na świadczenie usług obsługi kasowej urzędów skarbowych województwa zachodniopomorskiego
Załącznik nr 2 do 3201.ILZ.261.31.2017
Istotne postanowienia umowy UMOWA Nr ILZ/ 2017
na świadczenie usług obsługi kasowej urzędów skarbowych województwa zachodniopomorskiego
Część zamówienia nr…
zawarta w dniu r. pomiędzy
Skarbem Państwa – Izbą Administracji Skarbowej w Szczecinie,
NIP: 8511055992
z siedzibą xx. Xxxxxxxxxx 0,0, 00-000 Xxxxxxxx, reprezentowaną przez:
................................................. – Zastępcę Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie, zwanej w dalszej części umowy „Zamawiającym"
a
……………………………………………………………………………………………… działającą na podstawie………………………..
NIP…………………, REGON………………
z siedzibą ul. ............................., ................................................
reprezentowaną przez:
……………………………………………………… zwaną w dalszej części umowy „Wykonawcą"
Zamówienia dokonano z wyłączeniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579 ze zm.).
§ 1
Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem umowy jest świadczenie usługi obsługi kasowej dla Urzędu Skarbowego w
....., zwanego dalej urzędem skarbowym w siedzibie/poza siedzibą urzędu, polegającej w szczególności na:
1) Przyjmowaniu należności z tytułu podatków, opłat, akcyzy i niepodatkowych należności budżetowych na rzecz Zamawiającego, których regulowanie w formie gotówkowej dopuszczają obowiązujące przepisy dla:
a) podatku dochodowego,
b) podatków pośrednich,
c) podatku od spadków i darowizn i czynności cywilnoprawnych,
d) innych zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych, do których określenia i poboru właściwym organem jest urząd skarbowy.
2) Przyjmowaniu wpłat gotówkowych dokonywanych przez pracowników zatrudnionych w komórkach ds. egzekucji administracyjnej urzędów skarbowych, z tytułu ściągniętych należności na podstawie tytułów wykonawczych i przekazywanie na wskazane przez urzędy skarbowe rachunki.
3) Dokonywaniu zwrotów nadpłat z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych wynikających z zeznań rocznych.
4) Dokonywaniu zwrotów nadpłat podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczanych w formie karty podatkowej oraz podatku od czynności cywilnoprawnych i podatku od spadku i darowizn.
5) Dokonywaniu zwrotów niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym.
6) Przyjmowanie bez prowizji i opłat bankowych innych wpłat na rzecz Zamawiającego.
2. Obsługa kasowa prowadzona będzie na następujących zasadach:
1) Zamawiający zawiadamia podatników o terminie i miejscu odbioru nadpłat.
2) Zamawiający przekaże na wskazane konto Wykonawcy środki finansowe niezbędne do dokonania zwrotów w terminie 2-4 dni przed planowanym terminem zwrotów.
3) Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej w dniu następnym po dokonaniu przelewu lecz nie później niż 2 dni przed terminem zwrotów, wykazy zawierające imienną listę podatników ( z podaniem, co najmniej następujących danych: PESEL lub NIP, nazwisko i imię, adres podatnika, kwota do wypłaty oraz okres pozostawania środków do dyspozycji podatnika). Do wykazów dołącza dowody KW. W przypadku zmiany oprogramowania uniemożliwiającego generowanie druków KW przez Zamawiającego, do wypłat o których mowa w §1 ust.1 pkt. 3,4,5 Wykonawca zapewni je we własnym zakresie;
4) Wykonawca na trzecim egzemplarzu wykazu wypłat potwierdza odbiór wykazu od Xxxxxxxxxxxxx.
5) Potwierdzeniem dokonania wypłaty są dowody wypłaty KW, sporządzone w trzech egzemplarzach; jeden otrzymuje Zamawiający, drugi podatnik a trzeci pozostaje u Wykonawcy.
6) Wykonawca wypłaca gotówkę po uprzednim sprawdzeniu tożsamości osoby uprawnionej do jej odbioru.
