLN brutto. Cena oferty w zakresie kryterium P1 wynosi: 400 x (Ch) = ……………………. PLN brutto

   4. Całkowita cena opłat transakcyjnych (suma 2.1, 2.2 i 2.3) wynosi……………. PLN brutto.

3. Oświadczamy, że w trakcie realizacji umowy będziemy wystawiali faktury VAT z terminem płatności w ilości dni: ……………………

4. Jednocześnie oświadczamy, że w trakcie realizacji umowy będziemy każdorazowo przedstawiali propozycję realizacji zamówionych usług zgodnie z wymaganiami zamawiającego i warunkami określonymi w OPZ w terminie nie dłuższym niż ………………… godzin od momentu zapytania rezerwacyjnego telefonicznie, emailem lub faksem (według wyboru zamawiającego).

5. Cena zawiera wszystkie koszty, podatki i opłaty niezbędne dla realizacji zamówienia.

6. Oświadczamy, że jesteśmy związani niniejszą ofertą przez okres 30 dni od daty upływu terminu składania ofert.

7. Oświadczamy, że zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia oraz istotnymi postanowieniami umowy, akceptujemy je wraz ze zmianami i nie wnosimy do nich zastrzeżeń.

8. W razie wybrania naszej oferty, zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach zawartych w istotnych postanowieniach umowy dołączonych do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia oraz w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.

9. Niniejsza oferta wraz z załącznikami zawiera …......... kolejno ponumerowanych stron.

10. Niniejszym informujemy, że informacje składające się na ofertę, zawarte na stronach: ………… stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji i jako takie nie mogą być ogólnie udostępnione.

11. Następujące części zamówienia zamierzamy powierzyć podwykonawcom:

…………………………………………………..

…………………………………………………..

12. Do oferty załączamy następujące dokumenty:

1. …………………………………………………..

2. …………………………………………………..

3. …………………………………………………..

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 2

Oświadczenie Wykonawcy o przynależności do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r., o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. 2015 r. poz. 184 z późn. zm.)

Oświadczam, że ubiegając się o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, dotyczącego:

„Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze zagraniczne i przewozy kolejowe krajowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących”

w imieniu reprezentowanego przeze mnie Wykonawcy oświadczam, że:

1) należę do grupy kapitałowej (*)

2) nie należę do grupy kapitałowej (*)

(*) – niepotrzebne skreślić

W przypadku gdy Wykonawca należy do grupy kapitałowej zobowiązany

jest złożyć wraz z ofertą listę podmiotów należących do tej samej grupy

kapitałowej o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 pzp.

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 3

Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu

(art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych)

Przystępując do postępowania na „Kompleksową obsługę podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze zagraniczne i przewozy kolejowe krajowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących”

oświadczam(y), że spełniamy warunki udziału w postępowaniu dotyczące:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

2. posiadania wiedzy i doświadczenia;

3. dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;

4. sytuacji ekonomicznej i finansowej,

opisane przez Zamawiającego w SIWZ

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 3a

Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania

(art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych)

Przystępując do postępowania na „Kompleksową obsługę podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze zagraniczne i przewozy kolejowe krajowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących”

oświadczam(y), że nie podlegamy wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 pzp.

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

ZAŁĄCZNIK NR 4

Wykaz usług (umów) wykonanych w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, spełniających wymagania pkt. 4.1.2 Części I SIWZ

L.p. Tytuł umowy oraz zakres przedmiotowy zrealizowanej usługi z uwzględnieniem treści warunku 4.1.2 części I SIWZ Wartość umowy brutto (w przypadku gdy umowa obejmuje oprócz usługi ewaluacyjnej inne usługi lub dostawy należy podać tylko kwotę dotyczącą usług ewaluacyjnych) Okres obowiązywania z datą ostatecznego wykonania umowy Podmiot, na rzecz którego usługi zostały wykonane

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

ZAŁĄCZNIK nr 5

Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami, spełniające wymagania pkt 4.1.3 Części I SIWZ

