Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/29/KR/14

Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/OA/26/29/KR/14

Szanowni Państwo,

Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty cenowej na zakup linii telefonicznych wraz z świadczeniem usług telekomunikacyjnych dla dostarczonych linii telefonicznych.

Rozdział I - Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia:

USŁUGA GŁOSOWA

1. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia do siedziby Zamawiającego usługi głosowej dla 20 połączeń systemowych. Wewnętrzna numeracja dla nowych połączeń powinna być zakończona numerami od 701 do 720.

2. Zamawiający wymaga bezpłatnej instalacji linii abonenckich we wskazanym przez Zamawiającego pomieszczeniu, gdzie znajduje się centrala telefoniczna oraz realizacji czynności związanych z uruchomieniem usługi. Zamawiający korzysta z istniejącej infrastruktury budynku oraz we własnym zakresie zestawia trasy kablowe w ramach istniejącej infrastruktury.

3. Wykonawca w okresie obowiązywania umowy zobowiązany będzie do świadczenia usługi głosowej dla 20 połączeń systemowych, nieprzerwanie przez 24 godziny dziennie i 7 dni w tygodniu z wyłączeniem ewentualnych awarii i czasu niezbędnego na ich usunięcie.

4. Dostarczana przez Wykonawcę usługa głosowa powinna zapewniać co najmniej:

1) bezpłatne połączenia wewnętrzne, nawiązywane w ramach siedziby CUPT ze wszystkimi aktualnymi, aktywnymi numerami wewnętrznymi Zamawiającego,

2) prezentację numeru abonenta na wyświetlaczach aparatów systemowych i analogowych (CLIP),

3) połączenia w technologii komutowanej, Zamawiający wyklucza zastosowanie technologii cyfrowej VoIP (Voice over Internet Protocol),

4) prezentację pełnego numeru dla wszystkich połączeń wychodzących,

5) płaski, sekundowy plan taryfowy od pierwszej sekundy połączenia dla wszystkich połączeń (za wyjątkiem połączeń na numery informacyjne 0 800 …, 0 801 …., 118 912, 118 913, które będą rozliczane według cennika operatorów). Naliczanie czasu połączenia powinno trwać do momentu rozłączenia którejkolwiek ze stron połączonej rozmowy.

6) możliwość bezpłatnej blokady połączeń o podwyższonej płatności dla numerów 0-30..., 0- 40..., 0-70..., przy zachowaniu możliwości jej usunięcia,

Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 2007-2013 – Działanie 15.1

7) taryfikator umożliwiający analizę kosztów połączeń dla poszczególnych abonentów, jak też grup abonentów (departamentów, wydziałów) oraz zapewnienie bezpłatnego billingowania rozmów w układach:

a) systemowym (pojedyncze aparaty),

b) wewnętrznym,

c) ośrodków kosztowych,

8) rejestrację i taryfikację rozmów wychodzących, mające na celu zapewnienie prowadzenia rozliczenia dla wielu operatorów stacjonarnych i komórkowych, sporządzania raportów i statystyk wg dowolnie zadanego kryterium, a także eksportowania raportów w formie zrozumiałej dla typowych aplikacji biurowych,

9) możliwość nakładania dla każdego łącza uprawnień:

a) łączność tylko wewnątrz CUPT,

b) dodatkowo łączność lokalna i strefowa,

c) dodatkowo łączność międzystrefowa,

d) dodatkowo łączność komórkowa,

e) dodatkowo łączność międzynarodowa,

10) obsługę numeru 112,

5. Dla wymagań wskazanych w ust. 4 punkt 1, 7, 8 i 9 Zamawiający dopuszcza realizację funkcjonalności przez centralę telefoniczną Zamawiającego.

6. Zamawiający posiada centralę telefoniczną Panasonic KX-TDE600, którą administruje podmiot zewnętrzny.

7. Zamawiający w Rozdziale II ust. 3 podał informacje o podmiocie zewnętrznym realizującym usługę dotyczącą administrowania centralą telefoniczną Zamawiającego. Zamawiający wymaga zapewnienia realizacji ww. funkcjonalności przez Wykonawcę w ramach realizacji przedmiotowej usługi.

8. Zamawiający zastrzega, że ceny jednostkowe za oferowane usługi nie mogą być zwiększone w czasie trwania umowy, stawki muszą obejmować wszelkie inne koszty związane z uruchomieniem usługi i obsługą Zamawiającego, w tym miedzy innymi: opłatę instalacyjną, abonament, opłaty za bilingi, opłaty za inicjację połączeń, serwis oraz inne koszty związane z uruchomieniem i dostarczaniem usług w okresie obowiązywania umowy.

9. Zamawiający wymaga dostarczenia usługi ISDN PRA (20B+D) dla nowych numerów telefonicznych.

10. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dostarczył i zainstalował w ramach zamówienia dodatkową kartę traktową „Panasonic KX-TDA0290”oraz dodatkową kartę abonencką 16 portową dla nowych numerów telefonicznych, tzn. połączeń cyfrowych do ww. centrali telefonicznej.

11. Zamawiający wymaga, aby dostarczone karty w ramach zamówienia były fabrycznie nowe, objęte x.xx. 24 miesięczną gwarancją oraz zainstalowane w centrali telefonicznej Zamawiającego. Wszystkie koszty związane z instalacją ponosi Wykonawca.

12. Godziny pracy Zamawiającego: 8.15 – 16.15 od poniedziałku do piątku. Poza tym czasem połączenia telefoniczne są wykonywane sporadycznie.

13. Średnie szacunkowe czasy połączeń dla 20 linii wychodzących z CUPT w ciągu jednego miesiąca kształtują się następująco:

Rodzaj połączenia	Sumaryczny czas połączeń (w minutach)
Lokalne i strefowe	603
Międzystrefowe	267
Z sieciami komórkowymi	210
Międzynarodowe	4
Infolinia	29

UWAGA: Podane wielkości są szacunkowe, rzeczywiste wartości nie będą miały wpływu na cenę połączenia.

USŁUGA SERWISOWA

1. W okresie obowiązywania umowy Wykonawca będzie świadczył na rzecz Zamawiającego serwis utrzymujący w sprawności usługi telekomunikacyjne, przedstawiający na żądanie CUPT raporty i statystyki ze świadczonych usług. Wykonawca przedstawi dokument Procedur serwisowych, regulujących warunki świadczenia serwisu. Dokument będzie uwzględniał poniższe wymagania:

1) Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania napraw zgodnie przedstawionymi

Procedurami serwisowymi.

2) Serwis świadczony będzie w trybie 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu przez wszystkie dni w roku, w siedzibie CUPT lub zdalnie. Koszty serwisu wliczone są w opłatę za miesięczny abonament.

3) Wszelkie koszty naprawy, w tym koszt transportu, instalacji i uruchomienia ponosi Wykonawca.

4) Zgłoszeniem serwisowym jest każde wymagające reakcji serwisu zgłoszenie awarii, wady, usterki, zwanych dalej „awarią”, uruchomienia nowego lub rekonfiguracji istniejącego połączenia telefonicznego.

5) Wymagane czasy realizacji zgłoszeń serwisowych:

a) maksymalny czas realizacji zgłoszenia serwisowego nie może przekroczyć 5 godzin,

b) w szczególnych przypadkach powyższy termin może być przedłużony za zgodą Zamawiającego.

6) Każde zgłoszenie serwisowe następuje według wyboru Zamawiającego:

a) zgłoszeniem telefonicznym,

b) listem elektronicznym,

c) telefaksem,

na adres poczty elektronicznej lub numer telefonu/telefaksu wskazany przez Wykonawcę w

Procedurach serwisowych.

7) Zgłoszenia, o których mowa wyżej będą potwierdzone przez zamawiającego na formularzu Zgłoszenia, którego wzór określi wykonawca w Procedurach serwisowych, nie później niż w dniu roboczym następującym po dniu zgłoszenia awarii, przy czym ewentualne opóźnienie Zamawiającego w tym zakresie nie wpływa na obowiązki Wykonawcy wynikające z umowy.

8) Przyjęcie zgłoszeń, o których mowa wyżej będzie potwierdzane przez Wykonawcę:

a) zgłoszeniem telefonicznym,

b) listem elektronicznym,

c) telefaksem,

na adres poczty elektronicznej lub numer telefonu podany przez Zamawiającego nie później niż w ciągu 1 godziny po zgłoszeniu awarii, przy czym ewentualne opóźnienie Wykonawcy w tym zakresie nie wpływa na jego obowiązki wynikające z umowy.

9) Wszystkie zgłoszenia awarii dokonane przez Wykonawcę zostaną przez niego udokumentowane w formie pisemnej na Protokole z naprawy, którego wzór Wykonawca przedstawi w Procedurach serwisowych.

10) Wymagany czas reakcji serwisu, rozumiany jako przystąpienie do realizacji zgłoszenia serwisowego nie może być dłuższy niż 3 godziny od momentu zgłoszenia.

11) Zamawiający dopuszcza, aby Wykonawca dostarczył rozwiązania, które automatycznie będą informowały zdalnie serwis o zaistniałej awarii, zapisując czas wystąpienia awarii w swoich wewnętrznych dziennikach lub na konsoli zarządzającej.

12) Opracowane przez Wykonawcę Procedury serwisowe wskażą osoby upoważnione do:

a) podpisywania protokołów,

b) potwierdzania zgłoszeń.

13) Wykonawca będzie zobowiązany prowadzić rejestr czynności serwisowych i dostarczać Zamawiającemu kwartalne raporty dotyczące w szczególności: liczby zgłoszeń, ich charakterystyki i czasu realizacji.

14) Zamawiający w porozumieniu z Administratorem Budynku udzieli pełnego dostępu do pomieszczeń teletechnicznych w ramach realizacji zadań związanych z funkcjonowanie infrastruktury teleinformatycznej. Zamawiający odstąpi od naliczenia kar umownych w sytuacji, gdy awaria nastąpiła w sieci wewnętrznej, tj. między centralą a punktem abonenckim Zamawiającego.

15) Zgłoszenie żądania raportu czy statystyki ze świadczonych usług następuje tak jak zgłoszenie serwisowe. Wykonawca ma termin 3 dni roboczych od daty zgłoszenia na udzielenie pełnej odpowiedzi na zgłoszenie Zamawiającego.

Rozdział II - Dodatkowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia

1. Przedmiot zamówienia zostanie wykonany w siedzibie CUPT, w budynku North Gate, w Warszawie, przy xx. Xxxxxxxxxxxxxxx 00. Pomieszczenia biurowe CUPT zlokalizowane są na IV, V i XXIII piętrze budynku.

2. W trakcie obowiązywania Umowy Strony dopuszczają zmianę miejsca wykonywania Przedmiotu Umowy, w przypadku zmiany siedziby Zamawiającego (w obrębie Warszawy). Zamawiający poinformuje Wykonawcę o zmianie, w terminie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed terminem dokonania zmiany siedziby,

3. Kontakt do administratora centrali telefonicznej Zamawiającego: Xxxx Xxxxxxxxxxx

Account Manager

Intelligent Technologies S.A.

Xx. Xxxxxxxxxxxxx 00 00-000 Xxxxxxxx

Tel. (x00 00) 000 00 00 (x00 00) 000 00 00, Faks: (x00 00) 000 00 00

Moblie: (x00) 000 000 000

Rozdział III - Termin wykonania zamówienia

1. Świadczenie usług głosowych realizowane będzie przez okres od dnia zawarcia umowy do dnia 30 listopada 2015 r. (przewidywany termin zawarcia umowy - sierpień 2014 r.) lub do wyczerpania kwoty umowy.