7) Wykonawca zobowiązany jest wpisać dane z dokumentu tożsamości podatnika (seria i numer) na dowodach wypłaty KW oraz uzyskać podpis osoby uprawnionej do odbioru nadpłaty. Wykonawca potwierdza własnoręcznym podpisem i odciskiem pieczęci fakt realizacji zwrotu.
8) Wykonawca zobowiązany jest do zwrotu egzemplarza wykazu wraz z kompletem załączonych dowodów KW ( zrealizowanych- jeden egzemplarz zawierający potwierdzenie odbioru nadpłaty oraz niezrealizowanych – trzy egzemplarze dowodu KW) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 5 dni po upływie okresu pozostawania środków w kasie do dyspozycji podatnika (określonego na wykazie) bądź od dokonania wszystkich zwrotów z danego raportu (wykazu). Jednocześnie Wykonawca sporządza polecenie przelewu na kwotę niezrealizowanych wypłat na konto Zamawiającego w NBP.
9) W przypadku nieprzekazania środków w związku z niezrealizowaniem wypłat Wykonawca zobowiązuje się do wypłacenia na rzecz Zleceniodawcy odsetek ustawowych liczonych od terminu ustalonego w pkt. 8 do dnia wypłaty włącznie.
10) Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pobranych wpłat, z zachowaniem szczegółowości danych podatnika, zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2008r. w sprawie wzoru formularza wpłaty gotówkowej oraz polecenia przelewu na rachunek organu podatkowego (Dz.U. Nr 236, poz. 1636), o którym mowa w ust. 1 pkt. 1 i 2, w dniu bieżącym, nie później niż w dniu następnym na rachunek bieżący Zamawiającego prowadzony w NBP z podziałem na :
a) subkonta podatkowe :
.....................................................
......................................................
......................................................
11) W uzasadnionych sytuacjach ( np. po złożeniu przez podatnika korekty zeznania) Zamawiający zastrzega dopuszczalność wycofania niezrealizowanego zwrotu.
12) W nagłych wypadkach Zamawiający dopuszcza dokonanie zwrotu w dniu jego zlecenia ze środków pozostających w dyspozycji Wykonawcy.
13) Wykonawca nie będzie pobierał w ramach obsługi kasowej Zamawiającego żadnych opłat i prowizji od podatników, płatników i egzekutorów dokonujących wpłat i wypłat na rachunki wskazane przez urzędy skarbowe za wyjątkiem przypadków określonych w Części I ust. 9 Zapytania ofertowego.
14) W przypadku regulowania zapłaty podatków w drodze wpłaty gotówkowej przez podatników prowadzących działalność gospodarczą i zobowiązanych do prowadzenia księgi rachunkowej lub podatkowej księgi przychodów i rozchodów, którzy na podstawie art. 61 Ordynacji podatkowej (Dz.U. 2015, poz. 613 ze zm.) są zobowiązani do zapłaty podatków w formie polecenia przelewu, Wykonawca może pobierać od wpłacającego prowizje w wysokości ustalonej w „Tabeli prowizji i opłat” obowiązującej u Wykonawcy w dniu dokonania tych wpłat. Jeżeli podatnik oświadczy, że nie podlega temu obowiązkowi, Wykonawca nie będzie pobierał opłaty za przelew.
15) Obsługa kasowa prowadzona będzie na stanowiskach w trakcie całego okresu
obowiązywania umowy.
3. Szczegółowy opis i zakres przedmiotu zamówienia zawiera Zapytanie ofertowe.
4. Wykonawca ma obowiązek do zamieszczenia na własny koszt informacji wizualnej w Urzędzie Skarbowym w , z treści której wynikać będzie, iż realizuje obsługę kasową
na rzecz Zamawiającego w swoich placówkach, poza siedzibą Zamawiającego.