Imię i nazwisko	Informacja o podstawie do dysponowania tymi osobami (np. umowa o pracę, umowa zlecenie itp.)	Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie w świetle wymogów określonych w pkt 4.1.3 Części I SIWZ
		Okres doświadczenia (w miesiącach)	Zakres doświadczenia	Nazwa języka i jego stopień znajomości

……………………………………… miejscowość i data
……………………………………………………………………………………… Podpis osoby upoważnionej do reprezentacji wykonawcy

Załącznik nr 6

CZĘŚĆ IV

ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY

Umowa nr ___ / 2016

Niniejsza umowa została zawarta w Warszawie w dniu […] roku pomiędzy:

Instytutem Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność z siedzibą w Warszawie przy xx. Xxxxxxxxx 00/0, wpisanym do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury
i Dziedzictwa Narodowego, pod numerem RIK 90/2015, NIP 000-000-00-00, reprezentowanym przez:

Pana Xxxxxx Xxxxxxxxxxx – Dyrektora,

- zwanym dalej „Zamawiającym”,

a

[…] z siedzibą w […], przy ul. […], […]-[…], spółką zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy dla […] Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS […], NIP: […], REGON: […]. Wysokość kapitału zakładowego […] (słownie: […]), zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowaną, przez […]

(komparycja umowy zostanie sformułowana zgodnie z formą organizacyjną Wykonawcy)

zwanymi dalej łącznie „Stronami” lub odpowiednio „Stroną”.

Strony postanawiają, co następuje:

Niniejsza umowa została zawarta w wyniku wyboru Wykonawcy w postępowaniu nr DOA.261.01.16 o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).

§ 1

Przedmiot Umowy

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia pn. „Kompleksowa obsługa podróży na potrzeby Instytutu Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność, w tym świadczenie usług rezerwacji i zakupu biletów na przewozy lotnicze zagraniczne i przewozy kolejowe krajowe oraz usług rezerwacji i zakupu miejsc hotelowych i usług towarzyszących”.

2. Wykonawca w ramach świadczonych usług zobowiązuje się do:

1. rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych wraz z ich przekazaniem,

2. rezerwacji i sprzedaży biletów kolejowych wraz z ich przekazaniem,

3. rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych.

3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do Umowy (Opis Przedmiotu Zamówienia).

§ 2

Czas trwania Umowy

Realizacja przedmiotu Umowy następować będzie sukcesywnie stosownie do potrzeb Zamawiającego począwszy od dnia zawarcia Umowy do dnia 31.12.2016 r. lub do chwili wykorzystania środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia.

§ 3

Prawa i obowiązki Stron

1. Wykonawca winien przy sprzedaży biletów stanowiących przedmiot zamówienia stosować minimalne ceny dostępne w danym terminie na danej trasie z zachowaniem uczciwości handlowej oraz zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu podróży.

2. Wykonawca winien przy sprzedaży miejsc noclegowych stanowiących przedmiot zamówienia stosować minimalne ceny dostępne w danym terminie w danej lokalizacji z zachowaniem uczciwości handlowej oraz zachowaniem wymaganego przez Zamawiającego standardu noclegu.

3. Wykonawca w szczególności zobowiązany będzie do:

1. w zakresie rezerwacji i sprzedaży biletów:

a) wyszukiwanie ofert połączeń lotniczych na trasach europejskich w klasie ekonomicznej (z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko-kosztowych) oraz połączeń kolejowych na trasach krajowych;

b) dokonywanie rezerwacji biletów lotniczych w Polsce i za granicą oraz rezerwacji biletów kolejowych w Polsce po ustalonych przez Zamawiającego stawkach na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych;

c) pośredniczenie w sprzedaży biletów lotniczych oraz kolejowych, dokonywanie opłat, pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat,

d) zapytanie rezerwacyjne zgłoszone za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie zawierające:

• Imię i nazwisko osoby, na rzecz której dokonywana jest rezerwacja,

• Terminy podróży,

• Lokalizację wylotu i lotu powrotnego wraz z preferowanymi godzinami odlotów, dla połączeń lotniczych oraz lokalizację wyjazdu i przyjazdu wraz z preferowanymi godzinami połączeń dla połączeń kolejowych,

e) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu wariantów połączeń wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu …… godzin od otrzymania zapytania o rezerwację.

f) warianty połączeń będą zawierały wskazanie:

• co najmniej 2 propozycji połączeń lotniczych lub kolejowych wraz z informacjami o ilości ewentualnych przesiadek,

• datę, godzinę oraz miejsce wylotu oraz lotu powrotnego lub odjazdu i przyjazdu,

• godzinę w jakiej pasażer musi się pojawić na odprawie

• całkowitą cenę biletu wraz z opłatą transakcyjną,

• pozostałe informacje, zgodnie z zapytaniem o rezerwację

g) Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail)..

h) rezerwacji i zakupu na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych biletów lotniczych w klasie ekonomicznej na trasach europejskich (z uwzględnieniem przewozów regularnych i nisko-kosztowych);

i) rezerwacji i zakupu na rzecz imiennie wskazanych przez Zamawiającego osób fizycznych biletów kolejowych na trasach krajowych;

j) dostarczenia drogą elektroniczną na adres e-mailowy wskazany przez Zamawiającego, w ciągu ……… godzin dokumentów dotyczących przedmiotu zamówienia, a jeśli nie ma możliwości dostarczenia biletu w wersji elektronicznej to dostarczenie biletu do siedziby Zamawiającego w ciągu …… godzin;

k) na życzenie Zamawiającego aranżacji trasy przelotu lub przejazdu przy wykorzystaniu najkorzystniejszych z punktu widzenia Zamawiającego dostępnych taryf, z uwzględnieniem wszelkich ulg i ofert promocyjnych,;

l) wprowadzania zmian w dokonanych rezerwacjach/wykupionych biletach (w tym możliwość rezygnacji z biletu), zgodnie z zasadami obowiązującymi w regulaminach odpowiednich przewoźników;

m) umożliwienia bezkosztowego anulowania rezerwacji przez Zamawiającego w określonym w ramach zawieranej rezerwacji terminie;

n) realizacji przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych kosztów, w szczególności kosztów związanych z obowiązującymi przepisami krajów docelowych;

o) uzyskania na żądanie Zamawiającego od przewoźnika potwierdzenia, iż dana osoba, na którą wystawiono bilet, faktycznie skorzystała z przelotu na danej trasie;

p) nieobciążania Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi przy zmianie trasy, terminu lotu lub przejazdu oraz rezygnacji z lotu lub przejazdu przed określonym terminem oraz dokonywanie zwrotu kosztu za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń, pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej;

q) nieobciążania Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży biletów zagranicznych;

r) informowania o zbliżających się terminach wykupu oraz złożonych rezerwacjach, w czasie umożliwiającym dokonanie bezkosztowej zmiany lub anulacji rezerwacji,

- szczegóły dotyczące dokonywania rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych określa Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy.

s) Wykonawca jest zobowiązany do regulowania wszelkich należności z tytułu dokonania rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych ze środków własnych.

2. w zakresie rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych:

1. dokonywania rezerwacji miejsc noclegowych w wybranych lokalizacjach i po ustalonych przez Zamawiającego stawkach;

2. pośredniczenia w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywania opłat, pośredniczenia w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat;

3. przekazania Zamawiającemu wariantów hoteli wraz z warunkami rezerwacji najpóźniej w ciągu …….. godzin od otrzymania zapytania o rezerwację.

