WZÓR1
Załącznik nr 6a. Regulaminu wyboru projektów: Wzór minimalnego zakresu Umowy o partnerstwie na rzecz realizacji projektu w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027
UMOWA O PARTNERSTWIE
NA RZECZ REALIZACJI PROJEKTU W RAMACH PROGRAMU FUNDUSZE EUROPEJSKIE DLA LUBELSKIEGO 2021-2027
Umowa o partnerstwie na rzecz realizacji projektu pt. w ramach
Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, zwana dalej „umową”, zawarta na podstawie art. 39 ust. 9 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079) w dniu pomiędzy:
... (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji – podmiot inicjujący projekt partnerski)
z siedzibą w ……..
reprezentowaną/ny przez ………………...
zwaną/nym dalej Partnerem Wiodącym
a
... (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji – Partnera) z siedzibą w ……….
reprezentowaną/ny przez ………………...
zwaną/nym dalej Partnerem nr 12
a
... (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji – Partnera) z siedzibą w ……….
reprezentowaną/ny przez ………………...
zwaną/nym dalej Partnerem nr 2
a
... (należy wpisać nazwę instytucji lub organizacji – Partnera) z siedzibą w ……….
reprezentowaną/ny przez ………………...
zwaną/nym dalej Partnerem nr 3
zwanymi łącznie „Stronami”, które uzgodniły, co następuje:
1 Wzór umowy o partnerstwie stanowi wspólne wymagane minimum dla wszystkich partnerstw; umowa może być rozszerzona o dodatkowe zapisy.
2 Należy odpowiednio zmodyfikować w zależności od liczby partnerów w projekcie.
Przedmiot Umowy
§ 1. 1. Ustanawia się partnerstwo na rzecz realizacji projektu
pt. …………………………, realizowanego w ramach Priorytetu ...................................
Działania Programu Fundusze Europejskie dla Lubelskiego 2021-2027,
zwanego dalej „projektem”.
2. Strony umowy stwierdzają zgodnie, że wskazane w ust. 1 partnerstwo zostało utworzone w celu realizacji projektu, którego opis stanowi wniosek
o dofinansowanie projektu.
3. Strony zobowiązują się do realizacji projektu zgodnie z aktualnym wnioskiem o dofinansowanie.
4. Umowa określa zasady funkcjonowania partnerstwa, zasady współpracy Partnera Wiodącego i Partnerów oraz współpracy pomiędzy Partnerami przy realizacji projektu, o którym mowa w ust. 1 oraz w okresie jego trwałości (jeżeli wynika to z zapisów wniosku o dofinansowanie).
5. Okres realizacji projektu jest zgodny z okresem wskazanym we wniosku
o dofinasowanie i dotyczy realizacji zadań w ramach projektu.
Prawa i obowiązki Partnera Wiodącego
§ 2. 1. Strony stwierdzają zgodnie, że (nazwa
instytucji lub organizacji) pełni funkcję Partnera Wiodącego odpowiedzialnego za:
1) reprezentowanie Partnerów przed Instytucją Zarządzającą w procesie ubiegania się o dofinansowanie projektu, a po zawarciu umowy
o dofinansowanie projektu do reprezentowania Partnerów w trakcie realizacji projektu,
2) nadzór (w tym monitorowanie i koordynowanie) prawidłowości działań Partnerów przy realizacji zadań zawartych w projekcie oraz wspieranie Partnerów w realizacji powierzonych zadań, w tym:
a) zapewnienie udziału Partnerów w podejmowaniu decyzji i realizacji zadań, na zasadach określonych w niniejszej umowie,
b) zapewnienie sprawnego systemu przepływu informacji i komunikacji pomiędzy Partnerami oraz Instytucją Zarządzającą,
c) zapewnienie prawidłowości operacji finansowych, w szczególności poprzez wdrożenie systemu zarządzania i kontroli finansowej projektu,
3) pozyskiwanie, gromadzenie i archiwizację dokumentacji związanej z realizacją zadań partnerstwa,
4) terminowe przedkładanie wniosków o płatność do Instytucji Zarządzającej celem rozliczenia wydatków w projekcie oraz otrzymania środków na
dofinansowanie zadań Partnera Wiodącego i Partnerów,
5) gromadzenie informacji o uczestnikach projektu (osób lub podmiotów) i ich przekazywanie do Instytucji Zarządzającej,
6) informowanie Instytucji Zarządzającej o problemach w realizacji projektu, w szczególności o zamiarze zaprzestania jego realizacji lub o zagrożeniu nieosiągnięcia zaplanowanych wskaźników projektu,
7) realizację projektu zgodnie z zasadami horyzontalnymi Unii Europejskiej, w tym zasadą równości kobiet i mężczyzn oraz równości szans i niedyskryminacji, w
tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami,
8) koordynację działań partnerstwa na rzecz upowszechniania informacji o nim i jego celów.
2. Partner Wiodący jest upoważniony przez Partnerów do reprezentowania Partnerów wobec osób trzecich w działaniach związanych z realizacją projektu,
w tym do zawarcia w ich imieniu i na ich rzecz umowy o dofinansowanie projektu
z Instytucją Zarządzającą. Zakres upoważnienia został określony w Pełnomocnictwie dla Partnera Wiodącego do reprezentowania Partnerów stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
3. Partner Wiodący nie może bez uzyskania uprzedniej zgody organu zarządzającego partnerstwem3 akceptować lub przedstawiać propozycji zmian zakresu projektu lub warunków jego realizacji.