2. Termin rozpoczęcia świadczenia usługi nie dłużej niż 14 dni od podpisania umowy.

Rozdział IV - Informacje dotyczące warunków składania ofert

Oferta powinna zawierać wypełniony i podpisany Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania.

Rozdział V - Informacje dodatkowe

1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie przez tego samego Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej alternatywę realizacji Przedmiotu zamówienia spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez danego Wykonawcę.

2. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:

Lp.	Opis kryteriów ceny	Waga %
1.	Wartość opłat miesięcznych	60
2.	Wartość opłat dodatkowych	40

a) W kryterium „Wartość opłat miesięcznych”

wartość brutto oferty najtańszej Kryterium „Wartość opłat miesięcznych ” = 60

wartość brutto oferty badanej

„Wartość opłat miesięcznych” dla oferty badanej obliczona zostanie jako suma iloczynu średnich szacunkowych czasów połączeń dla 20 linii wychodzących z CUPT w jednym miesiącu, wskazanych w ust. 13 Rozdziału I zapytania i cen jednostkowych dla tych połączeń oraz ceny jednostkowej miesięcznego abonamentu, wskazanego przez Wykonawcę w Formularzu oferty.

b)W kryterium „Wartość opłat dodatkowych”

wartość brutto oferty najtańszej Kryterium „Wartość opłat dodatkowych ” = 40

wartość brutto oferty badanej

„Wartość opłat dodatkowych” dla badanej oferty obliczona zostanie jako sumę opłat z tytułu zakupu karty traktowej, karty abonenckiej. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami, w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert.

3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów przelewowych, wystawionych z co najmniej 14-dniowym terminem płatności od daty dostarczenia do CUPT prawidłowo wystawionego dokumentu: faktury VAT lub rachunku.

4. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa, na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w CUPT.

Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 05.08.2014 r. do godziny 12:00

mailem na adres: xxx@xxxx.xxx.xx

W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/OA/26/29/KR/14

Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.

Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/OA/26/29/KR/14

FORMULARZ OFERTOWY

1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym.

...................................................................................................................................................................................

……………………………………………………………………………………………………………………………………

(nazwa (firma) dokładny adres Wykonawcy/Wykonawców); w przypadku składania oferty przez podmioty występujące wspólnie podać nazwy (firmy) i dokładne adresy wszystkich podmiotów składających wspólną ofertę)

2. WSZELKĄ KORESPONDENCJĘ w sprawie niniejszego zamówienia należy kierować do: Imię i nazwisko ……………………………….

Adres: ………………………………………….

Telefon: ……………………………………….. Fax: …………………………………………….

Adres e-mail: …………………………………..

3. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ realizować Przedmiot zamówienia zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym:

Nazwa	Ilość	Cena jednostkowa netto w PLN*	Stawka podatku VAT	Cena jednostkowa brutto w PLN
Miesięczny abonament	1 miesiąc
Stawka za minutę połączenia- połączenia lokalne i strefowe	1 min
Stawka za minutę połączenia- połączenia międzystrefowe	1 min
Stawka za minutę połączenia- połączenia do sieci komórkowych	1 min
Stawka za minutę połączenia- międzynarodowe	1 min
Stawka za minutę połączenia- infolinia	1 min
Karta traktowa „Panasonic KX- TDA0290	1 szt.
Karta abonencka ………………….. ……………………	1 szt.

4. UDZIELAMY gwarancji na karty dostarczone w ramach przedmiotowego zamówienia na okres

………………. miesięcy, liczony od daty dostarczenia (co najmniej 24 miesiące).

5. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres …… dni od upływu terminu składania ofert (nie krócej niż 30 dni).

6. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane zamówienie jest faktura VAT/rachunek** z ……… dniowym terminem płatności (co najmniej 21 dni).

7. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy** płatnikami podatku VAT.

         dnia       2014 roku  

(pieczęć i podpis Wykonawcy)

*Zamawiający wymaga wskazania jednej stawki cenowej. Zabrania się wskazywania przedziałów cenowych.

** niewłaściwe skreślić