4. przekazania Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji uzyskanej od obiektu hotelarskiego (faks lub e-mail);

5. nieobciążania Zamawiającego kosztami różnic kursowych i innych opłat bankowych w przypadku rezerwacji i sprzedaży zagranicznych miejsc hotelowych;

6. Wykonawca jest zobowiązany do regulowania wszelkich należności z tytułu dokonania rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych ze środków własnych;

7. W przypadku innych opłat zwrotnych wymaganych przez hotel w związku z rezerwacją noclegu, w szczególności depozytu lub kaucji, Wykonawca dokonuje zabezpieczenia tych środków na rzecz hotelu ze środków własnych;

8. Zamawiający nie będzie pokrywać kosztów dodatkowych usług niewliczonych w cenę noclegu, w szczególności należności za zakup produktów z minibarku, korzystania z restauracji hotelowej i innych usług – należności te reguluje na miejscu skierowany podróżny;

9. Wykonawca zobowiązany jest do potwierdzenia rezerwacji (faks lub e-mail);

- szczegóły dotyczące dokonywania rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych określa Opis Przedmiotu Zamówienia stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy.

3. Wykonawca jest zobowiązany do współpracy z Zamawiającym oraz reprezentowania Zamawiającego w zakresie reklamacji dotyczących uchybień w realizacji usług po stronie linii lotniczych oraz hoteli.

4. Wykonawca jest także zobowiązany do monitorowania przebiegu procesu reklamacyjnego i bieżącego informowania Zamawiającego o jego wyniku.

5. Zamawiający zobowiązany jest do współpracy z Wykonawcą w zakresie realizacji przedmiotu umowy, a w szczególności do:

1. wskazania danych oraz parametrów zamówienia takich jak: liczba i dane osobowe członka delegacji, miejsce przeznaczenia, minimalny standard i położenie hotelu, rodzaj biletu, ewentualne wymagania specjalne,

2. podania formy i terminu dostarczenia biletów i voucherów oraz innych dokumentów niezbędnych do realizacji podróży,

3. poinformowania Wykonawcy niezwłocznie, nie później jednak niż w drugim następującym dniu roboczym o akceptacji/wyborze przedstawionej przez Wykonawcę oferty/wariantu oferty albo zgłoszenia zastrzeżeń/odrzuceniu,

4. niezwłocznego poinformowania Wykonawcy o wszelkich zmianach dotyczących przedmiotu zamówienia.

6. Zamawiający uprawniony będzie do:

1. żądania niezwłocznego (nie dłużej niż 1h) potwierdzenia przez Wykonawcę otrzymania zamówienia,

2. otrzymania od Wykonawcy doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży;

3. otrzymania od Wykonawcy miesięcznego raportu o stanie realizacji zamówienia zgodnie z zasadami określonymi w Opisie Przedmiotu Zamówienia.

4. Składanie rezerwacji na realizację usługi sprzedaży biletów i miejsc hotelowych będzie się odbywało za pomocą e-mail, faksu lub telefonicznie.

5. Wykonawca oświadcza, że posiada zasoby, możliwości i uprawnienia pozwalające na należyte wykonanie niniejszej umowy oraz zapewnia i gwarantuje Zamawiającemu świadczenie obsługi z należytą starannością, wynikającego z zawodowego charakteru przedmiotowych czynności, zgodnie z obowiązującym prawem, etyką zawodową oraz na warunkach określonych niniejszą umową.

§ 4

Wynagrodzenie i płatności

1. Z tytułu realizacji przedmiotu Umowy o którym mowa w § 1 Wykonawca przysługuje wynagrodzenie w wysokości:

1. […..] zł [słownie: ………] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu lotniczego,

2. […..] zł [słownie: ………] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za wystawienie jednego biletu kolejowego,

3. [….] zł [słownie: ……..] brutto z tytułu opłaty transakcyjnej za jedną rezerwację noclegu w hotelu bez względu na ilość osób nią objętych i na długość rezerwacji,

2. Wszelkie ustalenia i rozliczenia pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN na warunkach określonych w potwierdzeniu rezerwacji.

3. Poza wynagrodzeniem określonym w ust. 1 Zamawiający zobowiązany jest pokryć należności wynikające z ceny biletu lotniczego według cen (taryf) przewoźników oraz należności wynikające z realizacji usługi hotelowej.

4. Każdorazowo wysokość wynagrodzenia za bilety lotnicze, bilety kolejowe oraz usługi hotelowe będzie wyliczona na podstawie faktycznie zakupionych biletów i dokonanych rezerwacji z uwzględnieniem opłat i podatków lotniskowych.

5. Opłata transakcyjna o której mowa w ust. 1 pkt 1-2 obejmuje x.xx.: koszt rezerwacji i wystawienia biletu lub voucheru, dostawę biletu lub voucheru Zamawiającemu, przypominanie o zbliżających się terminach wykupu biletu lub opłaceniu rezerwacji, oferowanie wariantów połączenia i rezerwacji hotelu, składanie ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, przewoźników kolejowych i hoteli, podatek VAT, wystawianie i dostarczanie dokumentów rozliczeniowych wskazanych w § 3 i Opisie Przedmiotu Zamówienia.

6. Łączna wartość wynagrodzenia w ramach niniejszej Umowy nie przekroczy kwoty ……………………….. zł brutto.

7. Wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat transakcyjnych, za wyjątkiem opłat wynikających z taryf przewoźników i hoteli wyłącznie w przypadku rezygnacji lub zmiany pasażera, trasy, terminu przejazdu, o ile nastąpiło to po okresie umożliwiającym bezkosztową zmianę lub anulację usług.

8. Jeżeli zmiana parametrów jednostkowego zamówienia wiązać się będzie z koniecznością zmiany ceny biletu, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztów ewentualnej różnicy w cenie, wynikających z zastosowanej taryfy.

9. Wykonawca dokona zwrotu opłat za niewykorzystane i zwrócone bilety lotnicze bez żadnych potrąceń i opłat manipulacyjnych oraz transakcyjnych pod warunkiem, że zwrot nastąpi zgodnie z wymogami zastosowanej w nich taryfy lotniczej.

10. Należność za każdą wykonaną usługę uregulowana będzie przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w PLN w ciągu 14 dni od daty otrzymania prawidłowo wystawionej przez Zamawiającego faktury VAT. Za dzień zapłaty uważa się dzień dokonania przelewu przez Zamawiającego na konto Wykonawcy.

11. Faktura poza wymogami formalno-rachunkowymi powinna zawierać wyszczególniony dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy wyrażoną w PLN z tytułu realizacji przedmiotu umowy, x.xx.:

1. numer umowy,

2. cenę jednostkową biletu lotniczego,

3. wysokość opłaty lotniskowej,

4. podatek VAT,

5. opłatę transakcyjną zgodną z ofertą Wykonawcy,

6. koszty rezerwacji lub hotelu (w wysokości przewidzianej w potwierdzeniu rezerwacji),

7. imię i nazwisko osoby zamawiającej usługę.

2. Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur za wykonane usługi dotyczące rezerwacji, wystawienia i dostarczenia biletów lotniczych lub kolejowych, a także rezerwacji hotelowych w języku polskim bądź w przypadku Wykonawcy zagranicznego w języku wystawcy.

3. Zamawiający upoważnia Wykonawcę do wystawiania faktur bez podpisu upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego.

4. Prawidłowo wystawiona faktura za usługi wykonane w grudniu 2016 musi być dostarczona do siedziby zamawiającego w nieprzekraczalnym terminie do dnia 23 grudnia 2016 r.

§ 5

Formy komunikacji

1. Osobami uprawnionymi do zamawiania biletów i rezerwacji hoteli ze strony Zamawiającego są:

1. Xxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxx.xxxxx@xxxx.xx, tel. 00 000 00 00, faks. 22 891 25 01,

2. Xxxxxxxx Xxxxx , e-mail: xxxxxxxx.xxxxx@xxxx.xx, tel. 00 000 00 00, faks. 22 891 25 01,

- które są jednocześnie upoważnione ze strony Zamawiającego do zgłaszania reklamacji i uwag.

2. Korespondencja dotycząca realizacji niniejszej umowy będzie dodatkowo kierowana na adres: xxxxxx@xxxx.xx.

3. Nadzór nad realizacją umowy ze strony Zamawiającego sprawuje:

Xxxxxxxx Xxxxx, e-mail: xxxxxxxx.xxxxx@xxxx.xx, tel. 00 000 00 00, faks. 22 891 25 01,

4. Ze strony Wykonawcy osobami odpowiedzialnymi za realizację Umowy w tym w szczególności podpisywania potwierdzenia rezerwacji są:

1. [.........], tel. [........], e-mail: [….], fax: […………. ]

2. [.........], tel. [........], e-mail: [….], fax: […………. ]

5. Wykonawca zapewni następujące kanały komunikacji w zakresie realizacji Umowy:

1. telefon: […….]. kom. [………],

2. mail: [……………]

3. Faks: [……………]

6. Osoby wymienione w ust. 1 nie są uprawnione do zaciągania zobowiązań w imieniu Xxxxx, ani do podejmowania innych wiążących rozstrzygnięć.

§6

Dane osobowe

1. Zamawiający powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w celu i zakresie niezbędnym do wykonywania przedmiotu niniejszej Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych przez Zamawiającego danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.) oraz zgodnie z wydanymi na jej podstawie przepisami wykonawczymi.

3. Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z przepisami, o których mowa w ust. 2, i zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z tymi przepisami. W szczególności Wykonawca zobowiązuje się do stworzenia i stosowania przy przetwarzaniu danych osobowych odpowiednich procedur i zabezpieczeń technicznych, informatycznych i organizacyjnych wymaganych przepisami, o których mowa w ust. 2.

4. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić bezpieczeństwo danych udostępnionych i powierzonych przez Zamawiającego.

5. W przypadku ujawnienia lub utraty danych osobowych, Wykonawca zobowiązuje się do bezzwłocznego pisemnego poinformowania Zamawiającego o tym fakcie, wskazując okoliczności zdarzenia i zakres ujawnionych lub utraconych danych.

6. Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Zamawiającego lub osób trzecich na skutek niezgodnego z Umową przetwarzania danych osobowych lub ich ujawnienia bądź utraty.

§7

Poufność informacji

1. Z zastrzeżeniem postanowienia ust. 2, Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich dotyczących Zamawiającego danych i informacji uzyskanych w jakikolwiek sposób (zamierzony lub przypadkowy) w związku z wykonywaniem Umowy, bez względu na sposób i formę ich przekazania, nazywanych dalej łącznie „Informacjami Poufnymi”.

2. Obowiązku zachowania poufności, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się do danych
   i informacji:

1. dostępnych publicznie;

2. otrzymanych przez Wykonawcę, zgodnie z przepisami prawa powszechnie obowiązującego, od osoby trzeciej bez obowiązku zachowania poufności;

3. które w momencie ich przekazania przez Zamawiającego były już znane Wykonawcy bez obowiązku zachowania poufności;

4. w stosunku do których Wykonawca uzyskał pisemną zgodę Zamawiającego na ich ujawnienie.

3. W przypadku, gdy ujawnienie Informacji Poufnych przez Wykonawcę jest wymagane na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o przyczynach i zakresie ujawnionych Informacji Poufnych. Poinformowanie takie powinno nastąpić w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, chyba że takie poinformowanie Zamawiającego byłoby sprzeczne z przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

4. Wykonawca zobowiązuje się do:

1. dołożenia właściwych starań w celu zabezpieczenia Informacji Poufnych przed ich utratą, zniekształceniem oraz dostępem nieupoważnionych osób trzecich;

2. niewykorzystywania Informacji Poufnych w celach innych niż wykonanie Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się do poinformowania każdej z osób, przy pomocy których wykonuje Umowę i które będą miały dostęp do Informacji Poufnych, o wynikających z Umowy obowiązkach w zakresie zachowania poufności, a także do skutecznego zobowiązania i egzekwowania od tych osób obowiązków w zakresie zachowania poufności. Za ewentualne naruszenia tych obowiązków przez osoby trzecie Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania.

6. W przypadku utraty lub zniekształcenia Informacji Poufnych lub dostępu nieupoważnionej osoby trzeciej do Informacji Poufnych, Wykonawca bezzwłocznie podejmie odpowiednie do sytuacji działania ochronne oraz zobowiązuje się do poinformowania o sytuacji Zamawiającego. Poinformowanie takie, w formie pisemnej lub w formie wiadomości wysłanej na adres poczty elektronicznej Zamawiającego, powinno opisywać okoliczności zdarzenia, zakres i skutki utraty, zniekształcenia lub ujawnienia Informacji Poufnych oraz podjęte działania ochronne.

7. Po wykonaniu umowy oraz w przypadku rozwiązania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, Wykonawca bezzwłocznie zwróci Zamawiającemu lub komisyjnie zniszczy wszelkie Informacje Poufne.

8. Ustanowione Umową zasady zachowania poufności Informacji Poufnych, jak również przewidziane w Umowie kary umowne z tytułu naruszenia zasad zachowania poufności Informacji Poufnych, obowiązują zarówno podczas wykonania Umowy, jak i po jej wygaśnięciu.

§ 8

Kary umowne i odszkodowanie

1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:

1. za opóźnienie w wykonaniu jednostkowego zamówienia, o którym mowa w § 3 ust. 3 pkt. 1 lit. e lub § 3 ust. 3 pkt. 2 lit. c w wysokości 4% wartości zamówienia brutto, o którym mowa odpowiednio w §4 ust. 1 pkt. 1 lub §4 ust. 1 pkt. 2 lub §4 ust. 1 pkt. 3 za każdą godzinę opóźnienia, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

2. za niewykonanie jednostkowego zamówienia w wysokości 30% wartości zamówienia brutto, o którym mowa odpowiednio w §4 ust. 1 pkt. 1 lub 2 lub 3, chyba że Wykonawca wykaże, że niewykonanie usługi nastąpiło z przyczyn niezależnych od Wykonawcy;

3. za nienależyte wykonanie jednostkowego zamówienia w wysokości 15% wynagrodzenia, za jednostkowe zamówienie, o którym mowa odpowiednio w §4 ust. 1 pkt. 1 lub 2 lub 3;

4. za odstąpienie od Umowy przez którąkolwiek ze stron z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o której mowa w §4 ust. 5 Umowy;

5. w przypadku ujawnienia nieupoważnionym osobom trzecim jakichkolwiek Informacji Poufnych, a także w przypadku ich wykorzystania w celach innych niż wykonanie Umowy - w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o której mowa w §4 ust. 5;

6. w przypadku niemożności odbycia podróży z winy Wykonawcy, Wykonawca zwróci Zamawiającemu poniesione przez Zamawiającego koszty, w tym koszt biletów oraz usług hotelarskich.

1. W przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów drogą elektroniczną miejscem dostarczenia: biletów, dokumentów podróży oraz dokumentów rozliczeniowych (w tym faktur VAT) będzie siedziba Zamawiającego.

1. bilet oraz dokumenty podróży powinny być dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 5 ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego);

2. wszelkie dokumenty rozliczeniowe powinny zostać dostarczone w wersji elektronicznej na adres e-mail wskazany w § 5 ust. 1 i 2, chyba że w danym przypadku uzgodniono inaczej (dostawa do siedziby Zamawiającego).

3. Kary pieniężne naliczane będą niezależnie od siebie.

4. Kary umowne podlegają sumowaniu, przy czym ich suma nie może przekroczyć 30 % łącznego wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w § 4 ust. 5.

5. Wykonawca zapłaci kary umowne na podstawie noty obciążeniowej.

6. Kary umowne zostaną przez Wykonawcę uiszczone na rachunek bankowy Zamawiającego wskazany na nocie obciążeniowej, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od Zamawiającego noty obciążeniowej.

7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącenia naliczonych kar umownych i odszkodowania z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia - faktury VAT, a Wykonawca wyraża na to zgodę.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość nałożonych na Wykonawcę kar umownych na zasadach ogólnych.

§ 9

Zmiana i rozwiązanie Umowy

1. W przypadku niewykonania usługi bądź trzykrotnego powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o nienależytym wykonaniu usługi, ze wskazaniem w jakim zakresie doszło do zaniedbań (w szczególności opóźnienia przekazaniu wariantów połączeń lub hoteli, dokonaniu rezerwacji, sprzedaży i dostarczeniu biletów, dostarczeniu biletu niezgodnego z zamówieniem jednostkowym, wystawieniu biletu w cenie wyższej niż cena oferowana innym podmiotom na warunkach ogólnych) Zamawiający jest uprawniony do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym.

2. Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy powinno zostać złożone drugiej stronie w formie pisemnej w terminie 30 dni od zaistnienia okoliczności uzasadniających wypowiedzenie.

3. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia Umowy Zamawiający może wypowiedzieć Umowę w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. W takim wypadku Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części Umowy, co zostanie potwierdzone protokołem sporządzonym przez przedstawicieli obu Stron.

4. Zmiana Umowy w stosunku do treści oferty złożonej przez Wykonawcę w trakcie postępowania o udzielenia zamówienia publicznego obejmującego przedmiot Umowy dopuszczalna jest jedynie w następujących przypadkach i zakresie:

1. zaistnienia siły wyższej uniemożliwiającej realizację świadczenia;

2. zmiany przepisów prawa w oparciu, o które realizowana będzie Umowa;

3. wydłużenia okresu realizacji umowy w przypadku niewykorzystania wszystkich dostępnych środków w ramach umowy w pierwotnym okresie jej realizacji.

4. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku zmiany stawki podatku VAT. Zmianie ulegnie cena brutto, uwzględniająca nową stawkę podatku.

1. W rozumieniu Umowy zmiany nie stanowią:

1. zmiana osób, przy pomocy których Wykonawca lub Zamawiający realizuje przedmiot Umowy;

2. zmiana danych teleadresowych Stron;

3. zmiana danych rejestrowych Stron;

– zaistnienie powyższych okoliczności wymaga niezwłocznego pisemnego zawiadomienia drugiej Strony.

6. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają porozumienia Stron oraz zachowania formy pisemnej (aneks) pod rygorem nieważności.

§10

Postanowienia końcowe

1. Wszelka korespondencja, dokumenty i oświadczenia stron związane z realizacją niniejszej Umowy (z wyjątkiem korespondencji, o której mowa w §5), prowadzona będzie pisemnie i przesyłana listem poleconym, pocztą kurierską albo doręczana osobiście na adres:

1. dla Zamawiającego:

Instytut Europejskiej Sieci Pamięć i Solidarność

Xx. Xxxxxxx 00/0, 00-000 Xxxxxxxx

tel. 00 000 00 00

fax. 00 000 00 00

email: xxxxxx@xxxx.xx

2. dla Wykonawcy:

[……………………….]

ul. […………………..]

[xx-xxx] […………………..]

2. Wszelkie wierzytelności Wykonawcy powstałe w związku z Umową Wykonawczą lub w wyniku jej realizacji nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego przeniesione przez Wykonawcę na osoby trzecie ani uregulowane w drodze potrącenia.

3. W zakresie nieuregulowanym w Umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.).

4. Wszelkie spory wynikłe w związku z niniejszą Umową rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

5. Umowa została sporządzona języku polskim w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy.

6. Następujące załączniki stanowią integralną część Umowy:

Załącznik nr 1 - Opis Przedmiotu Zamówienia

Załącznik nr 2 - Oferta Wykonawcy