5. Wykonawca zobowiązuje się do uzyskania każdorazowo akceptacji ze strony Zamawiającego, w przypadku gdy Wykonawca zamierza umieścić w urzędzie ogłoszenie. Przez ogłoszenie należy rozumieć plakaty, banery, tablice informacyjne, pisma, ulotki, broszury itd.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z usług objętych przedmiotem umowy, o których mowa w ust. 1 odnośnie poszczególnych urzędów wymienionych w Zapytaniu ofertowym w przypadku zaistnienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego, a związanych z wyłączeniem nieruchomości z zarządu i administrowania Zamawiającego. Wykonawca zrzeka się w stosunku do Zamawiającego wszelkich roszczeń związanych z obniżeniem wynagrodzenia Wykonawcy z powyższego tytułu.
§ 2
Miejsce świadczenia usługi
Obsługa kasowa Urzędu Skarbowego w ................świadczona będzie w punkcie obsługi klienta prowadzonym przez Wykonawcę, zlokalizowanym w promieniu nie większym niż 1500m od siedziby urzędu skarbowego. Punkt obsługi klienta zlokalizowany musi być na parterze budynku bez przeszkód i barier architektonicznych. Adres miejsca świadczenia usługi obsługi kasowej: ....................................................... w godzinach otwarcia placówki od ...........do .......... .
Obsługa kasowa Pierwszego Urzędu Skarbowego w Koszalinie prowadzona będzie w siedzibie urzędu w godzinach.......
§ 3
Obowiązki Wykonawcy
1. Wykonawca będzie wykonywać przedmiot zamówienia na własne ryzyko.
2. Z uwagi na specyfikę tych usług związaną z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r., poz. 922 z późn. zm.)i wszelkimi ustawowymi konsekwencjami z tego wynikającymi, wskazane jest aby obsługa kasowa, była wykonywana przez osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
3. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu imienne wykazy osób, o których mowa w ust. 2, najpóźniej 2 dni robocze przed rozpoczęciem realizacji zamówienia oraz będzie na bieżąco (na piśmie) informować o wszystkich zmianach w składzie osób wykonujących przedmiot zamówienia wraz z oświadczeniem, że minimum jedna osoba zatrudniona jest na umowę o pracę.
4. Wykonawca zobowiązuje się do systematycznego nadzorowania pracowników w trakcie bezpośredniego świadczenia usługi i ponosi za nich pełną odpowiedzialność.
5. Wykonawca zobowiązuje się wykonać określone umową prace z zachowaniem należytej staranności i rzetelności zawodowej.
6. Wykonawcę obowiązuje bezwzględny zakaz ujawniania informacji, do których może mieć dostęp przy wykonywaniu czynności określonych umową, przy czym zakaz ten obowiązuje również po zakończeniu niniejszej umowy.
7. Wykonawca przyjmie od osób, o których mowa w ust. 2 oświadczenia o obowiązku ochrony danych osobowych oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących urzędów skarbowych, powziętych w związku z wykonywaniem czynności objętych umową, a uwierzytelnione kopie tych oświadczeń przedłoży Zamawiającemu na każde jego wezwanie.
8. Koszty i ryzyko związane z ubezpieczeniem i zabezpieczeniem gotówki oraz jej konwojowania ponosi Wykonawca.
9. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów BHP i przeciwpożarowych przy świadczeniu usługi będącej przedmiotem niniejszej umowy.
10. Przez cały okres obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany jest do posiadania lub kontynuacji ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności na kwotę nie mniejszą niż wartość zamówienia oraz do okazania na każde żądanie Zamawiającego polisy lub dokumentu potwierdzającego fakt ubezpieczenia oraz dowodów jego opłacenia.
11. Wykonawca zobowiązuje się dokonywać rozliczeń pieniężnych, o których mowa w treści umowy, zgodnie z przepisami prawa, w szczególności z przepisami Ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. z 2016r. poz. 1572 z xxxx.xx.).
12. Zamawiający zastrzega sobie prawo do bieżącej kontroli sposobu wykonywania umowy i przedstawiania swoich uwag Wykonawcy.