4. Partnerzy zobowiązują się do zawarcia z Partnerem Wiodącym odrębnej umowy przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych
w ramach projektu, z jednoczesnym udzieleniem licencji na rzecz Partnerów na korzystanie z ww. utworów.
6. W przypadku zlecania przez Partnera części zadań w ramach projektu wykonawcy obejmujących x.xx. opracowanie utworu Partner xxxxxxxxxxx się do zastrzeżenia w umowie z wykonawcą, że autorskie prawa majątkowe do ww. utworu przysługują Partnerowi.
7. Partner Wiodący jest zobowiązany do współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badania ewaluacyjne na zlecenie Instytucji
Zarządzającej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek tych podmiotów dokumentów i informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych
do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego.
8. Partner, na etapie rekrutacji personelu projektu, zobowiązany jest do zbierania zgody na udostępnienie Instytucji Zarządzającej dokumentów potwierdzających wymagane w projekcie kwalifikacje celem weryfikacji kwalifikowalności wydatków.
3 Organ zarządzający to gremium wyposażone w kompetencje pozwalające na kierowanie działalnością partnerstwa oraz podejmujące decyzje o zasadniczych kwestiach związanych z realizacją projektu; odpowiada za wspólne zarządzanie projektem, o którym mowa w § 5 ust.1 dotyczącym Organizacji wewnętrznej partnerstwa
4 Ust. 5 należy wykreślić w przypadku, gdy żaden z Partnerów realizujących zadania nie ponosi z tego tytułu wydatków i tym samym nie wystąpią przepływy finansowe w ramach projektu. Dotyczy to także obowiązku wnoszenia wkładu własnego przez Partnerów.
9. Dokumenty określone w ust. 8 przed udostępnieniem Instytucji
Zarządzającej muszą być przez Partnera ograniczone tylko do niezbędnego zakresu (zbędne dane muszą być poddane anonimizacji).
Prawa i obowiązki Partnerów
§ 3. 1. Wszyscy Partnerzy współuczestniczący w realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, ponoszą odpowiedzialność za realizację jednego lub kilku zadań określonych w projekcie, jak również są zobowiązani
do osiągnięcia wskaźników produktu oraz rezultatu bezpośredniego określonych we wniosku o dofinansowanie projektu.
2. W szczególności Partnerzy zobowiązani są do:
1) aktywnego uczestnictwa i współpracy w działaniach partnerstwa mających na celu terminową realizację projektu, o którym mowa w § 1 ust. 1 w oparciu o harmonogram określony we wniosku o dofinansowanie,
2) informowania celem uzyskania akceptacji Partnera Wiodącego o planowanych zmianach w zadaniach Partnera realizowanych w ramach projektu,
3) stosowania przyjętego systemu przepływu informacji i komunikacji między Partnerami,
4) udzielania informacji i wyjaśnień co do zadań realizowanych w ramach projektu, w terminie i formie umożliwiającej Partnerowi Wiodącemu wywiązanie
się z jego obowiązków informacyjnych względem Instytucji Zarządzającej,
5) niezwłocznego informowania organu zarządzającego partnerstwem
o przeszkodach przy realizacji zadań, w tym o ryzyku zaprzestania realizacji zadań,
6) informowania Partnera Wiodącego o udziale Partnera w innych projektach finansowanych z funduszy strukturalnych, w tym informowania o wysokości
środków przyznanych Partnerowi lub uczestnikom projektu, które kwalifikują się do pomocy publicznej,
7) poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji zadań w projekcie dokonywanej przez Partnera Wiodącego, Instytucję Zarządzającą oraz inne uprawnione do kontroli podmioty, w tym w szczególności:
a) wgląd w dokumenty, w tym dokumenty księgowe, związane z realizacją zadań bezpośrednio przez Strony umowy i wykonawców, w tym dokumenty elektroniczne,
b) umożliwienie uprawnionym podmiotom przeprowadzenie czynności kontrolnych, w tym dostępu do swojej siedziby i miejsca realizacji zadań bezpośrednio przez Strony umowy lub wykonawców,
c) dostęp do związanych z projektem systemów informatycznych przez cały okres ich przechowywania,
d) udzielanie wszelkich wyjaśnień dotyczących realizacji projektu,
8) współpracy z podmiotami zewnętrznymi, realizującymi badanie ewaluacyjne na zlecenie Instytucji Zarządzającej poprzez udzielanie każdorazowo na wniosek
tych podmiotów lub Partnera Wiodącego dokumentów i informacji na temat realizacji projektu, niezbędnych do przeprowadzenia badania ewaluacyjnego,
9) wykorzystania środków finansowych wyłącznie na realizację zadań powierzonych na mocy niniejszej umowy,
10) informowania uczestników projektu o pochodzeniu środków przeznaczonych na realizację zadań powierzonych na mocy umowy,
11) umieszczania na materiałach promocyjnych, edukacyjnych, informacyjnych i szkoleniowych związanych z realizacją projektu znaków Funduszy
Europejskich dla Lubelskiego 2021-2027, symbolu Unii Europejskiej zgodnie z zasadami określonymi w Księdze Tożsamości Wizualnej marki Fundusze Europejskie 2021 – 2027 oraz Wytycznych dotyczących informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 oraz realizowanie obowiązków dotyczących komunikacji i widoczności zgodnie z § 22 Umowy o dofinansowanie,
12) prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków projektu w sposób przejrzysty zgodnie z zasadami określonymi w Programie, tak aby możliwa była
identyfikacja poszczególnych operacji związanych z projektem,
13) wydatkowania środków zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, przepisami prawa zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności zawartą w umowie o dofinansowanie projektu,
o ile zasada ta ma zastosowanie do Partnerów i Partnera Wiodącego,
14) otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego na środki otrzymane w formie zaliczki/refundacji5 w ramach projektu,
15) przedstawiania Partnerowi Wiodącemu informacji finansowych
i sprawozdawczych w terminach i formie umożliwiającej przygotowanie wniosków o płatność wymaganych w umowie o dofinansowanie projektu,
16) gromadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu w terminach określonych
w umowie o dofinansowanie projektu, zgodnie z zasadami określonymi w §17 Umowy o dofinansowanie.
Zakres zadań i forma udziału Partnerów
§ 4. 1. Wskazane poniżej Strony umowy pełnią funkcję Partnerów projektu.
Oznacza to, że wszyscy Partnerzy są współrealizującymi projekt, o którym mowa w § 1 ust. 1 niniejszej umowy, odpowiedzialnymi za terminową realizację jednego lub kilku zadań określonych w projekcie.
2. Strony ustalają następujący podział zadań:
1) Partner Wiodący jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:
a) ... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
b) ... (należy wpisać tytuł lub nazwę zadania zgodnie z Wnioskiem);
2) Partner nr 1 jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:
5 W przypadku otrzymywania środków w formie zaliczki partner ma obowiązek otwarcia wyodrębnionego rachunku bankowego.
a) ...
b) ...
3) Partner nr 2 jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:
a) ...
b) ...
4) Partner nr 3 jest odpowiedzialny za realizację następujących zadań określonych w projekcie:
a) ...
b) ...
3. Strony umowy wykonują samodzielnie przyjęte na siebie zadania, wobec czego nie jest dopuszczalne:
1) zlecanie usług merytorycznych pomiędzy Stronami umowy, w tym kierowanie zapytań ofertowych do pozostałych podmiotów partnerstwa podczas udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, a także angażowanie jako personelu projektu pracowników lub współpracowników Partnera Wiodącego lub Partnera przez inny podmiot partnerstwa w zakresie obowiązków tych osób, które wynikają z zatrudnienia przez jeden z podmiotów partnerstwa;
2) zlecanie przez Strony umowy zakupu towarów, świadczenie usług lub wykonywanie robót budowlanych na rzecz partnerów;
3) zlecanie części zadań podmiotom nie będącym Stroną umowy, zwanym dalej wykonawcami, może dotyczyć jedynie części zadań powierzonych Partnerowi zgodnie z ust. 1, o ile przewiduje tak zatwierdzony wniosek o dofinansowanie projektu.
4. Wykonanie części zadań przez wykonawcę wymaga uprzedniej zgody Partnera Wiodącego wyrażonej na piśmie oraz zatwierdzenia zmiany wniosku o dofinansowanie realizacji projektu przez Instytucję Zarządzającą.
5. Partnerzy zapewniają, że wykonawcy będą przestrzegać postanowień umowy oraz odpowiadają przed Partnerem Wiodącym za wszelkie działania lub zaniechania wykonawcy jak za swoje działania lub zaniechania własne.
6. Zmiany w zakresie i sposobie wykonywania powierzonego Partnerowi zadania wymagają jego zgody, wyrażonej na piśmie. Zmiany w przydziale zadań do wykonania wymagają zmian we wniosku o dofinansowanie, zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą oraz zawarcia aneksu do umowy o partnerstwie.
7. Wszelkie zmiany w partnerstwie polegające na zmianie jego składu, zmianie partnera (w przypadkach uzasadnionych koniecznością zapewnienia prawidłowej i terminowej realizacji projektu), zakresu zadań Partnerów, zwiększeniu lub zmniejszeniu liczby partnerów lub rezygnacji z partnerstwa, wymagają zgłoszenia do Instytucji Zarządzającej i uzyskania jej pisemnej akceptacji oraz zawarcia aneksu do umowy o partnerstwie.
Organizacja wewnętrzna partnerstwa
§ 5. 1. W celu prawidłowego zarządzania partnerstwem oraz zapewnienia podejścia partnerskiego w realizacji projektu, o którym mowa w § 1 Strony ustalają następujący system organizacji wewnętrznej partnerstwa oraz sposób podejmowania decyzji:
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
(należy opisać przyjęte w ramach partnerstwa rozwiązania dotyczące organizacji wewnętrznej partnerstwa, w tym informacje dotyczące między innymi: struktury organizacyjnej w ramach projektu, skład, rola i zakres zadań, częstotliwość spotkań, sposób podejmowania decyzji, sposób dokumentowania posiedzeń i podejmowanych decyzji);
2. Strony umowy przyjmują następujący sposób oceny realizacji projektu:
1) ocena realizacji projektu zostanie przeprowadzona ;
nazwa podmiotu zewnętrznego lub Partnera/Partnerów odpowiedzialnego/ych za ocenę projektu lub opis procedur, które zostaną zastosowane przy wyborze podmiotu zewnętrznego
2) zadania do realizacji w ramach oceny projektu obejmują: a) .........................................................
b) ..........................................................
c) ..........................................................
3. Strony przyjmują następujący system zapewnienia podczas realizacji projektu równości kobiet i mężczyzn oraz równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami:
1) ............................................................
2) ...........................................................
3) ...........................................................
4. Strony przyjmują następujący system wewnętrznej kontroli finansowej w ramach partnerstwa:
1) ...........................................................
2) ...........................................................
3) ………………………………………….
§ 6. 1. Środki finansowe przekazywane Partnerom przez Partnera Wiodącego stanowią dofinansowanie wydatków ponoszonych przez Partnerów w związku
z realizacją zadań określonych w niniejszej umowie. Realizacja zadań przez Partnerów nie jest traktowana jako świadczenie usług na rzecz Partnera Wiodącego.
2. Strony uzgadniają następujący podział środków finansowych na realizację projektu w ramach kwoty dofinansowania projektu w łącznej kwocie nie większej
niż PLN i stanowiącej nie więcej niż …… % wydatków kwalifikowalnych projektu:
1) na realizację zadania/zadań Partnera Wiodącego w łącznej kwocie nie większej niż PLN;
2) na realizację zadania/zadań Partnera nr 1 w łącznej kwocie nie większej niż ....
PLN;
3) na realizację zadania/zadań Partnera nr 2 w łącznej kwocie nie większej niż ....
PLN;
4) na realizację zadania/zadań Partnera nr 3 w łącznej kwocie nie większej niż ....
PLN.
3. Budżet Partnera Wiodącego i Partnerów w ramach projektu, uwzględniający podział środków finansowych na realizację zadań powierzonych Partnerowi Wiodącemu i poszczególnym Partnerom, stanowi załącznik nr 2 do umowy.
4. Strony zobowiązują się do wniesienia wkładu własnego zgodnie
5. Partner Wiodący przekazuje Partnerom środki na finansowanie kosztów realizacji zadań, o których mowa w § 4, w formie zaliczki/refundacji poniesionych wydatków.
6. Środki przekazywane są Partnerowi w formie zaliczki/refundacji poniesionych kosztów na następujące wyodrębnione rachunki bankowe:
1) w przypadku Partnera nr 1 (należy wpisać nazwę instytucji
lub organizacji Partnera nr 1) nr: ………………….. prowadzony przez ….
2) w przypadku Partnera nr 2 - ……………...... nr: prowadzony
przez ….
3) w przypadku Partnera nr 3 - ……………........ nr: prowadzony
przez ….
7. Odsetki bankowe od przekazanych transz dofinansowania podlegają zwrotowi na każde wezwanie Partnera Wiodącego, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
8. Środki na finansowanie kosztów realizacji zadań przekazywane są zgodnie z harmonogramem płatności sporządzanym przez strony umowy o partnerstwie.
6 Należy wykreślić w przypadku, gdy żaden z Partnerów realizujących zadania nie ponosi z tego tytułu wydatków i tym samym nie wystąpią przepływy finansowe w ramach projektu. Dotyczy to także obowiązku wnoszenia wkładu własnego przez Partnerów.
7 Zapis dotyczy wyłącznie przypadku, gdy w ramach projektu wnoszony jest wkład własny przez Partnera Wiodącego oraz
Partnerów.
9. Przy wydatkowaniu środków w ramach projektu, Strony umowy stosują się do aktualnej na dzień poniesienia wydatków wersji wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027.
10. Pierwsza transza zaliczki wypłacana jest Partnerowi Wiodącemu
w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności, pod warunkiem wniesienia przez Partnera Wiodącego zabezpieczenia, o którym mowa w ust. 16.
11. Strony ustalają następujące warunki przekazania kolejnych transz środków, o których mowa w ust. 5:
1) złożenie przez Partnerów do Partnera Wiodącego zestawienia poniesionych wydatków zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej umowy oraz wyciągów bankowych rachunku, o którym mowa w ust. 6, a w przypadku płatności gotówkowych, poświadczonych za zgodność z oryginałem, kopii raportów kasowych lub podpisanych przez Partnera zestawień płatności
gotówkowych objętych wnioskiem o płatność, w terminie do ….. dnia od zakończenia okresu rozliczeniowego, na podstawie, których Partner Wiodący składa wniosek o płatność do Instytucji Zarządzającej,
2) złożenie zestawień dotyczących zatrudnionego personelu, zamówień oraz wszystkich uczestników zadania/zadań realizowanego/nych przez Partnerów dotyczących danego okresu rozliczeniowego, w zakresie i xxxxxxxx0 umożliwiającym Partnerowi Wiodącemu przekazanie w/w informacji za pośrednictwem SL2021 do Instytucji Zarządzającej,
3) dostępność środków na wyodrębnionym rachunku bankowym projektu Partnera Wiodącego.
12. Na podstawie zatwierdzonych zestawień, o których mowa w ust. 11 pkt 1 i 2, Partner Wiodący występuje do Instytucji Zarządzającej z wnioskiem o płatność
celem uzyskania pozytywnej weryfikacji poniesionych wydatków i otrzymania kolejnej transzy dofinansowania projektu. W przypadku wątpliwości ze strony Instytucji
Zarządzającej do dokumentów Partnerów, udzielają oni – za pośrednictwem Partnera Wiodącego – odpowiednich wyjaśnień umożliwiających zatwierdzenie wydatków w ramach danego wniosku o płatność. Wypłata transzy dofinansowania przez Instytucję Zarządzającą jest możliwa pod warunkiem, że w złożonym przez Partnera Wiodącego wniosku o płatność potwierdzone jest wydatkowanie
co najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania oraz zatwierdzone są przez Instytucję Zarządzającą wnioski o płatność złożone za wcześniejsze okresy rozliczeniowe,
13. Partner Wiodący przekazuje płatności Partnerom w terminie nie dłuższym niż 10 dni roboczych od otrzymania środków na rachunek wyodrębniony projektu wynikających z zatwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą, wniosku o płatność,
8 Dane są wprowadzane do SL2021 nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od wystąpienia zdarzenia warunkującego konieczność wprowadzenia lub modyfikacji danych
9 W przypadku, gdy Partner Wiodący dokonuje płatności w ramach projektu za pośrednictwem Banku Gospodarstwa Krajowego, na podstawie przepisów o finansach publicznych, termin 10 dni roboczych dotyczy wystawienia zlecenia płatności do Banku Gospodarstwa Krajowego od dnia zatwierdzenia zestawienia, o którym mowa w ust. 11 pkt 1 Umowy przez Partnera Wiodącego. W zakresie dotacji celowej termin dotyczy 10 dni roboczych od dnia zatwierdzenia ww. zestawienia przez Partnera Wiodącego.
14. Wszystkie płatności dokonywane w związku z realizacją projektu pomiędzy Partnerem Wiodącym lub pomiędzy Partnerami, są dokonywane za pośrednictwem wyodrębnionych dla projektu rachunków bankowych, pod rygorem nie uznania wydatków za kwalifikowalne.10
15. Partner Wiodący może wstrzymać przekazywanie płatności na rzecz Partnera w przypadku stwierdzenia lub powzięcia uzasadnionego podejrzenia zaistnienia nieprawidłowości w realizowaniu postanowień niniejszej umowy lub w realizacji zadań, w szczególności w przypadku nieterminowego realizowania zadań, utrudniania kontroli realizacji zadań, dokumentowania realizacji zadań niezgodnie z postanowieniami niniejszej umowy lub na wniosek instytucji kontrolnych.
16. Strony postanawiają, że zabezpieczenie prawidłowej realizacji niniejszej umowy jest ustanawiane przez Partnera Wiodącego oraz Partnerów, w części,
w jakiej odpowiadają za realizację projektu.11
17. Strony zobowiązane są do ujawniania wszelkich dochodów, które powstają w związku z realizacją projektu poprzez wykazanie ich we wnioskach o płatność
i dokonanie zwrotu dochodów w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zakończenia okresu realizacji projektu oraz nie później niż do dnia złożenia końcowego wniosku o płatność.
18. Partner Wiodący oraz Partnerzy przy udzielaniu zamówień w oparciu
o ustawę Prawo zamówień publicznych i/lub zasadę konkurencyjności zobowiązani są do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia
w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, a także do działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny.
19. Partnerzy zobowiązują się przy udzielaniu zamówień do stosowania preferencji dla Podmiotów Ekonomii Społecznej (PES). Preferencje mogą być realizowane x.xx. poprzez:
a) zlecanie zadań na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2023 r. poz. 571) lub stosowanie innych przewidzianych prawem trybów, w tym z ustawy z dnia 5 sierpnia 2022 r. o ekonomii społecznej czy ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 802);
b) zlecanie zadań na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605, z późn. zm.) z wykorzystaniem klauzul społecznych.
20. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowego wydatkowania środków przez Strony umowy, środki podlegają zwrotowi wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
10 Przepis nie dotyczy sytuacji, gdy przepisy odrębne wymagają przepływu środków przez rachunek dochodów podmiotu tworzącego partnerstwo, lub gdy wypłata środków odbywać się będzie z ogólnego rachunku bankowego utworzonego przez Instytucję Zarządzającą.
11 Nie dotyczy partnerów będących jednostkami sektora finansów publicznych. Należy dostosować do uregulowań przyjętych w ramach danego partnerstwa. Należy również wskazać formy zabezpieczenia składanego przez poszczególne podmioty oraz termin, na jaki zabezpieczenie jest ustanawiane.
21. Partnerzy zobowiązują się do rozliczenia całości otrzymanego od Partnera Wiodącego dofinansowania. W przypadku nierozliczenia całości otrzymanego
dofinansowania, podlega ono zwrotowi na rachunek bankowy Partnera Wiodącego w terminie ……. dni kalendarzowych od dnia zakończenia projektu.
22. Strony umowy mają obowiązek zachowania zasady trwałości projektu, zgodnie z art. 65. Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1060 z dnia 24 czerwca 2021 r. ustanawiającego wspólne przepisy dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego Plus, Funduszu Spójności, Funduszu na rzecz Sprawiedliwej Transformacji i Europejskiego Funduszu Morskiego, Rybackiego i Akwakultury,
a także przepisy finansowe na potrzeby tych funduszy oraz na potrzeby Funduszu Azylu, Migracji i Integracji, Funduszu Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Instrumentu Wsparcia Finansowego na rzecz Zarządzania Granicami i Polityki Wizowej (Rozporządzenie ogólne).
23. Strony umowy mają obowiązek zachowania trwałości rezultatów zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu, w szczególności osiągnięcia wskaźników produktu oraz rezultatów w nim określonych.
Przetwarzanie danych osobowych
§ 7. 1. Strony zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. z 2016 r. Nr 119, str. 1 z późn. zm.).
2. Strony zobowiązują się wdrożyć odpowiednie instrumenty prawne regulujące kwestię przetwarzania przez nie danych osobowych w związku z realizacją projektu w przypadku zaistnienia konieczności podjęcia takich działań wynikającej z przyjętego przez Strony sposobu realizacji projektu.
Komunikacja i widoczność
§ 8. 1. Partner jest zobowiązany do wypełniania obowiązków informacyjnych
i promocyjnych, w tym informowania społeczeństwa o dofinansowaniu projektu przez Unię Europejską, zgodnie z zapisami rozporządzenia ogólnego (w szczególności
z załącznikiem IX – Komunikacja i Widoczność) oraz zgodnie Podręcznikiem
wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji12 i z załącznikiem nr 5 do Umowy o dofinansowanie.
2. W okresie realizacji projektu oraz w okresie trwałości projektu, o których mowa w umowie Partner jest zobowiązany do:
1) umieszczania w widoczny sposób znaku Funduszy Europejskich, barw Rzeczypospolitej Polskiej (jeśli dotyczy; wersja pełnokolorowa) i znaku Unii Europejskiej na:
a) wszystkich prowadzonych działaniach informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu,
b) wszystkich dokumentach i materiałach (x.xx. produkty drukowane lub cyfrowe, strony internetowe i ich mobilne wersje, media społecznościowe) podawanych do wiadomości publicznej,
c) wszystkich dokumentach i materiałach dla osób i podmiotów uczestniczących w projekcie,
d) produktach, sprzęcie, pojazdach, aparaturze itp., powstałych lub zakupionych z projektu, poprzez umieszczenie trwałego oznakowania w postaci naklejek,
2) w przypadku projektów wspieranych z EFS+ których łączny koszt przekracza 100 000 EUR - umieszczenia w miejscu realizacji projektu trwałej tablicy informacyjnej lub pamiątkowej podkreślającej fakt otrzymania dofinansowania z UE, niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu. W przypadku, gdy miejsce realizacji projektu nie zapewnia swobodnego dotarcia do ogółu społeczeństwa z informacją o realizacji tego projektu, umiejscowienie tablicy powinno zostać uzgodnione z IZ. Tablica musi być umieszczona niezwłocznie po rozpoczęciu fizycznej realizacji projektu lub zainstalowaniu zakupionego sprzętu, aż do końca okresu trwałości projektu.
3) w przypadku projektów innych niż te, o których mowa w ust.2 pkt 2 - umieszczenia w widocznym miejscu realizacji projektu przynajmniej jednego trwałego plakatu o minimalnym formacie A3 lub podobnej wielkości
elektronicznego wyświetlacza, podkreślającego fakt otrzymania dofinansowania z UE.
4) umieszczenia krótkiego opisu projektu na oficjalnej stronie internetowej Beneficjenta, jeśli ją posiada i na jego stronach mediów społecznościowych.
Opis musi zawierać:
a) tytuł projektu lub jego skróconą nazwę,
b) podkreślenie faktu otrzymania wsparcia finansowego z Unii Europejskiej przez zamieszczenie znaku Funduszy Europejskich, znaku barw Rzeczypospolitej Polskiej i znaku Unii Europejskiej,
c) zadania, działania, które będą realizowane w ramach projektu (opis, co zostanie zrobione, zakupione etc.),
12 xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx-0000-0000/xxxxxxxxxxx-x- widocznosc/podrecznik-wnioskodawcy-i-beneficjenta-funduszy-europejskich-na-lata-2021-2027-w-zakresie-informacji-i- promocji/
d) grupy docelowe (do kogo skierowany jest projekt, kto z niego skorzysta),
e) cel lub cele projektu,
f) efekty, rezultaty projektu (jeśli opis zadań, działań nie zawiera opisu efektów, rezultatów),
g) wartość projektu (całkowity koszt projektu),
h) wysokość wkładu Funduszy Europejskich.
5) zorganizowania przynajmniej jednego wydarzenia lub działania informacyjno- promocyjnego (np. konferencję prasową, wydarzenie promujące projekt, prezentację projektu na targach branżowych) ) w ważnym momencie realizacji Projektu np. na otwarcie projektu, zakończenie projektu lub jego ważnego etapu np. rozpoczęcie inwestycji, oddanie inwestycji do użytkowania itp. w przypadku projektów o znaczeniu strategicznym13 i projektów, których łączny całkowity koszt przekracza 10 000 000 EUR14.
Do udziału w wydarzeniu informacyjno-promocyjnym należy zaprosić z co najmniej 4-tygodniowym wyprzedzeniem przedstawicieli KE i Instytucji
Zarządzającej za pośrednictwem poczty elektronicznej regio- xxxxxx@xx.xxxxxx.xx, xxxx@xxxxxxxxx.xx oraz xxxx@xxxxxxxxx.xx
6) dokumentowania działań informacyjnych i promocyjnych prowadzonych w ramach projektu.
3. Partner, który realizuje projekt o całkowitym koszcie przekraczającym 5 000 000 EUR15, informuje w terminie … Partnera Wiodącego o:
1) planowanych wydarzeniach informacyjno-promocyjnych związanych z projektem,
2) innych planowanych wydarzeniach i istotnych okolicznościach związanych z realizacją projektu, tj. np. zakończenie realizacji projektu, wydarzenie
Następnie Partner Wiodący informuje IZ o powyższym zgodnie z § 22 ust. 4 Umowy o dofinansowanie.
4. Jeśli Partnerzy realizują zadania, w których przewidziany jest udział uczestników projektu17, zobowiązani są do rzetelnego i regularnego wprowadzania aktualnych danych do wyszukiwarki wsparcia dla potencjalnych beneficjentów i uczestników projektów, dostępnej na Portalu Funduszy Europejskich.
5. W przypadku niewywiązania się przez Partnera z obowiązków określonych w ust. 2 pkt 1-5, Partner Wiodący wzywa Partnera do podjęcia działań zaradczych w terminie i na warunkach określonych w wezwaniu po czym informuje Partnera
13 Projekt, który wnosi znaczący wkład w osiąganie celów programu i który podlega szczególnym środkom dotyczącym monitorowania i komunikacji.
14 Koszt całkowity projektu obejmuje koszty kwalifikowane i niekwalifikowane. Koszt projektu należy przeliczyć według kursu Europejskiego Banku Centralnego z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisana umowy o dofinansowanie.
15 Patrz przypis 13.
16Wydarzenia otwierające/kończące realizację projektu lub związane z rozpoczęciem/realizacją/zakończeniem ważnego etapu projektu.
17 Uczestnik projektu oznacza osobę fizyczną, która odnosi bezpośrednio korzyści z danego projektu, przy czym nie jest odpowiedzialna ani za inicjowanie projektu, ani jednocześnie za jego inicjowanie, i wdrażanie i która nie otrzymuje wsparcia finansowego.
Wiodącego o wprowadzonych działaniach zaradczych. W przypadku dokonania przez IZ pomniejszeń, o których mowa w § 22 ust. 7 Umowy o dofinansowanie, jeżeli wynikają one z działań Partnera, Partner Wiodący może dochodzić zwrotu tych środków od Partnera.
6. W przypadku stworzenia przez osobę trzecią lub Partnera utworów, w rozumieniu art. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2509), związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne nt. projektu), powstałych w ramach projektu, Partner zapewnia, że prawa autorskie do tych
utworów zostaną przeniesione na Partnera Wiodącego.
7. Na wniosek IK UP, IZ, IP, IW i unijnych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Partner Wiodący zobowiązuje się do udostępnienia i udzielenia tym podmiotom nieodpłatnej i niewyłącznej licencji do korzystania z utworów związanych z komunikacją i widocznością (np. zdjęcia, filmy, broszury, ulotki, prezentacje multimedialne) powstałych w ramach Projektu na zasadach określonych w § 22 ust. 9 umowy o dofinansowanie.
8. Znaki graficzne oraz obowiązkowe wzory tablic, plakatów i naklejek są określone w Księdze Tożsamości Wizualnej i dostępne na stronie xxx.xxxxxxxxXX.xxxxxxxxx.xx oraz w załączniku nr 5 do Umowy o dofinansowanie.
Obowiązki w zakresie przechowywania dokumentacji
§ 9. 1. Partner Wiodący i Partnerzy zobowiążą uczestników projektu na etapie ich rekrutacji do projektu, do przekazania informacji dotyczących ich sytuacji po zakończeniu udziału w projekcie (do 4 tygodni od zakończenia udziału) zgodnie
z zakresem danych określonych w Wytycznych dotyczących monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027 (tzw. wspólne wskaźniki rezultatu bezpośredniego).
2. Partner Wiodący i Partnerzy zobowiązują się do przechowywania
dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres od dnia zawarcia umowy do upływu terminu 5-letniego liczonego od dnia 31 grudnia roku, w którym dokonano ostatniej wypłaty dofinansowania w ramach projektu.
3. W przypadku zmiany miejsca archiwizacji dokumentów oraz w przypadku zawieszenia lub zaprzestania przez Partnera działalności przed upływem terminu określonego w ust. 2 Partner zobowiązuje się pisemnie poinformować Partnera Wiodącego o nowym miejscu archiwizacji dokumentów związanych z realizowanym projektem, w terminie … dni od dnia zaistnienia ww. zdarzenia.
4. W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 2, Partner Wiodący powiadomi o tym pisemnie Partnera przed upływem terminu określonego w ust. 2.
5. Partner przechowuje dokumentację związaną z realizacją projektu w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz jest
zobowiązany do pisemnego poinformowania Partnera Wiodącego o miejscu jej archiwizacji najpóźniej w dniu podpisania umowy o dofinansowanie.
6. Partner przechowuje dokumenty albo w formie oryginałów, albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w tym jako elektroniczne wersje dokumentów oryginalnych lub dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.
Obowiązki w zakresie przestrzegania przepisów wspólnotowych
§ 10. Partnerzy zobowiązują się do przestrzegania przepisów wspólnotowych na wszystkich etapach wdrażania projektu w zakresie polityk horyzontalnych (ochrony środowiska, równości szans i niedyskryminacji, zasad równościowych
w ramach funduszy unijnych 2021-2027, w tym standardów dostępności dla polityki spójności, zrównoważonego rozwoju, społeczeństwa informacyjnego, ochrony konkurencji i zamówień publicznych). Jeżeli Partnerzy, będący jednostką samorządu terytorialnego lub podmiotem od niej zależnym lub przez nią kontrolowanym realizuje działania dyskryminacyjne, sprzeczne z zasadami, o których mowa w art. 9 ust. 3 rozporządzenia ogólnego lub nie stosuje standardów dostępności, dofinansowanie przewidziane w Umowie nie może zostać wypłacone. W zależności od okoliczności może to oznaczać uznanie za niekwalifikowalne wszystkich wydatków w ramach projektu i obciążenie Partnera Wiodącego korektą finansową lub pomniejszeniem wydatków, o których mowa w art. 26 ustawy wdrożeniowej.
Odpowiedzialność cywilna Stron
§ 11. 1. Strony umowy ustalają zgodnie, że nie będą rościć sobie prawa do odszkodowania za szkody poniesione przez strony lub ich personel powstałe na skutek czynności związanych z realizacją umowy, z wyjątkiem szkód powstałych w wyniku winy umyślnej.
2. Strony umowy ponoszą wyłączną odpowiedzialność za wszystkie czynności związane z realizacją powierzonego/ych im zadania/zadań wobec osób trzecich,
w tym odpowiedzialność za straty przez nie poniesione w związku z realizacją zadania/zadań lub w związku z odstąpieniem Stron od umowy.
Zmiany w umowie
§ 12. 1. Strony umowy mogą zgłaszać propozycje zmian umowy z zastrzeżeniem ust. 2-4.
2. Zmiany w umowie, w tym załączników do umowy, mogą nastąpić wyłącznie po ich uprzednim zaakceptowaniu przez organ zarządzający partnerstwem.
3. Zmiany w umowie skutkujące koniecznością wprowadzenia zmian w umowie o dofinansowanie projektu, w tym załączników do umowy
o dofinansowanie projektu mogą zostać wprowadzone wyłącznie w terminie umożliwiającym Partnerowi Wiodącemu zachowanie terminów dokonywania zmian określonych w umowie o dofinansowanie projektu i wymagają zaakceptowania przez organ zarządzający partnerstwem.
4. Zmiany, o których mowa w ust. 3, nie mogą być niezgodne z postanowieniami umowy o dofinansowanie.
Okres obowiązywania Umowy
§ 13. 1. Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania przez ostatnią ze Stron, pod warunkiem podpisania umowy o dofinansowanie realizacji projektu zawieranej pomiędzy Partnerem Wiodącym a Instytucją Zarządzającą.
2. Umowa obowiązuje do czasu wypełnienia wszystkich zobowiązań Partnera Wiodącego, w tym obowiązków związanych z zachowaniem trwałości projektu i/lub rezultatów określonych w umowie o dofinansowanie projektu oraz wszystkich zobowiązań Stron wynikających z umowy.
Rozwiązanie umowy
§ 14. 1. Umowa może zostać rozwiązana na podstawie porozumienia stron, w przypadku wystąpienia okoliczności uniemożliwiających dalsze wykonywanie zobowiązań wynikających z umowy.
2. Umowa zostaje rozwiązana w trybie natychmiastowym, w przypadku:
1) nieuzyskania dofinansowania projektu,
2) rozwiązania umowy o dofinansowanie projektu przez Instytucję Zarządzającą.
3. Partnerzy mogą, na uzasadniony wniosek organu zarządzającego partnerstwem, wypowiedzieć umowę jednemu lub większej liczbie Partnerów
w przypadku rażącego naruszenia obowiązków Partnera wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie projektu. Strony umowy zobowiązują się do podjęcia negocjacji mających na celu zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, w tym kontynuacji zadania powierzonego Partnerowi, z którym strony rozwiązały umowę (w tym ustępie istnieje możliwość wskazania katalogu konkretnych przypadków skutkujących rozwiązaniem umowy).
4. Partnerzy działając jednomyślnie mogą wypowiedzieć umowę Partnerowi Wiodącemu w przypadku rażącego naruszenia przez Partnera Wiodącego obowiązków wynikających z umowy lub umowy o dofinansowanie projektu (w tym ustępie istnieje możliwość wskazania katalogu konkretnych przypadków
skutkujących rozwiązaniem umowy z Partnerem Wiodącym).
5. Partner Wiodący może rozwiązać niniejszą umowę w trybie natychmiastowym w następujących przypadkach:
1) wydatkowania przez Partnerów środków na cele inne niż określone w projekcie lub niezgodnie z umową;
2) składania lub posługiwania się przez Partnerów fałszywymi oświadczeniami lub stwierdzającymi nieprawdę dokumentami w celu uzyskania dofinansowania.
Postępowanie w sprawach spornych
§ 15. 1. Spory wynikające w związku z realizacją umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie za pośrednictwem (należy
wskazać organ zarządzający partnerstwem)
2. W przypadku niemożności rozstrzygnięcia sporu w trybie określonym w ust. 1, strony ustalają zgodnie, że spór zostanie poddany pod
rozstrzygnięcie18 ............................
(należy określić przyjęty przez partnerstwo tryb rozwiązania sporu, np. sąd powszechny lub sąd. W tym punkcie należy uwzględnić rozwiązania obowiązujące Partnerów w ramach partnerstwa).
§ 16. Prawa i obowiązki stron wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone na osoby trzecie bez zgody Stron umowy i zgody Instytucji
Zarządzającej.
Postanowienia dodatkowe
§ 17. (dotyczy partnerstw, które przyjmują rozwiązania wykraczające poza wspólne wymagane minimum zakresu przedmiotowego umowy o partnerstwie).
Postępowanie w sprawach nieuregulowanych niniejszą umową
§ 18. W sprawach nieuregulowanych umową zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa krajowego i unijnego, Wytyczne wydane przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego i dokumenty programowe oraz postanowienia umowy
o dofinansowanie projektu.
Postanowienia końcowe
§ 19. Umowę sporządzono w jednobrzmiących
egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
Załączniki :
1. Pełnomocnictwa dla Partnera Wiodącego do reprezentowania Partnerów,
2. Budżet projektu z podziałem na Partnera Wiodącego i Partnerów,
3. Wzór zestawienia dokumentów potwierdzających wydatki.
18 Należy określić przyjęty przez partnerstwo tryb rozwiązania sporu, np. sąd powszechny lub sąd polubowny W tym punkcie należy uwzględnić rozwiązania obowiązujące Partnerów w poszczególnych partnerstwach.
Podpisy:
W imieniu Partnera Wiodącego: ……………………
W imieniu Partnera nr 1: ……………………
W imieniu Partnera nr 2: ……………………
W imieniu Partnera nr 3: ……………………