13.Wykonawca może zlecić wykonanie przedmiotu umowy podwykonawcom, pod warunkiem, że zawarł w ofercie oświadczenie, iż powierzy podwykonawcom wykonanie następującego zakresu oferowanego zamówienia.
1) …............................
2) …............................
14. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył podwykonawcom. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania podwykonawców, jak za własne.
15. Wykonawca zobowiązuje się do przesłania Zamawiającemu informacji zawierających dane identyfikujące podwykonawców.
16. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za dokonywanie w terminie wszelkich rozliczeń finansowych z podwykonawcami.
§ 4
Cena i warunki płatności oraz termin wykonania
1. Umowa zostaje zawarta na czas określony od dnia do dnia 31.12.2018 r.
2. Za wykonanie obsługi kasowej Urzędu w , Bank otrzyma prowizję w wysokości
..............% brutto od wartości operacji gotówkowych wykonanych dla Urzędu. Operacji nie wykonanych faktycznie, w szczególności wypłat gotówkowych nieodebranych przez uprawnionych, nie uwzględnia się.
3. Prognozowana średnia ilość i wielkość transakcji podana w Części II ust. 5 zapytania ofertowego i do umowy, ma charakter wyłącznie szacunkowy.
4. Wynagrodzenie będzie płatne na podstawie faktur wystawianych przez Wykonawcę po zakończeniu miesiąca kalendarzowego, za miesięczne okresy rozliczeniowe, na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę, w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
5. Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z fakturą oświadczenie, że osoby wykonujące obsługę kasową są zatrudnione na podstawie umowy o pracę.
6. Wysokość stawek prowizji, o których mowa w ust. 2 nie może ulec podwyższeniu w okresie obowiązywania umowy.
7. W razie zwłoki w zapłacie wynagrodzenia Wykonawca ma prawo żądania zapłaty odsetek za zwłokę.
§ 5
Skutki niewykonania lub nienależytego wykonania umowy
1. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wykonawcę Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 1000 zł.
2. Jeżeli Wykonawca nie przystąpi do realizacji usługi w terminie określonym w § 4 ust. 1 lub w okresie późniejszym zaprzestanie realizacji tej usługi zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 200 zł za każdy dzień opóźnienia/braku realizacji usługi.
3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług stanowiących przedmiot zamówienia, Zamawiający ma prawo naliczyć karę umowną w wysokości 200 zł .
4. W przypadku przekroczenia terminu określonego w Części II ust.2 pkt.4 zapytania ofertowego, dotyczącego przekazania należności na rachunek urzędu skarbowego, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu, za każdy dzień przekroczenia, karę umowną w wysokości odpowiadającej odsetkom za zwłokę w płatności określonym w ustawie z dnia 08.03.2013r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. z 2016r., poz. 684).
5. W przypadku niespełnienia wymogu zapewnienia obsady personalnej punktu kasowego przez pracownika/ pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, o którym mowa w zapytaniu ofertowym –Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Rady Ministrów za każdy taki przypadek. Powyższa kara może zostać naliczona za każdy miesiąc realizowania umowy z naruszeniem wymogu zatrudnienia personelu punktu kasowego na umowę o pracę.
6. W przypadku rozwiązania umowy Wykonawca zobowiązany jest w terminie 3 dni zwrócić Wykonawcy przekazane środki finansowe na właściwe rachunki bankowe Zamawiającego oraz zwrócić komplet otrzymanych dokumentów.
7. W przypadku niedokonania zwrotu środków finansowych w terminie o jakim mowa w ust. 6, Zamawiającemu przysługują od Wykonawcy odsetki ustawowe za każdy dzień zwłoki do dnia dokonania zwrotu.
8. Wykonawca zobowiązany jest do wyrównania Zamawiającemu w pełnym zakresie wszelkich ewentualnych szkód spowodowanych niewykonaniem lub nienależytym wykonywaniem niniejszej umowy.
9. Zamawiający ma prawo dochodzenia na zasadach ogólnych odszkodowania uzupełniającego, przenoszącego wysokość kar umownych do wysokości poniesionej szkody.
10. Kary umowne będą mogły być potrącane z kwoty wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy, na podstawie wystawionej przez Zamawiającego noty obciążeniowej, na co Wykonawca wyraża zgodę.
11. Termin zapłaty kary umownej wynosi 14 dni od zawiadomienia o obciążeniu karą.
12. Uprawnionym z tytułu reklamacji przedmiotu zamówienia jest Naczelnik Urzędu Skarbowego – urzędu, będącego odbiorcą przedmiotu zamówienia.
13. Strony umowy zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, jakie uzyskały w związku z zawarciem, wykonywaniem (wykonaniem) niniejszej umowy, co do których mogą powziąć podejrzenie, iż są poufnymi informacjami, lub że jako takie są traktowane.
§ 6
1. Zamawiający może odstąpić od umowy lub jej części w następujących przypadkach:
1) niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy przez Wykonawcę tj. w razie pięciokrotnego naliczenia wobec Wykonawcy kar umownych, o których mowa w
§ 5;
2) zaprzestania przez Wykonawcę realizacji usługi obsługi kasowej w urzędzie skarbowym bez wcześniejszego uzgodnienia z Zamawiającym ;
3) w razie zaistnienia zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy;
4) wystąpienia zmian organizacyjnych u Zamawiającego, wyłączenia budynków z eksploatacji, likwidacji Urzędu Skarbowego lub Celno-Skarbowego;
5) ogłoszenia upadłości bądź likwidacji Wykonawcy;
6) zajęcia majątku Wykonawcy.
2.Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, a za porozumieniem stron w każdym czasie.
3.W przypadkach opisanych w ust. 1, Wykonawcy przysługiwało będzie jedynie wynagrodzenie za zrealizowaną część umowy.
4. Nie stanowi istotnej zmiany umowy :
1) zmiana danych związanych z obsługą administracyjno -organizacyjną umowy;
2) zmiany danych teleadresowych;
3) zmiany podmiotu, na rzecz którego ma być świadczona usługa, w przypadku zmian organizacyjnych w strukturach podległych Ministrowi Rozwoju i Finansów,
4) zmiany osób wskazanych do kontaktu między Stronami;
5) zmiana ilości i numerów rachunków bankowych.
§ 7
1. Strony ustalają, że ich aktualne adresy do korespondencji są następujące:
1) Zamawiający – Izba Administracji Skarbowej w Szczecinie, xx. Xxxxxxxxxx 0,0, 00-000 Xxxxxxxx;
2) Wykonawca ;
2. Strony wyznaczają do nadzoru nad realizacją umowy:
1) ze strony Zamawiającego:
a) ….........................................................................................................................
2) ze strony Wykonawcy:
a) ,
b) …........................................................................................................... .
3. Strony zobowiązują się do niezwłocznego, wzajemnego, pisemnego powiadamiania się o zmianach danych określonych w ust. 1 i 2.
§ 8
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności z wyjątkiem zmian dotyczących danych adresowych, godzin urzędowania, numerów rachunków bankowych, zmian podmiotu, na rzecz którego ma być świadczona usługa w przypadku zmian organizacyjnych w strukturach Min. Finansów oraz danych osób upoważnionych do kontaktów, które wymagają jedynie doręczenia zawiadomienia o zmianie.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie obowiązujące, w tym przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. Ewentualne spory wynikłe w trakcie realizacji niniejszej umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Wszelkie załączniki do niniejszej umowy stanowią jej integralną część.
§ 9
Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego, jeden dla Wykonawcy.
Załączniki:
1. Zapytanie ofertowe i formularz cenowy
2. Oświadczenie o spełnieniu wymogów dot. zatrudnienia osób do wykonywania obsługi kasowej, na podstawie umowy o pracę.
ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA